Должностная инструкция секретаря коллегии адвокатов

«Коллегия» вправе создавать филиалы на всей территории Российской Федерации, а также на территории иностранного государства, если это предусмотрено законодательством данного иностранного государства.
Филиалом «Коллегии» является ее обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения «Коллегии» и осуществляющее все или часть функций «Коллегии» от ее имени.
Руководит текущей деятельностью филиала – Управляющий филиалом «Коллегии».
Высшим органом управления филиалом является Собрание адвокатов филиала.
Полномочия Управляющего филиалом:
1) организует работу филиала;
2) назначает адвокатов для осуществления защиты по требованию органов предварительного следствия, суда и по поручениям Общего собрания членов «Коллегии» адвокатов;
3) осуществляет методическое руководство при заключении соглашений между адвокатами и доверителями, выдает ордера на ведение дел;
4) осуществляет контроль за порядком оплаты труда адвокатов, освобождает от оплаты за юридическую помощь;
5) осуществляет контроль за прохождением стажировки и проводит мероприятия, направленные на улучшение работы адвокатов и стажеров;
6) обеспечивает соблюдение наемным персоналом филиала правил внутреннего трудового распорядка;
7) поощряет сам и возбуждает перед Общим собранием членов «Коллегии» вопрос о поощрении адвокатов;
рассматривает жалобы на действия адвокатов и ставит перед Общим собранием «Коллегии» адвокатов вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности адвокатов, а также об исключении из состава адвокатов лиц, работающих в филиале;
9) с учетом мнения адвокатов филиала, на основании фактических расходов и возможностей филиала, определяет направления и допустимые размеры расходования денежных средств; отчитывается перед Общим собранием членов «Коллегии» и Собранием адвокатов, работающих в филиале, о расходовании денежных средств;
10) принимает на работу и увольняет работников технического персонала филиала, стажеров и помощников адвокатов, работающих в филиале;
11) контролирует полноту и своевременность перечисления адвокатами установленных взносов, проводит мероприятия по повышению юридической квалификации адвокатов;
12) организует ведение справочной работы по законодательству и судебной практике;
13) контролирует начисление и выплату заработной платы техническому персоналу;
14) ведет статистическую и финансовую отчетность по установленным формам и отчитывается перед Общим собранием членов «Коллегии» адвокатов и контролирующими органами.

Решение Дисциплинарного судебного присутствия от 25.07.2011 N ДСП11-93
В удовлетворении жалобы на решение квалификационной коллегии судей о досрочном прекращении полномочий судьи за совершение дисциплинарного проступка отказано, так как мировым судьей допущены грубые нарушения требований закона, ущемляющие права и законные интересы участников процесса и умаляющие авторитет судебной власти, которые вызывают сомнения в объективности, справедливости и беспристрастности суда.2. Заявитель по настоящему делу Глебова И.Ю. с фактами, изложенными в решении квалификационной коллегии судей Новосибирской области, не согласна, просит отменить это решение, восстановить ее статус судьи и прекратить полномочия в соответствии с письменным заявлением об отставке (подпункт 1 пункта 1 статьи 14 Закона Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации»). Свои требования мотивирует тем, что добросовестно исполняла профессиональные обязанности, дела назначались, рассматривались и решения по ним составлялись в установленные законом сроки, копии решений находились в делах, на судей не возложена обязанность по внесению сведений в статистическую отчетность, она неоднократно подавала председателю Кировского районного суда г. Новосибирска докладные записки о нарушении сроков изготовления протоколов судебного заседания и должностной инструкции секретарями суда, никаких мер принято не было, доказательства ознакомления ее с правилами внутреннего трудового распорядка суда отсутствуют, она не имела возможности изучить в полном объеме материалы дисциплинарного производства, оспариваемое решение является необоснованным и принято в ее отсутствие. Считает, что квалификационная коллегия судей при наложении дисциплинарного взыскания не учла ее положительную характеристику, благодарственные письма от граждан и организаций, качество рассмотрения ею гражданских дел.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

• избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
• ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
• претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
• сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

• «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец»;
• «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец-2023».

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2023)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

Например:

• секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
• секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
• секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

• окончить среднюю школу;
• обладать элементарной грамотностью;
• иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

0

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательны ли должностные инструкции?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Должностные обязанности секретаря руководителя

Приведем для должностной инструкции секретаря образец заполнения ниже. При составлении должностной инструкции офис-менеджера с функциями секретаря или должностной инструкции секретаря-делопроизводителя можно также обратиться к примерному перечню должностных обязанностей соответственно офис-менеджера и делопроизводителя.

Скачать бланк инструкции, содержащей должностные обязанности секретаря руководителя, можно

.