Авансовые отчеты в 1с комплексная автоматизация 2 пошаговая инструкция

В 1с КА 2.4 реализован механизм, позволяющий учитывать денежные средства, которые были выданы подотчетному лицу. Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах, ранее выданных авансом. Авансовые отчеты – документы первичного учета, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм.

Предусмотрена возможность двухэтапного ввода информации о потраченных суммах в документе Авансовый отчет, где документу соответствуют статусы: Подготовлено и Утвержден.

Первый этап работы с авансовым отчетом выполняет подотчетное лицо, второй – бухгалтер по работе с подотчетными лицами.

Чтобы включить эту функцию в программе необходимо зайти в разделе НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов и указать галочку Статусы авансовых отчетов.

Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом. Подотчетные лица заполняют в форме авансового отчета информацию о фактически израсходованных суммах с предоставлением документов, подтверждающих произведенные расходы.

В программе 1С:КА 2.4 предусмотрено создание авансовых отчетов сотрудником самостоятельно, и создание авансового отчета для утверждения его другим сотрудником (например, бухгалтером). Авансовый отчет, который не нужно утверждать создается через функционал авансового отчета без учета статусов.

Если в организации ведется учет заявок на расход денежных средств, то необходимо включить нужные настройки в программе. Для этого нужно зайти в раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов – Заявки на расходование денежных средств. При включенных данных настройках необходимо предварительно оформлять документ Заявка на расходование ДС с типом операции Выдача подотчетнику.

В документе Авансовый отчет (раздел Казначейство — Подотчетники) есть возможность заполнить информацию о произведенных подотчетным лицом расходах денежных средств, это можно сделать с помощью кнопки Заполнить полученными авансами, которая находится на закладке Расходы.

На закладке Основное указывается основная информация по документу, дата, номер документа, подотчетное лицо и организация. Также можно указать комментарий и подразделение.

На закладке Оплата поставщикам можно указать информацию об оплатах поставщику. Расходование подотчетным лицом выданных ему средств на расчеты с поставщиками (аванс или оплата купленных у поставщика товаров.

На закладке Закупка, при условии включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета, есть возможность указать приобретенные активы, оформленные документом Приобретение товаров и услуг, а также Поступление денежных документов. Если функциональная опция включена, то печать авансового отчета в части расходов, отраженных в самом документе Авансовый отчет, а также закупок, проведенных документами Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов, производится в самом документе Авансовый отчет.

На закладка Оплата поставщикам и Закупки по кнопке Подобрать можно заполнить строки по приобретениям товаров и услуг и денежных документов.

Удаление строки из табличной части закладки Закупки отвязывает документ закупки от авансового отчета.

В программе 1с КА 2.4 есть возможность создания документов закупки отдельно. В документах закупки с видом хоз.операции Закупка через подотчетное лицо появляется возможность включить документ закупки в авансовый отчет. Выполняется это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.

Печатная форма авансовых отчетов

Изменился подход к оформлению печатных форм авансовых отчетов. Авансовые отчеты (АО) отражались документами: Приобретение товаров и услуг, Поступление денежных документов и Авансовым отчетом. При проведении закупок Приобретением товаров и услуг (операция — Закупка через подотчетное лицо) и Поступлением денежных документов (операция – Поступление через подотчетное лицо), эти документы по сути являлись самостоятельными авансовыми отчетами (со своей печатной формой), и не учитывались в итоговом сводном авансовом отчете подотчетного лица.

В документе Авансовый отчет добавлена закладка Закупки, и в ней могут быть указаны или сформированы документы Приобретения товаров и услуги Поступления денежных документов с операциями закупки от подотчетного лица. Удаление строки из табличной части открепляет документ закупки от авансового отчета. Теперь вся работа с АО производится в едином месте для всех видов отчета: закупки, расходы, оплаты поставщикам.

Поддерживается сценарий, когда документы закупки формируются отдельно. В документах закупки от подотчетного лица присутствует возможность включить документ закупки в авансовый отчет. Происходит это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.

Печатная форма авансового отчета при этом формируется только из документа Авансовый отчет.

