Должностная инструкция администратор проектного офиса

Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»:

В одной из прошлых публикаций мы уже рассказали про виды Проектных офисов, цели создания и функции этой структуры. Продолжаем развивать тему и остановимся на том, какие ключевые роли используются в ПрОф и их функционале, и как построить эффективный Проектный офис.

Состав корпоративного Проектного офиса

Состав корпоративного Проектного офиса зависит от нескольких факторов: целей создания ПрОф, выполняемых им функций, существующей инфраструктуры компании, количества проектов в портфеле, управленческой зрелости компании и многих других. Мы рассмотрим возможный состав исходя из уникальных компетенций, которые могут потребоваться этому подразделению. Итак, какие уникальные компетенции могут быть полезны именно сотрудникам ПрОф:

• Коммуникации – способность договариваться о правилах, выявлять ключевую информацию, формулировать итоги совещаний и т.п.;
• Анализ и расчеты – способность рассчитывать экономическую целесообразность проектов или решений в проектах, рассчитывать доходность компании, выявлять требуемые статьи затрат или дохода;
• Документирование – способность создания понятных и полных документов для сотрудников и руководства (регламенты, методики, шаблоны и формы);
• Настройка ИСУП – способность настраивать существующие ИТ-инструменты под потребности процессов проектного управления, в том числе отчеты, представления и дашборды, реквизиты и справочники, печатные формы и другое;
• Взаимодействие с топ-менеджментом – способность презентовать результаты работы по портфелю (достижение результатов проектов, исполнение финансового плана, достижение проектных целей, использование ресурсов и прочее) на высшем уровне.

Исходя из представленных компетенций для ПрОф важно выделить несколько ключевых ролей:

• Руководитель проектного офиса (Проектный директор)
• Методолог
• Администратор проектов/программ
• Администратор ИСУП

Другие роли:

• Тренер
• Менеджер по ресурсам
• Координатор программ
• Координатор портфеля
• Аналитик

Роль: руководитель Проектного офиса (Проектный директор)

Руководитель такого подразделения как ПрОф, исходя из структуры подчинения, сам должен являться топ-менеджером или близким к нему по должности. Важно найти человека, способного не только организовать работу этого подразделения, но и на равных взаимодействовать с руководством компании, защищать интересы стратегии на уровне топ-менеджмента.

 Как правило, функциями этой роли являются:

• Контроль соответствия проектов целям организации;
• Контроль процессов управления портфелем и программами;
• Организация и контроль процесса приоритезации портфеля;
• Обеспечение представления сводной отчетности по исполнению портфеля;
• Контроль применения корпоративной методологии и инструментов управления;
• Контроль сроков и качества ключевых проектов;
• Обеспечение Проектного комитета и руководителей портфеля/программ необходимой информацией для принятия решений;
• Организация работы ПрОф.

Роль: методолог Проектного офиса

Это необычайно важная роль. На эту должность должен быть назначен сотрудник с высоким уровнем экспертности в проектном управлении. Как правило, для выполнения функций методолога требуется сертификация на основе используемого стандарта или, если стандарт еще не выбран, одного из крупнейших стандартов. Именно методолог будет определять инструменты управления системой, и от его работы зависит, насколько они приживутся в организации, насколько эффективно их можно будет использовать, какую пользу они смогут принести. Очевидно, что как минимум половина успеха работы правила зависит от содержания этого правила. Поэтому работа методолога является ядром ПрОф и всего проектного управления.

Основные функции методолога:

• Формирование корпоративных стандартов и методологии их применения, в том числе описание процессов проектного управления;
• Интеграция инструментов управления проектами с другими системами менеджмента;
• Проектирование корпоративной базы знаний по проектам;
• Разработка корпоративной системы отчетности;
• Выполнение аудитов проектов;
• Внутреннее обучение и сертификация.

