Должностная инструкция помощника начальника производства

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:

2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.

III. Права помощника руководителя

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность помощника руководителя

Помощник руководителя несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

0

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательна ли должностная инструкция?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Должностные обязанности заместителя директора по производству

Приведем пример должностной инструкции заместителя директора по производству.

Скачать бланк должностной инструкции заместителя директора по производству можно

.

Должность помощника или ассистента руководителя многие
кандидаты зачастую рассматривают как стартовую. Теоретически для того, чтобы
претендовать на эту позицию, необходимо иметь высшее образование, иногда
требуется знание одного или нескольких иностранных языков.

Между тем сегодня большинство руководителей, равно как и их
подчиненные, работают в режиме многозадачности. В этих условиях руководителю
важно иметь рядом с собой профессионального ассистента, способного стать его
правой рукой в решении многих управленческих и оперативных задач.

Помощники топ-менеджеров, имеющие за плечами опыт работы,
понимают: для того, чтобы стать профессионалом своего дела, необходимо
постоянное самообразование, часто – дополнительное профессиональное образование,
которое позволило бы глубже понять специфику деятельности организации и
потребностей ее руководителя. Попробуем разобраться, в чем заключаются особенности
работы помощника руководителя производственного предприятия.

Производство изнутри

В широком смысле производственная компания – это компания, которая
занимается производством какой-либо материальной продукции или оказанием материальных
услуг (например, производство косметики, продуктов питания, строительных
материалов и т.п.). Это может быть как мелкосерийное/штучное, так и массовое
производство. Такое предприятие предполагает наличие производства (фабрики,
завода и т.п.), управление которым напрямую и/или через начальников
специализированных отделов осуществляет руководитель организации.

Производственная компания получает прибыль, выпуская
определенную продукцию. Исходя из этого главная задача управления
производственной компанией – обеспечить бесперебойный выпуск этой продукции, а
для этого нужны ресурсы: материальные, технические, кадровые, документационные,
информационные. И хотя «офисные» службы и отделы предприятия призваны лишь обслуживать
производственный процесс, а основной деятельностью занимаются технические
специалисты и сотрудники завода, все же роль каждого отдела и специалиста также
очень значима: эффективное взаимодействие и нацеленность на общий результат ведут
компанию к успеху и процветанию.

Структура производственного предприятия

Рассмотрим примерную структуру производственного предприятия
и особенности организации делопроизводства и административной поддержки
руководителя на примере асфальтобетонного производства. Основным видом
деятельности такого предприятия является производство асфальтобетонных смесей и
строительство дорог (работы по устройству дорожных покрытий, ремонт и
обслуживание дорог, асфальтирование тротуаров и мостов, земляные и
подготовительные работы).

НАША СПРАВКА

Асфальтобетонные смеси, или асфальтобетон, – это
строительный материал из смеси щебня, песка, минерального порошка и битума. Асфальтобетон
производится по определенному «рецепту», составленному в соответствии с ГОСТ
или техническими условиями заказчика.

В общем виде штатную структуру производственной компании можно
представить следующим образом:

• руководители
  высшего звена,
• руководители среднего и низшего звена,
• специалисты,
• служащие
  или технические исполнители,
• рабочие.

При этом в количественном соотношении рабочие завода и
производители работ составляют основную часть штата организации. Таким образом,
если количество руководителей составляет, к примеру, 10 человек, специалистов –
25 человек, то количество сотрудников производства и рабочих завода может
достигать 200–300 и более человек.

Подробная структура асфальтобетонного производства
представлена на Схеме 1.

Приведенная на Схеме 1 структура производственной компании,
в данном случае – асфальтобетонного производства, является примерной. Так, если
в организации нет должности директора по производству, все отделы и участки
подчиняются генеральному директору компании. Если есть должность директора по
производству, то производственные отделы и участки находятся у него в
подчинении, а он подчиняется генеральному директору. В некоторых случаях
контроль работы технических отделов и специалистов может быть передан главному
инженеру, тогда в структуре организации может быть создана Служба главного
инженера, в которую входят технические отделы и производственные участки.

