Делимся инструкциями по настройке и внедрению документооборота. Проводим обучающие мероприятия для новичков и специалистов. Развиваем сообщество практиков по автоматизации делопроизводства.
В статье подробно рассказываем как управлять «Реестрами документов» и настраивать карточки. Разбираем настройки раздельного учета входящей и исходящей документации. Обсуждаем интерфейс программы и видео про «Документы в 1С:Документооборот 3.0», а также вопросы по внедрению и отправке бумажных версий в «Почту России».
Что нового появилось в Документообороте 2.1 по сравнению с 2.0? Эскалация задач. Новая архитектура прав доступа. SMS. Заметки. Описание новых возможностей 1С:ДО 2.1 и видео трансляция вебинара.
Ключевые отличия новой редакции 1С:Документооборот 3.0 от версии 2.1. Пожалуй, самое революционное отличие 1С:Документооборот 3.0 — новая логика обработки документа, новые возможности по работе с файлами, единые справочники, единые справочники, простота и удобство совместной работы.
В этой статье Базы знаний 1С Документооборот подробно и с примерами рассказываем о том, как настраивать Асю — чат-бота с персональными настройками, который будет не только отправлять уведомления, но и давать возможность работать через мессенджер.
Видео про настройки наследование обработки связанного документа в 1С Документооборот 3.0 от Академии 1С ДО. Довольно часто обработка документов второго уровня (доп соглашения, спецификации и т.д.) согласуются тем же составом сотрудников, что и договор-основание, как настроить можно изучить в этой статье видео-инструкции.
Инструкция видео по настройке индекс значения дополнительного реквизита в нумераторе для 1С Документооборот 3.0 от Академии Лушникова Владимира. Функция позволяет использовать индексы значений дополнительных реквизитов в нумерации, смотрите в видео по настройкам 1С ДО.
Видео про настройку функции как использовать в рассмотрении отправку на исполнение и ознакомление в 1С:Документооборот 2.1 и 3.0. Смотрите в подробной видео-инструкции как настроить одновременного запуск Исполнения/Ознакомления из Рассмотрения для Документооборот 2.1 и 3.0 от Академии Владимира Лушникова.
В программе 1С:Документооборот ред 2.1 механизм системы прав доступа сильно изменился. С одной стороны права доступа в данной версии стали проще и быстрее, с другой стороны права по рабочим группам объектов теперь могут противоречить политикам доступа. Разберемся в данной статье как работает механизм прав доступа в 1с документообороте 2.1.
Как настроить и использовать электронную подпись (ЭП) в 1С:Документооборот? Как зашифровать файл в 1С:Документооборот?
Как между 1С:Документооборот и 1С:ERP настроить бесшовную интеграцию? Пошаговая инструкция.
Как установить 1С:Документооборот и правильно настроить файловый том, чтобы файлы хранились отдельно от базы данных.
Как в 1С:Документооборот настроить в исходящем документе автозаполнение шаблона файла? Рассмотрим кейс реального исходящего документа.
Как настроить и использовать электронную почту в 1С:Документооборот? Встроенная и легкая почта, учетные записи электронной почты, автоматическая обработка почты.
Разберемся с термином бизнес-процесс и как процессы используются в 1с, и в частности в 1с документообороте. Выделим элементарные процессы: исполнение, рассмотрение, регистрация, согласование, утверждение.
Как настроить распознавание картинок и скан-копий документов в 1С:Документооборот 8 (pdf, png, jpg), чтобы по содержимому файлов был доступен полнотекстовый поиск?
Как настроить управление договорами в 1с документообороте? Виды договоров, папки договоров, права доступа на договоры, согласование и подписание договора, дополнительные соглашения к договорам. Видео вебинара «Управление договорами в 1С:Документооборот».
Как настроить права доступа в 1С:Документооборот 8 редакции 2.0? Ограничивающие и расширяющие настройки, делегирование прав, доступность полей по состоянию. Профили и группы доступа, RLS. Пользователи и группы пользователей. Рабочие группы. Виды доступа. Права по папкам. Грифы доступа.
Как в 1С Документооборот настроить виды внутренних документов и сделать правильную классификацию по видам документов?
Как между 1с документооборот и 1с erp настроить обмен НСИ (нормативно справочной информацией)? Обмен данными (интеграция, синхронизация) строится на механизме планов обмена.
