Должностная инструкция администратора языковой школы

Если сухо об обязанностях, то Администратор:

. Принимает клиентов в офисе компании, проводит ознакомление клиентов с программами обучения, ценовой политикой.

. Отвечает на входящие звонки, предоставляя всю информацию о программах и ценовой политике компании клиентам.

. Регистрирует поступающие заявки, передает их Академическому директору, согласует время тестирований. Вносит потенциальных клиентов в базу.

. Ведет базу компании.

. Организует подписание договоров с клиентами, принимает оплату за обучение.

. Обзванивает клиентов компании по просьбе Академического директора и преподавателей в части расписания, посещаемости, задолженностей по оплате и прочей необходимой информации.

. Занимается документооборотом, систематизацией и хранением документов компании.

. Принимает и распределяет поступающую корреспонденцию.

. Заказывает необходимые расходные материалы для офиса.

. Актуализирует страницы социальных сетей компании.

. Ведет необходимую отчетность о выполненной работе.

А если от сердца, то мы бы хотели найти близкого по духу человека, чтобы в нашей школе был порядок, было душевно и уютно, чтобы все наши студенты чувствовали себя важными и нужными. Хочется видеть улыбку администратора при входе в школу, человека, который располагает к себе и действительно любит то, чем занимается.

Мы в свою очередь обещаем тепло и заботу, помощь в адаптации и дальнейшем развитии.

Однако, работы много и она требует полной вовлеченности в процесс, четкости и ответственности, поэтому хочется видеть человека многозадачного и стрессоустойчивого. Администратор должен быть собранным, организованным, внимательным и ответственным. и все механизмы в ней должны отлажено работать.

Требования:

. Нам бы хотелось, но это не обязательно, чтобы был неплохой уровень знания , но мы будем рады предоставить Администратору возможность проходить обучение в нашей Школе или совершенствование своего уровня.

. Основные качества, которые нас заинтересуют в кандидате это открытость, дружелюбие, теплое отношение к людям. Хочется видеть в своей команде ответственного, креативного, широкомыслящего человека.

Опыт нас меньше всего интересует, нас интересует душа!)))

А квалификационные требования примерно такие:

. Администратор должен уметь практически использовать: средства оргтехники: телефон, принтер, копировальный аппарат, мобильный телефон; компьютерные технологии общего назначения (Microsoft Word и Excel (или их аналоги), Internet, Электронная почта, Социальные сети).

. Администратор должен обладать правильной речью, дипломатично и уважительно общаться с клиентами и другими сотрудниками компании. NB: Данная вакансия не является предложением к заключению договора.

Условия:

. Мы ищем в свою команду сменного администратора, а в дальнейшем на постоянную работу:

. В городе Ивантеевка (Фабричный проезд) необходим администратор по субботам с до и в случае болезни основного администратора в течение недели около часов в день; далее с сентября на постоянную работу в Ивантеевке на з/п рублей часов в неделю пн-сб.

Почасовая оплата: рублей/час.

Администратор лингвистической школы

Вакансия доступна в следующих городах:

• Железногорск
• Минеральные Воды
• Москва (Ясенево)
• Новороссийск
• Ростов-на-Дону
• Ставрополь (пр-кт Карла Маркса 4)
• Таганрог
• Черкесск

Человек, который постоянно общается с клиентами, тот, кто умеет обаять, убедить и привлечь новых людей, сотрудник, способный помочь бизнесу выйти на новый уровень – всё это администратор.

Некоторые собственники недооценивают роль этого специалиста в компании, а ещё чаще берут его обязанности на себя. Так времени становится всё меньше, нерешенных задач – всё больше. Избежать этого поможет грамотный подход к подбору и обучению персонала.

Администратор – это главный помощник руководителя, сотрудник, который контролирует рабочие процессы в разных областях. Его основная функция – коммуникация с клиентами, педагогами. Поэтому основное качество, которое должно быть присуще хорошему администратору детского языкового центра Полиглотики, — это эмоциональный интеллект. Это значит, он должен быть не просто вежливым и услужливым, он должен относиться к каждому клиенту как к единственному, попадать в самое «сердце» его потребности.

Функционал администратора языкового центра Полиглотики

Важная функция сотрудника – продавать услугу, которая удовлетворит клиента.