Нельзя не заметить, что на роль методолога должен быть назначен человек с практическим опытом как руководства проектами, так и внедрения систем проектного управления. Назначение даже очень дорогого специалиста с множеством регалий может загубить построение проектного управления, если предлагаемые методы будут несовместимы с жизнью компании, если автор методик не будет представлять живого процесса управления, проблем команд, задач руководителя.

Возможно совмещение в этой роли опытного внешнего консультанта и внутреннего сотрудника, так как для многих компаний проблематично подыскать человека с нужными компетенциями. В этом случае внешний консультант обеспечит нужный уровень экспертизы, а внутренний сотрудник не позволит использовать методы, не совместимые с культурой компании.

Роль: администратор проектов/программ

Для многих проектных офисов полезно иметь в своем составе сотрудников, которые смогут профессионально обеспечить процессы проектного управления. Особенно это важно для выполнения крупных проектов и программ, где у руководителя проекта попросту не остается на это времени. Также эта роль полезна в начале внедрения КСУП, когда важно не задавить еще слабых руководителей проектов требованиями к соблюдению внутренней методологии, а показать инструменты управления, их выгоды и наладить рост корпоративной культуры. В этих случаях необходимы такие сотрудники, как администратор проектов и программ, важнейшей компетенцией которых являются коммуникации. Ведь непосредственно через коммуникации с руководителем, Заказчиком, участниками команды проекта администратор доносит проектную культуру, прививает ее, обосновывает ее значимость и эффект.

Основные функции администратора проектов/программ:

• Поддержка процессов проектного управления, обеспечение корректности документов и процедур;
• Соблюдение корпоративной методологии (консультации руководителя) при выполнении отдельного проекта;
• Организация регулярных обязательных коммуникаций (с Заказчиком, командой, поставщиками и т.п.) и подготовка для этого необходимой отчетности;
• Поддержка документооборота;
• Актуализация базы знаний.

Роль: администратор информационной системы управления проектами (ИСУП)

ИСУП является довольно важной частью корпоративной системы управления проектами. Поэтому очень важно, чтобы работа с ИСУП была удобной, гибкой и понятной. Как правило, ИТ-решениями, их настройкой, поддержкой и обучением в организации занимается выделенное подразделение (например, ИТ-отдел), но в случае ИСУП важно обеспечить наиболее быстрое реагирование на вопросы пользователей непосредственно из ПрОф. ИТ-подразделение, наверняка, не уступит (и не должно) функции по обеспечению безопасности данных, обеспечение бесперебойной работы программного продукта. Но что касается настройки и обучения – тут важно оставить эти функции внутри ПрОф. Особенно на старте внедрения КСУП необходимо, чтобы в организации был сотрудник, свободный от другой нагрузки, способный быстро и качественно найти и представить в нужном виде информацию из системы, организовать выгрузку нужных данных, настроить регулярный отчет, справочник и т.п. Все участники проекта и заинтересованные стороны так или иначе пользуются информацией о проекте, важно помочь им делать это более эффективно, быстро и удобно.

Основные функции администратора ИСУП:

• Предоставление доступа к информационному ресурсу (в соответствии с политикой безопасности);
• Настройка функционала системы;
• Обеспечение технической поддержки (первая линия);
• Проведение обучения по использованию;
• Взаимодействие с вендором для развития системы (обсуждение технических заданий на развитие функционала, устранение дефектов, установка обновлений и т.п.).

Для наиболее гибких систем (таких, как ADVANTA) выполнять функции администратора информационной системы может человек без специальной подготовки и знания программирования. Применимо совмещение этой функции с администратором проектов, тогда администратор становится главным помощником Руководителя проекта во всеоружии: выручает и знанием методологии управления, и предоставлением нужных функций информационной системы для управления проектом. Только в этом случае важно определить главного администратора (или архитектора), который сможет контролировать общие настройки: календари, объекты, права доступа и т.п.

