УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности помощника руководителя
Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.
III. Права помощника руководителя
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность помощника руководителя
Помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Должностная инструкция по специальности «Помощник директор»
Вы можете скачать должностную инструкцию помощника директора бесплатно. Должностные обязанности помощника директора
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДИРЕКТОРА ПО ПРОДАЖАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность и права помощника директора _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность помощника директора принимается лицо с высшим
профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)
или средним профессиональным образованием и стажем работы по
специальности не менее _________ лет.
1.3. Помощник директора находится в подчинении у руководителя
________________________________________________________________________.
(предприятия, организации, структурного подразделения)
1.4. В период отсутствия помощника директора (болезнь, отпуск и пр.)
его обязанности возлагаются на его заместителя, несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.
1.5. Помощник директора обязан знать:
— руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;
— организацию делопроизводства;
— распоряжения, постановления и приказы, а также прочие руководящие
и нормативные документы и материалы, которые касаются
ведения делопроизводства и деятельности предприятия;
— методы обработки и правила оформления документации;
— машинопись;
— архивное дело;
— правила эксплуатации приемно-переговорных устройств;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— основы эстетики и этики;
— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
— правила делового общения;
— правила пользования вычислительной техникой;
— основы управления и организации труда;
— трудовое законодательство и административное право;
— нормы и правила охраны труда;
— правила трудового распорядка на предприятии.
1.6. В своей деятельности помощник директора руководствуется:
— методическими материалами, которые касаются я соответствующих вопросов;
— уставом предприятия;
— нормативной документацией по вопросам выполняемой работы;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
-данной должностной инструкцией;
— распоряжениями и указами директора предприятия.
2. Функции
Помощник директора выполняет следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации
документооборота.
2.4. Организация приема посетителей.
3. Должностные обязанности
Помощник директора предприятия обязан:
3.1. Принимать корреспонденцию, которая поступает для рассмотрения директору предприятия, передавать ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям или структурным подразделениям для применения в
работе, или подготовки ответов.
3.2. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.3. Вести делопроизводство.
3.4. Принимать личные заявления и документацию на подпись руководителю
предприятия.
3.5. выполнять разного рода операции с
использованием компьютерной техники, которая предназначена для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
3.6. Подготавливать материалы и документацию, нужные руководителю для работы.
3.7. Контролировать своевременное рассмотрение и представление
конкретными исполнителями и структурными подразделениями документации,
поступившей на исполнение.
3.8. Вести проверку правильности оформления подготовленных проектов документов, которые передаются на подпись руководителю и обеспечивать качественное их редактирование.
3.9. Принимать и передавать информацию по
приемно-переговорным устройствам (телексу, телефаксу и пр.), телефонограммы, вовремя доводить до его сведения информацию, которая приходит по каналам связи.
3.10. Организовывать телефонные переговоры для руководителя,
в его отсутствие вести запись получаемой информации и далее доводить до его
сведения ее содержание.
3.11. По поручению руководителя составлять запросы и письма, а также прочие документы, подготавливать ответные письма их авторам.
3.12. Вести подготовку совещаний и заседаний для проведения
руководителем (оповещение
участников о месте и времени проведения, сбор необходимых материалов, повестка дня, регистрация участников).
3.13. Оформлять и вести протоколы совещаний и заседаний.
3.14. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.15. Осуществлять контроль выполнения работниками предприятия
распоряжений и приказов руководства, а также за соблюдения сроков
выполнения поручений и указаний руководителя предприятия.
3.16. Обеспечивать рабочее место руководителя
канцелярскими принадлежностями, нужными средствами организационной техники.
3.17. Печатать служебные материалы, необходимые для работы руководителя.
3.18. Организовывать прием посетителей.
3.19. Обеспечивать условия для эффективной работы руководителя.
3.20. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.21. Содействовать оперативному рассмотрению предложений и просьб работников.
3.22. Формировать дела согласно утвержденной номенклатуре,
обеспечивать их сохранность и своевременную сдачу в архив.
4. Права
Помощник директора вправе:
4.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
усовершенствованию работ, связанных с его должностными обязанностями.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются его деятельности.
4.3. Требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
4.4. Запрашивать от специалистов и руководителей структурных подразделений,
документацию и информацию, нужную для выполнения своих
обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией.
5. Ответственность
Помощник директора ответственен:
5.1. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2. За совершенные в процессе работы
правонарушения в определенных уголовным, административным и
гражданским законодательством РФ рамках.
5.3. За нанесение материального ущерба предприятию в определенных
трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя .doc
Образец должностной инструкции помощника руководителя
1. Основные положения
- Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
- Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.
Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:
- полное высшее образование;
- опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
- знание основ оргтехники и компьютерных программ;
- хорошее знание делового английского языка.
Помощник руководителя должен разбираться в:
- основных нормах делопроизводства;
- основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
- востребованных в офисе компьютерных программах;
- деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
- ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
- внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
- иерархии фирмы и её структуре;
- приемах стенографии;
- правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
- правилах пользования оргтехникой;
- стандартах делового этикета.
Помощник руководителя руководствуется:
- действующими законами РФ;
- внутренними документами фирмы;
- пунктами данной должностной инструкции.
2. Функции
Функции помощника руководителя:
- Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
- Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
- Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
- Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
- Организация оптимального приема посетителей.
- Помощь руководителю в планировании его делового графика.
- Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
- Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
- Выполнение рабочих поручений руководителя.
- Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
- Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
- Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
- Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.
3. Ответственность
Помощник руководителя несёт следующую ответственность:
- За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
- За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
- За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
- За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.