Как в 1С:Документооборот устроен внутренний документ? Какова структура метаданных по внутреннему документу?
Как в 1С:Документооборот сделать рассылку по почте справки об исполнительской дисциплине? Механизм рассылки отчетов по расписанию.
Как в 1с документооборот настроить шаблон комплексного процесса для служебной записки? Пошаговая инструкция.
Как в 1с документооборот автоматизировать документирование (сделать шаблон автозаполняемого файла) служебной записки?
Как включить и использовать протоколирование работы пользователей в 1С:Документооборот 8 КОРП / ДГУ? Примеры работы механизма со скриншотами.
Как в 1С документооборот сделать публикацию на веб-сервере через конфигуратор и через компоненту webinst?
Как происходит в 1С:Документооборот извлечение текстов и для чего это надо? Полнотекстовый поиск по содержимому файлов.
Как в СЭД 1С:Документооборот во внутренних документах правильно настроить папки внутренних документов? Создаем оптимальную структуру папок.
Как правильно организовать в СЭД 1С:Документооборот внутрихолдинговую переписку (внутригрупповую переписку)? Использовать СВД, входящие/исходящие или внутренние документы?
Как в 1с документооборот настроить риб (распределенную информационную базу)? Обмен данными между базами, где использовать тонкий клиент проблематично из-за нестабильного интернета.
Как сделать в 1С:Документооборот проект, и организовать ведение проектной деятельности? Настройка.
Что такое документ, официальный документ с точки зрения ГОСТ? Как в 1С:Документооборот 8 правильно использовать эти термины?
Разберемся, что такое исполнительская дисциплина, контроль, сроки, поручение, исполнение. Почему ВАЖНО понимать это при внедрении 1с документооборот.
Как в 1с документооборот организовать делопроизводство
служебных записок? Правильное хранение и настройка.
Что такое документ, официальный документ с точки зрения ГОСТ? Как в 1С:Документооборот 8 правильно использовать эти термины?
Как в СУБД MS SQL Server создать базу данных 1С Документооборот, а затем прописать базу на сервере 1С? Инструкция со скриншотами.
Как в 1С:Документооборот и в 1С:СППР настроить бесшовную интеграцию, чтобы при проектировании использовать задачи и документы.
Как настроить сервер МЭДО (СВД) в 1С Документооборот? Пошаговая инструкция.
Как в 1с документооборот при использовании РИБ (распределенной информационной базы) добавить периферийный узел из копии и правильно заполнить идентификатор узла.
Рассмотрим что такое мониторинг процессов, эффективность бизнес-процессов, кпд процессов в сэд 1с документооборот. Разберем показатели средняя длительность и время просрочки.
Рассмотрим упрощенное нагрузочное тестирование СЭД 1с документооборот. Посмотрим на оценку производительности.
Как быстро перенести документы с файлами и активными процессами из одной СЭД 1С:Документооборот в другую СЭД 1С:Документооборот?
Как протестировать работу скриптов (выражений на встроенном языке) в 1С:Документооборот?
Использование базы знаний по скриптам 1С:Документооборот. Скрипты автозаполнения файлов, условий проверки задач и маршрутизации процессов, обработок комплексных процессов, автоподстановок, бизнес-событий, правил эскалаций.
Как работает механизм бизнес-событий в 1С:Документооборот? Виды бизнес-событий, детекторы, дополнительные обработчики, произошедшие бизнес-события.
Как поменять ссылки, чтобы в уведомлениях вместо браузера открывался тонкий клиент 1С:Документооборота?
В системе появилась возможность автозаполнения бланков Исходящий писем, Служебных записок, Организационно – распорядительных документов с учётом логотипов
Перейти к контенту
1. В конфигурации 3.0 появилась возможность самостоятельно выбирать новые варианты интерфейса рабочего стола и настраивать его при необходимости.
Перейдите в раздел Настройка
Далее Персональные Настройки – Рабочий стол
Выберете подходящую настройку Рабочего стола из выпадающего списка.
2. Также можно убрать или добавить Блоки навигации на рабочем столе Начальной странице.
Для настройки блоков навигации необходимо выбрать варианты блоков: Блок навигации (Руководителя), Блок навигации (Сотрудника) и Не использовать.
3. Переход в Реестры документов стал понятнее и быстрее:
4. Появился новый единый реестр «Документы», который объединил все типы и виды документов, но сохранил в себе привычные нам папки и фильтры.
