Должностная инструкция начальник отдела по работе с персоналом

• Кто такой директор по персоналу?

• Цели и задачи HR-директора

• Функциональные обязанности специалиста

• Каким требованиям должен соответствовать претендент на должность HR-директора?

• Как стать директором по персоналу?

В любой компании – и на небольшом производстве, и в крупной корпорации – самый ценный ресурс – люди. Именно они создают продукт, который потом реализуется и приносит прибыль. Они выстраивают коммуникации с потребителями и партнерами, создают имидж своей компании, своими словами, действиями, поведением влияют на ее репутацию. Все ключевые бизнес-показатели компании зависят от профессиональной компетенции, личных качеств, состояния здоровья и даже настроения сотрудников. А значит, каждая промашка с подбором персонала, его обучением, мотивацией может дорого обойтись. Избежать этого можно, если решением кадровых вопросов будет заниматься высококвалифицированный специалист, эксперт в своем деле – директор по персоналу. Поговорим об особенностях этой профессии.

Кто такой директор по персоналу?

Директор по персоналу – это один из важнейших сотрудников в организации. В его ведении не только подбор кандидатов на вакантные должности и проведение собеседований, но и их обучение и адаптация в коллективе, разработка системы мотивации, анализ рынка труда, создание привлекательных условий для привлечения лучших специалистов, за которыми охотятся конкуренты, и для удержания собственных ценных кадров, контроль эффективности работы персонала и многое другое. 

В зависимости от масштабов компании и ее уровня название этой должности может звучать по-разному: начальник отдела кадров, HR-директор (или HRD), руководитель HR-департамента или службы управления персоналом. Круг обязанностей директора по персоналу регламентируется профессиональными стандартами и фиксируется в должностной инструкции и трудовом договоре. При этом в разных организациях функции руководителя HR-отдела и задачи, которые ему приходится решать, могут варьироваться. 

Неизменным остается то, что директор по персоналу – это универсальный специалист, который хорошо разбирается в людях, умеет сохранять спокойствие и без потерь выходить из непростых ситуаций, знает, где добыть и как удержать самых ценных сотрудников.

Цели и задачи HR-директора

Главная цель директора по персоналу – создать, укрепить и сохранить конкурентное преимущество компании за счет грамотной кадровой политики, а именно – за счет эффективных технологий управления персоналом, которые соответствуют корпоративной культуре предприятия, стратегии его развития, учитывают его индивидуальность. Приоритетные направления в работе HR-директора зависят от масштабов и специфики бизнеса, стадии его развития и ценностей. Но есть и стандартный «пакет» задач, которые решает руководитель службы управления персоналом:

• формирование кадровой политики организации – определение правил работы с персоналом (принципы подбора и ротация кадров, прогнозы долгосрочной потребности в новых сотрудниках и т. д.);

• разработка и реализация кадровой стратегии компании (какие специалисты нужны для эффективной работы предприятия, как привлекать новых сотрудников, как обучать, мотивировать персонал, как оценивать результаты работы и как ее оплачивать и т. д.);

• привлечение новых специалистов (создание HR-бренда, оптимизация поиска кандидатов с помощью использования современных технологий, совершенствование процедур адаптации новобранцев);

• создание эффективной системы обучения (организация внутреннего обучения, выбор и заключение контрактов с внешними учебными центрами, подбор обучающих тренингов и семинаров, разработка памяток, создание базы знаний, помощь в развитии карьеры);

• разработка критериев оценки уровня компетентности, эффективности и мотивации сотрудников (анализ необходимости инвестиций в персонал, разработка карт компетенций, внедрение системы материальных и нематериальных поощрений, и т. д.);

• оптимизация бизнес-процессов (автоматизация HR-процессов, защита от «незаменимых» сотрудников и профилактика «звездной болезни», оптимизация обмена информацией по вертикали и горизонтали);

• создание в компании комфортных для работы условий (благоприятный микроклимат в коллективе, корпоративная идеология, которая поможет повысить эффективность работы персонала без дополнительных финансовых вложений);

• бюджетирование (планирование ФОТ, бюджета на подбор, обучение, адаптацию и развитие персонала);

• организация кадрового делопроизводства (формирование штатного расписания, графика отпусков, разработка договоров и должностных инструкций и т. д.).

