Должностная инструкция координатора отдела продаж

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

координатора отдела продаж

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность координатора отдела продаж подразделения «Новые технологии» (далее — Координатор отдела продаж) Общероссийское объединение работодателей «Российский союз промышленников и предпринимателей» (далее Учреждение).

1.5. Координатор отдела продаж назначается на должность и освобождается от должности приказом исполнительного вице-президента Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Координатор отдела продаж подчиняется исполнительному вице-президенту Учреждения и начальнику подразделения «Новые технологии»

2. Трудовые функции

3. Должностные обязанности

Изменить трудовые функции

4. Права

Координатор отдела продаж имеет право:

5. Ответственность

Координатор отдела продаж несет ответственность за:

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Менеджер по продажам информационно-коммуникационных систем» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 5 октября 2015 г. № 687н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Скачать в формате MS Word

Поделиться должностной инструкцией в соцсетях:

Штурман в океане профессиональных стандартов

©2018 qualinfo.ru

Как Вы думаете, на сколько корректно?

I. Общие положения.
1. Координатор отдела продаж, относится к категории технических исполнителей.
2. На должность Координатора отдела продаж назначается лицо, имеющее опыт работы менеджером отдела продаж.
3. Координатор отдела продаж должен знать:
o 3.1. Законы и нормативные правовые документы, регламентирующие повседневную деятельность.
o 3.2. Конъюнктуру рынка.
o 3.3. Ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров.
o 3.4. Порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на товары.
o 3.5. Основы, делового администрирования, основные компьютерные программы.
o 3.6. Порядок подготовки коммерческих предложений, договоров, контрактов.
o 3.7. Психологию и принципы продаж.
o 3.8. Этику делового общения.
o 3.9. Правила установления деловых контактов.
o 3.10. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера.
4. Назначение на должность Координатора отдела продаж и освобождение от должности производится приказом Генерального директора по представлению Руководителя отдела продаж.
5. Координатор отдела продаж подчиняется непосредственно Руководителю отдела продаж и постоянно находится на своём рабочем месте.
6. На время отсутствия Координатора отдела продаж, (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Координатор отдела продаж обязан:
1. Под руководством Руководителя отдела продаж выполнять работы по формированию общей клиентской базы Компании.
2. Осуществлять дополнительный сбор информации о клиенте (реквизиты Компаний, порядок связи, почтовый адрес).
3. Осуществлять информирование клиентов по товару, об изменениях в Прайс-листах, наличии или сроках поставки товара. Информировать менеджеров о потребностях клиентов.
4. Устанавливать контакты с клиентами (группой клиентов) по поручению менеджера по продажам.
5. Выставлять по заявке менеджеров счёт на оплату, проводить резервирование товара на складе, готовить по необходимости заявку на поставку товара.
6. По указанию менеджера, проверять приход денег, готовить и отправлять на склад отгрузочные документы.
7. Производить заказ на экспедирование грузов клиенту согласно заявке менеджера.
8. Готовить типовые договора (купли-продажи, поставки, др.) и отправлять клиентам на согласование.
9. Контролировать оплату покупателями товаров по заключенным договорам и информировать об этом менеджеров.
10. Осуществлять контроль за соблюдением сроков резервирования товаров.
11. Осуществлять сбор обратной информации от покупателей с целью своевременного реагирования:
— о несоответствиях в характеристиках товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.);
— о нарушении целостности упаковки, порчи при транспортировке или имеющемся заводском браке;
— об имеющейся потребности в образцах товаров и технической документации.
12. Вести учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров.
13. Выявлять причины нарушений условий договоров и докладывать о них Руководителю отдела продаж.
14. Участвовать в подготовке презентаций, выставок. Фиксировать и систематизировать поступающую с выставок информацию и представлять Руководителю отдела продаж.
15. Всю поступающую информацию о клиентах вводить в электронные базы данных.
16. Готовить аналитические справки, по поручению Руководителя отдела продаж.
17. Выполнять служебные поручения Руководителя отдела продаж по функциональным направлениям.
III. Права
Координатор отдела продаж имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений Компании и специалистов, информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4. Требовать от руководства Компании обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Координатор отдела продаж несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба Компании — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

---

[Наименование организации]

Должностная инструкция

г. Москва                                      «01» июля 2007 г. Рег. N ___

Утверждаю

[Наименование должности] [Наименование организации]

______________/___[Ф.И.О.]___/

Менеджер-координатор

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера-координатора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

1.2. Менеджер-координатор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Менеджер-координатор относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя] Общества.

1.4. На должность менеджера-координатора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в сбытовых структурах не менее 1 года.

