Должностная инструкция
должности муниципальной службы начальника отдела делопроизводства администрации города Чебоксары
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела делопроизводства администрации города (далее — начальник отдела) замещает ведущую должность муниципальной службы в Реестре должностей муниципальной службы в Чувашской Республике.
1.2. Начальник отдела подчиняется непосредственно начальнику организационно-контрольного управления.
1.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности главой администрации города Чебоксары по представлению начальника организационно-контрольного управления и по согласованию с заместителем главы администрации – руководителем аппарата администрации города.
1.4. В период временного отсутствия его обязанности возлагаются на главного специалиста-эксперта отдела.
1.5. Начальник отдела делопроизводства в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Чувашской Республики, законодательными актами Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативными актами Президента Российской Федерации и Главы Чувашской Республики, Уставом муниципального образования города Чебоксары – столицы Чувашской Республики, решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов, Регламентом администрации города, постановлениями и распоряжениями администрации города Чебоксары, Положениями об организационно-контрольном управлении и отделе делопроизводства, настоящей должностной инструкцией и документами по системе менеджмента качества.
2. Должностные обязанности
2.1. Обеспечивает оперативное прохождение в администрации города Чебоксары документов и служебной корреспонденции, технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.
2.2. Контролирует прохождение, исполнение и оформление документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует по этим вопросам начальника организационно-контрольного управления и заместителя главы администрации города — руководителя аппарата.
2.3. Организует делопроизводство, документационное и техническое обслуживание деятельности подразделений администрации города Чебоксары.
2.4. Осуществляет документационное обеспечение заседаний администрации города.
2.5. Планирует и составляет отчет о деятельности отдела.
2.6. Разрабатывает схему прохождения документов в администрации города Чебоксары.
2.7. Готовит рекомендации и методические материалы по вопросам делопроизводства.
2.8. Формирует отчетно-аналитические сводные данные, необходимые для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины.
2.9. Проводит учебу сотрудников по работе с документами в структурных подразделениях администрации города Чебоксары.
2.10. Обеспечивает комплектование архива документами, сохранность, учет, качество обработки документов, создание научно-справочного аппарата, комплектование и использование документов, хранящихся в архиве.
2.11. Рассматривает обращения юридических лиц и граждан.
2.12. Осуществляет руководство деятельностью отдела, обеспечивает выполнение стоящих перед отделом задач и возложенных функций.
2.13. Организует и контролирует согласование проектов подготовленных структурным подразделением правовых актов с соответствующими управлениями, комитетами, отделами и другими подразделениями администрации города, с заинтересованными юридическими и физическими лицами, а также при необходимости обеспечивает проведение общественной экспертизы и оценки регулирующего воздействия нормативного правового акта.
При необходимости проведения антикоррупционной экспертизы правового акта осуществляет его направление в Прокуратуру Чувашской Республики. Заключение Прокуратуры Чувашской Республики является неотъемлемым приложением к правовому акту.
2.14. Соблюдает ограничения, не нарушает запреты, которые установлены Федеральным закономо муниципальной службе и другими федеральными законами.
2.15. Сообщает представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
2.16. Уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
2.17. Своевременно принимает меры по устранению причин коррупции в своих структурных подразделениях.
2.18. Соблюдает Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительного органа города Чебоксары – администрации города Чебоксары и служебный распорядок.
3. Должностные полномочия
Для исполнения должностных обязанностей начальник отдела имеет право:
3.1. Участвовать в обсуждении руководством администрации города Чебоксары вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы с документами.
3.3. Подписывать, визировать и заверять документы в пределах своей компетенции, заверять копии нормативных правовых актов администрации города Чебоксары.
3.4. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений администрации города Чебоксары исполнения документов в установленные сроки.
3.5. Проводить проверки организации документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации города и доводить итоги проверок до начальника организационно-контрольного управления и заместителя главы администрации города – руководителя аппарата для принятия соответствующих мер.
