Должностная инструкция помощника руководителя проектов

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:

2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.

III. Права помощника руководителя

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность помощника руководителя

Помощник руководителя несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Должностная инструкция помощника руководителя проектов (руководителя проектов) <1>

(профессиональный стандарт «Руководитель проектов в области информационных технологий»)

1. Общие положения

1.1. Помощник руководителя проектов относится к категории специалистов.
1.2. На должность помощника руководителя проектов принимается лицо:
1) имеющее высшее образование — программы бакалавриата;
2) прошедшее повышение квалификации в области проектного менеджмента;
3) имеющее опыт работы по профессиям «системный аналитик» и/или «архитектор программного обеспечения» не менее одного года.
1.3. Помощник руководителя проектов должен знать:
1) основы конфигурационного управления;
2) инструменты и методы физического аудита конфигурации ИС;
3) инструменты и методы функционального аудита конфигурации ИС;
4) ключевые возможности ИС;
5) основы системного администрирования;
6) системы контроля версий;
7) возможности ИС, предметную область автоматизации;
основы делопроизводства;
9) технологии межличностной и групповой коммуникации в деловом взаимодействии, основы конфликтологии;
10) инструменты и методы контроля исполнения договорных обязательств;
11) основы управления изменениями;
12) инструменты и методы коммуникаций;
13) модели коммуникаций;
14) методы проведения рабочих и формальных согласований документации;
15) основы управления качеством;
16) дисциплины управления проектами;
17) методы управления изменениями в проекте;
18) инструменты и методы верификации продукции или услуг в проектах в области ИТ;
19) методы управления качеством в проектах;
20) инструменты и методы:
— проведения приемо-сдаточных испытаний в проектах в области ИТ;
— выявления требований;
— анализа требований;
— верификации требований в проектах в области ИТ;
— выдачи и контроля поручений;
— согласования требований в проекте;
21) основы юридических взаимоотношений между контрагентами;
22) методы управления:
— коммуникациями в проекте;
— заинтересованными сторонами проекта;
— рисками проекта;
23) Правила внутреннего трудового распорядка;
24) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
25) ……………….. (другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Помощник руководителя проектов должен уметь:
1) работать с системой контроля версий;
2) анализировать входные данные;
3) производить аудит конфигураций ИС;
4) устанавливать права доступа на файлы и папки;
5) работать с записями по качеству (в том числе с корректирующими действиями, предупреждающими действиями, запросами на исправление несоответствий);
6) разрабатывать документы;
7) осуществлять коммуникации;
составлять отчетность;
9) проводить переговоры;
10) использовать систему контроля версий;
11) проводить интервью;
12) распределять работы и контролировать их выполнение;
13) разрабатывать плановую документацию;
14) анализировать исходные данные;
15) подготавливать отчетность;
16) выполнять анкетирование;
17) контролировать исполнение поручений;
18) контролировать выданные поручения;
19) разрабатывать договоры на основе типовой формы;
20) планировать работы в проектах в области ИТ;
21) ……………….. (другие навыки и умения)
1.5. Помощник руководителя проектов в своей деятельности руководствуется:
1) ……………….. (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……………….. (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4)……………….. (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Помощник руководителя проектов подчиняется непосредственно ……………….. (наименование должности руководителя)
1.7. ……………….. (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Управление проектами в области ИТ на основе полученных планов проектов в условиях, когда проект не выходит за пределы утвержденных параметров:
1) идентификация конфигурации ИС в соответствии с полученным планом;
2) ведение отчетности по статусу конфигурации ИС в соответствии с полученным планом;
3) аудит конфигураций ИС в соответствии с полученным планом;
4) организация репозитория проекта в области ИТ в соответствии с полученным планом;
5) проверка реализации запросов на изменение (верификация) в соответствии с полученным планом;
6) организация заключения договоров в проектах в соответствии с полученным заданием;
7) мониторинг выполнения договоров в проектах в области ИТ в соответствии с полученным планом;
организация заключения дополнительных соглашений к договорам в соответствии с полученным заданием;
9) регистрация запросов заказчика в соответствии с установленными регламентами;
10) согласование документации в соответствии с установленными регламентами;
11) управление распространением документации в соответствии с установленными регламентами;
12) контроль хранения документации в соответствии с установленными регламентами;
13) сбор информации для инициации проекта в соответствии с полученным заданием;
14) планирование проекта в соответствии с полученным заданием;
15) организация исполнения работ проекта в соответствии с полученным планом;
16) мониторинг и управление работами проекта в соответствии с установленными регламентами;
17) общее управление изменениями в проектах в соответствии с полученным заданием;
18) завершение проекта в соответствии с полученным заданием;
19) подготовка к выбору поставщиков в проектах в области ИТ в соответствии с полученным заданием;
20) исполнение закупок в ИТ-проектах в соответствии с полученным заданием;
21) обеспечение качества в проектах в области ИТ в соответствии с установленными регламентами;
22) организация приемо-сдаточных испытаний (валидация) в проектах малого и среднего уровня сложности в области ИТ в соответствии с установленными регламентами;
23) организация выполнения работ по выявлению требований в соответствии с полученным планом;
24) организация выполнения работ по анализу требований в соответствии с полученным планом;
25) согласование требований в соответствии с полученными планами;
26) реализация мер по неразглашению информации, полученной от заказчика;
27) идентификация заинтересованных сторон проекта в области ИТ в соответствии с полученным заданием;
28) распространение информации в проектах в области ИТ в соответствии с полученным заданием;
29) идентификация рисков проектов в области ИТ в соответствии с полученным заданием;
30) анализ рисков в проектах в области ИТ в соответствии с полученным заданием.
2.2. ……………….. (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Помощник руководителя проектов исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет базовые элементы конфигурации ИС;
2) присваивает версию базовым элементам конфигурации ИС;
3) устанавливает базовые версии конфигурации ИС.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) ведет историю изменения базовых элементов конфигурации ИС;
2) ведет историю изменения базовых версий конфигурации ИС;
3) предоставляет отчетность о статусе базовых элементов конфигурации ИС;
4) предоставляет отчетность о записях конфигурационного управления:
— дефектах;
— запросах на изменение;
— проблемах.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит формальный физический аудит конфигурации ИС;
2) проводит формальный функциональный аудит конфигурации ИС.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 4 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) создает репозиторий проекта для хранения базовых элементов конфигурации;
2) определяет право доступа к репозиторию проекта.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 5 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль фактического внесения изменений в элементы ИС;
2) изменяет статус проверенных запросов на изменение в системе учета.
3.1.6. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 6 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку договоров в проектах в соответствии с типовой формой;
2) согласовывает договоры внутри организации.
