Архивариус должностная инструкция согласно профстандартам

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

• муниципальные и государственные хранилища;
• фонды хранения видео- и аудиодокументов;
• крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

• муниципальные и государственные хранилища;
• фонды хранения видео- и аудиодокументов;
• крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

• положения гл. 43 ТК РФ;
• устав;
• требования профстандарта;
• локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

• положения гл. 43 ТК РФ;
• устав;
• требования профстандарта;
• локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

---

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

— [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

— [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

	УТВЕРЖДЕН приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н
Специалист архива

	1418
	Регистрационный номер

Управление документами архива организаций любых организационно-правовых форм		07.012
(наименование вида профессиональной деятельности)		Код
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Обеспечение эффективного управления архивными делами (документами); внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами
Группа занятий:
1213	Руководители в области определения политики и планирования деятельности	3343	Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал
2621	Специалисты архивов и музеев
(код ОКЗ)	(наименование)	(код ОКЗ)	(наименование)
Отнесение к видам экономической деятельности:
91.01	Деятельность библиотек и архивов
(код ОКВЭД)	(наименование вида экономической деятельности)

Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)
Обобщенные трудовые функции	Трудовые функции
код	наименование	уровень квалификации	наименование	код	уровень (подуровень) квалификации
A	Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) архива	5	Организация постоянного хранения архивных дел (документов)	A/01.5	5
Комплектование архивными делами (документами) архива	A/02.5	5
Учет архивных дел (документов)	A/03.5	5
Организация использования архивных дел (документов)	A/04.5	5
Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) временного хранения	A/05.5	5
B	Руководство подразделением архива	6	Руководство деятельностью по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации	B/01.6	6
Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных дел (документов)	B/02.6	6
Построение системы архивного хранения дел (документов) в организации	B/03.6	6
Контроль функционирования системы архивного хранения дел (документов) в организации	B/04.6	6
Совершенствование системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения в организации	B/05.6	6
Внедрение системы электронного архива организации	B/06.6	6
Сопровождение деятельности экспертной комиссии организации	B/07.6	6
C	Руководство процессом архивного хранения дел (документов)	7	Создание единой системы архивного хранения дел (документов)	C/01.7	7
Управление разработкой локальных нормативных актов процессов архивного хранения дел (документов)	C/02.7	7
Контроль архивного хранения дел (документов)	C/03.7	7
Регулирование и контроль федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных	C/04.7	7
Планирование и построение процессов архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения	C/05.7	7
Организация и сопровождение деятельности экспертно-проверочной комиссии	C/06.7	7

Сведения об организациях – разработчиках профессионального стандарта
Ответственная организация-разработчик
НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москва
Директор Хлюснева Людмила Петровна
Наименования организаций-разработчиков
1.	«Газпромбанк» (АО), город Москва
2.	Общероссийская общественная организация «Российское общество историков-архивистов», город Москва
3.	ООО «Газпром комплектация, город Москва
4.	ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», город Москва
5.	ООО «Центр экспертизы и сертификации», город Москва
6.	ООО «Экспобанк», город Москва
7.	ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет», город Москва
8.	ФГБПОУ «Колледж МИД России», город Москва
Совет по профессиональным квалификациям
Совет по профессиональным квалификациям в области документационного и административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации

 

Время чтения: 4 минут(ы)

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

---

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

— [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

— [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

	УТВЕРЖДЕН приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н
Специалист архива

	1418
	Регистрационный номер

Управление документами архива организаций любых организационно-правовых форм		07.012
(наименование вида профессиональной деятельности)		Код
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Обеспечение эффективного управления архивными делами (документами); внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами
Группа занятий:
1213	Руководители в области определения политики и планирования деятельности	3343	Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал
2621	Специалисты архивов и музеев
(код ОКЗ)	(наименование)	(код ОКЗ)	(наименование)
Отнесение к видам экономической деятельности:
91.01	Деятельность библиотек и архивов
(код ОКВЭД)	(наименование вида экономической деятельности)

Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)
Обобщенные трудовые функции	Трудовые функции
код	наименование	уровень квалификации	наименование	код	уровень (подуровень) квалификации
A	Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) архива	5	Организация постоянного хранения архивных дел (документов)	A/01.5	5
Комплектование архивными делами (документами) архива	A/02.5	5
Учет архивных дел (документов)	A/03.5	5
Организация использования архивных дел (документов)	A/04.5	5
Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) временного хранения	A/05.5	5
B	Руководство подразделением архива	6	Руководство деятельностью по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации	B/01.6	6
Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных дел (документов)	B/02.6	6
Построение системы архивного хранения дел (документов) в организации	B/03.6	6
Контроль функционирования системы архивного хранения дел (документов) в организации	B/04.6	6
Совершенствование системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения в организации	B/05.6	6
Внедрение системы электронного архива организации	B/06.6	6
Сопровождение деятельности экспертной комиссии организации	B/07.6	6
C	Руководство процессом архивного хранения дел (документов)	7	Создание единой системы архивного хранения дел (документов)	C/01.7	7
Управление разработкой локальных нормативных актов процессов архивного хранения дел (документов)	C/02.7	7
Контроль архивного хранения дел (документов)	C/03.7	7
Регулирование и контроль федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных	C/04.7	7
Планирование и построение процессов архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения	C/05.7	7
Организация и сопровождение деятельности экспертно-проверочной комиссии	C/06.7	7

Сведения об организациях – разработчиках профессионального стандарта
Ответственная организация-разработчик
НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москва
Директор Хлюснева Людмила Петровна
Наименования организаций-разработчиков
1.	«Газпромбанк» (АО), город Москва
2.	Общероссийская общественная организация «Российское общество историков-архивистов», город Москва
3.	ООО «Газпром комплектация, город Москва
4.	ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», город Москва
5.	ООО «Центр экспертизы и сертификации», город Москва
6.	ООО «Экспобанк», город Москва
7.	ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет», город Москва
8.	ФГБПОУ «Колледж МИД России», город Москва
Совет по профессиональным квалификациям
Совет по профессиональным квалификациям в области документационного и административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации

 

Время чтения: 4 минут(ы)

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

• к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
• кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
• кому работник подчиняется (заведующему архивом);
• каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
• к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

• правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
• единой государственной системы делопроизводства;
• руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
• правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
• порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
• правил оформления актов об уничтожении документации;
• организационно-штатной структуры предприятия;
• норм ведения составления и учета отчетности;
• правил обращения со средствами коммуникации;
• основных принципов организации труда;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• норм этики и делового общения;
• законодательства о труде;
• норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

• создании справочной системы документов;
• отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
• контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
• приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
• обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
• шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
• разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
• создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
• подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
• слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
• контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
• выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
• составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
• использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
• разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
• оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
• инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

• вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
• принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
• отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
• требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
• подписывать документы в рамках собственной компетенции;
• представлять интересы организации в установленном порядке;
• получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
• обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
• получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
• вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

• нанесение ущерба организации;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
• неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
• качество ведения отчетной документации;
• нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
• последствия самостоятельных решений и действий;
• несанкционированное руководством представление интересов организации;
• нарушение норм делового общения и этикета;
• нарушение требований руководящей документации предприятия.

Образцы должностной инструкции архивариуса

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

1. Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW
2. 
3. Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Образец должностной инструкции архивариуса в 2021 году

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции архивариуса .doc

Образец должностной инструкции архивариуса

1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
   • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
   • опыт работы с архивами от одного года.
5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
   • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
   • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
   • система сортировки документов по различным параметрам;
   • нормы приема документов в архив;
   • стандарты хранения документации в архиве;
   • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
   • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
   • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
   • правила проверки корректности документации;
   • сроки проведения основных работ с документами;
   • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
   • порядок списания и ликвидации документов;
   • нормы трудового распорядка и дисциплины.
6. Архивариус ориентируется на:
   • действующие законы;
   • профильные нормативы;
   • положения данной инструкции;
   • соответствующие документы организации.

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК.

Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009).

Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях.

Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр.

Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде.

В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр.

В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела.

После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства.

Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Скачать документбесплатно

Проект профстандарта «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист»

На работников каких архивов распространится этот профстандарт? Как он изменит состав их должностей по сравнению с ныне действующим Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих? Как понимать требования стандарта к уровню образования и стажу работы? Какую «скидку» нужно делать коммерческим организациям при чтении перечисленных в нем трудовых функций? Ответы на эти вопросы даны в статье.

«Дорожная карта» Росархива

С 2013 по 2018 годы Федеральное архивное агентство реализовывало План мероприятий («дорожную карту») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела» 1.

Одной из основных целей этой «дорожной карты» является «улучшение качества и увеличение объемов оказания государственных услуг (выполнения работ)… на основе повышения эффективности деятельности архивных учреждений и интенсификации труда их работников» 2.

