Должностная инструкция руководителя пресс службы

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция руководителя пресс-службы [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Руководитель пресс-службы относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.2. На должность руководителя пресс-службы принимается лицо, имеющее [вписать нужное] образование, и стаж работы по направлению деятельности не менее [значение] лет.

1.3. Руководитель пресс-службы должен знать:

— Конституцию РФ, Закон «О средствах массовой информации», другие законы и нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие деятельность средств массовой информации;

— принципы эффективного управления информацией;

— формы и методы ведения рекламных кампаний;

— приемы и методы написания пресс-релизов и иных пресс-материалов;

— правила организации и проведения пресс-конференций, интервью и других мероприятий информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с информационным обеспечением деятельности организации;

— современные информационно-коммуникационные технологии (текстовые редакторы, электронные таблицы), принципы работы в сети Интернет, приемы использования мультимедийного оборудования;

— основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений;

— принципы, методы управления персоналом;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

На руководителя пресс-службы возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Разработка информационной политики организации.

2.2. Разработка перспективных и текущих планов работы пресс-службы и их реализация.

2.3. Контроль и анализ работы пресс-службы.

2.4. Освещение работы организации в средствах массовой информации, в том числе путем подготовки и проведения пресс-конференций, брифингов, интервью, распространения официальных сообщений, пресс-релизов.

2.5. Участие в перспективном планировании PR-кампаний и оперативном планировании мероприятий, направленных на формирование через средства массовой информации положительного общественного мнения о деятельности организации.

2.6. Проведение информационно-аналитического мониторинга средств массовой информации.

2.7. Изучение тенденции изменения общественного мнения по вопросам деятельности организации.

2.8. Анализ эффективности используемых каналов коммуникации и подача предложений об их усовершенствовании.

2.9. Проверка достоверности опубликованных сведений о деятельности организации. Подготовка разъяснительных писем и опровержений.

2.10. Разработка информационно-рекламных материалов, буклетов, журналов, иных полиграфических изданий.

2.11. Организация работы и осуществление контроля за своевременным обновлением информации на официальном Интернет-ресурсе организации.

2.12. Проведение переговоров с представителями средств массовой информации.

2.13. Налаживание рабочих контактов с ключевыми представителями средств массовой информации.

2.14. Подготовка информации для публичных выступлений руководителей организации.

2.15. Распределение служебных заданий между работниками пресс-службы, проведение разъяснительной работы по текущим вопросам.

2.16. Ведение деловой переписки, проведение телефонных переговоров.

2.17. Ведение установленной технической документации, отчетов.

2.18. Обучение новых работников.

2.19. Решение кадровых вопросов в пресс-службе.

2.20. [Другие должностные обязанности].

3. Права

Руководитель пресс-службы имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию работы организации.

3.3. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции и организовывать их выполнение сотрудниками пресс-службы.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Контролировать деятельность подчиненных ему работников.

3.7. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.9. На иные права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Руководитель пресс-службы несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должность]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя пресс-службы

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя пресс-службы [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Руководитель пресс-службы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Руководитель пресс-службы подчиняется непосредственно [наименование должности руководителя] Компании.

1.4. Руководитель пресс-службы относится к категории руководителей, возглавляет работу Компании по связям с общественностью и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. Руководитель пресс-службы отвечает за:

• работу отдела, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению;
• исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных;
• сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Компании, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Компании;
• обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности.

1.6. На должность руководителя пресс-службы назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование по специальности «Связи с общественностью» или высшее профессиональное образование и специальную дополнительную подготовку, опыт работы по специальности от года.

1.7. В практической деятельности руководитель пресс-службы должен руководствоваться:

• законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями директора организации;
• настоящей должностной инструкцией.

1.8. Руководитель пресс-службы должен знать:

• Конституцию РФ, Закон «О средствах массовой информации», другие законы и нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие деятельность средств массовой информации;
• принципы эффективного управления информацией;
• формы и методы ведения рекламных кампаний;
• приемы и методы написания пресс-релизов и иных пресс-материалов;
• правила организации и проведения пресс-конференций, интервью и других мероприятий информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности;
• порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с информационным обеспечением деятельности организации;
• современные информационно-коммуникационные технологии (текстовые редакторы, электронные таблицы), принципы работы в сети Интернет, приемы использования мультимедийного оборудования;
• основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений;
• принципы, методы управления персоналом;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.9. На время отсутствия руководителя пресс-службы (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Руководитель пресс-службы выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Разработка информационной политики организации.

2.2. Разработка перспективных и текущих планов работы пресс-службы и их реализация.

2.3. Контроль и анализ работы пресс-службы.

2.4. Освещение работы организации в средствах массовой информации, в том числе путем подготовки и проведения пресс-конференций, брифингов, интервью, распространения официальных сообщений, пресс-релизов.

2.5. Участие в перспективном планировании PR-кампаний и оперативном планировании мероприятий, направленных на формирование через средства массовой информации положительного общественного мнения о деятельности организации.

2.6. Проведение информационно-аналитического мониторинга средств массовой информации.

