Акт приема передачи инструкции по эксплуатации

0

Мы рассказывали в нашей консультации, каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.

Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?

Форма акта приема-передачи документов

Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.

В акте приема-передачи документов обычно указываются:

• дата и место передачи документов;
• лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
• причина передачи документов;
• перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
• подписи лиц, передавших и получивших документы.

При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.

Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.

Приведем

акта приема-передачи документов в формате Word.

Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.

Акт приёма-передачи технической документации – это документ, подтверждающий, что одна сторона передала другой те или иные официальные бумаги, отражающие текущее состояние объекта. Процедура должна быть оформлена документально.

Файлы для скачивания:

Техническая документация

Под технической документацией принято понимать набор официальных бумаг, отражающих текущее состояние объекта. Речь может идти о помещении, транспортном средстве, оборудовании и так далее. В качестве такой документации выступают различные акты осмотра, акты приёмки, паспорта, акты проверки отдельных элементов.

Распространение

Техническая документация следует за объектом, в отношении которого она была составлена. Следовательно, приём-передача осуществляется при отчуждении имущества, при его переходе к новому собственнику. Так новый владелец получит полную картину по вновь приобретенному объекту, сможет поставить его на учёт, запустить в эксплуатацию.

Представители государственных надзорных инстанций, пришедшие на предприятие с проверкой, могут затребовать предоставить техническую документацию на имущество. Как правило, это касается систем пожарной безопасности (сигнализация), системы вентиляции и иных инженерных коммуникаций.

Стороны

Сторонами выступают любые лица, обладающие правоспособностью для заключения гражданско-правовых сделок. Речь может идти о договоре купли-продажи, дарения и так далее. Контрагенты могут быть представлены как в виде как юридических, так и физических лиц, в том числе не связанных с предпринимательской деятельностью.

Роль акта

Если договор лишь выражает намерения сторон совершить те или иные действия, то акт приёма-передачи подтверждает фактическое исполнение обязательств. Документ не является самостоятельным, а выступает лишь приложением к заключённому между сторонами договору. В теории всю процедуру можно провести через одну официальную бумагу, указав в акте приёма-передачи объекта следующую за ним техническую документацию. Однако вариант с двумя обособленными документами видится более надёжным.

Подписывая акт, стороны отказываются от взаимных претензий. Любое дальнейшее разбирательство может происходить исключительно в судебном порядке. Заверенная представителями сторон официальная бумага выступит на суде весомым доказательством.

Кто составляет официальную бумагу

Закон не содержит чёткого указания на сторону, в обязанности которой должно войти составление акта приёма-передачи. Этот момент контрагенты вольны решить в индивидуальном порядке. На практике написанием документа занимается представитель передающей стороны, отчитываясь перед получателем.

Необходимо учесть, что не всегда официальную бумагу составляет и заверяет автографом один и тот же человек. Для подписания лицу необходимо обладать соответствующими полномочиями, подтверждающимися документально. Речь идёт об уставе общества или оформленной от имени руководителя предприятия доверенности для юридических лиц и о паспорте гражданина для физических, включая ИП. В тексте акте должна быть оставлена ссылка на уполномочивающий документ.

Форма документа

В настоящий момент любой документ, призванный урегулировать взаимоотношения между контрагентами в рамках гражданско-правовой сделки, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи технической документации относится к этой категории официальных бумаг и не является исключением из общего правила. Сотрудники предприятия вправе самостоятельно разработать шаблон и пользоваться им на постоянной основе.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования. К ним относят:

• указание реквизитов (дата, место, номер);
• автографы представителей должны быть расшифрованы;
• деловой стиль языка;
• соблюдение конкретной структуры (шапка, предмет, подписи).

Написать акт следует на чистом листе бумаги формата А4. Изложить содержание можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решает составитель с учётом мнения контрагента, а также с оглядкой на особенности документооборота предприятия. Необходимо учесть, что вариант написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. В подавляющем большинстве случаев стороны отдают предпочтение именно печатной форме.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Для удобства работы с официальной бумагой разделим её на четыре условных составляющих: реквизиты, сведения о сторонах и их представителях, предмет соглашения и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Первым делом обратим внимание на реквизиты. В правом верхнем углу листа бумаги отметим, что документ является приложением к заключённому между сторонами договору, оставив на него ссылку. Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.

