Для создания служебной записки нужно в разделе «Документы и файлы» нажать на кнопку «Документ внутренний» в колонке «Создать». В открывшемся окне нужно выбрать пункт «Служебная записка».
В открывшейся карточке внутреннего документа нужно заполнить название документа, папку, куда будет помещён файл и адресата.
Во вкладке «Файлы» нужно проверить создавшийся шаблон и заполнить его. У каждой компании шаблон может различаться, в системе можно будет легко его настроить. Серым выделены части, которые заполняются автоматически на основании введённых вами данных в карточке документа.
После заполнения файла, нужно зарегистрировать документ. Это можно сделать нажав на кнопку «Зарегистрировать» в карточке документа. Затем, после нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система предложит запустить процесс рассмотрения служебной записки. Нужно нажать на кнопку «Перейти к запуску процесса». В открывшемся окне можно выставить сроки на рассмотрение служебной записки. Для запуска процесса нужно нажать «Стартовать и закрыть».
Таким образом, больше нет необходимости носить бумажные служебные записки из кабинета в кабинет, ведь автоматический процесс рассмотрения и согласования документов в 1С:Документообороте» может быть как совсем простой, так и очень комплексный и витиеватый. Всё зависит от нужд компании и стремления развиваться. Проверьте функционал сами, записавшись на демонстрацию 1С:Документооборота или попробовав демоверсию на нашем сайте.
- Запуск программы 1с Документооборот
- Создание нового внутреннего документа «Служебная записка»
- Согласование внутреннего документа «Служебная записка»
- Отслеживание запущенного процесса и печать согласованного документа «Служебная записка»
- Поиск созданного документа «Служебная записка»
Для запуска 1с Документооборот необходимо в папке программы выбрать Документооборот
Если вы как пользователь определены в этой системе, то она откроется сразу, не запрашивая логин и пароль.
В случае, если система запрашивает логин и пароль необходимо обратиться в ИТ-службу с заявкой на добавление пользователя в 1с Документооборот.
2. Создание нового внутреннего документа «Служебная записка»
При загрузке системы вы попадаете на «Начальную страницу»
Служебные записки являются внутренними документами.
Для создания документа «Служебная записка» наводим курсор на левый верхний угол виджета «Мои документы», кликаем левую кнопку мыши и в выпавшем меню выбираем «Создать вн документ»
В открывшемся окне выбираем в структуре внутренних документов необходимый вид служебной записки
В приведенном примере Внутренние документы – Служебные записки – Служебные записки (ОКС) – Служебная записка «Об оплате вне реестра (ОКС)»
В случае если нужного вида служебной записки не найдено, обращайтесь в ИТ службу для добавления нового вида внутреннего документа через заявку в ХелпДеск с описанием отдела и маршрута согласования.
В окне документа заполняем поля «Наименование» — вносим наименование СЗ, «Краткое содержание» вносим тело СЗ, указываем «Организацию» и «Адресата»ю
При необходимости можно прикрепить файлы во вложения через вкладку «Файлы», нажав кнопку «Добавить»
В появившемся окне выбрать «Загрузить с диска» и в окне диалога загрузить необходимые файлы
После окончания редактирования формы нажимаем «Записать».
3. Согласование внутреннего документа «Служебная записка»
Вы подготовили документ, теперь его необходимо отправить на согласование. Для запуска процесса нажимаем кнопку «Отправить»
В появившемся окне выбираете маршрут для согласования и нажимаете кнопку «Перейти к отправке»
В открывшемся окне вы увидите по какому маршруту пройдет Ваша служебная записка и в какие сроки документ будет отработан. Нажимаете кнопку «Стартовать и закрыть»
Вы запустили процесс согласования.
4. Отслеживание запущенного процесса и печать согласованного документа «Служебная записка»
Для отслеживания процесса Вы можете пройти по ссылке «Процессы и задачи»
И в открывшемся окне увидеть на каком этапе находится Ваше согласование.
По итогу согласования Вам придет задача в Документооборот и на почту о необходимости ознакомиться с результатами согласования.
