Должностная инструкция архивариуса 2021 профстандарт образец

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

— [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

— [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

• муниципальные и государственные хранилища;
• фонды хранения видео- и аудиодокументов;
• крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

• муниципальные и государственные хранилища;
• фонды хранения видео- и аудиодокументов;
• крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

• положения гл. 43 ТК РФ;
• устав;
• требования профстандарта;
• локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

• положения гл. 43 ТК РФ;
• устав;
• требования профстандарта;
• локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

---

Образец должностной инструкции архивариуса в 2021 году

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

III. Права

Архивариус наделен следующими правами:

• Подписывать документы в пределах своих полномочий.
• Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
• Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
• Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
• Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

• За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
• За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
• За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
• За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК.

Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009).

Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях.

Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр.

Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде.

В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр.

В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют Юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела.

После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства.

Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Обязанности архивариуса

Практика показывает, что работа архивариусом свойственна не только непосредственно архивным организациям или госструктурам. В этой статье приведены основные должностные обязанности архивариуса, а также что он должен знать и уметь.

Правовые основы вакансии архивариус

Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 утверждён Квалификационный справочник должностей. Архивариус, согласно ему, это отдельная профессия.

В частности, этот документ предъявляет требования к квалификации архивариуса. Поэтому

должностная инструкция архивариуса должна соответствовать справочнику Минтруда.

Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии

Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:

• осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
• организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
• принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
• участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
• в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
• подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
• контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
• выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
• подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
• принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Также см. «Где искать архив трудовых книжек».

Требования к знаниям

А вот что должен знать архивариус:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• требования законов к системе делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Основные квалификационные требования к архивариусу

Они следующие (одно из двух):

• начальное профессиональное образование (без требований к стажу работы);
• среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе (без требований к стажу).

Таким образом, вполне можно работать архивариусом без опыта.

Проект профстандарта «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист»

На работников каких архивов распространится этот профстандарт? Как он изменит состав их должностей по сравнению с ныне действующим Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих? Как понимать требования стандарта к уровню образования и стажу работы? Какую «скидку» нужно делать коммерческим организациям при чтении перечисленных в нем трудовых функций? Ответы на эти вопросы даны в статье.

«Дорожная карта» Росархива

С 2013 по 2018 годы Федеральное архивное агентство реализовывало План мероприятий («дорожную карту») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела» 1.

План мероприятий («дорожная карта») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», утв. приказом Росархива от 25.03.2013 № 21

«Дорожная карта» предусматривает уточнение показателей эффективности работы федеральных архивных учреждений, создание действенных механизмов оценки деятельности их работников и соответствия уровня оплаты труда его качеству для обеспечения дифференциации в оплате труда разной значимости, сложности и квалификации (переход на «эффективный контракт»), актуализацию квалификационных характеристик должностей работников архивов, усовершенствование существующей системы непрерывной профессиональной переподготовки архивных кадров, а также регулярное приведение штатной численности федеральных государственных архивов в соответствие с объемами хранящихся документов и оказываемых государственных услуг (выполняемых работ).

Профстандарты в сфере архивного дела

В сфере архивного дела на сегодня разработаны 2 и утвержден пока только 1 профессиональный Стандарт.

Утвержден 5 профстандарт «Специалист по формированию электронного архива».

Основная цель вида описываемой им профессиональной деятельности – «создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий», наименование группы должностей – «регистраторы и копировщики, оператор копировальных и множительных машин».

То обстоятельство, что первым нормативную силу в архивной отрасли приобрел профстандарт именно оператора по сканированию документов, вполне объяснимо движением страны по пути цифровизации. Но наши архивы до сих пор хранят в основном традиционный (бумажный и пленочный) носитель информации, и сканирование не может занимать главное место в их работе.

Предметом данной статьи является другой разработанный, но пока не утвержденный 6 профстандарт «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист» (далее – Стандарт). Давайте посмотрим, к чему надо готовиться – какие квалификационные требования будут предъявлены к работникам архивов.

На кого распространяется Стандарт

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Кадры

Что должен знать и уметь архивариус

Должностные обязанности архивариуса:

• формирование архива организаций любых организационно-правовых форм;
• эффективное управление архивными делами (документами);
• внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами.

Что это за работник и чем он занимается

Архивариус — привычное название должности служащих архива по ЕКСД. Его должностные обязанности перечислялись длинным перечнем. Описание использовалось для разработки должностных инструкций в организациях и на предприятиях.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

4. Права

Архивариус в рамках исполнения должностных обязанностей имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию архивариуса.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение требований, распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков и требований к их исполнению.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в связи с исполнением должностных обязанностей в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения архивариус привлекается, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая ДИ архивариуса разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта 07.012, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

---

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Источник

Образец должностной инструкции архивариуса в 2021 году

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

III. Права

Архивариус наделен следующими правами:

• Подписывать документы в пределах своих полномочий.
• Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
• Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
• Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
• Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

• За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
• За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
• За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
• За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК.

Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009).

Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях.

Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр.

Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде.

В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр.

В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют Юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела.

После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства.

Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Обязанности архивариуса

Практика показывает, что работа архивариусом свойственна не только непосредственно архивным организациям или госструктурам. В этой статье приведены основные должностные обязанности архивариуса, а также что он должен знать и уметь.

Правовые основы вакансии архивариус

Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 утверждён Квалификационный справочник должностей. Архивариус, согласно ему, это отдельная профессия.

В частности, этот документ предъявляет требования к квалификации архивариуса. Поэтому

должностная инструкция архивариуса должна соответствовать справочнику Минтруда.

Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии

Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:

• осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
• организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
• принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
• участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
• в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
• подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
• контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
• выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
• подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
• принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Также см. «Где искать архив трудовых книжек».

Требования к знаниям

А вот что должен знать архивариус:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• требования законов к системе делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Основные квалификационные требования к архивариусу

Они следующие (одно из двух):

• начальное профессиональное образование (без требований к стажу работы);
• среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе (без требований к стажу).

Таким образом, вполне можно работать архивариусом без опыта.

Проект профстандарта «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист»

На работников каких архивов распространится этот профстандарт? Как он изменит состав их должностей по сравнению с ныне действующим Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих? Как понимать требования стандарта к уровню образования и стажу работы? Какую «скидку» нужно делать коммерческим организациям при чтении перечисленных в нем трудовых функций? Ответы на эти вопросы даны в статье.

«Дорожная карта» Росархива

С 2013 по 2018 годы Федеральное архивное агентство реализовывало План мероприятий («дорожную карту») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела» 1.

План мероприятий («дорожная карта») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», утв. приказом Росархива от 25.03.2013 № 21

«Дорожная карта» предусматривает уточнение показателей эффективности работы федеральных архивных учреждений, создание действенных механизмов оценки деятельности их работников и соответствия уровня оплаты труда его качеству для обеспечения дифференциации в оплате труда разной значимости, сложности и квалификации (переход на «эффективный контракт»), актуализацию квалификационных характеристик должностей работников архивов, усовершенствование существующей системы непрерывной профессиональной переподготовки архивных кадров, а также регулярное приведение штатной численности федеральных государственных архивов в соответствие с объемами хранящихся документов и оказываемых государственных услуг (выполняемых работ).

Профстандарты в сфере архивного дела

В сфере архивного дела на сегодня разработаны 2 и утвержден пока только 1 профессиональный Стандарт.

Утвержден 5 профстандарт «Специалист по формированию электронного архива».

Основная цель вида описываемой им профессиональной деятельности – «создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий», наименование группы должностей – «регистраторы и копировщики, оператор копировальных и множительных машин».

То обстоятельство, что первым нормативную силу в архивной отрасли приобрел профстандарт именно оператора по сканированию документов, вполне объяснимо движением страны по пути цифровизации. Но наши архивы до сих пор хранят в основном традиционный (бумажный и пленочный) носитель информации, и сканирование не может занимать главное место в их работе.

Предметом данной статьи является другой разработанный, но пока не утвержденный 6 профстандарт «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист» (далее – Стандарт). Давайте посмотрим, к чему надо готовиться – какие квалификационные требования будут предъявлены к работникам архивов.

На кого распространяется Стандарт

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Источник

Кадры

Что должен знать и уметь архивариус

Должностные обязанности архивариуса:

• формирование архива организаций любых организационно-правовых форм;
• эффективное управление архивными делами (документами);
• внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами.

Что это за работник и чем он занимается

Архивариус — привычное название должности служащих архива по ЕКСД. Его должностные обязанности перечислялись длинным перечнем. Описание использовалось для разработки должностных инструкций в организациях и на предприятиях.

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса минимальные.

В связи с повсеместной цифровизацией изменились должностные обязанности и требования к архивариусу — специалист архива (в том числе электронного) выполняет более сложные задачи. Обязанности стали разнообразнее, они различны для организаций коммерческих и государственных. Последние обрабатывают большие данные, которыми стало сложно управлять, не только готовить их к хранению. Теперь информацией требуется обмениваться: например, работа архивариусом в суде состоит не только в подготовке данных к хранению и выдачи справок по личным обращениям, но и в передаче сведений в рамках межведомственного взаимодействия с использованием онлайн-формата.

Разработаны и приняты два профессиональных стандарта, в которых нет должности «архивариус», используется новая формулировка «специалист архива»: В профстандарте 07.009 это служащий по введению данных (ОКЗ 4132), в стандарте 07.012 — специалист, относящийся к административному (среднетехническому) персоналу (ОКЗ 3343).

Обратите внимание: работодатели обязаны применять профстандарты только в случаях, отдельно оговоренных в ФЗ РФ и отраслевых НПА (письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253). Суть правила: стандарты необходимы, если требования к квалификации для выполнения определенной трудовой функции установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (ФЗ 122).

За неприменение профстандартов, как и за нарушения законодательства о труде, работодатель несет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Архивариус: требования к работнику и основная функция

Оба стандарта предъявляют похожие требования в должности. Из таблицы видно, кто такой архивариус и его обязанности в современных субъектах хозяйствования.

В связи с повсеместной цифровизацией изменились должностные обязанности и требования к архивариусу — специалист архива (в том числе электронного) выполняет более сложные задачи. Обязанности стали разнообразнее, они различны для организаций коммерческих и государственных. Последние обрабатывают большие данные, которыми стало сложно управлять, не только готовить их к хранению. Теперь информацией требуется обмениваться: например, работа архивариусом в суде состоит не только в подготовке данных к хранению и выдачи справок по личным обращениям, но и в передаче сведений в рамках межведомственного взаимодействия с использованием онлайн-формата.

Разработаны и приняты два профессиональных стандарта, в которых нет должности «архивариус», используется новая формулировка «специалист архива»: В профстандарте 07.009 это служащий по введению данных (ОКЗ 4132), в стандарте 07.012 — специалист, относящийся к административному (среднетехническому) персоналу (ОКЗ 3343).

Обратите внимание: работодатели обязаны применять профстандарты только в случаях, отдельно оговоренных в ФЗ РФ и отраслевых НПА (письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253). Суть правила: стандарты необходимы, если требования к квалификации для выполнения определенной трудовой функции установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (ФЗ 122).

За неприменение профстандартов, как и за нарушения законодательства о труде, работодатель несет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Архивариус: требования к работнику и основная функция

Оба стандарта предъявляют похожие требования в должности. Из таблицы видно, кто такой архивариус и его обязанности в современных субъектах хозяйствования.

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Права и ответственность архивариуса

Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

4. Права

Специалист имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Специалист несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Об авторе статьи

Дмитриева Наталья

Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Справка об отсутствии коронавируса на английском языке — это документ, подтверждающий, что человек не заражен новой инфекцией. Такая бумага пригодится гражданам, собирающимся за границу.

15 декабря 2020

Сколько действует справка ПЦР на коронавирус — от 2 до 7 дней. Организация, требующая документ, вправе сама решать, какой период для нее приемлем, но для некоторых из них срок действия установлен законом.

26 октября 2021

Подготовка документов к архивному хранению — это процедура экспертизы, обработки и передачи регистров для дальнейшего сбережения. Бумаги содержат как в самой организации, так и в стороннем специализированном учреждении.

10 июня 2021

Законно ли требовать справку об отсутствии коронавируса у работников — нет, работодатели не могут запрашивать у сотрудников документальное подтверждение незаражения COVID-19.

17 ноября 2020

Источник

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции архивариуса .doc

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
   • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
   • опыт работы с архивами от одного года.
5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
   • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
   • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
   • система сортировки документов по различным параметрам;
   • нормы приема документов в архив;
   • стандарты хранения документации в архиве;
   • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
   • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
   • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
   • правила проверки корректности документации;
   • сроки проведения основных работ с документами;
   • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
   • порядок списания и ликвидации документов;
   • нормы трудового распорядка и дисциплины.
6. Архивариус ориентируется на:
   • действующие законы;
   • профильные нормативы;
   • положения данной инструкции;
   • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Источник