Должностная инструкция специалиста по внутренним коммуникациям

Специалист по коммуникациям — это профессионал, который следит за тем, чтобы люди в сети организации имели доступ к их сообщениям. Создание привлекательного контента для различных платформ, например, телевизионных шоу или видеороликов на YouTube, с запоминающимися названиями, чтобы помочь в увеличении аудитории.

Обязанности специалиста по коммуникациям включают:

• Разработка эффективных корпоративных коммуникационных стратегий
• Управление внутренними коммуникациями (служебные записки, информационные бюллетени и т.д.).)
• Составление контента (e.g. пресс-релизы) для средств массовой информации или сайта компании

Краткое описание вакансии

Мы ищем увлеченного специалиста по коммуникациям для управления нашими внешними и внутренними коммуникациями. Вы будете способствовать формированию положительного общественного имиджа и контролировать распространение информации от имени нашей компании.

Феноменальные навыки общения и копирайтинга делают специалиста по коммуникациям сильным. Опыт работы в сфере корпоративных коммуникаций и управления проектами также являются важными качествами. Ваш энтузиазм и позитивный настрой помогут вам завоевать доверие как коллег, так и внешних сторон.

Обязанности

• Разработка эффективных корпоративных коммуникационных стратегий
• Управление внутренними коммуникациями (служебные записки, информационные бюллетени и т.д.).)
• Составление контента (например.g. пресс-релизы) для средств массовой информации или веб-сайта компании
• Организация инициатив и планирование мероприятий или пресс-конференций
• Поддерживать связь со СМИ и обрабатывать запросы на интервью, заявления и т.д.
• Укрепление отношений с защитниками и ключевыми лицами
• Сотрудничать со специалистами по маркетингу для подготовки копий для рекламных объявлений или статей
• Осуществлять «контроль ущерба» в случаях плохой рекламы
• Способствовать разрешению споров с общественностью или внешними поставщиками
• Помощь в передаче стратегий или сообщений от высшего руководства

Требования и навыки

• Подтвержденный опыт работы в качестве специалиста по коммуникациям
• Опыт в веб-дизайне и производстве контента является преимуществом
• Опыт в копирайтинге и редактировании
• Твердое понимание принципов управления проектами
• Рабочие знания MS Office; программы для редактирования фотографий и видео являются преимуществом
• Отличные коммуникативные (устные и письменные) и презентационные навыки
• Выдающиеся способности к организации и планированию
• Уверенное владение английским языком
• Бакалавр/БА в области связей с общественностью, коммуникаций или в соответствующей области

Часто задаваемые вопросы

Что делает специалист по коммуникациям?

Специалисты по коммуникациям занимаются связями с общественностью, выпуском информации и запросами СМИ. Они также могут планировать кампании в социальных сетях или рекламные мероприятия для бизнеса. В целом, они обеспечивают компании отличную и эффективную рекламу, когда идет работа над кампанией.

Каковы обязанности и ответственность специалиста по коммуникациям?

Специалисты по коммуникациям отвечают за создание коммуникационного контента от имени учреждения, будь то написание пресс-релизов или разработка постов в блогах и обновлений в социальных сетях. Они даже отслеживают аналитику, чтобы компания знала, насколько хорошо проходит кампания.

Что делает хорошего специалиста по коммуникациям?

Специалисты по коммуникациям представляют организацию перед представителями СМИ и другими заинтересованными сторонами. Они полагаются на свои ораторские навыки, писательские способности, а также лидерские качества, чтобы выходить на различные платформы, такие как телевизионные интервью или онлайн-блоги.

С кем работает специалист по коммуникациям?

Специалист по коммуникациям работает вместе с менеджером по связям с общественностью, поскольку обе должности требуют усилий по эффективной игре на интересах общественности. Их обязанности совпадают с целью успешной рекламы и кампаний.

Менеджер по внутренним коммуникациям – молодая профессия. На рынке труда она совсем недавно, и для нее еще не разработаны оценочные инструменты, которые бы помогали HR-менеджеру в поиске и подборе специалистов на эту позицию. О том, как составить профиль должности менеджера по внутренним коммуникациям, читайте в статье.

Из-за небольшого опыта подбора кандидатов на должность менеджера по внутренним коммуникациям, HR-специалисты зачастую испытывают трудности при определении ключевых профессиональных компетенций кандидатов. А это ухудшает качество подбора. Повысить эффективность подбора и оценки специалистов по внутренним коммуникациям можно, разработав профиль должности – документ, который содержит перечень ключевых компетенций, критерии оценки, информацию о функционале и о самой должности в компании.

Что такое профиль должности

Профиль должности – это отдельный документ или приложение к должностной инструкции (инструкции по подбору персонала или другому документу). В нем отражены требования к квалификации, навыкам, знаниям и профессионально важным качествам кандидата или сотрудника, которые необходимы для успешного исполнения должностных обязанностей. Дополнительно в нем указан функционал сотрудника и место в корпоративной структуре. Профиль должности используется при подборе персонала, при оценке, а также для развития персонала (например, при решении вопроса об обучении сотрудника или о его повышении). 

Кто такой менеджер по внутренним коммуникациям

Система внутренних коммуникаций появилась тогда, когда работа с персоналом вышла за рамки кадрового учета и стала включать в себя различные психологические аспекты. Сегодня внутренние коммуникации используются для поиска подхода к сотрудникам и повышения эффективности их работы и лояльности. Благодаря этому бизнес работает эффективнее, управляемость компанией становится выше, издержки снижаются, а бизнес-процессы – оптимизируются.

Продуманная, грамотно выстроенная система внутренних коммуникаций – важная составляющая HR-бренда, которая делает компанию привлекательной для соискателей и повышает ее статус как работодателя. И отвечает за эту систему специалист по внутренним коммуникациям. На кого направлена работа менеджера по внутренним коммуникациям:

• базовый персонал (рядовые сотрудники организации);
• линейные руководители,
• менеджеры среднего звена;
• ТОП-менеджеры и собственники компании;
• кандидаты, соискатели;
• окружение сотрудников (их родственники, друзья и так далее);
• население региона, где расположена компания;
• профессиональные группы и сообщества специалистов.

Для рядовых сотрудников внутренние коммуникации – это способ узнать свое место в компании, иметь уверенность в завтрашнем дне, а также средство повышения лояльности. Для линейного менеджмента специалист по внутренним коммуникациям представляет инструменты для оценки и мотивации нижестоящих сотрудников, а также возможность получить управленческие навыки, ориентиры и инструкции для коммуникаций с персоналом.

Для ТОП-менеджеров и собственников компании внутренние коммуникации – это, в первую очередь, инструмент контроля и влияния на персонал компании. Будущие сотрудники, а также окружение сотрудников, профессиональное сообщество и прочие получают от менеджера по внутренним коммуникациям информацию, которая позволяет им сделать вывод о том, насколько совпадают ценности и цели компании с их собственными, а также о возможных перспективах работы в компании.

Профиль должности специалиста по внутренним коммуникациям – какие решает задачи

В своей работе специалист по внутренним коммуникациям руководствуется, в первую очередь, целями, которые диктуются потребностями компании. При разработке профиля должности этого специалиста следует учитывать, какие навыки, знания, личные качества помогут ему в его деятельности на благо компании, какие функции ему следует выполнять, какими компетенциями обладать.

Алгоритм составления профиля менеджера по внутренним коммуникациям пошагово можно представить следующим образом.

1. На первом этапе специалист по персоналу изучает должность и ту среду, в которой будет работать сотрудник. Помогают ему в этом линейный руководитель специалиста по внутренним коммуникациям и руководители структурных подразделений.  

2. Второй шаг – определение тех сотрудников компании, которые будут участвовать в составлении профиля должности специалиста. Это будут обязательно специалист по персоналу, непосредственный руководитель сотрудника, возможно – иные сотрудники компании.  

3. Формулируется роль, место и значение должности в структуре компании, подчиненность сотрудника и порядок его взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями.  

4. Составление перечня должностных обязанностей.  

5. Составление переченя ключевых профессиональных и личностных качеств и навыков – компетенций.  

6. Формальные требования – возраст, образование, стаж и опыт работы по специальности и так далее.

Важно помнить о том, что не существует универсального профиля должности для всех компаний. Поэтому при составлении профиля должности специалиста по внутренним коммуникациям именно вашей компании следует учитывать специфику работы, особенности корпоративной культуры, внутреннюю структуру вашей компании и множество других факторов. В разных организациях специалист по внутренним коммуникациям может выполнять различные функции, поэтому задача при составлении профиля должности – максимально четко определить его функционал и требования применительно именно к вашей компании.

Обязанности специалиста по внутренним коммуникациям

Несмотря на то, что в каждой компании специфика должности отличается от других, есть определенный общий перечень задач, которые стоят перед менеджером по внутренним коммуникациям.

1. Специалист должен донести до всех сотрудников основные цели, миссию и стратегию компании, краткосрочные и долгосрочные задачи компании, подразделения и самого сотрудника, его роль и ответственность.  

2. Формирование и поддержание лояльности, создание корпоративной культуры компании, формирование единого корпоративного стиля, корпоративного языка, общепринятого для всех сотрудников компании, норм деловой этики и ежедневного общения, общих ценностей и так далее.  

3. Мотивирование персонала компании на достижение поставленных перед ними и перед самой компанией целей.  

4. Донесение до сотрудников актуальной информации о корпоративной и внекорпоративной жизни в компании, а также информации и новостях в отрасли и на рынке, информирование об успехах компании, имеющихся задачах и проблемах и способах их решения.  

5. Вовлечение персонала в оптимизацию бизнес-процессов.  

6. Предоставление персоналу специальной профессиональной информации, которая позволит сотрудникам выполнять свои обязанности более эффективно, повысит уровень безопасности и ответственного отношения к работе, ускорит прохождение различных корпоративных процедур и так далее.  

7. Обеспечение комфортного внедрения изменений в компании.  

8. Поддержка сотрудников в кризисные периоды жизни организации, индивидуальная и общая работа с сотрудниками по созданию комфортного психологического климата в компании. Сотрудники не заходят и не пишут на корпоративный портал.

Для выполнения этих задач перед менеджером по внутренним коммуникациям стоит ряд обязанностей – таких, как:

• взаимодействие с внутренними информационными ресурсами компании; развитие интернет-портала, внутренних и внешних социальных сетей компании; организация и контроль проведения корпоративных мероприятий;
• налаживание и координация работы системы обратной связи от сотрудников;
• организация и проведение исследований внутри компании;
• участие в работе по формированию, поддержанию развитию HR-бренда.

Специалист по внутренним коммуникациям может работать как в отделе персонала, так и в отделе корпоративных коммуникаций. Может взаимодействовать с отделом маркетинга или PR-отдела. Поэтому к разработке профиля должности менеджера по внутренним коммуникациям целесообразно привлекать специалистов не только того отдела, где сотрудник будет работать, но и смежных.

Источник: Директор по персоналу

Если после краткого разбора этих ролей у вас всё еще нет четкого понимания, чем же они отличаются, представьте себе, что менеджер по работе с брендом работодателя — это промоутер, стоящий перед входом в магазин мороженого, и всеми силами приглашающий «клиентов» войти. А менеджер по внутренним коммуникациям — это вежливый, внимательный и душевный продавец, который точно знает о вашей любви к клубничному пломбиру

Если вам интересно развиваться в этом направлении, то рекомендую пройти специализированное обучение, комфортное по срокам. Это важно, так как только на первый взгляд во внутрикоме кажется все простым. На деле очень маленький процент компаний управляет потенциальными кандидатами, формирую мнение о себе, и параллельно с этим усиливает влияние внутри. Очень часто этому процессу отводится далеко не первое и даже не третье место в HR, а интерес к этому будет только расти.

Поэтому, если вы будете обладать знаниями, информацией о кейсах и умением использовать их, аргументируя свою позицию — ваша компания станет лидером на рынке за непродолжительный срок, а вы повысите свою востребованность, как специалиста.

As an internal communications manager, you will be responsible for keeping the employees and the management team in your company informed on issues that affect employees in your organization. You will play a key role in the business because you’ll be engaging employees and helping to motivate them to do their best for the company, even if you don’t use those words explicitly. You will be working with people at every level, keeping them informed of news and positive developments in the company and ensuring they stay in the loop during upheavals or periods of crisis.

Size Up Similar Internal Communications Job Titles

Internal communications managers go by many titles, such as:

All of these titles convey that the go-to person is in charge of all internal communication matters, or those that affect employees. Given the presence of the word “internal,” it’s fair to assume that a company of this size would also have an external communications manager, or someone who would oversee communications to outside stakeholders, including customers, vendors, government officials and the media.

Professionals at this level typically have a bachelor’s degree in public relations, communication or journalism. You can also obtain a job-specific qualification, such as a bachelor’s degree in communication management. Accreditation through an organization such as the International Association of Business Communicators can improve your career opportunities.

Unfurl an Internal Communication Manager’s Skills

Of all an internal communication manager’s skills, strategic thinking might be most important, Bonfyre says. You must be able to develop an internal communications strategy, working with senior executives, members of the human resources team and departmental managers. This strategy should help you develop an understanding of the company’s goals and values and build a road map to success. You will also advise executives and managers of the role they play in effective internal communications.

A strategic plan, forged by an internal communications manager who is resourceful and resilient, makes for a winning combination. And it should guard against what the author of The Little Prince said could devolve into a “a goal without a plan,» which he noted is «just a wish.”

Writing, Speaking Skills Top the List

To put the communication strategy into practice, you’ll need excellent writing and presentation skills. You must be a good writer because you’ll be creating content for newsletters, internal websites and e-mail communications. You may also have to write scripts for senior executives when they present information to employees. In fact, you may have to make presentations to employees yourself to explain new company policies or to announce the company’s annual or quarterly financial results.

Many companies rely on their internal communications manager to set a good example for employees, so they set the bar high and often expect the manager’s written communications to be superior (if not flawless).

Teamwork Often Cited in Internal Communications Manager Job Description

You’re almost certain to see it on an internal communications manager job description: You must be a good team player to be an effective internal communications manager. In addition to working with senior executives to develop strategy, you might collaborate with designers, web developers and marketing communications professionals to create internal communications material, such as web pages, e-mail messages, posters and online advertisements. You may also be in contact with employees and departmental managers to research articles for newsletters.

Managers Answer to Many “Bosses”

If an internal communications manager is the thread that connects the people within an organization, how do you know if he is doing a good job? To some extent, it may vary from one individual (or department) to another. They each have a vested interest in the performance of an internal communication manager, Connect Team says. For example:

It’s enough to make you wonder if an internal communications manager can be “all things to all people.” The best managers certainly try.