Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»
Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ____________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— тенденции мировой моды;
— принципы организации закупок;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;
— производителей и поставщиков детских товаров;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— этику делового общения.
— компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).
1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.
II. Должностные обязанности
Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.
2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.
2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.
2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.
2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:
— своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;
— обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;
— обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.
2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.
2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.
2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.
2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
III. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.
3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.
3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.
3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.
3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Чем конкретно занимается специалист по закупкам
- Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
- В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.
Чем конкретно занимается специалист по закупкам
Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.
Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.
Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:
- подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
- контроль всех этапов процесса;
- анализ расходов;
- ведение базы заказов;
- возвращение залога участникам торгов;
- аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
- анализ заявок участников, их прием и отклонение.
В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:
- поиск закупок по профилю компании;
- сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
- формирование предложений о ценах;
- подача документов в сроки, установленные заказчиком;
- соблюдение условий, установленных процедурой.
Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).
В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.
Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.
Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.
Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.
Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.
В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?
- В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
- Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
- После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
- Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.
Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.
Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.
Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.
Обязанности этого сотрудника заключаются в следующем:
- составление плана закупок на определенный период;
- контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
- определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.
Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.
Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- этика делового общения и правила ведения переговоров;
- дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
- требования охраны труда.
К умениям специалиста по закупкам относится:
- мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
- составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
- анализ заявок поставщиков;
- отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
- ведение переговоров, составление заявок и предложений;
- отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
- создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
- анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
- взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.
Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:
- законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
- должностная инструкция;
- трудовой договор;
- внутренние акты компании.
Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:
- сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
- организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
- подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
- организация и проведение всех закупочных мероприятий;
- подведение итогов закупки;
- выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.
Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.
Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.
Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Менеджера по закупкам
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность менеджера по закупкам [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя] Компании.
1.4. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее высшее (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности не менее одного года.
1.5. Менеджер по закупкам отвечает за:
- сохранность информации (документов), содержащей конфиденциальные сведения (сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия);
- соблюдение требований безопасности труда, правил пожарной безопасности в процессе работы.
1.6. В практической деятельности менеджер по закупкам должен руководствоваться:
- локальными актами предприятия по вопросам, входящим в его компетенцию;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Менеджер по закупкам должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по материально-техническому снабжению проводимых компанией работ;
- методы и порядок перспективного и текущего планирования материально-технического обеспечения;
- принципы организации закупок;
- ассортимент, классификацию, характеристики и назначение товаров ведомых групп;
- производителей и поставщиков ведомых товарных групп;
- методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
- порядок заключения договоров с поставщиками и контроля за их выполнением;
- этику делового общения;
- действующие в компании формы учета и отчетности;
- средства вычислительной техники, коммуникации и связи;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- стандарты делопроизводства;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности;
- приемы оказания первой доврачебной помощи при несчастных случаях.
1.8. В период временного отсутствия менеджера по закупкам (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Ведет поиск потенциальных поставщиков.
2.2. Ведет коммерческие переговоры с поставщиками в интересах компании.
2.3. Оперативно реагирует на информацию, поступающую от поставщиков, доводит ее до сведения непосредственного руководителя.
2.4. Мотивирует поставщиков на работу с компанией.
2.5. Составляет ежемесячный план закупок.
2.6. Ведет анализ статистических данных закупок, определяет наличие и потребность в продукции, материалах и сырье на текущий момент и на будущие периоды, оптимизирует складские запасы.
2.7. Представляет отчеты по итогам работы.
2.8. Проводит маркетинговые исследования по изучению предложений от поставщиков, уровня цен, перспектив развития рынка.
2.9. Участвует в составлении прогнозов по поставкам продукции.
2.10. Ведет прием и обработку заказов от структурных подразделений и клиентов компании.
2.11. Проводит согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции.
2.12. Взаимодействует с подразделениями компании с целью выполнения поставленных задач.
2.13. Участвует в рабочих совещаниях, ведет необходимую рабочую и отчетную документацию.
2.14. Поддерживает в активном состоянии данные о поставщиках в информационной базе компании.
2.15. Участвует в рассмотрении поступающих претензий и жалоб от поставщиков.
2.16. Контролирует своевременное поступление закупаемой продукции, материалов, сырья, не допускает задолженности по расчетам с поставщиками.
2.17. Выполняет разовые поручения непосредственного руководителя, касающиеся деятельности отдела материально-технического снабжения.
В случае служебной необходимости менеджер по закупкам может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию методов выполняемой им работы.
3.3. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.5. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.
3.6. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Подписывать и визировать документы в пределах своих полномочий.
3.8. Оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.