Функциональные обязанности специалиста

В работе кадровой службы можно выделить шесть основных направлений: 

1. подбор персонала (рекрутмент); 

2. обучение и развитие специалистов; 

3. адаптация сотрудников (в коллективе, в новой должности, на новом месте работы); 

4. оценка (компетенций, эффективности, мотивации); 

5. управление кадрами (кадровое администрирование); 

6. расчет вознаграждений, компенсаций, бонусов и льгот. 

Исходя из этого, круг функциональных обязанностей руководителя HR-отдела будет таким:

• участвовать в управлении компанией на стратегическом уровне (например, в определении приоритетных направлений работы с кадрами, анализе эффективности кадровой политики) и оптимизации структуры управления;

• анализировать рынок труда;

• контролировать укомплектованность компании кадрами и оценивать потребность в новых сотрудниках;

• организовывать подбор персонала, проводить собеседования (тестирование, конкурсный отбор) с кандидатами на вакантные должности;

• организовывать оценку компетентности сотрудников, последующее обучение и развитие;

• выстраивать систему адаптации персонала;

• участвовать в формировании и коррекции системы оплаты труда и системы мотивации;

• консультировать руководителей отделов по вопросам управления персоналом;

• участвовать в создании кадрового резерва;

• выстраивать коммуникации внутри организации;

• планировать бюджет и контролировать его исполнение;

• участвовать в формировании, развитии и сохранении корпоративной культуры компании;

• создавать и поддерживать благоприятную атмосферу в коллективе;

• планировать, координировать, развивать работу кадровой службы, оценивать ее эффективность.

Каким требованиям должен соответствовать претендент на должность HR-директора?

Руководитель кадровой службы – одна из ключевых позиций в компании. Поэтому и требования к потенциальному кандидату на должность предъявляются высокие:

• Образование: высшее (магистратура, специалитет), дополнительно – программы профпереподготовки и повышения квалификации в области управления персоналом, тактического и операционного управления. Плюсом будет владение иностранным языком. 

• Опыт работы: не менее двух-пяти лет в HR (зависит от компании). Особенно ценным будет опыт работы на руководящей позиции и организации отдела кадров с нуля. 

• Профессиональные компетенции: знание трудового законодательства и кадрового делопроизводства, норм этики делового общения; владение современными методами, способами, технологиями, инструментами управления персоналом; понимание того, как устроен бизнес компании; навыки руководства; умение выстраивать коммуникации, поддерживать контакты; умение разрешать конфликты и спорные ситуации; умение работать с большими объемами информации; грамотная устная и письменная речь; умение принимать решения и отвечать за свои действия; умение работать в команде, терпеливо объяснять, обучать, тренировать сотрудников. 

• Личные качества: инициативность; хорошие лидерские качества и организаторские способности; стрессоустойчивость; чувство такта; дипломатичность; гибкость; умение вести беседу; знание и понимание психологии; умение найти подход к человеку; высокая организованность; ответственность; нестандартное мышление; целеустремленность и развитые коммуникативные навыки; умение работать в режиме многозадачности.

Директор по персоналу – руководитель высшего звена, от которого во многом зависит успешная работа всей компании. Чтобы быть в курсе того, что происходит в сфере управления кадрами, специалист должен постоянно развиваться и совершенствоваться, поддерживать связь с коллегами – участвовать в профессиональном нетворкинге (бывать на бизнес-завтраках, круглых столах, встречах в профильных сообществах), периодически проходить профильные обучающие курсы, быть участником и спикером на деловых конференциях.

Как стать директором по персоналу?

