Анализ инструкции по делопроизводству дипломная работа

Страницы:   1   2   3   4   5

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1.Основные понятия делопроизводства

1.2.Нормативно-методическая и законодательная база делопроизводства

1.3. Ведение делопроизводства в государственных учреждениях

ГЛАВА II. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО МАГАДАСНКОЙ ОБЛАСТИ

2.1.Характеристика и организационная структура УФК по Магаданской области

2.2. Создание документов в УФК по Магаданской области

2.3.Организация документооборота в УФК по Магаданской области

2.3.1. Входящая корреспонденция

2.3.2. Исходящая корреспонденция

2.3.3. Внутренняя корреспонденция

2.3.4.Особенности работы с электронными документами в УФК по Магаданской области

ГЛАВА III. ВЕДЕНИЕ И АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1. Анализ работы делопроизводства посредством ППО АСД «LanDocs» в УФК по Магаданской области

3.2. Совершенствование делопроизводства в УФК по Магаданской области в системе ППО АСД «LanDocs»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

С появлением письменности, как одним из способов изложения информации, появилась необходимость в создании разных документов, например, договоров соглашений. С развитием письменности способом общения и передачи помимо государственного значения стали документы

Совершенствование управленческой работы обуславливается насущными потребностями формирования общей государственной системы делопроизводства, поскольку существенной формой работы аппарата управления является организационной деятельности документирования.

Необходимо отметить, что эффективное управление делопроизводства трудно построить, если оно не налажено в организации. Налаженная организация делопроизводства и документооборота, обуславливает не только эффективность и оперативность управленческих решений, а также общие показатели результативности учреждения.

Поэтому важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную ситуацию. Проблема организации делопроизводства актуальна на современном этапе.

Многочисленные ошибки при неверном оформлении документов — это то, с чем мы сталкиваемся каждый день. Для правильной организации делопроизводства в учреждении существует достаточное количество нормативно правовых и законодательных актов.

Делопроизводство составляет полный оборот и движения документов с этапа их получения и до окончания исполнения, отправки является базой развития организации.

Деятельность государственного учреждения напрямую связана с документационной работой. Информация посредством документа передается во времени и пространстве.

В связи с вышеизложенным актуальность настоящей работы определяется следующим образом. Носитель информации в качестве непременного элемента выступает организация деятельности учреждения. Не имея представления о структуре, виде, назначении, классификации документа невозможно грамотное его составление. Организованный документооборот распределение функций между исполнителями облегчает работу учреждения.

Входящие и исходящие документы являются неотъемлемой частью документооборота учреждения, а именно они связывают учреждение с органами власти и сторонними организациями. От правильного их движения документов зависит их своевременное исполнение.

В государственных учреждениях документообороту уделяется особое внимание, потому что, учреждению важна грамотная постановка работы документооборота, чтобы иметь престижную репутацию, учреждению недопустимо совершение ошибок в оформлении документов, поскольку современное общество развивается и совершенствуется в правильном оформлении документов.

Объект исследования: организация делопроизводства в государственных учреждениях.

Предмет исследования: организация делопроизводства в Управлении Федерального казначейства Магаданской области.

Цель исследования: рассмотреть процесс организацию работы делопроизводства в государственных учреждениях и Управлении Федерального казначейства по Магаданской области.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.раскрыть основные понятия и термины, применяемые в делопроизводстве;

2.проанализировать нормативно-правовую базу, регламентирующую делопроизводственные процессы;

3.исследовать делопроизводство и документооборот в государственных учреждениях;

4.изучить отечественные системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота;

4.провести анализ автоматизированного делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Магаданской области.

Методы исследования: как анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа); научно-поисковый метод; обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения); моделирование на основе полученных данных авторского видения в раскрытии поставленной проблематики (метод моделирования); моделирование на основе полученных данных авторского видения в раскрытии поставленной проблематики (метод моделирования.

Степень научной разработанности данной проблемы. Вопросы организации делопроизводства рассматривали такие авторы как: Быкова Т. А., Варламова Л. Н., Ларин М. В., Храмцовская Н. А., Янковая В. Ф., Кузнецов С. Л., и многие другие. Материалы авторов по вопросам организации делопроизводства можно найти в журналах таких как: «Секретарь-референт», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Справочник секретаря и офис-менеджера» и много других.

В своих работах авторы раскрывали систему организации делопроизводства, информировали по вопросам законодательного и нормативно — методического регулирования. Авторы приводили наглядные примеры отправки и регистрации документов, а также описывали подробные правила составления обработки и документов, согласно требованиям законодательства РФ.

Исследования ученых, проведенные по вопросам организации делопроизводства в государственных учреждениях, позволяют сделать вывод, многие организации не выполняют эффективную работу по созданию делопроизводства, что не противоречило бы нормативно правовым документам[21, с. 39].

Научная новизна связана с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Практическая значимость исследования связана с тем, что результаты исследования могут быть использованы при анализе делопроизводства и документооборота в государственных учреждениях, а также при организации и усовершенствовании деятельности служб делопроизводства.

Выпускная квалифицированная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Основные понятия делопроизводства

Термин делопроизводство был образован от сочетания слов «производство дела» возник во второй половине XVIII века. Этот термин «производства дела» означал решение судебных или административных вопросов и понимался как деятельность, которая связанна с принятием решений, то есть с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «Делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором «Делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [15, п. 3.1].

Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Его возникновение обусловлено изменением организационной базы делопроизводства в связи с внедрением в документационное обеспечение управления современных информационных технологий, а именно использования информации, поиска, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска.

Подготовка любого документа заключается в правильном оформлении его реквизитов, из которых оно составляется, а именно текст, адрес, подпись, виза утверждения и согласования документа.

Весь объём документов, обращающихся в учреждении – это своеобразная память учреждении, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу учреждения, принимать наилучшие решения.

Делопроизводство создание и организация официальных документов, обеспечивающая их работу в федеральных органах исполнительной власти [23, с. 6].

Стандартные требования к форме, структуре и составу реквизитов документа, то есть порядок документирования был установлен в советское время.

С учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией в России развивается современное делопроизводство.

В настоящее время позволяют автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов имеют возможность практически все компьютеры. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами

На настоящее время в основном мы сталкиваемся с оформлением и составлением документов на компьютере, но есть и такие документы, которые составляются рукописным способом, к таким документам, можно отнести заявления, объяснительные записки, жалобы.

Делопроизводство основывается на документировании и это является важнейшей частью делопроизводства является [29, с. 11].

Регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных нормативно правовыми актами РФ, является документированием.

Способ установление информации определяет и выбор средств документирования, ими могут являются как простые орудия, используемые для составления документа карандаш, ручка, так и механические диктофоны, фото, видеотехника и средства вычислительной техники. В зависимости от средств документирования различаются способы документирования, а именно текстовые, электронные, фото и видео документирование.

Информации, которая закреплена на различных носителях и оформлена на основании установленных требований и норм образуется документ, отличительными признаками которого является:

• обязательность смыслового семантического содержания;
• закрепленная на материальном носителе форма, обеспечивающая его сохранность, возможность многократного использования и передачи в пространстве;
• завершенность сообщения.

В разных науках в понятие документа вкладывается различный смысл.

Документирование может осуществляться на естественном языке рукопись, машинопись или на искусственных языках с использованием носителей, диски, лазерные диски, дискеты, карты памяти [30, с. 12].

Документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными актами.

Федеральный закон Российской федерации «Об информации информационных технологиях и о защите информации» от 27.07. 2006 года № 149 — ФЗ определяет, что информационные ресурсы документы и массивы документов считаются предметами взаимоотношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законодательством наравне с иными ресурсами. Вышеуказанный закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в том числе порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации [3, ст. 3].

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, что установлено указанным выше законом 5 статьей [3, ст.5].

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ [3, ст. 6].

Результатом документирования является Документ.

Важным документом является официальный документ, созданный государственным органом, органом регионального самоуправления, юридическим или физическим лицом, утверждённый в соответствии с установленным порядком и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти. Информация, указанная в документах информация фиксируется впервые, в отличие от других носителей информации – книг, газет, журналов, содержащих вторичную информацию [43, с.28].

Документы как способ общения и передачи информации появились вместе с письменностью.

Понятие документ латинского dokumentum способ доказательства, с самого возникновения наполнено правовым содержанием. Документ служит основанием для принятия управленческих решений, свидетельством и доказательством принятых решений и их исполнения, а также обеспечивает передачу и использование управленческой информации сохранение, накопления и уточнения архивных данных [37, с. 8].

Систему документации составляет совокупность различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению. Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а оформление – принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу.

Юридическая сила — это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления [15, п. 3.1].

В процессе документирования созданный документ должен выполнять предназначенные ему функции, а функции документа обеспечивает составная часть делопроизводства, а движение документов в организации с момента их получения или создания и до их полного завершения исполнения, отправления и хранения использования документов в текущей деятельности организации.

Обеспечение перемещения документов в аппарате их использования в справочных целях и хранения является организацией работы с документами

Перемещение документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения, которое предполагает проектирование документооборота учреждения, то есть организацию работы с документами [30, с. 12].

Перемещение документов с этапа их формирования или получения до полного окончания выполнения, помещения в дело согласно номенклатурному номеру подразделения или отправки называется документооборотом. Информационная система, обеспечивает сбор, то есть включение документов в систему, обработку, управление и доступ к документам, это и составляет систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота является автоматизированной информационной системой, обеспечивающей создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов [15, п. 3.2.2].

Электронный документооборот — документооборот с использованием информационной конвенции. В технологию деятельности работы с документами входит прием и обрабатывание документов; заблаговременный анализ и разделение документов; регистрация и надзор исполнения документов, и их отправление, а кроме того формирование дел и хранение документов. Основными носителями различной социально значимой информации в обществе являются документы.

Носителями первичной информации являются документы, поскольку в них информация появляется впервые, в то время как книги, газеты, журналы содержат вторичную информацию.

Можно сделать вывод, что делопроизводство в учреждении охватывает все вопросы документооборота и организацию работы с документами, которая включает в себя оформление и составление документов, ведение переписки, в общем, весь комплекс работ с документами. Также хочется отметить, что каждому гражданину тоже необходимо владеть знаниями по правильному созданию и подготовки документов, ими могут быть заявления и многие другие документы, для подачи в любую организацию или учреждение.

1.2. Нормативно-методическая и законодательная база делопроизводства

Комплекс законов, нормативно-законных актов делопроизводства координационных и методических документов, регулирующих создание, обработку и хранения документов в текущей деятельности организации является нормативно-методической базой.

Структура нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 1

Нормативно — методическая база делопроизводства состоит из:

• законодательных актов РФ в сфере информатизации и документации;
• указов и распоряжений Президента РФ, а также постановлений Правительства РФ, регламентирующих вопросы делопроизводства на федеральном уровне;
• правовых актов федеральных органов исполнительной власти;
• правовых актов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства;
• правовых актов нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• государственную систему документационного обеспечения управления.
• требования к документам и службам документационного обеспечения ГСДОУ;
• нормативных документов по организации управленческой охране труда;
• нормативных документов по организации хранения архивных документов.

Вся область документационного обеспечения управления которая имеет распределение не только на организацию работы с документами, но и на сферу делопроизводства охватывает государственное регулирование.

Федеральная архивная служба России, которая ранее контролировала регулирование государственного делопроизводства и организацию документов в федеральных органах государственной власти законодательства РФ, но в настоящее время вышеуказанные функции исполняет Федеральное архивное агентство РФ [36, с. 20].

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации на сегодняшний день осуществляет [10, ст. 3] работу по унификации и стандартизации документов, разработке, ведение и внедрение общероссийских классификаторов.

На основании законодательных и нормативных актов, принимаемых на государственном уровне в учреждении, разрабатывают нормативные и методические документы по работе с документами.

Законодательные акты, регулирующие процесс делопроизводства в РФ:

• Конституция РФ;
• Гражданский кодекс РФ;
• Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 1-ФКЗ «О Государственном флаге РФ;
• Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2018);
• Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных РФ»;
• Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы РФ»;
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи РФ»;
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• Федеральный закон от 09.02.2009 № 8 — ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления РФ».

Нормативные и методические документы:

• «ГОСТ Р. 7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р. 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• ГОСТ Р. 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к оформлению и содержанию стандартов;
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
• Основные правила работы ведомственных архивов;
• Инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти;
• Основные обязанности работы в организации архивов;
• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;
• Типовые документов, которые образуются в деятельности, министерств, ведомств, организаций и других учреждений, с указанием сроков хранения;

Организация, которая осуществляет свою деятельность на территории РФ, где делопроизводство ведется разных языках, в этом случае необходим в применении Закон РФ «О языках народов РФ», так как многие организации, имеющие международные связи, часто не применяют в работе требования законодательства и не владеют знаниями, которыми необходимо владеть при использовании языка документирования.

Правила работы документов ограниченного доступа регулируют следующие нормативные акты:

• Закон РФ от 21.07.1993 года № 5485 «О государственной тайне РФ»;
• Указ Президента РФ от 30.11.1995 года № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне РФ»;
• Указ Президента РФ от 6.03.1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера РФ»;
• Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 года № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну РФ»;
• Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 года № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности РФ».
• Закон РФ «О стандартизации» от 10.07.1993 года № 5145-1, устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, которые направлены на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации, также регулирует отношения в сфере стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке (ведении), утверждении, изменении (актуализации), отмене, опубликовании и применении документов по стандартизации в учреждениях [10, ст.4].

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» оповещает, что массивы документов считаются предметом взаимоотношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом также устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Вышеуказанный закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации, также закон регулирует защиту информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. В Законе содержится установление, затрагивающие информации и ее документирования [3, ст. 4].

Одним из наиболее главных законов который регулирует работу в области делопроизводства является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования [7, ст. 13].

В законе дано не только определение понятия «Электронный документ это тот документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в представленном электронном документе» [7, ст. 2].

В РФ с 1994 года действует Положение «Об Архивном фонде РФ», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 года № 552 и является важным документом, поскольку, именно он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив за этим государственное регулирование вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут относится к Архивному фонду РФ [8, ст. 3].

Классифицирующим нормативно-методическим документом делопроизводства является «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который начал свое действие с 01.03.2014 года. Обновления вышеуказанного стандарта являются важной нормативной методической базой делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательными актами и современным уровнем развития делопроизводства. Термины, установленные настоящим стандартом, должны примется и быть использованы во всех видах документации [15, п. 1].

ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — может быть рекомендован в качестве настольной книги как делопроизводителя, так и секретаря, поскольку является основным документом в делопроизводстве. Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы РФ разработан вышеуказанный документ, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России № 65 от 03.03. 2003 года [14, п. 3] .

Вышеуказанный стандарт применяется в работе с организационно-распорядительными документами, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, например, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК. 011-9 [14, п. 3.19].

На сегодняшний период, вышеприведенный образец определяет: состав реквизитов; условия к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, в том числе бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Качественно и четко презентованы схемы расположения реквизитов документов, примерные образцы бланков документов [14, п. 3.22]. Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти помогает решению технологических задач документирования. Установленный Указанный нормативно-методический документ устанавливает принципы оформления организационно-распорядительных документов, которые закрепляют постановления управленческих и организационных проблем.

Типовая инструкция, предъявляя условия к унификации элементов оформления документации, в существенном уровне облегчает создание стандартных, унифицированных и общих действий как традиционного, так образом автоматизированного документирования, сохранения и передачи документированной данных.

К нормативно-методическим документам, несколько утверждений которых может использоваться и в нынешний период времени, причисляется Единая государственная система делопроизводства и Государственная концепция документационного обеспечения управления. Общая концепция делопроизводства на сегодняшний день представляет базу делопроизводства. В данной концепции установлены единые условия организации деятельности делопроизводства в органах государственного управления, организациях, общественных организациях. Описанные условия причисляются абсолютно ко всем документам вне зависимости от того, как они сформированы на бумажном носителе либо присутствие поддержке компьютерной техники.

Главным нормативно правовым документом для работников службы делопроизводства и применяемым в работе с документами является Перечень типовых управленческих документов, создающихся в организации, с указанием сроков хранения. Вышеуказанный перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании одинаковых управленческих функций, выполняемых организациями и учреждениями, вне зависимости с их функций, степени и масштаба работы, форм собственности.

Кроме того, предназначается целям организации, сохранности и пополнения Архивного фонда РФ, рассчитанный для определения определенных сроков сохранности документов, отбора их на хранение или устранение документов, необходим также в использовании подготовки номенклатур дел и их формировании, при разработке разных схем классификации документов систем в делопроизводстве. Можно сделать вывод, что главным нормативно правовым документом в делопроизводстве, который применяется в учреждениях, является инструкция по делопроизводству в организации, в которой прописаны все действия по созданию, составлению, подготовки, то есть движение документов от начала до конца.