3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Менеджер по закупкам несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы менеджера по закупкам осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы менеджера по закупкам является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы менеджера по закупкам определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по закупкам обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Должностные обязанности менеджера по закупкам
Что входит в обязанности менеджера по закупкам? Это сбор информации о выгодных торговых предложениях, проведение переговоров с поставщиками, контроль процесса приобретения, разрешение конфликтов с контрагентами и ведение отчетности. А также близкое к идеальному оформление документов.
Что это за специалист
Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.
В закупочной деятельности имеются два основных направления:
- приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
- приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.
Чем конкретно занимается менеджер по закупкам в организации, круг его обязанностей и прав устанавливают должностные инструкции, разрабатываемые и утверждаемые руководством компании.
Квалификационные требования
Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.
Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:
- высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
- знание основ договорного права и документооборота;
- знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
- знание основ ценообразования;
- базовые знания бухгалтерского учета;
- аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.
Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:
- знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
- специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
- опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.
Права
Менеджер по закупкам вправе:
- требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
- иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
- иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
- подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
- участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.
Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.
Обязанности
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.
Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.
Ответственность
Ответственность менеджера по закупкам наступает в соответствии с Трудовым кодексом РФ:
- дисциплинарная за ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
- материальная при причинении ущерба имуществу работодателя. Иногда работодатели заключают с менеджерами договор о материальной ответственности и о конфиденциальности, что обязывает менеджеров отвечать за сохранность вверенного имущества и хранить коммерческую тайну работодателя.
Должностная инструкция
Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:
Должностная инструкция менеджера по закупкам
УТВЕРЖДАЮ:
Директор ООО «ПИОН»
Воронов А.В.
____________________
«10» декабря 2020 года
І. Общие положения.
1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок.
2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет.
3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.
4. Менеджер по закупкам обязан знать:
- основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право;
- порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией;
- ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
- правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
- методы планирования снабжения организации;
- нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- принципы ценообразования, организацию закупок;
- формы учета и отчетности, принятые в организации.
5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- уставом организации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
- данной должностной инструкцией.
ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам.
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
- Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
- Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
- Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
- Осуществляет документальное сопровождение сделок.
- Контролирует исполнение обязательств сторон.
- Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров.
- Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами.
- Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
- Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
- Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
- Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
- Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
- Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
- Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий.
- Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.
ІІІ. Права.
Менеджер по закупкам имеет право:
- Принимать решения в пределах своей компетенции.
- Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
- Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
- Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
- Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
- Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.
ІV. Ответственность.
Менеджер по закупкам несет ответственность за:
- Результаты принимаемых решений и собственных действий.
- Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
- Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
- Умышленное предоставление недостоверной информации.
- Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
- Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
- Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
- Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.
Специалисты и эксперты по госзакупкам
От менеджеров по закупкам в коммерческих организациях необходимо отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых ориентирована на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.
Специалистов и экспертов по 44-ФЗ отличает от простых менеджеров следующие признаки:
- особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
- источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
- основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.
В сфере госзакупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. К ним установлены особые требования и изданы специальные профстандарты, соблюдение которых обязательно.
| Квалификационные требования | |
|---|---|
| Специалисты | Эксперты |
|
Профстандарт для специалистов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н. Выделяется четыре профессиональных уровня специалистов по закупкам: от пятого — это технические сотрудники, занимающиеся сбором и обработкой информации — до высшего, восьмого. Его обладатели занимаются мониторингом и аудитом закупок. Уровень требуемого образования зависит от уровня специалиста. Для пятого достаточно среднего специального, для восьмого необходим специалитет или магистратура. Сотрудники всех уровней должны получить профильное образование в сфере закупок. Требования к опыту различны: специалисты пятого уровня не имеют опыта вообще, восьмого — не менее пяти лет в закупках. |
Профстандарт для экспертов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 626н. У экспертов выделяются только три профессиональных уровня: 6, 7 и 8. У всех экспертов есть высшее образование: для шестого уровня достаточно бакалавриата, для седьмого и восьмого — специалитета или магистратуры и специального образования сфере закупок. Все эксперты должны иметь опыт работы: шестой уровень — от трех лет, восьмой — не менее пяти и стаж на руководящей должности. |
| Обязанности | |
| Специалисты | Эксперты |
Конкретные обязанности сотрудника зависят от его уровня, квалификации, опыта и умений. В целом задачей специалистов по закупкам является обеспечение закупочной деятельности в организации:
|
Деятельность экспертов является более теоретической, они:
|
Помимо специфически требований, которые предъявляются к специалистам по госзаказу, и особым обязанностям, которые они выполняют, лица, работающие по 44-ФЗ, несут специфическую ответственность, предусмотренную ст. 7.29 – 7.32.6 КоАП РФ.
Гольцова Полина
В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.
94
Публикаций
1459
Дней на портале
0
Комментариев
Автор месяца
Задорожнева Александра
Профстандарт по этой должности пока не разработан, но ознакомиться с примерным функционалом можно в документе, утв. Приказом Минтруда России от 10.06.2021 № 397н. Выясним, что входит в обязанности директора по производству по должностной инструкции.
Читать дальше
С каждым годом перечень обязанностей оператора ПК в зависимости от сферы занятости видоизменяется. Все, что алгоритмизируется, передается искусственному интеллекту, а в более современных отраслях появляются функции уникальные, которые выведут работников на уровень освоения новых профессий.
Читать дальше
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Разберем, что в соответствии с этим НПА входит в должностные обязанности специалиста по связям с общественностью.
Читать дальше
Показать еще
Содержание
- Должностная инструкция менеджера по закупкам
- Типовая информация о должностной инструкции менеджера по закупкам
- Права и обязанности менеджера по закупкам
- Требования к менеджеру по закупкам
- Основы юридических услуг в инструкции должностного менеджера по закупкам
- Образец должностной инструкции
- Основы юридических услуг
- Важность юридических услуг для организации
- Правовые акты, регулирующие закупки
- Формирование и анализ документации по закупкам
- Процесс формирования документации по закупкам
- Анализ и оценка документации по закупкам
- Методы и стратегии подбора поставщика для менеджера по закупкам
- Оценка стоимости товаров и услуг в должностной инструкции менеджера по закупкам
- Контрактная работа с поставщиками: особенности и рекомендации
- Контроль выполнения контрактов и разрешение спорных ситуаций
- Документальное оформление закупок и контрактов: обязательные процедуры
Задача менеджера по закупкам – заключить договор на поставку товаров или услуг с наилучшими условиями для компании. Однако в случае закупки юридических услуг процесс может быть более сложным – в том числе и с точки зрения правового аспекта. Для того, чтобы определиться с необходимыми действиями в этом случае, рекомендуется обратиться к типовой должностной инструкции менеджера по закупкам, которую мы и рассмотрим в данной статье.
Этот образец должностной инструкции содержит основные шаги, которые должен выполнять менеджер по закупкам для того, чтобы получить необходимые юридические услуги. В данной инструкции представлены общие принципы действий, поэтому для каждого конкретного случая все действия могут быть более подробно разработаны и уточнены.
Также в данной статье мы рассмотрим основы юридических услуг, которые могут быть задействованы в процессе закупок. Это поможет менеджеру по закупкам лучше понимать направление своих действий и более грамотно выбирать исполнителей настоящих или будущих заказов в области юридических услуг. Подобные знания также помогут быстрее и качественнее оформить документацию на оказание юридических услуг.
Должностная инструкция менеджера по закупкам
Типовая информация о должностной инструкции менеджера по закупкам
Должностная инструкция менеджера по закупкам является официальным документом, который содержит полную информацию о задачах, функциях и правах, присущих данному должностному лицу. Она разрабатывается в соответствии с действующим законодательством и регулирующими актами предприятия и включает в себя подробную информацию о взаимодействии с контрагентами, участие в конкурсах, заключение договоров и контроль за их выполнением.
Должностная инструкция менеджера по закупкам является основным инструментом руководства и строго регламентирует деятельность и обязанности данного должностного лица. Ее цель заключается в том, чтобы обеспечить эффективную работу подразделения по закупкам товаров и услуг.
Права и обязанности менеджера по закупкам
- Права:
- инициирование закупок согласно утвержденному бюджету;
- ведение переговоров с поставщиками;
- проверка качества и количества поставляемой продукции;
- решение спорных вопросов в сотрудничестве с поставщиками.
- Обязанности:
- выполнение закупок в соответствии с установленными сроками и суммой бюджета;
- отбор надежных поставщиков;
- контроль за соблюдением законодательства в сфере закупок;
- ведение документации по закупкам.
Требования к менеджеру по закупкам
| Квалификация | Опыт работы | Образование |
|---|---|---|
| Высокая | Не менее 3-х лет | Высшее юридическое, экономическое образование или опыт работы в сфере закупок |
Кроме того, менеджер по закупкам должен обладать знаниями в области законодательства, регулирующего сферу закупок, а также уметь работать с документацией и проводить анализ рынка.
Основы юридических услуг в инструкции должностного менеджера по закупкам
Образец должностной инструкции
Должностной инструкцией менеджера по закупкам юридических услуг определены его основные обязанности и компетенции. Работник должен эффективно управлять процессом закупки юридических услуг, осуществлять контроль за качеством выполненных работ и придерживаться установленных законодательных требований.
