Должностная инструкция помощника менеджера по персоналу

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Ассистента службы управления персоналом.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность ассистента службы управления персоналом.
1.2. Ассистент СУП назначается на должность и освобождается от нее директором по персоналу.
1.3. Ассистент СУП подчиняется непосредственно директору по персоналу.
1.4. На должность ассистента СУП кадров может быть назначен сотрудник с полным средним образованием, имеющий опыт работы в качестве секретаря или ассистента от 1 года и навыки работы на ПК и оргтехнике.
1.5. В задачи ассистента СУП кадров входит – административное обеспечение поддержки работы службы управления персоналом.
1.6. Ассистент СУП в своей работе руководствуется трудовым законодательством, нормативными актами и настоящей должностной инструкцией.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Ассистент службы управления персоналом:
2.1. Выполняет печатные и множительные работы.
2.2. Осуществляет подготовку документов по просьбе директора по персоналу и  начальника отдела кадров.
2.3. Ведет оперативный учет прохождения документов в компании и определяет причины несоблюдения сроков, информирует об этом директора по персоналу.
2.4. Проводит еженедельную выдачу талонов на питание ответственным сотрудником структурных подразделений компании.
2.5. Организует хозяйственную деятельность службы взаимодейсвтуя с начальником АХО.
2.6. Осуществляет телефонные переговоры и помогать с организацией собеседований.
2.7. Ведет прием посетителей и кандидатов.

3. ПРАВА.

Ассистент СУП отдела кадров имеет право:
3.1. Обращаться к должностным лицам компании за предоставлением информации, необходимой для оформления документов и подготовки отчетов.
3.2. Требовать представления документов, оформленных надлежащим образом, исходя из требований внутренних нормативных актов компании.
3.3. Сообщать директору по персоналу о возникновении препятствиях для выполнения поставленных задач по вине третьих лиц.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

4.1. Ассистент СУП несет ответственность за:
— своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных должностной инструкцией;
— недостоверную информацию о состоянии дел и выполнении функциональных обязанностей;
— сохранение коммерческой тайны в пределах, определенных действующим законодательством и внутренними нормативными актами компании;
— не разглашение любой информации, полученной в результате профессиональной деятельности;
— правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;
— причинение ущерба (материального либо нанесению вреда деловой репутации) предприятию в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;
— невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора по персоналу;
— некорректное поведение в отношении сотрудников компании и сторонних лиц;
— нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
5. РЕЖИМ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы ассистента СУП определяется в соответствии с условиями трудового договора и правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью, ассистент СУП направлен в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Помощник по персоналу — это обученный человек, который ежедневно курирует административные и кадровые функции организации. Они предлагают административную поддержку всей рабочей силе и помогают менеджерам по персоналу с такими задачами, как найм и отслеживание кандидатов и расчет заработной платы. Читайте дальше, чтобы узнать больше об описании работы и зарплате помощника по персоналу. Насладиться поездкой!

Что такое помощник по персоналу?

Помощник по персоналу помогает в управлении наймом, администрированием льгот и ведением документации для других сотрудников компании в средних и крупных фирмах. Проще говоря, они являются посредниками между отделом кадров и остальной частью компании. Они обновляют записи о занятости и гарантируют, что новые сотрудники имеют доступ к инструментам, необходимым им для достижения успеха в своих ролях. Помощник по персоналу ведет точные файлы, избавляется от устаревших документов и общается с работниками, чтобы убедиться, что их контактная информация и другие важные документы обновлены.

Что делает помощник отдела кадров?

Помощники по персоналу отвечают за широкий круг задач, включая проверку кандидатов, найм и ориентацию. Эти люди также несут ответственность за разработку и соблюдение политик и процедур, направленных на повышение благосостояния работников. Они могут отвечать за начисление заработной платы, отчеты о сотрудниках или просто за общее содержание Отдел кадров.

