Должностная инструкция это организационно правовой документ

Образцы должностных инструкций

Специалисты кадрового агентства «КАУС» подготовили для вас примеры должностных инструкций, которые точно соответствуют требованиям трудового законодательства РФ. Это организационно-правовые документы, которые четко определяют место и значение конкретной специальности в структуре организации, а именно: должностные обязанности, задачи, основные права, ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Должностные инструкции помогают в адаптации новых работников. Благодаря этому документу у недавно принятого специалиста появляется ясность относительно ожиданий от его работы, а у его руководителя – база для оценки и аттестации сотрудника. 

Следует помнить, что эти перечни не вступают в силу, если в компании отсутствует приказ об утверждении должностных инструкций. Использовать должностные инструкции при взаимодействии с персоналом не обязательно. Однако без них не обходятся большинство организаций: это приносит пользу всем участникам рабочего процесса.

Сотрудников такие бумаги защищают от дополнительных обязанностей, которые не оговаривались перед началом работы, а работодателей – от необоснованных претензий по текущей загрузке. При этом важно учитывать, что типовая должностная инструкция для любой специальности, найденная в интернете, содержит лишь общие поверхностные данные. Ее необходимо адаптировать под особенности конкретной компании и позиции. На нашем сайте вы можете скачать должностные инструкции бесплатно!

1. Понятие «Должностная инструкция», аспекты их составления.

Должностная
инструкция –
это
организационно-правовой документ, в
котором определяются основные функции,
обязанности, права и ответственность
сотрудника организации при осуществлении
им деятельности в определенной должности.
Она составляется по каждой штатной
должности организации, носит обезличенный
характер и объявляется сотруднику под
расписку при заключении трудового
контракта (в том числе при перемещении
на другую должность и при временном
исполнении обязанностей по должности).

Квалификационные
характеристики по каждой должности
состоят из трех разделов:

1. Должностные
   обязанности.
   Этот раздел содержит основные функции,
   которые могут быть поручены полностью
   или частично работнику, занимающему
   данную должность с учетом технологической
   однородности и взаимосвязанности
   работ, позволяющих обеспечить оптимальную
   специализацию служащих.

2. Должен
   знать.
   В этом разделе приводятся основные
   требования, предъявляемые к работнику
   в отношении специальных знаний, а также
   знаний:

• законодательных
  актов, положений, инструкций, других
  руководящих и нормативных документов;

• методов
  и средств, которые работник должен
  уметь применять при выполнении
  должностных обязанностей.

1. Требования
   к квалификации.
   В данном разделе определены:

• уровень
  профессиональной подготовки работника,
  необходимый для выполнения предусмотренных
  должностных обязанностей;

• требования
  к стажу работы.

Введение
должностных инструкций достигается
целый ряд целей:

• общие:
  Рациональное
  разделение труда, Правильный подбор
  кадров. Их расстановка и использование,
  Укрепление служебной дисциплины в
  организации, Повышение эффективности
  деятельности организации;

• специальные:
  Создание
  организационно-правовой основы служебной
  деятельности сотрудников, Повышение
  ответственности сотрудника за результаты
  его деятельности, осуществляемой на
  основании трудового контракта,
  Обеспечение объективности при аттестации
  сотрудника, его поощрении при наложении
  на него дисциплинарного взыскания,
  Разрешение трудовых споров.

Основой
для
разработки должностных инструкций
являются квалификационные характеристики
(требования) по должностям служащих,
утвержденные Министерством труда и
социального развития РФ.

Главным
нормативно-правовым документом,
содержащим квалификационные характеристики,
является постановление Минтруда России
от 21 августа 1998 года № 37 «Квалификационный
справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих».

Между
тем, в общепринятой схеме должностной
инструкции есть два важных обособленных
раздела – «Права служащего» и
«Ответственность служащего». Однако
права напрямую связаны с обязанностями,
а ответственность является следствием
неисполнения или ненадлежащего исполнения
обязанностей.

К
должностной инструкции предъявляются
две группы требований:

• по
  оформлению и содержанию;

• по
  расположению реквизитов.

Обе
группы содержатся в ГОСТ Р 6.30-97
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» (постановление Госстандарта
от 31 июля 1997 года № 273), который вступил
в силу 1 июля 1998 года.

Требования
к оформлению и содержанию должностной
инструкции

1. Наименование
   организации

Организация
– юридическое лицо, которое имеет в
собственности, хозяйственном ведении
или оперативном управлении обособленное
имущество и отвечает по своим обязательствам
этим имуществом, может от своего имени
приобретать и осуществлять имущественные
и личные неимущественные права, нести
обязанности, быть истцом и ответчиком
в суде, а также имеет самостоятельный
баланс и смету и зарегистрировано в
государственных органах юстиции в
установленном порядке

Наименование
организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать тому,
которое закреплено в учредительных
документах. При наличии вышестоящей
организации ее наименование также
указывается в документе (его помещают
выше).