Дополнительные роли

В зависимости от задач ПрОф, а также требований заинтересованных сторон возможно выделение других ролей. Если в компании ведутся сложные программы или существует несколько крупных портфелей (бизнесов) целесообразно выделить администраторов портфелей, которые обеспечат централизацию информации по проектам, представят топ-менеджерам нужные данные, организуют необходимые в рамках методологии коммуникации и принятие решений. Если компании важно строго контролировать ресурсы, то возможно выделение отдельного менеджера по ресурсам, который сможет отслеживать план по использованию ресурсов (например, бюджета), контролировать риски перерасхода, своевременно выявлять экономию и информировать о ее наличии, организовывать принятие согласованных решений о перераспределении ресурсов. Для многих компаний важной функцией ПрОф является умение расчета экономической целесообразности идей, а также отслеживание экономического эффекта для реализованных проектов. В развитых Проектных офисах, как правило, существует собственный тренер по проектному управлению, который регулярно организует учебные курсы и сертификацию для проектных команд, ведь команда проекта – временное объединение людей, для которых важно понимать используемые методы и уметь их применять.

Принципы построения эффективного Проектного офиса

Исходя из вышесказанного ПрОф – важное и незаменимое звено в процессе построения КСУП. Эффективность работы Проектного офиса прямо сказывается на результатах проектов, а, значит, и достижении стратегических целей компании. Однако многие Проектные офисы умирают, так и не достигнув целей своего предназначения. Почему так происходит? В чем ошибки при организации этого подразделения и можно ли их избежать?

Посмотрим на проблему с позиции двух самых заинтересованных сторон (ролей) проектного управления и возможных заказчиков ПрОф: со стороны топ-менеджмента и со стороны Руководителя проекта и членов его команды.

Топ-менеджмент, прежде всего, ожидает от Проектного офиса возможности простого и быстрого понимания статуса управления. Например, своевременного обнаружения существующих рисков для возможности повлиять ни них. С другой стороны, топ-менеджмент ожидает трансляцию и исполнение корпоративных стандартов, чтобы управление проектами в организации было четким, слаженным, прогнозируемым.

Если после завершения процесса внедрения КСУП у высшего руководства не появляется четкой картины, как управляются проекты, количество реализованных рисков не сокращается, нет понимания по принятым решениям, а от сотрудников поступают жалобы о трудно применимых процессах, которые тормозят получения важных результатов, – такой ПрОф будет не нужен, и топ-менеджмент никогда не будет его союзником.

Руководители проектов, со своей стороны, ожидают от ПрОф, во-первых, возможности для быстрого и качественного взаимодействия с руководством, например, приемлемое время для принятия согласованного решения по важному вопросу проекта. Во-вторых, Руководители проектов ждут от применяемой методологии усиление профессионализма управления, помощи при реализации проектов, улучшения взаимодействия с Заказчиками, командой и владельцами ресурсов. Например, понятные правила для выделения ресурсов или четкая работа по распространению важной информации у Заказчика. И если после внедрения КСУП управлять проектом стало только тяжелее, не появились инструменты для упрощения взаимодействия внутри и снаружи проекта, а топ-менеджмент не может правильно реагировать на существующие риски – руководители проектов никогда не оценят ни красивые документы, ни регалии сотрудников такого ПрОф, ни современную информационную систему, как бы она ни была хороша.

Итак, как Проектному офису обеспечить обоюдовыгодное движение к потребностям этих двух ролей?

1. Правильно провести проект внедрения КСУП. Именно проект – с фиксацией целей, результатов, планом коммуникаций, реестром рисков и прочими приемами управления.
2. Выбрать правильную методологию и внедрять ее, обязательно пилотируя использование документов и методик.
3. Использовать информационную систему управления проектами в соответствии с уровнем зрелости проектного управления, сложностью проектов и компетенциями пользователей.
4. Разработать единую систему мотивации для Руководителей проектов/программ и сотрудников Корпоративного Проектного офиса.
5. Непрерывно совершенствовать процессы управления: анализировать применение практик проектного управления, убирать неиспользуемые и лишние инструменты и добавлять необходимые процедуры для поддержки проектов.

