Должностная инструкция взаимодействие с другими подразделениями

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.

должностные инструкции по подразделениям предприятия и отраслям деятельности (подготовлено экспертами компании «гарант») | гарант

Обязанность «Организация выполнения»

Хорошая работа начинается с тщательной организации. Если вы хотите, чтобы работа была выполнена с должным качеством и в необходимые сроки, необходимо уделить самое пристальное внимание именно организации этого процесса.

Мы должны провести декомпозицию нашей задачи до уровня простейших рабочих заданий, при этом учесть целый ряд условий — от уровня квалификации подчиненных до приоритетности конкретной задачи в рамках общего поля.

Нам также необходимо определиться с приоритетами, оптимальной последовательностью выполнения работ, выстроить график и отметить на нем как необходимые места контроля, так и точки для принятия решения об уточнении дальнейшего хода работ. Возможно, характер задачи предполагает уместность оценки внутренних/внешних рисков и разработку соответствующих профилактических либо реактивных мероприятий.

Все эти процедуры должны быть согласованы как с содержанием самой задачи, так и со сроками ее выполнения. В противном случае после быстрого старта участники начинают спотыкаться о неучтенные препятствия, что резко замедляет ход выполнения задачи. Недостаток планирования в этой области также может привести к тому, что часть важных составляющих не исполняется вовсе или о них вспоминают в последний момент. В итоге задачи решаются долго, дорого и некачественно.

Если же поступать не так, как принято, а так, как правильно, то время, затраченное на организацию выполнения, многократно окупается управляемостью процесса, оптимальностью использования ресурсов структуры и качеством самой работы.

Если у вас нет времени на качественную организацию работы, то вы находитесь в очередной «самозатягивающейся петле», пытаясь сделать за счет скорости то, что следует решать посредством изменения подхода. Конечно, для этого вначале потребуется инвестировать дополнительное время, которого и так не хватает. Но иначе этот замкнутый на первый взгляд круг никак не разорвать.

Хорошо организованная работа выполняется быстро, интенсивно и… незаметно. В свою очередь, крики и суета свидетельствуют скорее не об энтузиазме подчиненных, а о низком качестве управления.

Обязанности руководителя проекта

Руководитель проекта обладает следующими должностным обязанностями:

• прогнозирование результата и определение целей и задач, поставленных в результате создания проекта;
• организация работ по созданию и реализации проекта;
• составление списка работ, необходимых для реализации поставленных задач и определение круга сотрудников, которые будут заниматься их выполнением;
• составление бизнес-плана, определение размера бюджета и подготовка документов, необходимых в ходе реализации проекта;
• сбор, обработка и хранение информации, необходимой для реализации бизнес-проекта;
• составление договоров с поставщиками и подрядчиками;
• составление графиков проведения работ и контроль за сроками их реализации;
• проведение деловых переговоров;
• внесение коррективов в проект после предварительного их согласования с руководством;
• внесение информации в базы данных;
• организация финансового и аналитического учёта;
• составление расчётов, методик и внесение предложений, необходимых для успешной реализации бизнес-проекта;
• оповещение работников о нормах пожарной безопасности и охране труда. Проведение инструктажа в необходимые сроки.

Обязанность «Распределение обязанностей»

Эта часть работы руководителя наиболее понятна по своему содержанию. Одной из причин перегрузки руководителей как и является тот факт, что руководитель не распределяет обязанности.

Кроме того, нельзя обязывать, не оговаривая права. Те или иные полномочия оговорены в должностных инструкциях, но полномочия конкретного сотрудника в рамках выполнения актуального задания в стандартном регламенте содержаться не могут. Не стоит также надеяться на то, что подчиненный, взяв за основу перечень своих служебных обязанностей, самостоятельно определит набор своих полномочий в рамках конкретной работы.

Вывод: если вы не уделили достаточного внимания постановке задачи и организации выполнения, то у вас практически нет шансов адекватно распределить работу между подчиненными. Попадая в эту ситуацию, руководитель интуитивно выбирает одну из двух моделей.

