Должностная инструкция менеджера отдела закупок

Задача менеджера по закупкам – заключить договор на поставку товаров или услуг с наилучшими условиями для компании. Однако в случае закупки юридических услуг процесс может быть более сложным – в том числе и с точки зрения правового аспекта. Для того, чтобы определиться с необходимыми действиями в этом случае, рекомендуется обратиться к типовой должностной инструкции менеджера по закупкам, которую мы и рассмотрим в данной статье.

Этот образец должностной инструкции содержит основные шаги, которые должен выполнять менеджер по закупкам для того, чтобы получить необходимые юридические услуги. В данной инструкции представлены общие принципы действий, поэтому для каждого конкретного случая все действия могут быть более подробно разработаны и уточнены.

Также в данной статье мы рассмотрим основы юридических услуг, которые могут быть задействованы в процессе закупок. Это поможет менеджеру по закупкам лучше понимать направление своих действий и более грамотно выбирать исполнителей настоящих или будущих заказов в области юридических услуг. Подобные знания также помогут быстрее и качественнее оформить документацию на оказание юридических услуг.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Типовая информация о должностной инструкции менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам является официальным документом, который содержит полную информацию о задачах, функциях и правах, присущих данному должностному лицу. Она разрабатывается в соответствии с действующим законодательством и регулирующими актами предприятия и включает в себя подробную информацию о взаимодействии с контрагентами, участие в конкурсах, заключение договоров и контроль за их выполнением.

Должностная инструкция менеджера по закупкам является основным инструментом руководства и строго регламентирует деятельность и обязанности данного должностного лица. Ее цель заключается в том, чтобы обеспечить эффективную работу подразделения по закупкам товаров и услуг.

Права и обязанности менеджера по закупкам

• Права:
  1. инициирование закупок согласно утвержденному бюджету;
  2. ведение переговоров с поставщиками;
  3. проверка качества и количества поставляемой продукции;
  4. решение спорных вопросов в сотрудничестве с поставщиками.
• Обязанности:
  1. выполнение закупок в соответствии с установленными сроками и суммой бюджета;
  2. отбор надежных поставщиков;
  3. контроль за соблюдением законодательства в сфере закупок;
  4. ведение документации по закупкам.

Требования к менеджеру по закупкам

Квалификация	Опыт работы	Образование
Высокая	Не менее 3-х лет	Высшее юридическое, экономическое образование или опыт работы в сфере закупок

Кроме того, менеджер по закупкам должен обладать знаниями в области законодательства, регулирующего сферу закупок, а также уметь работать с документацией и проводить анализ рынка.

Основы юридических услуг в инструкции должностного менеджера по закупкам

Образец должностной инструкции

Должностной инструкцией менеджера по закупкам юридических услуг определены его основные обязанности и компетенции. Работник должен эффективно управлять процессом закупки юридических услуг, осуществлять контроль за качеством выполненных работ и придерживаться установленных законодательных требований.

Для успешного выполнения своих обязанностей, менеджер по закупкам юридических услуг должен иметь профессиональные знания в области законодательства, понимать важность технических, экономических и финансовых аспектов процесса и уметь оценивать риски.

Основы юридических услуг

Работа юридических услуг включает в себя написание юридических документов, консультации, подготовку договоров и регистрацию юридических лиц. Обращение за юридической помощью важно для обеспечения защиты прав и интересов любой организации.

Менеджер по закупкам должен уметь правильно выбирать юридические услуги и проводить закупку таким образом, чтобы обеспечить защиту прав и интересов организации, соблюдение законодательства, а также получить качественное и своевременное исполнение услуг.

Важность юридических услуг для организации

Юридические услуги помогают организации решать различные юридические вопросы, которые могут привести к ущербу репутации и образу компании, а также снизить ее доходы. Они помогают предотвращать юридические риски и обеспечивают безопасность бизнеса, что делает их особо важными для любой организации.

В своей работе менеджер по закупкам юридических услуг должен учитывать эти факторы и постараться найти наилучших исполнителей, которые помогут организации достичь ее бизнес-целей.

Правовые акты, регулирующие закупки

Для того чтобы правильно проводить закупки в организации, менеджер по закупкам должен знать не только основы юридических услуг, но и законодательные акты, которые регулируют данную сферу деятельности.