5. Создать документ можно сразу из Начальной страницы.
6. Так же быстро создаем Поручение и по Одной кнопке можем получить Отчеты по задачам, который отрываются из меню Анализ на командной панели списка.
7. Теперь в реестре «Задачи мне» появился предпросмотр файлов!
8. Отследить весь жизненный цикл документа можно из реестра «Задачи мне» + появилась новая команда «Взять в работу».
9. Весь Жизненный цикл документа доступен на одном экране.
В карточках документов на закладке Обработка отображаются все действия, происходящие с документом.
- Текущая задача (стадия документа) обознается
. - Остановка процесса производится сразу из закладки «Обработка».
10. Легко добавить участника в процесс согласования.
11. Удобный конструктор замечаний.
Конструктор замечаний – механизм, обеспечивающий параллельную работу руководителей подразделений при согласовании документов.
- Интерактивная работа с текстом документа нескольких сотрудников без блокировки файла;
- Привязка замечаний к фрагментам текста и динамический переход по ним;
- Сравнение версий документов на разных циклах согласования;
- Устранение замечаний проходит стандартным образом в Word, все замечания отображаются в режиме рецензирования.
Skip to content
Ваш петербургский программист 1С
Частный программист 1С Санкт-Петербург, обслуживание 1С по разумным ценам. Тел. +7 921-439- 54-68 с 09.00 до 21.00 по Московскому времени
-
1С:Документооборот 8. Краткое описание
В этой статье я описываю для себя в виде “шпаргалки” функциональность конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1. Более подробное описание этого прикладного решения, предназначенного для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий можно посмотреть …
By master1c8
24.11.2018
1С:Документооборот 8
+7 (383) 388-41-97
Написать основателю
Заказать звонок
Продолжаем публиковать статьи об электронном документообороте[1]. Рассказываем, как организована работа в обновленной программе «1С:Документооборот КОРП 3.0» с входящими и исходящими документами: устройство регистрационных карточек, поиск, регистрация, разграничение прав доступа.
Деловая официальная переписка между юридическими лицами является важным направлением документооборота любой компании независимо от ее организационно-правовой формы. Входящие и исходящие документы подлежат обязательной регистрации и обработке с соблюдением требований национальных стандартов. Все операции, связанные с ними, должны быть четко организованы и правильно и качественно выполняться. От этого зависит юридическая значимость документов, т.е. их способность выступать в качестве подтверждения деловой деятельности при спорах в суде или проверках Федеральной налоговой службы.
С выходом редакции 3.0 программы «1С:Документооборот» начался новый интересный этап в развитии отечественных корпоративных систем электронного документооборота (далее – ЭДО). Версия 3.0 – действительно современный продукт, отвечающий запросам клиентов – как пользователей, так и компаний, использующих его. В системе реализован серьезный объем востребованных функций, которые партнеры-интеграторы совершенствуют на основе предыдущей редакции.
Давайте поговорим о том, как организована работа с исходящими и входящими документами в новой версии программы, сделав акцент на основных отличиях редакций 3.0 и 2.1.Реестры документов и раздельный учет входящих и исходящих документов
Первое, что бросается в глаза при знакомстве с версией 3.0, – то, что теперь нет деления документопотоков на входящие/исходящие/внутренние по отдельным справочникам. В системе все они содержатся в одном справочнике Документы. В нем же находится полный список абсолютно всех документов. С его помощью легко и быстро найти нужный договор или приказ, так как теперь нет необходимости переходить между тремя справочниками.
В повседневной работе сотрудникам, как правило, не нужен полный список всех видов документов. Поэтому в редакции 3.0 реализована возможность группировать их в отдельные реестры и настраивать видимость. Важно! Если сотрудник занимается только договорами, он получает доступ к реестру, в который входят документы только данного вида. При этом остальные реестры, которые не нужны ему в работе, могут быть скрыты из блоков навигации на его рабочем столе.
Такие группировка документов в реестры и настройка видимости реестров позволяют вести раздельный учет входящих и исходящих документов. Сотрудники, которые отвечают за настройку системы, выводят их на рабочий стол тех специалистов, кому эти документы необходимы для исполнения должностных обязанностей (рис. 1).
В каждом реестре можно осуществлять поиск как по конкретным реквизитам документа, так и по ключевым, которые выведены в поля отбора (организация, контрагент, содержание, период создания и пр.) (рис. 2).
