Должностная инструкция администратора косметологической клиники

Должностная инструкция по специальности «Администратор салона красоты»

zip

Вы можете скачать должностную инструкцию администратора салона красоты бесплатно. Должностные обязанности администратора салона красоты

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АДМИНИСТРАТОРА САЛОНА КРАСОТЫ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность администратора салона красоты_________________________ (далее – «предприятие»).

Название учреждения

1.2.На должность администратора салона красоты принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 2 лет.

1.3.Администратор салона красоты назначается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия по представлению (руководителя структурного подразделения; иного должностного лица).

1.4.Администратор салона красоты находится в подчинении у директора предприятия; руководителя соответствующего структурного подразделения; иного должностного лица.

1.5.В период отсутствия администратора салона красоты (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на назначенное в установленном порядке лицо, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

1.6.Администратор салона красоты должен знать:

-правила и методы организации процесса обслуживания посетителей.

-виды оказываемых услуг.

-постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы предприятия.

-структуру управления предприятием, права и обязанности работников организации и режим их работы.

-основы маркетинга и организации рекламы.

-законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

-правила внутреннего трудового распорядка.

-принципы планировки и оформления помещений салона красоты, витрин.

-основы этики, эстетики и социальной психологии.

-основы экономики,

-основы организации труда и управления.

-нормы и правила охраны труда, производственной санитарии.

-правила техники безопасности и противопожарной защиты.

2. Должностные обязанности

Администратор салона красоты обязан:

2.1.Обеспечивать работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей салона красоты, созданию для них комфортных условий.

2.2.Контролировать сохранность материальных ценностей.

2.3.Консультировать посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.

2.4.Принимать меры для предотвращения и ликвидации разного рода конфликтных ситуаций.

2.5.Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводить соответствующие организационно-технические мероприятия.

2.6.Контролировать рациональное оформление помещений.

2.7.Следить за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании.

2.7.Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях салона красоты и на прилегающих к ним или зданию территориях.

2.8.Контролировать соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9.Информировать руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.

2.10.Контролировать выполнение работниками указаний руководства организации.

2.11.Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права

Администратор салона красоты вправе:

3.1.Лично или по поручению руководства организации запрашивать от подразделений предприятия и специалистов документацию и информацию, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.2.Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.4.Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (только в случае, если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет, то с разрешения руководства предприятия).

3.5.В рамках своей компетенции сообщать своему руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить собственные предложения, направленные на их устранение.

3.6.Требовать от руководства предприятия помощи в выполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

4. Ответственность

Администратор салона красоты ответственен за:

4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

4.2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3.Причинение материального ущерба в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

Источник

Основным назначением должностной инструкции работника администрации медцентра является сбор в одном документе всех полномочий администратора. В чем же заключается его работа? Чаще всего ему приходится организовывать документацию и управлять медрегистраторами. Последние записывают пациентов к докторам, ведут медицинские карточки и так далее. Если в учреждении такой должности нет, то этим должен заниматься администратор. В некоторых случаях он является также кассиром и имеет дело с оплатой медицинских процедур. Все эти тонкости содержит должностная инструкция администратора медицинского центра. Она составляется руководством учреждения, поэтому единого документа не существует. Но за много лет большинство пунктов инструкции все-таки устоялись. Именно о них мы и поговорим.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции администратора медицинского центра .doc

Образец должностной инструкции администратора медицинского центра

1. Общие положения

1.1. Данный документ содержит информацию о должности администратора медучреждения (название учреждения).
1.2. В должность вступает лицо, окончившее (название учебного заведения).
1.3. Назначение на данную должность и снятие с нее происходит согласно действующему законодательству.
1.4. Администратор должен быть ознакомлен со следующими документами:

законы государства;
документы о направлении деятельности учреждения;
список специалистов больницы и медицинских процедур с ценами, а также список технологий и медицинского оборудования, которые применяются в конкретных процедурах;
правила телефонного этикета и др.

В случае отсутствия администратора на рабочем месте по уважительным причинам (болезнь, отпуск и т.д.) его временно заменяет уполномоченный работник.