3.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением требований.
3.7. Запрашивать от структурных подразделений администрации города сведения, необходимые для работы.
3.8. Выполнять требования по улучшению результативности системы менеджмента качества управления посредством использования политики и целей в области качества.
3.9. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупку программных, технических средств и расходных материалов, связанных с делопроизводством.
4. Ответственность
Начальник отдела несет ответственность за:
4.1. Нарушение требований, установленных законодательством о муниципальной службе.
4.2. Невыполнение обязанностей и функций, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.3. Необеспечение установленного порядка работы с документами в администрации города Чебоксары.
4.4. Невыполнение указаний и поручений руководства.
4.5. Нарушение правил служебного распорядка администрации города, превышение должностных полномочий.
4.6. Несоблюдение норм и требований Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления города Чебоксары.
4.7. Несоблюдение ограничений, нарушение запретов, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, которые установлены законодательством о муниципальной службеи другими федеральными законами.
4.8. Несвоевременное сообщение представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов.
4.9. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления служебной деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.10. Непринятие мер по устранению причин коррупции в администрации города Чебоксары.
5. Служебные взаимоотношения
Начальник отдела взаимодействует с:
5.1. Администрацией Главы Чувашской Республики – по вопросам своевременного предоставления информации о ходе выполнения Указов, распоряжений Президента Российской Федерации и Главы Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики;
5.2. Структурными подразделениями администрации города – по вопросам деятельности отдела;
5.3.Чебоксарским городским Собранием депутатов;
5.4. Иными органами местного самоуправления.
6. Квалификационные требования
К должности муниципальной службы начальника отдела устанавливаются следующие квалификационные требования:
6.1. К уровню профессионального образования: наличие высшего образования.
6.2. К стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки:
наличие стажа муниципальной службы не менее двух лет или стажа работы по специальности, направлению подготовки не менее четырех лет, за исключением случаев, указанных в абзаце третьем настоящего раздела;
стаж муниципальной службы или стаж работы по специальности не менее одного года для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома.
6.3. Профессиональные требования, предъявляемые к знаниям:
Государственного языка Российской Федерации (русского языка);
основ Конституции Российской Федерации и Чувашской Республики;
Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
Закона Чувашской Республики от 05.10.2007 № 62 «О муниципальной службе в Чувашской Республике»;
Федерального закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 №273-ФЗ.
6.4. Профессиональные требования, предоставляемые к умениям:
решения поставленных задач;
работы с современной оргтехникой, программными продуктами и в сети Интернет;
подготовки внутренних и исходящих документов;
оперативной реализации управленческих решений;
эффективного планирования работы и рабочего времени;
анализа и прогнозирования;
ведения деловых переговоров;
учета мнения коллег и сотрудничества с коллегами;
соблюдения этики делового общения при взаимодействии с гражданами;
адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач;
организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями города Чебоксары;
систематического повышения своей квалификации;
своевременного выявления и разрешения проблемных ситуаций.
____________
Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства Администрации Таштыпского сельсовета
- Подробности
- Опубликовано: 07.11.2019 10:58
- Просмотров: 451
-
Распечатать
-
Отправить
Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства Администрации Таштыпского сельсовета. Скачать (формат — .doc)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель _________________ ___________
(наименование работодателя)
_____________________ /___________________
(подпись, Ф.И.О.)
Приказ от «___»__________ ____ г. N ______
Должностная инструкция
начальника (руководителя) отдела делопроизводства
(заведующего канцелярией)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела делопроизводства (заведующего канцелярией) (далее — Работник) _____ «____________» (далее — Работодатель).
1.2. Начальник (руководитель) отдела делопроизводства (заведующий канцелярией) относится к категории руководителей.
1.3. На должность начальника (руководителя) отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
1.4. Работник должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
— Единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации;
— организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— основы трудового законодательства Российской Федерации;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, правила пожарной безопасности;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— _________________ _______________________ _________________.
