Должностная инструкция помощник менеджера по проектам

• Предоставить информацию
• Помочь в планировании
• Провести полевые проверки
• Передача информации
• Управление документами

Помощь и поддержка менеджера проекта в любой из его обязанностей является обязанностью помощника менеджера проекта. Поскольку менеджер проекта участвует в планировании, управлении и реализации проекта, ему потребуется помощь способного помощника, который будет сотрудничать во многих сегментах проекта. Помощник руководителя проекта поможет убедиться в том, что во время проекта ничего не случится, и при необходимости исправит ошибки. Помощники руководителей проектов могут работать в любом секторе бизнеса и обычно используются в строительной, военной и технологической отраслях.

Предоставить информацию

Исследование строительных норм, материалов и любой другой необходимой информации является обязанностью помощника руководителя проекта. Затем эта информация собирается в отчет и представляется ответственному руководителю проекта. Помощник руководителя проекта также может нести ответственность за передачу требований, процедур, сроков и других важных деталей проекта сотрудникам, работающим над проектом, посредством встреч, презентаций, письменных документов или других средств связи.

Помочь в планировании

На этапе планирования проекта помощник руководителя проекта отвечает за оказание помощи руководителю проекта в составлении планов проектирования, размещении материалов и расчете проектных затрат по проекту. Обязанностью помощника руководителя проекта является проверка всех планов и проектов и отсутствие ошибок. Он порекомендует решения любых проблем, возникающих в проектах, и сообщит обо всех своих проблемах руководителю проекта.

Провести полевые проверки

Наряду с руководителем проекта, помощник руководителя проекта будет проводить периодические проверки проекта. Он оценит работу, выполненную в соответствии с процедурами и политикой компании. Это отличается от компании к компании, но обычно включает проверку того, что материалы используются должным образом; соблюдаются строительные нормы, требования или другие правила; и графики следуют. В случае возникновения каких-либо проблем, помощник руководителя проекта обязан довести их до сведения руководителя проекта и, при необходимости, обновить планы проекта, чтобы учесть любые изменения в проекте.

Передача информации

Ассистент менеджера проекта обязан выступать в качестве связующего звена между высшим руководством и персоналом, передавая новую информацию от менеджера проекта персоналу. Это может быть связано с проведением встреч со старшим руководством и подготовкой заметок и отчетов для других сотрудников. Проведение еженедельных обновленных встреч с персоналом для передачи информации и оценки прогресса является обязанностью помощника руководителя проекта. Он также выслушает любые проблемы, которые могут возникнуть у персонала, и передаст их менеджеру проекта.

Управление документами

За организацию и обновление проектной документации отвечает помощник руководителя проекта. Проекты, графики и информация о поставщиках и другие справочные материалы должны храниться в безопасности и храниться в удобном месте. Помощник руководителя обеспечит доступность этих документов при необходимости. Любые изменения в проекте будут задокументированы помощником руководителя проекта и поданы вместе с другими проектными документами. Ведение стойки счетов и расходов является обязанностью помощника руководителя проекта, который будет регулярно представлять финансовые отчеты руководителю проекта.

FAQ — 💬

❓ Что должен делать помощник руководителя?

👉 Что должен уметь личный помощник руководителя

• составление рабочего и личного расписания руководителя;
• подготовка встреч и мероприятий (назначение, согласование и т. …
• работа с личными и деловыми письмами, звонками, бумагами;
• обеспечение психологического комфорта в офисе и не только;

❓ Что входит в обязанности помощника?

👉 Общие обязанности помощника руководителя

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. …
• координация деятельности руководства. …
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

4 May 2022

❓ Каким должен быть помощник руководителя?

👉 Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

❓ Кто такой помощник руководителя?

👉 Это человек, который прикреплен к руководителю и вполняет различного рода задачи: личные или бизнес-поручения. В настоящее время все больше и больше курсов для помощников посвящены важных навыкам в работе ассистента. И это неспроста: ведь ассистент — своего рода «человек-орекстр».

👉 На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации. 1.7. Помощник руководителя должен знать: • системы электронного документооборота, базы данных.

❓ Какие обязанности выполняет руководитель проекта?

👉 вносить предложения, касающиеся специфики деятельности проекта или улучшения работы организации; составлять и подписывать документы в рамках своей деятельности; получать путём составления и отправки запросов необходимую информацию и передавать её руководству;

❓ Кто оценивает работу руководителя проекта?