2. Обязанности

2.1. Принимает звонки и ведет диалог по правилам телефонного этикета.
2.2. Заводит медицинские карты новых пациентов.
2.3. Заключает договор с новым пациентом. Один экземпляр вкладывается в карту, а второй остается у пациента.
2.4. Предлагать пациенту присесть во время ожидания визита к доктору.
2.5. Оповещать доктора о приходе пациента.
2.6. Записывает пациентов на приемы к врачу.
2.7. Составляет максимально удобные графики записи к докторам.
2.8. Приглашает пациентов из базы данных на плановые осмотры.
2.9. Звонит пациентам за день до запланированного визита к врачу с целью подтверждения записи.
2.10. Оповещает пациентов из базы данных об изменениях в работе центра в режиме почтовой рассылки.
2.11. Ведет учет страховок пациентов в специальной программе на компьютере.
2.12. Подбирает карты пациентов за день до установленной даты записи.
2.13. Несет ответственность за сохранность документов и кассы.
2.14. Посещает собрания администраторов.
2.15. Контролирует сохранность порядка и чистоты в холле и коридорах.
2.16. Приходит в центр до начала его работы.

3. Права

Администратор имеет право:

3.1. Обращаться к руководству с предложениями улучшения работы клиники.
3.2. Требовать улучшения условий труда.
3.3. Регулярно получать актуальную информацию о деятельности учреждения.

4. Ответственность

Администратор медицинского центра ответствен за:

4.1. Качественное исполнение обязанностей.
4.2. Выполнение приказов руководства.
4.3. Организацию деятельности подчиненных.
4.4. Нарушение правил учреждения и техники безопасности.

Подробнее об инструкции

Общие положения

В этом разделе вы найдете всю информацию о требованиях к работнику администрации. К ним относятся образование, опыт работы, необходимые для администратора умения. Так как администратор не принимает непосредственного участия в лечении пациентов, чаще всего от него не требуется медицинское образование, но ему никак не обойтись без навыков работы с компьютером и документацией. Также в его кабинете может находиться офисная техника: ксерокс, принтер и другое. Администратор должен уметь ими пользоваться или быть склонным к подобной деятельности, чтобы быстро освоиться и приступить к продуктивной работе. Ему действительно придется постоянно иметь дело с бумагами и файловыми документами на компьютере. Сейчас все заявления, справки, графики, объявления и прочее печатаются на компьютере, поэтому для работника важны не только навыки владения программами (текстовые редакторы, таблицы и специализированные программы для различных случаев), но и скорость набора текста.

В этом же разделе потенциальный работник узнает о своем месте в иерархии медицинского учреждения.

Здесь же дается перечень важных правовых актов и документов, которые пригодятся будущему администратору для работы. Он должен быть с ними ознакомлен перед вступлением в должность.Также будут указаны особенности приема на работу, увольнения и замены работника в различных ситуациях.

Должностные обязанности

Администратор должен отвечать на входящие звонки. Поскольку пациентам для связи с медучреждением дается номер администрации, этот пункт очень важен. Администратор выступает связывающим звеном между пациентами и докторами. Он не должен игнорировать звонки или каким-либо образом пропускать их. По телефону работник должен говорить в соответствии с правилами речевого этикета и предоставить пациенту всю необходимую информацию.
Администратор осуществляет и исходящие звонки. Он должен сообщать актуальную информацию пациентам, которые уже обращались в медицинский центр, и напоминать им о профилактических осмотрах. Сюда же относятся звонки пациентам, которые не завершили свое лечение. Также нужно подтверждать запись к специалисту за день до установленной даты.
В обязанности администратора входит также оповещение медицинского персонала о ходе работы учреждения и изменениях в нем. Помимо телефонного оповещения, администратор занимается почтовой рассылкой. Он также ведет учет страховок в программе на компьютере.
Когда пациент обращается в клинику первый раз, администратор обязан завести на него медицинскую карточку и только после этого направлять на консультацию к специалистам. После этого администратор должен составить договор в двух экземплярах.
В обязанности работника администрации медицинского учреждения входит направлять пациента. Он должен не только рассказать ему о деятельности больницы и записать на прием, но и обеспечить комфортное пребывание. Например, пригласить пациента присесть и подождать доктора.
Администратор также имеет связь непосредственно с докторами. Он должен выстраивать график очередности пациентов и предупреждать специалистов об их приходе. Работая и с пациентами, и с докторами, администратор координирует работу всего заведения, делает ее более быстрой и результативной.
После прохождения обследования и консультации у врача пациент приходит к администратору, чтобы записаться на дальнейшие приемы. Если он записывается к нескольким докторам, то администратор должен уточнить этот вопрос у лечащего врача.
Запись пациентов осуществляется с помощью специальных программ на рабочем компьютере. Администратор должен подбирать карты пациентов, которым назначена запись на завтра. Это делается для более быстрой и качественной работы и комфорта больного.
Работник несет ответственность за документы, а также порядок в здании. Он должен посещать специальные собрания и следовать правилам техники безопасности.