Особенности настройки реестров
Возможность объединять документы в отдельные реестры – фишка новой версии программы. В старой редакции системы документы формировались в динамические списки только по принадлежности к группе документа (входящие, исходящие или внутренние документы), все виды документов одной группы выводились в одной форме списка.
Реестры позволяют объединять разные объекты кон- фигурации – не только документы, а мероприятия. Например, договоры, ежедневные отчеты, кадровые документы, локальные нормативные акты, организационно-распорядительные документы, служебные записки, файлы, бронирование помещений, внешние мероприятия, совещание и пр.
Карточка документа и работа с ним
Карточка документа – форма, в которой отражается вся информация по документу. Она открывается на закладке Реквизиты, как только пользователь добавляет новый файл в систему.
По умолчанию в карточке предусмотрены основные реквизиты, часть из которых заполняется автоматически. Если среди них есть обязательные, система выделяет их и выводит предупреждения, когда пользователь забыл заполнить какое-то поле. В карточке также находятся все необходимые команды для работы с документом: Зарегистрировать (1), Отправить на исполнение (2), Создать на основании (3), Печать (4) (рис. 3).
Интерфейс карточки документа
Состав реквизитов регистрационных карточек гибко регулируется настройками вида документа. Достаточно установить соответствующий флажок в карточке вида документа – Является входящей корреспонденцией или Является исходящей корреспонденцией. В зависимости от выбранной позиции включатся все необходимые реквизиты (рис. 4).
К слову, в регистрационной карточке документа можно также проверять орфографию, открывать на просмотр любые значения ее полей. Например, одним кликом переходить в карточку контрагента (получателя) и уточнять контактных лиц с его стороны, их должности, электронную почту, телефоны.
Если у вида документа включена настройка Является входящей корреспонденцией, регистрационная карточка будет содержать поля: Организация: (1), Адресат: (2), Получен: (3), В ответ на: (4), Отправитель: (5), Подписал: – от отправителя (6), Исходящий от: – номер и дата отправителя (7), Подразделение: (8), Подготовил: (9) (рис. 5).
Регистрационная карточка исходящего документа также по умолчанию содержит все необходимые поля, в том числе Отправлен: – отметка об отправке (6), № получателя:… от – входящий номер адресата и дата (5) (рис. 6).
Вопрос-ответ
Есть ли в системе возможность копировать учетные карточки входящих документов? Да, но при этом файлы из документа-источника не копируются.
Можно ли в списке входящих документов настроить отбор по регистрационному номеру и дате регистрации? Можно, но только для зарегистрированных документов.
Сколько видов входящих документов можно сохранять в системе? Их количество неограниченно.
Кто настраивает в системе виды входящих документов? Ответственный за нормативно-справочную информацию.
Какие связи поддерживаются программой? Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи.
Как установить связь, если при ее настройке пользователь не указал конкретный вид документа? Связь может быть установлена из любого документа указанного типа.
Какие действия можно совершать в отношении связей? Связи можно добавлять, изменять и удалять.
Что происходит, когда разрывается двусторонняя связь? Автоматически выполняется поиск и удаление обратной связи.
При необходимости можно настроить дополнительные реквизиты и даже расположить их рядом с основным в любом месте карточки документа – система предоставляет такую возможность (рис. 7).
Связи карточек документов
Карточки документов могут быть взаимосвязаны между собой. По умолчанию в системе уже настроены предопределенные типы связей. Она создает их при выполнении определенных действий. Например, связь установится, если в карточке исходящего документа в поле В ответ на: указать входящий документ, на который дается ответ (рис. 8).
Связанные документы можно просмотреть по гиперссылке из карточки любого документа (рис. 9).
Регистрация документов
Регистрационный номер в системе присваивается документу с учетом настроек нумерации. Для каждого вида заводят отдельный нумератор, в котором будут заданы периодичность и разрез нумерации (независимая нумерация) по организации, подразделению, а также формат регистрационного номера. Последний показатель можно гибко настроить в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в компании. Например, включить в регистрационный номер индексы вида документа, организации или структурного подразделения (рис. 10).
При использовании автоматической нумерации система сама контролирует уникальность регистрационных номеров, исключаются ошибки при их вводе вручную.