3.1.7. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 7 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет формальный контроль исполнения договорных обязательств по срокам поставок и платежей;
2) осуществляет подготовку отчетности о статусе исполнения договоров.
3.1.8. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 8 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку дополнительных соглашений к договорам в соответствии с полученным заданием;
2) согласовывает дополнительные соглашения к договорам внутри организации.
3.1.9. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 9 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) принимает запросы заказчика по различным каналам связи;
2) регистрирует запросы заказчика в учетной системе.
3.1.10. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 10 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит рабочие согласования документации;
2) проводит формальные согласования документации.
3.1.11. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 11 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) обеспечивает использование актуальных версий документов;
2) обеспечивает заинтересованные стороны проекта необходимыми документами;
3) оповещает о выпуске новых и обновлении существующих документов.
3.1.12. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 12 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль правильности расположения в репозитории проекта, именования и версионирования документов;
2) обеспечивает резервное копирование документации;
3) обеспечивает архивирование документации.
3.1.13. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 13 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет сбор необходимой информации для инициации проекта;
2) осуществляет подготовку:
— текста устава проекта;
— предварительной версии расписания проекта;
— предварительной версии бюджета проекта.
3.1.14. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 14 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку текста плана управления проектом и частных планов в его составе (управления качеством, персоналом, рисками, стоимостью, содержанием, временем, субподрядчиками, закупками, изменениями, коммуникациями);
2) осуществляет разработку:
— иерархической структуры работ (ИСР) проекта в соответствии с полученным заданием;
— расписания проекта в соответствии с полученным заданием;
— сметы расходов проекта в соответствии с полученным заданием;
— плана финансирования проекта в соответствии с полученным заданием.
3.1.15. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 15 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) назначает членов команды проекта на выполнение работ по проекту в соответствии с полученными планами проекта;
2) осуществляет получение и управление необходимыми ресурсами для выполнения проекта (включая материальные, нематериальные, финансовые ресурсы, а также инструменты, оборудование и сооружения);
3) получает отчетность об исполнении от членов команды проекта по факту выполнения работ;
4) подтверждает выполнение работ;
5) осуществляет организацию выполнения одобренных запросов на изменение, включая запросы на изменение, порожденные корректирующими действиями, предупреждающими действиями, запросами на устранение несоответствий.
3.1.16. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 16 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит сравнение фактического исполнения проекта с планами работ по проекту;
2) предоставляет информацию, необходимую для разработки отчетности по проекту;
3) проводит мониторинг реализации одобренных запросов на изменение;
4) поддерживает в актуальном состоянии планы работ по проекту;
5) инициирует запросы на изменение (в том числе корректирующие действия, предупреждающие действия, запросы на исправление несоответствий).
3.1.17. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 17 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) рассматривает и оценивает инициированные запросы на изменение;
2) осуществляет организацию одобрения запросов на изменение;
3) обновляет статусы запросов на изменение в учетной системе;
4) обновляет плановые документы проекта на основании изменений в статусе запросов на изменение;
5) осуществляет организацию совещания по управлению изменениями.
3.1.18. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 18 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) передает результаты проекта заказчику согласно договору и проектной документации;
2) выполняет архивирование данных проекта;
3) осуществляет разработку отчета о проекте и обновление базы знаний организации;
4) инициирует корректирующие и предупреждающие действия в системе менеджмента качества организации на основании полученного в проекте опыта.
3.1.19. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 19 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) рассылает запросы на предложение поставки;
2) осуществляет сбор предложений поставщиков.
3.1.20. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 20 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль уровня качества поставленной продукции или услуг;
2) управляет несоответствующей продукцией в соответствии с полученным заданием.
3.1.21. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 21 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит аудит качества;
2) инициирует запросы на изменение (в том числе корректирующие действия, предупреждающие действия, запросы на исправление несоответствий).
3.1.22. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 22 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию проведения приемо-сдаточных испытаний;
2) осуществляет организацию подписания документов по результатам приемо-сдаточных испытаний.
3.1.23. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 23 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль выполнения работ по выявлению требований и сбор данных в соответствии с утвержденным планом;
2) осуществляет контроль документирования работ по выявлению требований и документирование собранных данных в соответствии с утвержденным планом.
3.1.24. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 24 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль выполнения работ по анализу требований и анализ требований в соответствии с утвержденным планом;
2) осуществляет контроль и специфицирование (документирование) требований в соответствии с утвержденным планом;
3) осуществляет организацию и контроль проверки (верификации) требований в соответствии с установленными регламентами.
3.1.25. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 25 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) согласовывает требования с заинтересованными лицами;
2) запрашивает дополнительную информацию по требованиям.
3.1.26. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 26 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию подписания договоров о неразглашении информации, полученной от заказчика, внутри организации;
2) проводит мероприятия по обеспечению соблюдения договоров о неразглашении.
3.1.27. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 27 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ заинтересованных сторон проекта в соответствии с полученным заданием;
2) создает реестр заинтересованных сторон проекта.
3.1.28. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 28 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) извещает заинтересованные стороны проекта;
2) осуществляет подготовку и рассылку отчетов об исполнении проекта;
3) получает обратную связь от заинтересованных лиц проекта.
3.1.29. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 29 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку реестра рисков в соответствии с установленными регламентами;
2) согласовывает реестр рисков с заинтересованными сторонами проекта.
3.1.30. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 30 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит качественный анализ рисков в проектах в области ИТ;
2) планирует работу с рисками в соответствии с полученным заданием.
3.1.31. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.32. ……………….. (другие обязанности)
3.2. ……………….. (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

4.1. Помощник руководителя проектов имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. ……………….. (другие права)

5. Ответственность

5.1. Помощник руководителя проектов привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……………….. (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Руководитель проектов в области информационных технологий», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты 
Российской Федерации от 18.11.2014 N 893н, с учетом ……………….. (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……………….. (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……………….. (другие заключительные положения)

———————————
Информация для сведения:
<1> В соответствии с Профессиональным стандартом «Руководитель проектов в области информационных технологий», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.11.2014 N 893н, иное возможное наименование должности — «руководитель проектов».

Помощник руководителя проекта — это специалист, который помогает планировать и координировать проекты, брать на себя административные обязанности и самостоятельно управлять некоторыми необходимыми элементами для обеспечения своевременного завершения проектов.

Используйте это описание вакансии помощника руководителя проекта для размещения объявлений о вакансиях и поиска квалифицированных кандидатов. Не стесняйтесь изменять обязанности и требования в зависимости от ваших потребностей.

Обязанности помощника руководителя проекта включают:

• Поддержка координации и управления проектами
• Общение с заинтересованными сторонами относительно потребностей и целей проекта
• Участие в планировании и разработке проектов

Краткое описание задания

Мы ищем помощника руководителя проекта, который присоединится к нашей команде и будет оказывать поддержку организации, обеспечивая надзор за проектами в рамках нашей организации.

В обязанности помощника руководителя проекта входит координация работы с различными отделами для обеспечения своевременного завершения проектов. Эта должность также отвечает за выполнение административных задач, таких как подготовка счетов, составление смет и планирование встреч по мере необходимости.

