Архив с нуля пошаговая инструкция

Какую задачу ставят
руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы?
Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» На
первых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить по
определенному плану, корректируя его по мере необходимости.

Вот некоторые
возможные пункты такого плана.

■ Оценить организацию
архивного хранения документов до момента создания специального архивного
подразделения.

■ Установить единую,
стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.

■ Организовать прием
на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по
чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.

■ Провести
инвентаризацию всех документов организации.

■ Составить номенклатуру
дел.

■ Ограничить доступ к
хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.

■ Разыскать недостающие
дела и документы.

■ Решить вопрос с
организацией переплета дел.

■ Организовать учет
всех выполняемых архивом работ.

В организациях, использующих
в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора
бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов
электронной информации и документов.

Важно также получить
информацию о том, какие информационные системы в организации используются в
работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее
распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально
автоматизировать работу архива.

Рассмотрим пункты
плана работ более детально.

Оценка организации архивного хранения документов до
момента создания специального архивного подразделения

Если в организации
уже есть комната с гордым названием «архив», обязательно тщательно осмотрите
ее, особенно если она находится в подвале здания. При этом обращайте особое
внимание на следующие моменты:

● есть ли мокрые
документы или сырость на стенах;

● не сложены ли документы
поблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;

● есть ли рассыпанные
из ящиков, покрытые пылью документы;

● какая в хранилище
дверь как она запирается;

● есть ли пожарная
сигнализация и средства пожаротушения;

● что находится в
соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны с
пропаном и т.п.);

● не находится ли
рядом с дверью хранилища помещение для курения.

При посещении рабочих
комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки,
хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов?
Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках,
стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?

Все эти моменты
потребуют самых оперативных действий.

Установление единой, стандартной системы приема
документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе
приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов
осуществляется только по актам.

2. Вести учет
поступивших документов желательно в электронном виде.

3. Каждое дело
вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное
название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет,
используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для
того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими
сроками хранения).

4. При приеме дел
проводится экспертиза ценности документов.  Например, если в папке имеются документы
разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько
лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в
соответствии с нормативами и правилами работы).

На первом этапе
работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации.
Главные задачи таких посещений:

■ Ближе познакомиться
с сотрудниками организации.

■ Уточнить, какие
документы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.

■ Разъяснить
установленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можно
утром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, но
внутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение
станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала
полок вынуждены будут действовать по вашим правилам.

■ Прочитать
мини-лекцию о номенклатуре дел. Большинство сотрудников о ней, возможно,
слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого
понятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации
вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство.
Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете
обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает.
Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должна
быть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты.

Прием на хранение не нужных для оперативной работы
документов

Принимать нужно все,
что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их
актами приема.

Не бойтесь, если в
актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела
должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование.
Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к.
главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Налаженный прием
документов на хранение покажет всем имеющим дело с документами сотрудникам
организации, что появилась реально работающая служба, способная очистить их
столы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».

Если принятые
документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых
бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться
успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом,
сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельные
личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то,
что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не
увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации
старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной
работы лучше возложить на архивную службу.

При приеме на хранение
бухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями за
прошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программное
обеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из
годов.
По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов
сшивов и установить, чего не хватает.

Если часть документов
уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с
этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.

Проведение инвентаризации всех документов организации и
составление номенклатуры дел

Инвентаризация документов
– очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел.
Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать,
что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Инвентаризация
документов должна выявить следующие важные моменты:

● у кого хранится
данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя
и должность);

● сколько документов
этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров
документов);

● способ формирования
дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);

● сколько таких
документов существует в данный момент и где они хранятся;

● относится ли
документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;

● имеет ли документ
историческую ценность для организации;

● относится ли
документ к категории важнейших;

● сколько времени
документ должен храниться;

● есть ли в
организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких
информационных системах организации они хранятся.

Не переживайте, если с
первой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у вас
появится возможность значительно расширить его. Этот список позволит более
точно определить состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельные
виды документов из дела и где они теперь обитают. Результаты этой работы в
дальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.

Особое внимание стоит
обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы
в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на
бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть
внести их в номенклатуру дел.

Ограничение доступа к хранилищу документов организации

С самого первого дня установите
правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может
войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более
забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгая
регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся,
а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в
хранилище.

Никто из сотрудников
не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая
необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим
образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи
дел.

Ограничение доступа в
хранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективное
средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.

Ограничением доступа
к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит
поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы
безопасности.

