Должностная инструкция начальника отдела секретариата

П р а
к т и ч е с к о е з а н я т и е 6

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
ДОКУМЕНТЫ.

ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ

Т
е о р и т и ч е с к и е с в е д е н и я

Первичным
элементом структуры управления является
служебная должность. Формирование
системы должностей зависит от объема,
состава, характера функций , выполняемых
на данном предприятии, от разделения и
кооперации труда управленческих
работников. Должностные инструкции
являются действенным средством управления
и выполняют организационную,
регламентирующую и регулирующую роль.
Они позволяют обеспечить четкое
разграничение обязанностей и прав между
сотрудниками, исключить дублирование
в выполнении определенных трудовых
функций, позволяют обеспечить взаимосвязь
в работе сотрудников, занимающих
различные должности. Они позволяют
осуществить объективную оценку
деятельности сотрудников, служат
нормативной основой для применения к
ним мер воздействия.

Основой для
разработки должностных инструкций
служат должностные квалификационные
характеристики, приведенные в
квалификационном справочнике должностей
служащих, и соответствующие положения
о подразделении предприятия.

Инструкция –
правовой акт, содержащий правила,
регулирующие организационный,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций,
предприятий, их подразделений, служб,
должностных лиц и граждан.

Должностная
инструкция
– основной организационно-правовой
документ, определяющий задачи, функции
, основные обязанности и ответственность
сотрудника предприятия при осуществлении
им служебной деятельности согласно
занимаемой деятельности.

Целями разработки
должностной инструкции являются:

создание
организационно-правовой основы служебной
деятельности сотрудников;

повышение
ответственности сотрудника за результаты
его деятельности, осуществляемой на
основании трудового договора (контракта);

обеспечение
объективности при аттестации сотрудника,
его поощрении и при наложении на него
дисциплинарного взыскания.

Должностная
инструкция разрабатывается исходя из
задач и функций, возложенных на конкретное
структурное подразделение предприятия
в соответствии с его штатным расписанием.

Должностная
инструкция должна составляться по
каждой штатной должности предприятия,
носить обезличенный характер и объявляться
сотруднику под расписку при заключении
контракта, в том числе при перемещении
на другую должность, а также при временном
исполнении обязанностей по должности.

В должностной
инструкции указывают наименование
подразделения предприятия, конкретной
должности, реквизиты согласования и
утверждения.

Правовое
положение работника организации
регламентируется должностной инструкцией,
устанавливающей функции, права,
обязанности и ответственность должностных
лиц. Унифицированная структура текста
данного документа, согласно УСОРД
включает следующие разделы:

«Общие положения»
— содержатся основные сведения о
должности, наименование подразделения,
в котором работает сотрудник, занимающий
данную должность; нормативные документы,
которыми он руководствуется в своей
работе; его подчиненность; порядок
назначения и освобождения от должности;
минимально необходимый уровень
образования для данной должности;
квалификационные требования, предъявляемые
к сотруднику в соответствии с занимаемой
им конкретной должностью; перечень
структурных подразделений и отдельных
должностей сотрудников , непосредственно
подчиненных данному сотруднику по
службе (если таковые имеются); порядок
замещения сотрудника и исполнения
должностных обязанностей в случае его
временного отсутствия.

«Функции» —
раздел, где определяются основные
направления деятельности специалиста.

«Должностные
обязанности» — перечисление конкретных
задач, вытекающих из задач и назначения
данного подразделения, указание формы
участия специалиста в управленческом
процессе ( руководит, утверждает,
обеспечивает, подготавливает,
рассматривает, исполняет, контролирует,
согласовывает, представляет, курирует
и т.д.).

Кроме того, в
этом разделе могут быть указаны
обязанности сотрудника, возлагаемые
на него в соответствии со сложившейся
в данном структурном подразделении
практикой распределения иных обязанностей,
выполняемых данным подразделением по
решению руководителя структурного
подразделения.