Следующим шагом прописываем сведения о контрагентах и их представителях:

• наименования организаций со ссылкой на организационно-правовые формы или ФИО физ. лиц;
• ФИО и должности представителей;
• ссылки на уполномочивающие официальные бумаги.

Ниже по документу стороны утверждают факт приёма-передачи пакета технической документации, обозначают его полный перечень. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы. В такой форме можно максимально информативно отобразить информацию. Здесь же отмечаем, что стороны взаимных претензий не имеют, а также количество составленных актов.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить представители сторон, после чего документ обретёт должную юридическую силу.

Оформление документации надлежащим образом — один из важных аспектов, обеспечивающий соблюдение установленных правил отчетности, а также позволяющий соблюсти интересы организации в случае возникновения между сторонами договора правовых споров. Все бланки должны составляться и заполняться сотрудниками своевременно, соответствовать общепринятой практике, и отражать нюансы выполняемой хозяйственной операции. Отдельные виды протоколов, используемые в рамках решения задач, связанных с привлечением сторонних исполнителей и подрядчиков, выступают в качестве документального подтверждения, не имеющего самостоятельной силы вне договорных отношений. Зная, как выглядит образец простой формы акта приема-передачи оборудования или товара — мебели, компьютерной техники, и т. п., можно без труда оформить соответствующую процедуру, не опасаясь возникновения расхождений или иных проблемных вопросов.

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить представители сторон, после чего документ обретёт должную юридическую силу.

Оформление документации надлежащим образом — один из важных аспектов, обеспечивающий соблюдение установленных правил отчетности, а также позволяющий соблюсти интересы организации в случае возникновения между сторонами договора правовых споров. Все бланки должны составляться и заполняться сотрудниками своевременно, соответствовать общепринятой практике, и отражать нюансы выполняемой хозяйственной операции. Отдельные виды протоколов, используемые в рамках решения задач, связанных с привлечением сторонних исполнителей и подрядчиков, выступают в качестве документального подтверждения, не имеющего самостоятельной силы вне договорных отношений. Зная, как выглядит образец простой формы акта приема-передачи оборудования или товара — мебели, компьютерной техники, и т. п., можно без труда оформить соответствующую процедуру, не опасаясь возникновения расхождений или иных проблемных вопросов.

Кто участвует в оформлении документации

В тех случаях, когда в рамках сотрудничества между двумя субъектами хозяйствования, заключившими договор, планируется передавать какие-либо материальные ценности — на основании соглашения о продаже, об аренде, или иной сделке — передаточный документ составляется с участием обеих сторон. Помимо передающего и принимающего субъекта, в отдельных случаях также может потребоваться присутствие привлекаемого профильного эксперта, подтверждающего качественные и функциональные характеристики предмета сделки.

Чтобы найти правильный исходник и оформить все надлежащим образом, обычно достаточно скачать образец — так, к примеру, акт приема-передачи оборудования или техники (в ремонт, для монтажа или эксплуатации после приемки), подписанный уполномоченными представителями, удостоверяет не только сам факт перемещения товарно-материальных ценностей, но и их исправное состояние на момент получения. Наличие документа также является основанием для проведения операций бухгалтерского учета, когда один из контрагентов списывает имущество с баланса, а второй — относит его к ОС или другой категории активов.

Какая форма используется

Вообще, действующие законодательные нормы не устанавливают строгих требований в отношении документации рассматриваемой категории, оставляя за участниками гражданского оборота право самостоятельно определять, как будут выглядеть образцы и шаблоны актов приема-передачи при продаже или аренде оборудования, сдаче в эксплуатацию сотрудникам инструментов (включая компьютеры и ноутбуки), а также передаче материалов подрядчику или работникам для выполнения работ. Как правило, выбранный контрагентами формат закрепляется в приложении к договору, а обязанность по оформлению возлагается на отправителя. Перечень обязанностей принимающего субъекта сводится к внесению имеющихся замечаний, касающихся количественного или качественного расхождения, и подписанию в надлежащие сроки.