• Модель 1. Основная часть работы выполняется самостоятельно, подчиненных работают исключительно в режиме «подай—принеси». Если не получается все выполнить самому, боремся за сокращение объема работ, расширение штата, улучшение мотивации, набор хороших подчиненных.
• Модель 2. «Перебрасываем» подчиненным работу в том виде, как есть, при этом понимая, что в результате все окажется совсем не так, как надо. Когда предчувствия сбываются, боремся за сокращение объема работ, расширение штата, улучшение мотивации, набор «хороших» подчиненных.

Обязанность «Обеспечение взаимодействия»

Как бы тщательно вы все ни организовали, на пути к цели обязательно появятся некие препятствия, неучтенные на предварительной стадии или новые факторы. Все они требуют рассмотрения, дополнительной информации, а то и внесения коррекций в изначальную диспозицию.

Ранее распределенные полномочия не могут учитывать неизвестное, а право самостоятельно решать вновь возникающие вопросы может быть делегировано только проверенным и надежным. Поэтому сотрудникам необходим периодический контакт с руководителем.

Кроме того, вашим подчиненным необходимо взаимодействовать со своими коллегами на «горизонтальном» уровне как внутри своей структуры, так и с выходом на другие подразделения.

Если ваши подчиненные обладают высоким уровнем исполнительской дисциплины задача несколько упрощается. По завершении процесса распределения обязанностей достаточно договориться о том, что при столкновении с любым препятствием и/или неожиданным фактором они немедленно сигнализируют об этом вам. Но и об этом надо не забыть договориться.

Также необходимо помнить о том, что любую работу необходимо контролировать — даже ту, при выполнении которой изначально не возникает неожиданностей и не требуется совместных действий. Если же руководитель склонен этим пренебрегать, то конечный или промежуточный результат может попросту отсутствовать, даже по самым объективным причинам.

Обязанность «Выстраивание межличностных взаимоотношений»

В зависимости от целей и характера задач, стоящих перед компанией, тот или иной тип взаимоотношений в коллективе может быть как хорошим, так и плохим. Параметр этот относительный и зависит от того, насколько эти отношения способствуют эффективной работе.

Почему же у нас зачастую возникает подобная иллюзия? Считается, что если сотрудники находятся между собой в хороших отношениях, то они легко будут общаться по рабочим вопросам, спокойно и конструктивно договариваться по спорным моментам, в коллективе не будет ссор и сплетен, всем будет приятно и радостно работать, люди будут меньше уставать, и никто не захочет увольняться. Однако в коллективах, где складывается подобный стиль отношений, неизбежно возникают дополнительные факторы:

• снижается взаимная требовательность.
• взаимные обязательства становятся более значимыми, чем перед компанией и непосредственным руководителем.
• информация скрывается от руководителя, а если руководитель является частью «содружества», то — от вышестоящих инстанций (организаций).
• процветает круговая порука.

Мы вовсе не хотим сказать, что отношения в коллективе должны быть плохими. Это тоже не принесет ничего хорошего. Где же выход?

Руководитель обязан уметь поддерживать в коллективе должный баланс между сотрудничеством и соперничеством. Межличностные взаимоотношения — не данность, а управляемая субстанция; понятия же «хорошо» и «плохо» достаточно условны. Весь вопрос в рейтинге ваших собственных или же корпоративных критериев, при отсутствии которых вы будете использовать собственные.

Обязанность «Анализ результатов»

Выполнение этой обязанности кажется само собой разумеющимся делом. Однако результаты своей работы далеко не всегда подвергаются осознанному анализу. Во многом это связано с изначальным отсутствием правильно сформулированных целей работы. Но даже там, где цели были установлены, анализ промежуточных и итоговых результатов часто отсутствует. Анализ результатов деятельности, конечно, проводится по ходу дела, но нигде не фиксируется.

Человеческая психика устроена таким образом, что он всегда подсознательно стремится избежать нежелательного понижения самооценки и потому склонен приписывать огрехи различным внешним причинам. Любые же результаты представляются оптимальными и единственно возможными.

В связи с этим рекомендуем вам заниматься анализом промежуточных и конечных результатов на регулярной основе, запланировав это как обязательную процедуру. Такая привычка хотя иногда и портит настроение, но существенно повышает эффективность управления.