Для успешного выполнения своих обязанностей, менеджер по закупкам юридических услуг должен иметь профессиональные знания в области законодательства, понимать важность технических, экономических и финансовых аспектов процесса и уметь оценивать риски.
Основы юридических услуг
Работа юридических услуг включает в себя написание юридических документов, консультации, подготовку договоров и регистрацию юридических лиц. Обращение за юридической помощью важно для обеспечения защиты прав и интересов любой организации.
Менеджер по закупкам должен уметь правильно выбирать юридические услуги и проводить закупку таким образом, чтобы обеспечить защиту прав и интересов организации, соблюдение законодательства, а также получить качественное и своевременное исполнение услуг.
Важность юридических услуг для организации
Юридические услуги помогают организации решать различные юридические вопросы, которые могут привести к ущербу репутации и образу компании, а также снизить ее доходы. Они помогают предотвращать юридические риски и обеспечивают безопасность бизнеса, что делает их особо важными для любой организации.
В своей работе менеджер по закупкам юридических услуг должен учитывать эти факторы и постараться найти наилучших исполнителей, которые помогут организации достичь ее бизнес-целей.
Правовые акты, регулирующие закупки
Для того чтобы правильно проводить закупки в организации, менеджер по закупкам должен знать не только основы юридических услуг, но и законодательные акты, которые регулируют данную сферу деятельности.
В России на сегодняшний день действует закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», который определяет порядок проведения закупок по определенным типовым процедурам.
Также существуют образцы документов, необходимых при проведении закупок, в частности, типовые формы тендерной документации, которые устанавливаются правительством Российской Федерации.
- Поэтому знание правовых актов и образцов документов является неотъемлемой частью должностной инструкции менеджера по закупкам.
- Менеджер должен находиться в постоянном контакте с юридическим отделом и следить за актуальностью и соответствием документации.
Также важно помнить, что незнание закона не освобождает от ответственности, поэтому все действия менеджера по закупкам должны соответствовать действующим правовым актам.
Формирование и анализ документации по закупкам
Процесс формирования документации по закупкам
Менеджер по закупкам должен следовать инструкциям, которые утверждаются в организации. В частности, он должен составлять типовую документацию по закупкам, которая включает в себя техническую спецификацию, условия поставки, нормы качества, сроки поставки и методику расчета стоимости.
Документация по закупкам должна быть разработана таким образом, чтобы максимально учитывать все требования и потребности заказчика.
Анализ и оценка документации по закупкам
Важным этапом в работе менеджера по закупкам является анализ и оценка документации по закупкам. В рамках этого этапа необходимо оценить требования заказчика и просчитать стоимость всей закупки.
Для анализа документации по закупкам можно использовать различные методы, такие как сравнение с аналогами на рынке или с помощью математических моделей.
Менеджер по закупкам должен уметь правильно оценить документацию по закупкам и выбрать наиболее выгодное решение для компании.
Методы и стратегии подбора поставщика для менеджера по закупкам
Один из важнейших элементов задачи менеджера по закупкам – правильный выбор поставщика. Для этого в современном мире существует множество методов и стратегий, которые можно использовать при подборе поставщика.
В инструкциях для менеджера по закупкам часто представлены типовые образцы методов и стратегий подбора поставщика, такие как использование конкурсных процедур, аукционов, тендеров, а также сотрудничество с выставками и ярмарками, поиск поставщиков в интернете, непосредственный обзвон и т. д.
Важно понимать, что при выборе конкретного метода и стратегии для подбора поставщика нужно руководствоваться своими бизнес-целями и особенностями сферы продукции, которая закупается. Например, если цель менеджера по закупкам – заключение долгосрочного договора, то наиболее подходящая стратегия – привлечение новых поставщиков с последующим проведением отбора лучшего варианта.
- Установите минимальные требования: для того, чтобы ускорить процесс выбора поставщика, можно заранее ограничить круг кандидатов, установив минимальные требования, которые должны соответствовать потенциальный поставщик. Например, если нужен поставщик запчастей, то минимальным требованием может быть опыт работы не менее 3 лет.
- Анализируйте финансовые показатели: всегда имейте в виду важность устойчивости и надежности поставщика, которая заложена в его финансовых показателях. Если компания никогда не была банкротом и имеет устойчивый финансовый показатель, то это говорит о ее деловой репутации и готовности к долгосрочному сотрудничеству.