Как это происходит:

• Администратор приветствует клиента с порога. Он – лицо учреждения. Он приветлив, обращается к клиентам по имени, владеет информацией о разных событиях, происходящих с клиентами, он рассказывает родителям о новых программах и услугах центра, об условиях и правилах посещения языкового центра, о предстоящих праздничных мероприятиях и скидках.
• Администратор общается с действующими и потенциальными клиентами лично, онлайн и по телефону, назначает пробные занятия, продает абонементы.  
• Администратор следит за учебной сеткой. Регулирует рабочие моменты.
• Корректно и доброжелательно решает спорные вопросы.
• Администратор умеет предлагать, описывать ценность услуги, подводить клиента к покупке абонемента на курс в центре Полиглотики.
• Администратор обеспечивает рост лояльности действующих клиентов и регулярное продление абонементов.

Чему нужно обучить администратора

Учить администратора перед стартом работы нужно. Но важно учесть и качества, которые должны быть присущи претенденту. Главные из них – это ответственность, эмоциональный интеллект и любовь к детям. При выборе кандидата на указанную должность следует учитывать его человеческие качества. Важно, чтобы эти функции выполнял по-настоящему «свой» человек.

Учить администратора следует в первую очередь клиентоориентированности, главной движущей силе развития бизнеса. Как правило, клиенты выбирают услугу двумя способами: рационально (география, стоимость, наполненность услуги, интерес ребенка) и эмоционально. И второе при покупке может оказаться весомее, чем рациональный подход. Так, клиент готов платить больше, если он, кроме качественного обучения, получает еще и положительные эмоции.

Обучение администраторов и руководителей центров Полиглотики

Франшиза «Полиглотики» включает для партнеров уникальные действенные программы, направленные на формирование квалифицированного штата сотрудников, которые постоянно обновляются и пополняются. В частности, мы отбираем кандидатов и обучаем каждого преподавателя сети языковых центров. В пакет франчайзи входит курс «Обучение администраторов центра».

Тренинг позволяет будущему сотруднику за несколько занятий понять ключевые моменты работы администратора языкового центра. Его эффективность обусловлена большим количеством практики без пустой теории и лишних слов. Курс знакомит администраторов с основными должностными обязанностями, учит решать поставленные руководителем задачи, контролировать результаты своей деятельности, работать с базами клиентов, располагать их к себе, продавать им услугу, а также мотивирует на дальнейшую деятельность. Результат – повышение лояльности к бренду, рост посетителей и числа продаж, позитивная атмосфера в коллективе. А главное — вы получите опытного сотрудника, профессионала своего дела.

Формат онлайн-вебинаров для администраторов сети «Полиглотики» позволяет познакомиться с материалом в любое удобное время, а также при необходимости вернуться к теме вновь для лучшего усвоения и повторения.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции администратора, образец 2023 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Не забывайте, каждая инструкция администратора выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать администратор. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Администратор относится к категории специалистов.

2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Администратор принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Администратор должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;

— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

— правила и методы организации обслуживания посетителей;

— виды оказываемых услуг;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы маркетинга и организации рекламы;

— планировку и порядок оформления помещений и витрин;

— основы эстетики и социальной психологии;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности администратор руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями директора организации,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Администратор подчиняется непосредственно __________ (указать должность того работнику, которому подчиняется)

7. На время отсутствия администратора (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности администратора

Администратор:

1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы сбыта, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

13. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

14. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права администратора

Администратор имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция администратора — образец 2023 года. Должностные обязанности администратора, права администратора, ответственность администратора.

Обязанности администратора учебного центра

Из статьи вы узнаете:

1. Какие программные средства можно использовать для работы администраторов учебных центров.
2. Какие вопросы в организации работы учебных центров решаются с применением программных средств.
3. Каким образом можно увеличить прибыль учебного центра.

Итак, начинаем!

Кто такой администратор в учебном центре? Вы задавались этим вопросом, друзья? Мы да!!!

Для нас администратор – это многорукое божество Шиву, такой себе “восьмирукий многоног”)) Смешно звучит, правда? Но админу центра НЕ СМЕШНО!

Так как работа у него не такая простая, как может показаться! Можем сказать – это большая ответственность, а именно:

• прием звонков и ведение базы клиентов (хорошо, если в CRM)),
• прозванивание клиентской базы,
• ведение сетки  расписания (опять же, хорошо, если в CRM)),
• рассылка смс ( отлично было бы, если это делает программа)),
• ведение полного отчета всего, что происходит, кто приходит, нужно знать всю подробную информацию о занятиях, о выполненных домашних заданиях студентов и учеников т. д и т. п

И от того, как они делают эту работу, зависит качество и количество продаж, а это напрямую влияет на доход центра. Но это еще не все. Администраторы выполняют также много работы для того, чтобы учебный центр всегда был готов к обслуживанию клиентов, то есть он делает все и даже больше!)) От него ожидают, что он сам должен уметь разруливать ситуации с клиентами и педагогами, быть суперпродавцом, психологом, правой рукой директора и уборщицей одновременно. Вот такая вот картина маслом!))

Возникает вопрос, а как же все таки сделать так, чтобы разгрузить администратора? Как сделать, так, чтобы облегчить его труд и дать ему больше времени для общения с клиентами, для продаж, для того, чтобы более качественно выполнять свою работу?

Это, прежде всего, задача владельца центра, учредителя или директора. Нужно автоматизировать и систематизировать труд админа, сделать подбор необходимого программного обеспечения, которое позволит работать центру в разы эффективнее.

В сегодняшней статье с нами поделиться своим опытом Вадим Заключаев, соучредитель и руководитель школы английского языка “Friends” в г. Кемерово, спикер и участник онлайн и оффлайн конференций для руководителей учебных центров. Более 8 лет опыта управления языковой школой позволяют Вадиму давать советы и рекомендации в вопросах управления учебными центрами и налаживанием работы администраторов этих центров.

Использовать нужно CRM-систему, уверен Вадим!

Какую же CRM-систему выбрать? Мы все во внимании!)

Первая программа, на которой остановимся и разберем ее плюсы и минусы в работе – это Hollihop.

HOLLIHOP schoolmaster – это удобная CRM-система для профессионального управления учебным центром любого типа. Программа работает онлайн из любого браузера.

Что она может:

• вести учет посещаемости учеников и учет абонементов.  Программа удобна тем, что с ней могут интегрировать любые системы оплаты, а также телефония;
• делать e-mаil-рассылки и передавать смс о переносе занятий либо о сроках выплаты, информирование о любых событиях центра;
• создавать кабинет преподавателя и учеников, которые позволяют размещать и затем контролировать выполнение домашнего задания студентами и учениками, оставлять комментарии для родителей от педагога о проведении того или иного теста, также публиковать результаты пройденного теста. Для преподавателя наличие виртуального кабинета позволяет видеть нагрузку, расписание, таблицу аудиторий и часов.
• вести финансовую отчетность по внесенным администраторами данным: количество абонементов, оплаты, каналы оплаты. Данная функция позволяет считать средний чек, ежемесячный доход, вести аналитику.
• проверять задачи по ученикам, а именно учет посещаемости, расписание, посещение онлайн уроков и дополнительных курсов.

Вторая программа, которую рекомендует Вадим  – это LPTracker

LPTracker — это сервис, включающий CRM-систему, IP-телефонию, подключение обратного звонка на сайт, функции динамического Call Tracking, захват профилей из социальных сетей и другие инструменты. Он создан для сокращения рекламных расходов и увеличения результативности работы.

Возможности программы:

• получение на 82% больше звонков с сайта, без дополнительной рекламы.
• захват профилей из социальных сетей — сервис идентифицирует посетителей и предоставляет их профили ВКонтакте.
• измерение эффективности звонков для точного определения с какой рекламной площадки, с какого ключевого слова позвонили. Это существенно экономит затраты на рекламу.
• сквозная аналитика — можно видеть, с какой рекламной площадки и с какого ключевого слова на сайте оставляют заявки или звонят, и система автоматически подтягивает стоимость клика рекламных кампаний.
• заявки или звонки от клиентов с сайтов сразу попадают в систему.
• полный контроль над сотрудниками — измерение эффективности каждого сотрудника и отслеживание того, чем занимались сотрудники весь день.
• автоматическая воронка — автоматическое формирование воронки продаж.
• телефония — можно добавить неограниченное число номеров почти любого региона страны, получать звонки и звонить одним кликом из системы.
• геолокация — можно определять местоположение клиента с точностью до дома.
• бесплатный конструктор сайтов
• бесплатная тех. поддержка.

И, наконец, “вишенка на торте” среди программного обеспечения подобного уровня  – это Битрикс24”

Разбираться начнем с функционала Битрикс24. Система представляет собой комплексное решение, включающее множество возможностей. Среди них:

• Корпоративная сеть. Благодаря этому инструменту в вашем учебном центре можно выстроить максимально эффективную систему коммуникации между сотрудниками, что позволяет ставить задачи, контролировать их выполнение, добавлять соисполнителей и наблюдателей, назначать сроки, а также вести систему отчетности.
• CRM. Незаменимый инструмент для работы отдела продаж. С его помощью можно вести учет звонков, контролировать исполнение заказала, отслеживать, на каком этапе покупки находится клиент и взаимодействовать с ним.
• Интеграция с различными сервисами. Благодаря Битрикс24 вы сможете контролировать почтовые рассылки, подключить IP-телефонию и так далее.