Чаще всего на позицию руководителя кадровой службы приходят, преодолев несколько этапов: 

• начинающий специалист отдела кадров, который нередко выполняет рутинную работу;

• старший специалист, у которого уже появляются подчиненные и свои первые проекты;

• HR-менеджер, который специализируется на конкретном направлении, например, обучении персонала или внешних коммуникациях;

• HR-бизнес-партнер (если речь идет о крупной федеральной компании) или сразу HR-директор (если человек трудится в небольшой организации). 

Целесообразно начинать с малого – например, с должности инспектора по кадрам. Это позволит понять, насколько подходит выбранное направление. 

Если у вас есть высшее образование, приблизиться к позиции мечты помогут обучающие курсы – в формате оффлайн или онлайн. В нашей Академии есть программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом организации». Курс предполагает дистанционное обучение, а значит, заниматься можно в любое удобное время, не пытаясь найти «окно» в своем плотном расписании и не тратя время на дорогу. Проштудировав теоретические материалы и выполнив практические задания, наши слушатели успешно сдают промежуточные тесты и зачеты, итоговый междисциплинарный экзамен, получают диплом государственного образца и становятся востребованными специалистами. 

·  Регулярно осуществляет мониторинг рынка труда на территории нахождения Общества, его подразделений, в том числе мониторинг:

                       — уровня заработных плат в аналогичных организациях по аналогичным профессиям, должностям и специальностям (не реже 1 раза в полугодие);

                       —  специфики предложений на рынке труда (не реже 1 раза в год);

                       —  уровня квалификации торгового персонала предприятий конкурентов (не реже 1 раза в квартал);

·  Ежегодно, до 15 декабря текущего года организует мероприятия по анализу эффективности кадровой политики предприятия, в том числе:

                       — анализ текучести кадров;

                       — анализ социально – психологического климата;

                       — анализ удовлетворенности трудом и заработной платой;

·  Вносит предложения на рассмотрение руководства по корректировки кадровой политики Общества;

·  Разрабатывает (вносит изменения) кадровую политику на следующий год и передает на утверждение Генеральному директору Общества не позднее 15 января текущего года;

·  Ежегодно, не позднее 15 декабря текущего года разрабатывает (корректирует), согласует с руководителями подразделений и передает на утверждение Генеральному директору документ «Структура и штатная численность».

·  Анализирует потребность в персонале с учетом развития организации;

·  Обеспечивает своевременное внесение изменений в документ «Структура и штатная численность», в том числе готовит проект приказа о внесении изменений и передает на утверждение Генеральному директору;

·  Осуществляет контроль над соблюдением штатной дисциплины;

·  Ежемесячно осуществляет анализ обеспеченности  предприятия персоналом;

·  Определяет требования к кандидатам на открытые вакансии;

·  Организует мероприятия по поиску и подбору кадров:

           —  Осуществляет взаимодействие с центрами занятости, кадровыми агентствами;

           —  Организует процесс размещения информации об открытых вакансиях в   СМИ;

           —  Осуществляет анализ резюме (анкет) соискателей на вакансию на предмет соответствия требованиям;

           — Осуществляет первичное собеседование с кандидатами  и организует дополнительное собеседование с руководителем подразделения, имеющего открытую вакансию;

           —  Обеспечивает  проверку наличия и достоверности документов, необходимых для оформления трудовых отношений;   

           — В случае необходимости организует конкурсный отбор, тестирование кандидатов;

·  Контролирует своевременность и правильность оформления трудовых отношений, в том числе:

           —  Оформление документов по учету кадров;

          —   Оформление и подписание трудового договора;

           —  Оформление и подписание договора о материальной ответственности;

           —  Оформление и своевременное подписание приказа о приеме на работу; 

·  Участвует в разработке организационной структуры предприятия;

·  Участвует в разработке Положений о подразделениях;

·  Руководит работами по разработке должностных инструкций;

·  Осуществляет контроль над исполнением функциональных обязанностей;