Обязанность руководителя «Аудит эффективности процессов»

Руководитель обязан замерять и оценивать правильность организации работы, соотносить это с ключевыми параметрами эффективности и, в случае расхождения или прогнозирования такой возможности в перспективе, обеспечивать разработку необходимых изменений.

Так, если руководитель обнаруживает, что система мотивации не способствует качественному выполнению поставленных задач, то он должен либо организовать разработку конкретных предложений по изменению ситуации, либо привлечь необходимый для этого внешний ресурс.

Если руководитель сам не использует какой-либо управленческий инструмент, то его подчиненные с высокой вероятностью также этого делать не будут. Если вы сами не пользуетесь управленческой технологией, то контроль ее использования подчиненными будет требовать дополнительных усилий и, скорее всего, постепенно сойдет на нет.

Выполнение аудита эффективности процессов — не хобби, а обязанность. Результатами его выполнения должны стать перечни объектов анализа, описания методик оценки и возможности ознакомиться с результатами.

Оценка деловых качеств Работника и результатов его работы

6.1. Критериями оценки деловых качеств Работника являются:

• квалификация;
• стаж работы по специальности;
• профессиональная компетентность, выразившаяся в лучшем качестве выполняемых работ;
• уровень трудовой дисциплины;
• способность адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;
• интенсивность труда (способность в короткие сроки справляться с большим объемом работы);
• умение работать с документами;
• способность в установленные сроки осваивать технические средства, повышающие производительность труда и качество работы;
• производственная этика, стиль общения;
• способность к творчеству, предприимчивость;
• способность к адекватной самооценке;
• проявление инициативы в работе, выполнение работы более высокой квалификации;
• повышение индивидуальной выработки;
• рационализаторские предложения;
• практическая помощь вновь принятым работникам без закрепления наставничества соответствующим приказом;
• высокая культура труда на конкретном рабочем месте.

6.2. Результаты работы и своевременность ее выполнения оцениваются по следующим критериям:

• результаты, достигнутые Работником при исполнении обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;
• качество законченной работы;
• своевременность выполнения должностных обязанностей;
• выполнение нормированных заданий, уровень производительности труда.

6.3. Оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основе объективных показателей, мотивированного мнения непосредственного руководителя и коллег.

Заключительные положения

7.1. Настоящая инструкция разработана с учетом положений Трудового кодекса Российской Федерации, а также в соответствии с (указать локальный нормативный акт Работодателя).

7.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у Работодателя; иным способом).

7.3.

Начальник структурного подразделения:

/ «»2021 г.

Согласовано:

/ «»2021 г.

С инструкцией ознакомлен(а) (или: инструкцию получил(а)):

/ «»2021 г.

Должностные обязанности директора

Руководитель предприятия для реализации своего функционала выполняет следующие действия:

1. Регламентирует и руководит всеми сторонами деятельности предприятия.
2. Создает или поддерживает имеющуюся структуру, обеспечивающую связь и сотрудничество всех отделений, цехов, иных частей производства.
3. Реализует выполнение коллективом задач, которые ведут к своевременному качественному выполнению соглашений с поставщиками, покупателями продукции и финансовыми организациями.
4. Обеспечивает внедрение передовых технологий на основе перспективного планирования, реалистичной оценки возможностей и резервов коллектива и производственных мощностей.
5. Занимается поиском и подбором подходящих кадров с соответствующей квалификацией.
6. Обеспечивает условия труда для работников, создает факторы, способствующие эффективному использованию их интеллектуального потенциала и работоспособности.
7. Следит за соблюдением норм охраны труда, создания условий отдыха для коллектива.
8. Распределяет работу среди своих прямых подчиненных: руководителей отделов, подразделений, производственных цехов и т.д.

Проводит работу, направленную на обеспечение:

• своевременного оформления документации;
• оплаты налогов, сборов, страховых взносов, прочих необходимых выплат;
• выплат в финансовые и кредитующие организации.

Контролирует:

• правомерность величин установленных окладов
• регулярную инвентаризацию материальной базы предприятия.

