Должностная инструкция начальника контрактной службы

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя контрактной службы (экспертиза результатов закупок, приемка контракта)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя контрактной службы [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Руководитель контрактной службы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Руководитель контрактной службы подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Руководитель контрактной службы относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. На должность руководителя контрактной службы назначается лицо, имеющее высшее образование (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное образование (программы повышения квалификации или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок) и опыт работы не менее четырех лет в сфере закупок.

1.6. Руководитель контрактной службы отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.7. Руководитель контрактной службы должен знать:

• требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
• основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
• основы антимонопольного законодательства;
• экономические основы ценообразования;
• основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
• основы статистики в части применения к закупкам;
• особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
• особенности составления закупочной документации;
• порядок установления ценообразующих факторов и выявления качественных характеристик, влияющих на стоимость товаров, работ, услуг (по направлениям);
• правоприменительную практику в сфере логистики и закупок;
• методологию проведения проверки (экспертизы) закупочной процедуры и документации;
• порядок составления документа в виде заключения по результатам проверки (экспертизы) закупочной процедуры и документации;
• особенности подготовки документов для претензионной работы;
• методологию проведения экспертизы соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта;
• этику делового общения и правила ведения переговоров;
• дисциплину труда и внутренний трудовой распорядок;
• требования охраны труда.

1.8. Руководитель контрактной службы в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период временного отсутствия руководителя контрактной службы (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Руководитель контрактной службы выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Получение информации о ходе исполнения обязательств поставщика (подрядчика, исполнителя), в том числе о сложностях, возникающих при исполнении контракта.

2.2. Проверка на достоверность полученной информации о ходе исполнения обязательств поставщика (подрядчика, исполнителя), в том числе о сложностях, возникающих при исполнении контракта.

2.3. Организация процедуры приемки отдельных этапов исполнения контракта и создание приемочной комиссии.

2.4. Привлечение экспертов, экспертных организаций к проведению экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги.

2.5. Взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта.

2.6. Применение мер ответственности и совершение иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта, в том числе организация включения в реестр недобросовестных поставщиков.

2.7. Осуществление проверки соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта.

2.8. Осуществление проверки соответствия фактов и данных при предоставлении (предъявлении) результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта.

2.9. Организация процедуры приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги и создание приемочной комиссии.

2.10. Привлечение сторонних экспертов или экспертных организаций для экспертизы (проверки) соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта.

2.11. Осуществление подготовки материалов для рассмотрения дел об обжаловании действий (бездействия) заказчика и для выполнения претензионной работы.

2.12. Составление и оформление по результатам проверки документа.

В случае служебной необходимости руководитель контрактной службы может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Руководитель контрактной службы имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Давать подчиненным ему работникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.3. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему работниками.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями организации по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы подразделения.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности и деятельности подчиненных ему работников.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.11. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель контрактной службы несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя контрактной службы осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя контрактной службы является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя контрактной службы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель контрактной службы обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителя контрактной службы для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю контрактной службы для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

У заказчика по 44-ФЗ должна быть контрактная служба. Она может быть организована как в виде отдельного структурного подразделения, так и без его создания. Вне зависимости от этого у контрактной службы должен быть руководитель. В этой статье поговорим о том, кто может им быть, и что ему следует делать.

Создание службы

Перед началом работы контрактной службы необходимо утвердить положение о ней (далее — Положение). Оно разрабатывается на основе Типового положения из приказа Минэкономразвития № 631. В Положении закрепляется регламент, в соответствии с которым будет действовать контрактная служба, и порядок ее взаимоотношения с другими подразделениями заказчика. Составляется документ сотрудником кадровой службы, а подписывается руководителем заказчика.

В Типовом положении сказано, что у контрактной службы обязательно должен быть руководитель. Как должна называться должность такого сотрудника, отдельно не оговорено. Если служба создается без образования структурного подразделения, то возглавить ее должен либо руководитель заказчика, либо один из его заместителей.

Довольно часто возникает вопрос: может ли занимать должность руководителя контрактной службы глава какого-либо подразделения компании? Например, главный бухгалтер. Речь о ситуации, когда служба не выделяется в отдельное подразделение. Ответ таков — Главбух может возглавлять контрактную службу лишь в том случае, если является заместителем руководителя заказчика.