1. Гриф
   об утверждении

Утверждает
должностную инструкцию руководитель
предприятия. Руководитель структурного
подразделения утверждает должностную
инструкцию в том случае, если это в его
компетенции и указано в его должностной
инструкции и трудовом контракте.

Гриф
утверждения документа должен состоять
из:

1. слова
   УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

2. наименования
   должности лица, утверждающего документ;

3. подписи,
   инициалов, фамилии должностного лица;

4. даты
   утверждения.

Должностная
инструкция вступает в силу с момента
ее утверждения и действует до ее замены
новой должностной инструкцией.

1. Наименование
   должности

Наименования
должностей служащих по общему правилу
должны соответствовать Общероссийскому
классификатору профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов
(ОК 016-94), принятому и введенному в действие
постановлением Госстандарта России от
26 декабря 1994 года № 367.

Все
наименования должностей соответствуют
одной из категорий: руководителей,
специалистов и других служащих
(технических исполнителей).

1. Содержание
   раздела «Общие положения».

В
данном разделе указывают:

1. Категорию
   должности. Она определяется в соответствии
   с Общероссийским классификатором
   профессий рабочих, должностей служащих
   и тарифных разрядов (ОК 016-94) руководитель,
   специалист, технический исполнитель.

2. Квалификационные
   требования, предъявляемые к сотруднику
   в соответствии с занимаемой им конкретной
   должностью. Этот пункт разрабатывается
   на основе положений раздела требования
   к квалификации квалификационных
   характеристик по должностям служащих.

3. Порядок
   назначения и освобождения от должности.

4. Основополагающие
   организационно-правовые документы, на
   основании которых сотрудник осуществляет
   служебную деятельность и реализует
   свои полномочия. Пункт разрабатывается
   на основании раздела должен знать
   квалификационных характеристик
   должностей служащих.

5. Наименование
   должностных лиц, которым подчиняется
   сотрудник.

6. Перечень
   структурных подразделений и (или)
   отдельных сотрудников, непосредственно
   подчиненных данному сотруднику по
   службе (если таковые имеются). Данный
   пункт может быть включен в раздел
   «Должностные обязанности».

7. Порядок
   замещения сотрудника и исполнения
   должностных обязанностей в случае его
   временного отсутствия.

Пункты
3, 5 7 разрабатываются на основе положений
о структурных подразделениях организации,
положения о персонале.

В
раздел могут быть включены другие
требования и положения, конкретизирующие
и уточняющие статус сотрудника и условия
его деятельности.

1. Содержание
   раздела «Должностные обязанности»

В
этом разделе указывают обязанности
работника с учетом задач и функций
конкретного структурного подразделений
организации с подробным изложением
основных направлений его служебной
деятельности.

1. Содержание
   раздела «Права»

В
этом разделе приводят перечень прав
сотрудника, определенных законодательством
и внутренними документами организации.
В данной статье может быть зафиксировано
право служащего на рост карьеры, участие
в профессиональных ассоциациях и других
общественных организаций.

1. Содержание
   раздела «Ответственность»

Здесь
указывают меру ответственности сотрудника
за несоблюдение своих должностных
обязанностей, а также требований
законодательства. В каких случаях на
сотрудника (неисполнение или ненадлежащее
исполнение конкретных должностных
обязанностей, указанных в должностной
инструкции; допущение конкретных
нарушений законодательства и внутреннего
порядка деятельности организации) может
быть наложено взыскание.

1. Ссылка
   на документ, в соответствии с которым
   разработана должностная инструкция

Указывается
наименование, номер и дата принятия
документа.

1. Подпись
   руководителя структурного подразделения

Должностная
инструкция, как правило, разрабатывается
кадровой службой организации (отделом
организации и оплаты труда). Однако ее
могут разрабатывать и иные структурные
подразделения.

В
том случае, если должностная инструкция
составлялась кадровой службой,
проставляется подпись ее руководителя,
а в случае составления иными структурными
подразделениями — их руководителями.

1. Согласование

Должностная
инструкция согласовывается с
соответствующими юридическими отделами
(юрисконсультами) организации. В случае
если она разрабатывается кадровой
службой, ее необходимо также согласовать
с соответствующим структурным
подразделением или должностным лицом,
курирующим соответствующее направление
деятельности организации.

Гриф
согласования документа состоит из слова
СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым
согласовывается документ (включая
наименование организации), личной
подписи, расшифровки подписи (инициалов,
фамилии) и даты согласования, например:

1. Отметка
   об ознакомлении с должностной инструкцией

Требования
должностной инструкции являются
обязательными для сотрудника с момента
его ознакомления с инструкцией под
расписку и до перемещения на другую
должность или увольнения, о чем
проставляется отметка, об ознакомлении
в самой должностной инструкции.
Согласованную и утвержденную инструкцию
нумеруют, шнуруют, заверяют печатью
организации и хранят в отделе кадров
организации в соответствии с установленным
порядком делопроизводства.

Соседние файлы в предмете Управление персоналом

• #
• #

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
• визы согласования документа;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.