Должностные права

Так как администратор корректирует записи пациентов и их приемы у докторов, он как никто другой видит сильные и слабые стороны действующий системы. Поэтому он имеет право обращаться к руководству с просьбой внести изменения в функционирование учреждения. Это касается не только улучшения деятельности всей больницы, но и личной деятельности администратора.

Работник может требовать помощи и содействия от начальства. Если администратор не справляется со своими обязанностями один, он может попросить о помощнике или медрегистраторе.

Администратор имеет право получать актуальную информацию о работе учреждения и обо всем, что с ней связано. Эти данные позже распространяются среди пациентов и медицинского персонала.

Также работник администрации имеет все права, оговоренные в соответствующих законах государства.

Ответственность

Самым главным, за что администратор несет ответственность, является качественное и своевременное исполнение им своих обязанностей.

Он должен четко выполнять приказы, распоряжения и поручения руководства. Также работник администрации несет ответственность за приказы, отдаваемые своим подчиненным, и качество их выполнения.

В случае несоблюдения вышеизложенных правил администратор может быть привлечен к ответственности различной степени тяжести, включая уголовную.

Источник

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

Утверждаю

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

М. П.

Должностная инструкция администратора медицинского центра [наименование организации]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Администратор медицинского центра относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя].

1.2. Администратор медицинского центра назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности].

1.3. На должность администратора медицинского центра принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее [значение] лет.

1.4. Администратор медицинского центра должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности центра;

— структуру управления, права и обязанности сотрудников и режим их работы;

— правила и методы организации обслуживания посетителей;

— виды оказываемых услуг;

— основы организации труда и управления;

— основы эстетики и социальной психологии;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила санитарной, личной гигиены;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. Должностные обязанности

На администратора медицинского центра возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Прием и распределение телефонных звонков.

2.2. Встреча пациентов медицинского центра.

2.3. Информирование клиентов об услугах медицинского центра.

2.4. Запись на прием к специалистам.

2.5. Оформление первичной медицинской документации.

2.6. Ведение клиентской базы.

2.7. Проведение расчетно-кассовых операций.

2.8. Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.9. Осуществление работы по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.10. Координация работы врачей и персонала.

2.11. Составление отчетной документации.

2.12. Работа с документами.

2.13. Взаимодействие со страховыми компаниями.

2.14. Осуществление заказа материалов для клиники.

2.15. [Другие должностные обязанности].

3. Права

Администратор медицинского центра имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности центра от всех подразделений напрямую или через непосредственного начальника.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы центра.

3.4. Знакомиться с проектами приказов руководства, касающимися его деятельности.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

Администратор медицинского центра несет ответственность:

4.1. За неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Источник

Данная должностная инструкция разработана на основе стандартов систем менеджмента качества для медицинского центра (подробнее здесь) и Стандартов работы администратора медицинского центра/клиники (подробнее здесь)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Администратора медицинского центра/клиники

1. Общая часть.

1.1. Администратор осуществляет деятельность в рамках следующих процессов и процедур:

— «Запись клиентов на прием»;

— «Маркетинг, работа с клиентами» (подробнее здесь);

— «Ведение врачебного приема» (подробнее здесь);

— «Управление инфраструктурой клиники»;

— «Управление документацией и записями»;

— «Управление несоответствиями».

Основной задачей администратора является эффективное взаимодействие с клиентами с целью их записи на услуги Клиники.

1.2. Администратор непосредственно подчиняется заместителю генерального директора (должностная инструкция зам. ген директора — подробнее здесь).

1.3. Администратор относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется приказом Генерального директора организации.