Фрагмент документа

План мероприятий («дорожная карта») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», утв. приказом Росархива от 25.03.2013 № 21

…2. …Настоящая «дорожная карта» призвана обеспечить установление взаимосвязи между уровнем оплаты труда работников архивных учреждений и количеством и качеством предоставляемых архивных услуг (выполняемых работ).

3.

 «Дорожная карта» предусматривает уточнение показателей эффективности работы федеральных архивных учреждений, создание действенных механизмов оценки деятельности их работников и соответствия уровня оплаты труда его качеству для обеспечения дифференциации в оплате труда разной значимости, сложности и квалификации (переход на «эффективный контракт»), актуализацию квалификационных характеристик должностей работников архивов, усовершенствование существующей системы непрерывной профессиональной переподготовки архивных кадров, а также регулярное приведение штатной численности федеральных государственных архивов в соответствие с объемами хранящихся документов и оказываемых государственных услуг (выполняемых работ).

Необходимой и важной составляющей частью «дорожной карты» является мониторинг показателей средней заработной платы работников государственных архивов субъектов Российской Федерации…

Профстандарты в сфере архивного дела

В сфере архивного дела на сегодня разработаны 2 и утвержден пока только 1 профессиональный стандарт.

Утвержден 5 профстандарт «Специалист по формированию электронного архива».

Основная цель вида описываемой им профессиональной деятельности – «создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий», наименование группы должностей – «регистраторы и копировщики, оператор копировальных и множительных машин».

То обстоятельство, что первым нормативную силу в архивной отрасли приобрел профстандарт именно оператора по сканированию документов, вполне объяснимо движением страны по пути цифровизации. Но наши архивы до сих пор хранят в основном традиционный (бумажный и пленочный) носитель информации, и сканирование не может занимать главное место в их работе.

Предметом данной статьи является другой разработанный, но пока не утвержденный 6 профстандарт «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист» (далее – Стандарт). Давайте посмотрим, к чему надо готовиться – какие квалификационные требования будут предъявлены к работникам архивов.

На кого распространяется Стандарт

По мнению авторов проекта Стандарта, сфера архивного дела «охватывает деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, и использует документы Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов с целью обеспечения общества ретроспективной информацией» 7. К большому сожалению, термин «другие архивные фонды» далее в тексте так…

Обязанности архивариуса

Практика показывает, что работа архивариусом свойственна не только непосредственно архивным организациям или госструктурам. В этой статье приведены основные должностные обязанности архивариуса, а также что он должен знать и уметь.

Правовые основы вакансии архивариус

Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 утверждён Квалификационный справочник должностей. Архивариус, согласно ему, это отдельная профессия.

В частности, этот документ предъявляет требования к квалификации архивариуса. Поэтому

должностная инструкция архивариуса должна соответствовать справочнику Минтруда.

Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии

Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:

• осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
• организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
• принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
• участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
• в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
• подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
• контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
• выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
• подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
• принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Также см. «Где искать архив трудовых книжек».

Требования к знаниям

А вот что должен знать архивариус:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• требования законов к системе делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Основные квалификационные требования к архивариусу

Они следующие (одно из двух):

• начальное профессиональное образование (без требований к стажу работы);
• среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе (без требований к стажу).

Таким образом, вполне можно работать архивариусом без опыта.

Должностная инструкция архивариуса — образец 2020

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию][число, месяц, год]М. П.

Должностная инструкция архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии

Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:

• осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
• организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
• принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
• участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
• в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
• подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
• контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
• выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
• подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
• принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

Требования к знаниям

А вот что должен знать архивариус:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• требования законов к системе делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

• Должностная инструкция архивариуса
• должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.
• Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.).

   В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.

3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса.

   Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.

4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:

• структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
• юридическое подразделение;
• кадровая служба.

• Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.  Приказ о закреплении транспортного средства за водителемКто такой архивариус? Только благодаря почтению прошлого у нас может быть безоблачная перспектива в будущее. Очень часто многотысячные компании и компании с огромным количеством работников, а также небольшие фирмы, зачастую должны прибегать к прежним наработкам, использовать старые и отданные в картотеку данные, для того чтобы найти решение возникшей проблемы.Но данных ежедневно накапливается чрезвычайно немало, и в случае, если беспорядочно ставить каждое дело на полку, либо использовать для этого виртуальную память компьютера, то вскоре стремительно отыскать нужную вам информацию будет неосуществимо.Чтобы не расходовать немало сил и времени и использовать архивные данные, компании часто зовут профессионалов на пост архивариуса. Только лишь этот страж архива посоветует в каком месте, и что конкретно разыскивать, установить верную направленность розыска данных или даже сам организует нужные документы.Кто такой архивариус? Архивариусом является эксперт, управляющий архивом индивидуальной либо государственной компании, систематизирующий архивные документы, отвечающий за их безопасность и составляющий их описание.Термин архивариус произошел от слова «архив», а последнее, в переводе из латыни, означает «здание правительства». Как и каждая профессия, специальность архивиста содержит в себе в довольном числе плюсы и минусы.