Страницы:   1   2   3   4   5

Анализ инструкции по делопроизводству конкретного учреждения

Анализ инструкции по делопроизводству
конкретного учреждения

ВВЕДЕНИЕ

делопроизводство инструкция налоговый

В процессе исследования темы курсовой работы «Анализ Инструкции по
делопроизводству на примере конкретного учреждения» автор выбрал объектом
исследования Налоговую инспекцию №16 по г. Щелково». В основе научного
исследования лежит теоретическое обоснование важности и необходимости
использования в организациях Инструкции по делопроизводству.

Объектом исследования является ИФНС №16 по г.Щелково Московской области.
Предметом исследования — Инструкция по делопроизводству данного учреждения.

Актуальность темы исследования обусловлена тем обстоятельством, что
вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства
остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время. Организация работы с
документами является важной составной частью процессов управления и принятия
управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество
управления.

Цель работы — проанализировать Инструкцию по делопроизводству в
организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.      Провести теоретическое описание процессов делопроизводства.

.        Провести анализ деятельности Налоговой инспекции №16.

.        Проанализировать технологию работы с документами в Налоговой
инспекции.

.        Изучить практику составления Инструкции по делопроизводству в
Инспекции.

.        Выявить недостатки в организации делопроизводства Инспекции.

.        Разработать и внедрить усовершенствованный вариант Инструкции по
делопроизводству в деятельность Инспекции.

Степень изученности проблемы исследования. На сегодняшний день
наблюдается большое количество работ по различным аспектам выбранной темы.
Документооборот Инспекции ФНС №16 по г. Щелково до нынешнего момента не
анализировался.

Особое внимание при написании работы уделялось рассмотрению и изучению
учебных пособий: Н.П. Крюкова «Документирование управленческой деятельности»,
С.Ю. Кабашов и И.Г. Асфандиярова «Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях», а также нормативно-методическая базы делопроизводства.

Теоретическая значимость работы заключается в том, что собранная,
обобщенная и систематизированная в ходе исследования информация позволяет
получить целостное представление как о типовой Инструкции по делопроизводству,
так и о конкретной — Инструкции ИФНС №16 г.Щелково.

По структуре работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы и приложений.

В первой главе делопроизводство рассматривается как с теоретической, так
и с практической точки зрения, выделяются основные факторы в работе
делопроизводителя, сущность и начальный этап курсовой работы — анализ
инструкции конкретного учреждения.

Вторая глава является основной частью работы, в ней будет подробно рассмотрена
инструкция Налоговой инспекции ИФНС №16 г. Щелково, ее
организационно-экономическая характеристика.

В третьей главе будет сделана попытка усовершенствовать изученную
инструкцию, так же к ней будут разработаны дополнения. На основе данной
инструкции будут рассмотрены проблемы делопроизводства в ИФНС №16 г. Щелково.

ГЛАВА 1.
Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству

делопроизводство инструкция налоговый

         1.1 Сущность понятия
«делопроизводство»

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — это отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.

Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) вошел в научный
оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов
к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с
документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных
технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он
является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его
употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на
«документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как
синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые
различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает
информационно-технологическую составляющую в современной организации
делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных
технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно
используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы
с документами.

Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) —
достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся
свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном
обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее
значимыми являются:

—       изменение законодательства в сфере информации и документации;

—       изменение технологии создания, обработки, хранения и
использования документов (применение в процессах управления документами
компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и
применение систем электронного документооборота и электронных документов);

—       изменения в организации управленческих процессов, которые
могут быть вызваны различными причинами — как изменением
организационно-правовой формы организации, или ее подведомственности, так и
внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или
иными причинами.

В целях регламентации правил работы с документами, установления единых
требований к документам в организациях разрабатываются инструкции по
делопроизводству. В нормативной базе документационного обеспечения управления в
настоящее время имеется только один нормативный документ, обязывающий
федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству.
Это постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30,
которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов
исполнительной власти.

В статье 11 Типового регламента устанавливается, что делопроизводство в
федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой
инструкцией по делопроизводству, утверждаемой Министерством культуры Российской
Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по
делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством. И хотя это
положение касается только федеральных органов исполнительной власти и остальные
организации вправе регулировать вопросы организации делопроизводства так, как
считают необходимым, в нашей стране давно сложилась устойчивая практика
разработки и применения инструкций по делопроизводству.

Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы
с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации
при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке
названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации,
применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству
составлять, например, Инструкцию по кадровому делопроизводству.

         1.2
Особенности организации делопроизводства

Функция управления документами в организации выполняется службой
документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства. Служба
ДОУ — это структурное подразделение организации, на которое возложены функции
по ведению делопроизводства. В любой организации в каждом структурном
подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник,
ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная
штатная единица — секретарь подразделения, делопроизводитель — или работник,
совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными
обязанностями по основной должности. В последнем случае поручить работнику
подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только
на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.

Чаще всего подразделение имеет какое-то конкретное название: отдел
делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с
большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент
или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения
или управления документами.

При определении места канцелярии в структуре организации
следует исходить из того, что канцелярия управляет документацией и
документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть
самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если
объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю
организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого
находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще
и потому, что канцелярия непосредственно работает с руководством, решает
вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение
документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям
руководства, выполняет другие поручения руководства.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная,
децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все
операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином
для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная
форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между
структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется
относительно однородный набор делопроизводственных операций. При смешанной
форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль,
размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное
обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Система делопроизводства охватывает всю последовательность перемещений
документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их
приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально
организованная система делопроизводства обеспечивает оперативное прохождение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Важнейшая составляющая делопроизводства — организация документооборота в
организации. Документооборот — это движение документов в учреждении с момента
их поступления или создания до завершения исполнения или отправки

Основные этапы грамотно построенной системы делопроизводства:

.        Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно
этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа
доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по
факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции
подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении — службе
делопроизводства.

.        Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через
которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью.

.        Организация предварительного рассмотрения поступивших документов
(до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила
позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из
них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть
рассмотрены руководителем.

.        Однократность регистрации документов, поступивших в организацию
и отправляемых из организации.

.        Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно
определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования,
сокращение времени на согласование документа.

. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов
техническим персоналом.

. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на
документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного
наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для
каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в
документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие),
отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них
существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают:

—       поступающие из вышестоящих организаций.

—       Как правило, они поступают на рассмотрение (и резолюцию) руководителю
организации;

—       поступающие из подведомственных организаций (филиалов,
представительств);

—       поступающие из организаций, связанных договорными
обязательствами;

—       обращения граждан и др.

Аналогично выделяются документопотоки в массиве исходящих и внутренних
документов. Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы
ограниченного доступа (с грифом “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” и др.),
работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем службы безопасности
организации.

. Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

В данной главе углубленно рассмотрены исторические и теоретические
сведения о сущности понятия «делопроизводство», особенности делопроизводства в
наши дни, выделены такие аспекты как — централизованная, децентрализованная и
смешанная форма организации делопроизводства. Приведен пример этапов грамотно
построенной системы делопроизводства, на основании которого все документы
должны обрабатываться в одном подразделении — службе делопроизводства.

        
ГЛАВА 2. Анализ инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16 г.
Щелково

         2.1
Организационно-экономическая характеристика ИФНС №16

Федеральная налоговая служба (ФНС России) является федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за
соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления,
полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов,
в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за
правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в
соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и
оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и
за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации в пределах
компетенции налоговых органов.

Межрайонная инспекция ФНС № 16 по Московской области обслуживает
Щелковский район, а также городские округа Фрязино и Лосино-Петровский.

Управление Федеральной налоговой службы по г. Щелково создано и
функционирует на основании Приказа ФНС России от 19 ноября 2004 года №
САЭ-3-15/99 «О структуре Управления ФНС России» и Положения об Управлении
Федеральной налоговой службы по РФ, утвержденного руководителем ФНС России
А.Э.Сердюковым 23.12.2004 г.

Категории: «Государственное управление общего характера»,
«Управление финансовой и фискальной деятельностью».

Организационно-правовая форма: Бюджетные учреждения.

Тип собственности: Федеральная собственность.

Руководитель: И.О. начальника Смердова Валентина Юзефовна.

Юридический и фактический адрес: 141100, г. Щелково, ул. Советская, 4.

Нормативные акты, регламентирующие деятельность Инспекции ФНС №16:
Конституция Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Кодекс
Российской Федерации об административных правонарушениях, принят
Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации 30.12.2001
№195-ФЗ, Федеральный закон №128-ФЗ от 08.08.2001 «О лицензировании отдельных
видов деятельности», Федеральный закон № 943-1 от 21.03.1991 «О налоговых
органах Российской Федерации».а также постановлениями Правительства РФ,
внутренними приказами.

Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции) определяют
общие принципы работы организации, устанавливают режим труда и отдыха
работников, должностные функции работников, систему оплаты труда и оценки
персонала, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Основным документом Межрайонной инспекции ФНС № 16 является
его Положение. Положение содержит: общие положения; официальное наименование
учреждения; указание на местонахождение учреждения; указание на учредителя;
указание на законодательные и нормативно — правовые акты, в соответствии с
которыми действует учреждение; основные задачи и функции; виды деятельности;
имущество и финансы учреждения; права и обязанности; управление учреждением;
реорганизация и ликвидация учреждения; основные правила работы с документами.

Штатная численность Инспекции ФНС по г.Щелково — 110
человек (таблица 1).

Таблица 1. Структура и численность работников Инспекции ФНС
№16

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений,
должностные обязанности работников Инспекции и квалификационные требования к
ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет
равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Все
сотрудники осуществляют свою деятельность в соответствии с разработанными
индивидуальными должностными функциональными инструкциями (ИДФИ).

         Штатное расписание — как правовой акт, устанавливает штатную численность
организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Штатное расписание Инспекции утверждено в год его
создания приказом руководителя.

        
2.2 Организация делопроизводства и практика составления инструкции по
делопроизводству в ИФНС №16

В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму организации
делопроизводства. Первый заместитель руководителя построил систему
делопроизводства таким образом, что все основные главные функции по организации
документооборота выполняет отдел общего обеспечения. Отдел подчиняется
непосредственно первому заместителю руководителя по общим вопросам. В отделе
работают семь человек: начальник отдела, 3 секретаря (в приемной руководителя и
в приемной заместителей), 2 ведущих специалиста отдела общего обеспечения, 1
специалист АХО. Соответственно, ответственность за организацию и правильную
постановку делопроизводства возлагается на ведущих специалистов и начальника
отдела, что, в свою очередь, закреплено их должностной инструкцией. Секретари
выполняют поручения только своих непосредственных руководителей, и отношения к
делопроизводству не имеют.

Рассмотрим подробно организацию процесса работы с документами в
Инспекции.

.        Прием, обработка и распределение поступающих документов.

Документы, поступающие в Инспекцию на бумажных носителях, проходят
первичную обработку: предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и представление исполнителям. Прием и первичная обработка
документов осуществляется работниками отдела общего обеспечения. Регистрация
входящих документов производится одним из ведущих специалистов отдела в системе
электронного документооборота Lotus Notes, на документе в правом нижнем углу
проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих
документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих
документов в системе Lotus Notes и сканирования документа в карточку. В
Инспекции предусмотрена раздельная система регистрации документов: Входящие
документы на бумажных носителях и по электронной почте; Факсограммы; Обращения,
предложения, жалобы граждан; Запросы на проверку. Регистрация входящих
документов и факсограмм в карточке документа в системе Lotus Notes производится
по следующей форме:

Рис.1. Карточка регистрации входящего документа в системе Lotus Notes

В карточке указывается порядковый номер документа и дата получения,
адресат, адресант, исходящий номер и дата организации, направившей документ,
количество листов и приложений к документу, краткое содержание, ссылки на
предыдущие документы, в приложении прикрепляется сканированный вариант
пришедшего документа.

Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-вх. При регистрации обращений граждан прибавляется приставка ОГ:
02/344-ОГ. Запросы на проверку регистрируются в отдельной вкладке, к ним
прибавляется приставка ЗП: 01/456-ЗП.

После регистрации документ вкладывается в папку на рассмотрение
руководителю. После наложения резолюции документ копируется ведущим
специалистом в количестве, соответствующем количеству исполнителей (в основном
это заместители руководителя, передающие дела со своей визой в работу).
Бумажный вариант резолюции перепечатывается в систему Lotus Notes.

Сам документ с резолюцией и со штампом Инспекции и входящим номером
подшивается в папку «Входящие документы».

.        Регистрация и отправление исходящих документов.

Перед регистрацией проверяется правильность адресации, наличие подписей,
приложений, фамилия, инициалы и номера служебного телефона исполнителя. При
регистрации исходящей корреспонденции специалистом на исходящем документе
ставится индивидуальный порядковый номер (регистрационный номер документа), при
ответе на поступивший в Инспекцию документ, ставится ссылка. Регистрация
исходящих и внутренних документов в системе Lotus Notes производится по той же
схеме, что и входящая документация.

Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-исх. При регистрации ответов на обращения граждан прибавляется приставка
ОГ: 02/344-исх/ОГ.

Рис.3.
Диаграмма наиболее распространенных исходящих документов

Как
видно из диаграммы, основной объем исходящих писем составляют ответы на
заявления граждан и письма по профильной деятельности Инспекции.

3.      Порядок прохождения внутренних документов.

Внутренняя документация проходит следующие этапы: подготовка проекта
документа, перепечатка, регистрация, согласование, визирование, подписание,
исполнение.

Приказы по общей деятельности регистрируются ведущим специалистом отдела
общего обеспечения, размножаются и рассылаются исполнителям, которые в свою
очередь на оригинале документа ставят подпись о получении. Оригинал документа
подшивается в папку «Приказы».

Регистрационный номер документа (приказа, распоряжения) заносится в
журнал регистрации приказов. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов (приказов) в обязательном порядке копии приказа рассылаются в
структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы
или доводятся до сведения всех сотрудников Инспекции.

Приказы по личному составу регистрируются сотрудниками отдела кадровой
политики по следующему принципу:

1.      Приказы о приеме и увольнении регистрируются под литерой «Л».

2.      Приказы по отпускам и переводам — под литерой «К».

.        Приказы об учебах и командировках — под литерой «У».

Журнал регистрации распоряжений идентичен журналу регистрации
распоряжений.

Приказы и распоряжения хранятся в отдельной папке в отделе общего
обеспечения под ответственностью начальника отдела.

Докладные записки на имя руководителя и аналогичные внутренние документы
после рассмотрения должностным лицом передаются в структурное подразделение или
помещаются дело.

.        Организация хранения документов.

Хранение документов в Инспекции осуществляется следующим образом: папки,
в которые подшиваются приказы по личному составу, хранятся в специальном шкафу
в отделе кадровой политики, поскольку данные документы очень часто
используются. Все приказы подшиты в дело, каждый листок пронумерован, в конце
дела помещается итоговая внутренняя опись о количестве подшитых листов,
проставлена подпись директора и печать учреждения. Однако отсутствует
внутренняя опись в начале дела, неправильно оформлена обложка, нет сводной
описи. Остальные документы без заведения дел и составления описей складываются
в коробки и спускаются в специальное помещение для хранения документации.
Документы, составленные и полученные в ходе работы отдела общих технологий
систематизированы специалистами ООО «Архивист» по хронологии, по номинальному,
по предметно — вопросному признакам.

Выше нами были выявлены все процессы делопроизводства,
актуальные для Инспекции ФНС №16, теперь нужно определиться с объемом
документов относительно каждого из них.

В качестве отчетного периода мы возьмем один год. Далее,
подсчитаем объем документооборота не только за прошедший, но и за два
предыдущих года, чтобы определить динамику роста/спада количества документов.

Таблица 2. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.

Рис.4. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.

Как видно из графика, в Инспекции наблюдается значительное
повышение объема документооборота в условиях общей компьютеризации, возрастание
количества заявок от граждан, в следствие чего увеличению писем относительно
профессиональной деятельности.

Организационно-распорядительные документы (включая приказы по
кадрам) также идут практически вровень — предоставление отпусков, приказы о
поощрении, по личному составу, по основной деятельности.

Инструкция
по делопроизводству разрабатывается в целях совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.

Инструкция
устанавливает общие требования к функционированию служб документационного
обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в организации.

Организация,
ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на
основе единой технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в подразделениях организаций
выполняются отделом документационного обеспечения. Инструкция по
делопроизводству Инспекции ФНС №16 г. Щелково была разработана в 2005 году, она
небольшая, обновлялась в 2012 году, содержит следующие основные разделы:

общая
часть,

правила
составления и оформления документов,

порядок
работы с документами,

обеспечение
сохранности документов.

Инструкция
по делопроизводству утверждена приказом руководителя Инспекции.

В
главе 2 рассмотрено определение ИНФС №16, структура работы инспекции,
нормативные акты, регулирующие ее деятельность. Автор приводит пример таблицы
штатной численности в количестве ста десяти человек, так же в инспекции
присутствует централизованная форма документооборота.

Приведены
диаграммы изменения в течение времени работы организации по документации.