Розыск недостающих дел и документов

В процессе передачи
документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает.
Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам
еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих
делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год
250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только
240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов
в архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинстве
организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее
всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

В моей практике были
случаи, когда полный комплект бухгалтерских сшивов банка за «доархивные» годы удалось
собрать воедино в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами –
мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов
и уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивов
нашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителя
главного бухгалтера, в нижнем ящике.

Все сказанное
относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо
труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов.
А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой
работа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание

Очень важно установить хорошие деловые отношения с
сотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников от
работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача – уговорить их
это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают и
маленькие «военные хитрости». Иной раз я говорила сотрудникам: «Заместитель председателя
правления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов в
архив, и все ли подразделения все сдали». (И здесь не было никакого обмана. Я
действительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы в
архиве, хотя и в несколько иной плоскости.)

Решение вопроса с организацией переплета дел

Хотя большинство документов
архива организации (до 90 %) составляют документы временного срока хранения и,
согласно правилам классического делопроизводства, переплет таких документов не
обязателен, я настоятельно рекомендую тщательно взвесить все «за» и «против». В
настоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажных
документов:

1. Комплектование и хранение документов в папках типа
«Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения
различного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Минусов,
однако, значительно больше:

■ Если кто-нибудь
хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и
неудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы и
разложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.

■ Объем папок обычно
значительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки с
документами составляет 3 кг.
При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку,
снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е.
поднять придется 12 кг
– в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.

■ При архивном
хранении в хранилище папки займут значительно больше места.

■ При архивном
хранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки.
Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

■ В папках «Корона»
постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов,
которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.

■ При выдаче дела во
временное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя
ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить их
на место.

2. Комплектование и хранение документов в переплетенных
делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на
четыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела,
и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же,
как мне кажется, больше:

■ Даже при самом
головокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания»
документов по всему хранилищу очень мала.

■ Вес дела объемом
250 листов – 1,25 кг.

■ При архивном
хранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при
хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.

■ При выдаче дел во
временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически
сводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с
документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из
сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного
изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно
труднее.

Конечно, выбор за вами
и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными
документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится
с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными
приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы
для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка).
Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Кроме
того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами
специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленное
выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала
вполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.

Однако необходимо
помнить еще об одной важной вещи: вы должны уметь не только грамотно и
квалифицированно наладить работу с архивными документами организации, но и «продать»
результаты своей работы руководству организации и ее коллективу, что будет самой
сложной задачей. Для этого необходимо с первого дня позаботиться о сборе и
сохранении «вещественных доказательств».

Прежде всего, если вам
в наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательно
задокументируйте этот факт. Хороший способ – сфотографировать все это
безобразие. Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивными
документами, фотографируйте результаты своей работы. Сравнить две фотографии – «до»
и «после» – и увидеть разницу сможет даже самый критически настроенный руководитель.

С первого дня
тщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение,
сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Вы в любой момент должны быть
готовыми отчитаться о своей работе, и такие слова, как «много», «очень много» вам
мало помогут. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты.

Даже в небольшой
организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов.
Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное
продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но
и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

 

В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов.

Кому нужен архив документов организации

Госорганы, в том числе муниципальные и городские районы и округа обязаны создавать архивы (ст. 13 Закона от 22.10 2004 №125-ФЗ). При этом для всех организаций и предпринимателей, которые ведут бизнес без оформления юрлица, создание архива — право, а не обязанность. То есть для таких компаний и граждан наличие хранилища для документов необязательно. 

Вместе с тем любые компании и ИП обязаны беречь важную документацию во время обозначенного срока их хранения (ст. 17 Закона №125-ФЗ). Организация работы архива организации, таким образом, имеет прямую связь с обеспечением сохранности документов и нужна всем, кто занимается бухгалтерией и имеет сотрудников. 

Важно! Для ИП, должностных лиц и компаний неправильное обращение с архивными бумагами является административным правонарушением (ст. 27 Закона №125-ФЗ). Штраф составляет от 1 000 руб. для граждан, от 3 000 руб. для должностных лиц и от 5 000 рублей для организаций (ст. 13.20 КоАП РФ).

Основные правила архивов организаций

Архивным документом считается любой носитель, в котором есть ценная для отдельного человека, общества или государства информация. То есть, любые деловые бумаги, которые важны для дальнейшего хранения. Они должны иметь специальные реквизиты, которые позволяют провести идентификацию (ст. 3 Закона №125-ФЗ). 

Прежде чем организовать архив документов, важно ознакомиться с актуальной нормативной базой. 