Изменение в панели настроек раздела Казначейство и взаиморасчеты

Изменения, связанные с тем, что документы закупки можно теперь учитывать в авансовых отчетах, включаются функциональной опцией НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета и установкой даты, с которой данная возможность начинает действовать. До этой даты используется старое поведение программы 1С:Комплексная автоматизация 2.

НДС

Учесть расходы, отраженные авансовым отчетом, теперь можно не только на деятельность, облагаемую НДС или необлагаемую НДС. Теперь можно указать, что расходы будут учитываться согласно введенному в программе 1С:Комплексная автоматизация 2 документа, распределяющего НДС – Распределение НДС.

Произошли изменения на закладке Расходы.

Понесенные расходы не отражаются в книге покупок напрямую. Ранее они отражались формированием документа по гиперссылке Зарегистрировать запись книги покупок.

Ранее:

Теперь:

Теперь доступно поле Отражение в учете. НДС можно:

• Принять к вычету по счету-фактуре;
• Списать на расходы;
• Принять к вычету по БСО (или иному документу).

При отражении к вычету нужно ввести данные счета-фактуры в отдельном окне.

При списании на расходы статья расходов и аналитика расходов используется из учетной политики:

В случае наличия счета-фактуры поставщика, необходимо выбрать контрагента и зарегистрировать счет-фактуру.

Если используется вариант учета Принять к вычету по БСО (или иному документу), потребуется обязательное указание контрагента. Создастся ссылка на первичный документ (например, билет) и документ подсистемы НДС («иной документ», с тем же номером и датой), который отразится в регистрах НДС для принятия суммы НДС к вычету. Подтверждением вычета может быть, например, билет или чек ККМ.

Приобретение товаров и услуг. Закупка через подотчетное лицо

Добавлена возможность выбрать контрагента, у которого производится закупка товаров и услуг, а также указать НДС в документе, и зарегистрировать счет-фактуру.

В документе появилась команда включения документа в Авансовый отчет.

На закладке Дополнительно можно указать, под какую деятельность приобретены товары или услуги: облагаемую НДС или не облагаемую.

В случае покупки товаров и услуг по разным чекам у разных поставщиков (контрагент не выбирается в документе в этом случае), в табличной части товаров появляется возможность указания чеков, по которым оформляется закупка.

Журнал авансовых отчетов

Журнал авансовых отчетов в колонке Израсходовано содержит не только сумму расходов, учтенных в самом документе Авансовый отчет, но и содержит в себя сумму по документам Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов.

Рабочее место оформления авансовых отчетов доступно по гиперссылке К оформлению: Авансы и закупки и включает теперь суммы по документам закупки, на которые не оформлен еще авансовый отчет. Это позволяет контролировать документы закупки, сформированные вне АО и не включенные в АО.

Заявка на расходование денежных средств на несколько подотчетников

Снято ограничение на подготовку заявки на выдачу денежных средств под отчет только на одно подотчетное лицо. Можно заполнить список подотчетных лиц. Для этого переключатель переводится в положение Список подотчетных лиц и на закладке Лицевые счета сотрудников заполняется список подотчетных лиц.

При этом существует ограничение: статья ДДС, по которой будет производиться выплата по списку подотчетных лиц, одна для всех.

Если выплата осуществляется одному подотчетному лицу, в этом случае на закладке Расшифровка платежа можно заполнить список разных статей ДДС.

Заявки по списку подотчетных лиц оплачиваются через автоматическое создание платежных документов или кассовых ордеров по числу подотчетников. Список статей ДДС для одного подотчетника:

Приходный кассовый ордер и Поступление безналичных денежных средств. Операция Возврат от подотчетника

При формировании возврата неиспользованных денежных средств от подотчетного лица на закладке Расшифровка платежа появилась возможность указать список статей ДДС, в рамках которых проиходит возврат средств.