1.4. Администратор в своей работе руководствуется:

— действующим законодательством РФ

— законодательными и нормативными документами, регламентирующими производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность Клиники («Политика в области качества», «Стандарты работы администратора», «Руководство по качеству»);

— стандартами организации по процессам системы менеджмента Клиники и документированными процедурами системы менеджмента.

— уставом предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями генерального директора Клиники;

— стандартами работы медицинского центра/клиники ( подробнее здесь);

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность администратора назначается лицо, имеющее высшее или средне-специальное профессиональное (гуманитарное) образование и стаж работы не менее 5 лет.

1.6. Во время отсутствия администратора его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый специалист, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. Функциональные обязанности.

2.1.Процесс «Запись клиентов на прием»:

— Отвечает на входящие звонки, поступающие в Клинику, в соответствии с правилами ведения телефонных переговоров, используя речевые стандарты (см. «Стандарты работы администратора Клиники. Клиентоориетированный сервис» (подробнее здесь).

— Доброжелательно консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых Клиникой медицинских услуг и порядка их оказания.

— Дает информацию пациентам о режиме и распорядке работы Клиники и ее руководителей и врачей.

— При первичном обращении пациента по телефону проводит запись и регистрацию пациента с обязательным уточнением информационного источника (откуда пациент узнал о клинике — фиксировать информацию в файле «база клиентов» лист «база клиентов» столбец «уточнить, откуда узнал о клинике»).

— Подбирает удобное время для пациента и при необходимости консультаций нескольких специалистов приемы ставит последовательно. Старается, чтобы в одно посещение клиент получил максимальное число необходимых консультаций.

— Формирует оптимальную запись пациентов на первичную и повторную консультации согласно принятым в Клинике корпоративным стандартам: старается минимизировать простои в графике врачей, ведя плотную запись.

— Проводит телефонные переговоры с пациентами с целью подтверждения записи пациента на прием к врачу. Подтверждение записи осуществляется за день до приема.

Результат: запись клиента на прием.

2.2.Процесс «Маркетинг, работа с клиентами» ( подробнее..):

— Производит обзвон клиентов в соответствии с установленными речевыми модулями (информирует клиентов о новинках, акциях, поздравляет с днем рождения, праздниками и т.п.)- не менее 10-15 человек в день.

— Спрашивает у клиента возможность информирования его об акциях Клиники.

Результат: повторная запись пациента на прием

2.3 Процесс «Ведение врачебного приема» ( подробнее…)

— До врачебного приема приглашает пациента присесть и подождать, когда врач пригласит пациента пройти в кабинет.

— Своевременно доставляет медицинскую и иную документацию врачам.

— Осуществляет раскладку медицинских карт, результатов анализов в картотеку .

— Получает результаты анализов из лабораторий , УЗИ исследований, ЭКГ и др. и вклеивает их в медицинские карты. Делает копии для выдачи результатов обследования пациентам, при возможности отправляет по их электронной почте.

— Информирует пациентов о получении результатов обследования.

Результат: — качественное ведение картотеки медицинских карт;

— отсутствие претензий пациентов к работке администраторов.

2.4. Процесс «Управление инфраструктурой Клиники»

— Своевременное открытие клиники в утреннее время. (см. Стандарт открытия Клиники в документе «Стандарты работы администратора ООО «Медицинская клиника инновационных технологий «Преображение.

— Отвечает за сохранность документации, кассы и печатей, ключей от входа в Клинику.

— Проверяет готовность к работе всех технических средств (компьютер, кассовый аппарат, телефонный аппарат;

— Проверяет укомплектованность рабочего места рекламными материалами, необходимыми бланками и документацией, канцелярскими принадлежностями.

— Поддерживает чистоту и порядок в помещении, своевременно выкладывает бахилы для клиентов, по мере необходимости производит влажную уборку в холле, Клиники в течение рабочей смены и по ее окончании.

— В отсутствие медсестры/младшего медицинского персонала поддерживает чистоту в холле, коридорах, туалетах и входном тамбуре Клиники .

— Контролирует сохранность и безопасность одежды пациентов Клиники.

— Не оставляет рабочее место в присутствии пациентов.

— Следит за исправной работой освещения, водопровода, канализации в кабинете, технической исправностью аппаратуры, своевременно сообщает о возникших проблемах заместителю генерального директора.