Обработка документов
Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет не только вести учет карточек документов, но и организовывать рабочие процессы, связанные с ними (рассмотрение, исполнение, ознакомление сотрудников). Разберем на примере входящего письма.
Все поручения, выданные на основании документов, фиксируются в системе в виде отдельных задач исполнителям (рис. 12).
В системе есть возможность при указании поручений по документам назначать проверяющих сотрудников, ставить задачи и документы на контроль. Для этого предназначена форма На контроле. С ее помощью удобно отслеживать сроки исполнения поручений по документам (рис. 13).
К слову, для каждого вида документа можно указать нормативный срок исполнения в рабочих днях. Он будет автоматически вычисляться по производственному календарю при создании и регистрации документа.
Настройка прав доступа
В системе «1С:Документооборот КОРП 3.0» для всех документов работает принцип автоматического назначения прав по касанию. В чем он заключается? Простыми словами этот принцип можно описать так: права на документ получают все сотрудники, которые являются участниками:
- обработки документа (т.е. получили задачу по нему);
- мероприятия с документом-предметом;
- проекта, который указан в документе.
Таким образом можно организовать работу с документами, которые требуют ограниченного доступа (рис. 14).
Работа с документами на бумажном носителе
Несколько слов о том, как следует работать в системе «1С:Документооборот КОРП 3.0», если в компании активно используются документы на бумажных носителях.
Отражение документов на бумажном носителе
При смешанном (бумажном и электронном) документообороте подлинники входящих документов – в случае назначения нескольких исполнителей – могут передаваться ответственному лицу. Чтобы зафиксировать этот момент, следует использовать журнал передачи, который имеется в системе. Информация о том, кому передан документ, отражается в его регистрационной карточке (рис. 15, 16).
Автоматизация создания почтовых отправлений
Оригиналы бумажных документов довольно часто необходимо отправлять почтой. Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» свободно интегрируется с внешними сервисами. Например, личным кабинетом отправителя «Почты России». Готовый пример такой интеграции реализован в нашем Академическом ГиперРасширении для программы «1С:Документооборот».
Эта доработка дает возможность автоматически создавать почтовые отправления на основании исходящих документов и выгружать их в личный кабинет отправителя «Почты России». Функция также позволяет отслеживать статусы по номерам штрихкодов отправлений.
В карточке исходящего документа на закладке Обзор отображается гиперссылка на почтовое отправление. Если оно еще не было создано, система сообщит об этом подсказкой Почтовое отправление не создано. Чтобы оформить почтовое отправление, необходимо кликнуть по указанной ссылке (рис. 17).
Система откроет карточку нового почтового отправления. Большая часть полей заполняется автоматически, при этом (при необходимости) значения можно скорректировать вручную (рис. 18).
Почтовые отправления в виде списка накапливаются в справочнике Почтовые отправления. После они формируются в пакет и потом выгружаются в личный кабинет. Статусы почтовых отправлений автоматически актуализируются регламентным заданием (рис. 19).
Резюме
Программа «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет организовать продуктивную работу с любыми документами – например, входящими и исходящими. В данной версии вся информация, касающаяся действий над объектами, собрана в одном месте, а именно – в регистрационной карточке. Плюс в этой редакции введен новый механизм, который дает возможность управлять жизненным циклом любого документа, – обработка документа. Он визуализирует все действия, которые выполнялись с документом в системе. Таким образом, пользователь может просматривать задачи по документам списком или группировать по видам либо отправителям, быстро находить, ставить задачи по ним и контролировать исполнение и пр. Внедряйте систему и задействуйте ее функционал, ведь это удобно и современно.
Академия Документооборота – это полный спектр услуг по «1С:Документообороту»: внедрение, сопровождение, обучение, видеокурсы, аудит, ЭДО и расширения. www.doc-lvv.ru/knowledge
1С:Документооборот на платформе обладает широкими возможностями для формирования настроек как общих для всех пользователей, так и индивидуальных, персонально для пользователей
Чтобы настроить типовое решение 1С:Документооборот на платформе 1С:Предприятие 8, нужно сформировать первоначальную настройку для нескольких разделов. Это необходимо для работы программы в соответствии с заданными параметрами.
Первичная настройка – это настройка основных разделов 1С:Документооборота ПРОФ, которые представлены ниже:
- Настройка и администрирование;
- Персональные настройки;
- Настройки почты;
- Настройки прав доступа для пользователей;
- Настройки работы с документами (делопроизводство);
- Настройки работы с процессами и задачами (делопроизводство);
- Настройки резервного копирования (администрирование).