Указан
порядок составления документов до дальнейшего рассмотрения руководителем или
отправки в иные отделы, прием и обработку входящих документов, составление
исходящих, порядок прохождения внутренних документов и особенности работы в
системе Lotus Notes.

Особое
внимание уделено Инструкции по делопроизводству в ИНФС №16 и ее структуре.

        
ГЛАВА 3.
Совершенствование инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16
г. Щелково

.1 Проблемы
делопроизводства в ИФНС №16, разработка дополнений к инструкции по
делопроизводству

Одним из главных недостатков в организации делопроизводства ИФНС №16
является отсутствие новой Инструкции по делопроизводству.

Соответственно, необходимо внести коррективы в существующую Инструкцию по
делопроизводству ИФНС №16 для официального документального закрепления правил
оформления писем. Также в Инструкции отсутствует раздел, характеризующий
основные понятия, которые используются в тексте данного нормативного документа.

Инструкция не содержит раздела, где бы отражались основные правила учета,
хранения и уничтожения бланков организации, где были бы прописаны лица,
ответственные за этот процесс.

Рекомендуется также создать шаблоны документов в электронной форме, а
также внести изменения в Инструкцию по делопроизводству относительно оформления
деловых писем, которые необходимо направить всем сотрудникам ИФНС №16.

Итак, основным недостатком в работе отдела общего обеспечения автор
назвал отсутствие новой усовершенствованной Инструкции по делопроизводству.
были разработаны дополнения к Инструкции по делопроизводству Инспекции.
Следующие пункты мы предлагаем включить в соответствующие разделы.

Включить в Инструкцию необходимый раздел II.. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального
письменного документа;

2. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов
по признакам содержания и целевого назначения;

3. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

документ — официальный документ, созданный государственным органом,
органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный
в установленном порядке и включенный в документооборот Инспекции;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

документирование — фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

документооборот — движение документов с момента их создания или получения
до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к
одному вопросу или участку деятельности Инспекции;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника
документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел,
формируемых в Инспекции, с указанием сроков их хранения;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган
местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление
или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган
местного самоуправления;

. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и
запись в установленном порядке сведений о документе;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

система электронного документооборота — информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку,
управление документами и доступ к ним);

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

сканирование документа — получение электронного образа документа;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

служебный документ — официальный документ, используемый в текущей
деятельности Инспекции;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;

. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа
(унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора
их для включения в состав национального фонда;

. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов

электронный документ — документированная информация, представленная в
электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронный документооборот — документооборот с применением
информационной системы;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного
на бумажном носителе;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронная цифровая подпись — информация в электронной форме, которая
присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации)
или иным образом связана с такой информацией и которая используется для
определения лица, подписывающего информацию.

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

Соответственно, имеющийся раздел 2 будет разделом №3.

В подраздел 3.4. Общие требования к составлению и оформлению документов
раздела III ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ добавить:

.1.4. Документы печатаются согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

При подготовке документов используется шрифт Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов),
13, 14 (для остальных документов в зависимости от объема текста) через 1-1,5
интервала, с абзацным отступом 1.25 см., выравнивается по ширине листа,
начертание шрифта — обычный, при этом документ должен иметь поля:

левое — 20 мм, правое — 10 мм, нижнее — 20 мм, верхнее — 20 мм
(Приложение 1).

Также рекомендуется добавить пункт Учет бланков документов, поскольку это
нигде не оговорено.

. Организация работы по заказу на изготовление и учету бланков документов
Инспекции возлагается на отдел общего обеспечения, который составляет заявки на
изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы
(макеты); оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение изготовленных бланков документов.

. Гербовые бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4
(210 х 297 мм), а также должностные бланки для оформления резолюций и иных
поручений на бумаге формата А6 (105 х 148 мм).

. Изготовление гербовых бланков производится типографским способом либо
иным способом, в том числе с помощью компьютерной техники, в соответствии с
требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации…».

. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти лицензии на
соответствующий вид деятельности, по заказу Инспекции.

. Бланки документов Инспекции подлежат учету. Учет бланков ведется
раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков. Бланки выдаются
работникам структурных подразделений Инспекции под роспись в журнале учета
выдачи бланков (журнал учета бланков в Инспекции имеется).

. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в
надежно запираемых шкафах.

. Допускается использование только пронумерованных бланков. Номера на
бланках проставляются в отделе общего обеспечения с помощью специального
штампа.

. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их
использования несут работники отдела общего обеспечения Инспекции.

. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Инспекции
утверждаются руководителем Инспекции.

. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в
Инспекции устанавливается руководителем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом
производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество ДОУ определяет качество управления. Для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение документируется. В целях
регламентации правил работы с документами, установления единых требований к
документам в организациях разрабатываются инструкции по делопроизводству. В
нормативной базе документационного обеспечения управления в настоящее время
имеется только один нормативный документ, обязывающий федеральные органы исполнительной
власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. В рамках исследования мы
проанализировали деятельность ИФНС №16 по г.Щелково в рамках организации
делопроизводства. В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму
организации делопроизводства. В Инспекции прослеживается смешанное
делопроизводство с использованием как бумажных, так и электронных носителей.
Ежегодно в Инспекции наблюдается значительное повышение объема документооборота
за счет условий общей компьютеризации, возрастания количества заявок от
граждан, в следствие чего увеличения писем относительно профессиональной
деятельности.

Проанализировав деятельность отдела общего обеспечения, мы
выявили большой недостаток: в Инспекции используется устаревшая Инструкция по
делопроизводству.

Автором работы добавлены новые пункты для
включения в основные разделы Инструкции по делопроизводству Инспекции. Был
произведен углубленный анализ инструкции по делопроизводству и ее возможная
корректировка, цели и задачи курсовой работы были достигнуты.

        
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ

1.      Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

2.      Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. — М.: Росархив, ВНИИДАД, 2001.

.        ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». — М.: Изд-во стандартов,
2003. — 16 с.

СПЕЦИАЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА

С 2010 года

1. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособ./
В.И.Андреева.- 9-е издание, перераб. и доп., — М.: ЗАО «Бизнес-школа»
Интел-Синтез, 2010. — 192 с.

. Кирсанова Н.В. Современное делопроизводство: уч. пособ.- М:
ИНФРА — М; Новосибирск, 2010. — 288 с.

. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организации и технологии
документационного обеспечения управления).- М:ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез,
2010. — 341 с.

. Кушнаренко Н.Н. Документоведение:учеб.-К.
:Знание,КОО,2011.-460с.

. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: справ. пособ.
-М.: ИНФРА -М, 2011.-212 с.

. О системах СЭД. Краткий обзор // Делопроизводство и
документооборот на предприятии, 2011. — №5. — с.30-34.

. Организация работы с документами: учеб./ Под общ. ред.
проф. В.А. Кудряева. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА — М, 2012. — 592
с.

. Современные технологии делопроизводства и
документооборота// Делопроизводство, 2012. — №4. — с.17-25.

. Кабашов С.Ю. Организация общего и специального
делопроизводства в органах местного самоуправления: учеб. пособ. Гриф УМО по
историко-архивоведению. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 421 с.

. Технологии работы с документами в современных условиях //
Секретарь-референт, 2013. — №2. — с.5-9.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ИСТОЧНИКИ

До 2009 включительно

1.Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство.- М.:
МЦФЭР, 2004.-298 с.

.Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления:
Практ. пособ.- М.: Высшая школа, 2008. -192 с.

.Делопроизводство: учеб. для ВУЗов/ Т.А.Быкова, Л.М. Вялова,
Г.Ю.Максимович, Л.В.Санкина; под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- М.: МЦФЭР,
2009. — 544 с.

.Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях: учеб. Пособие / С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. — М.: Флинта. —
2009. — 292 с.

.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное
дело в терминах и определениях. Гриф УМО по историко-архивоведению. -М.:Наука;
Флинта, 2009.- 296 с.

.Кабашов С.Ю. Организация делопроизводства в органах местного
самоуправления. Гриф УМО по историко-архивоведению. — Уфа: БАГСУ, 2009. — 305
с.

НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ

1.      Положение ГУЧ Инспекция ФНС по г.Щелково №16,
принято Приказом руководителя №2-п от 27.12.2004.

.        Штатное расписание N 1-ШР от 27декабря 2004 г,
утвержденное Приказом руководителя №3-п от 27.12.2004.

Приложение

         Основные правила, соблюдаемые при оформлении текста документа

Образец оформления текста ответа на поступившее письмо от граждан

→→→→→→→Иванову И.И.

Никольский п.,

д.1, кв.1, г.Москва,

Российская Федерация,119045

(либо адрес электронной почты)

abcd12345@mail.ru

Уважаемый Иван Иванович!

Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма.

Первый заместитель

руководителя→→→→→→→→Н.А.Ставридов

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Поэтому в дипломной работе затрагиваются вопросы по организации и совершенствованию службы делопроизводства в ООО « R11».

Актуальность выбранной темы подтверждается также тем, что грамотная политика организации в области документационного обеспечения персонала организации может сыграть важнейшую роль в развитии и дальнейшем успешном процветании организации.

Целью дипломной работы является обоснование теорети¬ческих положений делопроизводства в организации.

В связи с намеченной целью определены основные задачи дипломной работы:

— исследовать теоретические основы делопроизводства;

— изучить нормативное регулирование документационного обеспечения предприятия;

— изучить виды документации ;

— проанализировать методы контроля за составлением документации предприятия

— представить характеристику предприятия;

— разработать мероприятия по совершенствованию делопроизводства в ООО « R11».

Предметом исследования яви¬лись теоретические и практические проблемы делопроизводства. Объектом исследования послужило Общество с ограниченной ответственностью «РК».

Теоретической и методологической ос¬новой дипломной работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам бухгалтерского учета и отчетности, периодические издания по вопросам документационного обеспечения управления персоналом, нормативные документы и зако¬нодательные акты, положения по ведению бухгалтерского учета.

Методика исследования основывалась на изучении и обобщении на¬копленных знаний и опыта в отечественной и зарубежной науке и практике, на оценке зарубежных и отечественных учетных систем, выполнении расчетно-аналитических работ.

1. Трудовой кодекс Российской Федерацию Часть 1 и 2 ФЗ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ;

2. ФЗ РФ «О пожарной безопасности» от 21.12.94 № 69-ФЗ (ред. 29.05.02)

3. ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и проф.заболеваний» от 24.07.98 (ред. 26.11.02)

4. Федеральный закон «Об основах охраны труда в Рос¬сийской Федерации»

5. Приказ Прави¬тельства РФ от 12 августа 1994 г. № 937 «О государственных норма¬тивных требованиях по охране труда в Российской Федерации»

6. ГОСТ 12.1.030-81 ССБТ. Электробезопасность. Защитное заземление, зануление.

7. ГОСТ 12.1.005—88 «Общие санитарно-гигиениче¬ские требования к воздуху рабочей зоны»

8. РД. 34.21-122-87. Инструкция по устройству молниезащиты зданий и сооружений.

9. ГОСТ 12.2.032—78 «Рабочее место при выполнении работ сидя

10. Анисимова В.М. Книга работника кадровой службы. – М.: Издательство «Экономика», 2004

11. Аушева В.В. Документоведение. М.: Финансы и статистика, 2003 г.э

12. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. – М.: Бизнес-школа, 2007, 224 с.

13. Н.И. Баклашов, Н.Ж. Китаева, Б.Д. Терехов. Делопроизводство. С-П. – Питер.-331 с. 2007 год

14. Генкин Б.М. Основы экономики и социологии труда: Курс лекций. – СПб.: издательство СПбГИЭиФ, 2004 г.

15. Грузинов В.П., Грибов В.Д. Экономика предприятия. – М.: Финансы и статистика, 2005 г.

16. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд-е 5, испр. и доп. – М. ЗАО «Бух. бюллетень» 2002, 256 с.

17. Ларин М.В. Управление документацией. – М. Научная книга, 2007, 137 с.

18. Основы техники безопасности в электроустановках. П.А.Долин. С-П. Герда. – 112 с.

19. Охрана труда на предприятиях . Справочная книга. Под ред. В.С.Крутякова. М. –Мастерство, 2007 г.- 88 с.

20. Стенюков М.В. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению, 5-е изд. доп. и перераб. – М. ПРИОР, 2007, 144 с.

21. Охрана труда на предприятиях . Под ред. Ю.Г. Сибарова. М. Статистика, 2004 г. – 223 с.

22. Влияние вибрации на организм человека и меры защиты от вредного воздействия вибрации. Болотин В.И. М. –Мастерство, 2003 г.- 114 с.

23. Справочная книга для проектирования электрического освещения. Под ред. Г.М. Кнорринга С-П. – Герда, 2001 г. – 234 с.

24. Охрана труда в промышленности (с примерами решения задач). В.И. Бекасов и др. М.: «Дело и сервис», 2001. — 244с.

25. Соловьев А.А. Охрана труда в строительстве. / Москва, 2003.

26. Экономика организации (предприятия): Учебник / Коллектив авторов под ред. профессора Н.А.Софронова. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: Экономистъ, 2005.

27. Саакаян А.К. Экономика и социология труда. – СПб.: Питер, 2006.

Дипломная работа  «Совершенствования организации
делопроизводства в администрации городского округа»

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические
основы организации делопроизводства в органах МСУ

1.1 Этапы развития
системы делопроизводства в России

1.2 Особенности
организации работы с документами в органах местного самоуправления

1.3 Законодательные
основы регулирования документационного обеспечения управления

Глава 2. Анализ
организации делопроизводства в администрации г.Кемерово

2.1 Организационные
службы документационного обеспечения управления

2.2 Анализ процесса
обработки входящих, исходящих документов в администрации г. Кемерово

2.3 Организация
информационно-технического обеспечения документооборота

Глава 3. Направления
совершенствования организации делопроизводства в администрации г. Кемерово

3.1 Внедрение эффективных
технологий в системы делопроизводства

3.2 Пути рационализации
документооборота в администрации г. Кемерово

3.3 Оценка эффективности
от внедрения предложенных направлений совершенствования делопроизводства

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

Актуальность темы исследования.
Сегодня совершенствование делопроизводства в органах государственной власти и
управления, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда
во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство.

Организация работы с документами
влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется
документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Решение проблемы управления
документацией в современных  условиях  позволит  целенаправленно  формировать
информационные ресурсы, обеспечивать их эффективное функционирование, а также
открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами
времени, труда и средств.

В современных условиях для повышения
эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так
как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном
документе.

Организация работы с документами
влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация,
зависит успех управленческой деятельности в целом.

Целью данной работы является анализ организации
делопроизводства в администрации городского округа на примере  отдела
делопроизводства отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства администрации
г.Кемерово.

В связи с этим в работе поставлены
следующие задачи:

—    
дать общую характеристику организации
делопроизводства в органах МСУ;

—    
рассмотреть этапы развития системы
делопроизводства в России;

—    
изучить законодательные основы
регулирования документационного обеспечения управления;

—    
проанализировать организацию делопроизводства
в администрации г.Кемерово;

—    
рассмотреть процесс обработки входящих,
исходящих документов в администрации г. Кемерово;

—    
изучить направления совершенствования
организации делопроизводства  и рационализацию документооборота в администрации
г. Кемерово и дать оценку эффективности от внедрения предложенных направлений
совершенствования делопроизводства.

Теоретическая  и  практическая 
значимость  исследования. Теоретические положения работы способствуют более
глубокому и точному определению  процесса  делопроизводства  как  части 
системы информационного  обеспечения  деятельности  органов  местного самоуправления.

Практические положения работы
предлагают возможные решения проблем  и  направления  совершенствования 
делопроизводства  на муниципальном уровне. Результаты данного исследования
могут быть использованы при создании административных и служебных регламентов в
органах государственной власти и управления, а также в преподавании учебных
дисциплин документоведческого, управленческого направлений в высших и средних
профессиональных образовательных учреждениях.

В работе рассмотрены прием,
обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции; организация
работы с документами в подразделениях; документационное обеспечение
деятельности аппарата администрации  города  Кемерово;  составление 
номенклатуры  дел, формирование дел, порядок хранения документов, передача их в
архив, использование архивных документов.

Рекомендации. Реализация работ по
совершенствованию деятельности органов местного самоуправления должна
сопровождаться комплексом организационных мероприятий, обеспечивающих
координацию деятельности органов власти в сфере информатизации, разработку и
внедрение стандартных решений, а также эффективное использование выделяемых на эти
цели бюджетных средств. В работе предложено использование современных
технологий документооборота в муниципальном управлении.

Использование новых технологий
является одним из важнейших факторов эффективного развития органов местного
самоуправления.

Глава 1. Теоретические основы организации делопроизводства в
органах МСУ

1.1 Этапы развития
системы делопроизводства в России

Российское
делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере
превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским
великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления.
Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись
Боярской думой и приказами центральными исполнительным органами. Происхождение
приказов как структурных единиц управления связано с практикой дачи поручений
(приказов) великого князя своим подчиненным [3].