	Я
magicFor 22.04.19 — 08:13	Здравствуйте! Как в КА 2.4 Получить авансовый отчет с начальной и конечной суммой выданных средств подотчетному лицу для товаров? Если делать через документ Приобретение товаров и услуг с установленным видом операции Закупка через подотчетное лицо, то при печати Авансового отчета в нем стоит только сумма за товар без остатков ДС. Через Авансовый отчет если делать, то все корректно показывает, с отставками денежных средств, но к товарам нельзя прикрепить запись на чек (а чек необходимо указывать), как в документе выше.
yzimin 1 — 22.04.19 — 09:08	Какой релиз? Потому как в 2.4.6 и 2.4.7 разный функционал
magicFor 2 — 22.04.19 — 09:25	2.4.7.147 Но судя по интернету в комплексной есть такое ограничение… Решили сделать через авансовый отчет… Сейчас следующая ошибка: Создаем АО. Заполняем вкладку закупки. при выводе на печать таблица                     Оборотная сторона формы № АО-1 заполняется непойми как. Как ее по порядку отсортировать?
magicFor 3 — 22.04.19 — 10:21	на первый вопрос Если не включена функциональная опция НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета, то печать авансового отчета реализуется из документа, если включена, то только из документа Авансового отчета. Опция по умолчанию включена и скрыта для новых баз. Доступна только для перехода при обновлении на новую версию.

Я не хочу быть самым богатым человеком на кладбище. Засыпать с чувством, что за день я сделал какую-нибудь потрясающую вещь — вот что меня интересует. Стив Джобс, 1996 г.

Авансовый отчет – это документ с прилагаемыми оправдательными документами, подтверждающими расход подотчетным лицом средств, полученных от организации для выполнения служебного задания или на некие хознужды организации.

В любой организации (даже самой небольшой) могут быть авансовые отчеты.

Рассмотрим пошагово, какие расходы можно отражать, а также как сформировать Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3.

Авансовые отчеты находятся в разделе Банк и касса

Открывается Журнал Авансовые отчеты (список). По кнопке Создать создается новый Авансовый отчет, который впоследствии будет в данном списке.

Пример 1: Авансовый отчет

Заполняются сведения об Организации, Подотчетном лице, ставится дата документа. В Авансовом отчете существует ряд вкладок, которые необходимо заполнить. Начинаем с вкладки Авансы. По кнопке «Добавить» можно подобрать Выдачу наличных, если денежные средства выдавались из кассы, либо Списание с расчетного счета, если подотчетная сумма перечислялась на корпоративную или личную карту сотрудника. Также можно выбрать Выдачу денежных документов: например, если организация ранее приобрела Билеты или Талоны на бензин и передала их Подотчетному лицу.

В нашем примере подотчетная сумма выдана наличными из кассы организации

Далее переходим к заполнению остальных вкладок, на основании оправдательных документов. Вкладка Товары заполняется, если на подотчетные средства приобретались материалы, сырье, товары и прочее, которые подлежат дальнейшему учету в организации. Если в оправдательных документах выделен НДС и организация находится на ОСНО, то прямо в Авансовом отчете можно заполнить данные счета-фактуры, выставленного на организацию, на основании которого можно принять НДС к вычету. В случае, если счет/фактура отсутствует, а есть только чек, то такой НДС спишется на затраты, к вычету его предъявить нельзя.

Далее при необходимости заполняется вкладка Возвратная тара, если таковая имелась при приобретении Товаров.

Если из подотчетных средств производилась Оплата поставщику за услуги, учитываемые на счете 60 или 76, то заполняется вкладка Оплата.

В случае, когда сотруднику были переданы приобретенные организацией ранее Билеты – заполняется вкладка Билеты

Все остальные расходы подотчетных сумм, подтвержденные любыми первичными документами, можно зафиксировать на вкладке Прочее. На данной вкладке вносятся все сведения о прилагаемых первичных документах. Первичные документы могут быть как внешние – чек, счет-фактура и т.д., так и внутренние – Приказ, акт на списание и прочее.

