Если в трудовом договоре коротко описывается, чем должен заниматься заместитель директора по АХЧ, то в его должностной инструкции дается подробное описание рабочих обязанностей и других аспектов. Корректно написанная должностная инструкция — документ, имеющий правовую силу, который может применяться как в трудовых спорах, так и в суде. Это требует от компаний-работодателей внимательного отношения к качеству её составления.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции заместителя директора по АХЧ .doc
Образец должностной инструкции заместителя директора по АХЧ
1. Общие положения
- Заместитель директора по АХЧ входит в категорию управляющих.
- Заместитель директора по АХЧ нанимается и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.
- Заместитель директора по АХЧ находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия.
- Во время отсутствия заместителя директора по АХЧ (лечение болезни, командировка и пр.) закрепленные за ним должностные функции переходят на оговоренный срок другому руководящему сотруднику, назначенному директором предприятия.
- На данную должность может наниматься лицо, соответствующее следующим квалификационным параметрам:
- трудовой стаж в сфере хозяйственной деятельности от 3 лет;
- средне-профессиональное или высшее образование.
- Заместитель директора по АХЧ обязан разбираться в следующих вопросах:
- нормативно-правовая база, регулирующая его сферу деятельности;
- правила ведения документооборота по хозяйственным операциям;
- принципы организации хозяйственной деятельности на предприятии;
- нормы инвентаризации и проверки ценностей, находящихся в сфере его ответственности;
- правила взаимодействия с представителями поставщиков;
- нормативы хранения подведомственного имущества, его эксплуатации и списания;
- нормы ведения первичной бухгалтерской отчетности в сфере отображения хозяйственных операций;
- принципы руководства подчиненным кадровым составом;
- основы работы с офисным оборудованием, компьютерами и соответствующим программным обеспечением;
- актуальные нормативы технологической и пожарной безопасности, а также принципы трудовой дисциплины.
- Заместитель директора по АХЧ руководствуется:
- действующей нормативно-правовой базой;
- документацией предприятия;
- сведениями из этой инструкции.
2. Обязанности
На заместителя директора по АХЧ возложены следующие функции:
- Организация административно-хозяйственного обеспечения работы предприятия.
- Обеспечение хранения ценностей в своей зоне ответственности.
- Представление предприятия в контактах с партнерами по вопросам закупок соответствующей продукции и её эксплуатации.
- Обеспечение действующих норм эксплуатации инструментов и инвентаря подчиненными сотрудниками.
- Организация проведения соответствующих ремонтных мероприятий в зоне своей ответственности.
- Отслеживание ситуации с материалами, инструментами, инвентарем, которые применяются в хозяйственной деятельности, а также их замена и закупка.
- Обеспечение выполнения заявок от других подразделений на проведение соответствующих хозяйственных операций.
- Обеспечение эффективной работы подчинённого персонала.
- Решение кадровых вопросов по замене подчиненных, их поощрению и наказанию.
- Обеспечение необходимого документооборота по хозяйственным операциям.
- Контроль за корректностью первичных финансовых документов в сфере своей ответственности.
- Проведение мероприятий по поддержанию рабочего состояния объектов ЖКХ и хозяйственной инфраструктуры.
- Мониторинг соблюдения санитарно-гигиенических стандартов на территории предприятия.
- Обеспечение подготовки объектов в зоне своей ответственности к сезонным изменениям.
- Отслеживание соблюдения норм пожарной и технологической безопасности в сфере своей компетенции.
3. Права
Заместитель директора по АХЧ наделен руководством предприятия следующими правами:
- Осуществлять руководство трудовой деятельностью подчиненных.
- Распоряжаться материальными и иными ресурсами в сфере своей деятельности.
- Знакомиться с первоначальными вариантами документов предприятия по административно-хозяйственной деятельности.
- Вносить топ-менеджерам предприятия предложения по совершенствованию аспектов хозяйственной деятельности.
