Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря образец

Должностная инструкция
офис-менеджера [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

[подпись] /[расшифровка подписи]/

[число, месяц, год]

Время чтения: 3 минут(ы)

Офис-менеджер, совмещающий свою работу с функциями секретаря – должность, на которой сотруднику предстоит выполнять немало обязанностей. Этот специалист не только помогает руководителю, но и координирует деятельность многих подразделений организации. Чтобы ему было легче выполнять работу, должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря должна быть правильно составлена.

Как составить: общие положения

Любая должностная инструкция должна содержать раздел «Общие положения». В нее входят следующие пункты:

• категория, к которой относится сотрудник;
• требования к образованию и стажу работы кандидата на должность;
• в чьем подчинении находится специалист, кто из руководителей уполномочен принимать и освобождать его от занимаемой должности;
• законы, локальные нормативные акты и инструкции, которые обязан знать сотрудник.

Менеджер офиса с совмещением обязанностей секретаря – должность, играющая важную роль на любом предприятии. Такой сотрудник относится к категории специалистов. Большинство руководителей предпочитает принимать на нее специалистов с высшим образованием и стажем работы не менее года. Во многих компаниях предъявляются и требования к знанию иностранных языков.

Для успешной работы офис-менеджер с функциями секретаря должен знать:

• порядок оформления и хранения внутренних и других документов, относящихся к деятельности организации;
• правила пользования переговорным оборудованием и оргтехникой;
• требования к организации рабочего места, нормы санитарии охраны труда;
• штатное расписание компании, особенности функционирования каждого ее подразделения;
• правила делового этикета;
• требования, предъявляемые к дресс-коду.

В этом подразделе нужно постараться учесть все знания и персональные навыки, необходимые специалисту в работе. Как правило, он находится в непосредственном подчинении первого лица организации.

Должностные обязанности: на что имеет право сотрудник и его ответственность

Должностная инструкция офис-менеджера, который одновременно является и секретарем организации, содержит пункты о его правах, обязанностях и персональной ответственности.

Обязанности менеджера офиса с функциями секретаря:

1. осуществление организации документооборота внутри компании;
2. координация работы руководителя и всех подразделений в пределах предоставленных полномочий;
3. информирование директора о недостатках в организации работы фирмы, а также нарушениях внутренних правил распорядка.
4. контроль исполнения приказов руководства нижестоящими сотрудниками;
5. подготовка проведения заседаний, собраний и других внутренних мероприятий.

Офис-менеджер с функциями секретаря имеет право на:

• принятие самостоятельных решений, находящихся в пределах его компетенции;
• получение доступа к информации, необходимой для выполнения своих обязанностей;
• подготовку и вынесение на рассмотрение руководства рационализаторских предложений;
• своевременное получение заработной платы и премии за свой труд, которые предусмотрены коллективным договором;
• невыполнение поручений и обязанностей, которые противоречат закону или могут повлечь причинение вреда здоровью.

Кроме прав и обязанностей сотрудника, необходимо зафиксировать пределы его ответственности. Такой специалист не только помогает руководителю в работе, но и выполняет определенные руководящие функции. В связи с этим его ответственность значительно увеличивается.

Офис-менеджер с функциями секретаря отвечает за:

• ущерб, который причинен работодателю в результате противоправных действий или недобросовестности;
• разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании;
• игнорирование правил санитарии, норм противопожарной безопасности и внутреннего распорядка;
• выполнение своих обязанностей несвоевременно или ненадлежащим образом.

Образец должностной инструкции

Скачать образец рабочей инструкции офис-менеджера с функциями секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/KboPAuRM3TmdUP

От качественной работы офис-менеджера, совмещающего свою работу с функциями секретаря, во многом зависит успешная деятельность коллектива. Если составить ее грамотно, у сотрудника не возникнет вопросов, что входит в круг его обязанностей и на что он имеет право. Чем подробнее расписать все особенности этой должности, тем эффективнее будет работа компании.

0

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательна ли должностная инструкция?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Офис-менеджер: должностные обязанности

Приведем пример должностных обязанностей офис-менеджера в его должностной инструкции.

Скачать бланк должностной инструкции офис-менеджера можно

.