4. Права
Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:
- Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
- Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
- Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
- Визировать документы в границах своей компетенции.
- Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
- Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
- Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
- Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.
Зачем нужна должностная инструкция
Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.
Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.
И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.
Что нужно учитывать при написании ДИ
Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:
- Общие положения.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.
Основные положения
Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.
Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.
Функции
Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.
Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.
Ответственность
В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.
Права
Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.
После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.
Обязанности личного помощника руководителя:
- организация рабочего времени директора, сопровождение его на мероприятиях;
- подготовка необходимых документов, контроль документооборота;
- выполнение различных поручений и др.
Кто такой помощник руководителя
Профстандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией предусматривает следующие трудовые функции:
- организация делопроизводства, контроль документооборота;
- работа с телефонными звонками, почтой, посетителями.
Но работа персонального ассистента этим не ограничивается. На практике помощник руководителя — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в компании.
Должностная инструкция помощника директора
В соответствии со ст 57 ТК РФ, трудовая функция работника обязательно включается в его контракт. Вписать в него и конкретные должностные обязанности ассистента руководителя не возбраняется, но это делает договор чересчур объемным и создает дополнительные трудности при изменении функционала. Гораздо удобнее закрепить их отдельным документом. Чаще всего в качестве такового используется должностная инструкция, которая содержит несколько ключевых разделов: цели и задачи личного ассистента, перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. Претендент на должность ассистента внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.
Обычно на должность помощника руководителя назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:
- исполнительность, ответственность;
- грамотность, аккуратность;
- стрессоустойчивость, инициативность;
- обучаемость, трудолюбие;
- позитивность, дипломатичность;
- выносливость, усидчивость;
- коммуникабельность;
- честность, преданность;
- дисциплинированность, организованность.
Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:
- образование — среднее специальное;
- дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
- требования к опыту — не предъявляются;
- особые условия допуска к работе — не предъявляются.
Функции
Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. В квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним, основные обязанности помощника руководителя предприятия сводятся к таким функциям:
- осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
- ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
- организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.
Обязанности
Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации функции менеджмента практически одинаковые. Обязанности помощника сводятся:
- к выполнению личных поручений и просьб начальника;
- ведению документации;
- сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
- координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
- организации звонков для руководителя;
- ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
- принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всей информационной базой;
- организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
- осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
- обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
- участию по необходимости в переговорах;
- организации презентации компании.
Права
Говоря о том, каков функционал помощника руководителя, необходимо упомянуть и о его правах. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:
- вносить предложения по улучшению своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
- требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.
Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.
Ответственность
Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и, в ряде случаев, уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента наступает:
- за нанесение материального ущерба организации;
- халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
- занятие личными делами в рабочее время;
- невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
- грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
- действия вне своей компетенции.
Для иллюстрации — примерная должностная инструкция ассистента руководителя, которую рекомендуется дополнять в зависимости от специфики организации.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Должностные обязанности помощника руководителя
Должностные обязанности помощника руководителя
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностные обязанности помощника руководителя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
«Комментарий к Федеральному закону от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»
(постатейный)
(Воробьев Н.И., Воробьева Л.В., Голушков Д.И., Кравцова Е.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2018)Комментируемая норма вызывает ряд вопросов. Несмотря на то что помощник парламентария подчиняется исключительно парламентарию и выполняет только его поручения, работодателем по отношению к нему выступает не лично парламентарий, а руководитель Аппарата соответствующей палаты парламента (за исключением случаев, указанных выше). Помощники парламентариев, как правило, включены в структуру Аппаратов парламентов и должны подчиняться руководителю Аппарата, поскольку именно он выступает работодателем по отношению к указанным лицам и в соответствии с положениями об Аппаратах палат Федерального Собрания может налагать на работников Аппарата дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения в случае нарушения ими трудового распорядка или невыполнения ими своих должностных обязанностей. При этом должностные инструкции для указанных работников также утверждаются руководителем соответствующего аппарата. При этом работа помощника парламентария подразумевает выполнение личных поручений парламентария, а также проведение достаточно большого количества рабочего времени вне предоставленного им рабочего места. Изучая работу помощников депутатов, В.В. Мархинин делает вывод, что работа помощника депутата весьма динамична: «Чаще всего помощнику депутата приходится выполнять нерегламентированные или внеурочные поручения» <51>. Указанные поручения могут выполняться в любое время суток, в том числе и во внерабочее время. При этом, поскольку помощник депутата должен подчиняться трудовому распорядку, он должен быть на рабочем месте до начала рабочего дня. В аналогичном положении находятся и помощники членов Совета Федерации. На наш взгляд, следует изменить правовое положение помощников парламентариев: вывести их из состава Аппарата соответствующей палаты Федерального Собрания, установив их подчиненность исключительно парламентариям, помощниками которых они являются, а также руководителю соответствующей палаты Федерального Собрания. Кроме того, необходимо изменить порядок их приема их на работу: прием должен осуществляться на основании распоряжения председателя соответствующей палаты Федерального Собрания.
Нормативные акты
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»2.2. Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, своевременный ввод данных в САС и САД, соблюдение порядка и сроков прохождения и направления документов по назначению, обеспечение контроля исполнения несут руководители судебных составов, судьи, руководители и работники подразделений, помощники судей, секретари судебных заседаний, специалисты делопроизводства судебных составов и подразделений. Контроль за состоянием судебного дела возлагается на судью, рассматривающего судебное дело. Должностные обязанности и ответственность за их нарушение устанавливаются законом и должностными регламентами соответствующих работников.