Действовать в соответствии с инструкцией в связи с вышеизложенным

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; 
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, 
деятельность — успешной, 
вклад — значительным, 
позиции — конструктивными (прочными), 
доводы — вескими, 
необходимость — настоятельной, 
спектр (услуг) — широким, 
скидки — значительными / незначительными, 
предложение — конструктивным, 
разногласия — существенными / несущественными, 
рентабельность — высокой / низкой, 
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

В связи с вышеизложенным нужна ли запятая или нет?

На чтение 3 мин Просмотров 529 Опубликовано 10.05.2023

Данное выражение присуще официально-деловому стилю речи. Оно встречается в распорядительной документации компании: в постановлениях, решениях, приказах, указаниях. Также присутствует в справочно-информационных текстах: протоколах, докладных, объяснительных записках, в аналитической и другой документации. Независимо от предназначения этих документов (для узкого или широкого круга лиц), желательно оформить их с учетом орфографических и пунктуационных правил. Корректность записей, правильность оформления свидетельствуют о высоком статусе компании и компетенции сотрудников, работающих в ней. Не знаете перед и после сочетания Ну нужна ли запятая? Давайте вместе разберемся в этом вопросе.

Содержание

1. Часть речи и роль в предложении
2. В каких случаях оборот «в связи с вышеизложенным» не нужно выделять запятыми?
3. Когда оборот «в связи с вышеизложенным» выделяется запятыми
4. Примеры предложений для закрепления материала
5. «в связи с изложенным»
6. «в связи с вышеизложенным прошу вас»
7. «в связи с вышесказанным»
8. «в связи с вышеуказанным»

Часть речи и роль в предложении

Подобное словосочетание является обстоятельственным оборотом. Он представляет собой сочетание существительного «вышеизложенный» в творительном падеже и производного отыменного предлога «в связи с», появившегося от существительного «связь». Рассматриваемый предложно-именной оборот не вносит в предложение пояснение или уточнение, он не является вводным, сочетание невозможно выбросить из предложения без потери смысла. Но нужны ли запятые для его обособления?

Сложность заключается в том, что обстоятельственные обороты могут обособляться запятыми, но не всегда это обособление уместно, а иногда даже ошибочно.

Рассмотрим на конкретных примерах, когда постановка знаков препинания приветствуется, а когда она нежелательна.

В каких случаях оборот «в связи с вышеизложенным» не нужно выделять запятыми?

Знаки препинания не нужны в следующих случаях:

1. Если исследуемый оборот тесно связан со сказуемым или входит в его состав. В таких случаях оборот невозможно изъять из фразы без ее искажения.

Например:

Мы приняли окончательное решение в связи с вышеизложенным заключением экспертов.

1. Если выражение стоит в начале предложения.

Пример:

В связи с вышеизложенным прошу увеличить финансирование проекта. (запятую все же можно поставить, если автор желает интонационно акцентировать оборот)

Отметим, что в остальных случаях постановка пунктуации факультативна и зависит от степени распространенности оборота, близости к главным членам предложения, авторского замысла, порядка слов в предложении.

Когда оборот «в связи с вышеизложенным» выделяется запятыми

Обособляем знаками препинания оборот, если:

1. Он располагается между подлежащим и сказуемым.
2. Он находится не в начале и не в конце предложения.
3. Выделяется интонационно и содержит объяснение того, о чем говорится в другой части предложения.
4. Он граничит с другой конструкцией или словом, требующими обособления на общих основаниях.

Во многих случаях можно руководствоваться следующих правилом: если оборот можно удалить из фразы с сохранением логической структуры текста, он считается присоединительным и может обособляться.

Примеры предложений для закрепления материала

Для лучшего понимания материала приведем несколько примеров предложений.

«в связи с изложенным»

Примеры:

Следовательно, в связи с вышеизложенным предлагаю обратить ваше внимание на предложенную формулу расчета индекса потребительских цен. (перед оборотом находится обособляемое вводное слово)

Мы, работники ремонтного цеха, в связи с вышеизложенным, предлагаем откорректировать производственный план. (оборот находится между подлежащим и сказуемым)

«в связи с вышеизложенным прошу вас»

Например:

В связи с вышеизложенным прошу вас предоставить информацию об этом поставщике.

В связи с вышеизложенным прошу вас, Дмитрий Григорьевич, разрешить мне приступить к выполнению своих обязанностей со следующей недели. (обособляется обращение)

«в связи с вышесказанным»

Примеры:

Мы обязаны в связи с вышесказанным отложить наше решение на неопределенный срок.