Организации обычно используют в качестве стандарта фирменные бланки, тогда как сделки, заключаемые между физическими лицами, могут сопровождаться и простой письменной формой. При наличии заранее оговоренного шаблона следует придерживаться стандартов, чтобы исключить возможные расхождения по учету. Алгоритм заполнения предусматривает внесение следующих реквизитов:

• Дата и место составления документа.
• При наличии договора — порядковый номер, год и месяц регистрации.
• Информация о субъектах, участвующих в хозяйственной операции.
• Номенклатурный перечень передаваемых объектов.

В случаях, когда передача осуществляется между предприятиями — указываются наименование и ИНН, тогда как для гражданских сделок достаточно ФИО и паспортных данных отправителя и получателя. Если имеется контракт — из него заимствуется преамбула. При заполнении списка используется номенклатурное обозначение, сведения о производителе, серийный номер, комплектация, общее количество, год выпуска, а также фактическое техническое состояние. Точность описания — важный аспект, поэтому допускается оформление реестра в качестве приложения, сопровождающего основной документ.

Сторона, выступающая получателем, в обязательном порядке указывает все имеющиеся замечания — документальная фиксация является подтверждением обоснованности теоретически возможных претензий. Подписи должны принадлежать уполномоченным лицам, при необходимости — с уточнением реквизитов доверенности. При привлечении к процедуре стороннего профильного специалиста, оценивающего качественные характеристики ТМЦ, он также расписывается в акте сдачи-приемки в эксплуатацию или на замену, передачи на установку (монтаж) или демонтаж ранее смонтированного оборудования, испытания образцов, и т. д.

Документ составляется как минимум в двух экземплярах, либо исходя из количества участвующих сторон. Важно учитывать, что при проведении поэтапного приема бланки заполняются отдельно для каждой из стадий, предусматривающих оценку функционального состояния, уровня производительности, технической безопасности, а также иных параметров. Указание стоимости способствует корректному отражению движения активов в бухучете. При наличии погрешностей, а также недостачи, выступающих поводом для отказа в принятии, в содержание вносится подробное описание — с уточнением каждого выявленного обстоятельства.

Формы актов приема-передачи оборудования

Типовой шаблон № ОС-14 выбирают тогда, когда объектом операции выступают ТМЦ, передаваемые на склад предприятия с целью оприходования и последующей эксплуатации основных средств. Документ составляется комиссией и заполняется в двух экземплярах, после чего проходит утверждение у руководителя, либо его доверенного заместителя.

В ситуациях, когда возможность реализации регламента приемки отсутствует по объективным причинам, оформляется предварительная версия бланка, основывающаяся на результатах внешнего осмотра. Указание расхождений по качеству и количеству со сведениями, изначально заявленными отправителями, осуществляется в обычном порядке.

При предоставлении оборудования для последующего монтажа применяется еще одна стандартная форма — № ОС-15. В случае когда к работе привлекается подрядная организация — обязательным условием становится присутствие в комиссии доверенного лица подрядчика, исключающее необходимость составления дублирующей документации. Сотрудник привлеченной организации оставляет роспись в документе и получает отдельную копию.

Различного рода неисправности и дефекты, наличие которых было установлено уже в процессе проведения монтажных, испытательных и пусконаладочных работ, либо в результате прохождения контрольной ревизии, являются основанием для заполнения формы № ОС-16. Этот же бланк, наряду с шаблоном № ОС-1, применяется для зачисления оборудования, смонтированного и пригодного к последующей эксплуатации, в состав основных средств предприятия.

Правила составления акта

Возможность использования свободного формата при заполнении документации рассматриваемой категории заметно упрощает ведение оборота и учета. Главное — чтобы прослеживалось соответствие общепринятым стандартам, включая точное указание реквизитов контрагентов, совпадающее с информацией, приведенной в договоре или контракте. В противном случае возможны ситуации, когда некорректное написание заметно затрудняет подтверждение факта ранее состоявшейся отгрузки.

Наличие списка оборудования — еще один аспект, требующий повышенного внимания. Чем подробнее составлен список, тем проще проводить сверку технических и эксплуатационных характеристик. Рекомендуется прописывать внешний вид ТМЦ, текущее состояние, комплектность, функциональные параметры, а также имеющиеся особенности, отличающие основные средства от серийных моделей. Указание сведений о производителе, даты выпуска, идентифицирующих номерных обозначений — не менее значимый фактор, особенно когда речь идет об актах передачи документации на технические образцы, о приемке из ремонта или о поломке оборудования, вызванной действиями третьих лиц. В ходе предварительного осмотра фиксируются все возможные неисправности и расхождения, в том числе выявленные в результате проверки, проведенной сторонним профильным специалистом, подпись которого также должна присутствовать на всех экземплярах.

Нормативная база

Один из вариантов, которым могут воспользоваться организации для ведения первичного учета ОС — стандартные унифицированные формы, представленные в рамках постановления Госкомстата №7 от 2003 года. При том что подобные шаблоны по умолчанию применяются в большинстве современных учетных программ, их применение можно считать наиболее практичным и удобным способом оформления. Так или иначе, все образцы актов приемки-передачи оборудования — включая демонтированные или предназначенные для последующего монтажа основные средства — должны быть закреплены в рамках Учетной политики в целях бухучета.

Варианты предоставления

Исходя из сложности объектов, фигурирующих в границах хозяйственной операции, процедура заполнения экземпляров сопроводительной документации может осуществляться как одномоментно, так и последовательно, в несколько этапов. Некоторые виды технических аппаратов требуют проведения дополнительных тестов и проверок, на каждую из которых должен быть подготовлен отдельный акт. Соблюдение регламента оформления позволяет использовать документы в качестве основания для снятия или постановки основных средств на учет.

Инструкция по заполнению

На практике алгоритм составления не представляет особой сложности и требует скорее внимательности, нежели наличия специальных знаний. Последовательность действий на начальном этапе предусматривает:

• Указание наименования документа, даты и места его формирования (месяц — прописью).
• Внесение информации об организации, выступающей в статусе отправителя, с уточнением уполномоченного должностного лица (в соответствии с общепринятой практикой, обычно используются данные генерального директора или управляющего), а также документального основания возникновения его полномочий (устава, доверенности, положения, и т. п.).
• Заполнение аналогичного раздела сведениями о компании, являющейся получателем оснащения.

По завершении вводной части переходят к составлению основного тела документа.

Содержание акта приема-передачи

Здесь приводятся ключевые пункты, непосредственно связанные с целью оформления передаточной документации. Фиксируется сам факт передачи, а также обоснование его реализации, которым обычно выступает договор между контрагентами. Обязательно приводится раздел с указанием характеристик передаваемого оборудования, причем отмечается не только наличие дефектов или неисправностей, но и отличное состояние, соответствующее исходным стандартам эксплуатации.

Для фиксации выявленных в ходе осмотра расхождений рекомендуется составление отдельного акта, оформляемого в виде приложения. Отсутствие претензий — как по качеству, так и по количеству — удостоверяется соответствующей записью.

В следующий пункт включается стоимость передаваемых основных средств, указываемая в цифровом и прописном виде, а также сведения о налоге на добавленную стоимость. Кроме того, в предпоследнем разделе приводятся данные об ответственности сторон, и о количестве составленных экземпляров.

Правила подписания

На документе должны присутствовать подписи всех полномочных представителей, будь то руководители организаций, либо наемные сотрудники, имеющие соответствующую доверенность. Привлеченные сторонние специалисты по оценке качества также подтверждают соответствие характеристик письменно. При желании можно дополнительно использовать печать предприятия, однако начиная с 2016 года эта опция перестала быть обязательной для юридических лиц.