Первыми
учреждениями приказного типа были Большой дворец и Казанский приказ. Конюшенный
путь превратился в Конюшенный приказ. Процесс создания приказов продолжился до
XVIII века.

Приказы были
общегосударственной компетенции, дворцовые, ведавшие великокняжеским (царским)
хозяйством, и патриаршие, управляющие церковно- монастырскими делами.
Государственные в свою очередь делились на функциональные и территориальные.
Военные функции выполнял Разрядный приказ. Поместный — ведал земельными делами,
Оружейная палата — изготовлением и хранением оружия. Полицейский надзор в
Москве осуществлял Земский двор, Посольский приказ ведал отношениями с
иностранными государствами и. т. д. На отдельных территориях всеми вопросами
управления ведали специальные приказы: Московский, Владимирский, Дмитровский, Рязанский,
Казанский, Сибирский [2].

В период действия
делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты,
жалованные грамоты, Боярская дума — приговоры; от приказов на места направлялись
«памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» — приказную
избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «на
верх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного
чиновничьего ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились
деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом отношении
приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках
1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уложении 1649 г. Считается, что в этот период
родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и
«делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел  [10].

В первой половине
XVII в. создание приказов оформлялось законодательными актами, которые
определяли его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII . было
установлено « указное число » подьячих для каждого приказа. Однако ни в
организации, ни в компетенции приказов не было единообразия. Формируется группа
людей, единственным занятием которых становиться государственная служба.
Судебники закрепили и уточнили должностной состав управленческого аппарата.
Первым названы думные чины: боярин — высший сановник, близкий к князю;
окольничий — второй после боярина высший чин; думные дворяне. За ним следуют
дети боярские — низший разряд свободных служилых людей, целовальники-посадские
люди или черносошные крестьяне, избиравшиеся (целовавшие крест) на различные
должности в органах местного управления. Некоторые из бояр — «думцев» уже в
четырнадцатом веке являлись одновременно управителями приказов и главными
администраторами на местах. Думные чины давались лицам, родственным с царской
фамилией. Они занимали высшие государственные должности и места в Боярской
думе. Присутствие на заседаниях Думы было важной привилегией бояр, окольничих,
думных дворян. В думе не решались, а обсуждались все государственные дела,
решение же принимал князь: «сужу аз, князь великий, или кому прикажем» [18].

Судебник 1550 г.
возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина,
казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела «жалобщиков своего
приказу», докладывая о наиболее важных челобитных царю.

Итак, эволюция
государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское
хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства:
Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых
людей — чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и
подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко
располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к
служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно
упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных
и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских
старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать «посулы».
Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной
многочисленных злоупотреблений  [26].

Документы
учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние,
входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).

К внутренним документам
относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева
двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету
(хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами
статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые
(описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов
проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи
населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для
справок) и др.

Существовали
специальные образцовые книги, где подавись образцы документов; типы отдельных
документов приводились в азбуках и письмовниках, которыми пользовались при
составлении документов не только правительственных, но и частных  [23].

На основании норм
закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида
документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное
оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV-XVII вв.
заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его
реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не
выделялись из текста [19].

Итак, можно
сделать вывод, что в XV-XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с
документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных
документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке
документирования.

Делопроизводство
основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом.
Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были
закреплены законодательно.

Коллежское
делопроизводство. Взамен устаревшей системы приказов в
1717- 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной
отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру
коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный
Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются
функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и
функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю
предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным
регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и
утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения
секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили:
регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы, фискалы. В Генеральном
регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже
режим работы конторских служителей.

Коллежское
делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством.
Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных
журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций,
регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на
исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В
— для регистрации документов вышестоящих органов, С и D — для всех остальных
документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и
оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют
журнальную форму регистрации  [42].

В период
коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения
документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном
регламенте предписано было иметь два архива — общий для всех коллегий в
специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Каждую коллегию
возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники,
асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря,
обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть
образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в
коллегии была довольно значительна и важна.

Развивая отдельные
делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство
оставило без изменения [19].

В первой четверти
XVIII в. в России сложилась новая система государственных учреждений,
соответствовавшая особой форме феодально-крепостнического государства —
абсолютной монархии. В руках царя сосредоточилась вся полнота власти.
Неограниченная власть государя нашла законодательное определение в Уставе о
наследии престола 1722 г. и других актах. Воинский устав 1716 г. гласил:
«…его величество есть самовластный монарх, который никому на свете в своих делах
ответу дать не должен…» [27].

Глава государства
был носителем законодательной и исполнительной власти. Последняя осуществлялась
зависимым от него аппаратом, реорганизация которого началась с создания в 1711
г. Сената как высшего органа управления с функциями правосудия, решения
финансовых вопросов, общих вопросов управления отраслями государственного
хозяйства. Сенат заменил Боярскую думу. Однако в отличие от последней он
выполнял законодательную роль эпизодически (и то только в первое десятилетие
своего существования), оставаясь законосовещательным учреждением, имел право
принимать постановления по вопросам, которые коллегии не могли решить
самостоятельно, а также посылать нижестоящим учреждениям указы от своего имени
(до 1721 г.). Заседало в Сенате девять человек, в Боярской думе к концу XVII в.
— более 100.

В период с 1726 г.
до конца XVIII в., когда при императорах стали возникать как высшие
законодательные и распорядительные учреждения различные советы и кабинеты —
Верховный тайный совет (1726-1730), Кабинет Ее Императорского Величества
(1731-1741), Совет при Высочайшем Дворе (1769-1801) и др., — Сенат был подчинен
им. Он должен был отчитываться перед ними и исполнять их предписания.
Постепенно он превратился в исполнительное учреждение, решавшее текущие вопросы
управления. За Сенатом осталась лишь роль высшего суда — судебная апелляция  [39].

Министерское
делопроизводство. На рубеже XVIII-XIX вв. Россия
представляла собой феодально-крепостническое, абсолютистское государство,
находившееся на стадии разложения. В течение всего XVIII в. имел место процесс
централизации и бюрократизации государственного аппарата. Для укрепления
центрального правительственного аппарата манифестом от 8 сентября 1802 г. были
созданы первые восемь министерств.

Министры
единолично решали наиболее важные вопросы, не вмешивались в текущие дела
коллегий. Из-за смешения коллегиального и единоличного начал в управлении не
было четкости в распределении функций между коллегиями, это делало аппарат
громоздким и малоспособным к оперативному управлению. Поэтому в отдельных
министерствах начал утверждаться принцип единоначалия, который повсеместно
распространился после преобразований 1810-1811 гг.

Законодательным
актом от 17 августа 1810 г. «Разделение государственных дел по министерствам»
были уточнены и разграничены функции ряда министерств: внутренних дел, полиции,
просвещения, финансов, коммерции, Главного управления духовных дел иностранных
исповеданий. Закон от 25 июня 1811 г. «Общее учреждение министерств» установил
«предметы ведения государственных дел» 13 министерств, определил систему их
взаимоотношений с другими учреждениями и четкую и единообразную структуру.
Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный
только перед ним, а во время его отсутствия — товарищ министра. При министре
существовал совет «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего
соображения». Совет министра являлся совещательным органом, в который входили
директора департаментов  [8].

Рабочий аппарат
министерств состоял из департаментов, которые делились на отделения, отделения
— на столы. Директора департаментов подчинялись непосредственно министру,
начальники отделений — директорам департаментов, столоначальники — начальникам
отделений. В крупных по объему компетенции департаментах создавался
совещательный орган из директора департамента и начальников отделений — общее
присутствие, которое, как и совет при министре, не являлось коллегиальным
органом управления.

С изменением
структуры государственного аппарата происходила реорганизация делопроизводства,
которому придавалось большое значение в организации управления.
Делопроизводство основывалось на четкой постановке задач и вопросов
деятельности каждого органа управления. Конкретизация «Общего учреждения
министерств» 1811 г. находила отражение в уставах и положениях каждого
министерства. Их «точность, полнота, ясность» ставились в прямую взаимосвязь с
организацией делопроизводства: «…тем производство дел будет правильнее и
число их менее. Постепенное уменьшение числа дел есть самый главный признак
благоустройства министерства, а умножение их есть знак расстройства и смешения»
[39].

Законом 1811 г.
было установлено единообразие производства дел во всех министерствах.

Единообразными по
функциональному назначению стали канцелярии — структурные части учреждений, где
сосредоточивалось «все письмоводство». Четко определялись их структура, задачи.
Например, в манифесте «Образование Государственного совета» 1810 г. есть специальный
раздел о государственной канцелярии, где определены ее должностной состав
(государственный секретарь, статс-секретари, докладывающие дела в департаментах
Совета, и их помощники), структура (пять отделений), описывается «образ
производства дел». По «Общему учреждению министерств» 1811 г. в каждом
министерстве была создана канцелярия для решения как общих дел, относившихся ко
всем департаментам, так и дел, подлежавших разрешению непосредственно
министром. Она являлась рабочим органом, координировавшим делопроизводство и
осуществлявшим связь со всеми структурными подразделениями министерства,
подчиненными и другими учреждениями. Канцелярия имела ту же структуру, что и
департамент: отделения, столы. Для выполнения технической работы
предусматривался большой штат секретарей, писцов, переводчиков. Помимо общей
канцелярии министерства в департаментах, имевших несколько отделений, «для
общей связи письмоводства» создавалась при директоре «особенная канцелярия».

В 1830 г. часть
реквизитов документа (наименование ведомства, учреждения, его структурной
части, от которой исходил документ, дата, номер, заголовок документа) стали
писать на бумаге заранее, т. е. заготавливать бланки «для ускорения хода дел и
уменьшения занятий канцелярских служащих» [23].

Законами было
установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы
канцелярского делопроизводства (переписка, журналы, реестры, записки)
составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы, акты писались на
гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования
бумаги для составления того или иного документа. Известен, например, факт,
когда с писателя И.А. Гончарова, работавшего в Министерстве финансов в
должности переводчика, было взыс­кано шесть рублей за употребленную в
департаменте вместо гербовой простую бумагу.

Законодательное
установление общего порядка документирования, определение нормативными актами
министерств форм документов по отдельным частным случаям делало процесс
составления и оформления документов сложным и громоздким. Сами документы,
несмотря на требования краткого и ясного изложения, оставались длинными и
многословными.

Процесс
делопроизводства делился на следующие этапы:

—     порядок
вступления дел;

—     движение
их или собственно так называемое производство;

—     отправление
дел; ревизия; отчеты.

Таким образом,
четко выделяются основные этапы работы с документами: организация приема
документов, направление на исполнение и исполнение, контроль за исполнением и
отправка.

«Порядок
вступления дел» регламентировал направление основных документопотоков.
Исполнение («движение или собственно производство дел») было определено
отдельно для канцелярии министра, департамента, совета министра, общего
присутствия департамента, особенных установлений (канцелярий при директоре
департамента).

На всем протяжении
XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с
целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с
существующими правилами.

В XIX в.
начинается процесс формирования теории делопроизводства. В начале XX в. Россия
стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена
государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической
революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным
изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Делопроизводство в
период с 1917 по 1945 год [19].

Охарактеризуем
кратко события первого этапа становления делопроизводства в СССР.

После революции в
октябре 1917 г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти
и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень
документационного обеспечения управления заметно понизился.

Делопроизводство в
период с 1945 по 1991 год  [19].

Важной вехой для
развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г.
о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и
предприятий страны на основе широкого использования технических средств.

В июне 1960 г. в
Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда
инженерно-технических работников и работников административно-управленческого
аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями
совещания 1941 г. — подтверждена актуальность создания специализированного
института с возложением на него задачи разработки Единой системы
делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления
исследований.

В связи с разработкой
Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)
эти ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и
объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов». Стандарты ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления
и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам,
изготавливаемым с помощью печатающих устройств [10].

Отдельным
направлением совершенствования работы с документами стала унификация
терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование
терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.). Единая
терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические
документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при
разработке локальных нормативных документов в любой организации.

Развитие
делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки
делопроизводства в Российской Федерации.

Делопроизводство в
современной России  [1].

Новый этап истории
отечественного делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными
изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России
началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества,
общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др. В большей
части этих организаций делопроизводство создавалось заново.

1.2 Особенности
организации работы с документами в органах местного самоуправления

Делопроизводство в федеральном органе
исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными
постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009
г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти
по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного
дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не
распространяется на организацию работы с документами, содержащими
государственную тайну [4].

Документы оформляются на бланках
(стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов
и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной
власти.

Все документы делятся на входящие,
исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства
первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются
руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения
документы помещаются в дела.

Каждый орган формирует собственный
документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного
архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в
архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.

Термин «документооборот» на
текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании
практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота
реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный
подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем
широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими
процессами  [29].

В данной работе термины
«документооборот», «делопроизводство» и т.д.
рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов
государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины
трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов
в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р
51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в
организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или
«документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику,
обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и
организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство
является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля
документооборота официальных документов. Однако в «Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от
27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием
только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации
делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных
(официальных) документов, но и проектов документов  [7].

Документооборот — движение документов
с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
[38].

Основными видами документации
являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

Показатели объема документооборота
используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности,
определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также
выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета
принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и
размножении, которые подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота
проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные
документы, переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в целом по
Администрации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в
подразделениях Администрации (докладные и служебные записки, справки,
заключения, отчеты, сводки и др.).

Организация и ведение
делопроизводства в органах Администрации, прием и учет поступивших документов
осуществляет работник органа Администрации, на которого возложены обязанности по
ведению делопроизводства.

Учет поступления, прохождения и
использования документов в органах Администрации ведется посредством записей в
журнале установленной формы.

Поступившие документы передаются
руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на
исполнение работнику под расписку в используемой учетной форме. При
ознакомлении с документом работники проставляют свою подпись на документе либо
на специальном листе ознакомления.

Руководители органов Администрации
организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают
подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность
исполнения поручений.

После завершения работы над
документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или отдельном
листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например:
«Направлен ответ, исх. N 4 и дата», «Учтено при формировании
таблицы предложений и замечаний к проекту правового акта (название)»,
«Дан устный ответ», «Вопрос обсужден тогда-то», «решено
(указывается что решено)» и так далее.

На исполненном документе (на первом
листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения
документа руководителем органа Администрации проставляется отметка «В
дело».

Специалисты общего отдела
периодически, не реже одного раза в месяц, сверяют наличие документов,
находящихся на исполнении, с учетными данными и составляют сводку о ходе
исполнения документов.

Подготовленный ответ на исполненный
документ передается на подпись руководителю органа Администрации. Подписанный
руководителем органа Администрации ответ передается вместе с исполняемым
документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело
в соответствии с номенклатурой дел органа Администрации вместе с входящим
документом, на который был подготовлен ответ, или его копией [28].

Формирование и ведение дел в органах
Администрации осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в главе
12 Инструкции по  делопроизводству.

При работе с документами в органах
Администрации необходимо руководствоваться следующими требованиями [21]:

—    
работники несут ответственность за
сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в
них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при
участии руководителя подразделения Администрации, где работает сотрудник,
потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

—    
сведения, содержащиеся в документах, могут
использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у
работника;

—    
не разрешается вносить в документы
какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией;

—    
документ, помещенный в дело, может быть с
разрешения руководителя временно изъят с обязательным вложением в дело
листа-расписки о выдаче документа из дела;

—    
при уходе в отпуск или выезде в
командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем
находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении
от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в общий
отдел.

Делопроизводство в структурных
подразделениях администрации города Кемерово осуществляется с использованием
автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для обработки,
учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.

Методическое руководство организацией
делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в
администрации города Кемерово осуществляет заместитель Главы города –
руководитель аппарата и управление делами администрации города.

При работе с подлинниками документов
не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением
случаев, предусмотренных Инструкцией. Работать с документами вне служебных
помещений запрещается.

Информация, содержащаяся в документах
и их проектах, может использоваться в служебных целях и в соответствии с
полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием служебных документов
могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит
несанкционированному разглашению (распространению).

По фактам утраты документов или
разглашения содержащейся в них служебной информации заместителем Главы города,
руководителем аппарата назначается служебное расследование, о результатах
которого информируется Глава города Кемерово.

Ответственность за организацию и
состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка
работы с документами, сохранность служебных документов возлагается на
руководителей управлений, комитетов и отделов администрации города Кемерово.

Сотрудники структурных подразделений
несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции,
сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них
служебной информации.

В структурных подразделениях могут
разрабатываться не противоречащие Инструкции по делопроизводству методические
документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации и ведения
делопроизводства.

Все документы в администрации города
Кемерово подготавливаются в соответствии с общими требованиями по оформлению
документов.