2.7. Изучение тенденции изменения общественного мнения по вопросам деятельности организации.

2.8. Анализ эффективности используемых каналов коммуникации и подача предложений об их усовершенствовании.

2.9. Проверка достоверности опубликованных сведений о деятельности организации. Подготовка разъяснительных писем и опровержений.

2.10. Разработка информационно-рекламных материалов, буклетов, журналов, иных полиграфических изданий.

2.11. Организация работы и осуществление контроля за своевременным обновлением информации на официальном Интернет-ресурсе организации.

2.12. Проведение переговоров с представителями средств массовой информации.

2.13. Налаживание рабочих контактов с ключевыми представителями средств массовой информации.

2.14. Подготовка информации для публичных выступлений руководителей организации.

2.15. Распределение служебных заданий между работниками пресс-службы, проведение разъяснительной работы по текущим вопросам.

2.16. Ведение деловой переписки, проведение телефонных переговоров.

2.17. Ведение установленной технической документации, отчетов.

2.18. Обучение новых работников.

2.19. Решение кадровых вопросов в пресс-службе.

В случае необходимости руководитель пресс-службы может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению руководителя Компании, в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Руководитель пресс-службы имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам, и т. д.

3.3. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции и организовывать их выполнение подчиненными сотрудниками.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.6. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Контролировать работу подчиненных сотрудников, отдавать им распоряжения в рамках их служебных обязанностей и требовать их четкого исполнения, вносить предложения руководству по их поощрению или наложению взысканий.

3.9. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.10. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель пресс-службы несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя;

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач;

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях;

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы;

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам;

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя пресс-службы осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций;

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в 2 года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя пресс-службы является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя пресс-службы определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель пресс-службы обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю пресс-службы для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю пресс-службы для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ____/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Глава пресс-службы является руководителем данного подразделения, человеком, несущим полную ответственность за действия своих подчиненных и всего отдела. В идеале глава пресс-службы должен являться лидером в своем коллективе и быть заметной, уважаемой персоной в своей организации и профессиональном сообществе.

Глава пресс-службы должен работать в тесном контакте со СВОИМИ сотрудниками, (ставить их в приоритет, а не журналистов), особенно учитывая то, что коллектив пресс-службы обычно достаточно невелик. Во многом от слаженных и скоординированных действий команды, внутренней атмосферы, отсутствия межличностных трений зависит эффективность всей работы.

Значение позиции руководителя в этом вопросе сложно переоценить. Он должен постоянно мотивировать сотрудников на качественный труд, давая им понять, что все — это одна команда.

Психологическая роль главы особенно важна, учитывая то, что пресс-служба не всегда является одним из приоритетных отделов в организации. Соответственно, сотрудники могут чувствовать, что их работа имеет не слишком большое значение для всех остальных. В умении минимизировать влияние данных психологических установок и окружающих факторов на сотрудников выражается мастерство и профессионализм руководителя пресс-службы. Не стоит забывать и о возможности работы в условиях экстренных и чрезвычайных ситуаций, когда пресс-служба становится центром антикризисного управления.

Одним из необходимых условий для эффективного функционирования главы пресс-службы является то, что его статус должен быть официально обусловлен необходимыми полномочиями. То есть его положение в организации должно давать доступ ко всем руководящим работникам и ключевым сотрудникам внутри организации, а также обеспечивать необходимый авторитет для контактов с внешними субъектами. Пресс-секретарь Союза журналистов России Петр Полоницкий подчеркивает: «Если статус пресс-секретаря изначально твердо не определен, потом будут постоянно возникать проблемы. Статус должен быть как можно более высоким, чтобы, во-первых, беспрепятственно получать информацию внутри организации, а, во-вторых, успешно транслировать ее вовне».

Глава пресс-службы должен обладать не только необходимыми связями, но и реальным потенциалом для сохранения и приумножения авторитета в организации. Одним из оптимальных решений данного вопроса является ситуация, когда руководитель пресс-службы (или начальник управления по связям с общественностью) находится в статусе заместителя руководителя организации. Данный вариант наиболее актуален применительно к средним и малым коммерческим и негосударственным организациям.

На практике же часто случается так, что главой пресс-службы становится молодой и неопытный сотрудник, не имеющий авторитета в коллективе специалист, которому закрыты многие двери даже внутри самой структуры. Безусловно, данное положение крайне негативно влияет на качество работы пресс-службы. Такая ситуация складывается из-за того, что руководство компании плохо представляет себе значение связей с общественностью и считает актив пресс-службы для себя не профильным, поэтому и отдает на откуп молодым, да «зеленым». 

Глава пресс-службы выполняет следующие должностные и функциональные обязанности:

• ставит задачи перед подчиненными;

• ориентирует своих сотрудников на выполнение конкретных заданий;

• производит текущий контроль работы сотрудников;

• принимает у подчиненных выполненные задания по написанию текстов и другую работу;

• осуществляет стратегическое планирование деятельности отдела;

• осуществляет взаимодействие с партнерами в области общественных связей и отчитывается перед руководством.