- Информировать других руководителей о недостатках, выявленных в ходе проведения хозяйственных мероприятий.
- Запрашивать информацию и помощь от сотрудников предприятия в пределах, оговорённых в соответствующих внутренних документах.
- Решать кадровые вопросы в своей зоне ответственности.
- Визировать документы в пределах своей компетенции.
- Требовать от руководителя предприятия создания условий, нужных для эффективного обеспечения хозяйственной деятельности.
- Представлять предприятие по вопросам закупок соответствующих услуг и товаров на встречах с контрагентами.
4. Ответственность
Заместитель директора по АХЧ может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За разглашение конфиденциальной информации — в границах, указанных в соответствующих нормах законодательства.
- За совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с положениями уголовного, административного и трудового права.
- За невыполнение должностных обязанностей — в границах, указанных в соответствующих статьях законодательства и документах предприятия.
- За ущерб, полученный работодателем из-за некомпетентных действий, — в соответствии с принципами актуального законодательства.
Стандарты написания должностной инструкции
В действующих законах нет требований по составлению должностной инструкции. В результате многие работодатели предпочитают переделывать типовые инструкции с учетом своей специфики. Подобные инструкции подчиняются определенным стандартам делового документооборота. Так, структура типовой должностной инструкции включает следующие части:
- Общая часть.
- Обязанности специалиста.
- Его ответственность.
- Его права.
К этим стандартным разделам некоторые наниматели, особенно крупные, добавляют и дополнительные, в которых описывают условия труда, порядок должностных связей, критерии оценки деятельности сотрудника. Целесообразность их включения зависит от размаха деятельности работодателя, отраслевых особенностей и других аспектов.
Есть определенные стандарты и по оформлению инструкции. Рекомендуется распечатывать её на корпоративном бланке, со всеми признаками делового документа: расшифровкой подписей, реквизитами компании и пр.
Внимание! Инструкция может создаваться по двум алгоритмам: «для должности» и «для специалиста». В первом случае документ составляют для конкретной позиции, без учета индивидуальных различий работника. Во втором случае документ подгоняют под конкретного ценного специалиста.
Общий раздел
Начальная часть, в которой содержится описание основных аспектов трудовой деятельности специалиста. Дается описание порядка подчинения сотрудника, его замены и других базовых моментов его деятельности. Особую роль играет перечень навыков, которые должны соотноситься с обязанностями, данными в следующем разделе.
Внимание! В некоторых случаях особенности деятельности работодателя требуют умений, не всегда характерных для данной должности. Например, может потребоваться знание иностранного языка или понимание специфики отраслевой деятельности (бюджетные учреждения, компании с иностранным участием и пр.). Все эти нюансы нужно описать в этом разделе.
Обязанности
Ключевая часть, в которой подробно расписаны должностные функции, упомянутые в трудовом договоре. Для многих позиций объем и разнообразие этих функций, особенно вспомогательных, могут значительно различаться в зависимости от сферы деятельности работодателя, его организационно-правовой формы и других аспектов.
Права
Ещё один типовой раздел, включающий список прав, предоставленных руководством предприятия заместителем директора по АХЧ. Величина списка зависит от места, занимаемого менеджером в управленческой иерархии, и объема операций, за которые он отвечает.
Ответственность
В этой части дается описание вариантов привлечения к ответственности сотрудника за совершенные им нарушения. Конкретные меры наказания даны в общем виде, поскольку точно могут быть определены лишь после окончания необходимых процедур по административным и судебным разбирательствам.
Заместитель директора по АХЧ не только входит в руководство компании, но и распоряжается значительными ресурсами, обеспечивая повседневное функционирование подразделений компании и её сотрудников. Поэтому должностная инструкция для такой позиции должна быть тщательно согласована со специалистами. В их число обычно входят юрист, руководитель кадровой службы, другие заместители директора. Только после учета их корректировок документ передается на утверждение директору предприятия.