Основные положения по
документированию управленческой деятельности [35]:

—    
Деятельность администрации города
обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих
ее документационную базу. Состав документационной базы определяется
компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком
разрешения вопросов (единоличный и коллегиальный), объемом и характером
взаимосвязей администрации города.

—    
Документооборот в администрации города
состоит из четырех основных документопотоков:

а) документы, поступающие в
администрацию города (входящие);

б) документы, направляемые
администрацией города (исходящие);

в) переписка между структурными
подразделениями или должностными лицами (внутренние);

г) управленческие документы.

—    
Управленческие документы делятся на
организационные и распорядительные:

а) организационные документы –
комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и
функции подразделений администрации города, организацию их работы, права,
обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

б) распорядительные документы –
документы, решающие вопросы управления как результат коллегиальной деятельности
администрации города, так и принятые в порядке единоначалия.

—    
Документы классифицируются по:

а) месту составления (внутренние и
внешние);

б) форме (индивидуальные, трафаретные
и типовые);

в) срокам исполнения (срочные и
несрочные);

г) происхождению (служебные и
личные);

д) виду оформления (подлинники,
копии, выписки, дубликаты).

Основные требования к оформлению
документов [30].

Требования к бланкам документов:

—    
Документы в администрации города
оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу Р 6.30-2003, имеют установленный
комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

—    
Бланки документов изготавливаются на
стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297
мм), А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема
документа.

—    
Бумага, применяемая для изготовления
бланков, должна быть белого цвета.

—    
Каждый лист документа, оформленный как на
бланке формата А4, так и без него, должен иметь поля:

—    
25 мм
– левое;

—    
15 мм
– правое;

—    
20 мм
– верхнее;

—    
20 мм
– нижнее.

В администрации города применяются
следующие виды бланков документов:

—    
общий бланк;

—    
бланк письма;

—    
бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для
изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланк структурного подразделения
администрации города или должностного лица проектируется в том случае, если
руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи и наличие бланка,
оговоренного в Положении о структурном подразделении.

В зависимости от расположения
реквизитов бланки могут быть продольные и угловые. На продольных бланках все
реквизиты располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках – в левом
верхнем углу, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой
длинной строки.

Документы, создаваемые в
администрации города, печатаются с использованием текстового редактора  Win Word
98 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman
размером  № 14 через 1 межстрочный интервал.

Изображение герба города Кемерово на
бланках нормативных правовых документов помещается в центре верхнего поля над
серединой наименования организации (автора документа), а на бланках писем – в
верхнем поле над серединой строк наименования организации. Диаметр изображения
не должен превышать 20 мм.

Код организации проставляют по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в верхней части
документа.

Основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер
налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 Код формы документа по
Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в
верхней части документа.

Наименование организации, являющейся
автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его
отсутствии – полное наименование организации  (при ее наличии). Сокращенное
наименование  (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

 Если документ подготавливается
совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом
случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В
случае оформления документов организаций одного ранга их наименования
располагаются на одном уровне.

Наименование организации помещается
ниже герба города Кемерово через 1,5 – 2 межстрочных интервала в соответствии с
расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными
буквами полужирного начертания.

Справочные данные об организации
включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению
организации (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

Порядок написания составных частей
почтового адреса производится в последовательности, установленной Правилами
оказания услуг почтовой связи: улица, номер дома, населенный пункт, индекс.

Например,     просп. Советский, 54,
г.Кемерово, 650000.

Наименование вида документа должно
соответствовать  видам документов, предусмотренным Общероссийским
классификатором управленческой документации (ОКУД). Вид документа определяется
его назначением и содержанием.

Наименование вида документа (кроме
письма) помещается ниже наименования организации через 1,5 межстрочных
интервала и печатается прописными буквами полужирного начертания с
выравниванием по центру.

В бланке письма наименование вида
документа не указывается.

Датой документа является дата его
подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в
документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (регламент, план,
инструкция, положение) – дата утверждения.

 Документы, изданные совместно двумя
или несколькими организациями, должны иметь одну дату.

 Документы вступают в силу с момента
их подписания, если в тексте иное не предусмотрено.

Дату оформляют цифровым способом.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца,
месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,
разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 12 декабря 2008 года
следует оформить 12.12.2008.

Если в числе дня и месяца цифра одна,
перед ней обязательно ставится «0», после цифры года слово «года» (полностью
или сокращенно) не  печатается.

Например, дату 1 марта 2008 года
следует оформить 01.03.2008.

В текстах документов, содержащих
сведения финансового характера, и служебных письмах допускается
словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 14 марта  2000
г. или 05 июня 2003 г.

Все служебные отметки на документе,
связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и
подписываться.

Место размещения даты зависит от вида
документа и определено в форме бланков.

Регистрационный номер документа
предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации
системы поиска поступающих и создаваемых документов.

 Регистрационный номер документа
состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по
номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа,
составленного несколькими  юридическими лицами, состоит из регистрационных
номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в
порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и
дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который
должен быть дан ответ.

На документах, оформленных на
бланках, ссылка на регистрационный  номер и дату документа проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на
стандартных листах бумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового
поля на 1 межстрочный интервал ниже реквизитов «Дата документа» и
«Регистрационный номер документа».

Место составления или издания
документа указывается в том случае, если затруднено его определение по
реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

Данный реквизит указывают с учетом
принятого административно-территориального деления, включает только
общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть структурные
подразделения, организации, должностные или физические лица.

При адресовании документа
структурному подразделению, организации без указания должностного лица их
наименования пишутся в именительном падеже.

Например,                             
                Администрация города Кемерово

                                                           
           Управление делами

При направлении документа конкретному
должностному лицу наименование подразделения и организации указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например,                                              
Администрация города Кемерово

                                                         Управление
делами

                                                
Заместителю начальника

                                                 А.И.Ивановой

При адресовании документа должностному
лицу наименование подразделения и организации входит в состав наименования
должности, указывается в дательном падеже, инициалы ставят перед фамилией.

Например,                                                            Генеральному
директору

                                                            
ОАО «Азот»

                                                            
И.И.Иванову

Если документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать обобщенно.

Например,                                                    Территориальные
управления

                                                   
               администрации города Кемерово

В состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Например,                                                              МАУ
«Городской архив»

                                                        
 ул. Институтская, д.12, Кемерово, 650002

При адресовании документа физическому
лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например,                                                                               Иванову
И.И.

                                                              
         ул. Невьянская, д.35, кв.24,

                                                                               
Кемерово, 650021

При адресовании документа
должностному лицу инициалы ставят перед фамилией, физическому лицу – после нее.

Документ не должен содержать более
четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Реквизит «Гриф утверждения документа»
указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ
введения документа в действие.

Документы, подлежащие утверждению,
приобретают юридическую силу с момента их утверждения.

Документ утверждается должностным
лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным
лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения проставляется справа
на верхнем поле первого листа документа. Самая длинная строка данного реквизита
не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например,                                                                               УТВЕРЖДАЮ

                                                                  Начальник
управления делами

                                                                            ___________
И.И.Иванова

                                                                      
       (личная подпись)

                                                                                     12.12.2014

При утверждении документа несколькими
лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. В иных
случаях подписи располагают одна под другой.

При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова «УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО)», наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например,                                                                             УТВЕРЖДЕНО

                                                                            приказом
Росархива

                                                                       
от 16.03.2005 № 1205

Реквизит «Резолюция»- это указание
руководителя по исполнению документа, включающее инициалы и фамилию
исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату
рассмотрения документа.

Обычно в резолюции указание об
исполнении документа дается одному должностному лицу. Если поручение дано
нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение считается лицо,
указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Резолюция пишется на лицевой стороне
первого листа документа на свободном от текста месте, как правило, в правом
верхнем углу текстового поля ниже реквизита «Адресат».

Резолюция может оформляться на
отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к
которому резолюция относится.

Реквизит «Заголовок к тексту» должен
кратко выражать и точно раскрывать содержание документа, основную смысловую
нагрузку текста. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: «О
ком?», «О чем?».

Например,    «О перечислении
средств…»,

                      «О создании
комиссии…»,

                      «Об
изменении…»                      

Заголовок составляется ко всем
документам, кроме резолюции, телеграммы, телефонограммы, ответов на обращения
граждан, извещения.

 Объем заголовка не должен превышать
5 строк машинописного текста и длину строки в 28 печатных знаков.

Заголовок располагается под
реквизитами бланка и печатается от левой границы текстового поля без кавычек.
Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок документа записывается при
регистрации документа в соответствующие регистрационные формы: журнал,
электронную базу данных.

Реквизит «Отметка о контроле» 
обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с
целью соблюдения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых
сроков исполнения.

Отметку о контроле за исполнением
документа обозначают буквой «К»,  штампом «Контроль».

Текст документа должен быть ясным,
кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной
информации, не допускающим ее различное толкование.

Текст документа оформляют в виде
анкеты, таблицы, связного текста  или в виде их комбинации.

Графы и строки таблицы должны иметь
заголовки, выраженные именем существительным в Именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу
печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруют и на следующих
страницах печатают только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит
из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания
документа; во второй, заключительной, – решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать только одну заключительную часть (например, приказы —
распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного
на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его
реквизиты: наименование документа и организации — автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.

 Если текст содержит несколько
решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой.

Разделы и подразделы могут иметь
заголовки, которые печатают с красной строки или с выравниванием по центру.
Заголовки разделов печатают с прописной буквы. Допускается написание всего
заголовка прописными буквами. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст пунктов и подпунктов пишется с
красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой.

При ссылке в тексте на какой-либо
пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это
не является концом предложения.

Текст документа отделяется от
заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный
интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля, первая строка
абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Отметка о наличии приложений [30].

Приложения дополняют, разъясняют
отдельные вопросы документа и документ в целом. Отметка о наличии приложений
располагается под текстом и может быть оформлена несколькими способами.

Отметку о наличии приложения,
названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3
л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не
названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и экземпляров;
при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, например:

Приложения: 1. Справка о … на 3
л. в 2 экз.

                       2. Проект … на
8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то
число листов не указывают.

Если приложение к документу также
имеет приложение, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от
05.06.2005 № 02-6/172                                   и приложение к нему,
всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все
указанные  в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим
образом:

Приложение: на 3
л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение к распорядительному
документу оформляется согласно п.2.2.8 раздела IV
настоящей Инструкции.

Подпись располагается под текстом
документа или под отметкой о наличии приложения через 3 межстрочных интервала.
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не
на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Например, 

Генеральный директор

ОАО
«Азот»                           (личная подпись)                    
И.И.Иванов

или на бланке:

Генеральный директор       (личная
подпись)                    И.И.Иванов

При подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например,

Генеральный директор

ОАО «Азот»                     (личная
подпись)                     И.И.Иванов

Главный бухгалтер          (личная подпись)                    
И.И.Иванова

При подписании документа несколькими
лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например,

Глава города                                                    Председатель
Кемеровского

                                                                       
 городского Совета народных

                                                                                               
депутатов (личная подпись)  И.И.Иванов            (личная подпись)  И.И.Иванов

В документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением.

Например,

Председатель комиссии           
(личная подпись)        И.И.Иванов

Члены комиссии:                        (личная
подпись)      А.А.Сидоров                                                                   
(личная подпись)      В.Л.Петров

                                                
  (личная подпись)      Н.Н.Левин

Документ должен быть подписан
исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической
должности, инициалов и фамилии или с указанием, что он временно исполняет
обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог «За»,
надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Согласование проекта документа
проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его
правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование может быть внешним и
внутренним.

Согласование проекта документа со
структурными подразделениями и организациями, интересы которых в нем
затрагиваются, — внешнее согласование.

Внешнее согласование может быть
оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или
представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании
коллегиального органа.

Реквизит «Гриф согласования
документа» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», напечатанного прописными буквами без
кавычек; полного наименования должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки
подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

Например,

СОГЛАСОВАНО

Начальник
управления

делами
администрации города

______________
И.И.Иванова

(личная
подпись)

02.12.2008

Если согласование осуществляется
письмом, протоколом заседания или другим подобным документом, гриф согласования
оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

коллегии администрации

города Кемерово

от 12.10.2008 № 125

Слово «СОГЛАСОВАНО»  печатается от
левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже реквизита
«Подпись» или указания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего
листа подлинника документа.

Наименование должности лица
помещается через 2 межстрочных интервала от слова «СОГЛАСОВАНО» и при печати в
несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный
интервал.  Размер самой длиной строки наименования должности не должен
превышать    8 см.

Грифы согласования могут
располагаться на отдельном листе, если содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, с указанием, к какому документу он
относится.   

Внутреннее согласование называется
визированием, т.е. согласием или несогласием должностного лица с содержанием
согласовываемого с ним документа.

Виза включает полное наименование
должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку
подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Замечания, особые мнения и
дополнения  к документу оформляются на отдельном листе. В этом случае виза
оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Председатель юридического комитета

личная подпись      И.И.Иванова 

12.02.2008

Отказ от визирования документа не
допускается.

Виза проставляется в нижней части
лицевой стороны последнего листа документа. Допускается проставление визы в
нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

При согласовании проектов
постановлений, распоряжений Главы города визы оформляются согласно п. 2.3
раздела  IV настоящей Инструкции.

Оттиск печати заверяет подлинность
подписи должностного лица на документах.

Печать проставляется на документах
организационно-правового характера, на документах, содержащих разрешение
заниматься определенным видом деятельности (лицензия), удостоверяющих права
отдельных лиц (доверенность), подтверждающих сведения персонального характера
(справка), оформляющих соглашение двух или нескольких лиц (договор),
обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо),
фиксирующих факты приема – передачи денежных средств и материальных ценностей
(платежное поручение, акт), командировочных удостоверениях и др.

Печатью заверяются копии документов и
выписки из документов для представления в другие организации (иначе они не
имеют юридической силы).

Оттиск печати следует проставлять на
специально отведенном месте, имеющем помету «МП», или таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск проставленной печати должен быть
четким.

В делопроизводстве администрации
города применяют печати: гербовую (с изображением государственной символики) и
круглые печати с наименованием структурных подразделений администрации города.

Гербовая печать проставляется на
документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подтверждающих
права юридических лиц, на документах о расходовании денежных средств и
материальных ценностей, договорах, титульных списках, Уставах и т.д.

 Гербовая печать проставляется на
документах Главы города и заместителей Главы города.

Круглые печати (без изображения
государственной символики) с наименованием структурных подразделений
администрации города ставятся на документах структурных подразделений,
требующих подтверждения подлинности факта трудовой деятельности, копиях
документов и т.д.

 Заверение копии документа
производится для придания ей юридической силы.

Для заверения соответствия копии
документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись
«Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку
подписи, дату заверения.

Например,

Верно

Наименование должности        личная
подпись            инициалы, фамилия

Дата

Копии постановлений, распоряжений
заверяются согласно п.1.11 раздела   IV
настоящей Инструкции.

Отметка об исполнителе документа
проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего
листа подлинника документа. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает инициалы
и фамилию составителя документа, номер его служебного телефона, размер  шрифта
№ 12.

Например,

Н.С.Максимов  362215

Реквизит «Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело» включает в себя следующие данные: ссылку на
дату и  номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии
такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела,
в котором будет храниться документ; подпись руководителя и дату направления
документа в дело.

Реквизит «Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа
ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут
формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №   », «Дан устный
ответ», «Учтено при…» и т.п.

Реквизит «Отметка о поступлении
документа в организацию» проставляется в форме штампа или от руки в правом
нижнем углу на лицевой стороне первого листа документа. Данный реквизит
включает наименование организации, получившей документ, дату поступления и
регистрационный номер входящего документа.

Идентификатором электронной копии
документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа шрифтом Times New Roman 
размером № 6 или № 8 и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату
и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.      

Стиль и язык документов

В служебной документации  используют
официально-деловой стиль для изложения фактов с предельной точностью,
краткостью, конкретностью.

Официально-деловой стиль – это
функциональная разновидность языка, обслуживающая сферу официальных деловых
отношений преимущественно в письменной форме.

Язык деловых бумаг  отличается
стилистической строгостью, объективностью изложения, отсутствием
эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.

Особенностям официально-делового
стиля являются:

—    
сжатость, компактность изложения;

—    
стандартное расположение материала;

—    
широкое использование терминологии;

—    
повествовательный характер изложения;

—    
прямой порядок слов в предложении
(подлежащее, сказуемое, дополнение, обстоятельство).

Например,   Администрация города
поручает комиссии сбор материала до 1 января 2015 года.