На Схеме 1 видно, что условно всех сотрудников
производственного предприятия можно разделить на «офис» и «производство» и,
соответственно, на этом основании можно разделить все документы на два массива.
В дальнейшем такое деление упростит процедуру архивации и поиска по документам.
В особую группу необходимо выделить документы, связанные непосредственно с
генеральным директором, поскольку позиция ассистента руководителя предполагает
в первую очередь выполнение поручений непосредственного руководителя. В эту
группу могут входить личные документы руководителя, конфиденциальные поручения,
аналитические справки по горящим вопросам, а также документы особой важности.

КСТАТИ

Как правило, руководителями и сотрудниками офисных служб
являются специалисты с высшим профессиональным и средним специальным
образованием, в то время как рабочие и производители работ имеют среднее специальное,
а зачастую только среднее образование. Это необходимо учитывать при выстраивании
взаимоотношений с различными отделами, специалистами и производственными
участками компании, а также организации системы делопроизводства.

Обязанности помощника руководителя производственного
предприятия условно можно разделить на две группы:

1) связанные с организацией документооборота и ведением
делопроизводства;

2) связанные с выполнение поручений руководителя по кругу
вопросов, находящихся в его ведении, по сути – оперативная работа по плану
руководителя.

Рассмотрим подробнее каждую из этих групп.

Делопроизводство и документооборот

■ Разработка
Положения о документообороте и Инструкции по делопроизводству. Прежде чем
приступать к разработке этих документов, помощнику руководителя необходимо
ознакомиться с особенностями каждой службы и отдела компании, изучить положения
об отделах и службах, собрать максимально полную информации о видах документов,
издаваемых в организации, и потребностях каждого отдела по части документационного
обеспечения.

При разработке данных документов важно эффективное
взаимодействие помощника руководителя и юридической службы, отдела персонала,
руководителей служб/отделов, с которыми проводится согласование проекта
указанных документов перед их утверждением руководителем предприятия.

■ Разработка
Регламента согласования документов. Поскольку Положение о документообороте и
Инструкция по делопроизводству, как правило, являются достаточно объемными по
содержанию документами, необходимо разработать Регламент согласования
документов в организации и прописать в нем пошаговый алгоритм согласования
отдельных видов документов.

При разработке Регламента согласования документов также необходимо
участие юридической службы и руководителей служб и отделов.

■ Подготовка
проектов приказов и распоряжений. Руководитель дает поручения сотрудникам
посредством приказов и распоряжений. Помощник руководителя готовит проекты
приказов и распоряжений, оформляет их, при необходимости – проводит
согласование текста приказа с юридической службой, после чего доводит приказы
до сведения работников и контролирует их исполнение.

На производственном предприятии издается также ряд
специфических приказов (например, касающихся вопросов экологии, сертификации
продукции, связанных с деятельностью определенного производственного участка и
др.). Исходя из задач и деятельности отделов, служб, участков помощник
руководителя может классифицировать приказы по участкам или определенным
вопросам. В последующем это облегчит подготовку аналогичных приказов, поиск
приказа, поиск ответственного за исполнение приказа и т.п.

Совместно с руководителями служб, отделов, участков
необходимо также определить порядок доведения приказов и ознакомления с
приказами и распоряжениями руководителя сотрудников компании, занятых на
производстве или на строительном объекте.

Руководитель должен быть проинформирован о ходе и результатах
исполнения приказа.

■ Помощь
сотрудникам в подготовке документов. Рабочие и технические специалисты часто не
имеют достаточных навыков работы с офисной техникой, и одной из функций помощника
руководителя является помощь сотрудникам компании в подготовке различных
документов: оформление служебной записки, создание печатной или скан-копии
документа, отправка информации по электронной почте.

■ Организация
обмена информацией и документами. В ситуации, когда часть сотрудников находится
на производстве, часть – на строительном объекте, обмен документами зачастую
происходит через помощника руководителя. Это приводит к тому, что у него оказывается
множество оперативных документов, различных справок, чертежей, текущих отчетов,
которые не требуют постоянного хранения.

Для упрощения обмена информацией и документами между
отделами, участками и отдельными сотрудниками помощнику руководителя
рекомендуется организовать временное хранение документов. Для этого необходимо
создать отдельные дела (папки или настольные лотки) в соответствии с
наименованиями участков/отделов. Лотки могут находиться в общем доступе для
всех сотрудников: при отсутствии помощника руководителя на месте любой
сотрудник будет знать, где ему забрать нужный документ или куда положить для
передачи, к примеру, на производственный участок.