Для эффективного общения и разрешения споров помощник по кадрам может также выступать в качестве связующего звена между отделом кадров и персоналом. Планирование встреч и ведение файлов сотрудников являются дополнительными обязанностями помощника по персоналу. Если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице в сфере управления персоналом и обладать сильными навыками межличностного общения и общения, эта позиция идеально подходит для вас. Вот что делает помощник отдела кадров:

№1. Помощь с административными задачами

Ведение файлов, рассылка почты и назначение встреч — это лишь некоторые из задач, которые могут входить в вашу компетенцию, поскольку вы помогаете эффективно управлять своим отделом.

№ 2. Обязательно ведите записи о сотрудниках

 Ведение точных внутренних записей может потребовать использования базы данных для записи информации о сотрудниках или инструмента расчета заработной платы для контроля рабочего времени.

№3. Помощь в процессах найма

Публикация или обновление объявлений о вакансиях в Интернете или в отраслевых периодических изданиях может помочь вашей компании достичь своих целей в области найма. Интервью и другое общение с кандидатами могут быть запланированы по мере продвижения процесса трудоустройства.

№ 4. Помощь с новыми сотрудниками

Вы можете организовать ознакомительные программы или учебные занятия, чтобы помочь в процессе адаптации. Вы также можете сообщить им о внутренних ресурсах и преимуществах.

Описание вакансии Ассистент отдела кадров

Ниже приведена должностная инструкция помощника по кадрам:

• Отвечайте на любые вопросы или запросы, связанные с HR, как внутри компании, так и за ее пределами.
• Хранить все данные о персонале в цифровом и электронном виде.
• Возьмите на себя инициативу в общении со многими сторонами, участвующими в системе льгот.
• Помогите с наймом, найдя потенциальных сотрудников, проверив их рекомендации и раздав контракты.
• Держите графики руководства отдела кадров в актуальном состоянии.
• Контроль заполнения бланков начисления заработной платы и льгот.
• Участие в процессах управления эффективностью сотрудников.
• Организуйте и отслеживайте встречи, интервью и расписания HR-мероприятий.
• Планировать и проводить семинары и мастер-классы.
• Посещайте ознакомительные занятия для сотрудников и записывайте обновления.
• Создание и отправка отчетов с подробным описанием операций HR в целом.
• Управляйте платежной ведомостью и исправляйте любые ошибки.
• Завершите собеседования при отъезде и документацию об увольнении.
• Узнайте о передовых стратегиях управления персоналом и реализуйте их.

Требования к помощнику по персоналу

• Степень бакалавра в области человеческих ресурсов или смежных 
• Обязателен опыт работы HR-менеджером от двух лет.
• Риск нарушения трудового законодательства и политики равных возможностей.
• Способен эффективно управлять HR-операциями и персоналом.
• Знание порядка начисления заработной платы.
• Экспертиза во всех аспектах человеческих ресурсов, включая лучшие практики.
• Превосходная способность выражать себя как в письменной форме, так и лично.
• Превосходно работает в условиях стресса и в условиях дефицита времени.
• Умение пользоваться электронной почтой, Microsoft Office и другими компьютерными бизнес-приложениями и коммуникационными приложениями.
• Превосходная способность к планированию и расстановке приоритетов.
• Умение критически мыслить и эффективно решать проблемы.
• Тщательное внимание к каждой детали.
• Способность точно понимать и выполнять указания.

Шаблон должностной инструкции помощника по персоналу

Нам нужно нанять помощника по персоналу с отличными организаторскими и межличностными способностями. Ассистент отдела кадров должен уметь эффективно работать в режиме многозадачности и мыслить концептуально. Вы должны быть надежным, способным точно следовать указаниям, а также работать в режиме многозадачности и приспосабливаться к лихорадочному темпу.

Помощник по кадрам нуждается в сильных способностях управления конфликтами и принятия решений, а также в знании взаимодействия с сотрудниками, управления персоналом и управления заработной платой и льготами, чтобы эффективно выполнять свои роли. Кандидаты, которые преуспеют в этой роли, будут творчески мыслить, дотошно планировать и быстро решать проблемы.