«Права» —
следующий раздел. Раздел содержит
описание полномочий работника ,
необходимых для выполнения всех
предписанных ему действий. Здесь
указываются такие права работника, как
принятие решений , получение информации,
необходимой для работы, требования
выполнения определенных действий, право
визирования документов, осуществление
контроля.

«Ответственность»
— установление видов ответственности
за несвоевременное и некачественное
выполнение специалистом должностных
обязанностей и не использование
предоставленных ему прав , несоблюдение
требований должностной инструкции и
других нормативных документов. В этом
разделе формулируются содержание и
формы ответственности должностного
лица за результаты и последствия своей
деятельности. В данном разделе указывают
также , каким образом материально
ответственное лицо несет в соответствии
с законодательством РФ материальную
ответственность за ущерб, причиненный
предприятию.

«Взаимоотношения.
Связи по должности.» — перечисление
круга должностных лиц, с которыми
специалист вступает в служебные
взаимоотношения и обменивается
информацией, указание сроков получения
и предоставления информации, определение
порядка подписания, согласования и
утверждения документов.

В ГСДОУ
рекомендовано включать в должностную
инструкцию раздел «Оценка работы», в
котором должны быть перечислены критерии
оценки качества выполнения работников
своих функций и обязанностей, степени
использования прав т.д.

При разработке
должностных инструкций следует учитывать
наименование должностей, предусмотренных
ОК профессий рабочих, должностей служащих
и тарифных разрядов (ОКПДТР) и
охарактеризованных в квалификационном
справочнике должностей руководителей,
специалистов и других служащих.

Должностные
инструкции разрабатываются руководителями
структурных подразделений и ими
подписываются. При отсутствии структурных
подразделений инструкция составляется
специалистом, занимающим данную
должность, и им подписывается. Должностные
инструкции обязательно утверждаются,
как правило, первым руководителем
организации.

Должностная
инструкция должна быть согласована с
юридическим отделом (юрисконсультом)
предприятия. При необходимости она
согласовывается с другими функциональными
подразделениями предприятия и вышестоящим
руководителем, курирующим соответствующее
направление деятельности предприятия.

Согласованную
и утвержденную должностную инструкцию
заверяют печатью предприятия в и хранят
в отделе кадров предприятия в соответствии
с установленным порядком ведения
делопроизводства на предприятии.

Должностная
инструкция вступает в силу с момента
ее утверждения руководителем предприятия
или другим должностным лицом ,
уполномоченным на это и действует до
ее замены новой должностной инструкцией.

Должностные
инструкции должны быть заменены и
заново утверждены в следующих случаях:

• при изменении
  наименования организации или структурного
  подразделения;

• при изменении
  фамилии работника, замещающего данную
  должность (т.е. при увольнении прежнего
  работника и замене его другим), если
  инструкция в виде исключения была
  именной и содержала в заголовке к тексту
  фамилию и инициалы бывшего работника.

Распределение
должностных обязанностей между
руководящими работниками организации
устанавливается распорядительным
документом – приказом директора о
распределении обязанностей.

Требования
должностной инструкции являются
обязательными для сотрудника, работающего
в данной должности, с момента его
ознакомления с инструкцией под расписку
и до перемещения на другую должность
или увольнения с предприятия.

Таким образом,
разработка положений об отделах и
службах, должностных инструкций
исполнителям играет важную роль в
регулировании деятельности предприятия,
рациональной организации труда
работников, обеспечивает взаимоувязанное,
последовательное достижение целей,
поставленных перед предприятием.

Примерная должностная инструкция руководителя канцеля­рии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

______________________________
______________В.И. Петров

Наименование
организации Подпись

Дата

Должностная инструкция

руководителя
канцелярии (общего отдела, секретариата)

1. Общие положения

Назначение
должности

Документационное
обеспечение несекретного делопроизводства
в организации.

Структура
взаимодействия

Подчиняется
непосредственно руководителю предприятия.