Подтверждение полномочий руководителя

В Положении о контрактной службе необходимо определить основные полномочия руководителя. Более детально их прописывают в должностной инструкции. К моменту приема на работу руководителя контрактной службы либо возложения его обязанностей на сотрудника организации Положение должно быть утверждено. В него следует включить следующие данные относительно руководителя:

• название его должности;
• порядок подчинения, непосредственный руководитель;
• требования, которые предъявляются к лицу, занимающему должность: к образованию, дополнительной квалификации, а также знанию законодательства;
• права и обязанности, а также ответственность руководителя контрактной службы;
• полномочия, которыми он наделяется в рамках закупочной деятельности.

Кроме того, необходимо предусмотреть случаи, когда руководитель контрактной службы не сможет исполнять свои обязанности. Например, во время его отпуска. У руководителя для этой цели может быть заместитель. Либо он должен самостоятельно передать полномочия одному из сотрудников контрактной службы на время своего отсутствия.

Основные обязанности

Что должен делать руководитель контрактной службы? Круг его обязанностей довольно широкий. Вот лишь некоторые из них:

• разработка структуры контрактной службы, подбор состава и численности сотрудников;
• распределение функций и полномочий между сотрудниками;
• планирование работы службы, подготовка отчетов, информирование руководства заказчика о процедуре закупки;
• организация консультаций с поставщиками;
• организации общественного обсуждения закупки (если требуется), а также внесение изменений в документы, если их необходимо внести по итогам обсуждения;
• участие в разработке проектов контрактов;
• курирование вопросов банковской гарантии, получения и возврата средств для обеспечения заявок;
• участие в процессе обжалования закупки или ее результата.

Помимо всего прочего, заказчик может возложить на руководителя контрактной службы обязанности обеспечить ее работу. Другими словами, руководитель будет нести полную ответственность за деятельность службы и ее сотрудников.

Требование к руководителю

Все сотрудники контрактной службы, в том числе и руководитель, должны отвечать профессиональным стандартам. Что касается квалификации руководителя, то его трудовая функция, предусмотренная стандартом, заключается в следующем: организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд. Для осуществления этой функции нужен наивысший уровень квалификации — восьмой.

Руководитель контрактной службы должен иметь:

1. высшее образование (быть специалистом или магистром);
2. дополнительное профобразование (профессиональная переподготовка, повышение квалификации);
3. опыт работы не менее 5 лет в сфере закупок, из них не менее 3 — занимать руководящие должности.

Об ответственности руководителя

В соответствии с пунктом 10 упомянутого выше Типового положения о контрактной службе, ее руководитель является таким же сотрудником, как и любой другой. Если он допустит нарушение законодательства, то, будучи должностным лицом, понесет за это административную ответственность в соответствии со статьями 7.29–7.32, частями 7, 7.1 статьи 19.5, статьей 19.7.2 КоАП РФ.

Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу

(в ред. Федерального закона от 11.06.2022 N 160-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

1. Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает сто миллионов рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным).

(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. В случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает сто миллионов рублей и у заказчика отсутствует контрактная служба, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (далее — контрактный управляющий).

(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

3. Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.

4. Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:

1) утратил силу с 1 октября 2019 года. — Федеральный закон от 01.05.2019 N 71-ФЗ;

(см. текст в предыдущей редакции)

2) разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;

3) осуществляют подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках (в случае, если настоящим Федеральным законом предусмотрена документация о закупке) и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 360-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4) обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;

5) участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы;

(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

6) организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

7) осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

5. При централизации закупок в соответствии с частью 1 статьи 26 настоящего Федерального закона контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом и не переданные соответствующим уполномоченному органу, уполномоченному учреждению, которые осуществляют полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактная служба, контрактный управляющий несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий.

6. Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.

7. Руководитель заказчика, руководитель контрактной службы, работники контрактной службы, контрактный управляющий обязаны при осуществлении закупок принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», в том числе с учетом информации, предоставленной заказчику в соответствии с частью 23 статьи 34 настоящего Федерального закона.

(часть 7 введена Федеральным законом от 11.06.2022 N 160-ФЗ)

Должностная инструкция
руководителя контрактной службы

ОБРАЗЕЦ

Руководитель контрактной службы

_________________ __________________
     (наименование организации)
                                  УТВЕРЖДАЮ

          ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
                                           _________________ ______________
                                               (наименование должности)
00.00.0000              N 000              _________________ ______________
                                                 (подпись) (Ф.И.О.)
Руководителя контрактной службы            00.00.0000

1. Общие положения

1.1. Руководитель контрактной службы относится к категории «руководители».
1.2. На должность руководителя контрактной службы назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок либо профессиональное образование или дополнительное образование в сфере размещения заказов на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг) для государственных и муниципальных нужд <*>.
———————————
<*> До 01.01.2017. Впоследствии допускается только высшее профессиональное (дополнительное профессиональное) образование в сфере закупок.