👉 Работу руководителя проекта оценивает его непосредственный руководитель или генеральный директор компании. Именно эти должностные лица обязаны вносить коррективы в проект или указывать работнику на недочёты. В любой момент в должностную инструкцию могут быть внесены изменения.

❓ Что регулирует Должностная инструкция помощника руководителя?

👉 Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности. 1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов. 1.3.

На HeadHunter сейчас более 8000 вакансий менеджеров проектов со средней заработной платой 150 000 ₽ в месяц и «потолком» в 400 000 ₽. Рассказываем, что это за специалисты, почему работодатели готовы им хорошо платить и с чего начать, если вы задумались о карьере менеджера проектов.

Чем занимается менеджер проектов

Менеджер проектов — специалист, который управляет проектами в компании. Его задача — привести проект к успеху в срок, используя для этого все ресурсы: деньги, команду, технологии. Например, компания хочет создать мобильное приложение или построить дом, менеджер проектов — это человек, который выслушает пожелания заказчика и передаст их команде, будет контролировать все этапы строительства и отчитается перед заказчиком о результате.

«Хороший менеджер проектов работает с рисками, то есть он всегда думает немного наперед и задает вопрос: „А что, если у меня сейчас уйдет один из двух андроид-разработчиков, потянет ли второй всю команду или наша разработка встанет?“

Или: у нас 15-го числа должен быть релиз, по плану мы успеваем закончить всё 14-го, а сегодня, например, 1-е, и нужно думать, что делать, если через пару дней что-то пойдет не по плану. Имея такой запасной план действий, гораздо проще управлять проектом и будешь меньше попадать в какие-то плохие ситуации».

Рома Ковалевский

Менеджер проектов в Banuba, белорусском AR-стартапе

Менеджер проектов участвует во всех этапах:

• общается с заказчиком;
• собирает требования к проекту;
• согласовывает бюджет и управляет им;
• дробит проект на мелкие задачи;
• ставит задачи исполнителям, следит за временем и ресурсами;
• выявляет риски и управляет ими;
• контролирует работу;
• ведет проектную документацию;
• принимает результат работы;
• презентует проект заказчику.

Давайте на примере. В IT-компанию приходит городское такси с задачей сделать мобильное приложение: «Что-нибудь похожее на Yandex Go». Вот примерные действия менеджера:

1. Общается с заказчиком и выясняет, какие у него требования к приложению и что в нём должно быть. Нужны ли карта и навигатор, калькулятор стоимости поездки, поиск ближайшего такси, чат для водителя и клиента, личный кабинет клиента с программой лояльности, раздел для водителей, прием платежей с карты.
2. Планирует и определяет, сколько нужно денег, в какие сроки сделать проект, какие нужны ресурсы.
3. Собирает команду.
4. Дробит проект на задачи поменьше, чтобы было удобнее делать и поручать разным специалистам.
5. Устанавливает для задач сроки, бюджеты и исполнителей из команды или нанимает фрилансеров.
6. Следит, чтобы все задачи были выполнены, постоянно поддерживает связь с командой и заказчиком, примиряет дизайнеров и разработчиков, решает проблемы и конфликтные ситуации.
7. Показывает готовое приложение заказчику. Отрабатывает возражения, собирает обратную связь и замечания, если надо переделать.

Какие навыки нужны менеджеру проектов

От компании к компании задачи менеджера проектов могут меняться: в IT нужно понимать, как строится разработка, в диджитале — уметь запускать рекламные кампании, в строительстве — знать, как строят дома. Идеально, если менеджер вырос в компании из технического специалиста и знает ее процессы изнутри.

Soft skills. В менеджере проектов ценят самостоятельность, целеустремленность, готовность принять решение и взять на себя ответственность.

Проектный менеджер много об­щается с командой и заказчиками, для него важны коммуникабельность и интерес к людям. Soft skills не по­лу­чит­ся вы­учить — только развить тренировками и практикой.

В профессии важно быть стрессоустойчивым. Даже когда в команде горят все дедлайны, а заказчик гневно размахивает веником — менеджер проектов должен оставаться спокойным, чтобы придумать, как выбраться из положения и довести проект до конца.