• Основной документ — Федеральный закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ.
• Виды документов и сроки их хранения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019  № 236 (далее — Перечень).
• Инструкция по применению Перечня находится в Приказе Росархива от 20.12.2019  №237 (далее — Инструкция №237).
• Правила для создания архивного фонда утверждены Приказом Минкультуры от 31.03.2015  №526 (далее — Правила №526).
• Образец положения об архиве дает Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42.

Архив принимает, учитывает и хранит бумаги компании со значимой информацией. Сотрудники архива, кроме этих обязанностей, также должны выдавать документы по письменной просьбе сотрудников или проверяющих инспекторов. Но чаще архивариусы дают унифицированные выписки-справки.

Хранение документов в архиве организации

Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.

Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 2.3 Правил №526). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга. 

В приложениях к Правилам №526 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

• Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
• В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
• Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
• Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Пошаговый алгоритм организации архива

1. Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
2. Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
3. В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
4. Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
5. Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
6. Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
7. Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
8. Утвердите график по передаче дел в архив.

Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.

Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня.

Организация передачи в архив организации документов

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.

1. Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
2. Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом. 
3. Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
4. Работник составляет внутреннюю опись.
5. В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения. 
6. В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.

Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил №526).

В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их.

Как создать электронный архив документов

Электронный документооборот давно успешно применяют для внутренней и внешней деловой переписки. Тем не менее, оцифровка архивных фондов пока мало распространена. 

Подробные разъяснения по созданию цифровых хранилищ дается в материале «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», Росархив, ВНИИДАД. — М., 2013 г.

Электронный архив организации формируется по тем же правилам, что и бумажный. Но есть некоторые нюансы, связанные с особенностями цифровых носителей:

• Электронные дела, так же как и бумажные, передают по описи. Но вместо количества листов ответственный исполнитель указывает объем файла в Мб.
• Вся информация записывается в двух экземплярах: на основной и рабочий накопители. Желательно хранить экземпляры отдельно и на разных типах носителей.
• Архивариус заводит отдельную книгу учета для контроля поступления и перемещения электронных дел. В этой книге кроме основных отметок, заполняется графа «формат / тип носителя».
• Организация должна будет закупить отдельную технику, чтобы просматривать и копировать документы, а также выбрать подходящую программу. Такой продукт, среди прочих, есть у фирмы «1С» — «1с: Архив».

Обратите внимание! Минцифры собирается выпустить в конце 2022 года единую платформу для хранения электронных архивов (ЦХЭД). Это позволит упорядочить и автоматизировать процесс учета и передачи дел на хранение из ведомств в Государственный архив. Практика единой площадки по ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса СЭД «ДЕЛО».

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:

1. Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
2. Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
3. Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
4. Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
5. Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
6. Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
7. Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
8. Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.

У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов. 

Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Поэтому Правила (пп 2.30–2.35) требуют завести не меньше двух накопителей и хранить такие документы отдельно от бумажных дел. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.

Покупай больше, плати меньше!

Процедура хранения бумаг согласно их срокам давности проводится в почти каждой организации. В статье с пошаговой инструкцией расскажем, как правильно архивировать документы. Процесс включает подготовку бланков в соответствии с требованием законодательства, систематизацию, формирование дел, выполнение экспертизы и установление времени сбережения, отбор, подлежащих уничтожению, отправка в специальное хранилище. Задачей такой процедуры является упорядочивание документооборота, защита от несанкционированного доступа и сбережения на этапе исполнения.

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Зачем требуется процедура

Архивирование — это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков. Такая необходимость возникла не только в качестве обязанности на законодательном уровне, но и с практической стороны. Во время деятельности компании накапливается огромное количество разнообразных изданий, в которых со временем сложно ориентироваться.

Существует несколько разновидностей хранилищ, но система функционирования документооборота в них подобная. Содержать в порядке архивные бумаги трудоемко, необходимо знать все нюансы процесса, соблюдать требования законодательства и рекомендации по ведению архива. Правильно реализованная система позволить наладить продуктивную работу во всех подразделениях компании и построить эффективную хозяйственную деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

Перечень изданий, подлежащих архивации, утвержден в приказе Росархива №236 от 20.12.2019г. В данном распоряжении прописан допустимый срок годности, по истечении которого эти экземпляры подлежат уничтожению. Весь список условно можно поделить на 3 основные группы:

• Временные — бумаги, связанные приказами и распоряжениями, регламентами и реорганизацией фирмы, переписки с партнерами и контрагентами. Они находятся на хранении до 10 лет.
• Долговременные — по кадрам, о сертификации, начале и прекращении деятельности юридического лица, по формированию архива документов, защите информации и резервному копированию, а также технико-экономический паспорт. Их сберегают свыше 10 лет.
• Постоянные — устав, учредительные бумаги, регистрационные журналы, каталоги товаров, прайсы, акты об уничтожении, номенклатуры, описи, отчеты и прочие подобные издания. Они хранятся в течение всего периода существования компании.