Пример оформления

Для наглядности стоит привести конкретный вариант составления сопроводительной документации, сформированной в произвольном виде:

Акт приема-передачи оборудования
г. Москва	«10» января 2022 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Полюс», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Ковалева Максима Игоревича, совершающего действия согласно Уставу, и ремонтное предприятие «Буревестник», именуемое далее «Подрядчик», выступающее от лица руководителя Игнатова Евгения Петровича, совершающего действия согласно Уставу, совместно называемые «Стороны», составили настоящий Акт о том, что на основании Договора № 31 от «8» января 2022 г. ООО «Полюс» передало, а МК «Буревестник» приняло техническое оборудование, перечень, количество и комплектация которого представлены в Приложении №1 к указанному договору. Совместное обследование, проведенное во время приемки, подтвердило соответствие требованиям эксплуатационного состояния, а также характеристикам, заявленным в рамках Договора № 31 от «8» января 2022 г. Подрядчик не имеет претензий в адрес Заказчика относительно передачи. В соответствии с п. 2.2 Договора № 31 от «8» января 2022 г., Подрядчик обязуется реализовать согласованный перечень монтажных работ в течение двух недель, и передать оборудование в состоянии, готовом к эксплуатации, не позднее 24 января 2022 года. Настоящий Акт оформлен в двух экземплярах, по одному для каждой Стороны, имеющих равнозначный правовой статус.

Где скачать шаблон

Стандартная форма, соответствующая рекомендациям Госкомстата, по умолчанию присутствует в базе большинства учетных программ, используемых организациями сегодня. Впрочем, существующие требования в отношении сопроводительной документации рассматриваемого типа не отличаются строгой регламентацией, так что при желании можно разработать собственный вариант, либо скачать наш вариант.

Скачать пример документа сдачи-приемки оснащения в эксплуатацию

Скачать бланк ОС-14 в формате Ms Excel

Скачать документ о приемке-передаче оснащения в аренду

Заключение

Наличие образца акта приема-передачи оборудования — обязательное условие для организаций, чья деятельность предусматривает совершение подобного рода хозяйственных операций. Грамотное ведение документооборота помогает сократить временные издержки и упростить постановку на баланс основных средств. Экономии времени также способствует и внедрение мобильных решений, предлагаемых компанией «Клеверенс», благодаря которым Вы можете существенно повысить эффективность приемки товара на складах и в торговых точках.

Количество показов: 28348

Ответ: В соответствии с ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» (далее — Федеральный закон от 30.12.2004 № 214-ФЗ) передача объекта долевого строительства застройщиком и принятие его участником долевого строительства осуществляются по подписываемым сторонами передаточному акту или иному документу о передаче объекта долевого строительства.

В передаточном акте или ином документе о передаче объекта долевого строительства указываются дата передачи, основные характеристики жилого помещения или нежилого помещения, являющихся объектом долевого строительства, а также иная информация по усмотрению сторон. К передаточному акту или иному документу о передаче объекта долевого строительства прилагается инструкция по эксплуатации объекта долевого строительства, которая является неотъемлемой частью передаточного акта или иного документа о передаче объекта долевого строительства.

При этом, 30.07.2017 вступил в силу Федеральный закон от 29.07.2017 № 218-ФЗ «О публично-правовой компании по защите прав граждан — участников долевого строительства при несостоятельности (банкротстве) застройщиков и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Федеральный закон от 29.07.2017 № 218-ФЗ), в соответствии с которым в статью 8 Федерального закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ внесены изменения.

Установленная ранее в части 1 статьи 8 Федерального закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ норма о том, что к передаточному акту должна прилагаться инструкция по эксплуатации объекта долевого строительства, являющаяся при этом неотъемлемой частью такого акта, утратила силу.

Таким образом, в случае, если акт приема-передачи оформлен после вступления в силу Федерального закона от 29.07.2017 № 218-ФЗ, для осуществления государственной регистрации права на объект долевого строительства инструкцию по эксплуатации объекта долевого строительства представлять не нужно.

20 Сентября, 2017 г.