— Следит за экономным расходованием материалов, электроэнергии, воды.

Результат: — сохранность подотчетных элементов инфраструктуры;

— своевременное открытие и закрытие Клиники;

— порядок и чистота на рабочем месте и в холле.

2.5.Процедура «Управление несоответствиями»

— Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Не допускает выхода ситуации из-под контроля, своевременно сообщает о проблеме руководству (Генеральному директору, заместителю генерального директора).

— Информирует руководство Клиники об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации. Своевременно представляет претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей на рассмотрение зам. Генерального директора и Генеральному директору.

— В случае невыхода врача на прием обеспечивает перезапись пациента на другое время или изыскивает возможность замены врача, поставив в известность заместителя генерального директора.

Результат: отсутствие претензий пациентов к работке администраторов.

2.6. Процедура «Управление документацией и записями»

С пациентом, впервые посетившим клинику:

— Заключает договор, который заполняется в 2-х экземплярах (один передается на руки пациенту, другой вклеивается в медицинскую карту пациента)

— Оформляет информированное добровольное согласие пациента на медицинское вмешательство.

— Заводит медицинскую карту и статистический талон до начала первичной консультации.

— При готовности документации предупреждает врача о приходе очередного пациента.

— Осуществляет расчет пациентов согласно заявленной стоимости приема с выдачей им чеков. По просьбе пациентов оформляет документы для обращения в налоговую инспекцию.

— Ведет необходимую учетно-отчетную документацию:

— электронная база клиентов (1С)

— приходно-расходная документация (1С)

— лист администратора (передача дел)

— четко формулирует список дел, которые необходимо выполнить следующей смене;

— напоминает о начале приема и количестве пациентов;

— грамотно заполняет все журналы ;

— сдает выручку и заполняет финансовую документацию

Результат: правильное оформление документов:

договор на оказание платных услуг
информированное добровольное согласие пациента на медицинское вмешательство
статистический талон
мед.карта пациента и др.

— проверяет заполнение журналов и продолжает их ведение в течение рабочей смены

3. Права.

Администратор имеет право:

Вносить предложения администрации по вопросам совершенствования организации и улучшения условий своей работы.
Получать информацию, необходимую для исполнения своих обязанностей.
Требовать от сотрудников и посетителей соблюдения правил внутреннего распорядка.

4. Оценка работы и ответственность.

Оценка работы Администратора производится зам. генерального директора на основании исполнения им своих функциональных обязанностей.

Администратор несет ответственность за:

Нечеткое или несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией
Нарушение исполнительской дисциплины;
Несоблюдение правил охраны труда и техники безопасности;
Нарушение санитарно эпидемиологического режима.

Виды материальной ответственности определяются в соответствии с действующим законодательством и заключением с нею договором.

За виновность в причинении Клинике ущерба в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением своих должностных обязанностей Администратор несет материальную ответственность в порядке и пределах, установленных трудовым законодательством РФ.

Администратор несет ответственность за своевременное сообщение о возможном опоздании на работу и уважительных причинах, его вызвавших

5. Особые требования

5.1. Администратор Клиники не использует рабочий телефон Клиники в личных целях (личные разговоры, SMS-сообщения).

5.2. В рабочее время администратор не ведет личные разговоры по телефону.

5.3. Администратор осуществляет прием пищи в специально отведенных местах в Клинике

5.4. Администратор осуществляет прием пищи в отсутствии посетителей Клиники.

5.5. Администратор Клиники осуществляет свою работу на основе утвержденных «Стандартов работы администратора Клиники. Клиентоориентированный сервис».

Лист ознакомления:

Фамилия, имя, отчество	Роспись	Дата

Закажите разработку должностных инструкций для персонала вашего медицинского центра/клиники или

Обучите ваших администраторов на Тренинге для администраторов медицинского центра смотрите по этой ссылке ( подробнее…)

Тренинг по обучению администраторов медицинского центра или клиники эффективному выполнению их функционала и продаже медицинской услуги смотрите ЗДЕСЬ

Для самостоятельного обучения администраторов медицинского центра или клиники приобретайте бизнес-кейс для обучения администраторов ( побробнее….._)

: Бизнес-кейс для обучения администраторов мед. центра

Сделать заявку

Узнайте больше о стандартах работы медицинского центра /клиники ЗДЕСЬ

Источник

#1 Введение

Администратор салона красоты – важная и ответственная должность. От того, насколько организованный человек выполняет обязанности управляющего салона во многом зависит успешность бизнеса. Есть и обратная зависимость: администратор с низкой квалификацией может стать причиной потери клиентов.