частое употребление:

а) отглагольных существительных:

    вести борьбу (не бороться)

    произошел рост (не растет)

    идет снижение (не снижается)

    принимать участие (не
участвовать)

    давать советы (не советовать);

б)  отыменных предлогов:

     на основании, в отношении, в
соответствии с, в целях, за счет;

в) сложных союзов для связи частей
сложного предложения:

    вследствие того что, в связи с
тем что, ввиду того что, в силу того что;

г) односоставных предложений типа:

    Просим выслать…

    Направляем Вам…

    Рекомендуется выполнить…

д) страдательного залога:

    Информация составлена…

    Справка подготовлена…

    Положение разработано…

В документах используют следующие
формы изложения текста:

В распорядительных документах,
действующих на принципах  единоначалия, а также адресованных руководству или
органам власти, суда и прокуратуры, текст излагают от первого лица
единственного лица (я):

«Постановляю», «предлагаю», «прошу»,
«обязываю».

В распорядительных документах,
издаваемых на принципах коллегиальности, текст излагают от третьего лица
единственного лица (он, она, оно): «Постановляет», «решил», «решила», «решило».

В совместных документах текст
излагают от первого лица множественного числа (мы):

«Предлагаем», «решили».

В тексте протокола употребляют глагол
третьего лица множественного числа (они):

«Слушали», «Выступили»,
«Постановили».

В документах, устанавливающих права и
обязанности, а также содержащих описание или оценку фактов (положение,
инструкция, должностные обязанности, справка, акт), текст излагают от третьего
лица единственного или множественного числа (он, она, оно, они):

—    
отдел осуществляет функции,

—    
управление осуществляет функции,

—    
комиссия проанализировала,

—    
в состав комиссии входят.

В деловых, служебных письмах текст
излагают:

а) от первого лица множественного
числа (мы):

                             просим
направить,

                            
направляем для рассмотрения…

б) от первого лица единственного
числа (я):

                             считаю
необходимым,

                             прошу
рассмотреть…

в) от третьего лица единственного
числа (он, она, оно):

                            
администрация города считает,

                             отдел не
возражает,

                             
управление просит…

Сокращения слов и наименований должны
быть общепринятыми:

км – километр

кпд – коэффициент полезного действия

р-н – район

ул.- улица

просп. – проспект

бульв. – бульвар

шт. – штуки

ед. – единица

в т.ч. – в том числе

гг. – годы

им. – имени

т.к. – так как

экз. – экземпляр

кв. м – квадратный метр

Названия праздников и памятных дат в
документах пишут следующим образом:

Новый год,

Рождество Христово,

День защитника Отечества,

День России,

Великая Октябрьская социалистическая
революция,

День согласия и примирения,

День Конституции Российской
Федерации,

Международный женский день,

День Победы,

День милиции

В соответствии с Уставом города
Кемерово с прописной буквы пишут:

Глава города Кемерово,

Председатель Кемеровского городского
Совета народных депутатов,

Устав города,

Регламент городского Совета,

Реестр муниципальной собственности.

Прописную букву пишут

а) в наименовании высших должностей и
высших почетных званий:

Президент Российской Федерации,

Герой России,

Герой Советского Союза,

Герой Социалистического Труда,

Маршал Российской Федерации;

б) в названиях орденов, медалей,
знаков отличия:

орден Ленина,

орден Красного Знамени,

орден Святого Андрея Первозванного,

орден «Знак Почета»,

орден «Мать – героиня»,

медаль «Золотая  Звезда»,

Почетный Знак «За заслуги перед
городом Кемерово»,

звание «Почетный гражданин города
Кемерово».

Русские фамилии имеют особенности в 
склонении:

а) склоняют фамилии мужского рода,
оканчивающиеся на согласный звук: инженеру Третьяку, заведующему отделом
Трояну;

б) склоняют славянские фамилии на
ударяемые – а, -я:

к  философу Сковороде, у писателя
Майбороды;

в) склоняют фамилии на неударяемые –
а,-я:тБасалыке

г) не склоняют в официальных
документах мужские фамилии, созвучные с названием животного или неодушевленного
предмета (Гусь, Ремень);

д) не склоняют  фамилии на – аго,
-яго, -ово, -иво, -ых, -их:

Дубяго, Хитрово, Долгих, Седых;

е) не склоняют женские фамилии,
оканчивающиеся на согласный:

студентке Кулик,

актрисе Фейлер

Для написания чисел используют 3
формы:

буквенную (четыре компьютера),

цифровую (20 печатных листов),

буквенно-цифровую (13 — этажный)

Названия единиц измерения в тексте
постановлений, распоряжений пишут:

5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров,

в приложениях – сокращенно:

5 тыс. м, 16 т, 120 кв.м.

При обозначении количества предметов,
людей слова «штук», «человек» не употребляют:

10 автомобилей, 10 специалистов.

Сложные  существительные и
прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишут:

150-летие, 3-месячный срок,
25-процентный, 3 –дневный.

Аббревиатуры, читаемые по названиям
букв, не склоняют и пишут  прописными буквами без точек:

УВД, ООН, МПС

Аббревиатуры, читаемые по слогам,
если они образованы от имени собственного, склоняют и пишут прописными буквами:

МИД (МИДа) ГОСТ (ГОСТом)

ВАК (ВАКу)

Аббревиатуры, читаемые по слогам,
если они образованы от имени нарицательного, пишут строчными буквами: вуз –
вуза, ссуз-ссуза.

1.3 Законодательные
основы регулирования документационного обеспечения управления

С начала 1990-х
годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная
правовая база, которая установила требования, как к документам, так и к работе
с ними. Однако, нельзя не отметить, что большинство ныне современных
нормативных акты напрямую адресованы государственным органам власти и
государственным организациям. Однако их положения рекомендованы и для
делопроизводства в негосударственных организациях  [21].

Нормативно-правовая
база делопроизводства включает в себя:

—     Конституцию
РФ;

—     Гражданский,
Административный, Трудовой, Уголовный Кодексы РФ

—     законодательные
акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

—     указы
и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения
Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного
обеспечения на федеральном уровне;

—     правовые
акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб,
агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

—     правовые
акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их
территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

—     правовые
акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по
делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

—     государственные
стандарты на документацию;

—     унифицированные
системы документации;

—     общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации;

—     государственная
система документационного обеспечения управления, основные требования к
документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

—     нормативные
документы по организации управленческого труда и охране труда;

—     нормативные
документы по организации архивного хранения документов;

—     законодательные
акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

В настоящее время
в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых
актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации
работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному
обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной
власти и управления в соответствии с их компетенцией  [5].

Все они должны
учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами
представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также
организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Первый,
основополагающий закон нашей страны, — это Конституция Российской Федерации. С
точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ
устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ
указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации,
не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Гражданский кодекс
РФ (часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ, часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ,
часть третья от 26.11.2001 № 146-ФЗ часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (в
ред. от 08.11.2008) (ГК РФ), составляющий основу гражданского законодательства
в нашей стране, содержит правовые основы деятельности юридических лиц,
основания прав собственности, договорные и иные обязательства. В нем содержится
одна из важнейших норм документирования, которая устанавливает условия
признания электронно-цифровой подписи как аналога собственноручной подписи,
т.е. условия признания ее юридической силы. Эта норма получила развитие в ряде
последующих законодательных актов. С 1 января 2008 г. введена в действие часть
четвертая ГК РФ, в которой закреплены права на результаты интеллектуальной
деятельности и средства индивидуализации юридических лиц, товаров и услуг [13].

Трудовой Кодекс РФ
определяет документы, составляемые при приеме, увольнении, командировании,
наложении взысканий и поощрений и прочее.

Уголовный кодекс
РФ предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов,
содержащих гостайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс РФ об
административных правонарушениях к числу правонарушений относит несоблюдение
правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Одним из базовых
законов для делопроизводственных структур государственных органов управления
Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ. Закон устанавливает порядок
рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного
самоуправления и должностными лицами и распространяется на иностранных граждан
и лиц без гражданства. Как и в большинстве крупных законодательных актов,
специальная статья закона посвящена определению терминов. Раскрыты термины по
видам документов. Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению.
Ответ на обращения подписывается руководителем государственного органа или
органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то
лицом.

Закон закрепил
возможность поступления обращений (жалоб, заявлений) граждан в электронной
форме «в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному
лицу по информационным каналам связи.

Правовой основой
организации информационных процессов является сегодня Федеральный закон от
27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите
информации». Этот закон является дальнейшим развитием замененного им
Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите
информации» от 20.02.1995 г. №24-ФЗ.

Закон регулирует
отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение,
передачу, производство и распространение информации, применении информационных
технологий, обеспечении защиты информации.

К работе
делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон «О
бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006,
2007, 2008 гг.). Закон фиксирует обязательность документирования всех
хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только
по унифицированным формам. Очень важна статья закона о хранении документов [38].

В последнее время
все чаще правила составления, оформления, обработки документов закрепляются в
стандартах организаций, которые входят в систему стандартизации Российской
Федерации. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ (в ред. от 09.05.2005) «О
техническом регулировании» определил состав национальной системы
стандартизации, принципы стандартизации, в числе которых добровольное
применение национальных стандартов. Закон установил категории документов в
области стандартизации, в том числе:

—     национальные
стандарты;

—     общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации;

—     стандарты
организаций.

Стандарты
организаций разрабатываются как локальные нормативные акты и в отличие от
национальных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер.

Сегодня службы ДОУ
государственных органов и организаций всех форм собственности руководствуются
следующими ГОСТами:

ГОСТ 51141-98.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает
термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах
документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов утверждены постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65.
Данный ГОСТ носит рекомендательный характер. Требования стандарта
распространяются на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к
Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая
входит в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по
классу 020000. Государственный стандарт устанавливает: состав и расположение
реквизитов и состав зон на формате А4 углового и продольного бланка
организационно-распорядительных документов, требования к оформлению реквизитов
документов, требования к бланкам документов. Методические рекомендации на
основе ГОСТ Р 6.30-2003 конкретизируют порядок применения ГОСТ Р 6.30-2003 при
унификации документов, проектировании бланков, оформлении реквизитов и
подготовке текстов документов .

ГОСТ 17914-72.
Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.
Представлен образец оформления обложки дела постоянного хранения.

ГОСТ 6.10.5-87.
Унифицированные системы документации. Требования к построению
формуляра-образца. Стандарт устанавливает основные требования к построению
формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов
с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.
Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления
народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не
распространяется на системы документации по капитальному строительству,
конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию,
используемую при оформлении внешнеторговых операций, и
организационно-распорядительную документацию.

ГОСТ 7.1-2003.
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Библиографическая запись. Библиографическое описание, общие требования и
правила составления» устанавливает общие требования и правила составления
библиографического описания документа, его части или группы документов: набор
областей и элементов библиографического описания, последовательность их
расположения, наполнение и способ представления элементов, применение
предписанной пунктуации и сокращений.

Стандарт
распространяется на описание документов, которое составляется библиотеками,
органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии,
издателями, другими библиографирующими учреждениями.

ГОСТ Р 51511-2001.
«Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» принят
и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 г. №
573-ст. Настоящий стандарт устанавливает Форму, размеры и технические
требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации.

С 1 июля 2007 г.
введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Он
соответствует
международному
стандарту
ISO 15489-1:2001 Information and documentation — Records management — General
(IDT). Необходимость появления такого стандарта
продиктована временем. В настоящее время с выходом на зарубежные рынки многие
организации разрабатывают и внедряют у себя системы менеджмента качества,
особое место в которых занимают корпоративные стандарты по управлению
документацией. Национальный стандарт должен стать основой разработки
корпоративных стандартов. Он регулирует процессы управления документами всех
форматов и на всех носителях, как в государственных, так и в негосударственных
организациях; содержит положения об ответственности, процедурах, системах и
процессах, связанных с документами. Кроме того, в стандарте содержатся
руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления
качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными
стандартами и методические рекомендации по проектированию и внедрению систем
управления документами в организациях.

Второй эшелон
нормативных актов составляют Указы Президента РФ, регулирующие нормативно —
правовую и методическую базу современного делопроизводства.

Указы Президента
РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2
группы:

—     указы,
дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

—     указы
Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа
указов касается документов, содержащих информацию, связанную СС государственной
и коммерческой тайной.

Работники службы
ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного
доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять
государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального
характера:

Указ Президента РФ
«Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»
от 30 ноября 1995 г. №1203;

Указ Президента РФ
«Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 6
марта 1997 г. №188.

Указы дают не
только перечень сведений, отнесенных государственной тайне, но и указывают
государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной
категории сведений, отнесенных государственной тайне.

К такой информации
отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и
оперативно — розыскной деятельности. Таким образом, большая часть сведений
конфиденциального характера связана с частной жизнью и деятельностью граждан
Российской Федерации.

Вторая группа
указов — это указы Президента о документировании прохождения госслужбы,
подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:

Указ Президента РФ
«О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ» от
10 февраля 2005 г. №10;

Указ Президента РФ
«О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими
служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений» от 1 февраля 2005 г.
№111;

Указ Президента РФ
«О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской
службы РФ» от 1 февраля 2005 г. №112;

Указ Президента РФ
«Об утверждении Положения о персональных данных государственного
гражданского служащего РФ и ведения его личного дела» от 30 мая 2005 г.
№609.

Эта группа указов,
подробно рассматривающая порядок документирования прохождения госслужбы, прежде
всего, нужна работникам кадровых служб.

Следующий
нормативно-правовой документ Указ Президента РФ «О мерах по обеспечению
информационной безопасности в сфере международного информационного обмена»
от 12 мая 2004 г. №611. В нем выражаются цели по обеспечению информационной
безопасности в сфере международного информационного обмена посредством
информационных систем, сетей и сетей связи, включая международную ассоциацию
сетей «Интернет».

Кроме
законодательных актов, документационное обеспечение управления в
государственном учреждении базируется на целом ряде нормативно-правовых и нормативно-методических
документов [6].

Основным
нормативным документом являются «Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Данный нормативный
акт регулирует и регламентирует порядок составления, оформления документов, а
также систему организации работы с ними, т.е. порядок регистрации, обработки,
осуществления информационно-справочной работы по документам, исполнения и т.д.
В дополнение в данным Правилам 23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива
№76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Ранее были изданы
еще два важных Постановления, имеющих прямое отношение к службе ДОУ:

—     постановление
Правительства РФ «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов
исполнительной власти» от 19 января 2005 г. №30;

—     постановление
Правительства РФ «О типовом регламенте внутренней организации федеральных
органов исполнительной власти» от 28 июля 2005г. №452.

В регламенте
прописаны все организационные моменты работы федерального органа, указаны
некоторые виды документов, разрабатываемые федеральными органами власти,
выделены основные правила организации документооборота в федеральных органах
исполнительной власти.

К важным
нормативным документам следует отнести также Примерное положение о постоянно
действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв.
приказом Росархива от 19.01.1995 № 2). В нем определены правовые положения и
функции экспертной комиссии, порядок работы и взаимоотношения с центральной
экспертной комиссией (ЦЭК) и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).

В Примерном
Положение о ЦЭК министерства (ведомства) РФ (утв. приказом Росархива от
17.03.1998 № 19). Определены права и функции центральной экспертной комиссии,
порядок ее назначения, состав, сфера деятельности.

Основным
нормативно-методическим документом, определяющим деятельность ведомственных
архивов являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные
решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила
основываются на действующей правовой базе в области информации, ДОУ и архивного
дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные
достижения в применении технических средств и информационных технологий в
работе с документами. В них регламентирована технология сохранности документов,
содержатся требования к номенклатурам дел, устанавливается порядок их
составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила
закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе
личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов
(отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к
передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу,
порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

При составлении
номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым
справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения —
систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные
указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 — 98) [13].

В настоящее время
в делопроизводстве учреждений и организаций Российской Федерации используются
два основных Перечня:

Перечень типовых
архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной
деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

Перечень типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения (Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от
25.08.2010 г. № 558).

Перечни
предназначены для использования в качестве основного нормативного документа при
составлении номенклатуры дел организации, для определения сроков хранения и
обора на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих
для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Очевидно, что
дальнейшее развитие системы российского делопроизводства — это постепенный
переход к безбумажному электронному документообороту.

На государственном
уровне переход к ЭД уже начал осуществляться в системе органов федеральной
исполнительной власти. 22 сентября 2009 г. Постановлением Правительства РФ №
754 утверждено Положение о системе межведомственного электронного
документооборота.

Необходимость
данного документа проявляется в том, что в стране еще не отлажена система электронного
документооборота между министерствами, агентствами, ведомствами, между
федеральными и муниципальными органами власти.

Положение
определяет содержание, организацию, принципы, технологии электронного
документооборота.

Межведомственный
документооборот представляет собой взаимодействие федеральных систем
электронного документооборота. В числе участников межведомственного
электронного оборота называются:

Федеральные органы
государственной власти.

Администрация
Президента РФ.

Аппарат Правительства
РФ.

В Положении
подчеркивается, что под взаимодействием федеральных информационных систем
электронного документооборота следует понимать обмен электронными сообщениями,
т.е. ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного
электронного документооборота. Обмен информацией может быть как общедоступной,
так и информацией, содержащей служебную тайну.