Навыки помощника по персоналу

Вы должны уметь пользоваться электронными таблицами, базами данных и программами обработки текстов, чтобы преуспеть в функции помощника по кадрам. Вам также нужны «мягкие навыки», такие как способность оставаться организованным и фокусироваться на тонкостях. Технические навыки, необходимые для должности помощника по кадрам, включают:

# 1. Компьютерные умения

Вам потребуются расширенные знания Microsoft Office, в частности Word и Excel, чтобы преуспеть в этой роли помощника по кадрам. Вы должны уметь писать профессионально звучащие письма, обновлять записи о сотрудниках с помощью программного обеспечения для обработки текстов и создавать простые математические и статистические расчеты и электронные таблицы. Вы также должны уметь составлять и отправлять электронные письма, а также создавать и представлять презентации с использованием соответствующего программного обеспечения.

№ 2. Администрирование базы данных

Вы должны быть знакомы с использованием и обновлением баз данных, поскольку помощники отдела кадров несут ответственность за ведение записей для существующих сотрудников, бывших сотрудников и потенциальных кандидатов.

# 3. организация

Помощники по кадрам отвечают за поддержание точных и актуальных систем регистрации, как цифровых, так и физических. Вы преуспеете в этой должности, если вам нравится сохранять порядок и вы имеете базовое представление о файловых системах.

№ 4. Сосредоточьтесь на деталях

Помощник по персоналу обычно занимается вводом данных и управляет огромными объемами данных, поэтому точность имеет решающее значение. Вам нужно знать, как вычитывать свою работу и создавать базовую стратегию поиска ошибок.

№ 5. Способность к самовыражению

Ассистент отдела кадров нуждается в отличных письменных и устных навыках общения для своей повседневной работы. Если вы хотите добиться успеха на этой должности, вам нужно быть хорошим слушателем и коммуникатором.

№ 6. Тайм-менеджмент

У вас должны быть отличные навыки тайм-менеджмента, так как помощник по персоналу часто отвечает за совмещение нескольких разных обязанностей одновременно. Успешное и своевременное завершение проекта возможно при наличии хороших навыков тайм-менеджмента.

№ 7. Осмотрительность

Помощники отдела кадров регулярно имеют дело с конфиденциальной информацией. Сохранение конфиденциальности конфиденциальных данных имеет важное значение для вашего успеха в вашей должности.

Помощник отдела кадров

Помощники по кадрам востребованы предприятиями во всех секторах, от банковского дела и финансов до рекламы и розничной торговли. Они проводят большую часть своего времени на рабочих местах в офисах.

Как стать помощником по персоналу

Ниже приведены шаги, которые необходимо предпринять, чтобы стать помощником по персоналу:

№1. Получить степень

Получение двухгодичного, четырехлетнего или высшего образования в соответствующей области, например, в области делового администрирования, является хорошим началом. Степень младшего специалиста может помочь вам быстрее найти работу, в то время как степень бакалавра может дать вам более глубокую подготовку и знания. Получение степени магистра — хорошая идея, если вы хотите в будущем работать в сфере управления персоналом.

№ 2. Получить работу начального уровня

Ищите работу на начальном уровне и начните свою профессиональную жизнь. Вы будете выделяться больше, если у вас есть ученая степень и вы сможете продемонстрировать свои знания в таких областях, как обработка текстов и ведение электронных таблиц.

№3. Получите реальный опыт

Планируйте работать на одной или двух должностях начального уровня в течение трех или более лет, чтобы получить административный опыт, необходимый для многих должностей помощника по кадрам.

№ 4. Приобретайте полезные компетенции

Ищите способы улучшить свои технические и социальные навыки по мере продвижения по карьерной лестнице. Например, вы можете подумать о том, чтобы записаться на курсы, чтобы отточить свои навыки межличностного общения.

№5. Получить сертификат

Получение сертификата SHRM или HRCI — отличный способ показать миру, что вы серьезно настроены. Оба требуют формального обучения после окончания средней школы, а также профессионального опыта и прохождения теста.

• PHR: Вам потребуется степень бакалавра, два года опыта работы в сфере управления персоналом и проходной балл на экзамене из 150 вопросов, чтобы получить этот сертификат Института сертификации кадров.
• ШРМ-КП: Чтобы получить этот сертификат, вы должны сдать экзамен из 160 вопросов и иметь либо степень младшего специалиста и три года соответствующего опыта, либо степень бакалавра и один год опыта работы в сфере управления персоналом. 

Зарплата помощника по персоналу

В среднем зарплата помощника по кадрам составляет 45,176 XNUMX долларов. На заработную плату помощника по кадрам могут влиять такие факторы, как многолетний опыт, уровень образования и география.

Требования к образованию и обучению помощника по персоналу

Для должности помощника по кадрам требуется степень младшего специалиста в области управления персоналом или в смежной области, такой как управление персоналом или деловое администрирование. Специалисты по управлению персоналом пользуются большим спросом у большинства работодателей. Степень магистра делового администрирования (MBA) со специализацией в области управления человеческими ресурсами может быть желательной, если в будущем появится должность в отделе кадров высшего уровня.

Обучение помощника по кадрам должно включать использование всего программного обеспечения и инструментов, используемых вашей командой по кадрам. Если в вашей организации используется проприетарное программное обеспечение, отдайте предпочтение найму людей, имеющих опыт работы с аналогичным программным обеспечением.

Требования к опыту помощника по персоналу

Идеальный кандидат на должность помощника по кадрам должен иметь соответствующий опыт работы от трех до пяти лет. Они должны быть знакомы с процедурами расчета заработной платы и трудовым законодательством. Способность хорошо общаться и хорошо работать с другими имеет решающее значение для этой роли. Навыки помощника по кадрам должны включать в себя способность выявлять проблемы и находить действенные решения.

Какими качествами должен обладать помощник отдела кадров?

Поскольку должность помощника по персоналу является начальной, кандидаты должны продемонстрировать сильные межличностные и организационные навыки. Опыт в таких областях, как ввод данных, прием и канцелярская поддержка, часто свидетельствует об успехе в роли помощника по кадрам. Помощники по персоналу имеют дело с большим количеством личных данных, поэтому важно нанимать только тех, кто может доказать свою надежность на протяжении всего процесса подачи заявки. Резюме должно выглядеть профессионально и не содержать ошибок, чтобы показать, что соискатель способен вводить данные и писать заметки.

Что именно делает помощник по персоналу весь день?

Помощники по персоналу проводят большую часть своего времени в офисе в обычные рабочие часы. Это те, кто отвечает на электронные письма и связывает сотрудников с нужными людьми, когда у них есть вопросы. Секретари отдела кадров пишут и хранят меморандумы с подробным описанием изменений в политике. Помощники по персоналу часто несут ответственность за обновление различных баз данных компании новыми данными. Они распечатывают копии файлов и перепроверяют введенные данные. Помощник отдела кадров заканчивает рабочий день, занимаясь печатью, копированием и отправкой по почте.

Каковы ключевые навыки помощника по персоналу?

• Знания и опыт работы с персоналом.
• Хорошие навыки презентации.
• Многозадачность.
• Лидерские способности.
• Мотивация.

В чем разница между HR-менеджером и HR-ассистентом?

Обязанности сотрудника отдела кадров более сложны, чем у помощника отдела кадров. В то время как последний в первую очередь отвечает за административные задачи, первому может быть поручено руководство политикой, проведение встреч, таких как выходные интервью, и принятие решений, например, о том, какие полисы медицинского страхования использовать.

Какой уровень у помощника по персоналу?

Поскольку должность помощника по персоналу является начальной, кандидаты должны продемонстрировать сильные межличностные и организационные навыки.

Как подготовиться к должности ассистента отдела кадров?

• Квалификация в области управления персоналом или смежной области.
• Опыт работы от двух лет на аналогичной должности.
• Организаторские способности и внимание к деталям.
• Знание трудового законодательства и трудового законодательства.
• Общее понимание практики расчета заработной платы.