(виды, наименования и реквизиты других актов и документов)
1.5. Работник в своей деятельности руководствуется:
— Положением об отделе делопроизводства (канцелярии);
— настоящей должностной инструкцией;
— _________________ _______________________ _________________.
(иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью
Работника)
1.6. Работник подчиняется непосредственно _______________________.
1.7. Требования к квалификации Работника:
среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы
или
начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
2. Должностные обязанности Работника
2.1. Работник исполняет следующие должностные обязанности:
2.1.1. Организует работу канцелярии.
2.1.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.1.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.1.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.1.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
2.1.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.1.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.1.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.1.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
2.1.10. Руководит работниками отдела делопроизводства (канцелярии).
3. Права Работника
3.1. Работник имеет право:
3.1.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.1.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.1.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.1.4. Участие в обсуждении проектов решений руководства Работодателя.
3.1.5. Запрос и получение от структурных подразделений, работников необходимой для выполнения должностных обязанностей информации, документов.
3.1.6. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.1.7. Требование от своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.1.8. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.1.9. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Работодателя, касающимися его деятельности.
3.1.10. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
3.1.11. Представление на рассмотрение своего непосредственного Руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. _________________ _______________________ ________________.
(иные права)
4. Ответственность Работника
4.1. Работник привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение прямого действительного ущерба имуществу Работодателя — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. _________________ _______________________ __________.
5. Заключительные положения
5.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
5.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
_________________ ___________
(должность лица, составившего __________________ _____________________
должностную инструкцию) (подпись) (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.
Согласовано:
Юридическая служба __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.
Отдел кадров __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.
С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил) __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.
Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
1. Общие положения.
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением — указать конкретно).
1.2. Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей структурных подразделений предприятия.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа I категории не менее года.
1.4. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.5. В своей работе начальник отдела делопроизводства должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по делопроизводству. <…>
1.5.4. Регламентом работы аппарата управления предприятия.
1.5.5. … (иное — указать конкретно).
1.6. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.
1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства, возможности отдела по их выполнению.
1.6.4. Полномочия сотрудников отдела делопроизводства, график (режим) их работы.
1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.6. Основы организации работы аппарата управления предприятия.
1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.
1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.
1.6.9. Правила и нормы охраны труда.
1.6.10. … (иное — указать конкретно).
1.7. Начальник отдела делопроизводства должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч… (указать конкретно наиболее важные).
1.8. Начальник отдела делопроизводства подчиняется заместителю директора по управлению.
1.9. Начальнику отдела делопроизводства подчиняются все сотрудники отдела.
1.10. На время отсутствия начальника отдела делопроизводства его замещает начальник группы хранения документов.
2. Обязанности.
2.1. Начальник отдела делопроизводства обязан:
2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.
2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников отдела делопроизводства, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.6. Руководить планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение заместителя директора по управлению.
2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах отдела делопроизводства.
2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей отдела делопроизводства.
2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.1.11. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации.
2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.1.14. Осуществлять организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).
2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы отдела делопроизводства. <…>
2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.
2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.
2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.22. … (иное — указать конкретно).
3. Права.
3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
3.1.2. Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.
3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
3.1.5. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы отдела делопроизводства. <…>
3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства компании.
3.1.8. Требовать от сотрудников отдела делопроизводства своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.
3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.
3.1.11. … (иное — указать конкретно).
4. Взаимоотношения по должности.
4.1. Начальник отдела делопроизводства осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С заместителем директора по управлению — по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.
4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства — по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.
4.1.3. С начальниками структурных подразделений — по вопросам взаимодействия отдела делопроизводства с соответствующими подразделениями.
4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений — по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений). <…>
4.3. … (иное — указать конкретно).
5. Ответственность.
5.1. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.
5.1.2. За невыполнение решений заместителя директора по управлению.
5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.
5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях <…>