Руководит
работой сотрудников канцелярии: ведущего
специа­листа, инспектора и четырех
делопроизводителей.

Взаимодействует
с заместителями руководителя, помощниками,
начальниками отделов, секретарями-референтами
по вопросам орга­низации делопроизводства,
работы информационной техники,
мате­риального обеспечения канцелярии,
приемных руководителя и его заместителей.

Нормативные
документы

В своей
деятельности руководствуется Конституцией
РФ, зако­нами Российской Федерации,
нормативными и распорядительными актами
Президента РФ, Федерального Собрания,
Правительства РФ, законами и иными
нормативными и правовыми актами области,
Инструкцией по делопроизводству,
Положением о канцелярии.

Назначение и
освобождение

Назначается
и освобождается от должности в порядке,
установ­ленном в организации в
соответствии с действующим
законода­тельством, регулирующим
трудовые отношения.

2. Обязанности

2.1.
Обеспечивает организацию и координирует
работу сотруд­ников канцелярии,
разрабатывает их должностные обязанности,
определяет степень ответственности.

2.2.
Участвует в разработке проектов
нормативных актов, выра­ботке порядка
работы с документами, вносит предложения
по его совершенствованию в организации…..

3.
Права

Имеет право:

3.1.
Обращаться к руководителю, его
заместителям, начальни­кам отделов
по вопросам организации делопроизводства,
испол­нительской дисциплины, работы
оргтехники…..

4. Ответственность

За
неисполнение или ненадлежащее исполнение
должностных обя­занностей, разглашение
сведений, известных в связи с исполнением
служебных обязанностей, несет
ответственность согласно КЗоТ РФ.

5. Профессиональные качества и знания

Знания

1. Основные
положения Конституции РФ.

2. Кодекс Законов
о труде РФ.

3. Устав области…..

Умение и качества

1. Представительские
качества.

2. Ответственность….

6. Квалификационные требования

Образование
—
высшее, желательно — высшее управленчес­кое.
Кроме того, повышение квалификации не
менее одного раза в пять лет по
специальности «Делопроизводство» (не
менее 72 ч) или переподготовка по
специальности «Государственное и
муни­ципальное управление» (500 ч).

Зам.
руководителя
Подпись
И.И.
Петров

Дата

Задание.

Разработать
стандарт предприятия «Разработка,
согласование и утверждение должностных
инструкций».

Примечание.

Отчет о выполнении
данной работы должен быть оформлен в
соответствии с требованиями стандарта
ГУЦМиЗ СТП 2.407.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

есть вот такой вариант

Должностная инструкция руководителя секретариата

Общие положения

1.1. Руководитель секретариата является служащим.
1.2. На должность руководителя секретариата назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Юриспруденция», стаж работы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее четырёх лет.
1.3. Руководитель секретариата назначается и освобождается от должности приказом __________________. Впервые назначенному на эту должность лицу, в соответствии с действующим федеральным законодательством, в целях проверки его соответствия замещаемой должности может устанавливаться испытательный срок.
1.4. Руководитель секретариата подчиняется непосредственно ________________________________;
1.6. Руководитель секретариата в своей работе руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;
— законами Российской Федерации;
— приказами и распоряжениями руководителя предприятия;
— инструкциями по делопроизводству;
— правилами внутреннего распорядка;
— настоящим должностным регламентом.

1.8. Права, обязанности, ответственность руководителя секретариата определяется настоящим должностным регламентом.
1.9. На время отсутствия руководителя секретариата (отпуск, болезнь, прочее) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Обязанности и права руководителя секретариата

2.1. Руководитель секретариата обязан:
— добросовестно исполнять свои должностные обязанности;
— исполнять приказы, распоряжения, указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий;
— поддерживать уровень квалификации, достаточной для исполнения своих должностных обязанностей;
— хранить служебную информацию, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;
— соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент, порядок работы со служебной информацией.