1.3. Руководитель контрактной службы должен знать:
— законодательство Российской Федерации и иные нормативные правовые акты о контрактной системе в сфере закупок товаров (работ, услуг) для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
— принципы контрактной системы в сфере закупок;
— методы планирования закупок товаров (работ, услуг);
— методы обоснования цен товаров (работ, услуг);
— законодательство, регламентирующее отдельные виды договоров;
— правила приемки товаров (работ, услуг);
— требования к оформлению документов о приемке товаров (работ, услуг);
— основы трудового законодательства;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

    — _________________ _______________________ _________________.
                      (дополнительные требования к знаниям
                    исходя из специфики деятельности заказчика)

    1.4.    Руководитель    контрактной   службы   в   своей   деятельности
руководствуется:
    — Уставом (Положением) _________________ ___________________________;
                                      (наименование организации)
    — настоящей должностной инструкцией;
    — Положением о контрактной службе _________________ __________________;
                                            (наименование организации)
    — _________________ _______________________ _________________.
       (иные акты и документы, связанные с трудовой функцией специалиста)

    1.5. Руководитель   контрактной  службы   подчиняется   непосредственно
_________________ _______________________ _______________________.
                    (должность лица и наименование организации)
    1.6.  В  период  отсутствия  руководителя  контрактной службы (отпуска,
болезни   и   др.)  его  обязанности  исполняет  сотрудник,  назначенный  в
установленном  порядке,  который  приобретает соответствующие права и несет
ответственность  за  неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей,
возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Общее руководство деятельностью контрактной службы.
2.2. Организация взаимодействия контрактной службы с другими структурными подразделениями и комиссиями по осуществлению закупок.

3. Должностные обязанности

3.1. Руководитель контрактной службы:
1) распределяет обязанности между сотрудниками контрактной службы;

    2) представляет на рассмотрение _________________ _____________________
_________________ _______________________ _______________________
           (должность руководителя и наименование организации)
предложения о структуре и численности контрактной службы, о  назначении  на
должность    и    освобождении     от     должности     ее     сотрудников;
3) осуществляет общее руководство контрактной службы;
4) формирует план работы контрактной службы и представляет его на рассмотрение руководителя заказчика;
5) представляет руководителю заказчика ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные отчеты об осуществлении закупок, а при необходимости информацию об осуществлении любой закупки на любой стадии;
6) организует в случае необходимости консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвует в таких мероприятиях;
7) организует обязательное общественное обсуждение закупки, по результатам которого при необходимости осуществляет подготовку изменений для внесения в планы закупок, планы-графики, документацию о закупках или обеспечивает отмену закупки;
принимает участие в утверждении требований к закупаемым заказчиком отдельным видам товаров, работ, услуг и (или) нормативным затратам на обеспечение функций заказчика и организует их размещение в единой информационной системе (на официальном сайте);
9) участвует в рассмотрении дел об обжаловании действий (бездействия) заказчика, в том числе обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
    10) _________________ _______________________ _________________.
        (иные обязанности исходя из специфики деятельности заказчика) <**>
———————————
<**> Заказчик вправе возложить на руководителя контрактной службы не только обязанности по организации работы, но и непосредственную реализацию полномочий контрактной службы.

4. Права

4.1. Руководитель контрактной службы имеет право:
1) участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации;
2) по согласованию с руководством организации привлекать к решению поставленных перед ним задач сотрудников других подразделений;
3) запрашивать и получать от сотрудников контрактной службы и других структурных подразделений необходимую информацию, документы;
4) участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей;
5) ставить перед руководством организации вопросы о поощрении сотрудников контрактной службы, а также о применении к ним мер дисциплинарной ответственности;

    6) _________________ _______________________ _________________.
                                    (иные права)

5. Ответственность

5.1. Руководитель контрактной службы за допущенные им нарушения действующего законодательства, ненадлежащее исполнение своих обязанностей может быть привлечен к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.
5.2. Руководитель контрактной службы контрактов несет материальную ответственность за ущерб, причиненный в результате его неправомерных действий.

    С инструкцией ознакомлен(а):
_________________ _________________________ «____» _____________ 20___ г.
              (подпись) (Ф.И.О.)