Ключевые компетенции сотрудника на этой должности:

Умение общаться
Организованность
Дипломатичность
Адекватное восприятие обратной связи
Умение работать над ошибками
Ориентация на клиента.

Кроме того, важно хорошо разбираться в индустрии красоты, желательно иметь соответствующий опыт работы. Администратор – это лицо салонного бизнеса и главный помощник руководителя.

Онлайн-запись – это функция вашего сайта, которая позволяет клиентам записываться в салон онлайн, в режиме 24/7. Достаточно внести график работы мастеров в электронный календарь, описать услугу, указать продолжительность и стоимость.

Используя виджет онлайн-записи, клиент сам выбирает нужную услугу и мастера, нажимает «записаться», а после этого приходит в салон в назначенное время. Администратор мгновенно увидит поступившую запись в системе.

Чтобы установить онлайн-запись в своем салоне красоты, зарегистрируйтесь в EasyWeek.

#2 Что входит в обязанности старшего администратора салона красоты

Должностная инструкция, как правило, включает такие блоки:

Коммуникативные задачи:

запись клиентов на процедуры,
напоминание о запланированном визите,
вежливое взаимодействие по телефону или лично,
консультирование по услугам, препаратам, ответы на вопросы гостей,
умение решать спорные ситуации,
создание, поддержание и улучшение имиджа салона красоты в глазах посетителей,
подготовка и публикация материалов для продвижения заведения в социальных сетях.

Администрирование

ведение клиентской базы,
документооборот,
инвентаризация, заказ расходных материалов.

Финансовые показатели

учет движения денежных средств, кассовые операции,
заполнение и анализ отчетов.

Работа с персоналом

контроль за работой мастеров, клининга и других служб,
обучение, адаптация новых сотрудников, мотивация команды,
проведение собеседований и аттестаций.

#3 Вариант должностной инструкции администратора салона красоты

Приведем пример, как функциональные обязанности салонного администратора могут быть детализированы в должностной инструкции.

Функции администратора салона красоты

Создавать комфортную и гостеприимную атмосферу за счет дружелюбного обслуживания.
Встречать и провожать гостей салона, вести small talk, предлагать напитки.
Вести запись клиентов, обеспечивая равномерную загрузку сотрудников.
Напоминать о посещении. Разъяснять условия выполнения процедуры (время, материалы, стоимость).
Рассказывать об акциях, промо программах, новинках, предлагать дополнительные услуги, абонементы, депозиты.
Выяснять причину отмены предварительной записи и вносить сведения в программу учета клиентов. Быть проактивным, но не навязчивым.
Запрашивать у посетителей обратную связь о выполненных услугах, уметь работать с возражениями и претензиями. Своевременно вносить данные в систему управления предприятием, информировать руководство о жалобах, предложениях.
Оперативно решать вопросы по хозяйственной деятельности салона, фиксировать поломки, вызывать ремонтные службы и заказывать необходимое оборудование.
Контролировать соблюдение чистоты, санитарных норм и пожарной безопасности. Заполнять необходимы журналы.
Проводить инвентаризацию текущих запасов, отмечать заявки сотрудников и заказывать необходимые материалы для работы.
Участвовать в наборе штата, мотивации сотрудников. Контролировать выполнение каждым мастером персонального KPI.
Разрабатывать маркетинговые мероприятия для продвижения салона красоты. Знать бизнес-стратегии заведения. Быть заинтересованным в увеличении количества клиентов.

Образец должностной инструкции администратора салона красоты легко найти в свободном доступе в интернете или разработать самостоятельно под персональные запросы.

#4 Как руководителю понять, что администратор все делает верно

Для развития бизнеса и повышения качества обслуживания важно быть в курсе не только успехов, но также ошибок и неудач. Если работа администратора не соответствует ожиданиям, лучше вовремя узнать об этом, чтобы провести наставническую беседу, дополнительное обучение, а в особых случаях замену сотрудника.