Прочие – расходы, которые не включились в остальные вкладки (не МПЗ с количественным учетом, не Оплата, с учетом по поставщику услуг)

К Прочим могут относиться и Командировочные расходы, на основании Командировочного удостоверения, с оплатой суточных расходов (обратите внимание, что согласно ст.217 НК РФ регулируется максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 рублей при командировке по России и 2500 в другие страны. Т.е. суточные сверх этих норм должны облагаться НДФЛ), но расходы по командировке лучше проводить отдельным Авансовым отчетом по Командировке (ниже рассмотрен пример).

Если к Авансовому отчету приложен счет-фактура, с выделенным НДС, то ставится флаг СФ и на этом основании НДС можно предъявить к вычету

В ситуации, когда к Авансовому отчету прилагаются документы с признаками бланка строгой отчетности (ж/д или авиабилеты), также с выделенным НДС (вместо счета-фактуры), тогда в Авансовом отчете проставляются флаги СФ и БСО. При проведении Авансового отчета автоматически создается запись о полученном Счете-фактуре и НДС можно предъявить к вычету.

При приобретении материалов могут возникнуть дополнительные расходы по доставке, сборке и прочее. Данные расходы учитываем на вкладке Прочее, на их сумму можно увеличить стоимость приобретенного материала (товара), оприходовав их на необходимую номенклатуру и на тот же счет, что и сам материал (товар)

При проведении Авансового отчета формируются проводки по всем проведенным операциям

А также (при ОСНО) формируются записи на вкладке НДС предъявленный

По кнопке Печать из Авансового отчета можно распечатать сам Авансовый отчет, а также (при приобретении Товаров) Приходный ордер (М-4)

В нижней части Авансового отчета заполняются сведения о Назначении, количестве приложенных документов, которые в последствии отразятся в печатном виде. Также там отражаются все сведения о полученном авансе, общей сумме расхода по Авансовому отчету, а также сумма оставшегося аванса, либо перерасхода.

На основании Авансового отчета можно создать ряд документов, что облегчит внесение данных

Если при проведении Авансового отчета сумма аванса остается с минусом (перерасход), организация обязана возместить подотчет выплатой через кассу или перечислением на карту.

В случае, если сумма аванса израсходована не полностью, осталась у Подотчетного лица – данная сумма подлежит возврату в кассу либо на Р/с организации. Если планируется в ближайшее время расход данным Подотчетным лицом, то сумма аванса остается (можно не сдавать), а при оформлении следующего Авансового отчета автоматически встает в документе, как имеющийся аванс.

Пример 2: Авансовый отчет по командировке

По командировкам целесообразно заполнять отдельный авансовый отчет.

При создании Авансового отчета по командировке Суточные установлены автоматически, согласно ст.217 НК РФ. Если в организации локальными документами установлен другой размер суточных, то можно внести изменения, но с сумм превышения максимального размера нужно удерживать НДФЛ.

Также в Авансовом отчете автоматически отражается имеющаяся у Подотчетного лица сумма Аванса.

Также можно внести еще сумму Аванса по кнопке Добавить

В поле Расходы сотрудника, подтвержденные документально по кнопке Добавить регистрируются все первичные документы, подтверждающие расходы в командировке

При заполнении сведений можно также в столбце НДС изменить % НДС, а в столбце Учет НДС внести необходимые данные документа для предъявления НДС к вычету

Если расход подтвержден Бланком Строгой отчетности (Билетом), то Учет НДС заполняется по чеку, с указанием перевозчика

Расходы сотрудника заполнить интуитивно достаточно легко, имея соответствующие документы. Во всех остальных моментах Авансовый отчет и Авансовый отчет по командировке практически идентичны.

При проведении создаются проводки

А также (при ОСНО) заполняется вкладка НДС предъявленный

По кнопке Печать и Создать на основании открываются те же возможности, что и в обычном Авансовом отчете.

Подводя итог, можно сказать, что Авансовый отчет в 1с Бухгалтерия – достаточно простой в заполнении, интуитивно понятный документ, в котором можно корректно отразить все документально подтвержденные расходы Подотчетного лица, связанные с деятельностью организации.

Остались вопросы? Звоните нашим специалистам по номеру телефона +7 3532 43-05-17. Обязательно проконсультируем!