Hard skills. Свободно разговаривать на английском языке, понимать цикл разработки, управлять проектами и командой, составлять документы и отчеты. Если менеджер работает с разработчиками, ему необязательно уметь разрабатывать ПО, но, чтобы говорить с ними на одном языке, нужно знать хотя бы минимум.

«Мой рабочий день начинается в 11 утра. Стараюсь держать баланс, поэтому занимаюсь рабочими делами во внерабочее время только в экстренных случаях.

Первая задача каждый день — это планирование дня. Мне нужно проверить почту, поставить и обновить статус задач в Tick-Tick, понять, что нужно делать мне самому, а что — только контролировать. До часа дня мое самое продуктивное время: стараюсь сделать те задачи, которые требуют моего непосредственного участия.

Период с 12 до 14 часов — время, когда занимаюсь постановкой задач специалистам.

С 14 до 17 часов выделяю время на встречи с заказчиками.

С 17 до 18 часов обычно провожу собрания с командами. Не все команды работают по скраму, но если в текущий момент есть такие проекты — совещание проходит во второй половине дня».

Виталий Салахмир

Менеджер проектов в WaveAccess

«Когда я был руководителем проектов, каждое утро я садился и пробегал по списку задач на сегодня: что нужно сделать мне, а что — команде. Потом — небольшая встреча с командой или командами.

Половина дня — это встречи. Между звонками разрабатываешь планы, пишешь ТЗ, снимаешь блокировки у команды, общаешься с подрядчиками и бухгалтерией.

В работе мне помогает несколько практик:

— Всю информацию из головы я выгружаю в список задач. Так я не боюсь что-то забыть.

— Лучше сделаю хоть что-то сейчас, чем абсолютно всё, но потом.

— Делаю всё заранее. Я не тяну с выполнением до последнего момента, когда к одной срочной задаче добавляются еще две-три, которые тоже стали срочными, потому что ты на них забил. Поэтому, когда прилетают какие-то срочные внезапные задачи, у меня всегда есть время на них».

Дмитрий Иришев

Руководитель проектного офиса «СберМаркета»

Как стать менеджером проектов

В России на менеджеров проектов в институте не учат. У новичков в профессии есть два пути: самостоятельно обучиться и пройти стажировку или на текущем месте работы перейти с позиции технического специалиста.

Большинство случаев карьерного роста менеджера начинается с текущего места работы. Например, в разработке или тестировании будущий проектный менеджер дорастает для специалиста уровня сеньор, а дальше решает, куда расти. Бывшим разработчикам или тестировщикам проще всего: они знают процесс изнутри, остается только подтянуть гибкие навыки. Для менеджеров всё наоборот: они умеют вести проекты и управлять рисками, но не разбираются в специфике работы в IT.

Чтобы стать менеджером проектов, надо взять на себя больше организационной работы. Например, привести существующие процессы в компании в порядок или контролировать сроки всех задач.

Курсы. ПМ101 — бесплатный недельный курс от PMCLUB для знакомства с профессией. Поможет понять, подходит профессия или нет, получить основы и выбрать направление для развития.

«Управление проектами» — фундаментальный бесплатный курс от НИУ ВШЭ, длится 12 недель с домашними заданиями, финальным экзаменом и сертификатом об окончании курса.

После бесплатных курсов можно сдать экзамен на начальный сертификат, например CAPM от PMI. Это международный сертификат начинающего специалиста и самый эффективный способ подтянуть «матчасть». Чтобы его получить, нужно иметь 1500 часов опыта работы в сфере управления проектами или 23 часа обучения проектному менеджменту.

Как получить первую стажировку или работу

PM — важная должность в любой компании, он общается с клиентами, руководит процессами в проекте, и ошибки могут привести к большим потерям для бизнеса. И начинающему менеджеру даже после самых крутых курсов не доверят ведение крупного и важного проекта. Вначале необходимо пройти стажировку под руководством опытного менеджера. На старте обязанности стажера — малоинтересные и однообразные: выполнить мелкие поручения, написать технический отчет, разработать проект писем, смоделировать бизнес-процессы, тестировать информационные системы.

Написать в компанию, в которой хочется работать, и предложить себя в качестве стажера или младшего специалиста:

Первую работу нашел на хедхантере, без знакомств и рекомендаций. Ну и какие могут быть рекомендации у инженера, когда он идет в другую область — проектное управление. Искал на хедхантере по ключевым словам: «руководитель проекта», project manager.

Взяли меня в компанию по разработке электроники за то, что был опыт в разработке и немного опыта управления командой. А делать нужно было то же, что я делал раньше, — разрабатывать и руководить.

Дмитрий Иришев

Руководитель проектного офиса «СберМаркета»

Что почитать будущему менеджеру проектов

Настольная книга менеджеров проектов, карманная библия — PMBoK (Project Management Body of Knowledge) — это максимально полное изложение знаний по управлению проектами, которое признается специалистами во всем мире. На этапе знакомства с профессией эта книга скорее запутает и отпугнет. Ее читают менеджеры, которые уже прошли боевое крещение первыми проектами. Для начинающих PM рекомендуем прочитать:

1. Том ДеМарко «Deadline. Роман об управлении проектами». Четкие рекомендации и дельные советы по управлению проектами в яркой художественной оболочке.
2. Джозеф Хигни «Основы управления проектами». Автор описывает технологии управления проектами. Это практически пошаговая инструкция для выполнения любого проекта, основанная на личном опыте автора.
3. Кокс Джеф, Голдратт Элияху М. «Цель. Процесс непрерывного совершенствования». В книге — о том, как научиться управлять тем, что происходит. Книга построена в формате производственного романа.
4. Джин Ким «Проект Феникс». Книга посвящена технологии DevOps, автор в легкой художественной форме рассказывает, как ее применить, чтобы работа компании была более эффективной и дела шли в гору.
5. Ицхак Адизес «Стили менеджмента — эффективные и неэффективные». Книга о том, как создать профессиональную и взаимодополняющую команду, которая реализует миссию компании и успешно достигнет поставленных целей.

Советы коллег тем, кто хочет освоить профессию менеджера проектов

«Сперва я бы предложил задать себе вопрос: готовы ли вы много работать с людьми. Все люди разные: не все приятные, кого-то надо уговаривать, не со всеми получается приятный диалог. А разговоры с людьми — это будни менеджера, его рутинные задачи.

Если вы готовы, то помимо профессиональных навыков, которые вы получите на работе или курсах, важно иметь хороший английский, а также технический опыт. Если вы не умеете программировать, постарайтесь прокачаться в этой области. Можете попробовать сделать простое приложение сами. Если вы уже работаете менеджером, не стесняйтесь задавать вопросы программистам о том, как устроена их работа. Тем самым вы будете прокачивать техническую экспертизу», — Рома Ковалевский, менеджер проектов в белорусском AR-стартапе Banuba.

«Тем, кто начинает карьеру менеджера проектов, советую попасть в среду, где есть культура управления проектами. Туда, где есть те, кто поправит и подскажет. Плохой сценарий — когда ты единственный менеджер на всю компанию (такое может быть в небольших веб-студиях), на которого скидывают операционку. Еще нужно разобраться в отличиях проектной деятельности от операционки (business as usual) и не ставить себе ложных целей», — Виталий Салахмир, менеджер проектов в WaveAccess.

«Прежде всего — сесть и подумать, действительно ли вам это нужно (лучше потратить на это не один день, почитать отзывы реальных менеджеров проектов о работе), и если ответ положительный, то:

• много гуглить о менеджерстве проектов;
• пройти все бесплатные курсы, которые можно найти;
• вступить в специализированные группы для проектных менеджеров;
• много общаться с коллегами, заниматься нетворкингом прямо сейчас;
• заранее продумать баланс работы и жизни;
• прочитать книгу «Deadline. Роман об управлении проектами»;
• рассылать резюме везде, где только можно;
• использовать альтернативные каналы для поиска работы: нетворкинг, друзья, родственники, группы в фейсбуке (организация признана экстремистской и запрещена на территории России) и телеграме;
• ходить на всевозможные собеседования;
• сесть за рабочий стол — и после этого всего этого никогда ничего не бояться.

И еще: в тяжелые моменты встреч не забывать дышать, стараться не поддаваться эмоциям, а если чувствуете, что поддаетесь, — глубоко вдохните три раза. Всегда помогает», — Светлана, менеджер проектов в Dannie group.