Окончательно инструкция вступает в действие после её подписания всеми сторонами: директором компании-работодателя, самим работником и другими руководителями, если их подписи требуются действующими нормами документооборота.
Должностная инструкция заместителя директора по административно- хозяйственным вопросам
I. Общие положения.
1. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам относится к категории руководителей.
2. На должность заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее 2-х лет.
3. Назначение на должность заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам и освобождение от нее производится приказом директора организации.
4. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам должен знать:
- Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
- Структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
- Порядок ведения табельного учета;
- Средства связи, вычислительной и организационной техники;
- Порядок и сроки составления отчетности;
- Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
- Основы экономики, организации труда, производства и управления;
- Организацию финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
- Административное, трудовое и хозяйственное законодательство.
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты строительных объектов.
5. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам подчиняется непосредственно руководителю организации.
6. На время отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности.
Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам должен:
- Осуществлять руководство хозяйственной деятельностью организации.
- Контролировать хозяйственное обслуживание и следить за надлежащим состоянием в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения организации, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
- Контролировать рациональное расходование материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных нужд организации.
- Руководить работами по благоустройству, озеленению и уборке территории.
- Координировать работу подчиненных ему служб и структурных подразделений.
- Принимать меры по расширению хозяйственной самостоятельности организации, своевременному заключению необходимых договоров.
- При необходимости организовать проведение ремонта помещений, осуществлять контроль за качеством выполняемых ремонтных работ.
- Обеспечивать структурные подразделения организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществлять наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
- Организовать оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивать ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
- Выполняет отдельные служебные поручения руководителя организации.
III. Права
Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам имеет право:
- Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей и знакомится с проектами документов по вопросам своей деятельности.
- Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений организации, при необходимости привлекать к решению возложенных на него задач сотрудников других отделов.
- Запрашивать лично или по поручению директора организации от руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы организации.
- Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении сотрудником его должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностные обязанности зам. директора по АХЧ:
- поддержание рабочего состояния материально-технической базы и средств производства;
- обеспечение сотрудников всем необходимым;
- обеспечение системы охраны труда и безопасности;
- координация структурных подразделений, в том числе логистики и связи.
Административно-хозяйственный руководитель
На каждом среднем и крупном предприятии функционирование и поддержание в исправном состоянии материально-технической базы, обеспечение рабочего процесса и всех систем безопасности — задача и обязанность зама по АХЧ, отдельного специалиста или целого административного подразделения.
Чем занимается специалист
Обязанности специалиста по административно-хозяйственной деятельности (АХД или АХО) определяются задачами службы конкретной организации.
Профессионально-квалификационные характеристики должности
Руководящая административно-хозяйственная должность на практике имеет много вариантов названий. Как правило, их самостоятельно подбирает работодатель:
- заместитель директора по общим вопросам;
- руководитель АХО или АХЧ;
- директор департамента и пр.
С 2021 года организации, обязанные применять профессиональные стандарты, пользуются документом под кодом 07.005 — «Специалист административно-хозяйственной деятельности». С его помощью определяются :
- названия должностных позиций;
- квалификационные требования;
- должностные обязанности.
Квалификационные справочники не содержат общеотраслевого описания и характеристик специалиста по административно-хозяйственной деятельности (за исключением атомной промышленности).
В 2022 году ЕКСД используют, если нет разработанных профстандартов. Не все работодатели обязаны применять профстандарты. Их используют, если требования к квалификации, необходимой для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (122-ФЗ, письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).
Специалист по АХД на высшем должностном уровне выполняет обобщенную функцию «Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации» (раздел 3.8).
Профстандарт фиксирует возможные названия должности, которые следует использовать работодателю.
Чтобы исполнять обязанности заместителя директора по АХЧ в школе или другой бюджетной организации, потребуется соответствовать следующим профессионально-квалификационным требованиям:
Профессионально-квалификационные характеристики должности
Руководящая административно-хозяйственная должность на практике имеет много вариантов названий. Как правило, их самостоятельно подбирает работодатель:
- заместитель директора по общим вопросам;
- руководитель АХО или АХЧ;
- директор департамента и пр.