Как подготовиться к собеседованию с сотрудником отдела кадров?

Просмотр типовых вопросов и изучение успешных стратегий собеседования — отличный подход к подготовке к собеседованию. Лучшие кандидаты пойдут дальше этого и рассмотрят и подготовятся к вопросам, которые относятся конкретно к должности, на которую они претендуют.

Заключение

Вы можете значительно повлиять на бизнес, выбрав карьеру помощника по кадрам. В этой роли вы можете нести ответственность за просмотр заявлений, организацию собеседований, организацию ориентаций и обучение новых сотрудников. Так почему бы не заняться этой карьерой сегодня?

Статьи по теме

• ЗАРПЛАТА HR-МЕНЕДЖЕРА: сколько зарабатывают менеджеры по персоналу в 2023 году?
• Координатор отдела кадров: должностная инструкция и зарплата
• HR-МЕНЕДЖЕР: определение, обязанности, заработная плата, навыки и квалификация
• HR АНАЛИТИКА: актуальность, примеры, курсы, вакансии
• Управление человеческими ресурсами: определение и руководство для малого бизнеса

Рекомендации

• betterteam.com
• 4cornerresources.com
• indeed.com

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция ассистента по подбору персонала

              № 216-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Ассистента по подбору персонала ООО «Бета».

1.2. Ассистент по подбору персонала назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению менеджера по подобру персонала.

1.3. Ассистент по подбору персонала подчиняется непосредственно менеджеру по подобру персонала.

1.4. На должность Ассистента по подбору персонала назначается лицо, имеющее среднее общее образование и прошедшее профессиональное обучение (программы профессиональной подготовки), без предъявления требований к опыту практической работы.

1.5. Ассистент по подбору персонала должен знать:
– основы трудового законодательства РФ;
– законодательство РФ о персональных данных;
– методики психологической и профессиональной адаптации работников;
– основы делопроизводства и документационного обеспечения управления;
– этические нормы при работе с кандидатами, работодателями;
– информационно-коммуникационные технологии поиска кандидатов;
– источники информации о кандидатах;
– технологии анализа резюме кандидата;
– технологии проведения собеседований;
– инструменты оценки и тестирования кандидатов;
– технологии организации собеседований;
– технологии проверки рекомендаций с прежних мест работы кандидатов;
– методы анализа и мониторинга рынка труда, ситуацию на рынке труда;
– основы организации кадрового делопроизводства;
– основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда;
– этику делового общения;
– правила пользования офисной техникой, средствами коммуникаций и связи.

1.6. В своей деятельности Ассистент по подбору персонала руководствуется:
– нормативными актами и методическими материалами, регламентирующими организацию кадровой работы и деятельность кадровой службы;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Ассистента по подбору персонала его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Ассистент по подбору персонала выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Ведет поиск кандидатов в соответствии с профилем должности по информационным базам данных, с помощью рекламы в средствах массовой информации, в сети Интернет, изучает резюме соискателей на вакантные должности.
2.2. Проводит телефонные переговоры с соискателями на вакантные должности, приглашает соискателей на собеседования.
2.3. Организует проведение собеседований, анкетирование и тестирование соискателей.
2.4. Предоставляет кандидату обратную связь по итогам собеседований с работодателем.
2.5. Контролирует выход кандидатов на работу. Организует оформление приема их на работу.
2.6. Обеспечивает ведение базы данных вакансий и свободных рабочих мест и поддержание в актуальном состоянии содержащейся в ней информации.
2.7. Составляет отчеты о проделанной работе и представляет их непосредственному руководителю.
2.8. Систематически проводит анализ рынка труда.

3. ПРАВА

Ассистент по подбору персонала имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности Ассистента по подбору персонала.
3.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно—технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ассистент по подбору персонала несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Ассистента по подбору персонала определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Ассистента по подбору персонала в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2015.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

________________ Н.И. Краснова

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Должностная инструкция ассистента по подбору персонала

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.