Административное и оперативное подчинение в должностной инструкции

автор ответа, консультант по юридическим вопросам; Н. А. Яковлева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

Если в должностной инструкции прописано административное подчинение «гражданину А», а функциональное подчинение «гражданину Б».

Кто за что отвечает? На ком какая ответственность лежит?

ОТВЕТ

Нормативными актами данный вопрос не урегулирован.

Порядок определения административного и функционального подчинения работника, в том числе путем указания в должностной инструкции, работодатель определяет самостоятельно, применительно к специфике своей деятельности.

По нашему мнению, функциональное подчинение работника включает в себя обязанности в рамках общих функциональных обязанностей по занимаемой должности (трудовых функций). В то время как линейное подчинение основано на административном управлении в соответствии с принятыми локальными нормативными актами работодателя, не относящимися к непосредственным трудовым функциям работника (к примеру, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, положений о премировании и пр.).

ОБОСНОВАНИЕ

ТК РФ не оперирует понятием должностной инструкции. Согласно ст. 57 ТК РФ (ссылку позволяет посмотреть в том числе локальная версия Консультант Плюс для компьютера), одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции. Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

На практике, с целью уменьшения текста трудового договора перечнем обязанностей и иной информации относительно трудовой функции работника, предпочтение отдано должностной инструкции. Должностная инструкция как таковая может (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»):

1) быть приложением к трудовому договору. Оно составляется и подписывается в двух экземплярах, как и основной текст трудового договора. Целесообразно его составление по заранее утвержденной форме. Второй экземпляр выдается работнику под подпись о получении. Недостатком этого способа оформления является сложность изменения должностной инструкции и/или внесения в нее дополнений. В случае необходимости конкретизации требований к квалификации, должностных обязанностей и т.п. для изменения и/или дополнения должностной инструкции понадобится согласие работника и составление соответствующего документа за его подписью;

2) утверждаться как локальный нормативный акт руководителем организации (или иным уполномоченным лицом) либо отдельным документом — приказом (или распоряжением). С ней работников следует ознакомить под подпись.

При этом содержание и разделы должностной инструкции, в том числе порядок определения административного и функционального подчинения работника, работодатель определяет самостоятельно, применительно к специфике своей деятельности.

Однако предполагается, что функциональное подчинение работника включает в себя обязанности в рамках общих функциональных обязанностей по занимаемой должности (трудовых функций). В то время как линейное подчинение основано на административном управлении в соответствии с принятыми локальными нормативными актами работодателя, не относящимися к непосредственным трудовым функциям работника (к примеру, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, положений о премировании и пр.).

Является ли обязательным указание линии подчинения или руководствующей должности в должностной инструкции?
Можно ли исключить данную информацию из должностной инструкции, оставив только описание должности без привязки к структуре организации?
Если данную информацию исключить, могут ли возникнуть какие-либо риски для организации? 

РЕКОМЕНДАЦИЯ ЭКСПЕРТА ИПК

Законодательно не определено содержание должностной инструкции, в том числе обязательность указания на подчиненность работника. 

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то рекомендуем подчиненность убрать, чтобы в случае изменения организационной структуры не пришлось менять трудовой договор. 

Если должностная инструкция является локальным нормативным актом, то данную информацию можно исключить из должностной инструкции, если из штатного расписания (или иного документа, например, «организационной структуры») можно понять, кому подчинен работник. Если нет, то рекомендуем оставить. 

ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ

Информация о структуре, подчиненности есть в штатном расписании. Если там эта информация конкретная и определенная, то можете не указывать в должностной инструкции. 

Если же необходимо отразить, что работник подчиняется начальнику отдела, при этом также подчиняется и выполняет поручения начальника управления/департамента (в который входит отдел), другие сложные управленческие связи подчинения, то рекомендуем информацию оставить. 

Например, при анализе соблюдения работодателем сроков наложения дисциплинарного взыскания в соответствии с п. 34 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 24.11.2015) «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ» определено: б) днем обнаружения проступка, с которого начинается течение месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе (службе) подчинен работник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий.

То есть информация кому функционально подчинен работник имеет юридическое значение, поэтому должна ясно просматриваться из штатного расписания / трудового договора / должностной инструкции / иного документа.