Таким образом, открытие Проектного офиса с соблюдением перечисленных принципов его построения может принести вашей компании массу преимуществ. Он поможет вам эффективнее инвестировать деньги в новые проекты, тщательнее управлять сроками их реализации и добиваться достижения поставленных перед бизнесом целей.

У ADVANTA есть специально созданное решение для управления проектным офисом, которое поможет выполнить стоящие перед вами задачи и достичь стратегических целей компании. 

Администратор проекта является правой рукой руководителя проекта в части документооборота, отчетности, а также ведения плана-графика работ. Обычно администратора проекта назначает руководитель проекта, который делегирует ему часть своих задач.

Администратор проекта – член проектной команды, обеспечивающий коммуникации в проекте и документооборот, а также техническую поддержку разработки планов и мониторинга выполнения работ в соответствии с данными планами.

Другими словами администратор проекта обеспечивает всех участников проектной команды необходимой информацией для успешного выполнения работ.

Функции и обязанности администратора проекта

В соответствии с методологией проектного управления администратор проекта выполняет следующие основные функции:

• планирование;
• организация;
• контроль;
• отчетность.

Данные функции используются на всех стадиях жизненного цикла проекта.

Стадия инициации проекта

На стадии инициации администратор проекта совместно с руководителем проекта участвует в подготовке базовых документов, обосновывающих актуальность проекта и его реализуемость.

Базовые документы проекта – это документы, представляемые на заседание Проектного комитета для инициации проекта или прохождения очередного контрольного рубежа.

Комплект базовых документов проекта может включать:

• заявку на инициацию проекта;
• концепцию проекта;
• приказ об открытии проекта и назначении руководителя проекта;
• приказ о формировании рабочей группы проекта и назначении администратора проекта;
• устав проекта,
• бизнес-план проекта или технико-экономическое обоснование;
• жизненный цикл проекта;
• дорожную карту;
• сводный план проекта и др.

Стадия планирования

На этапе планирования администратор проекта формирует детальный план-график работ на основе сводного плана и бюджет проекта. План работ показывает структуру взаимосвязанных работ, длительность их выполнения и ответственных исполнителей. Наиболее известными инструментами календарно-сетевого планирования являются программы MS Project, Spider Project, ProjectLibre, GanttProject и др.

Также на данном этапе администратор проекта разрабатывает регламент взаимодействия участников проекта и правила информационного обмена.

Для актуализации базовых проектных документов, в т.ч. бизнес-плана или паспорта проекта, администратор проекта организует процесс подготовки и сбора исходных данных, задействовав всех участников рабочей группы и скоординировав их работу.

Стадия исполнения

На этапе исполнения главная функция администратора проекта — мониторинг и контроль хода выполнения работ согласно утвержденному плану-графику, а также исполнения бюджета.

При необходимости корректировки плана работ вследствие принятия решения со стороны руководителя проекта оформляется соответствующий документ (иногда его называют запросом на изменение). При этом могут сдвигаться сроки выполнения работ или меняться состав самих работ (исключаться, дополняться новыми).

Важно остаться внутри срока реализации проекта и утвержденных лимитов финансирования. Если это невозможно, то решение о переносе срока реализации проекта или выделении дополнительного финансирования принимается на уровне проектного комитета или заказчика проекта.

Главная задача администратора проекта на данном этапе — обеспечивать руководителя проекта актуальной и структурированной информацией, обеспечивающей возможность осуществления контроля за проектом и принятия верных решений. При возникновении отклонений необходимо своевременно информировать руководителя проекта и других участников проектной деятельности. Для этого формируются периодические отчеты, которые рассылаются всей проектной команде по направлениям работ.

В данном случае хорошим помощником руководителя проекта и администратора служит информационная система управления проектами, внедряемая в организации.

