Должностная инструкция специалиста по организации мероприятий

Должностная инструкция Менеджера по организации и проведению мероприятий

• Работа
•  > 
• Должностные инструкции
•  > 
• Маркетинг/Реклама/PR/Исследования

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция Event—менеджера (организатора мероприятий)

              № 88-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Event-менеджера ООО «Бета».

1.2. Event-менеджер назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению Заместителя руководителя ООО «Бета».

1.3. Event-менеджер подчиняется непосредственно Заместителю руководителя ООО «Бета».

1.4. На должность Event-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в сфере организации культурного досуга или средствах массовой информации не менее двух лет.

1.5. Event-менеджер должен знать:
– специфику организации корпоративных мероприятий;
– специфику сервисной индустрии и индустрии изготовления подарков;
– основы маркетинга и рекламы;
– методы и организацию менеджмента;
– правила установления деловых контактов и проведения деловых переговоров;
– методы сбора и обработки информации с применением современных технических средств связи и компьютерных технологий;
– этику делового общения;
– правила пользования офисной техникой, средствами коммуникации и связи.

1.6. В своей деятельности Event-менеджер руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Event-менеджера его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Event-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Проводит встречи и переговоры с клиентами в целях выяснения их пожеланий о планируемом мероприятии, требованиях, составе участников и для утверждения программы мероприятия.
2.2. Обеспечивает подготовку мероприятий, разработку сценария мероприятия и написание технического задания, проведение презентации, составление программы мероприятия, бюджета проекта.
2.3. Представляет разработанный проект мероприятия клиенту; защищает разработанную стратегию мероприятия и бюджет проекта перед клиентом.
2.4. Информирует клиентов обо всех этапах выполнения проекта, консультирует клиентов по интересующим их вопросам в отношении проекта.
2.5. Ведет поиск наиболее выгодных по стоимости, срокам и качеству обслуживания организаций, оказывающих услуги по развлечению и обслуживанию клиентов (предоставление необходимого оборудования для проведения конференций и семинаров, культурно-экскурсионное обслуживание, питание, проживание, транспортные услуги, концертные программы и т.д.).
2.6. Устанавливает контакты с организациями, оказывающими услуги, необходимые для выполнения проектов, согласовывает с ними основные условия договоров на оказание услуг и обеспечивает их заключение.
2.7. Отслеживает современные тенденции и нововведения в области организации и проведения корпоративных мероприятий.
2.8. Обобщает и анализирует информацию об организованных мероприятиях, готовит аналитические справки и отчеты по проектам.
2.9. Проводит работу, направленную на развитие долгосрочных отношений с корпоративными клиентами. Выявляет потребности клиентов, составляет программы продолжительного сотрудничества.

3. ПРАВА

Event-менеджер имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО «Бета» содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности Event-менеджера.
3.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно—технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Event-менеджер несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Event-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Event-менеджера в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом Генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

________________ М.Е Иванова

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Должностная инструкция специалиста по организации массовых мероприятий и спонсорства (ивент-менеджера)

Название должности: специалист по организации массовых мероприятий и спонсорства.

Роль: выполнение задач компании с целью организации внешних мероприятий в соответствии с ее маркетинговой стратегией; организация PR–мероприятий и спонсорских проектов, направленных на позиционирование компании среди клиентов и партеров.

Основные задачи:

·      Планирование, согласование, осуществление и контроль мероприятий (PR-мероприятия, конференции, пресс-конференции, благотворительные акции, нестандартные мероприятия).

·      Управление взаимоотношениями с ивент- и PR-агентствами и оценка эффективности сотрудничества.

·      Разработка и реализация концепций, идей, механик и сценариев мероприятий, соответствующих поставленным целям, посредством тесного сотрудничества с ивент- и PR-агентствами.

·      Оценка эффективности мероприятий, поиск путей их совершенствования.

·      Ведение спонсорских проектов: разработка спонсорской стратегии; постановка коммуникационных целей (включая позиционирование бренда, уровень его узнаваемости); размещение промо-материалов в рамках спонсорских проектов.

·      Участие в процедурах закупки услуг, подготовка тендерной документации, тесное сотрудничество с департаментом закупок с целью достижения наилучшего соотношения «задача-бюджет-результат».

·      Построение отношений с другими департаментами компании: участие в профессиональных клубах, общих встречах, церемониях и т. д.