По дороге к месту работы случилось чрезвычайное происшествие. В связи с вышесказанным оказалось невозможным явиться без опоздания.

«в связи с вышеуказанным»

Например:

В связи с вышеуказанным мы обязаны проверить, как выполняется работа по строительству объекта.

Рабочий инструмент, в связи с вышеуказанным, следует хранить только на оборудованном стенде.

Будьте грамотны и пишите корректно!

«В связи с вышеизложенным»: выделяется ли запятыми

Канцелярский оборот «в связи с вышеизложенным» состоит из предлога «в связи с» и сложного имени прилагательного, образовавшегося путем соединения «выше» (нареч.) и причастия «изложенный». Задача нашей статьи рассказать – нужны ли запятые в предложении с оборотом «в связи с вышеизложенным». Однозначно ответить на вопрос: «Выделяется запятыми или нет данное сочетание?», не так просто.
Как правило, «в связи с вышеизложенным» не выделяется, но бывают ситуации, когда обособление требуется. Прежде всего, это обусловлено необходимостью логического выделения словосочетания в предложении, так как этот оборот нередко выступает в роли вводной конструкции или обстоятельства причины.

Когда запятая не нужна

Запятые не ставятся:

При нахождении словосочетания в начале предложения:

• В связи с вышеизложенным просим вас проверить, как выполняется работа по строительству дома.

«В связи с вышеизложенным» не поясняет и не уточняет что-либо, то есть, не вводная конструкция, которую не удастся удалить или заменить синонимом без изменения смысла:

• Мы должны в связи с вышеизложенным отложить решение на некоторое время.

Оборот прочно связан по смыслу со сказуемым или часть сказуемого:

• На улице был сильнейший ураган, и она в связи с вышеизложенным опоздала на экзамен. (Она в связи с вышеизложенным опоздала на экзамен).

Когда оборот обособляется

«В связи с вышеизложенным» выделяется, будучи вводным присоединительным оборотом, который может быть изъят из контекста или заменен синонимом без утери смыслового значения и нарушения синтаксиса.
Запятая ставится перед ним, при его нахождении в конце основной синтаксической единицы, перед словом и после – при нахождении в средине:

• Защитные маски, в связи с вышеизложенным, приносить не обязательно, ими избирателей обеспечат на местах.
• Конечно же, будут и другие расходы при реализации проекта. В связи с вышеизложенным, просим увеличить финансовую составляющую. – Здесь «в связи с вышеизложенным» удаляется без изменения сказанного: Просим увеличить финансовую составляющую.

Запятые также должны ставиться, если интонационно необходимо подчеркнуть логическую значимость вводных слов, то есть, словосочетание «в связи с вышеизложенным» нельзя опустить, не нарушая смысл сказанного:

• Нельзя, в связи с вышеизложенным, дать положительную характеристику кандидату.

Необходимо отметить, что предлог «в связи с» употребляется и с другими словами, кроме «вышесказанное», а также может выделяться «чужими запятыми», находясь в непосредственном контакте с обособляемыми синтаксическими единицами.

Примеры с предлогом “в связи с”:

• В связи с вышесказанным, прошу дать мне внеочередной отпуск за свой счет.
• Отапливаться жилой фонд не будет до начала ноября, в связи с отсутствием у муниципалитета денег на закупку угля.
• Работа предприятия изменена в связи с вышеуказанным замечанием.
• В связи с изложенным выше, нам нужно в кратчайший срок устранить все недостатки.
• Наступила осень, в связи с этим, дни стали короче.
• В связи с тем, что транс генные продукты считаются вредными, покупку их следует ограничить.
• В связи с вышеизложенным требую изменить отношение к своим трудовым обязанностям.
• В связи с вышеизложенным еще раз прошу всех вас отнестись к предстоящему мероприятию со всей ответственностью.

Поиск ответа

Всего найдено: 22

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужна ли запятая в данном предложении? В связи с вышеизл оженным просим поручение, содержащееся в пункте 2(,)снять с контроля.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая нужна. Причастный оборот содержащееся в пункте 2 надо выделить запятыми с обеих сторон.