В России на сегодняшний день действует закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», который определяет порядок проведения закупок по определенным типовым процедурам.

Также существуют образцы документов, необходимых при проведении закупок, в частности, типовые формы тендерной документации, которые устанавливаются правительством Российской Федерации.

• Поэтому знание правовых актов и образцов документов является неотъемлемой частью должностной инструкции менеджера по закупкам.
• Менеджер должен находиться в постоянном контакте с юридическим отделом и следить за актуальностью и соответствием документации.

Также важно помнить, что незнание закона не освобождает от ответственности, поэтому все действия менеджера по закупкам должны соответствовать действующим правовым актам.

Формирование и анализ документации по закупкам

Процесс формирования документации по закупкам

Менеджер по закупкам должен следовать инструкциям, которые утверждаются в организации. В частности, он должен составлять типовую документацию по закупкам, которая включает в себя техническую спецификацию, условия поставки, нормы качества, сроки поставки и методику расчета стоимости.

Документация по закупкам должна быть разработана таким образом, чтобы максимально учитывать все требования и потребности заказчика.

Анализ и оценка документации по закупкам

Важным этапом в работе менеджера по закупкам является анализ и оценка документации по закупкам. В рамках этого этапа необходимо оценить требования заказчика и просчитать стоимость всей закупки.

Для анализа документации по закупкам можно использовать различные методы, такие как сравнение с аналогами на рынке или с помощью математических моделей.

Менеджер по закупкам должен уметь правильно оценить документацию по закупкам и выбрать наиболее выгодное решение для компании.

Методы и стратегии подбора поставщика для менеджера по закупкам

Один из важнейших элементов задачи менеджера по закупкам – правильный выбор поставщика. Для этого в современном мире существует множество методов и стратегий, которые можно использовать при подборе поставщика.

В инструкциях для менеджера по закупкам часто представлены типовые образцы методов и стратегий подбора поставщика, такие как использование конкурсных процедур, аукционов, тендеров, а также сотрудничество с выставками и ярмарками, поиск поставщиков в интернете, непосредственный обзвон и т. д.

Важно понимать, что при выборе конкретного метода и стратегии для подбора поставщика нужно руководствоваться своими бизнес-целями и особенностями сферы продукции, которая закупается. Например, если цель менеджера по закупкам – заключение долгосрочного договора, то наиболее подходящая стратегия – привлечение новых поставщиков с последующим проведением отбора лучшего варианта.

• Установите минимальные требования: для того, чтобы ускорить процесс выбора поставщика, можно заранее ограничить круг кандидатов, установив минимальные требования, которые должны соответствовать потенциальный поставщик. Например, если нужен поставщик запчастей, то минимальным требованием может быть опыт работы не менее 3 лет.
• Анализируйте финансовые показатели: всегда имейте в виду важность устойчивости и надежности поставщика, которая заложена в его финансовых показателях. Если компания никогда не была банкротом и имеет устойчивый финансовый показатель, то это говорит о ее деловой репутации и готовности к долгосрочному сотрудничеству.
• Общайтесь с поставщиками: для того, чтобы получить дополнительную информацию, можно просто связаться с потенциальными поставщиками и обсудить некоторые вопросы. Это поможет получить дополнительную информацию, что, в свою очередь, поможет ускорить процесс выбора поставщика.

Оценка стоимости товаров и услуг в должностной инструкции менеджера по закупкам

В типовой должностной инструкции менеджера по закупкам, оценка стоимости товаров и услуг является одним из ключевых пунктов, которому должен уделить внимание каждый специалист, занимающийся закупками в организации. Данный процесс представляет собой определение суммы, которую необходимо отвести на приобретение товаров и услуг указанных в Закупочном плане.

Первый этап оценки стоимости – анализ рынка и выбор поставщика. Для этого менеджер должен проанализировать ситуацию на рынке и выявить наиболее выгодных поставщиков для заключения договора. На этапе выбора необходимо учитывать качество товаров и услуг, репутацию поставщика и условия, которые он предоставляет.

Второй этап оценки стоимости – определение рыночной цены. Для этого необходимо провести мониторинг цен на рынке и сравнить их с ценой, которую предлагает поставщик. Также, необходимо учитывать стоимость доставки и дополнительные услуги, которые предоставляет поставщик.