·      Постоянный мониторинг происходящих в ивент-индустрии изменений (ведущие ивент-агентства), отраслевых трендов и инноваций.

Специальные знания и компетенции:

·      Презентационные навыки и умения (способность эффективно и убедительно доносить информацию).

·      Навыки управления проектом (ведение бюджета и тайм-менеджмент).

·      Умение вести переговоры.

·      Юридические и финансовые знания, относящиеся ко всем видам мероприятий и спонсорских проектов.

·      Знания о работе конференц-обрудования, концертного оборудования (световые и звуковые системы).

·      Знания в сфере искусствоведения (в том числе музыки, хореографии).

·      Художественный вкус.

·      Креативное мышление.

·      Свободное владение языками (английский).

·      Владение компьютером (знание программ MS Office Power Point, Excel, MS Project)

Поведенческие компетенции кандидата:

·      целеустремленность;

·      креативность и открытость новым идеям;

·      проактивность, быстрая реакция, стрессоустойчивость;

·      хорошая память и внимание к деталям;

·      стремление к наилучшим результатам;

·      неравнодушие к успеху команды;

·      эмпатия по отношению к клиентам.

Должностная инструкция event-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Event-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Назначение на должность event-менеджера и освобождение от нее производится приказом генерального директора компании.
1.3. Event-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия event-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. На должность event-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в сфере индустрии развлечений, а также опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет или высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее года.
1.6. Event-менеджер должен знать:
— специфику организации крупных корпоративных мероприятий;
— специфику сервисной индустрии и индустрии изготовления подарков;
— основы маркетинга и рекламы;
— правила установления деловых контактов и проведения деловых переговоров;
— методы сбора и обработки информации с применением современных технических средств связи и компьютерных технологий;
— локальные нормативные акты организации.
1.7. Event-менеджер должен уметь:
— разрабатывать концепцию и план мероприятий, специальных поездок, семинаров и выставок;
— планировать и организовывать различные по масштабам рекламно-праздничные мероприятия;
— составлять детальную программу мероприятия и описывать необходимые средства исполнения разработанной программы мероприятия;
— составлять сценарий и программу праздника;
— собирать, изучать и анализировать требования клиентов;
— отслеживать эффективность реализации проектов;
— предварительно рассчитывать бюджет реализуемого мероприятия;
— в интересной и доступной форме преподносить информацию клиенту;
— осуществлять постоянную связь с клиентом;
— пополнять информационный материал рекламного характера;
— пользоваться справочной литературой и интернет-ресурсами.
1.8. Event-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— уставом компании, правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Функциональные обязанности event-менеджера

Event-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Проводит необходимые встречи и переговоры с клиентами с целью выяснения пожеланий заказчика о планируемом мероприятии, требованиях, составе участников и для утверждения программы мероприятия.
2.2. Обеспечивает клиента необходимой устной и письменной информацией и консультирует клиентов.
2.3. Осуществляет поиск наиболее выгодных по стоимости, срокам и качеству обслуживания организации, оказывающих услуги по развлечению и обслуживанию клиентов (предоставление необходимого оборудования для проведения конференций и семинаров, культурно-экскурсионное обслуживание, питание, проживание, транспортные услуги, концертные программы и т. д.).
2.4. Устанавливает контакты с организациями, оказывающими услуги, необходимые для выполнения проектов; согласовывает с ними основные условия договоров на предоставление услуг и обеспечивает их заключение.
2.5. Отслеживает современные тенденции и нововведения по организации корпоративных мероприятий и событий.
2.6. Ведет статистику организованных мероприятий и готовит аналитические справки и отчеты по проектам.
2.7. Незамедлительно информирует руководителя организации и заинтересованных лиц о чрезвычайных происшествиях с участниками во время мероприятия.

3. Права event-менеджера

Event-менеджер имеет право:

3.1. Проходить переподготовку и повышение квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными нормативными актами организации.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его профессиональной деятельности.
3.3.Запрашивать и получать от руководителя организации и других специалистов документы, информацию, в том числе программное обеспечение, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
3.5. Сообщать руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе работы, и вносить предложения по их устранению.
3.6. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам своей профессиональной деятельности.

4. Ответственность event-менеджера

Event-менеджер несет ответственность за:

4.1. Некачественное и несвоевременное выполнение возложенных на него должностной инструкцией обязанностей в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. Причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.