В статье рассказываем, как для каждого из вышеуказанных разделов должна быть сформирована настройка с нуля, чтобы максимально эффективно использовать типовое решение 1С:Документооборот.
Настройка и администрирование
Общие настройки для решения 1С:Документооборот позволяют включить следующие опции:
- Сроки обработки бизнес-событий;
- Версионирование объектов;
- Дополнительные реквизиты и сведения;
- Контроль самочувствия сотрудников;
- Обсуждения;
- Учет времени;
- Учет доступа к персональным данным по 152-ФЗ;
- Электронные подписи (включая управление сертификатами);
- Шифрование.
Далее мы рассмотрим каждую группу настроек подробнее, чтобы понять, какие возможности они предоставляют по отдельности.
Обработка бизнес-событий включает в себя сроки обработки следующих событий:
- Контроль просроченных задач (автором);
- Назначение ответственным за документ;
- Окончание срока действия документов;
- Отмена выполнения задачи;
- Отсутствует оригинал документа;
- Поступление новой задачи;
- Приближение окончания срока действия документов;
- Приближение сроков выполнения задач;
- Ход выполнения процесса.
Разберем несколько основных понятий.
Инструкция – это файл, который описывает, каким образом нужно оформлять тот или иной документ. Для решения 1С:Документооборот уже подготовлено 55 типовых инструкций (шаблонов), которые можно изменить под особенности своей коммерческой компании или бюджетной организации.
Версионирование объектов – это возможность хранения нескольких версий документов и отслеживание изменений. Опция включается, если требуется дополнительный контроль для пользователей.
Настройка реквизитов и сведений (дополнительные реквизиты и сведения) – это специальная возможность на платформе 1С:Предприятие, которая позволяет расширить типовые документы и справочники.
Контроль самочувствия сотрудников – новая, экспериментальная подсистема, на на данный момент пока лучше не использовать эту опцию.
Обсуждения – это возможность общения, обсуждения документов внутри решения с использованием возможностей сервера взаимодействия.
Учет времени – это очень важная подсистема, которая позволяет отслеживать время выполнения той или иной задачи.
Учет доступа к персональным данным по 152-ФЗ – подсистема, которая позволяет фиксировать каждую попытку доступа к персональным данным в специальном реестре и регулировать права доступа.
Электронные подписи и шифрование – это специальные настройки, которые необходимы для использования юридически значимого электронного документооборота.
Базовая настройка 1С, форм отчетов/документов, обменов данными, расширений, торг. оборудования и пр.
Персональные настройки 1С Документооборота
Персональные настройки для каждого пользователя позволяют:
- управлять возможностью использования тех или иных типов файлов;
- настроить учет времени персонально для пользователя;
- управлять электронными подписями и шифрованием данных;
- определить виды документов, с которыми может работать пользователь.
Также для пользователя можно настроить доступ к электронной почте и перечень уведомлений, которые будут использоваться для оповещения об изменениях данных.
Настройки почты
Подробнее стоит остановиться на настройках так называемой «легкой» почты, которая позволяет собирать данные с почтовой системы и сохранять их по какому-либо фильтру в решении 1С:Документооборот.
Может быть настроена SMPT, MAPI и Microsoft Outlook почта, настроены фильтры для писем, а самое главное – перечень действий бизнес-событий, по которым на электронную почту будут приходить оповещения
Электронная почта и оповещения – это основной инструмент для пользователей решения 1С:Документооборот, поэтому настройке этого инструмента нужно уделить особое внимание.
Для качественной настройки рекомендуем обратиться к нашим сертифицированным специалистам.
Настройка любых 1С по РФ
Быстро отвечаем — от 5 мин., настраиваем — от 30 мин. До 1 года на гарантии. Акции для новых клиентов!
Настройки прав доступа для пользователей
Для пользователей можно настроить различные права доступа. Например, настроить использование ограничений прав доступа в принципе или сформировать возможность назначения прав подчиненным в рамках структуры предприятия.
Также возможности системы 1С:Документооборот по управлению правами позволяют создавать группы прав доступа, формировать настройки для входа пользователей через основную версию программы, мобильное приложение и web-доступ.
В системе также существует подсистема восстановления и обновления паролей.