Здравствуйте. Ответьте, если можно, на следующий вопрос. Выделяется ли запятой выражение «учитывая приверженность компании соблюдению договорной дисциплины» в предложении » В связи с вышеизл оженным и учитывая приверженность компании соблюдению договорной дисциплины прошу мобилизовать денежные средства и погасить образовавшуюся задолженность»? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Деепричастный оборот не обособляется, если выступает в качестве однородного члена предложения с необособленным обстоятельством. Однако в Вашем случае обстоятельство в связи с вышеизложенным может обособляться. Кроме того, запятая требуется для смыслового выделения достаточно длинного деепричастного оборота. Поэтому мы рекомендуем поставить запятую после слова дисциплины.

Как расставить знаки пунктуации в этом предложении? » В связи с вышеизл оженным и для обеспечения своевременной сдачи двигателей в сборе 21300100026000 – 18 шт. и 21300100026022 – 2 шт. в запасные части по плану июня 2012 года прошу Вас разрешить отпуск данных двигателей со склада 39184 на склад 29582 по ранее существовавшей схеме с регистрацией в ИС «КХП» текущего дня и
ИС «Охрана».» Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Вариант пунктуации: В связи с вышеизл оженным и для обеспечения своевременной сдачи двигателей в сборе 21300100026000 (18 шт.) и 21300100026022 (2 шт.) в запасные части по плану июня 2012 года прошу Вас разрешить отпуск данных двигателей со склада 39184 на склад 29582 по ранее существовавшей схеме с регистрацией в ИС «КХП» текущего дня и
ИС «Охрана».

ставится ли запятая после слова «вышеизложенным» в предложениях такого рода: В связи с вышеизл оженным ООО «Ромашка» сообщает. На основании вышеизложенного следует.

Ответ справочной службы русского языка

надо ли ставить запятую после (вышеизложенным)
в связи с вышеизл оженным? просим Вашего

Ответ справочной службы русского языка

Нужна ли запятая после оборотов благодаря вам, в связи с вышеизл оженным.

Ответ справочной службы русского языка

Отделяются ли запятой слова типа: » в связи с вышеизл оженным», «вместе с тем», стоящие в начале предложения?

Ответ справочной службы русского языка

Скажите, пожалуйста, где нужны запятые в следующем предложении: В связи с вышеизл оженным и на основании закона «. » уведомляю Вас о прекращении переписки.

Ответ справочной службы русского языка

Запятые в этом предложении не нужны.

Нужна ли запятая в предложении: » В связи с вышеизл оженным прошу Вас согласовать проект договора»

Ответ справочной службы русского языка

В этой фразе не нужно ставить запятую.

» В связи с вышеизл оженным прошу Вас дать разъяснения о возможности руководствоваться данным Приказом. » Нужна ли запятая в этом предложении?

Ответ справочной службы русского языка

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно писать — в связи с вышеизл оженным.

Ответ справочной службы русского языка

Вы написали это выражение без ошибок.

В связи с вышеизл оженным предлагаем заново выполнить все разделы проекта по реконструкции ТЭЦ-Видное, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 87 от 16.02.2008г. (СНиП 11-01-95).

нужна ли здесь запятая после » в связи с вышеизл оженным»?

Ответ справочной службы русского языка

Достаточных оснований для постановки запятой нет.

Добрый день! Подскажите, нужны ли запятые в следующих предложениях:
» В связи с вышеизл оженным считает целесообразным обращение в Министерство»
«Однако работа по оказанию услуг осуществляется неудовлетворительно»
«Так на территории расположен институт»

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится после вводного слова «так» в третьем примере.

В связи с вышеизл оженным, прошу Вас разрешить произвести корректировку плана . Нужна ли здесь запятая ПАВЕЛ

Ответ справочной службы русского языка

Ставится ли запятая между » В связи с вышеизл оженным» и считаем целесообразным.

Ответ справочной службы русского языка

Постановка запятой необязательна.

Вышеизложенного или выше изложенного?

Раз за разом мы при письме «спотыкаемся» о слова, которые, в общем-то, не вызывают сомнений в правописании. Ударение у них падает «куда надо», непроизносимых согласных нет. Но всё-таки мы периодически делаем ошибки. Всё потому, что звуки мы слышим, а, например, пробелы – нет. Вот, к примеру, как правильно пишется: вышеизложенного или выше изложенного? Раздельно, с дефисом или всё же слитно? Давайте разберёмся.

Правописание слова

Рассматриваемое в данной статье слово может являться прилагательным или существительным. Часть речи «вышеизложенного» зависит от контекста.
Так, если слово вышеизложенное отвечает на вопрос «какое?», мы можем утверждать, что перед нами прилагательное. Например, «вышеизложенное предложение». Здесь к слову вышеизложенное можно задать вопрос «какое предложение?» , следовательно, мы имеем дело с прилагательным.