2.2. Руководитель секретариата как руководитель структурного подразделения обязан:

— осуществлять общее руководство деятельностью Секретариата, организовывать, координировать и контролировать его деятельность;
— отвечать перед руководителем за выполнение возложенных на Секретариат задач;
— регламентировать единые принципы в работе со средствами массовой информации;
— разрабатывать типовые документы;
— определять объем и характер информационных ресурсов;
— определять порядок доступа к информации для средств массовой информации и иных пользователей;
— контролировать исполнение приказов, распоряжений и указаний руководства по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата;
— принимать меры к созданию работникам Секретариата условий, необходимых для выполнения возложенных на них функциональных обязанностей;
— контролировать выполнение работниками Секретариата своих должностных обязанностей и правил внутреннего распорядка;
— распределять обязанности между работниками Секретариата;
— вносить предложения в Положение о Секретариате, должностные регламенты работников Секретариата;
— разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения по вопросам планирования работы Секретариата;
— просматривать поступающие на подпись документы для доклада руководителю предприятия;
— принимать к своему производству часть документов, поступающих из сектора делопроизводства, изучать их, готовить к докладу и докладывать председателю, выполняя полученные указания;
— организовывать своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству поступающих документов;
— осуществлять регистрацию исходящих документов;
— осуществлять контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки и в установленном порядке, за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
— разрабатывать мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;
— осуществлять контроль за правильностью оформления и формирования материалов и документов, подлежащих сдаче в архив;

2.3. Для выполнения возложенных на руководителя секретариата обязанностей он имеет право:

— знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;
— вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящим должностным регламентом обязанностями;
— использовать имеющиеся нормативные, статистические и другие материалы, необходимые для выполнения служебных функций;
— возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
— повышать свою квалификацию для полного и качественного выполнения обязанностей по должности;
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
— вносить предложения руководству о поощрении работников Секретариата;
— вносить предложения руководителям структурных подразделений о поощрении их сотрудников.

3. Ответственность руководителя Секретариата.

Руководитель Секретариата несет ответственность в установленном законом порядке за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей и соблюдение трудовой дисциплины, за сохранность служебной информации и документов.

Должностная инструкция руководителя секретариата разработана в соответствии с __________________________

Руководитель секретариата Правительства:

организует деятельность секретариата Правительства;

без доверенности представляет секретариат Правительства в отношениях с органами государственной власти, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами;

выдает доверенности;

подписывает приказы и распоряжения секретариата Правительства;

издает по предметам своего ведения распоряжения и дает поручения по вопросам деятельности секретариата Правительства;

согласовывает проекты постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства;

представляет на утверждение вице-губернатору – председателю Правительства положения о структурных подразделениях секретариата Правительства;

принимает решения о проведении конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Самарской области, назначении и освобождении от должности, заключении служебных контрактов и трудовых договоров, предоставлении отпусков, поощрении и применении мер дисциплинарного взыскания, присвоении классных чинов гражданским служащим секретариата Правительства, решает иные кадровые вопросы в отношении гражданских служащих секретариата Правительства и иных сотрудников секретариата Правительства, осуществляет иные права и обязанности представителя нанимателя (работодателя) в отношении сотрудников секретариата Правительства в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Самарской области;

утверждает штатное расписание секретариата Правительства в пределах утвержденных на соответствующий финансовый год бюджетных ассигнований на фонд оплаты труда;

заключает договоры и соглашения от имени секретариата Правительства;

утверждает должностные регламенты сотрудников секретариата Правительства;

осуществляет координацию деятельности органов исполнительной власти Самарской области в пределах предметов ведения секретариата Правительства;

направляет поручения вице-губернатора – председателя Правительства, первого заместителя председателя Правительства и Правительства руководителям органов исполнительной власти Самарской области для непосредственного исполнения;