В конечном итоге вы будете работать с различными командами и заинтересованными сторонами, отслеживая ход реализации проектов и обеспечивая надзор, чтобы проекты были завершены в срок и в рамках бюджета.

Обязанности

• Изучение информации для оказания поддержки другим командам и отделам по мере необходимости
• Выполнять административные задачи, такие как подготовка счетов, смет, планирование встреч и т.д.
• Отслеживать и отчитываться о ходе выполнения проекта
• Выполнять любые задачи, поставленные руководителем проекта, эффективно и своевременно
• Выполнять другие обязанности, порученные руководителем проекта, упорядоченно и эффективно

Требования и навыки

• Подтвержденный опыт работы в качестве помощника руководителя проекта или на аналогичной должности
• Знание Microsoft Office и программного обеспечения для управления проектами
• Высокая организованность и способность работать в режиме многозадачности и контролировать несколько проектов одновременно
• Сильное внимание к деталям и навыки решения проблем
• Отличные коммуникативные навыки, как устные, так и письменные
• Требуется диплом о среднем образовании или его эквивалент
• Соответствующее обучение и/или сертификация в качестве помощника руководителя проекта

Часто задаваемые вопросы

Что делает помощник руководителя проекта?

Помощники менеджеров проектов обеспечивают бесперебойную работу проектов от начала до конца, помогая в планировании и выполнении. Они часто работают над более крупными и сложными задачами, помогая более опытным руководителям проектов или тесно сотрудничая с другим членом команды, который может дать рекомендации в случае необходимости.

Каковы обязанности и ответственность помощника руководителя проекта?

У помощника руководителя проекта много обязанностей, но обычно они сосредоточены на оказании помощи в организации и реализации проектов. Вы будете помогать координировать задачи, результаты и анализ данных, а также выполнять административные обязанности, такие как организация встреч или составление счетов-фактур, чтобы все шло по плану.

Что делает хорошего помощника руководителя проекта?

Хороший помощник руководителя проекта должен обладать отличными коммуникативными навыками, поскольку в ходе проекта он работает с несколькими командами и отделами. Они также должны обладать хорошими организационными навыками, чтобы управлять несколькими проектами одновременно и обеспечивать выполнение всех аспектов проекта в срок и в рамках бюджета.

С кем работает помощник руководителя проекта?

Помощник руководителя проекта будет работать с различными отделами, чтобы обеспечить своевременное завершение проекта, и, как правило, они работают под руководством руководителя проекта.

Кто такой помощник руководителя

Профстандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией предусматривает следующие трудовые функции:

• организация делопроизводства, контроль документооборота;
• работа с телефонными звонками, почтой, посетителями.

Но работа персонального ассистента этим не ограничивается. На практике помощник руководителя — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в компании.

Должностная инструкция помощника директора

В соответствии со ст 57 ТК РФ, трудовая функция работника обязательно включается в его контракт. Вписать в него и конкретные должностные обязанности ассистента руководителя не возбраняется, но это делает договор чересчур объемным и создает дополнительные трудности при изменении функционала. Гораздо удобнее закрепить их отдельным документом. Чаще всего в качестве такового используется должностная инструкция, которая содержит несколько ключевых разделов: цели и задачи личного ассистента, перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. Претендент на должность ассистента внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.

Обычно на должность помощника руководителя назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

• исполнительность, ответственность;
• грамотность, аккуратность;
• стрессоустойчивость, инициативность;
• обучаемость, трудолюбие;
• позитивность, дипломатичность;
• выносливость, усидчивость;
• коммуникабельность;
• честность, преданность;
• дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

• образование — среднее специальное;
• дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
• требования к опыту — не предъявляются;
• особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. В квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним, основные обязанности помощника руководителя предприятия сводятся к таким функциям:

• осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
• ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
• организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации функции менеджмента практически одинаковые. Обязанности помощника сводятся:

• к выполнению личных поручений и просьб начальника;
• ведению документации;
• сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
• координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
• организации звонков для руководителя;
• ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
• принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всей информационной базой;
• организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
• осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
• обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
• участию по необходимости в переговорах;
• организации презентации компании.

Права

Говоря о том, каков функционал помощника руководителя, необходимо упомянуть и о его правах. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

• вносить предложения по улучшению своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
• требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и, в ряде случаев, уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента наступает:

• за нанесение материального ущерба организации;
• халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
• занятие личными делами в рабочее время;
• невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
• грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
• действия вне своей компетенции.

Для иллюстрации — примерная должностная инструкция ассистента руководителя, которую рекомендуется дополнять в зависимости от специфики организации.