При этом может возникнуть сомнение, что подобные прилагательные могут быть написаны через дефис, наподобие слов «сине-зелёный», «деревянно-каменный». Однако обратим внимание на то, что эти слова образованы из двух относительных прилагательных.

Наше же слово вышеизложенного получилось из наречия в сравнительной степени «выше» (образованного от наречия «высоко») и страдательного причастия «изложенное», поставленного в родительном падеже.

В русском языке немало похожим образом полученных прилагательных, например, «вышесказанное», «малоизученное», «многообещающее» и так далее.

По правилам русского языка подобные прилагательные пишутся без пробела. Причём прилагательные, образованные с таким наречием («вышесказанное», «вышеуказанное», «вышеописанное»), обычно можно отнести к так называемым канцеляризмам. То есть в обычной разговорной речи они встречаются нечасто.

Существуют даже более или менее устойчивые сочетания, употребляющиеся при составлении документации:

• на основании вышеизложенного;
• в связи с вышеизложенным;
• исходя из вышеизложенного.

А когда же вышеизложенное является именем существительным? Так, давайте рассмотрим следующий пример: «Вышеизложенное кажется мне каким-то чуждым и неправильным решением.»Сперва выделим грамматическую основу этого предложения: подлежащим здесь выступает слово «вышеизложенное», а сказуемым фраза «кажется решением». Какой вопрос можно задать в подлежащему вышеизложенное? Конечно же «что кажется мне каким-то чуждым и неправильным?» Значит мы смело делаем вывод, что в данном предложении использовано двусоставное имя существительное, которое всегда пишется слитно.

Между тем, раздельное написание вышеизложенного тоже существует. Но только в случае уточнения места и если причастие и наречие можно поменять местами:

«на основании списка, выше изложенного в данном документе – на основании списка, изложенного выше в данном документе».

Но случается это так редко, что исключением можно пренебречь.

Примеры предложений

1. На основании вышеизложенного прошу вас принять меры к устранению недостатков.
2. В связи с вышеизложенным приказываю премировать сотрудников отдела в размере одного оклада.
3. Руководство решило, что в соответствии с вышеизложенным необходимо приостановить работу цеха до выяснения обстоятельств.
4. По поводу вышеизложенной информации признать состоявшуюся сделку недействительной.
5. Вышеизложенных сведений недостаточно, чтобы прояснить ситуацию.
6. Исходя из вышеизложенного постановляю: рабочий день сократить на один час.

Ошибочное написание

Неправильно писать раздельно: «выше изложенный», а также с одной Н: «вышеизложеный».

Синонимы

Вышесказанный, вышеуказанный, вышеописанный, уже сказанный,

Заключение

Итак, чтобы не ошибиться в правописании этого сложного прилагательного или существительного, нужно запомнить, что образованные при помощи сращения наречия и причастия слова пишутся слитно.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Констатирующая часть текста приказа

Если целью издания приказа является решение оперативных задач, стоящих перед организацией, то констатирующая часть может начинаться словосочетанием «В целях».

Словосочетание «В связи» в констатирующей части текста употребляется, если мы хотим указать в качестве причины издания приказа какие-то обстоятельства. Оно аналогично предлогам «ввиду» и «вследствие», которые пишутся слитно, если имеют причинно-следственное значение (и для проверки могут быть заменены предлогом «из-за»). Раздельно эти слова (существительные с предлогом – «в виду» и «в следствии») используются совсем в иных значениях. Однако слова «всвязи» не существует в принципе – данный сложный предлог является исключением и всегда должен быть написан раздельно.

Распорядительная часть текста приказа

Бывает, что поручение дается не конкретному исполнителю (Пример 9) или нескольким определенным лицам (Пример 10), а группе однородных исполнителей: руководителям структурных подразделений (Пример 11), подведомственных организаций (Пример 12) или даже разнородным исполнителям (Пример 13).

Срок действия приказа

Ключевая лексическая формула пункта приказа об отмене его действия звучит так: «Считать утратившим силу…» или «Признать утратившим силу…» (см. Пример 18).

Аннулирование приказа – это отмена не только будущих, но и сегодняшних последствий, которые уже возникли в результате издания приказа. Типичной ошибкой в приказе об аннулировании является формулировка: «Отменить приказ от… №…». Надо писать «Аннулировать приказ от… №…» – слово «аннулировать» здесь принципиально!