формирует повестку дня заседания Правительства по мере готовности проектов правовых актов Правительства с учетом требований Регламента Правительства Самарской области;

возвращает проекты правовых актов, документы и материалы, представленные в Правительство органами государственной власти, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями с нарушением установленных правил;

докладывает Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, первому заместителю председателя Правительства о проектах постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, внесенных на рассмотрение Губернатора, Правительства в установленном порядке;

определяет состав лиц, приглашаемых на заседания Правительства;

координирует работу по подготовке текущих и перспективных планов работы Правительства;

запрашивает в установленном порядке необходимую информацию у органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан;

осуществляет прием граждан по вопросам, находящимся в ведении секретариата Правительства;

осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством и по поручению Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, первого заместителя председателя Правительства и Правительства;

несет персональную ответственность за выполнение функций секретариата Правительства структурными подразделениями секретариата Правительства.

ОАО «НОВОЕ КОЛЬЦО МОСКВЫ»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Новое кольцо Москвы»

_______________ В.Х. Жилов

«___» _______________ 2003 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего секретариатом

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая должностная инструкция определяет функции, права и обязанности заведующего секретариатом ОАО «Новое кольцо Москвы» (далее – Общество).
2. На должность заведующего секретариатом назначается лицо с высшим профессиональным образованием и опытом работы в области организации делопроизводства не менее 3-х лет.
3. Заведующий секретариатом назначается на должность приказом Генерального директора по представлению Управляющего делами.
4. В своей деятельности заведующий секретариатом руководствуется:

• инструкцией по делопроизводству, утвержденной Генеральным директором Общества;
• локальными нормативными актами Общества;
• настоящей должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями Генерального директора.

1. Заведующий секретариатом должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы, касающиеся деятельности Общества и ведения делопроизводства;
• организацию делопроизводства;
• правила орфографии и пунктуации русского языка;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации – ГОСТ Р 6.30-2003;
• схемы документооборота Общества;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной и офисной техники;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий секретариатом выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. обеспечивает ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Общества;

2.2. несёт личную ответственность за сохранность всех первых экземпляров документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Общества;

2.3. обеспечивает соблюдение Регламента по работе с документами;

2.4. формирует документы на подпись Генеральному директору;

2.5. осуществляет контроль за корпоративным стилем исходящей документации;

2.6. осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений Генерального директора и Правительства Москвы;

2.7. контролирует формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, их сохранность и сдачу в архив;

2.8. контролирует ведение оперативного учета прохождения документов;

2.9. определяет причины несвоевременного выполнения поручений Генерального директора;

2.10. информирует Генерального директора о состоянии исполнения его поручений;

1. руководит работой подчиненных лиц.
2. принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства в Обществе, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

3. ПРАВА

Заведующий Секретариатом имеет право:

1. Требовать от руководителей структурных подразделений и любых сотрудников Общества своевременного представления документов и информации руководству Общества в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Генеральным директором Общества;
2. Привлекать по согласованию с руководителями подразделений Общества для подготовки документов (проектов приказов, распоряжений и иных документов) любых сотрудников Общества по профилю их деятельности;
3. Возвращать сотрудникам Общества документы на доработку, оформленные с нарушением действующих правил и норм, изложенных в Инструкции по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003, Регламенте Правительства Москвы (утв. Постановлением Правительства Москвы от 17 сентября 2002 г. N 754-ПП);
4. Визировать документы, направляемые на рассмотрение Генерального директора, и принимать решения по вопросам, входящим в свою компетенцию, с уведомлением Управляющего делами и Генерального директора Общества;
5. Вносить предложения по совершенствованию работы Секретариата и Управления делами Общества, а также совершенствованию системы документооборота.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий секретариатом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

СОГЛАСОВАНО:

Управляющий делами А.Н. Лукьянов

Юрист Н.К. Евстратова

И.о. начальника отдела

управления персоналом Л.А. Артемов