Должностная инструкция старшего специалиста по закупкам (профстандарт)
Должностная инструкция
старшего специалиста по закупкам по профстандарту
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция старшего специалиста по закупкам разработана в соответствии с Профессиональным стандартом 08.026 «Специалист в сфере закупок», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 сентября 2015 года № 625н, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей старшего специалиста в сфере закупок, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации, учреждениия или предприятия.
1.3. Старший специалист по закупкам назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации. На время отпуска и временной нетрудоспособности работника его обязанности могут быть возложены на специалиста в сфере закупок, контрактного управляющего. Временное исполнение должностных обязанностей в таких случаях осуществляется в соответствии с приказом руководителя организации, соответствующим всем требованиям законодательства о труде.
1.4. Старший специалист по закупкам относится к категории «Специалисты» и находится в непосредственном подчинении у коммерческого директора (руководителя) организации.
1.5. На должность старшего специалиста по закупкам принимается лицо:
- имеющее высшее образование – бакалавриат, дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок;
- с опытом практической работы не менее трех лет в сфере закупок;
- к работе в организации не допускаются лица: лишенные права занимать эту должность в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда; имеющие или имевшие судимость за преступления, состав и виды которых установлены законодательством Российской Федерации; признанные недееспособными в установленном Федеральным законом порядке; имеющие заболевания, предусмотренные установленным перечнем.
1.6. В своей профессиональной деятельности старший специалист по закупкам должен руководствоваться:
- Конституцией Российской Федерации;
- законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете»;
- Федеральным законом от 27.05.2003 №58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- иными федеральными законами, в том числе федеральными законами, регулирующими особенности прохождения гражданской службы;
- указами Президента Российской Федерации;
- постановлениями Правительства Российской Федерации;
- нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством;
- правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя организации, данной должностной инструкцией старшего специалиста по закупкам);
- трудовым договором.
1.7. Старший специалист по закупкам должен знать:
- дисциплину труда и внутренний трудовой распорядок;
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- основы статистики в части применения к закупкам;
- особенности составления закупочной документации;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- порядок установления ценообразующих факторов и выявления качественных характеристик, влияющих на стоимость товаров, работ, услуг (по направлениям);
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- требования охраны труда;
- экономические основы ценообразования.
1.8. Старший специалист по закупкам должен уметь:
- использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
- работать с закупочной документацией;
- анализировать поступившие замечания и предложения в ходе общественного обсуждения закупок и формировать необходимые документы;
- подготавливать план закупок, план-график, вносить в них изменения;
- работать в единой информационной системе;
- формировать начальную (максимальную) цену контракта;
- обрабатывать и хранить данные;
- использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
- выбирать способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- организовывать и контролировать разработку проектов контрактов, типовых условий контрактов заказчика;
- работать в единой информационной системе;
- обрабатывать и хранить данные;
- составлять и оформлять отчетную документацию.
1.9. Старший специалист по закупкам должен быть ознакомлен с должностной инструкцией старшего специалиста по закупкам, разработанной с учетом профстандарта, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда.
1.10. Работник должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями старшего специалиста в сфере закупок являются:
2.1. Осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:
2.1.1. Составление планов и обоснование закупок.
2.1.2. Осуществление процедур закупок.
3. Должностные обязанности старшего специалиста в сфере закупок
3.1. В рамках трудовой функции составления планов и обоснование закупок:
- организовывает на стадии планирования закупок консультаций с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг;
- организовывает общественное обсуждение закупок;
- разрабатывает план закупок и осуществляет подготовки изменений для внесения в план закупок;
- размещает в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», публикует в печатных изданиях план закупок и внесенные в него изменений;
- обеспечивает подготовку обоснования закупки при формировании плана закупок;
- разрабатывает план-график и осуществляет подготовку изменений для внесения в план-график;
- публично размещает план-графика, внесенные в него изменения;
- организовывает утверждение плана закупок и плана-графика;
- определяет и обосновывает начальную (максимальную) цену контракта, в том числе заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);
- уточняет в рамках обоснования цены контракта и ее обоснование в извещениях об осуществлении закупок, приглашениях к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
- обрабатывает, формирует, хранит данные.