Нередко бывает так, что по разным причинам работником командует не один начальник, а два или даже несколько. Как правильно вести себя в таких ситуациях и как расставить приоритеты, чтобы не запутаться в постановках задач и качественно выполнить свою работу? 

Выход № 1: должностная инструкция

Кому подчиняться и чьи задачи выполнять в первую очередь, должно быть прописано в должностной инструкции. Если ее нет, то этот вопрос можно поднять перед руководством компании или перед отделом кадров.

HR-менеджер логистической компании General Shipping Company Александра Давыдова: «Ситуация, когда работник не знает, кому конкретно подчиняться, является очень распространенной. И здесь есть только один выход: следование должностным инструкциям, в которых четко и ясно должны быть прописаны обязанности сотрудника и порядок подчинения. Если таких инструкций в компании нет, то работнику следует довести проблему до генерального директора и менеджера по персоналу. Безусловно, на работника не должны возлагаться обязанности на постоянной основе другими начальниками. Но такая практика существует, особенно в небольших компаниях. Чтобы избежать недопониманий в дальнейшем, при устройстве на работу на итоговом собеседовании нужно всегда задавать вопрос о том, кому вы будете подчиняться».

Выход № 2: административное подчинение

Административное подчинение предусматривает то, что сотрудник зависит от руководителя только своего структурного подразделения. Вышестоящий начальник может давать ему задания только через непосредственного. При этом функционально работник может подчиняться еще и другим. Если же в компании такая структура отсутствует, то следует самому разобраться, как взаимодействовать со всеми руководителями.

Генеральный директор кадрового агентства «Вектор» Вероника Громова: «В каждой компании должна быть определенная структура, в которой четко и ясно обозначена логика подчинения. И по грамотной структуре вы должны административно подчиняться одному руководителю. А всем остальным — функционально. Если в компании структура «не прописана», это все равно не отменяет главной мысли — то, что административно вы можете подчиняться лишь одному человеку. И надо для себя твердо уяснить, кому именно. Поэтому не надо жалеть времени, чтобы как можно лучше понять, в связи с какими именно должностными обязанностями вы взаимодействуете с тем или иным начальником. Чем больше вы проясните и проговорите со своим руководством, тем меньше недопонимания и претензий будет с его стороны».

Выход № 3: матрица Эйзенхауэра

О том, как действовать в некоторых непростых ситуациях, рассуждает менеджер по персоналу транспортной компании «Интерсервис» Стелла Купцова: «На практике это может выглядеть так: 1. Постановка руководителями одной и той же задачи, но с разной результативностью выполнения. 2. Постановка разных задач, которые нужно выполнить в одни и те же сроки.

В первом случае — на усмотрение самого сотрудника. С одной стороны, вышестоящий руководитель — это работодатель, который принимает окончательные решения и оценивает работу. И если сотрудник подчинится не ему, а своему непосредственному начальнику, то он рискует. С другой стороны, выполнение задания непосредственного начальника может быть первостепенным. И каждый должен сам для себя решать, на чей результат работать. Во втором случае сотруднику необходимо учитывать сроки, отведенные для выполнения данных ему заданий. Если одна из задач требует моментального исполнения, значит, нужно отдать приоритет именно ей. Если же сроки примерно одинаковы, то лучше выполнять вначале задание вышестоящего руководства».

О том, что прежде всего любому работнику нужно ориентироваться на срочность и на важность, говорит также и генеральный директор кадрового агентства «Прайм-Персонал» Дмитрий Солодкий: «Ситуации, когда у подчиненного сразу несколько начальников, встречаются у нас нередко. При этом человек путается и в результате не может нормально работать: ведь всем угодить все равно не получится. Поэтому руководители должны сами договариваться между собой. При этом важно, чтобы и дело не страдало. Работнику следует обратиться к самому уважаемому или самому главному начальнику, чтобы он расставил все точки над i. А до этого момента очень важно не обострять ситуацию и выполнять все задания, в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, то есть по двум параметрам: «срочно» и «важно». 

Big_Repa»
big_repa@tut.by
Беларусь, Солигорск