Издания с надписью «До минования давности» актуальна до тех пор, пока она не потеряет практическое значение. Их срок годности не превышает 1 год.

Как подготовить документы к сдаче

Согласно законодательству, содержание перед передачей в архив необходимо подготовить. Под подготовкой подразумевается обработку в соответствии с правилами. Неправильно выполненные подготовительные работы чреваты штрафными санкциями при проверке контролирующими органами. В подготовке нуждаются экземпляры в электронном и бумажном виде. Особенности процедуры зависят от типа дел.

Тщательно подходят к обработке наименований, которые будут храниться на постоянной и длительной основе. Здесь нужно принять меры, чтобы экземпляры сохранили целостность и первозданный вид, исключить вероятность случайной порчи или хищения. Изначально следует решить, в каком месте будет происходить архивация документов в организации:

• в офисе предприятия;
• в электронном хранилище;
• сторонней фирмой.

При офисном сбережении для дел необходимо отвести определенное место, которое будет отвечать параметрам по влажности и температуре. Их укладывают на стеллажах в специальных коробах. При передаче на сохранность вне офиса подготовка минимальна. Большинство работ по архивированию фирма, предоставляющая такую услугу, берет на себя. Для подготовки файлов в цифровой архив понадобится оцифровка бланков и расположение их в системе согласно структуре по определенным атрибутам, позволяющим быстро найти искомое.

Граничные сроки

Согласно правилам архивации документов в организации, до передачи на архивное сбережение их хранят в подразделении в закрытых шкафах либо отдельных кабинетах. На соответствующее должностное лицо возлагаются функции по ведению документации. Передача в хранилище выполняется по акту. В 2020 году были внесены изменения, касающиеся времени хранения. В зависимости от типа бумаг граничное время составляет:

• 1 год — заявления работников о предоставлении им какой-либо копии либо информации;
• 3 — согласие на персональную обработку данных, предупреждения и уведомления сотрудников, о дисциплинарных наказаниях;
• 5 — первичка, по учетной политике, счета-фактуры, о передаче и приеме недвижимости, реестра, справки, отчетность, в том числе о задолженностях, учетные книги и журналы по кадрам, о мерах повышения условий труда согласно инструкции по ведению архива;
• 10 — о недостачах, кредитные договоры и о займе, по движимому имуществу, аренды, залога;
• 15 — договоры по недвижимости, паспорта сделок;
• 45 — журналы регистрации и бумаги о несчастных случаях и авариях;
• 50-75 — годовые и квартальные расчеты по страховым взносам, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии у работников лицевых счетов, трудовые и гражданско-правовые договора, по спецоценке, о приеме на работу, увольнении и переводе.

Согласно правилам архивации документов, срок сбережения отсчитывается с момента, когда издание утратило свое действие либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми. В общем случае время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено. Если по одному экземпляру установлено несколько разных терминов, необходимо выбирать самый максимальный.

Существуют исключения из правила. Некоторые бухгалтерские бланки, например, по амортизации, хранят с даты выбытия объекта. Следует помнить, что 75 лет хранятся версии, оформленные с 1 января 2003 года. Бумаги с более ранней датой сберегают 50 лет. Существует категория с особым периодом ведения архива документов в организации. На таких папках прописывают соответствующие пометки, например, «постоянно», «до ликвидации фирмы», «ЭПК» и другие. 

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Перед сдачей архивариусу обязательно проверяют правильность оформления и формирования папок, соответствие номенклатуре. Все недостатки устраняют сотрудники, которые несут ответственность за данную документацию. Если обнаружена недостача каких-либо экземпляров, принимают меры по их розыску и восстановлению согласно требованиям законодательства по ведению архива документов.

Передача архивариусу осуществляется в присутствии лица, ответственного за формирование и хранение дел в подразделении либо лица, сдающего на сбережение. В конце описи на каждом экземпляре записывают цифрами и прописью количество переданных экземпляров и недостающие по номенклатуре единицы. При ликвидации компании процедура архивирования также является обязательной. Передачу выполняет председатель комиссии по ликвидации.

Уничтожение дел

Уничтожение изданий с истекшим периодом выполняется по определенной процедуре. Каждое подразделение составляет список наименований, подлежащих ликвидации, на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым даты истекли до 1 января того года, когда он составлен. Например, бланк с периодом сбережения до января 2021 года не может записываться в акт, написанный в 2021 году. Отвечая на вопрос о том, как вести архив документов в организации, отметим, что при изъятии первичной бухгалтерии и отчетности следует к акту приложить справку о проведении проверки контролирующими инстанциями на предмет соблюдения налогового законодательства.

Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи. Чтобы удостовериться, что будут уничтожены все единицы с истекшими периодами, выполняют постраничный просмотр содержимого папок. Иногда в такие папки случайным способом попадают бумаги длительного или постоянного хранения. Следует помнить, что за преждевременную ликвидацию их предприятие несет административную ответственность. Листы истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше. Измельченное сырье передается на повторную переработку в соответствующие фирмы.

Оформление обложки при смене названия

Бланки в папках размещаются согласно номенклатуре. Последовательность раскладки документов для работы в архиве осуществляется по определенной системе: хронологической, по алфавиту, тематической, по субъектам или в другой последовательности, утвержденной в компании. После формирования папки приступают к ее оформлению. На обложке обязательно прописывают:

• наименование компании и структурного подраздела;
• индекс дела, номер части или тома, если их несколько;
• период хранения: допускается надпись «хранить постоянно» и специальные пометки в исключительных ситуациях;
• количество листов и крайние даты тома.

Если фирма изменила название, старая версия берется в скобки, а ниже записывают измененный вариант. Иногда внутрь вкладывают приложения, которые выходят за пределы крайних дат. В такой ситуации под этой строкой делается пометка вида: «В деле имеются документы за годы…».

В изданиях, состоящих из нескольких папок, общий заголовок на обложке прописывают на всех томах. Если после оформления архива организации содержимое будет передано на хранение за стены предприятия, на обложке предусматривают место для внесения соответствующей записи. Если возникла необходимость заменить обложку, новую следует подшить поверх старой.

Определение законченности сводной описи

Описания составляются для папок, которые подлежат сбережению после прохождения экспертизы ценности. Они представляют собой справочную информацию, содержащую перечень всех единиц, передающихся в архивный фонд свыше 10 лет. На каждый тип дела составляется отдельная опись с порядковой нумерацией с целью упорядочения организации работы с документами в архиве. Она составляется по утвержденной форме ежегодно подразделением, в котором велись бумаги.

После последней описательной статьи указывают количество наименований, их крайние номера, а также особенность нумерации. Дополнительно может прикладываться оглавление с перечнем сокращений и указателями. При малом объеме бланков опись признается законченной, если в ней находятся годовые разделы за 5 лет. Каждый оконченный экземпляр нумеруется, составляется итоговая запись и делается заверительная надпись. В больших хранилищах описание является оконченной, если нумерация разделе за год превысила четырехзначное число.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация ее и содержание в цифровом формате облегчает движение, позволяет быстро найти искомое, а также снизить нагрузку по ведению документооборота. Такая база является вспомогательной, она содержит только ту часть информации, которая изначально была сформирована в цифровом формате. Ранее было рассмотрено, как архивировать документы в бумажном виде. Хранение оцифрованных версий выполняется по той же процедуре.

Электронные дела перекодируются в нужный формат и подлежат сбережению в защищенном ZIP-архиве со всеми необходимыми метаданными. В информационной системе компании допускается сохранение наименований, термин которых не превышает 10 лет. Данные с более длительным или постоянным сроком сбережения рекомендуется передавать на сбережение в частную фирму, предоставляющую такие услуги. При удалении сведений из компьютера составляется акт. Если термин бланков не истек, уничтожить экземпляр невозможно.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Перед созданием хранилища с нуля необходимо тщательно изучить требования Федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004г. и решить, какой способ подойдет в этом случае: оцифрованный или бумажный формат. Для бумажной документации необходимо создать правильные условия по влажности и температурному режиму, защитить ее от пыли и других негативных факторов, способных привести к порче. Процедура создания включает такие этапы:

• создание соответствующего приказа по фирме;
• разработка номенклатур;
• определения терминов сбережения бумаг;
• составление выписок дел по каждому подразделению согласно архивному каталогу;
• ознакомление должностных лиц с правилами архивирования;
• прием на хранение;
• проведение инвентаризации и составление номенклатур;
• поиск выявленной недостачи;
• составление правил по использованию хранилища, разрешений и ограничений доступа;
• создание переплета папок и картотек, присвоение категорий важности.

Работник хранилища продолжает учет вновь поступающих дел и не принимает самостоятельного решения об изъятии экземпляров с истекшим временем годности на утилизацию. Решение о ликвидации принимает комиссия, назначенная руководителем, с оформлением акта об уничтожении. В его полномочия не входит передача документации на хранение за пределы предприятия.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

1. Рассортировать бумаги по срокам.
2. Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
3. Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
4. Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.
5. Подшить издания в архив.
6. Расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
7. Издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище.
8. Вести текущий учет вновь поступающих единиц.

Заключение

К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.