3.2. В рамках трудовой функции осуществления процедур закупок:
- выбирает способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- обеспечивает привлечение на основе контракта специализированной организации для выполнения отдельных функций по определению поставщика;
- согласовывает требования к закупаемым заказчиком отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе начальным (максимальным) ценам) и (или) нормативным затратам на обеспечение функций заказчика и публичное их размещение;
- организовывает и контролирует разработку проектов контрактов, типовых условий контрактов;
- составляет и публично размещает отчет об объеме закупок у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций;
- составляет отчетную документацию;
- обрабатывает, формирует, хранит данные.
3.3. Соблюдает конфиденциальность информации.
3.4. Соблюдает этику делового общения.
3.5. Занимает активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью.
3.6. Не разглашает материалы рабочих исследований.
3.7. Не создает конфликтные ситуации на рабочем месте.
3.8. Не совершает действия, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег.
3.9. Не допускает клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.
3.10. Разрабатывает план закупок, проводит подготовку изменений для внесения в план закупок, размещает в единой информационной системе план закупок и внесенные в него изменения.
3.11. Формирует годовой план-график размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд с последующей его корректировкой в соответствии с бюджетным назначением.
3.12. Формирует после получения технического задания конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, документацию для запроса предложений, документы для запроса котировок (с указанием обоснования начальной (максимальной) цены контракта).
3.13. Участвует в разработке проектов контрактов.
3.14. Осуществляет в установленном порядке анализ начальной (максимальной) цены контракта на основании ориентировочных цен, указанных в техническом задании и при необходимости направляет запросы о ценах на закупку товаров (работ, услуг) поставщикам, (исполнителям, подрядчикам) для уточнения и обоснования начальной (максимальной) цены контракта (цены лота).
3.15. Анализирует и направляет на согласование начальные (максимальные) цены контрактов (договоров) для подведомственных организаций на основании их обращений.
3.16. Проводит анализ результативности проведенных закупок.
Принимает участие в подготовке проектов решений в рамках служебной компетенции.
3.17. Докладывает своему руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
3.18. Готовит ответы на обращения и запросы органов исполнительной власти, муниципальных образований, организаций и физических лиц.
3.19. Проводит подготовку и размещение в единой информационной системе извещений о проведении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений на принятие участия в выборе поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми методами.
3.20. Проводит подготовку и направление приглашений на принятие участия в выборе поставщиков (подрядчиков, исполнителей) способами, установленными Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
3.21. Занимается организацией обязательного общественного обсуждения закупки товара, работы либо услуги в случаях, установленных Законом.
3.21. Учитывая результаты обязательного общественного обсуждения закупки товара, работы либо услуги при необходимости вносит изменения в планы закупок, планы-графики, документы о закупках или отменяет закупку.
3.22. Обеспечивает проведение закупок, а также заключение контрактов.
3.23. Организовывает при необходимости в ходе планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и принимает участие в таких консультациях с целью оценки состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, нахождения наилучших технологий и иных решений для обеспечения нужд организации.
3.24. Поддерживает необходимый уровень квалификации, требуемый для выполнения своих обязанностей, согласно должностной инструкции.
3.25. Исполняет другие обязанности, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
3.26. Не допускает разглашения информации, ставшей известной во время процесса определения поставщика (подрядчика, исполнителя), исключая случаи, прямо предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.27. Составляет план по улучшению и развитию материально-технической базы организации на год с учетом финансовых средств, которые выделены на год.
3.28. Принимает на ответственное хранение в порядке, определенном законодательством Российской Федерации, товарно-материальные ценности и другое имущество организации.
3.29. Строго соблюдает все положения данной должностной инструкции.
3.30. Старший специалист по закупкам соблюдает положения данной должностной инструкции, разработанной на основе профстандарта, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка организации, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты организации, приказы руководителя.
3.31. Старший специалист по закупкам периодически проходит бесплатные медицинские обследования, аттестацию, повышает свою профессиональную квалификацию и компетенцию.
3.32. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
4. Права
Старший специалист в сфере закупок имеет право:
4.1. При исполнении своих должностных обязанностей старший специалист обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
4.2. В пределах своей компетенции при исполнении должностных обязанностей участвовать в совещаниях по вопросам, относящимся к его компетенции;
4.3. В пределах своей компетенции и в порядке, определенным Уставом организации, выдавать распоряжения и указания сотрудникам организации и требовать их исполнения;
4.4. Подписывать документы в пределах своей компетенции;
4.5. Представлять на рассмотрение руководителя организации предложения по вопросам своей деятельности;
4.6. Получать от руководителя и специалистов организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;
4.7. Требовать от администрации организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей;
4.8. На предоставление рабочего места, соответствующего требованиям охраны труда, на получение от руководителя учреждения достоверных сведений об условиях и охране труда на рабочем месте;
4.9. Своевременное повышение своей профессиональной квалификации, прохождение аттестации.
4.10. Устанавливать от имени организации деловые контакты с физическими лицами и юридическими организациями, которые могут способствовать усовершенствованию материально-технического оснащения учреждения;
4.11. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
4.12. Принимать непосредственное участие в пределах своей компетенции в подготовке (обсуждении) следующих проектов:
- планов закупки;
- планов-графиков;
- других актов ненормативного (организационно-распорядительного) характера по вопросам, установленным законодательством Российской Федерации и прочими нормативно-правовыми актами.
4.13. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.14. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением учителем норм профессиональной этики.
4.15. На поощрения, награждения по результатам трудовой деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.16. Работник организации имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом организации Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка.
5. Ответственность
В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке старший специалист в сфере закупок несет ответственность:
5.1. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией по профстандарту, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя организации и иных локальных нормативных актов, старший специалист по закупкам подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации.
5.2. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм старший специалист в сфере закупок привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.3. За принятие управленческих решений, повлекших за собой возникновение дезорганизации рабочего процесса и (или) процесса материально-технического обеспечения старший специалист по закупкам несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.4. Старший специалист по закупкам несет полную персональную ответственность за соблюдение требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации о контрактной системе в области закупок и нормативными правовыми актами, регламентирующими отношения, относительно:
- планирования закупки товаров, работ, услуг;
- определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
- заключения гражданско-правового договора;
- особенностей исполнения контрактов (договоров);
- мониторинга закупок товаров, работ, услуг;
- аудита в сфере закупок товаров, работ, услуг;
- контроля соблюдения законодательства Российской Федерации.
5.5. За умышленное причинение организации или ее сотрудникам материального ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей старший специалист в сфере закупок несет материальную ответственность в порядке и в пределах, предусмотренных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.6. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления профессиональной деятельности несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному руководителем организации.
6.2. Взаимодействие старшего специалиста по закупкам с гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основании общих принципов служебного поведения, а также согласно другим нормативно-правовым актам.
6.3. Получает от руководителя организации информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с руководителем организации, заместителем руководителя и главным бухгалтером организации.
6.7. Сообщает руководителю и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, конференциях непосредственно после ее получения.
6.8. Принимает под свою персональную ответственность материальные ценности с непосредственным использованием и хранением их в складских и других хозяйственных помещениях организации.