■ Обработка
входящей/исходящей корреспонденции. Если на производстве нет секретаря или
ответственного за делопроизводство, то помощник руководителя должен найти
наиболее удобный способ передачи корреспонденции сотрудникам производства из
офиса. Часто на исходящем письме требуется подпись сотрудника, который
постоянно не находится в офисе. В этом случае нужно найти способ своевременно
сообщать этому сотруднику о необходимости посетить офис и подписать какой-либо документ.

НАШ СОВЕТ

Для упрощения поиска, архивации и систематизации писем можно
разделить журнал регистрации корреспонденции по службам/отделам/участкам.

При отправке исходящей корреспонденции, еще перед
подписанием письма руководителем, необходимо оформить все приложения к письму,
а если исполнитель их не предоставил, необходимо их запросить. Все приложения
должны храниться вместе с исходящим письмом в папке «Исходящая корреспонденция»,
а в случае, если нет возможности оставить оригинал приложения, нужно сделать
копию. Это особенно важно при подготовке сопроводительных писем, приложениями к
которым являются налоговая отчетность, финансовые документы, договоры и
приложения к ним, коммерческие предложения и расчеты, прайс-листы, сметная
документация, чертежи и схемы и др.

■Подготовка совещаний. О проведении оперативного или технического совещания у
руководителя предприятия руководители отделов, производственных участков,
отдельные сотрудники, приглашенные на совещание, должны быть уведомлены
заранее. Поскольку большая часть сотрудников находится за пределами офиса,
сообщить о проведении совещания необходимо по телефону. Если сотрудник или
руководитель отдела не имеет возможности участвовать в совещании, об этом нужно
сообщить руководителю предприятия до начала совещания, т.к., возможно, участие
конкретного сотрудника в совещании является принципиально важным.

■ Разработка
Положения о печатях и штампах. Положение о печатях и штампах в организации, как
правило, разрабатывает юридическая служба, а у помощника хранится копия, чтобы
в необходимых ситуациях он мог проверить наличие необходимой печати или штампа
и подписи ответственного лица.

Если разработка этого документа была возложена на помощника
руководителя, то нужно учесть, что зачастую производственные участки и отделы
на заводе имеют свои штампы. В Положении о печатях и штампах необходимо сделать
оттиск (образец) штампа, указать ответственного за хранение и использование
штампа, а также виды документов, на которых он проставляется.

Оперативная работа по плану руководителя

■ На
производственном предприятии особую важность имеют вопросы, связанные с охраной
труда. Работодатель обязан заботиться о здоровье и сохранении жизни своих
работников, а значит, создать для них безопасные условия труда, разработать
систему управления охраной труда. За несоблюдение законодательства в области
охраны труда предприятие может быть привлечено к административной и даже
уголовной ответственности.

Ответственным за охрану труда на производственном
предприятии, как правило, является инженер по охране труда. Он разрабатывает и
внедряет систему охраны труда на предприятии, планирует мероприятия,
направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций на производстве, проводит
первичный инструктаж по технике безопасности для новых сотрудников, а также
разрабатывает долговременный план вторичных инструктажей и других мероприятий
по охране труда. Инженер по охране труда должен иметь специальное образование в
области охраны труда и необходимые документы, дающие право обучения других
сотрудников.

При получении от руководителя задания, касающегося охраны
труда, помощнику нужно организовать совместную работу с инженером по охране
труда.

Поскольку помощник руководителя часто оказывает помощь отделам
и сотрудникам в поиске и передаче (обмене) документами и информацией, ему
рекомендуется иметь копии основных документов по охране труда (положений, инструкций
и др.).

Кроме того, в обязанности помощника руководителя, как
правило, входит:

• регистрация
  и хранение оригиналов приказов, издаваемых инженером по охране труда;
• своевременное
  доведение содержания приказов до ответственных лиц;
• контроль
  сроков действия выданных сотрудникам удостоверений по охране труда и контроль
  сроков организации обучения для сотрудников.

■ Руководитель
производственного предприятия должен также соблюдать законодательные нормы экологической
безопасности, проводить исследования загрязнения воздуха, воды или почвы на
территории производства, измерять уровень шума на производстве и предоставлять
в органы экологического надзора соответствующие документы. В компании должна
быть разработана система мероприятий, направленных на защиту окружающей среды.

