Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.
Многие сотрудники, проработав у одного работодателя не один год, в глаза не видели свою должностную инструкцию. Работодатели в свою очередь тоже не особо напрягаются на этот счет. А как известно, должностная инструкция – один из основных документов трудящихся. Каковы последствия такого игнорирования? Об этом и не только узнаете из статьи.
Как ни странно, но в Трудовом кодексе о должностных инструкциях ничего не сказано. Поэтому можно сделать вывод об отсутствии прямого правового регулирования. Тогда закономерно возникает вопрос: зачем вообще нужна должностная инструкция, если есть трудовой договор и штатное расписание? Поэтому обо всем по порядку.
Организационно-распорядительный документ
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (локальный нормативный акт), который содержит конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом:
а) особенностей организации производства;
б) особенностей труда и управления;
в) особенностей прав и ответственности работника.
Такое определение должностной инструкции дали специалисты Роструда в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1. Она может быть приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.
Должностная инструкция – не формальность, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).
По общему правилу трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией. В свою очередь трудовой договор нацелен на установление и оформление юридической связи между работником и работодателем. Трудовая функция работника в нем только называется, а конкретизируется в вышеуказанных документах. Чтобы избежать спорных ситуаций с персоналом, желательно в тексте трудового договора сделать ссылку на должностную инструкцию по конкретной должности. Работодатель вправе сам решить: указать в трудовом договоре только название должности либо должность и перечень соответствующих должностных обязанностей.
Таким образом, должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:
– правильному подбору и расстановке кадров;
– повышению деловой квалификации персонала;
– рациональному разделению труда;
– созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;
– установлению единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных инструкций определяется в процессе аттестации специально создаваемой в организации комиссией.
В письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 обобщены негативные последствия для работодателя отсутствия разработанных и утвержденных должностных инструкций. Так, в отдельных случаях это препятствует работодателю:
– обоснованно отказать в приеме на работу (т. к. именно в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
– распределить трудовые функции между работниками;
– временно перевести работника на другую работу;
– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностных инструкций не нарушает трудовое законодательство и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений. Однако следует учитывать, что для некоторых сфер деятельности законом может быть прямо предусмотрено обязательное наличие должностных инструкций (государственная служба, бюджетные учреждения, унитарные предприятия и др.). Так, в пункте 7 статьи 20 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» сказано, что права и обязанности административно-хозяйственного, инженерно-технического, производственного, учебно-вспомогательного и иного персонала высшего учебного заведения определяются, помимо прочего, должностными инструкциями.
Таким образом, трудовая инспекция при проверке организации вправе затребовать должностные инструкции в двух случаях:
1) если их наличие прямо предусмотрено в законе;
2) если их наличие предусмотрено локальными нормативными актами организации.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений (необоснованный отказ в приеме на работу, необъективная оценка трудовых показателей, затруднительность принятия кадровых решений и др.).
Как именно будет называться должностная инструкция (как документ), принципиального значения не имеет. Такой вывод можно сделать из письма Роструда от 24 ноября 2008 г. № 6234-ТЗ. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».
Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.), типовые (примерные) должностные инструкции необходимо хранить постоянно (по месту разработки и утверждения) и три года после замены новыми (в прочих организациях). В свою очередь индивидуальные (персональные) должностные инструкции хранятся в личных делах в течение 75 лет.
Разработка инструкции
Порядок разработки должностной инструкции законом не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»).
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Такое требование содержится в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».
Содержание должностной инструкции разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, которые можно найти в квалификационных справочниках. В качестве примера можно привести Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) (далее – Справочник должностей) и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (раздел «Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства») (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-30).
По мере развития новых направлений в бизнесе рынок трудовых ресурсов соответствующим образом отвечает предложением специалистов нужного профиля. Поэтому Справочник должностей время от времени дополняется новыми должностями. Так, за последние годы появились квалификационные характеристики для следующих должностей: крупье, корпоративный секретарь акционерного общества, директор по связям с инвесторами, менеджер по связям с инвесторами, начальник отдела по связям с инвесторами, аналитик, инспектор фонда (работа с информационными массивами), специалист по связям с инвесторами, эксперт дорожного хозяйства и др.
Наиболее полный перечень наименований профессий рабочих и должностей служащих (вплоть до самых редких и экзотических) можно найти в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367).
Все должности в Справочнике должностей сгруппированы по видам экономической деятельности. Документ состоит из двух разделов. В первом содержатся общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников различного профиля по трем категориям – руководители, специалисты и служащие (технический персонал). Во втором разделе приведены квалификационные характеристики должностей научных работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, проектных и изыскательских организациях, редакционно-издательских подразделениях.
Постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 утвержден порядок применения Справочника должностей. В пункте 2 разъяснено: относить должность к соответствующей категории следует в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника. Характер работы может быть организационно-административным, аналитико-конструктивным, информационно-техническим.
Структуру должностной инструкции можно составить по аналогии со Справочником должностей:
1-й раздел – «Общие положения»;
2-й раздел – «Требования к квалификации»;
3-й раздел – «Должен знать»;
4-й раздел – «Должностные обязанности»;
5-й раздел – «Права»;
6-й раздел – «Ответственность».
В раздел «Должностные обязанности» следует включить перечень основных функций, которые могут быть поручены (полностью или частично) работнику, занимающему данную должность. В раздел «Должен знать» – основные требования в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей. Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень необходимой профессиональной подготовки и требуемый стаж работы. Его желательно разработать с учетом Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».
Имейте в виду: указанный Справочник должностей – своего рода ориентир для работодателя. Документ разработан Институтом труда, утвержден Минтрудом России и носит рекомендательный характер для любых предприятий, учреждений и организаций. Поэтому круг обязанностей работника может быть расширен по сравнению с перечнем, установленным соответствующими квалификационными характеристиками по справочнику для конкретной должности. Таким образом, Справочник должностей не является тем документом, который может подтвердить либо опровергнуть факт вхождения конкретной обязанности в круг служебных (трудовых) обязанностей работника. На то есть должностная инструкция и другие документы (например, доверенность). Эту позицию подтверждает судебная практика (к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 ноября 2007 г. по делу № А56-33366/2006).
Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за нарушение (отход) работодателем требований к квалификации, предусмотренных Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.
Должностная инструкция составляется, как правило, в двух экземплярах. Работник должен своей подписью подтвердить, что ознакомлен с документом. Один экземпляр по просьбе работника может быть ему вручен. В письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 специалисты Роструда настоятельно рекомендуют разрабатывать должностные инструкции «по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании».
«Обязан уволиться. Я ухожу…»
Закон не предъявляет строгих требований к содержанию должностных инструкций, поэтому свобода творчества работодателей по их составлению порой не знает границ. Известны случаи, когда в инструкцию включают положения об обязанности (!) работника уволиться по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию. Роструд в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» изложил свою позицию по данному вопросу.
Специалисты Роструда разъяснили: положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не может включаться в должностную инструкцию, так как не относится к трудовой функции работника. Порядок и условия расторжения трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) определяет статья 80 Трудового кодекса.
Более того: включение вышеприведенных положений в должностную инструкцию может повлечь для работодателя проблемы с законом. Так, при наличии подобной должностной инструкции работнику в суде будет легче доказать, что работодатель вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию. В любом случае это обстоятельство суд проверит. При этом бремя доказывания лежит на работнике. Позиция работника сильнее еще и потому, что суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется пунктом 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Согласно ему, расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо в случае, когда подача заявления об увольнении являлась добровольным его волеизъявлением. Поэтому грамотное и ответственное отношение работодателя к разработке должностных инструкций позволит избежать больших сложностей в будущем.
Новые обязанности
При необходимости должностные инструкции следует изменять и дополнять. Это может потребоваться, например, в случае распределения должностных обязанностей между несколькими сотрудниками, а также в результате усовершенствования организации труда, внедрения технических средств, увеличения объема выполняемых работ и т. п. Так, работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, но родственных по содержанию работ и аналогичных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. Иначе необходимо истребовать письменное согласие работника и, как минимум, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Согласно части 2 статьи 74 Трудового кодекса, о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (если иное не предусмотрено кодексом). Только после получения письменного согласия работника на продолжение трудовых отношений в должностную инструкцию можно вносить изменения (дополнения).
В письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6 специалисты Роструда дают следующие рекомендации: если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить должностную инструкцию в новой редакции и под роспись ознакомить с ней работника (второй экземпляр по просьбе работника можно вручить ему).
Должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:
– правильному подбору и расстановке кадров;
– повышению деловой квалификации персонала;
– рациональному разделению труда;
– созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;
– установлению единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.
Несмотря на то что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о должностной инструкции, она является важным документом и содержит не только сведения о трудовой функции работника, но и круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования к занимаемой должности. Наличие должностной инструкции в интересах как работника, так и работодателя.