·  Контролирует (не позднее 1 числа текущего месяца) своевременность и правильность составления плана –   графика работы сотрудников подразделений;

·  Руководит разработкой  графика отпусков на следующий год и предоставляет на утверждение Генеральному директору не позднее 12 декабря текущего года;

·  В случае необходимости своевременно вносит корректировки в график отпусков;

·  Контролирует исполнение регламента по введению в должность;

·  Осуществляет организацию рабочего места сотрудника;

·  Разрабатывает и контролирует реализацию индивидуальной программы по введению в должность;

·  Осуществляет мониторинг процесса адаптации сотрудника посредством еженедельного собеседования с сотрудником и его руководителем до завершения испытательного срока;

·  В случаях необходимости принимает меры по повышению эффективности процесса введения в должность и устранения причин препятствующих этому;

·  Контролирует сроки завершения испытательного срока и вносит предложения по досрочному завершению испытательного срока либо о расторжении трудового договора в случае несоответствия должности;

·  Контролирует своевременность и правильность оформления документации по завершению испытательного срока либо об оценке сотрудника, являющейся основанием для признания несоответствии должности;

·  Организует работу по оценке (аттестации) уровня квалификации сотрудников:

           —  Руководит работами по разработке стандартов качества;

           — Организует работы по определению требований к квалификации сотрудников подразделений с учетом результатов анализа конкурентов;

           —  Организует работы по разработке методик оценки и аттестации сотрудников;

           — Не реже 1 раза в год организует мероприятия по оценке и аттестации персонала в соответствии с Положением об аттестации;

           — Организует мероприятия по внеплановой аттестации в соответствии с Положением об аттестации;

           —  Организует мероприятия по независимой оценке качества обслуживания;

           — Контролирует своевременность и правильность оформления кадровой документации по организации и проведению аттестации

·  Организует  работу  по повышению квалификации персонала:

           —  Осуществляет работу по определению потребности в обучении;

           —  Разрабатывает план – график обучения и повышения квалификации персонала;

           —  Осуществляет взаимодействие с учебными центрами по заключению договоров на обучение и повышение квалификации персонала;

           — Контролирует своевременность и правильность оформления ученических договоров;

           —  Организует и контролирует процесс обучения; 

·  Организует работу по подготовке кадрового резерва:

—   Разрабатывает и реализует программу работы с кадровым резервом;

—   Разрабатывает систему замещения руководителей;

·  Вносит предложения по ротации кадров;

·  Контролирует своевременность оформления кадровой документации по кадровому перемещению;

·  Ежеквартально предоставляет Генеральному директору отчет о результатах реализации программы по обучению и повышению квалификации персонала;

·  Руководит работами по учету рабочего времени, в том числе:

—  Ежедневно осуществляет контроль над бесперебойной работой сканера;

—  Ежедневно осуществляет контроль выхода сотрудников на работу;

— Контролирует своевременность предоставления оправдательных документов по факту опозданий, невыходов на работу;

— Требует предоставления объяснительных по факту опозданий, невыходов на работу в случаях отсутствия оправдательных документов;

—  Ежемесячно (не позднее 5 числа текущего месяца)   осуществляет проверку табеля учета рабочего времени;

·  Осуществляет контроль над соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины, в том числе:

           — Ежедневно контролирует соответствие внешнего вида сотрудников установленному стандарту;

— Направляет на медицинское освидетельствование сотрудников с признаками алкогольного или наркотического опьянения;

— Регистрирует и своевременно рассматривает служебные и докладные записки по фактам нарушения трудовой дисциплины;

—  Осуществляет плановые проверки удаленных точек на предмет соблюдения графика работы и трудовой дисциплины ( не реже 2 раз в месяц);

·  Ведет журнал дисциплинарных замечаний (регулярно);

·  Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет организацию заседания дисциплинарной комиссии;