Преимущества профессии:

1. Не требуется специальное образование
2. Работа, практически вся умственная, физически не сложная
3. Имеется творческая часть действий в процессе
4. Тишина и покой на рабочем месте
5. Медлительность
6. Сокращение к минимальному количеству напряженных обстановок
7. Вероятность приобретать способности, совершенствовать индивидуальные свойства, увеличивать высококлассную квалификацию.

Недостатки профессии:

Сколько получают архивариусы? К минусам специальности возможно причислить маленькую зарплату, присутствие врачебных противопоказаний, одинокость на рабочем участке, недостаток вакантных должностей на территории Российской федерации.Эту профессию считают одной из самых скучных профессий; отсутствие карьерного роста.Специальность архивиста популярна в различных учреждениях. Может быть востребован архивариус в судебном или врачебном учреждении, в клинике.  Что входит в должностные обязанности слесаря-сантехника

Обязанности, навыки архивариуса:

Профессиональный страж архива, для получения работы, обязан владеть перечнем личностных качеств и профессионализмом, с целью эффективного исполнения заданий. Деятельность архивариуса может показаться на первый взгляд обычной, однако он обязуется сохранять документы и взаимодействовать с ними. В перечень главных обязательств введены: -Подбор, классификация, сохранность архива -Получение и обрабатывание документов в архиве -Развитие ссылочных сведений, согласно архивным бумагам -Предоставление документов в госхранилище -Надзор за ходом делопроизводства в учреждениях -Архивариусу следует обладать способностью хранения документации, фиксировать и зашифровывать документы, вовремя подготавливать единицы к описи. Помимо этого, архивариус имеет дополнительные обязанности: -Принимать участие в экспертизах. -Наблюдать за соблюдением правил безопасности при пожаре. -В случае поступления требований по архивным копиям, предоставляют их. -Применяют в труде инновационные ресурсы, в случае если это нужно. -Требования к архивариусу -Труд архивариуса сложный и сопряженный со значительной ответственностью за итог. Согласно данному обстоятельству, к этой должности достаточно высокие требования. Некоторым они могут показываться чрезмерно жесткими, но это все с целью уменьшения числа непринужденных погрешностей человеком. Все условия к специальности возможно поделить на главные виды.Так же предлагаем ознакомиться с профессиями андеррайтера , акушерки и администратора гостиницы .

Как правильно составить

Профессия специалиста по формированию электронного архива был внесён в реестр Профессиональных Стандартов РФ от 19 апреля 2018 года (код ПС 07.009).

Архивариус, который работает с бумажной документацией, ещё не указан в реестре, однако тестирование архивиста на соответствие стандартам можно пройти в одном из центров по оценке.

После оценки соответствия стандартам РФ специалист может трудоустроиться в одном из архивов национального значения. Для архивариуса есть три категории квалификационного уровня.

Важно знать, что результаты тестирования нужны работодателю для ознакомления, ведь изначально реестр быть создан для облегчения кадрового подбора персонала. Стоит серьёзно подойти к подготовке перед сдачей теста, это поможет достичь хороших результатов.

Уровень оплаты труда

Из истории профессии

Заработная плата специалиста не отличается большими размерами, что является значительным минусом профессии.

Ее размер определяется руководством компании в зависимости от объема документации, подлежащей хранению.

Он также зависит от квалификации специалиста и его стажа работы, однако на практике эти факторы не сильно влияют на величину оплаты труда, средний размер которого едва дотягивает до отметки 25000 рублей.

Итоги

Основной задачей архивариуса является сохранение всей документации, а также ее систематизация, поддержание порядка хранения, контроль использования и возврата.

Специалист занимается приемкой, регистрацией и выдачей бумаг, которые могут поступать из одной или нескольких организаций. На каждую из них он оформляет регистрационную карту и формирует банк данных.

В его обязанности может быть вменена доставка документации, а также обеспечение правил пожарной безопасности внутри архивного учреждения.

( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )