Должностная инструкция бухгалтера кадровика образец

Часто на предприятиях складывается ситуация, когда функции бухгалтера и менеджера по кадрам плотно пересекаются.

Нередко взаимоотношения между данными подразделениями зависят от общего числа работников и числа штатных единиц того или иного подразделения организации.

Причем разобраться, находится ли тот или иной вопрос в компетенции кадровика или бухгалтера, не всегда просто.

В тоже время искусственно разделять службу кадров и бухгалтерскую службу нецелесообразно.

Иногда это чревато утратой важной документации и наличием ошибок в отчетности.

В такой ситуации может помочь грамотно разработанная инструкция бухгалтера-кадровика, где предельно четко сформулированы обязанности данной штатной единицы.

В каких случаях назначается?

Штатная единица бухгалтера-кадровика вводится чаще всего на малых предприятиях с небольшой численностью персонала, где возможно эффективное совмещение функций в пределах одного структурного подразделения.

Какими навыками должен обладать?

Бухгалтер по кадрам обязан уверенно пользоваться программами 1С, «Зарплата и кадры», владеть навыками составления финансовой отчетности, начисления зарплаты, вести документооборот (авансовые отчеты, ведение инвентаризационных ведомостей, осуществлять бюджетный и внебюджетный учет).

Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками.

От бухгалтера по кадрам требуется умение оформлять трудовые книжки, вести их учет, оформлять договора материальной ответственности, вести регистрационные журналы, осуществлять персонифицированный учет. Он обязан знать основы взаимодействия с УФМС, службой занятости, ПФР.

Образец должностной инструкции бухгалтера с функциями кадровика.

Общие положения

На бухгалтера-кадровика возлагается совмещение функций по производству кадрового документооборота и учета зарплаты сотрудников с составлением отчетности. Эта должность предусматривает разработку документации в сфере учета и движения персонала, учета рабочего времени и расчета зарплаты.

Претендовать на замещение данной вакансии может специалист, имеющее высшее образование в области экономики и опыт трудовой деятельности по специальности от 3 лет. Назначать бухгалтера по кадрам и освобождать его от должности уполномочен только руководитель.

Должен разбираться в особенностях организационной структуры данного предприятия, знать штатное расписание, специфику хозяйственной деятельности. От бухгалтера по кадрам требуются глубокие знания в сфере документооборота, методиках экономического анализа труда и зарплаты, знание порядка налогообложения работников.

Права

Бухгалтер-кадровик имеет право:

1. На получение информации о готовящихся к внедрению проектных предложениях руководства, которые касаются осуществления его обязанностей.
2. Обращаться к руководству с инициативами по повышению эффективности своей деятельности.
3. Осуществлять запрос от отделов организации необходимой для работы информации и документов.
4. Обращаться к руководству с просьбой о содействии.
5. Ставить подпись на документации в пределах своих полномочий.

Обязанности

Следующие пункты относятся к обязанностям кадровика:

1. Составляет табель рабочего времени, осуществляет учет и анализ рабочего времени.
2. Производит оформление листов временной нетрудоспособности, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу.
3. Осуществляет расчет заработной платы.
4. Занимается регистрацией проводок.
5. Осуществляет социальных взносов с ФОТ.
6. Осуществляет отчисление средств в фонд материального стимулирования персонала.
7. Готовит периодическую отчетность по ЕСН.
8. Оформляет бухгалтерскую документацию перед ее передачей в архив.
9. Производит контроль расчетов с подотчетными лицами.
10. Осуществляет подготовку информации для сведения баланса.
11. Занимается ведением кадровой документации.
12. Производит прием сотрудников, их увольнение. Занимается оформлением отпусков, изменением окладов.
13. Осуществляет ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведет личные дела работников.
14. Занимается заключением трудовых договоров, договоров материальной ответственности.
15. Ведет регистрационные журналы, занимается архивированием.
16. Занимается выдачей справок и копий документов работникам организации.
17. Занимается статистикой по учету и движению персонала.

Ответственность

Бухгалтер по кадрам несет ответственность за:

1. Исполнение ненадлежащим образом, а также неисполнение своих функций.
2. За совершение противоправных действий при выполнении должностных функций.
3. За нанесение организации материального ущерба.
4. За ненадлежащее обеспечение соблюдения персоналом трудовой дисциплины.

Взаимодействие внутри фирмы

Бухгалтер-кадровик осуществляет внутрифирменное взаимодействие:

1. С руководителем предприятия либо другим лицом, временно исполняющим его обязанности:

• по вопросам получения приказов, указаний, распоряжений, имеющих отношение к его служебной деятельности;
• получения информации, необходимой для выполнения своих функций.

2. С Главным бухгалтером с целью:

• получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
• с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.

3. С работниками бухгалтерии с целью:

• получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
• предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.

4. С другими работниками организации с целью:

• получения документации, необходимой для реализации служебных функций бухгалтера по кадрам;
• предоставления исходящей из структурных подразделений организации корреспонденции.

Таким образом, бухгалтер-кадровик совмещает главным образом функции менеджера по кадрам и бухгалтера по заработной плате.

То есть в его обязанности входит контактировать с работниками по поводу решения текущих проблем, связанных с приемом на работу, уходом в отпуск, пенсионными отчислениями и т.п. В то же время на бухгалтера-кадровика возлагаются и функции, связанные с бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью в сфере труда и заработной платы.

В условиях малого предприятия это создает определенные удобства как руководству, так и самим работникам. Например, заработная плата – такая категория, которая в крупных организациях находится в ведении как бухгалтерских, так и кадровых структурных подразделений.

По ряду вопросов, связанных с зарплатой, работник вынужден обращаться вначале в бухгалтерию, а затем – в отдел кадров, так как между ними существует строгое распределение полномочий.

При наличии должности бухгалтера-кадровика необходимость в этом отпадает.

Можно привести и ряд других примеров, доказывающих целесообразность введения штатной единицы бухгалтера по кадрам на предприятиях малого бизнеса.

На какие НПА опираться при составлении должностной инструкции бухгалтера по заработной плате

Следует отметить, что такой документ, как должностная инструкция, не предусмотрен ни Трудовым кодексом, ни связанными с ним НПА на федеральном уровне. Данный источник, несмотря на всеобщую распространенность, фактически является неофициальным.

Однако большинство российских предприятий всё же внедряют должностные инструкции во внутрикорпоративный документооборот и закрепляют регламент их использования в локальных НПА.

Должностная инструкция — удобный и во многом незаменимый инструмент взаимодействия работодателя с сотрудниками. В ней прописывается основная часть их полномочий, прав, обязанностей, фиксируются механизмы ответственности перед работодателем. Сотрудник, удостоверяя факт ознакомления с инструкцией своей подписью (данная процедура стандартна для российских предприятий), официально соглашается со своими обязательствами, которые прописаны в соответствующих положениях документа. Одновременно он получает возможность пользоваться гарантированными работодателем правами.

В свою очередь, составление должностной инструкции вполне может базироваться на положениях тех или иных НПА, в которых отражена специфика профессиональных позиций. Если говорить о должности бухгалтера по расчету зарплаты, то для составления инструкции можно воспользоваться характеристиками соответствующей должности, зафиксированными в Квалификационном справочнике должностей специалистов, утвержденном постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37.

Другой важнейший НПА, который может быть источником данных для формирования инструкции для бухгалтера по расчету зарплаты, — приказ Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта «Бухгалтер»» от 21.02.2019 № 103н.

Правомерно говорить об обязательности его применения (ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 195.3 ТК РФ, постановление Правительства России от 27.06.2016 № 584):

• главными бухгалтерами публичных АО, страховых фирм, НПФ, банков, некредитных финансовых организаций;
• бухгалтеров на аутсорсинге;
• бухгалтеров бюджетных организаций.

Исходя из положений отмеченных выше НПА, а также практически сложившихся особенностей работы бухгалтеров соответствующего профиля, мы и предлагаем вам составить должностную инструкцию бухгалтера по заработной плате, представленную ниже.

Должностная инструкция бухгалтера: титульный лист

Этот элемент инструкции должен содержать:

• указание на то, что именно отражает должностная инструкция (как правило, это права, обязанности и ответственность работника);
• наименование организации-работодателя;
• пометку об утверждении руководителем;
• дату составления документа, подпись и Ф.И.О. руководителя компании-работодателя;
• номер должностной инструкции.

Далее рассмотрим ключевые нюансы разделов инструкции, которые наиболее типичны для нее. Это такие разделы, как:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Кроме того, не будет лишним включить в структуру инструкции разделы, регламентирующие:

• порядок пересмотра положений инструкции;
• особенности взаимодействия бухгалтера по расчету заработной платы с сотрудниками фирмы (менеджерами, руководителями), которым он подчиняется;
• порядок делегирования полномочий бухгалтера в периоды его отсутствия на рабочем месте.

Должностная инструкция бухгалтера: ключевые нюансы раздела «Общие положения»

Один из важнейших пунктов рассматриваемого раздела инструкции бухгалтера — тот, что отражает квалификационные требования к специалисту соответствующего профиля. В Квалификационном справочнике Минтруда, в частности, говорится о том, что есть бухгалтеры категорий I, II, а также бухгалтеры без категории.