С 2021 года организации, обязанные применять профессиональные стандарты, пользуются документом под кодом 07.005 — «Специалист административно-хозяйственной деятельности». С его помощью определяются :
- названия должностных позиций;
- квалификационные требования;
- должностные обязанности.
Квалификационные справочники не содержат общеотраслевого описания и характеристик специалиста по административно-хозяйственной деятельности (за исключением атомной промышленности).
В 2022 году ЕКСД используют, если нет разработанных профстандартов. Не все работодатели обязаны применять профстандарты. Их используют, если требования к квалификации, необходимой для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (122-ФЗ, письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).
Специалист по АХД на высшем должностном уровне выполняет обобщенную функцию «Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации» (раздел 3.8).
Профстандарт фиксирует возможные названия должности, которые следует использовать работодателю.
Чтобы исполнять обязанности заместителя директора по АХЧ в школе или другой бюджетной организации, потребуется соответствовать следующим профессионально-квалификационным требованиям:
Должностная инструкция и обязанности
При составлении текста ДИ, описывающего должностные обязанности заместителя директора по АХЧ (административного директора), используют:
- требования профстандарта 07.005;
- локальные акты компании;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Структура ДИ на основе профстандарта имеет особенности — используются два варианта. Различаются они местом расположения информации о требующихся знаниях и умениях.
Выполняемых функций зам. директора по АХЧ четыре, они собраны в таблице раздела II.
Детализируются трудовые функции по методике сборника стандартов, трудовыми действиями (обязанностями), для директора они приведены в разделе 3.8.
В должностной инструкции перечисляют все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в организации. С использованием формулировок профстандарта выглядит это следующим образом:
Выполняемых функций зам. директора по АХЧ четыре, они собраны в таблице раздела II.
Детализируются трудовые функции по методике сборника стандартов, трудовыми действиями (обязанностями), для директора они приведены в разделе 3.8.
В должностной инструкции перечисляют все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в организации. С использованием формулировок профстандарта выглядит это следующим образом:
Права и ответственность заместителя директора (директора) по АХЧ
Квалификационные справочники и профстандарты не содержат информацию о должностных правах и ответственности сотрудников. Описываются они на основе действующего законодательства и с учетом особенностей штатной позиции. В заключительных разделах содержится информация о порядке утверждения должностной инструкции и документах, которые использованы при ее подготовке.
4. Права
Заместитель директора по АХЧ имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
4.2. Заключать договоры, трудовые соглашения, касающиеся работ по совершенствованию эксплуатации зданий, складов, машин и их обслуживанию, с учреждениями, организациями, кооперативными, хозрасчетными объединениями, которые вступают в силу после утверждения директором.
4.3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.4. Вносить в пределах своей компетенции на рассмотрение директора предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, замечания по деятельности отдельных работников административно-хозяйственной части, предлагать варианты устранения имеющихся недостатков.
4.5. Вносить в пределах своей компетенции на рассмотрение директора представления о назначении, перемещении и увольнении работников административно-хозяйственной части, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
4.6. Требовать от администрации оказания содействия в исполнении его должностных обязанностей и прав.
4.7. Давать распоряжения и указания руководителям подразделений, преподавателям и сотрудниками в пределах своей компетенции.
4.8. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.9. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.10. Проходить в установленном порядке аттестацию.
4.11. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
5. Ответственность
Заместитель директора по АХЧ несет ответственность:
5.1. За рациональное использование технических ставок, выделенных в штатное расписание.
5.2. За соблюдение ТБ и ПБ на территории организации.
5.3. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией и в пределах, определенных действующим законодательством РФ.
5.4. Невыполнение распоряжений и поручений президента профессионального сообщества.
5.5. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.
5.6. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
5.7. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.8. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.9. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.