6.9. Информирует администрацию компании о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя организации, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления старшего специалиста по закупкам с настоящей должностной инструкцией, составленной на основании профстандарта, подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у руководителя организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____202___г. _____________ /_______________________/
Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции для школы по ЕКС
Должностные инструкции для школы по профстандарту
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Старшего специалиста по закупкам (осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность старшего специалиста по закупкам [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Старший специалист по закупкам относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Старший специалист по закупкам подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность старшего специалиста по закупкам назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), дополнительное профессиональное образование (программы повышения квалификации или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок) и опыт работы не менее трех лет в сфере закупок.
1.5. Старший специалист по закупкам должен знать:
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- особенности составления закупочной документации;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- порядок установления ценообразующих факторов и выявления качественных характеристик, влияющих на стоимость товаров, работ, услуг (по направлениям);
- экономические основы ценообразования;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- основы статистики в части применения к закупкам;
- дисциплину труда и внутренний трудовой распорядок;
- требования охраны труда;
- регламенты работы электронных торговых площадок;
- порядок согласования и формирования требований к закупаемым товарам, работам, услугам.
1.6. Старший специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:
- требованиями законодательства РФ;
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия старшего специалиста по закупкам (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Старший специалист по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организация на стадии планирования закупок консультаций с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг.
2.2. Организация общественного обсуждения закупок.
2.3. Разработка плана-графика и осуществление подготовки изменений для внесения в план-график.
2.4. Публичное размещение плана-графика, внесенных в него изменений.
2.5. Организация утверждения плана-графика.
2.6. Определение и обоснование начальной (максимальной) цены контракта, в том числе заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем).
2.7. Уточнение в рамках обоснования цены контракта и ее обоснование в извещениях об осуществлении закупок, приглашениях к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
2.8. Обработка, формирование, хранение данных.
2.9. Выбор способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
2.10. Обеспечение привлечения на основе контракта специализированной организации для выполнения отдельных функций по определению поставщика.
2.11. Согласование требований к закупаемым заказчиком отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе начальным (максимальным) ценам) и (или) нормативным затратам на обеспечение функций заказчика и публичное их размещение.
2.12. Организация и контроль разработки проектов контрактов, типовых условий контрактов.
2.13. Составление и публичное размещение отчета об объеме закупок у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций.
2.14. Составление отчетной документации.
2.15. Обработка, формирование, хранение данных.
В случае служебной необходимости старший специалист по закупкам может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Старший специалист по закупкам имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Получать необходимую для выполнения должностных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.
3.4. Знакомиться с проектами приказов руководства, касающимися его деятельности.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Принимать участие в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой.
3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.9. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность
Старший специалист по закупкам несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. Условия работы
5.1. Режим работы старшего специалиста по закупкам определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью старший специалист по закупкам обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.
(подпись)
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Чем конкретно занимается специалист по закупкам
- Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
- В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.
Чем конкретно занимается специалист по закупкам
Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.
Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.
Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:
- подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
- контроль всех этапов процесса;
- анализ расходов;
- ведение базы заказов;
- возвращение залога участникам торгов;
- аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
- анализ заявок участников, их прием и отклонение.
В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:
- поиск закупок по профилю компании;
- сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
- формирование предложений о ценах;
- подача документов в сроки, установленные заказчиком;
- соблюдение условий, установленных процедурой.
Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).
В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.
Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.
Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.
Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.
Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.
В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?
- В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
- Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
- После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
- Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.
Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.
Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.
Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.
Обязанности этого сотрудника заключаются в следующем:
- составление плана закупок на определенный период;
- контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
- определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.
Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.
Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- этика делового общения и правила ведения переговоров;
- дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
- требования охраны труда.
К умениям специалиста по закупкам относится:
- мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
- составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
- анализ заявок поставщиков;
- отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
- ведение переговоров, составление заявок и предложений;
- отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
- создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
- анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
- взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.
Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:
- законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
- должностная инструкция;
- трудовой договор;
- внутренние акты компании.
Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:
- сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
- организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
- подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
- организация и проведение всех закупочных мероприятий;
- подведение итогов закупки;
- выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.
Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.
Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.
Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.