·  Обеспечивает документирование результатов заседания дисциплинарной комиссии и подготовку проектов приказов по дисциплинарным взысканиям и поощрению сотрудников;

·  Ежемесячно, (не позднее 10 числа)  обеспечивает доведение результатов заседания  дисциплинарной комиссии до сотрудников предприятия на общем собрании коллектива; 

·  Участвует в разработке штатного расписания в части оплаты труда в качестве консультанта по вопросам рыночной стоимости специалистов на рынке труда, определении принципов дифференциации оплаты труда с учетом статуса, квалификации, объемов работ и т.д., влиянии тех или иных форм и размеров оплаты труда на мотивацию;

·  Разрабатывает и внедряет утвержденные Генеральным директором предложения и программы нематериального стимулирования сотрудников, конкурсов на определение лучших по профессии и др.;

·  Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет контроль своевременности и правильности оформления и предоставления табелей по КТУ в соответствие с Положением о КТУ;

·   Обеспечивает занесение результатов работы подразделений сбыта в «Экран показателей»;

·  Осуществляет контроль реализации программы по мотивации сотрудников к здоровому образу жизни и ежемесячно (не позднее 5 числа) готовит проект приказа о премировании некурящих и наложении санкций на курящих сотрудников организации;

·  Ежемесячно (не позднее 5 числа) оформляет документы на оплату переработок на основании анализа служебных записок руководителей подразделений;

·  Вносит предложения на рассмотрение руководства по вопросам изменения размера вознаграждения за труд в связи с изменением функционала сотрудника, увеличение норм обслуживания или объемов работ;

·  Руководит работами по разработке (корректировке) принципов корпоративной культуры организации;

·  Контролирует соблюдение положений корпоративной политики;

·  Осуществляет разъяснительную и воспитательную работу с сотрудниками, нарушающими стандарты корпоративной культуры;

·  Организует корпоративные мероприятия, приуроченные к праздничным и иным значимым для предприятия  датам;

·  Организует мероприятия по поздравлению именинников, юбиляров;

·  Организует процедуры изучения социально – психологического климата в коллективе;

·  Выявляет причины неудовлетворенности сотрудников и вносит предложения по устранению психотравмирующих факторов;

·  Организует мероприятия по разработке/корректировке (в случае необходимости) Правил внутреннего распорядка, трудовых и ученических договоров, а также их правовую экспертизу (совместно с юрисконсультом);

·  Обеспечивает юридическую силу документов по оформлению приема, увольнения, дисциплине и т.д.;

·  Организует работы по разработке регламентов работы отдела, ДОУ и графика документооборота;

·  Осуществляет регулярный контроль над текущей деятельностью отдела по управлению персонала на предмет соблюдения правил и норм оформления кадровой документации, графика документооборота;

·  Выясняет причины увольнения сотрудников по собственному желанию;.

·  В случае необходимости  участвует в решении конфликтных ситуаций, являющихся причиной увольнения сотрудника;

·  Контролирует своевременность и правильность оформления документов по увольнению сотрудника.

·  Контролирует передачу документов и ТМЦ по акту передачи, в случае увольнения сотрудников;

·  Организует работы по определению областей управления и распределению функционала между сотрудниками отдела.

·  Организует работы по разработке (корректировке) Положения о подразделении, должностных инструкций сотрудников отдела.

·  Контролирует и координирует деятельность структурных подразделений в части собственной компетенции.

·  Бережно относиться к имуществу предприятия;

·  Контролирует  своевременную организацию инвентаризацию и передачу ТМЦ в отделах в случаях ухода в отпуск заведующего отдела, увольнении более 50% сотрудников отдела;

·  Контролирует отсутствие задолженности сотрудника перед предприятием, в том числе по ученическим договорам в случае увольнения последнего;

·  Обеспечивает соблюдение сотрудниками службы правил и норм по охране труда и технике безопасности;

·  Участвует в реализации мероприятий по ОТ и ТБ;

Должностные обязанности. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной работы; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.