В настоящее время
разворачивается формирование систем межведомственного электронного
документооборота.

Создание технико-технологической
его инфраструктуры возлагается на организатора, которым определена Федеральная
служба охраны РФ.

Данная служба, в
частности, передает в низовые узлы безвозмездно все необходимые технические
средства (во временное пользование).

На развитие
системы электронного документооборота, безусловно, направлен и уже
упоминавшейся мною новый закон «Об электронной подписи».

Глава 2. Анализ организации делопроизводства в администрации
г.Кемерово

2.1 Организационные
службы документационного обеспечения управления

Организационная
структура Администрации города определяется Главой города. Структура, порядок
формирования, полномочия и организация работы подразделений Администрации
города определяются Положением об Администрации, а также положениями об этих
подразделениях, утверждаемыми Главой города. Организационная структура
предусматривает четкое разделение функций, возложенных на администрацию города,
между ее подразделениями.

В составе
Администрации создаются территориальные, отраслевые и функциональные
структурные подразделения в форме управлений, комитетов и отделов. Структура
каждого подразделения, его функции и задачи регламентируются отдельным
Положением.

Территориальные
структурные подразделения Администрации (управления) создаются в целях
осуществления отдельных исполнительно-распорядительных функций, направленных на
разрешение вопросов жизнедеятельности и развития внутригородских и
присоединенных территорий. Возглавляет территориальное управление начальник.

Отраслевые
структурные подразделения Администрации (управления и отделы) создаются в целях
эффективного управления и развития прогрессивных процессов в отраслях
городского хозяйства, координации деятельности муниципальных предприятий и
учреждений, функционирующих в рамках каждой отрасли, укрепления взаимовыгодного
сотрудничества между администрацией, муниципальными предприятиями и
учреждениями — с одной стороны и коммерческими и некоммерческими организациями
иных форм собственности — с другой стороны.

Возглавляют
отраслевые управления и отделы — начальники.

Схема
организационной структуры Администрации города
Кемерово представлена на рисунке 1.

Рис.
1 — Схема организационной структуры Администрации
города Кемерово

Функциональные
структурные подразделения (комитеты, отделы) образуются с целью обеспечения
деятельности Администрации в целом, в том числе для экономического и правового
обеспечения управления городским хозяйством.

Возглавляют
функциональные подразделения соответственно председатели и заведующие.

Организационная структура управления
Администрации города Кемерово является
линейно-функциональной, соответствует стратегическим планам
и способно обеспечить эффективное взаимодействие с окружающей средой и
достижение намеченных целей.

Поступающая в
администрацию города корреспонденция, адресованная Главе города, принимается и
регистрируется в управлении делами и в тот же день направляется на рассмотрение
Главе города.   

После рассмотрения
Главой города корреспонденция с его резолюцией возвращается в управление делами
для передачи исполнителям.

Проверка
исполнения поставленных на контроль поручений Главы города, связанных с
рассмотрением корреспонденции, производится управлением делами. Управление
делами ежемесячно направляет заместителям Главы города, руководителям
структурных подразделений информацию о стоящих на контроле,  подлежащих
исполнению входящих документах.

Правовые акты
органов государственной власти Российской Федерации и Кемеровской области,
поступающие в администрацию города, регистрируются в управлении делами (отделе
делопроизводства). На первой странице акта проставляется штамп «Подлежит
возврату», после чего он направляется на рассмотрение Главе города. Затем в
соответствии с резолюцией Главы города правовой акт передается для ознакомления
и исполнения исполнителям. Исполнитель, ознакомившись с правовым актом под
роспись, обязан вернуть его в отдел делопроизводства не позднее следующего
рабочего дня после получения.

Корреспонденция,
поступающая в адрес заместителей Главы города, руководителей структурных
подразделений администрации города, в отделе делопроизводства не
регистрируется, а направляется непосредственно адресатам, которые организуют ее
учет и исполнение.

Ответственность за
организацию работы с указанной корреспонденцией несут соответствующие
заместители Главы города и руководители структурных подразделений администрации
города.

Регистрацию и
отправку исходящей корреспонденции, подписанной Главой города, осуществляет
управление делами, подписанной иными лицами — соответствующее структурное
подразделение либо приемная заместителя Главы города.

Особенности
организации работы  с юридическими процессуальными документами.

 Юридические
процессуальные документы, адресованные администрации города (судебные
извещения, акты и постановления, иные документы судебных органов; протесты,
представления, запросы прокуроров; исполнительные листы, постановления,
требования и предупреждения судебных приставов-исполнителей; исковые заявления,
претензии, отзывы, апелляционные, кассационные жалобы, жалобы в порядке
надзора), принимаются и регистрируются юридическим комитетом.

Зарегистрированные 
документы, требующие решения Главы города, в тот же день представляются на
рассмотрение Главе города. Иные юридические процессуальные документы
представляются на рассмотрение  заместителю Главы города, руководителю
аппарата.

После рассмотрения
Главой города либо заместителем Главы города, руководителем аппарата документы
возвращаются в юридический комитет для передачи исполнителям.

Исполнители
обеспечивают рассмотрение документов и подготовку ответов в указанные в
документах сроки. В случаях, если рассмотрение не может быть осуществлено в
определенный срок, исполнители информируют об этом  юридический комитет (а в
случае необходимости — Главу города либо заместителя Главы города, руководителя
аппарата) и согласовывают с судьей, прокурором новый срок исполнения.

Проекты ответов на
протесты, представления прокуроров подлежат согласованию с председателем юридического
комитета.

 Копия ответа на
протест, представление, запрос, требование, обращение органов прокуратуры и
документ, подтверждающий отправку либо получение ответа органами прокуратуры, 
представляются  в юридический комитет. 

Организация
рассмотрения обращений граждан.

Поступающие в
администрацию города письменные предложения, заявления и жалобы граждан
рассматриваются Главой города и его заместителями, руководителями структурных
подразделений. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан РФ».

Контроль за
правильным и своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляется
отделом по работе с обращениями граждан.

Для обеспечения
жителям города  возможности личного обращения Глава города, заместители Главы
города, руководители структурных подразделений проводят прием  граждан по 
графику, утверждаемому Главой города.

Корреспонденция, поступающая на
рассмотрение заместителю Главы города по вопросам жизнеобеспечения городского
хозяйства, в управление дорожного хозяйства и благоустройства (УБДХ),
управление жилищно-коммунального хозяйства (УЖКХ), управление финансирования
отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства (УФГХ), подлежит обязательной регистрации
в день поступления в электронной базе документооборота специалистами отдела
делопроизводства отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства (ОДЖГХ).

Руководителем, на чье имя поступил
документ, в течение 2-х рабочих дней осуществляется его рассмотрение, с
оформлением резолюции по исполнению документа, включающей в себя инициалы и
фамилию исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись
руководителя и дату рассмотрения документа.

Отделом делопроизводства в день
рассмотрения руководителем входящей корреспонденции осуществляется ее передача
под роспись (в реестре поступивших за день документов) исполнителям согласно
резолюции. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным
за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено
иное. Ответственному исполнителю передается оригинал документа, соисполнителям
направляются копии.

Исполнитель обязан ознакомиться с
текстом поступивших документов, обращений граждан в день получения.

Документы, обращения граждан,
поступившие исполнителю по компетенции, подлежат рассмотрению в течение 30
календарных дней с даты регистрации, если иное не оговорено в тексте документа
или резолюции руководителя. Если сроки исполнения приходится на выходной день,
то последним днем срока считается последний рабочий день, предшествующий
выходному
дню.                                                                                                                                                                 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

Решения об изменении сроков исполнения
документов (поручений) могут быть приняты только теми должностными лицами,
которые установили данные сроки. В случае неисполнения документов (поручений)
вышестоящих органов или вышестоящих должностных лиц к установленным срокам, не
позднее чем за 3 дня до их истечения, в адрес этих органов (должностных лиц)
направляются мотивированные письма за подписью должностного лица, на чье имя
поступил документ, с просьбой о продлении  сроков исполнения документов
(поручений).

Обращения
депутатов всех уровней по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью,
должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости
проведения в связи с обращением  депутата  дополнительной  проверки  или 
дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату
в 3-дневный срок со дня получения его обращения. Проект ответа депутату
представляется в срок, установленный отделом делопроизводства администрации
города Кемерово.

Необходимые для рассмотрения
обращений граждан документы и материалы исполнитель может запросить (письмом за
подписью должностного лица) в других государственных органах, органах местного
самоуправления и у иных должностных лиц. В данном случае, следует оговорить в
запросе срок предоставления информации – в течение 15 дней (в соответствии с
частью 2 статьи 10 59-Ф3 от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации»).

В исключительных случаях, когда
отсутствует возможность подготовить ответ на обращение в установленный срок, 
должностное лицо, на рассмотрении у которого оно находится, вправе продлить
срок рассмотрения не более чем на 30 дней, письменно уведомив  об этом
заявителя (в соответствии с частью 2 статьи 12 59-Ф3 от 02.05.2006 «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

Обращения граждан, содержащие
вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, которому
оно поступило на рассмотрение, в течение 7 дней со дня регистрации направляется
в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию
которых входит решение поставленных в документе вопросов, с обязательным
письменным уведомлением об этом заявителя.

В случае, если обращение,
зарегистрированное отделом по работе с обращениями граждан, направлено не по
компетенции и подлежит перенаправлению в другое структурнее подразделение
администрации города Кемерово, оно подлежит возврату в отдел по работе с
обращениями граждан в день рассмотрения.

Контроль за своевременностью
подготовки ответов осуществляют специалисты отдела делопроизводства, начальники
отделов и управлений. Специалистами отдела делопроизводства ежедневно
предоставляется сводная информация об имеющихся нарушениях исполнительской
дисциплины заместителю Главы города и начальникам управлений.

По результатам всестороннего
рассмотрения входящего документа исполнителем за 3 дня до истечения установленного
срока должен быть подготовлен и представлен на подпись руководителю проект
ответа. Исполнитель несет ответственность за содержательную часть ответа,
ненадлежащее оформление и наличие ошибок в тексте.

Проект ответа должен быть оформлен на
соответствующем бланке, отвечать требованиям действующей инструкции по
делопроизводству, соответствовать стилю делового письма.

Текст ответа должен быть ясным,
кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной
информации, не допускающим ее различное толкование. Язык оформления должен
отличаться стилистической строгостью, объективностью изложения, отсутствием
эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.

В случае постановки обращения на
дополнительный контроль, необходимо указывать конкретную дату предоставления
дополнительного ответа и  указывать должностное лицо, на контроле у которого
находится вопрос.

Проект ответа, представляемый на
подпись руководителю, должен быть завизирован всеми исполнителями и
должностными лицами, ответственными за содержательную часть ответа. При этом
оформляется 2 экземпляра проекта ответа:

—    
основной документ за подписью руководителя
с указанием исполнителя (для отправки заявителю),

—    
рабочий документ с визами ответственных
должностных лиц (для приобщения к делу (хранится в ОДЖГХ)). Визы проставляются
в нижней части оборотной стороны последнего листа документа или в нижней части
лицевой стороны последнего листа документа. При подписании письма несколькими
должностными лицами разного ранга их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В случае если в тексте ответа имеются
вопросы правового характера ссылки на законы, нормативные акты, проект ответа
подлежит обязательному визированию специалистами юридических отделов управлений
(по компетенции).

Руководитель, на подпись которому
представлен проект ответа, обязан рассмотреть его в течение 2-х дней.

В случае наличия у руководителя
замечаний к содержательной части ответа, его оформлению, проект ответа
возвращается на доработку исполнителю в день рассмотрения. В таком случае
исполнитель обязан незамедлительно устранить имеющиеся недостатки.

Завизированный руководителем проект
ответа передается в ОДЖГХ.

Специалистами отдела делопроизводства
в день подписания ответа осуществляется его регистрация и отправка.

Отдел делопроизводства отраслей
жизнеобеспечения городского хозяйства администрации города Кемерово является
структурным подразделением администрации города и непосредственно подчиняется
заместителю Главы города по вопросам жизнеобеспечения городского хозяйства.
Сокращенное название Отдела — ОДЖГХ.

Отдел в своей деятельности
руководствуется «Конституцией» Российской Федерации, законами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами
Кемеровской области, «Уставом» города Кемерово, правовыми актами
органов местного самоуправления, настоящим Положением.

Отдел осуществляет документационное
обеспечение структурных подразделений жизнеобеспечения городского хозяйства
администрации города: управления жилищно-коммунального хозяйства, управления
дорожного хозяйства и благоустройства, управления транспорта, связи и
организации дорожного движения, управления финансирования отраслей
жизнеобеспечения городского хозяйства, управления энергосбережения и
взаимодействия с организациями коммунального комплекса.

Отдел имеет печать, которая
используется для оформления документов в сфере кадрового делопроизводства,
осуществляемого Отделом в пределах полномочий, предоставленных настоящим
Положением, и штампы для входящих документов. Печать хранится в сейфе у
начальника отдела.

Основные задачи Отдела:

—    
Организация делопроизводства в Управлениях
в соответствии Регламентом работы администрации города и с Инструкцией по
делопроизводству.

—    
Обеспечение функционирования в Управлениях
единой системы делопроизводства.

—    
Контроль за своевременным прохождением,
исполнением и качественным оформлением документов в Управлениях.

—    
Подготовка повесток, протоколов совещаний,
встреч, приемов, проводимых заместителем Главы города и оказание содействия в
данной работе руководителям Управлений.

—    
Подготовка документов Управлений к
передаче в государственный архив в соответствии с действующим порядком.

—    
Совершенствование форм и методов работы с
документами, обеспечение сокращения документооборота.

Основные функции Отдела:

—    
Обработка, регистрация и передача на
исполнение документов, поступающих в адрес заместителя Главы города и
Управлений, отправка адресатам исходящей корреспонденции.

—    
Организация своевременного рассмотрения
поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления
документов, представляемых на подпись заместителю Главы города и руководителям
Управлений.

—    
Осуществление контроля за своевременной
подготовкой ответов на обращения граждан, переданных для рассмотрения
заместителю Главы города и руководителям Управлений.

—    
Обобщение сведений о ходе и результатах
исполнения документов, систематическое информирование заместителя Главы города
и руководителей Управлений по этим вопросам.

—    
Разработка мероприятий по
совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению
исполнительской дисциплины в Управлениях.

—    
Выполнение копировальных и множительных
работ.

—    
Обеспечение кадрового делопроизводства в
отношении руководителей подведомственных муниципальных предприятий и
учреждений, назначение на должность и освобождение от должности которых
осуществляет заместитель Главы города.

Для выполнения задач и функций Отдел
имеет право:

—    
Запрашивать у структурных подразделений
администрации города, организаций, входящих в сферу жизнеобеспечения города,
информацию, необходимую для работы заместителя Главы города.

—    
Возвращать Управлениям на доработку
документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

—    
Пользоваться в установленном порядке
информационными банками данных администрации города, компьютерной и
копировальной техникой, системой связи и коммуникаций.

—    
Взаимодействовать с другими структурными
подразделениями администрации города по вопросам документационного обеспечения
и внедрения мероприятий по совершенствованию стиля и методов работы с
документами.

—    
Давать разъяснения по вопросам, входящим в
компетенцию Отдела.

—    
Для выполнения задач и функций работники
Отдела обязаны:

—    
В своей деятельности соблюдать требования
законодательства Российской Федерации.

—    
Осуществлять полномочия в соответствии с
должностными инструкциями, нести ответственность за полное, своевременное и
качественное выполнение своих должностных обязанностей.

—    
Поддерживать уровень квалификации,
необходимый для исполнения должностных обязанностей.

Отдел возглавляет начальник,
назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по
представлению заместителя Главы города.

Штатное расписание Отдела
утверждается распоряжением администрации города.

Назначение на должность и
освобождение от должности работников Отдела, осуществляются заместителем Главы
города по представлению начальника Отдела.

Начальник Отдела:

—    
Осуществляет непосредственное руководство
деятельностью Отдела, организует его работу в соответствии с настоящим
Положением.

—    
Распределяет обязанности между работниками
Отдела, утверждает их должностные инструкции, принимает меры по поддержанию и
соблюдению трудовой дисциплины.

—    
Осуществляет координацию работы
сотрудников Отдела в выполнении возложенных на них задач и функций.

—    
Подписывает и визирует документы в
соответствии с компетенцией Отдела.

—    
Ходатайствует в установленном порядке о
поощрении работников Отдела, и применении к ним дисциплинарных взысканий.

—    
Осуществляет иные права и обязанности,
предусмотренные законодательством Российской Федерации, Кемеровской области,
правовыми актами органов местного самоуправления города Кемерово, настоящим Положением,
должностной инструкцией.

—    
Во время отсутствия начальника Отдела его
обязанности временно исполняет один из работников Отдела.

2.2 Анализ процесса
обработки входящих, исходящих документов в администрации г. Кемерово

Доставка документов в орган местного
самоуправления осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской и
электрической связи.

Почтовой связью доставляются письма,
посылки бандероли.