В. Бельковец,
редактор-эксперт
Материал предоставлен редакцией журнала «Практическая бухгалтерия»
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос
Когда включать в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые или по году утверждения?
Ответ
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.
Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.
Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.
Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.
Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.
В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443. Сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми. Для сравнения: в уже недействующем Перечне 2010[2] типовые инструкции (регламенты) имели постоянный срок хранения, а значит, должны были быть включены в опись дел постоянного хранения.
Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
- Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
- При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).
С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй варианты.
Вариант 1. Формирование должностных инструкций работников в отдельные дела
В соответствии с п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016[4] дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
В п. 4.28 Правил 2015[5] указано, что датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). Следовательно, индивидуальная должностная инструкция должна быть включена в опись дел по личному составу (Пример 1) в тот годовой раздел, в котором она была утверждена (в том числе распорядительным документом).
Как правило, индивидуальные инструкции сотрудников составляют новые на сотрудника (или сотрудников), а до того «должностную нагрузку» сотрудника корректируют в приказах по личному составу. Значит, и соответствующие приказы будут формировать в составе томов приказов по личному составу.
Например, в течение 2015 года в ООО «Сибирские сети» составили и утвердили новую индивидуальную должностную инструкцию на двух специалистов административно-управленческого персонала. Эти инструкции попадут в другое дело и будут отражены в годовом разделе описи дел за 2015 год (Пример 2).
Вариант 2. Формирование должностных инструкций работника в составе его личного дела
Если в организации ведут и оформляют на длительное хранение личные дела работников, то можно формировать индивидуальную должностную инструкцию в составе личного дела работника, так как сроки хранения у этих документов одинаковые. Значит, можно включить такую индивидуальную должностную инструкцию в тот годовой раздел описи (Пример 3), в котором сотрудник был уволен, в который внесли его личное дело, содержащее индивидуальную инструкцию с возможными дополнениями и изменениями к ней.
Помните, что личные дела являются примером переходящего дела, так как в него включают документы, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации. Значит, если сотрудник был переведен на новую должность, то новая должностная инструкция также будет включена в личное дело. Это будет отображено во внутренней описи личного дела (Пример 4). Запись в годовом разделе описи будет такой же, как в Примере 3.
ПРИМЕР 4
Внутренняя опись документов личного дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 781
Вариант 3. При отсутствии в организации практики формирования личных дел – формирование должностных инструкций работников, являющихся приложениями к трудовым договорам, в составе дел с трудовыми договорами
Не все организации ведут личные дела, при этом во всех организациях накапливаются трудовые договоры.
В таком случае срок хранения должностной инструкции будет соответствовать сроку хранения трудового договора, в соответствии со ст. 435 Перечня 2019 он составляет «50/75 лет ЭПК». В описи дел по личному составу (Пример 5) это также будет отражено.
Трудовой договор – это документ, в котором есть дата подписания (заключения договора). Эта дата должна совпадать с датой подписания индивидуальной должностной инструкции (во всяком случае, это должен быть один календарный год). Поэтому логично включать должностные инструкции с договорами в годовой раздел описи «по году» заключения договора с соблюдением хронологической последовательности трудовых договоров в деле (от раннего к позднему).
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она может измениться, если вносятся изменения в сам трудовой договор. Например, заключается дополнительное соглашение. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников». В этих делах должны быть внутренние описи документов, а документы должны располагаться в деле в алфавитном или в хронологическом порядке.
Если есть дополнительные соглашения к трудовым договорам и новые должностные инструкции, то вопрос, как отражать их в годовом разделе описи, остается открытым. Сотрудник может работать в организации в течение длительного периода времени (то есть в течение нескольких календарных лет) и иметь несколько дополнительных соглашений и обновленных индивидуальных должностных инструкций, датированных разными годами. Поэтому вносить в описи трудовые договоры и дополнительные соглашения так же, как и индивидуальные должностные инструкции с изменениями в годовые разделы, соответствующие их году заключения и подписания, означает, что информация по одному работнику будет «распределена» по нескольким годовым разделам (и по нескольким делам) описи дел по личному составу. Такую опись будет очень неудобно использовать при учете дел и поиске нужной информации.
Мы не рекомендуем использовать такой вариант работы с должностными инструкциями. Считаем, что лучше учитывать их в составе личного дела работника.
Выбранный вами вариант формирования должностных инструкций необходимо закрепить в номенклатуре дел (Примеры 6, 7), так как номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации и предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).
[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
[4] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[5] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
11.11.2021, 12:05