- Общайтесь с поставщиками: для того, чтобы получить дополнительную информацию, можно просто связаться с потенциальными поставщиками и обсудить некоторые вопросы. Это поможет получить дополнительную информацию, что, в свою очередь, поможет ускорить процесс выбора поставщика.
Оценка стоимости товаров и услуг в должностной инструкции менеджера по закупкам
В типовой должностной инструкции менеджера по закупкам, оценка стоимости товаров и услуг является одним из ключевых пунктов, которому должен уделить внимание каждый специалист, занимающийся закупками в организации. Данный процесс представляет собой определение суммы, которую необходимо отвести на приобретение товаров и услуг указанных в Закупочном плане.
Первый этап оценки стоимости – анализ рынка и выбор поставщика. Для этого менеджер должен проанализировать ситуацию на рынке и выявить наиболее выгодных поставщиков для заключения договора. На этапе выбора необходимо учитывать качество товаров и услуг, репутацию поставщика и условия, которые он предоставляет.
Второй этап оценки стоимости – определение рыночной цены. Для этого необходимо провести мониторинг цен на рынке и сравнить их с ценой, которую предлагает поставщик. Также, необходимо учитывать стоимость доставки и дополнительные услуги, которые предоставляет поставщик.
Третий этап оценки стоимости – расчет конечной стоимости. На этом этапе необходимо учесть все затраты на приобретение товаров и услуг, а также учитывать возможные скидки и бонусы от поставщика. Результатом этой оценки является конечная стоимость, которую необходимо отвести на закупку указанных товаров и услуг.
Контрактная работа с поставщиками: особенности и рекомендации
Типовой контракт – это договор, который заключается между компанией и поставщиком для определенного вида товаров или услуг. Он может быть использован как образец, руководствуясь которым, менеджер по закупкам избежит многих проблем.
По инструкции менеджера по закупкам, при выборе поставщика необходимо ориентироваться не только на цену, но и на качество, сроки поставки и репутацию поставщика. Эти моменты являются основными при заключении контракта.
Однако, в контракте могут быть и другие условия, например, отмена заказа, условия гарантии, ответственность сторон, периодичность поставок. Прежде чем заключать контракт, необходимо внимательно рассмотреть все эти моменты.
- Рекомендации:
- Не подписывайте контракт, не прочитав его внимательно;
- Убедитесь, что контракт соответствует целям вашей компании;
- В случае вопросов, обратитесь за консультацией к юристу;
- Уделите внимание строгости условий и ответственности сторон.
Заключение контракта с поставщиком – ответственный и важный процесс, требующий комплексного подхода и тщательной проработки. Следуя рекомендациям и ориентируясь на типовые контракты, менеджер по закупкам сможет минимизировать риски и предотвратить конфликты в дальнейшем.
Контроль выполнения контрактов и разрешение спорных ситуаций
Одним из важных аспектов работы менеджера по закупкам юридических услуг является контроль выполнения заключенных контрактов и разрешение возникающих спорных ситуаций.
Для эффективного контроля выполнения контрактов могут быть разработаны образцы отчётности, которые будут представляться исполнителями услуг и анализироваться специалистами по закупкам. Типовой должностной инструкцией менеджера по закупкам может быть предусмотрено регулярное проведение проверок и сбор информации о качестве предоставляемых услуг.
Кроме того, возможны случаи возникновения спорных ситуаций, связанных с выполнением контрактов. Для их разрешения могут применяться различные инструменты, такие как переговоры, медиация, арбитраж и т.д. При этом менеджер по закупкам должен иметь достаточные знания и опыт в области юриспруденции.
- В рамках своих функций менеджер по закупкам:
- — контролирует выполнение заключенных контрактов;
- — разрабатывает образцы отчётности для контроля качества предоставляемых услуг;
- — разрешает спорные ситуации, связанные с выполнением контрактов.
Документальное оформление закупок и контрактов: обязательные процедуры
Согласно должностной инструкции менеджера по закупкам, на каждом этапе закупочной процедуры необходимо осуществлять документальное оформление. Все документы должны быть оформлены в соответствии с установленными типовыми формами.
Образец типовой формы составляется в соответствии с требованиями действующего законодательства и компании. При оформлении закупочной документации необходимо придерживаться установленных нормативных требований, в том числе правильно заполнять наименование документа, дату, номер.
Основными документами, которые обязательно должны быть оформлены на каждой стадии закупочной процедуры, являются: заявки и предложения участников конкурса, протоколы заседаний комиссии по закупкам, договоры на оказание услуг, счета, сметы и другая документация.
Большое внимание следует уделять правильному оформлению контракта. В нем должны быть четко прописаны все условия оказания юридических услуг, такие как сроки, стоимость, ответственность сторон и другие условия.