В случае, если Вам необходимо напечатать служебную записку по итогам согласования, то выбираете кнопку «Печать» в ней «Карточка документа»
В появившемся окне ставите галочки напротив «Согласование» и «Реквизиты карточки» и жмете кнопку «Печать»
5. Поиск созданного документа «Служебная записка»
Чтобы найти Вашу служебную записку на начальной странице кликните левой клавишей мыши на «Мои документы»
Откроется журнал документов, в котором можно увидеть все созданные Вами документы, а в правой части окна также их содержание, процессы и задачи в которых в данный момент эти документы участвуют.
Служебные записки для согласования попадают пользователю в задачи и отражаются на начальной странице в виджете «Задачи мне»
Создание документа
Чтобы создать новый внутренний документ необходимо в списке «Внутренних документов» нажать кнопку «Создать».
В открывшемся окне «Создание нового внутреннего документа» отразится список видов внутренних документов, доступных для создания. Все виды внутренних документов сгруппированы по папкам. Откройте группу «Заявки, записки», выберите вид документа «Служебная записка» и нажмите кнопку «Создать».
Карточка документа
При создании нового внутреннего документа «Служебная записка» откроется карточка следующего вида:
Закладка «Реквизиты»
Без заполнения обязательных реквизитов документ не сохранится
|
Номер поля на картинке |
Название поля |
Обязательность заполнения |
Алгоритм заполнения |
|
1 |
Вид документы |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически при выборе вида документа |
|
2 |
Наименование |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа |
|
3 |
О чем документ? |
Нет |
Краткое содержание документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов |
|
4 |
Организация |
Да |
Наша организация, от имени которой создается документ, по умолчанию заполняется организацией сотрудника – инициатора документа |
|
5 |
Подписан |
Да |
Указываются сведения о подписи документа |
|
5.1 |
Подписант |
Да |
Указывается сотрудник, подписавший служебную записку. Например, руководитель среднего звена |
|
6 |
Комментарий |
Нет |
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе |
|
7 |
Временный регистрационный номер |
Нет |
Указывается в случае, если документу уже присвоен регистрационный номер (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменен) |
|
8 |
От |
Нет |
Дата документа указывается в случае, если она уже присвоена документу (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменена) |
|
9 |
Папка |
Да |
Папка, в которой будет размещен документ для хранения. Автоматически заполняется значением по умолчанию при выборе вида документа, может быть изменена. |
|
10 |
Проект |
Нет |
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту |
|
11 |
Состояние |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке |
|
12 |
Адресат |
Да |
Указывается сотрудник, который принимает решение по служебной записке. Например, руководитель высшего звена |
|
13 |
Подразделение |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа |
|
14 |
Подготовил |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа |
|
15 |
Ответственный |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа. |
|
16 |
Состав |
Нет |
Количество листов и экземпляров бумажного документа |
|
17 |
В дело |
Нет |
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел |
Для выбора подписанта необходимо открыть карточку «Сведения о подписи», выбрать из адресной книги сотрудника, подписавшего служебную записку, и нажать на кнопку «Готово»
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет. Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить» (1), далее выбрать «Создать по шаблону» (2) или «Загрузить с диска» (3).
- Перейти на закладку «Файлы» и нажать кнопку «Добавить».
Все загружаемые файлы должны быть отнесены к определенной группе файлов, в зависимости от назначения:
- Основной – в этой группе должен оказаться только один файл, являющийся основным для данного документа;
- Приложение – приложения к основному файлу, являющиеся неотъемлемой частью документа и не имеющие самостоятельных карточек.
Содержание:
1. Документы нормативной информации и настройка служебной записки
2. Настройка документа и оформление “Служебной записки”
Рассмотрим в нашей статье суть служебной записки. Служебная записка – основное средство внутренних коммуникаций: документ, который упорядочивает внутренние взаимосвязи, обеспечивает оперативный обмен информацией и разрешает спорные моменты.
1. Документы нормативной информации и настройка служебной записки
Служебная записка – это документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Стандартные цели написания служебной записки включают:
1. Запрос информации.
2. Выдачу инструкций.
3. Сопровождение другого сообщения.
4. Объявления (разъяснения).
5. Прочие вопросы.
На практике служебные записки часто используют во многих компаниях. Это своего рода официальный формат обращения сотрудников. Законом не запрещено переводить служебные записки в цифровые. Исходя из этого, при внедрении 1С:Документооборот 8.3 вы можете не использовать бумажные документы и вести только электронный учет документов.
Электронные служебные записки. «За» и «против».
«За»:
· Срок хранения служебных записок – 1 год.
· Экономия материальных ресурсов.
· Сокращение времени обработки документов.
· Документ не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.
· ФЗ №63 не запрещает оформление служебных записок ЭП.
«Против»:
· Простая ЭП не защищает документ от подделки.
· Возрастает риск отказа автора документа от факта подписания.
· Нет механизма простой проверки ЭП и процедуры разрешения конфликтов.
· Выдача квалифицированной ЭП всем сотрудникам повышает траты.
Мероприятия по снижению рисков
Если вы решили перенести бумажные служебные записки в цифровые, то вам необходимо:
· закрепить в учетной политике порядок использования различных видов ЭП;
· предусмотреть локальным актом правило определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;
· указать, в каком порядке будут заводиться бумажные копии цифровых документов, представляемых по требованию контролирующих органов и других лиц;
· утвердить требования соблюдения конфиденциальности использования ключей ЭП и ознакомить с ними сотрудников, которые будут применять в работе ЭП.
В системе служебную записку создают на основании шаблона внутреннего документа. После этого требуется пройтись по следующим этапам:
· согласовать с руководителем автора документа;
· зарегистрировать секретарем;
· рассмотреть и вынести решение адресатом;
· исполнить резолюции.
Теперь в служебной записке можно добавить адресата:
· в самом документе;
· в процессе рассмотрения документа при помощи автоподстановки;
· при автозаполнении шаблона файла служебной записки;
· при печати внутреннего документа;
· через поиск документов и файлов.
При оформлении «Служебной записки» учитываются следующие параметры:
· вид документа;
· наименование документа;
· содержание;
· регистрационный номер и дата;
· автор документа;
· адресат.
Документ нормативной информации «Служебная записка» решает широкий круг задач, которые возникают в процессе деятельности организации. «Служебная записка» может включать в себя различные вспомогательные реквизиты, учитывая тематику, по которой возникает вопрос по документу.
Схема движения служебных документов в компании порой разная: некоторые служебные документы требуют обязательного согласования руководством, другие могут сразу приниматься в работу. Вся информация о видах служебных записок, их содержания и правил обработки должны быть изложены в Корпоративных документах о ДО в вашей организации.
2. Настройка документа и оформление “Служебной записки”
Для начала работы с документом в программе 1С:Документооборот 8.3 нужно настроить:
· вид документа
· нумератор;
· шаблон карточки документа;
· права доступа для сотрудников;
· шаблон файла;
· шаблон процесса обработки документа.
Программу 1С:Документооборот можно легко настроить, под запросы пользователей. Это как конструктор, который собирается при помощи деталей (настройки), для определенной компании.
Для упрощения работы сотрудников при создании служебной записки и автоматической схемы маршрута движения документа согласно с тематикой, можно определить следующие категории документа «Служебная записка»:
· Служебная записка о предоставлении служебного транспорта в служебных целях.
· Служебная записка о выдаче бухгалтерской доверенности.
· Служебная записка об оплате счета.
· Служебная записка на командировку.
· Служебная записка (в свободной форме) и другие.
Служебную записку регистрирует инициатор документа.
Для нумерации документов используется нумератор «Внутренние документы»:
Настроим вид служебного документа. Перейдем в раздел: Нормативно-справочная информация→ Виды документов→ Внутренние документы→ Создать «Служебная записка о предоставлении служебного транспорта» в программе:
Заполняйте краткое содержание служебной записки четко и информативно, излагая назначение, так как неполное описание не позволит конечному получателю понять всю суть проблемы и может быть неправильно истолковано, вследствие чего не будет получен желаемый результат.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Илона Матей.
Оформление докладной/служебной записки
Пошаговая инструкция:
В открывшемся окне «Создание нового внутреннего документа» отразится список видов внутренних документов, доступных для создания. Все виды внутренних документов сгруппированы по папкам. Откройте группу «Заявки, записки», выберите вид документа «Служебная записка» и нажмите кнопку «Создать».
Карточка документа
При создании нового внутреннего документа «Служебная записка» откроется карточка следующего вида:
Закладка «Реквизиты»
Без заполнения обязательных реквизитов документ не сохранится
|
Номер поля на картинке |
Название поля |
Обязательность заполнения |
Алгоритм заполнения |
|
1 |
Вид документы |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически при выборе вида документа |
|
2 |
Наименование |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа |
|
3 |
О чем документ? |
Нет |
Краткое содержание документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов |
|
4 |
Организация |
Да |
Наша организация, от имени которой создается документ, по умолчанию заполняется организацией сотрудника – инициатора документа |
|
5 |
Подписан |
Да |
Указываются сведения о подписи документа |
|
5.1 |
Подписант |
Да |
Указывается сотрудник, подписавший служебную записку. Например, руководитель среднего звена |
|
6 |
Комментарий |
Нет |
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе |
|
7 |
Временный регистрационный номер |
Нет |
Указывается в случае, если документу уже присвоен регистрационный номер (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменен) |
|
8 |
От |
Нет |
Дата документа указывается в случае, если она уже присвоена документу (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменена) |
|
9 |
Папка |
Да |
Папка, в которой будет размещен документ для хранения. Автоматически заполняется значением по умолчанию при выборе вида документа, может быть изменена. |
|
10 |
Проект |
Нет |
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту |
|
11 |
Состояние |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке |
|
12 |
Адресат |
Да |
Указывается сотрудник, который принимает решение по служебной записке. Например, руководитель высшего звена |
|
13 |
Подразделение |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа |
|
14 |
Подготовил |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа |
|
15 |
Ответственный |
Да (заполняется автоматически) |
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа. |
|
16 |
Состав |
Нет |
Количество листов и экземпляров бумажного документа |
|
17 |
В дело |
Нет |
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел |
Для выбора подписанта необходимо открыть карточку «Сведения о подписи», выбрать из адресной книги сотрудника, подписавшего служебную записку, и нажать на кнопку «Готово»
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет. Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить» (1), далее выбрать «Создать по шаблону» (2) или «Загрузить с диска» (3).
- Перейти на закладку «Файлы» и нажать кнопку «Добавить».
Все загружаемые файлы должны быть отнесены к определенной группе файлов, в зависимости от назначения:
- Основной – в этой группе должен оказаться только один файл, являющийся основным для данного документа;
- Приложение – приложения к основному файлу, являющиеся неотъемлемой частью документа и не имеющие самостоятельных карточек.
Содержание:
1. Документы нормативной информации и настройка служебной записки
2. Настройка документа и оформление “Служебной записки”
Рассмотрим в нашей статье суть служебной записки. Служебная записка – основное средство внутренних коммуникаций: документ, который упорядочивает внутренние взаимосвязи, обеспечивает оперативный обмен информацией и разрешает спорные моменты.
1. Документы нормативной информации и настройка служебной записки
Служебная записка – это документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Стандартные цели написания служебной записки включают:
1. Запрос информации.
2. Выдачу инструкций.
3. Сопровождение другого сообщения.
4. Объявления (разъяснения).
5. Прочие вопросы.
На практике служебные записки часто используют во многих компаниях. Это своего рода официальный формат обращения сотрудников. Законом не запрещено переводить служебные записки в цифровые. Исходя из этого, при внедрении 1С:Документооборот 8.3 вы можете не использовать бумажные документы и вести только электронный учет документов.
Электронные служебные записки. «За» и «против».
«За»:
· Срок хранения служебных записок – 1 год.
· Экономия материальных ресурсов.
· Сокращение времени обработки документов.
· Документ не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.
· ФЗ №63 не запрещает оформление служебных записок ЭП.
«Против»:
· Простая ЭП не защищает документ от подделки.
· Возрастает риск отказа автора документа от факта подписания.
· Нет механизма простой проверки ЭП и процедуры разрешения конфликтов.
· Выдача квалифицированной ЭП всем сотрудникам повышает траты.
Мероприятия по снижению рисков
Если вы решили перенести бумажные служебные записки в цифровые, то вам необходимо:
· закрепить в учетной политике порядок использования различных видов ЭП;
· предусмотреть локальным актом правило определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;
· указать, в каком порядке будут заводиться бумажные копии цифровых документов, представляемых по требованию контролирующих органов и других лиц;
· утвердить требования соблюдения конфиденциальности использования ключей ЭП и ознакомить с ними сотрудников, которые будут применять в работе ЭП.
В системе служебную записку создают на основании шаблона внутреннего документа. После этого требуется пройтись по следующим этапам:
· согласовать с руководителем автора документа;
· зарегистрировать секретарем;
· рассмотреть и вынести решение адресатом;
· исполнить резолюции.
Теперь в служебной записке можно добавить адресата:
· в самом документе;
· в процессе рассмотрения документа при помощи автоподстановки;
· при автозаполнении шаблона файла служебной записки;
· при печати внутреннего документа;
· через поиск документов и файлов.
При оформлении «Служебной записки» учитываются следующие параметры:
· вид документа;
· наименование документа;
· содержание;
· регистрационный номер и дата;
· автор документа;
· адресат.
Документ нормативной информации «Служебная записка» решает широкий круг задач, которые возникают в процессе деятельности организации. «Служебная записка» может включать в себя различные вспомогательные реквизиты, учитывая тематику, по которой возникает вопрос по документу.
Схема движения служебных документов в компании порой разная: некоторые служебные документы требуют обязательного согласования руководством, другие могут сразу приниматься в работу. Вся информация о видах служебных записок, их содержания и правил обработки должны быть изложены в Корпоративных документах о ДО в вашей организации.
2. Настройка документа и оформление “Служебной записки”
Для начала работы с документом в программе 1С:Документооборот 8.3 нужно настроить:
· вид документа
· нумератор;
· шаблон карточки документа;
· права доступа для сотрудников;
· шаблон файла;
· шаблон процесса обработки документа.
Программу 1С:Документооборот можно легко настроить, под запросы пользователей. Это как конструктор, который собирается при помощи деталей (настройки), для определенной компании.
Для упрощения работы сотрудников при создании служебной записки и автоматической схемы маршрута движения документа согласно с тематикой, можно определить следующие категории документа «Служебная записка»:
· Служебная записка о предоставлении служебного транспорта в служебных целях.
· Служебная записка о выдаче бухгалтерской доверенности.
· Служебная записка об оплате счета.
· Служебная записка на командировку.
· Служебная записка (в свободной форме) и другие.
Служебную записку регистрирует инициатор документа.
Для нумерации документов используется нумератор «Внутренние документы»:
Настроим вид служебного документа. Перейдем в раздел: Нормативно-справочная информация→ Виды документов→ Внутренние документы→ Создать «Служебная записка о предоставлении служебного транспорта» в программе:
Заполняйте краткое содержание служебной записки четко и информативно, излагая назначение, так как неполное описание не позволит конечному получателю понять всю суть проблемы и может быть неправильно истолковано, вследствие чего не будет получен желаемый результат.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Илона Матей.
Оформление докладной/служебной записки
Пошаговая инструкция:
1. Выбираем раздел “Документы и файлы” ⇒ “Документы внутренние”.
2. Выбираем папку “Докладная/служебная записка”. Нажимаем кнопку “Создать”.
3. Выбираем вид документа “Докладная/служебная записка” и создаем документ
(при необходимости воспользуйтесь строкой поиска).
4. Заполняем реквизиты записки.
4.1. Указываем тему записки (Наименование документа).
4.2. При необходимости вводим комментарий.
5. Заполняем параметры записки.
5.1. Выбираем тип записки: докладная или служебная записка
(докладная: “подчиненный ⇒ начальнику”, служебная: “равный ⇒ равному”).
5.2. Выбираем сотрудника, которому адресована записка.
5.3. Указываем сотрудника, отправляющего записку.
5.4. Указываем свой контактный телефон.
5.5. При необходимости промежуточного согласования записки добавляем согласующих (до 3 человек)
(Если необходимо согласование большего числа сотрудников, следует стартовать подзадачу).
6. Прикладываем файлы к записке.
6.1. Выбираем файл с докладной/служебной запиской
(Прикладывать отсканированные и подписанные от руки записки не допускается!).
7. Нажимаем кнопку “Записать”, чтобы сохранить заполнение
(См. рисунок ниже).
8. Запускаем процедуру согласования.
8.1. Нажимаем кнопку “Записать” и кнопку “Отправить…”.
8.2. Выбираем процесс “Согласование докладной/служебной записки” и нажимаем кнопку “Перейти к отправке”.
8.3. Нажимаем кнопку “Стартовать и закрыть”.
Согласование докладной/служебной записки:
Задание отображается в списке “Задачи мне”.
1. Вносим комментарий
(поле обязательное к заполнению при перенаправлении и неположительном ответе!)
2. Выполняем (завершаем) или перенаправляем другому сотруднику.