В обязанность директора предприятия входит также анализ финансового рынка на предмет поиска максимально выгодных предложений по депозитам и приобретению акций и других ценных бумаг (в особенности высоколиквидных государственных акций и пр.). Все операции по депозитным счетам, договорам о кредитовании и финансировании, ценным бумагам также находятся под его контролем.

Об особенностях практического применения

Прочитав перечень и содержание своих обязанностей, каждый руководитель может с легким сердцем заявить, что все это он, в принципе, делает. Ключевым моментом тут будет являться характерная оговорка «в принципе». Такую формулировку использует тот, кто понимает, что должен это делать, но не готов утверждать со всей уверенностью, что делает.

В единицу времени человек может эффективно заниматься только одной работой. Тот, кто старается одновременно выполнить несколько важных дел, ничего толком не сделает. Поэтому выполнение управленческих обязанностей должно включаться в рабочий график руководителя под соответствующим названием.

В рабочий график управленческие обязанности следует включать не просто наравне с прочими делами, а с учетом того, что именно эта область ответственности должна быть приоритетной. Научитесь выделять время в соответствии с приоритетами, чтобы слова с делами не расходились.

Руководитель отвечает за то, чтобы эти действия выполнялись на регулярной основе, состав же участников и их роли — вопрос ситуационный.

Сами ли вы собираетесь детально проработать задачу, после чего сообщить о ней подчиненным, либо собираетесь привлечь их к активному участию в разработке? Может быть, участие будет ограничено сбором данных по сформулированным вами вопросам? Все это можете определить только вы сами. Вы отвечаете за то, чтобы обязанности полноценно исполнялись, каким же ресурсом — вопрос не принципиальный.

Кроме того, вам необходимо учитывать и то, что все обязанности в процессе их исполнения соединены незримой цепочкой обратной связи. В процессе организации выполнения может выясниться, что сама задача требует дополнительного осмысления, а может быть, и переформулирования. Такое часто бывает, например, из-за нехватки ресурсов, чего на стадии постановки задачи не всегда возможно предвидеть.

Образец должностной инструкции директора предприятия

Права

Руководитель организации, предприятия наделяется правом:

• представлять интересы предприятия при отношениях с любыми структурными единицами, как внутри предприятия, так и вне его;
• действовать, выносить решения от имени предприятия;
• заключать трудовые соглашения, изменять их в предусмотренном законом порядке;
• в любой момент требовать от подразделений предприятия и отдельных специалистов актуальные сведения о состоянии производства и иную информацию;
• принимать решения о поощрении лучших специалистов любого уровня, а также выносить решения о порицании и материальной или иной форме ответственности лиц, допустивших упущения и ошибки;
• требовать от специалистов и работников любого уровня выполнения трудовых договоров, соблюдения правил эксплуатации оборудования и техники, разумной экономии и следования режиму и внутреннему распорядку предприятия;
• требовать от подчиненных выполнения своих требований, приказов, распоряжений.

Требования к объему знаний

Для исполнения обязанностей в строгом соответствии с законодательными нормами и стандартами, принятыми на предприятии, директор должен обладать знаниями в области права. Необходимо знать такие нормативные акты, как:

• Конституция, законы РФ;
• нормы закона, касающиеся спецификации предприятия, руководящей работы;
• акты, постановления и прочие нормативные документы, относящиеся к производству из разных аспектов: финансового, экономического, хозяйственного и пр.

Относительно работы конкретного предприятия, которым он руководит, он должен знать:

• тенденции развития отрасли;
• особенности производственного направления;
• технологические циклы производства продукции;
• методы и способы управления производством в условиях нынешней экономики;
• технику и особенности составления перспективных планов деятельности предприятия;
• способы и особенности планирования и разработки возможностей расширения рынков сбыта, поиск и выход на новые;
• способы организации трудового, производственного процесса;
• правила составления трудовых соглашений, регламентация и регулирование трудовых отношений с работниками;
• теоретические основы управления, производства, экономики;
• законодательные нормы относительно: трудовых отношений, организации охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.

При работе директор опирается на правила и нормы, предписанные:

• законами страны;
• уставом предприятия;
• данным документом;
• решениями _______________ (учредителя, совета учредителей и т.д.);
• сформулированными и утвержденными правилами внутреннего порядка работы.