С точки зрения требований к квалификации первые должны иметь высшее образование и 3-летний стаж работы, вторые могут иметь среднее образование при условии обладания аналогичным стажем. Бухгалтеры без категории могут иметь среднее образование и не обладать опытом работы либо спецподготовку по своей специализации и 3-летний стаж работы в области учета и контроля.

В свою очередь, приказ Минтруда РФ № 103н требует соответствия бухгалтера, в компетенции которого находится расчет зарплаты, 5-му уровню квалификации и трудовой функции A/02.5, в рамках которой специалист осуществляет денежное измерение объектов бухучета, а также текущую группировку фактов хозяйственной деятельности.

Можно отметить, что требования по уровню образования к бухгалтеру по расчету зарплаты в приказе № 103н менее строгие, чем в Квалификационном справочнике. В частности, в данном НПА указано, что бухгалтеру данного профиля для соответствия 5-му уровню достаточно иметь среднее профессиональное образование или же дополнительное — по специальным программам. Также  у бухгалтера для соответствия 5-му уровню должен быть опыт работы для должностей с категорией I или II не менее одного года на должности с более низкой категорией.

Так или иначе, должность бухгалтера по расчету зарплаты на предприятии требует достаточно высокого уровня профессионализма, который, прежде всего, должен подтверждаться полученным образованием либо достаточным опытом работы.

Правила расчета зарплаты преподаются почти во всех типах специализированных учебных учреждений, в которых осуществляется обучение по бухгалтерским специальностям — как высших, так и средних. Поэтому в соответствующем пункте инструкции допустимо указать, что на рассматриваемую должность может быть назначен специалист как с высшим, так и со средним образованием. В свою очередь, в инструкции можно отразить готовность предприятия нанять человека и без специального образования, но прошедшего необходимый курс обучения и имеющего необходимый опыт работы в области бухучета.

Что касается спектра необходимых знаний бухгалтера, то они в инструкции могут быть теми же, что перечислены в Квалификационном справочнике. Эти требования в целом адекватно отражают специфику должности бухгалтера по расчету зарплаты. Здесь мы фиксируем, что специалист соответствующего профиля должен знать, в частности, законы РФ в сфере бухучета, ТК РФ, локальные НПА, порядок бухучета по плану счетов, корреспонденции между счетами, правила охраны труда и т. д.

Должностная инструкция бухгалтера: что указать в разделе «Должностные обязанности»?

Исходя из практики бухгалтеров по расчету зарплаты, в их должностной инструкции имеет смысл отразить необходимость выполнения специалистом таких обязанностей, как:

• контроль над первичными документами, используемыми при расчете зарплаты;
• отражение сведений об операциях, связанных с зарплатой, на счетах бухучета;
• расчет отчислений в бюджет по налогам, социальным взносам;
• выдача справок 2-НДФЛ и иных документов, связанных с зарплатой, по запросу сотрудников;
• разработка форм документов для учета операций, связанных с зарплатой;
• формирование отчетности — бухгалтерской, налоговой, связанной с зарплатой;
• выполнение работы с соблюдением норм законодательства о защите персональных данных, а также положений локальных НПА, устанавливающих необходимость соблюдения конфиденциальности информации.

Также в этом разделе инструкции можно отразить обязанность бухгалтера по своевременной передаче (например, в случае командировки) своих функций замещающим специалистам.

Пусть на предприятии несколько бухгалтеров по расчету заработной платы. Допустимо составить одну должностную инструкцию на эту должность или необходимы инструкции для каждого работника? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте ответ эксперта, который позволит вам соблюсти Трудовой кодекс и не получить штраф.

Права бухгалтера, отраженные в должностной инструкции

В инструкции также рекомендуется отражать права бухгалтера по расчету зарплаты:

• на содействие в осуществлении трудовой функции со стороны руководителя компании-работодателя и других менеджеров;
• принятие личных решений в пределах имеющихся полномочий;
• внутрикорпоративный обмен информацией и переговоры с сотрудниками других подразделений фирмы в целях решения текущих рабочих вопросов;
• получение сведений к необходимым внутрикорпоративным ресурсам, включая те, что составляют коммерческую тайну, если это необходимо для решения текущих задач;
• вынесение на обсуждение в управляющие органы фирмы предложений по оптимизации своей работы и предприятия в целом.

Отметим, что на многих предприятиях бухгалтер по расчету зарплаты может непосредственно участвовать в обсуждении перспектив развития бизнеса на уровне высшего руководства. В этом случае данная возможность, как правило, фиксируется в перечне прав специалиста, отражаемом в рассматриваемой инструкции.

За что должен отвечать бухгалтер по расчету зарплаты по инструкции

Следующий важнейший раздел должностной инструкции для бухгалтера по расчету зарплаты — «Ответственность». В нём рекомендуется указывать, что специалист соответствующего профиля несет ответственность:

• за некорректное исполнение своих обязанностей, утвержденных инструкцией;
• нанесение материального ущерба предприятию в тех пределах, которые установлены ТК РФ;
• правонарушения, совершенные в ходе работы, в пределах, зафиксированных в законодательстве РФ;
• нарушение правил работы с конфиденциальными данными, документами;
• нарушение правил трудового распорядка компании-работодателя, различных правил и норм безопасности.

В документ также можно включить такой пункт, как пересмотр инструкции, отразив в нём тот факт, что инструкция может пересматриваться раз в пять лет. Это закрепляется отдельным приказом; бухгалтер и другие сотрудники, на которых распространяется юрисдикция документа, должны ознакомиться с ним под расписку.

В конце должностной инструкции полезно будет сделать пометку о том, что документ разработан в соответствии с приказом руководителя компании.

Итоги

Должностная инструкция для бухгалтера по расчету зарплаты — это документ, который по структуре похож на другие источники аналогичного назначения. Однако в нём необходимо отразить ряд положений, преимущественно характерных именно для должности бухгалтера по расчету зарплаты. Таковые присутствуют в каждом из рассмотренных нами разделов документа.

Изучить иные аспекты кадрового делопроизводства на предприятии вы можете в статьях:

• «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции»,
• «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция бухгалтера по расчету зарплаты

              № 29-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Бухгалтера по расчету зарплаты ООО «Бета».

1.2. Бухгалтер по расчету зарплаты назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению главного бухгалтера.

1.3. Бухгалтер по расчету зарплаты подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.

1.4. На должность Бухгалтера по расчету зарплаты назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее трех лет.

1.5. Бухгалтер по расчету зарплаты должен знать:
– законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухучета имущества, обязательств и хозяйственных операций, расчету зарплаты, удержанию по исполнительным документам, составлению отчетности;
– формы и методы бухучета в ООО «Бета»;
– план и корреспонденцию счетов;
– организацию документооборота по участкам бухучета;
– порядок документального оформления и отражения на счетах бухучета операций, связанных с начислением и выплатой зарплаты и иных выплат работникам;
– условия налогообложения юридических и физических лиц;
– правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей;
– порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;
– методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности ООО «Бета»;
– правила эксплуатации персонального компьютера, офисной техники;
– экономику, организацию труда и управления;
– рыночные методы хозяйствования;
– основы трудового законодательства.

1.6. В своей деятельности Бухгалтер по расчету зарплаты руководствуется:
– законодательными актами, постановлениями, распоряжениями, приказами, руководящими, методическими и нормативными материалами по организации бухучета имущества, обязательств и хозяйственных операций, расчету зарплаты, удержанию по исполнительным документам, составлению отчетности;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Бухгалтера по расчету зарплаты его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Бухгалтер по расчету зарплаты выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению бухучета на порученном направлении (участке) (учет расчетов по зарплате).
2.2. Участвует в разработке и проведении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование денежных средств.
2.3. Ведет прием, контроль и обработку первичной документации по порученному направлению бухучета (табелей учета рабочего времени, листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на отсутствие работника на работе).
2.4. Производит удержания из зарплаты, в том числе по исполнительным документам.
2.5. Получает, ведет учет и хранение документов, на основании которых производятся удержания из зарплаты и иных доходов работников.
2.6. Уведомляет судебного пристава-исполнителя и (или) получателя алиментов о причинах и времени окончания удержаний и возвращает указанным лицам присланные ими исполнительные документы.
2.7. Отражает на счетах бухучета операции, связанные с начислением зарплаты и иных выплат работникам ООО «Бета».
2.8. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, зарплаты работникам, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников ООО «Бета».
2.9. Оформляет ведомости на выплату зарплаты работникам ООО «Бета».
2.10. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по вопросам выплаты зарплаты и иных выплат работникам ООО «Бета».
2.11. Вносит предложения по детализации применяемых счетов бухучета, участвует в разработке форм первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
2.12. Участвует в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.
2.13. Подготавливает данные по порученному ему направлению (участку) бухучета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
2.14. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации на порученном направлении (участке) работы, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

3. ПРАВА

Бухгалтер по расчету зарплаты имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Бухгалтера по расчету зарплаты.
3.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя и генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Бухгалтер по расчету зарплаты несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Бухгалтера по расчету зарплаты определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Бухгалтера по расчету зарплаты в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

________________ С.В. Юдина

Юрист _________________________ Н.А. Павлов