Для пользователя можно определить разрезы доступа по видам входящих, исходящих, внутренних документов, назначить доступ в рамках организаций и подразделений (в этом случае пользователь будет видеть только документы соответствующей ему организации и подразделения).
Настройка организации и подразделений – это обязательная часть настроек для работы документооборота в коммерческой компании или бюджетной организации.
Для особых случаев можно организовать графы (разрезы, сегменты) доступа к информации в целом, к справочнику контрагентов и к данным физических лиц в системе.
Настройки работы с документами (делопроизводство)
Настройки работы с документами позволяют:
- организовать классификацию документов;
- сформировать дела;
- определить состав документов и места их хранения;
- учитывать сканированные копии документов и использовать строго определенный формат для сканирования.
Также можно использовать комплексно входящие, исходящие, внутренние документы либо отдельно любой из видов, назначать для входящих и исходящих документов возможность для присоединения файлов.
Особое внимание нужно обратить на настройки, связанные с передачей дел между пользователями, связями документов, учетом резолюций и виз пользователей для согласования
Также можно сформировать раздельный учет бумажных и электронных документов. Графы доступа к бумажным документам отдельно, а к электронным отдельно.
Подсистема рассылки оповещений может работать не только внутри системы и рассылать сообщения пользователям, но и рассылать сообщения контрагентами по списку рассылки или индивидуально, рассылать сообщения по обращениям граждан.
Отдельное внимание также следует уделить изменениям состояния документа (переход из черновика, например, в рабочее состояние, а из рабочего в согласованное состояние и далее из согласованного в закрытое). Этот процесс можно настроить в автоматическом режиме в зависимости от виз и резолюций пользователей системы.
Настройки документооборота очень гибкие и позволяют поддерживать практически любые регламенты, которые используются в коммерческих предприятиях и бюджетных организациях.
Для бюджетных организаций очень важной является подсистема учета обращений граждан, которая позволяет регламентировать взаимодействие организации и граждан Российской Федерации в случае существенного количества обращений в организацию.
Настройки работы с процессами и задачами (делопроизводство)
Для пользователей можно настроить опции для работы с процессами и задачами, например, разрешить или запретить пользователю использовать процессы и задачи.
Важными являются и такие настройки решения 1С:Документооборот, как:
- изменение даты исполнения задачи;
- перенаправление задачи на другого пользователя;
- использование времени в сроках задач (то есть, задачу можно сделать не к определенному дню, а к определенному времени);
- формирование вопросов по задачам от исполнителя к автору.
Эти настройки для 1С:ДО позволяют пользователям гибко управлять постановкой и исполнением задач в системе.
Настройки резервного копирования (администрирование)
Резервное копирование позволяет организовать специальные настройки для документооборота по регулярному копированию информации в системе.
Для резервного копирования может быть определен каталог сохранения данных в системе, расписания сохранения резервной копии или опция формирования резервной копии по завершению работы системы.
Также для резервного хранения возможно определить отдельные тома для хранения присоединенных к документам файлов, которых может быть очень большое количество.
Также система резервного копирования позволяет хранить все резервные копии, либо резервные копии за определенный промежуток времени или последние несколько резервных копий.
Хорошим решением для резервного копирования считается возможность хранения резервных копий на стороннем сервере, ежедневное формирование резервных копий для хранения данных по завершению работы пользователей и глубины хранения не менее двух недель работы системы, либо 10 рабочих дней.
Хранение резервных копий может помочь при нарушении сохранности данных откатиться к копии из резерва и продолжить работу.
Настройка не входит в функционал 1С? Предложим расширение или обработку без вмешательства в код
Заключение
Типовое решение 1С:Документооборот представляет широкие возможности для организации обмена документами в электронном виде. Система позволяет организовать в рамках компании или бюджетной организации эффективный электронный документооборот с учетом специфики деятельности.
Настройки для 1С:Документооборот нужны для того, чтобы облегчить обмен документами в электронном виде по различным каналам. В рамках решения можно организовать как простой, так и юридически значимый документооборот
Также решение предоставляет такие возможности, как работа с ботами (например, для мессенджера Telegram), распознавание изображений и даже распознавание речи.
Отметим, что лучше не читать литературу уровня «инструкции для чайников», а доверить настройки конфигурации 1С:Документооборот сертифицированным специалистам федерального 1С-интегратора WiseAdvice-IT.