«Пробовать. Любые наши действия приводят к результату. Негативного опыта нет, это мы его окрашиваем в негативные цвета. А опыт показывает, чего мы хотим, а чего — нет, и как добиться результата. Если знаний недостаточно, рекомендую заняться самообучением: пройти курс или прочесть профильную литературу», — Сергей, менеджер проектов в студии интернет-маркетинга.

«Выскажу непопулярное мнение: задайте себе вопрос — точно ли вы хотите быть руководителем проектов? Если есть возможность, то попробовать пройти стажировку — самый безопасный и комфортный способ проверить свои силы.

Управление проектами — это про:

• постоянный стресс;
• умение, а самое главное — желание договариваться;
• спокойно принимать тяжелые решения;
• упорство: ошибаться и снова пробовать.

Если это всё про вас, то добро пожаловать в клуб», — Дмитрий Иришев, руководитель проектного офиса «СберМаркета».

Помощник руководителя проекта — это специалист, который помогает планировать и координировать проекты, брать на себя административные обязанности и самостоятельно управлять некоторыми необходимыми элементами для обеспечения своевременного завершения проектов.

Используйте это описание вакансии помощника руководителя проекта для размещения объявлений о вакансиях и поиска квалифицированных кандидатов. Не стесняйтесь изменять обязанности и требования в зависимости от ваших потребностей.

Обязанности помощника руководителя проекта включают:

• Поддержка координации и управления проектами
• Общение с заинтересованными сторонами относительно потребностей и целей проекта
• Участие в планировании и разработке проектов

Краткое описание задания

Мы ищем помощника руководителя проекта, который присоединится к нашей команде и будет оказывать поддержку организации, обеспечивая надзор за проектами в рамках нашей организации.

В обязанности помощника руководителя проекта входит координация работы с различными отделами для обеспечения своевременного завершения проектов. Эта должность также отвечает за выполнение административных задач, таких как подготовка счетов, составление смет и планирование встреч по мере необходимости.

В конечном итоге вы будете работать с различными командами и заинтересованными сторонами, отслеживая ход реализации проектов и обеспечивая надзор, чтобы проекты были завершены в срок и в рамках бюджета.

Обязанности

• Изучение информации для оказания поддержки другим командам и отделам по мере необходимости
• Выполнять административные задачи, такие как подготовка счетов, смет, планирование встреч и т.д.
• Отслеживать и отчитываться о ходе выполнения проекта
• Выполнять любые задачи, поставленные руководителем проекта, эффективно и своевременно
• Выполнять другие обязанности, порученные руководителем проекта, упорядоченно и эффективно

Требования и навыки

• Подтвержденный опыт работы в качестве помощника руководителя проекта или на аналогичной должности
• Знание Microsoft Office и программного обеспечения для управления проектами
• Высокая организованность и способность работать в режиме многозадачности и контролировать несколько проектов одновременно
• Сильное внимание к деталям и навыки решения проблем
• Отличные коммуникативные навыки, как устные, так и письменные
• Требуется диплом о среднем образовании или его эквивалент
• Соответствующее обучение и/или сертификация в качестве помощника руководителя проекта

Часто задаваемые вопросы

Что делает помощник руководителя проекта?

Помощники менеджеров проектов обеспечивают бесперебойную работу проектов от начала до конца, помогая в планировании и выполнении. Они часто работают над более крупными и сложными задачами, помогая более опытным руководителям проектов или тесно сотрудничая с другим членом команды, который может дать рекомендации в случае необходимости.

Каковы обязанности и ответственность помощника руководителя проекта?

У помощника руководителя проекта много обязанностей, но обычно они сосредоточены на оказании помощи в организации и реализации проектов. Вы будете помогать координировать задачи, результаты и анализ данных, а также выполнять административные обязанности, такие как организация встреч или составление счетов-фактур, чтобы все шло по плану.

Что делает хорошего помощника руководителя проекта?

Хороший помощник руководителя проекта должен обладать отличными коммуникативными навыками, поскольку в ходе проекта он работает с несколькими командами и отделами. Они также должны обладать хорошими организационными навыками, чтобы управлять несколькими проектами одновременно и обеспечивать выполнение всех аспектов проекта в срок и в рамках бюджета.

С кем работает помощник руководителя проекта?

Помощник руководителя проекта будет работать с различными отделами, чтобы обеспечить своевременное завершение проекта, и, как правило, они работают под руководством руководителя проекта.