Основные методы контроля

Утвержденные стандарты обслуживания посетителей.
Подписанная должностная инструкция с четким разбором обязанностей салонного администратора.
Выборочное прослушивание рабочих звонков для анализа качества разговоров при помощи IP-телефонии.
Программа “Таинственный посетитель”.
Изучение отзывов и динамики изменения клиентской базы за определенный период.
Анализ статистики и результатов продаж.
Сравнение KPI сменных администраторов.

#5 Автоматизация салонного бизнеса

Для эффективного администрирования лучше использовать программу для салона красоты, которое оптимизирует работу сотрудников и облегчит контроль директору.

Функции автоматизированной программы

Учет клиентов, фиксация посещений, предпочтений и других сведений.
Составление расписания, запись на прием.
Постановка, отслеживание задач для сотрудников.
Контроль результатов бизнеса.
Выгрузка отчетов по различным направлениям работы.
Учет складских остатков.

Если вопрос с выбором обеспечения еще открыт, рассмотрите удобную программу для салонов – CRM для салонов красоты от EasyWeek. Система подходит для частных лиц или проектов с ограниченным бюджетом.

#6 Какие отчеты использует администратор салона красоты

Движение денежных средств, соотношение доходов/расходов и детализация по категориям. Удобный инструмент для планирования финансов на грядущий период.
Результаты специалистов – количество продаж, средний чек, доля в общем доходе компании. Отчет позволяет доказательно оценивать и мотивировать персонал.
Удержание первичных клиентов – важный документ для анализа работы мастеров. В нем наглядно представлено, какие клиенты впервые посетили салон в выбранный период, а также сколько из них пришли повторно или стали постоянными.
Утраченные клиенты – те, кто перестали посещать салон по какой-либо причине. Эти люди – теплая база, с которой нужно регулярно взаимодействовать для восстановления лояльности.
Проданные услуги и товары. Отчет предоставляет статистику по самым популярным процедурам.
Источники привлечения клиентов – хороший инструмент для определения нужной маркетинговой стратегии в дальнейшем.
Отчет о прибыльности услуг помогает определить главные источники успеха, перераспределить силы и скорректировать рабочий план.

#7 Работа с недовольными клиентами – главная возможность для развития

Одна из обязанностей администратора – взаимодействие с неудовлетворенными посетителями. Избежать этого, увы, не удастся: независимо от того, насколько хорошо работает ваш бизнес, жалобы будут происходить. Задача управляющего мгновенно реагировать и эффективно разбирать конфликтные ситуации. Жалобы – лучшая возможность для обучения и развития, а также основной источник информации о работе сотрудников.

3 базовых шага по разбору претензии

Извинитесь и, по возможности, быстро исправьте ошибку.

Внимательно выслушайте претензию, сделайте, что просит клиент и обязательно принесите извинения от лица салона, если это ваша вина. Сохраняйте спокойствие, помните, что за ситуацией могут наблюдать другие посетители, поэтому важно во всем оставаться профессионалом. Недопустимо игнорировать, кричать, хамить или перекладывать вину на клиента.
Выясните корневую причину проблемы, примите меры.

Выслушайте обе стороны конфликта, чтобы понять, что стало его причиной: недопонимание, ошибка сотрудника, некачественные материалы, пробелы в обучении или что-то еще. Доведите ситуацию до логического финала, чтобы исключить повторения аналогичной жалобы.
Будьте открыты и справедливы.

Дружелюбие и эмпатия – важные качества для работников сферы обслуживания. Не стоит мешать человеку жаловаться, прятаться от клиента или избегать взгляда. Напротив, будьте открыты к беседам с гостями. Успешно разобранная жалоба – почти гарантия повторного визита, в то время как невысказанная претензия, вероятнее всего, приведет к потере клиента. После разрешения ситуации администратор салона красоты корректно должен предоставить обратную связь сотруднику.

#8 Заключение

Выбрать, обучить грамотных администраторов и предоставить функционал для работы очень важно для достижения успеха в салонном бизнесе.

Подключите автоматизированную программу для салона с функцией онлайн-записи, чтобы оптимизировать работу администраторов и менеджеров. Вы оцените, насколько проще вести работу с клиентами.

Протестируйте в своем салоне красоты сервис EasyWeek.

Источник