1.5. В своей деятельности менеджер-координатор руководствуется:

— нормативными документами, регламентирующими работу предприятия и коммерческого отдела;

— положением о работе коммерческого отдела;

— бизнес-планом предприятия и планом работы коммерческого отдела;

— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

— уставом предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями директора предприятия, начальника коммерческого отдела;

— настоящей должностной инструкцией.

1.6. Менеджер-координатор должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия;

— перечень услуг подразделения;

— организацию бизнес-процесса по оказанию услуг предприятия;

— правила и порядок работы на ЭВМ, с программами MS Office;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— законодательство о труде;

— правила и нормы охраны труда.

1.7. Во время отсутствия менеджера-координатора его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемое лицо, несущее полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. Функциональные обязанности

Менеджер-координатор обязан выполнять следующие трудовые функции:

2.1. Осуществлять работу по диспетчированию заказов, поступивших от менеджеров отдела и клиентов.

2.2. Выяснять сроки исполнения заказа.

2.3. Осуществлять контроль принятых заказов/потенциальных заказчиков (путем ведения соответствующего формуляра).

2.4. Осуществлять контроль исполнения заказов, переданных в производство (путем ведения соответствующего формуляра).

2.5. Осуществлять оформление и передачу технологу наряда-задания.

2.6. Осуществлять контроль оплаты заказов.

2.7. Обеспечивать организацию разработки макетов (путем взаимодействия с дизайнерами).

2.8. Оформлять заявки на материалы (совместно с технологом) и передавать заявки в отдел материально-технического снабжения.

2.9. Участвовать в процедуре контроля качества печати, приемки продукции отделом контроля качества.

2.10. Информировать соответствующего менеджера о готовности продукции.

2.11. Взаимодействовать с отделом материально-технического снабжения по вопросам поставок материалов и экспедирования готовой продукции клиентам.

2.12. Организовывать ежедневно сбор и хранение статистической информации, характеризующей экономические, маркетинговые и производственные параметры работы предприятия по направлению деятельности подразделения:

— поступление и расходование денежных средств по счету, закрепленному за подразделением (путем ведения соответствующего формуляра);

— поступление и расходование материалов по складу (путем ведения соответствующего формуляра);

— поступление и расходование материалов в производственном цикле (путем ведения соответствующего формуляра);

— информация о взаимодействиях с поставщиками, расчетах с ними, динамике задолженности по поставщикам (путем ведения соответствующего формуляра);

— информация о взаимодействиях с клиентами, расчетах с ними, динамике задолженности по клиентам (путем ведения соответствующего формуляра).

2.13. Организовывать сбор и хранение информации о ходе работы с клиентами:

— организовать и вести в алфавитном порядке систему папок (один клиент — одна папка), архивирующих все контакты с клиентами;

— требовать от менеджеров отдела предоставления исчерпывающей информации по каждому клиенту и подшивать эту информацию в соответствующую папку;

— по требованию руководства проводить анализ работы с клиентами на основании данных архива папок.

2.14. Обеспечивать своевременно подготовку и выдачу первичных документов: счетов, счетов-фактур, накладных, их регистрацию в соответствии с установленным на предприятии порядком.

2.15. Обеспечивать исполнение указаний руководства предприятия и отдела.

В случае служебной необходимости менеджер-координатор может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Менеджер-координатор имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности менеджера.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию менеджера.

3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Менеджер-координатор несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы менеджера-координатора осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы менеджера-координатора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы менеджера-координатора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

5.2. В связи с производственной необходимостью менеджер-координатор обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

                              (подпись)

Продажа — сложный процесс общения с клиентом, в котором участвуют не только менеджеры.

Эффективную работу подразделения обеспечивает команда коммерсантов, руководитель и его ассистент, координатор отдела, секретарь и аналитик.

В крупных компаниях на каждую должность находится сотрудник, а в небольших обязанности часто совмещаются. Например, функции ассистента (секретаря) и администратора может совмещать один человек. Разберемся, что входит в обязанности на каждой должности.

Обязанности ассистента руководителя отдела продаж

Помощник руководителя — его “правая рука”. На это место выбирают сотрудника, понимающего как работает отдел. Его задача — “разгрузить” руководителя, взяв на себя ответственность за рутинные обязанности. Ассистент следит за соблюдением графика встреч, своевременным поступлением информации и отчетности, отвечает на письма и звонки начальника.

В обязанности ассистента руководителя отдела продаж также входит выполнение поручений руководителя. Каждый управленец выстраивает собственные отношения с помощником. В круг задач может входить бронирование билетов в случае командировок, подготовка к переговорам, общение с коллективом от лица руководителя и другие задачи.