Фельдъегерской связью – срочная
корреспонденция государственных органов.

По каналам электрической связи
поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Регистрация писем,
заявлений, телеграмм граждан, депутатов всех уровней по обращениям граждан
осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан.

Прием и
регистрация юридических процессуальных документов осуществляется в юридическом
комитете.

Телеграммы, факсограммы принимаются
сектором информации отдела кадровой работы, направленные в адрес Главы города,
регистрируются в канцелярии, в адрес заместителей Главы города – в приемных.

Корреспонденция, поступающая в орган
местного самоуправления, принимается, обрабатывается, регистрируется и
распределяется по структурным подразделениям администрации города сектором
служебной корреспонденции отдела делопроизводства управления делами (далее –
канцелярией).

Перед вскрытием почтовых отправлений
проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно
доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается
надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых
реестров.

Все конверты с документами
вскрываются, за исключением конвертов с пометкой «лично». 

По сведениям, указанным на конверте,
проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех
названных в документах приложений.

При отсутствии в конверте указанных
документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом
повреждении документов составляется акт в трех экземплярах: один остается в
секторе, другой  приобщается к поступившему документу, третий отсылается
адресату.

Документы с некомплектными приложениями
также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте
обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт,
дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий
номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа.

Акт подписывают начальник управления
делами (лицо, исполняющий его обязанности), заведующий отделом делопроизводства
и муниципальный служащий, вскрывший указанный конверт.

Конверты входящих документов, как правило,
уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или
получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса
отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к
документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. 

Конверты с корреспонденцией, имеющие
пометку «лично», передаются адресатам.

Полученный документ на имя Главы
города регистрируется в день его поступления:

В автоматизированной системе
«Документооборот» путем заполнения электронной регистрационной карточки, в
которую включаются основные реквизиты поступивших документов:

—    
дата документа;

—    
исходящий регистрационный номер документа;

—    
корреспондент;

—    
краткое содержание (заголовок к тексту);

—    
поручение (резолюция) Главы;

—    
исполнитель;

—    
отметка об исполнении.

Данные о зарегистрированных
документах хранятся в системе «Документооборот» не менее 5 лет.

В регистрационно-контрольной форме.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней
части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит
сокращенное наименование структурного подразделения администрации города, дату
получения документа и регистрационный номер в электронной базе
«Документооборот».

Реквизит «Регистрационный номер»
состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в системе
«Документооборот», который дополняется индексом дела по номенклатуре дел (кодом
по классификатору корреспондентов).

Корреспонденция, по содержанию не
относящаяся к компетенции администрации города, пересылается по принадлежности,
если известен правильный почтовый адрес адресата, если неизвестен возвращается
оператору почтовой связи с отметкой «возврат» в накладной на передачу
почтовых отправлений.

Не подлежит регистрации в секторе
служебной корреспонденции (фиксируется только дата поступления) следующая
входящая корреспонденция:

—    
копии документов, в том числе полученные с
использованием информационных систем общего пользования, справочная информация,
присланная для сведения;

—    
поздравительные письма и телеграммы;

—    
пригласительные билеты;

—    
бухгалтерские документы (счета на оплату
товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без
сопроводительного письма;

—    
печатные издания (книги, журналы,
бюллетени и т.п.);

—    
формы статистической отчетности,
поступившие без сопроводительного письма;

Предварительное рассмотрение
документов  проводится с целью распределения поступивших документов на:

—    
документы, требующие обязательного
рассмотрения Главой города;

—    
документы, направляемые непосредственно в
структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения
передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным
подразделениям или должностным лицам.

Документы передаются по журналам
(реестрам) установленного образца под роспись ответственных за делопроизводство
в структурных подразделениях администрации города.

 Поступившие в
орган местного самоуправления документы направляются  Главе города на
рассмотрение в день их регистрации, затем согласно его резолюции в структурные
подразделения на исполнение.

Поступившие в администрацию города
федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения
Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, постановления, распоряжения и
поручения Правительства Российской Федерации (далее — документы органов
государственной власти Российской Федерации), постановления и распоряжения
Губернатора Кемеровской области и Коллегии Администрации Кемеровской области
направляются  Главе города в день их регистрации.

Срочная корреспонденция докладывается
Главе города после регистрации немедленно (в течение одного часа).

Канцелярия готовит проекты резолюций по
поступившим документам и передает их на рассмотрение Главе города (в его
отсутствие – лицу, его замещающему).

 Тексты подписанных Главой города
резолюций (поручений) вносятся сектором служебной корреспонденции в электронные
регистрационные карточки базы «Документооборот».

Документы органов государственной власти
Российской Федерации и Кемеровской области регистрируются в день их
поступления. На первой странице акта проставляется штамп «Подлежит возврату».

После их рассмотрения Главой города
возвращаются в канцелярию, где в регистрационно-контрольную карточку вносится
содержание резолюции, документ передается для ознакомления и исполнения
руководителям структурных подразделений через ответственных за делопроизводство
под роспись.

Руководитель, ознакомившись с документом,
обязан вернуть его в канцелярию в однодневный срок для дальнейшего рассмотрения
другими исполнителями (если таковые имеются), поставив дату и роспись. Контроль
за своевременным возвратом документа в сектор возлагается на ответственных за
делопроизводство в структурных подразделениях администрации города.

В соответствии с резолюцией Главы города
подлинник документа направляется на ознакомление должностному лицу –
ответственному исполнителю, всем соисполнителям направляются копии.

На подлинниках документов органов
государственной власти Российской Федерации писать резолюции, делать пометки не
разрешается.

Должностные лица, которым даны поручения,
проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по
выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку
требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), а также
вносят при необходимости на рассмотрение Главы города согласованные с
курирующим заместителем Главы города предложения о внесении необходимых
изменений в действующие акты или принятии соответствующего постановления или
распоряжения Главы города.

Если в соответствии с поручением Главы
города исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то
координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное
лицо, указанное в резолюции первым.

В поручениях, как
правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если срок
исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок. Если
последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит
исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В поручении могут
быть указания «Срочно» или «Оперативно», которые предусматривают соответственно
3-дневный или 10-дневный срок исполнения.

Если для
выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте
поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения
(периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Решения об изменении сроков исполнения
документов (поручений) могут быть приняты только теми должностными лицами,
которые установили данные сроки.

В случае неисполнения документов
(поручений) вышестоящих органов или вышестоящих должностных лиц к установленным
срокам, не позднее чем за 3 дня до  их истечения, в адрес этих органов
(должностных лиц) направляются мотивированные письма за подписью Главы города,
а в его отсутствие — должностного лица, исполняющего его функции, с просьбой о
продлении  сроков исполнения документов (поручений).

Обращения
депутатов всех уровней по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью,
должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости
проведения в связи с обращением  депутата  дополнительной  проверки  или 
дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату
в 3-дневный срок со дня получения его обращения. Окончательный ответ депутату
представляется администрацией города не позднее 20 дней со дня поступления его
обращения.

Подготовку копий
документов с резолюциями (поручениями) заместителей Главы города осуществляют
секретари заместителей Главы города.

Документ, рассмотренный Главой и
направленный для исполнения, может быть направлен из одного структурного подразделения
в другое через сектор служебной корреспонденции не позднее одних суток с
момента его поступления.

Документ передается на основании
мотивированной служебной записки руководителя структурного подразделения,
согласованной с заместителем Главы города, если деятельность обоих структурных
подразделений координирует один заместитель Главы города.

Если деятельность структурных
подразделений координируется разными заместителями Главы города, передача
документа между ними осуществляется по решению Главы города.

Канцелярия
производит проверку исполнения поставленных на контроль поступивших на имя
Главы города документов, ведет учетную и аналитическую работу по контролю за
исполнением документов, ежемесячно направляет заместителям Главы города
информацию о неисполненных входящих документах.

Снятие с контроля
исполненных входящих документов и поручений по ним производится в соответствии
с  настоящей Инструкцией.

Обработка исходящих документов.

Реквизиты исходящих документов (служебных
писем) оформляются структурными подразделениями в соответствии с правилами,
установленными настоящей  Инструкцией по делопроизводству.

На документы, поступившие в администрацию
города на имя Главы города, должны предоставляться ответы, как правило, за
подписью Главы города.

После подписания Главой города исходящие
документы  регистрируются в секторе служебной корреспонденции (ответы на
обращения граждан — в отделе по работе с обращениям граждан; подписанные
заместителями Главы города, руководителями структурных подразделений-
соответственно в своих приемных) в следующем порядке:

а) регистрационные номера оформляются в
соответствии с  Инструкцией по делопроизводству.

На копиях отправленных исходящих
документов делается отметка об отправке оригинала, включающая регистрационный
номер и дату документа;

б) документы с подписью Главы города
представляются на регистрацию в двух экземплярах:

—    
первый экземпляр (оригинал) и приложения к
нему (если имеются) после регистрации направляются  адресату;

—    
второй экземпляр (копия) с визами
согласования  хранится в секторе служебной корреспонденции до минования
надобности.

Отправка исходящих документов (служебных
писем) осуществляется в следующем порядке:

а) служебные письма  отправляются 
почтовой  или иной связью.

Обработка документов за подписью Главы
города для отправки почтовой связью осуществляется сектором служебной
корреспонденции, подписанных заместителями Главы города, руководителями
структурных подразделений- соответственно в своих приемных в порядке,
установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N
221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556);

б) Реквизит «Адресат» в
служебных письмах за  подписями руководителей структурных подразделений и их
заместителей, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес.
Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству,
возвращаются исполнителю;

в) документы отправляются в конвертах. На
конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт
могут помещаться несколько документов.

Простые почтовые отправления передаются в
почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов;

г) заказными письмами и бандеролями с
уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного
подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения
адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое
отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах
указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый
адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения
получения заказных писем помещается сектором служебной корреспонденции в
номенклатурное дело.

Обработка внутренних документов.

Регистрация, учет и движение в
администрации города внутренних документов (служебных записок), оформленных в
соответствии с  Инструкцией по делопроизводству, других документов,
предназначенных для использования в администрации города, осуществляются
структурными подразделениями, а также секретарями заместителей Главы города.

Регистрация внутренних документов
(присвоение им регистрационных номеров) производится в журналах (или
электронных регистрационных формах), в которые вносятся сведения об основных
реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а
также фиксируется их прохождение.

Обращения руководителей структурных
подразделений и муниципальных предприятий непосредственно к Главе города не
принимаются, а согласовываются с заместителем Главы города, курирующим данное
подразделение.

Вопросы, не решенные на уровне заместителя
Главы города, выносятся на рассмотрение Главы города. При этом дается
письменное заключение заместителя Главы города, при необходимости
обосновывается значимость данного вопроса.

Тиражирование внутренних документов
осуществляется в структурном подразделении — исполнителе документа. Завершенные
в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных
подразделений.

2.3 Организация
информационно-технического обеспечения документооборота

В связи с развитием
электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем
управления появляется возможность использовать электронный документооборот.

Согласно Государственной системе
документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами
осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных
рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера,
подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и
информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к
внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый
комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа
телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в
котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по
телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее
место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией
службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями
сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы
прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ
руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ
согласования.

К современным техническим средствам
автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся [42]:

—    
персональные компьютеры, объединенные в
сети;

—    
электронные пишущие машинки;

—    
текстообрабатывающие системы;

—    
копировальные машины;

—    
коммуникационные средства, телефонная
техника;

—    
средства для автоматизации ввода архивных
документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители
информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими
записями);

—    
средства для обмена информацией —
электронная почта;

—    
видеоинформационные системы;

—    
локальные компьютерные сети;

—    
интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту
руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно
пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного
поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств,
регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение
оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в
памяти документов и решений [4].

Основные требования к АРМ подготовки
проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых
заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности
работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения
диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств
для печати документов [5].

Список используемой литературы

1.                
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой
службе: Практическое пособие с образцами документов. М.: Бизнес школа, 2000. —
224с.

2.                
Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е,
переработанное и дополненное М.: ЗАО Бизнес-школа Интел Синтез, 2000. — 187с.

3.                
Басаков М.И. Делопроизводство и
корреспонденция.- Ростов на/Дону: «Феникс», 2001.

4.                
Баласанян В. Автоматизация
делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок
ценных бумаг. – 1998. — №16. — с. 80-81.

5.                
Бобылева М.П. Вопросы нормативно-методического
обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации
документооборота //Делопроизводство. – 1998. — № 2. — с.52-55.

6.                
 Бобылева М.П., Гуськов В.А. Вопросы
ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота //
Делопроизводство. – 1999. — № 1. — с.38-40.

7.                
Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и
документооборот. — М.: ЭКСМО, 2006.

8.                
Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. —
Казань, 1989.

9.                
Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в
государственном аппарате. Учебное пособие. Казань, Из-во Казанского
Университета. 1989. — 183с.

10.           
Быкова, Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.
Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ.
ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

11.           
 Делопроизводство (Организация и
технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов
/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.
– М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2013. – 359с.

12.           
Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения. М.,2011

13.           
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.

14.           
Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения. М., Главархив СССР, 1991-76с.

15.           
Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций /
И.В. Гаева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. управления, 2005. – 222 с.

16.           
 Демин, Ю. Делопроизводство. Подготовка
служебных документов / Ю. Демин. – М.: Феникс, 2010. – 256 с.

17.           
Документы и делопроизводство: Справочное
пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Рейхцаум, А.В. Саголов: Составили
М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991, 271с.

18.           
Илюшенко М.П. История делопроизводства в
России (до 1917 г). — М.: РГГУ, 2007.

19.           
 История делопроизводства в СССР. Учебное
пособие. М., 1974-170с.

20.           
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.:
ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.

21.           
Колесник, Е.Н. Документирование
управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления:
В 3 кн. – Кн. 1. Управленческое документоведение / Е.Н. Колесник. – УрАГС:
Екатеринбург, 2002. – 176с.

22.           
 Комментарий к Федеральному закону «О
государственной гражданской службе» / Под ред. В.А. Козбаненко, Д.А. Медведева
— СПб.: «Питер»,2007.

23.           
Кудряев, В.А. Организация работы с
документами / В.А. Куд-ряев. — М.: ИНФРА-М, 2003.-592с.

24.           
 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство
(организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник
для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
– 360с.

25.           
Ларьков, Н.С. Документоведение. / Н.С.
Ларьков. — М.: «Восток — Запад», 2006. – 72 с.

26.           
Лукашевич А.А. К истории
делопроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. —
2004. — № 4. — С. 12-18.

27.           
Митяев К.Г. История и организация
делопроизводства в СССР. — М.: Просвещение, 1986.

28.           
Организация работы с документами:
Учеб./В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. Гос. Акад. Упр. Им.
Орджоникидзе. М.: Инфра. М, 1998, 572с.

29.           
Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение
и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство ТюмГУ,
2005. — 272 с.

30.           
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные
нормативные требования к документам: Учебное пособие. М.: Изд-во Юридический
колледж МГУ, 1994, 85с.

31.           
Пшенко А.В. Документационное обеспечение
управления (Делопроизводство): учебное пособие. — М., 2002.

32.           
Развитие советского документирования
(1917-1981 гг.). Сборник научных трудов. М., Главархив, ВНИИДАД, 1983-212с.

33.           
Рогожин, М. Ю. Делопроизводство. Издательство
«Индекс Ме-диа», 2007. — 239с.

34.           
 Рогожин, М.Ю. — Справочник по
делопроизводству /Издательство: Юстиц-Информ, 2007. – 216с.

35.           
 Румынина Л. А. Документационное
обеспечение управления: учеб. для студентов образоват. учреждений сред. проф.
образования / Л. А. Румынина. –М.: Академия, 2009. – 222c.

36.           
Сборник законодательных актов по
делопроизводству (1917-1970). М., 1973-154с.

37.           
Смирнова Е. П. Делопроизводство для
секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое
пособие. Издательство «Омега-Л», 2007-152с.

38.           
 Стенюков М. В. Документы,
Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 2006. — 190с.

39.           
Сокова А.Н. Делопроизводство №2/2004 —
С.4-7 , Развитие советского документоведения в условиях научно-технической
революции (1960-1980 гг.).

40.           
СтенюковМ.В. Документы. Делопроизводство:
Практическое пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. И
перераб. М.: ПРИОР, 1999, 144с.

41.           
Фельзер А.Б., Миссерман М.А.
Делопроизводство. Справочное пособие. Киев, ВЫСШАЯ ШКОЛА, 1988-314с.

42.           
Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с
внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство.
– 2006. – № 3. – С. 64–65.

43.           
Чиркин В. Е. Система государственного и
муниципального управления: Учебник. — М.: Юристъ, 2005. — 379с. – С.56.

44.           
Шмидт С., Князьков С.Е. Документы делопроизводства
правительственных учреждений России XVI-XVII вв. М.: МГИАИ, 1985, 102с.