Часто для решения «экологических» вопросов привлекаются
профессиональные организации, которые по договору подряда берут на себя
ответственность за проведение всего комплекса мероприятий, которое предписывает
законодательство в области экологического надзора и охраны окружающей среды. В
этом случае помощнику руководителя необходимо иметь систематизированную
информацию по ходу выполнения подрядной организацией различных видов работ. Лучше
всего создать для этого реестр в программе Excel со следующими графами:

• дата
  и номер договора;
• срок
  действия договора;
• предмет
  договора;
• наличие
  документов по результатам выполнения работ: справки, отчеты, проекты и др.;
• наличие
  актов выполненных работ;
• оплата по договору (Пример 2).

ПРИМЕР 2

Такая таблица поможет в любой момент получить четкое
представление о том, как идут работы и выполняют ли подрядные организации
взятые на себя обязательства. Нарушение сроков оплаты по договорам, отсутствие
продленного договора, непредоставление компанией-подрядчиком необходимых
документов могут иметь для предприятия негативные последствия. На основании
такого реестра руководитель организации сможет своевременно дать поручения
соответствующим службам: бухгалтерии – по оплате услуг компании-подрядчика,
юридической службе – по подготовке нового договора или дополнительного
соглашения о продлении договора и т.д. Информацию для составления реестра
помощник может получить у штатного эколога производственной организации. Реестр
может быть составлен совместно с экологом, т.к. контроль вопросов по экологии и
коммуникация с компанией-подрядчиком находится в зоне компетенции эколога, а
ассистент руководителя только контролирует основные вопросы для своевременного
информирования руководства.

По поручению руководителя его помощник может самостоятельно
контролировать эти вопросы и своевременно уведомлять соответствующие службы о
выполнении каких-либо поручений от имени руководителя, тем самым экономя его
время.

■ Продукция
производственного предприятия, как правило, проходит процедуру сертификации, которая
может быть обязательной или добровольной. Если компания выпускает какую-либо
продукцию в соответствии с ГОСТ, то подтверждением соответствия выпускаемой продукции
установленным требованиям является сертификат соответствия.

В обязанности помощника руководителя входит:

• хранение документов, касающихся процедуры сертификации продукции, выпускаемой
  производством;
• хранение
  электронных копий сертификатов соответствия на продукцию для оперативного
  использования руководителем, отделами и службами предприятия;
• контроль
  сроков действия сертификатов для своевременного продления;
• ведение
  реестра договоров, заключенных с органами по сертификации.

ВАЖНО!

Если сертификаты соответствия на продукцию и свидетельство о
допуске к определенным видам работ не переданы на хранение в юридическую
службу, помощнику руководителя рекомендуется организовать хранение оригиналов
этих документов в сейфе.

НАШ СОВЕТ

Если вас заинтересовала вакансия «помощник руководителя
производственного предприятия», то еще на этапе прохождения собеседования постарайтесь
получить максимально полную информацию о виде производства, выпускаемой
продукции, структуре компании, иерархии, о штате организации, а также об
особенностях документооборота и делопроизводства, в том числе о наличии или
отсутствии секретаря или делопроизводителя в офисе или на производственных
участках. На основе полученной информации можно примерно представить объем
работы и принять осознанное решение.

Взаимодействие с подразделениями: определяем круг вопросов

Каждый отдел производственного предприятия отвечает за свой
участок работы и несет ответственность за результаты своей работы. Помощник
руководителя не должен вмешиваться в работу других отделов или специалистов,
однако для выполнения поставленных руководителем задач он должен понимать, с
какими отделами и по каким вопросам необходимо осуществлять взаимодействие. На Схеме
2 представлен один из вариантов взаимодействия ассистента руководителя с
другими отделами. Для упрощения процедуры поиска информации по поручению своего
руководителя, а также для оперативного выполнения задач помощнику руководителя
рекомендуется составить свою схему исходя их конкретных условий и потребностей.

Перед помощником руководителя производственной компании стоит множество задач, объем которых может кого-то испугать. Однако широкий круг задач дает возможности для обучения в процессе работы, профессионального роста, проявления инициативы, направленных на оптимизацию документооборота и профессиональную поддержку руководителя.