Вадим отметил “козырные карты” этой программы:

• Чат центра удобный, интересный, представляет собой социальную сеть внутри центра. Вам может показаться, что это “так себе” преимущество и это будет означать, что вы никогда не сталкивались с проблемой того, как сотрудники компании реагирует на нововведения. Обычно внедрение какой-либо системы сопровождается недовольством, сотрудники с большой неохотой отказываются от привычного течения своих дел, из-за чего может резко упасть производительность. А вот общение между сотрудниками в формате социальной сети помогает выстроить общение в более привычной форме.
• Открытые линии в Битрикс24 собирают сообщения со всех каналов: соцсети, группы, чаты, контакты и распределяют их по очереди, маршрутизируют между сотрудниками и все это в режиме реального времени.
• Мобильное приложение позволяет вам работать не только на компьютере в офисе, но и вне офиса – из аэропорта, кафе, из любой точки, где есть Интернет. Во-первых, это прежде всего общение – чаты с коллегами и чаты с клиентами (открытые линии). Во-вторых, вы можете создавать задачи, контролировать их выполнение, следить за статусами. В мобильных задачах доступны любые действия с задачами, которые есть в Битрикс24. Если в задачах прикреплены файлы, их также можно открыть на мобильном устройстве.

• Учет рабочего времени и задач администратора или удаленного сотрудника, если в вашем штате есть сотрудники, которым заработная плата начисляется по количеству отработанных часов, инструмент “Учет рабочего времени” в Битрикс24 будет для вас просто незаменим.
• Живая лента представляет собой страницу, на которой выводятся последние события центра: новости, комментарии, новые файлы, системные события и т.д. Можно создавать задачи, выражать благодарность, запускать бизнес-процессы, оставлять комментарии к событиям, ставить лайки, устраивать голосования, оповещать ваших коллег о важных событиях и объявлениях. Главная задача Живой ленты – создать живое общение в режиме реального времени и упростить взаимодействие в компании.

По словам Вадима, система Битрикс24 похожа на один большой дом, которой собрал под своей крышей все необходимые вашему бизнесу инструменты. Здесь и CRM, и постановка задач, и диск для хранения данных, и интеграция с большинством нужных вам сервисом, и многое другое. Когда весь функционал собран в одном месте, это очень удобно и ощутимо облегчает работу.

Стоит отметить еще один инструмент, который также немаловажен в работе центра – это Телефония.

Какие преимущества данного инструмента следует отметить:

• записывание телефонного разговора администратора с клиентом, позволяет отслеживать ошибки при консультировании, помогает решать конфликтные ситуации и своевременно корректировать написанный скрипт;
• легкая коммуникация между филиалами позволяет быстро перенаправлять звонки из одного филиала в другой;
• система переадресации вызова позволяет клиентам дозвонится в любом случае и получить консультацию о продукте;
• упрощает общение с клиентом. Администратор может переслушать запись разговора в случае, если не расслышал имя клиента, его электронный адрес или, возможно упустил во время беседы важную информацию.

Учитывая все вышеперечисленное, понимаешь насколько данные продукты упрощают работу администратора. Теперь не нужно держать в голове огромное количество информации, системы сами напомнят когда и что нужно сделать и где, и что найти. Все это значительно сокращает количество времени на обработку заявок, и… позволяет администратору свободное время уделить ОБЩЕНИЮ С КЛИЕНТОМ!) и это не только удобно, быстро и эффективно, а к тому же является показателем уровня вашего учебного центра, формирующий отношение клиентов и мнение сотрудничающих компаний. А ведь это вам и нужно, верно?

Получить информацию о курсе для повышения эффективности работы администратора учебного центра вы можете по ссылке https://glavuch.ru/kk_admin

Просмотреть вебинар на тему “Как упростить работу администратора учебного центра” можно по ссылке: http://centr5.ru/vosmirukij-administrator-mif-ili-realnost/

⬇️Коллеги, напишите в комментариях:
1– если используете программу HOLLIHOP
⠀
2– если вы работаете с LPTracker
⠀
3– если по душе Битрикс24
⠀
4– применяете все 3 программы⬇️

Оставьте свои данные и получите мини-курс «Анти-хаос в учебном центре»

4 видео в телеграм, чтобы устранить «тушение пожаров» и наладить системную работу.