Третий этап оценки стоимости – расчет конечной стоимости. На этом этапе необходимо учесть все затраты на приобретение товаров и услуг, а также учитывать возможные скидки и бонусы от поставщика. Результатом этой оценки является конечная стоимость, которую необходимо отвести на закупку указанных товаров и услуг.

Контрактная работа с поставщиками: особенности и рекомендации

Типовой контракт – это договор, который заключается между компанией и поставщиком для определенного вида товаров или услуг. Он может быть использован как образец, руководствуясь которым, менеджер по закупкам избежит многих проблем.

По инструкции менеджера по закупкам, при выборе поставщика необходимо ориентироваться не только на цену, но и на качество, сроки поставки и репутацию поставщика. Эти моменты являются основными при заключении контракта.

Однако, в контракте могут быть и другие условия, например, отмена заказа, условия гарантии, ответственность сторон, периодичность поставок. Прежде чем заключать контракт, необходимо внимательно рассмотреть все эти моменты.

• Рекомендации:
• Не подписывайте контракт, не прочитав его внимательно;
• Убедитесь, что контракт соответствует целям вашей компании;
• В случае вопросов, обратитесь за консультацией к юристу;
• Уделите внимание строгости условий и ответственности сторон.

Заключение контракта с поставщиком – ответственный и важный процесс, требующий комплексного подхода и тщательной проработки. Следуя рекомендациям и ориентируясь на типовые контракты, менеджер по закупкам сможет минимизировать риски и предотвратить конфликты в дальнейшем.

Контроль выполнения контрактов и разрешение спорных ситуаций

Одним из важных аспектов работы менеджера по закупкам юридических услуг является контроль выполнения заключенных контрактов и разрешение возникающих спорных ситуаций.

Для эффективного контроля выполнения контрактов могут быть разработаны образцы отчётности, которые будут представляться исполнителями услуг и анализироваться специалистами по закупкам. Типовой должностной инструкцией менеджера по закупкам может быть предусмотрено регулярное проведение проверок и сбор информации о качестве предоставляемых услуг.

Кроме того, возможны случаи возникновения спорных ситуаций, связанных с выполнением контрактов. Для их разрешения могут применяться различные инструменты, такие как переговоры, медиация, арбитраж и т.д. При этом менеджер по закупкам должен иметь достаточные знания и опыт в области юриспруденции.

• В рамках своих функций менеджер по закупкам:
• — контролирует выполнение заключенных контрактов;
• — разрабатывает образцы отчётности для контроля качества предоставляемых услуг;
• — разрешает спорные ситуации, связанные с выполнением контрактов.

Документальное оформление закупок и контрактов: обязательные процедуры

Согласно должностной инструкции менеджера по закупкам, на каждом этапе закупочной процедуры необходимо осуществлять документальное оформление. Все документы должны быть оформлены в соответствии с установленными типовыми формами.

Образец типовой формы составляется в соответствии с требованиями действующего законодательства и компании. При оформлении закупочной документации необходимо придерживаться установленных нормативных требований, в том числе правильно заполнять наименование документа, дату, номер.

Основными документами, которые обязательно должны быть оформлены на каждой стадии закупочной процедуры, являются: заявки и предложения участников конкурса, протоколы заседаний комиссии по закупкам, договоры на оказание услуг, счета, сметы и другая документация.

Большое внимание следует уделять правильному оформлению контракта. В нем должны быть четко прописаны все условия оказания юридических услуг, такие как сроки, стоимость, ответственность сторон и другие условия.

Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.

Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция

Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.

У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.

ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.

Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.

Структура документа

Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:

• общие положения инструкции;
• должностные обязанности специалиста по закупкам;
• права специалиста по закупкам;
• ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.

Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.

Основные формулировки

Здесь имеет смысл зафиксировать:

• что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
• порядок назначения на данную должность;
• порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
• квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
• какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.

В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:

• задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
• задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
• задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
• порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
• обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.

В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:

• на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
• получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
• получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
• представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.

В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:

• его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
• перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.

Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.

Кто должен утверждать и подписывать инструкцию

Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.

В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.

Итоги

Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.

Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:

• «Должностная инструкция кассира — образец-2023»;
• «Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».