Информационная система управления проектами (ИСУП) – совокупность программно-аппаратных средств и обученного персонала, которая обеспечивает сбор, хранение, обработку и предоставление информации в области управления проектами.

Информационная система управления проектами позволяет осуществлять:

• формирование, ведение, корректировку и контроль исполнения планов проекта;
• мониторинг и контроль соблюдения сроков, бюджета и других показателей проектной деятельности;
• наполнение сайта проекта соответствующим контентом, включая описание проекта, участников, библиотеку документов по проекту и отчетность;
• взаимодействие участников проекта в едином информационном пространстве;
• своевременную актуализацию планов и проектных документов.

Стадия завершения проекта

На стадии завершения проекта администратор проекта формирует отчетные документы для заказчика проекта, дополняет базу данных проектной документацией и базу знаний с учетом возникавших проблем, способов их решения и полученных результатов. Данная информация способствует повышению качества реализуемых в дальнейшем проектов и их эффективности.

Полномочия и ответственность администратора проекта

• С целью качественного и своевременного выполнения работ по проекту Администратор проекта имеет право:
• запрашивать от всех участников проекта информацию и документы, необходимые для выполнения своих работ в рамках данного проекта;
• в пределах своей компетенции сообщать руководителю проекта обо всех выявленных в процессе деятельности проблемах проекта и вносить предложения по их устранению;
• участвовать в разработке предложений по совершенствованию процессов и управления проектами в организации;
• постоянно повышать уровень собственной компетенции.

При этом администратор проекта несет ответственность за:

• своевременное информирование руководителя проекта об изменениях относительно утвержденного бюджета, сроков, содержания и качества проекта;
• предоставление достоверных сведений о ходе выполнения плана по реализации проекта;
• своевременное и качественное выполнение порученных ему руководителем проекта работ.
• своевременное формирование и актуализацию проектных документов.

Требования к администратору проекта

1. Основным требованием, предъявляемым к администратору проекта конечно является знание проектного менеджмента, а именно методологии, методов и инструментов управления проектами. Поощряется наличие соответствующих сертификатов.
2. Также при приеме на работу учитываются навыки работы с программными продуктами по планированию проектов и офисными приложениями.
3. Ну и конечно обязательно высшее образование, организаторские способности и высокие коммуникативные навыки.

Из хороших администраторов проекта вырастают руководители проектов с богатым опытом в области проектного управления. Поэтому данную проектную роль стоит рассматривать как определенный этап на пути развития и становления лидера.

Должностная инструкция администратора офиса

	УТВЕРЖДАЮ
	(наименование должности)
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
администратора офиса

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Администратор офиса», содержащейся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников организаций сферы туризма», утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 220н.

1.2. Администратор офиса относится к категории специалистов.

1.3. На должность администратора офиса принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Туризм» без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Администратор офиса должен знать:

– законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере туризма;
– планировку, расположение и правила оформления помещений офиса;
– правила и методы организации работы офиса;
– этику взаимоотношений в коллективе;
– стандарты делопроизводства (перечень документов, подлежащих хранению; классификацию документов, порядок их оформления, регистрации, прохождения, хранения);
– порядок заключения договоров;
– организацию снабжения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями;
– методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера;
– основы эстетики, этики и социальной психологии;
– основы трудового законодательства;
– Правила внутреннего трудового распорядка организации;
– правила охраны труда и пожарной безопасности;
– правила пользования оргтехникой;
– ______________________________________________________________________.

1.5. Администратор офиса в своей деятельности руководствуется:

– Уставом (Положением) ____________ (указать наименование организации);
– настоящей должностной инструкцией;
– __________________________ (при необходимости указать иные акты и документы).

1.6. Администратор офиса подчиняется непосредственно _______________________________________ (наименование должности руководителя).

1.7. В период отсутствия администратора офиса (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник.

1.8. ___________________________________________________________________.

2. Функции

2.1. Организация работы офиса.

2.2. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания клиентов.

3. Должностные обязанности

Администратор офиса исполняет следующие обязанности:

3.1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

3.2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3.3. Оформляет документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует техническое обслуживание и ремонт оргтехники.

3.4. Осуществляет контроль за оформлением помещений офиса, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов, предназначенных для выдачи клиентам.

3.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

3.6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов.

3.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

3.8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с требованиями пожарной безопасности.

3.9. Организует ведение делопроизводства офиса, управление входящими и исходящими звонками.

3.10. Заказывает авиа- и железнодорожные билеты, обеспечивает заказ автотранспорта для работников офиса.

3.11. Организует эффективное и культурное обслуживание клиентов, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты и пр.).

3.12. Обеспечивает проведение переговоров с партнерами, клиентами.

3.13. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации).

3.14. ________________________________ (добавить иные обязанности).

4. Права

Администратор офиса имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. ______________________ (указать иные права).

5. Ответственность

5.1. Администратор офиса привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Согласовано:
Юрисконсульт		(подпись, И.О.Фамилия)

Кто такой офис-менеджер?

Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.

Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.

Рабочие задачи:

Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер:

1. Управление
2. Администрирование
3. Хозяйственное обеспечение
4. Контролирование
5. Отчётность

В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

• упорядочение работы офиса в целом;
• работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
• организация совещаний и брифингов;
• планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

• организация структуры офиса;
• организация делопроизводства;
• распределение документации по отделам;
• организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

• организацию закупки материалов и техники;
• обеспечение всем необходимым работников офиса;
• работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
• хранение ценностей.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

• ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
• аттестацию сотрудников;
• контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Кто может претендовать на должность?

Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.

Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.

Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.

Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.

И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.

И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.

Кто такие офис-менеджеры — памятка работодателю)))

Обновлённые HR-Сообщества:
hr.superjob.ru

Вопросы карьеры | 07.11.2007 16:41
Офис — менеджер
Щур Д. Л.,
Труханович Л. В.
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №3 / 2002
Сфера работы
Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.
Условно их можно разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).
Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
Должностные обязанности
Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:
1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.
2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.
8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.
11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.
13. Организует:
встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).
15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).
17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.
25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.
Требования
Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.
Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.
Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.
Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Образование
Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.
Правовые и социальные гарантии
Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.
Основной правовой документ
Трудовой договор и должностная инструкция.
Заработная плата
Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Чтобы команда работала быстро, слажено и достигала поставленных целей, у каждого из участников должна быть определена зона ответственности, а также круг должностных обязанностей, строго соответствующих роли.

Одна из ключевых ролей – это администратор проекта.

Ниже подробно рассмотрим, что конкретно делает и за что отвечает администратор проекта в процессе его реализации.

Кто такой администратор в различных типах проектов

По факту, это отдельная штатная единица, которая координирует работу всего проекта. С одной стороны, такой функционал должен входить в круг обязанностей руководителя. И во многих сферах это действительно так.

Но бывают такие типы проектов, где координация – это сплошная рутина. Ведь даже в работе управленца много рутинных задач. Например, составление графиков и планов, дорожных карт проекта, проверка качества работ, ведение отчётности, составление и актуализация документации, смет, организация встреч и т.п. Всё это отнимает очень много времени.

Получается, что администратор – это своего рода помощник руководителя, который сможет взять на себя большинство рутинных задач. Но при этом это не офис-менеджер, так как работа по координации предполагает солидный предметный опыт и квалификацию в определённых сферах.

Основные обязанности администратора проекта

Набор обязанностей может существенно разниться в зависимости от типа проекта и состава команды, а также от используемой методологии управления (топ-10 методологий).

Если сильно упростить, что основными функциями администратора можно назвать следующие:

• планирование,
• отчётность,
• контроль задач,
• организация их исполнения.

Можно обозначить обязанности и более официально (для составления должностных обязанностей или размещения на сайтах по поиску соискателей):

1. Обеспечение надлежащей коммуникации (сбор обратной связи, её структуризация и сортировка, преобразование к единому виду) между участниками команды.
2. Координация деятельности членов команды по рабочим вопросам.
3. Коммуникация с представителями заказчика – для своевременной реализации поставленных задач по проекту.
4. Организация совещаний и командных встреч для обсуждения рабочих моментов (в рамках выбранной методологии, например, Scrum).
5. Контроль и помощь в подготовке документации проекта.
6. Организация и подготовка к проведению тендеров (для подготовки работы с конкретным поставщиком или заказчиком). Контроль качества документов.
7. Журналирование (учёт и ведение) протоколов встреч – рабочих внутри группы и/или с участием представителей заказчика.
8. Подготовка и оформление аналитической отчётности по проекту в разрезе выбранного периода (год, квартал, месяц, неделя).
9. Загрузка документов и договоров в электронные системы учёта.
10. Выполнение текущих поручений руководителя проекта.
11. Помощь в разработке планов, задач, графиков, форм отчётности.
12. Подготовка финансовых обоснований и разработка графиков финансирования, формирование списков на закупку необходимых средств/материалов.
13. Сбор отчётов линейных исполнителей.
14. Выявление проблем и рисков в работе проектной команды.
15. Своевременная коррекция планов, сроков и базы ресурсов.

В некоторых случаях работодатели также включают в круг обязанностей проектного менеджера ответственность за материально-техническое оснащение (оборудование рабочих мест членов команды), организацию обучения и повышения квалификации (при наличии систем поощрения профессионального роста), а также подготовку планов назначений (актуально только для очень крупных проектов и задач).

Итого, получается, что администратор – это правая рука руководителя проекта. Именно он отвечает за организационные вопросы и вопросы технического обеспечения работы проекта, держит руку на пульсе и берёт на себя работу по документальному сопровождению проекта.

Ключевые навыки администратора

Как упоминалось выше, администратор – это не просто статист или помощник руководителя. Это полноценный участник команды, от которого зависит многое.

Поэтому он не может быть «просто секретарём».

Не случайно на роль координатора/администратора выбирают людей, у которых есть:

• Предметное высшее образование. Администратор должен очень хорошо разбираться в теме. Если проект строительной тематики, он должен знать всё об этапах строительных работ крупных объектов. Понимать, что и зачем нужно. Если речь о программных проектах, администратор должен не понаслышке знать об используемых фреймворках, языках программирования, IDE и др.
• Уверенное владение выбранной методологией. Конечно, хорошо, если кандидат знает разные методологии управления проектами и их нюансы. Он легко сможет адаптироваться к имеющейся (применяемой в команде).
• Опыт и уверенное владение программными продуктами, которые используются в работе – программа для визуализации бизнес-процессов, таск-менеджеры, пакет офисных программ, групповые календари, BPM-системы и т.п.
• Отличные коммуникативные навыки. Это тоже немаловажный фактор при ведении переговоров с представителями заказчиков, с членами команды, с поставщиками и другими лицами.
• Опыт в создании и ведении документации проекта – техническая документация, стандарты, формы, правки, согласования и т.п.

Что не должен делать администратор

Он точно не должен выполнять чужую работу и переделывать что-то за другими членами команды.

Очень часто происходит так, что к администратору относятся как самому бесправному участнику команды, так как он вынужден выполнять любые поручения руководителя и обслуживать его работу (в формате «принеси-подай»).

Но проблема кроется не в должностных обязанностях, а в отсутствии опыта непосредственного руководителя или в неправильном стиле его управления. Часто выбирается авторитарный стиль, так как для РФ и стран СНГ привычна «Красная» корпоративная культура («Я начальник, ты дурак»).

В реальности администратор проекта должен быть первым замом руководителя, готовым занять его место в случае отсутствия. Администратор и руководитель должны работать слаженным тандемом. Только так у них и у всей команды получится достичь высоких результатов.