Ассистент — универсальный специалист. Он разбирается в продажах, финансах, подготовке кадров, тайм-менеджменте, ведении переговоров, знает иностранные языки. Одно из главных качеств такого специалиста — стрессоустойчивость, поскольку нагрузка значительна. Руководитель может дать поручение в любое время дня и ночи, отправить в командировку или дать срочную и сложную задачу.

Должность помощника руководителя — одна из самых значимых и интересных. Ассистент первым узнает важные новости и всегда находится в центре событий. Правда, если начальник не в духе, первым попадет также помощнику.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Ассистент отдела продаж, в обязанности которого входит помощь руководителю, в перспективе может получить повышение при продвижении начальника по карьерной лестнице. Место в Компании предоставляет большие возможности и значительную ответственность. Опоздание начальника на встречу с партнером может привести к потери многомиллионной сделки.

Ассистент отдела продаж обеспечивает связь между начальником и коллективом, решая часть вопросов с сотрудниками от лица начальства. Его задача — дать руководителю возможность заниматься непосредственно управлением, а не рутиной.

Администратор отдела продаж — обязанности

Этот сотрудник компании берет на себя ответственность за документооборот и решение ежедневных задач, сопровождающих продажи. В крупной компании, насчитывающей более сотни менеджеров по продажам, без этой должности не обойтись. Контроль договоров и отчетов должен быть, а если этим будут заняты менеджеры, времени на продажи не останется.

Администратор контролирует готовность бумаг на подпись, ведет протоколы совещаний, следит за соблюдением сроков, а также оформляет справки для сотрудников, дополнительные соглашения и другие бумаги.

Администратор отдела продаж, обязанности которого заключаются в обеспечении бесперебойного потока информации между сотрудниками, также принимает претензии от клиентов, помогает связаться с нужным сотрудником или решить другой текущий вопрос.

Важно следить за своевременным поступлением информации, поскольку пропуск события из жизни рынка и конкурентов может обойтись в круглую сумму.

Аналитик отдела продаж — обязанности

Еще один человек, без которого работа отдела не будет эффективной — аналитик. Его основная задача — анализ рынка и сбыта. Специалист предсказывает тенденции, определяет какие из товаров компании востребованы на рынке.

Чтобы сделать вывод об успешности сбыта продукта, проводится анализ результатов работы за прошлые периоды, оцениваются действия конкурентов, статистика и информация из открытых источников. Также аналитик оценивает сезонные колебания спроса и продажи конкретных товаров (товарных групп).

Подготовка специалиста зависит от специфики компании. В пекарне будет анализироваться спрос на пончики и пироги, для работы в интернет-магазине понадобятся знания Google-Analytics и Яндекс.Метрики. В отношении b2b — немного другая история. Этот рынок сложнее, здесь нужно анализировать не только собственные результаты и сведения с рынка, но и политические и экономические тенденции.

Аналитик отдела продаж, обязанности которого тесно связаны с планированием, представляет информацию руководству по первому требованию. Сведения должны быть “упакованы” в диаграммы и таблицы для удобства восприятия.

Чтобы справиться с такой работой потребуются аналитические навыки, умение работать с большим объемом информации, внимание к деталям, навык построения прогноза и понимание процесса продажи.

На плечи аналитика также ложится отслеживание показателей эффективности работы менеджеров по продажам. Учитываются результаты отдельных коммерсантов, отделов в целом. Также проводится анализ результатов телефонных переговоров. Например, выясняется какой товар пользуется большим спросом и хватает ли его на складе.

Координатор отдела продаж — обязанности

Как и предыдущие, должность относится к административным, то есть специалист не занимается продажами. Координатор обеспечивает слаженность работы отдела продаж с другими подразделениями компании, отслеживает сроки поставки и поступление денег на счет. Также работа сотрудника может подразумевать подготовку отчетов.

Координатор отдела продаж, обязанности которого носят не только административный, но и аналитический характер, помогает уменьшить нагрузку на руководителя и менеджеров, выполняя часть рутинной работы. Он помогает составить график встреч для коммерсантов, следит за выполнением договоренностей и обрабатывает информацию по клиентам.

Менеджеры по продажам — основа любого отдела. Именно от них зависит прибыль компании. Но работать эффективно они не могут без помощников — администратора, координатора и других специалистов, которые дают коммерсантам возможность заниматься продажами, а не анализом, подготовкой и заполнением бумаг.

© Константин Бакшт, генеральный директор «Baksht Consulting Group».

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж — посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами «Система продаж».

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж.