Профстандарт начальника отдела кадров устанавливает новые требования для кадровых специалистов, и применяются они фактически в неизменном виде до сих пор Подробнее о содержании документа и последствиях его внедрения для работников читайте в нашей статье.
Профессиональный стандарт для работников отдела кадров
В соответствии с нормами трудового законодательства применение профессиональных стандартов при приеме сотрудников на работу обязательно в том случае, если:
- выполнение профессиональных обязанностей связано с предоставлением каких-либо компенсаций или льгот либо если имеются определенные ограничения для выполнения работ (ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- Трудовым кодексом или иными нормативно-правовыми актами РФ установлены требования по соответствию квалификации выполняемой сотрудником трудовой функции (ст. 195.3 ТК РФ).
В других ситуациях применение профстандартов работодателями не обязательно, а носит всего лишь рекомендательный характер. Так, при приеме на работу может быть отдано предпочтение тому соискателю, чьи знания, умения и полученное образование соответствуют установленным в профстандарте требованиям.
Профстандарт «Специалист по управлению персоналом», утвержденный приказом Минтруда от 06.10.2015 № 691н, распространяется на специалистов по кадрам. Основной целью деятельности профессионалов, занятых в этой сфере, на которых распространяется вышеуказанный стандарт, является создание условий для результативной деятельности системы управления персоналом с целью достижения целей компании.
Профстандарт рассчитан на руководителей служб по управлению персоналом, специалистов учреждений занятости и кадровых агентств, менеджмента, специализирующегося на кадрах и их профессиональной ориентации.
Особенности требований к квалификации для начальника отдела кадров
В профстандарте начальника отдела кадров предусмотрены требования к сотрудникам по соответствию их знаний/навыков и образования 7-му уровню квалификации (характеристика уровней утверждена приказом Министерства труда РФ от 12.04.2013 № 148н). Это означает, что для занятия указанной должности сотрудник должен иметь оконченное высшее образование со степенью специалиста или магистра и практический опыт. Кроме того, необходимо, чтобы специалист прошел обучение по ряду специальных профессиональных программ.
В соответствии с ЕКС (Единым квалификационным справочником), утвержденным постановлением Министерства труда РФ от 21.08.1998 № 37, который продолжает действовать до его отмены наряду с профстандартом, специалисты на должности начальника отдела кадров должны соответствовать таким квалификационным требованиям:
- высшее профильное образование;
- стаж работы в качестве ИТР (инженерно-технического работника) или руководителя, управляющего кадрами, не меньше 5 лет.
О профессиональных стандартах для кадровых работников читайте в нашей статье «Профстандарты для кадровиков (нюансы)».
Содержание профстандарта начальника отдела кадров
В профессиональном стандарте «Специалист по управлению персоналом» в разделе II среди обобщенных трудовых функций под кодом G числится обязанность по операционному управлению персоналом и отделом кадров компании. При этом к наименованиям профессий из базовой группы (из перечня «Дополнительные характеристики» п. 3.7 раздела III профстандарта, утвержденного приказом № 691н) как раз и относится должность начальника отдела кадров.
Обобщенная трудовая функция объединяет три специфики работы начальника отдела кадров. Рассмотрим их подробнее.
Для кого являются обязательными профстандарты? Полный перечень работников, для которых они необходимо, приведен в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и вы не пропустите должность, где требуется применение профстандартов.
Создание системы оперуправления кадрами и ее практическая реализация (G/01.7)
Трудовые действия:
- анализ реализованных успешных кадровых практик, постановка целей работы отдела, разработка программ и планов по управлению кадрами;
- составление проекта работы отдела кадров и определение потребности в персонале;
- подача предложений руководству по обеспечению кадрами, оплате труда, а также создание оценочной системы для персонала;
- подготовка рекомендаций по расходам на кадры;
- прочее.
Требуется уметь:
- организовать работу персонала, поставить ему задачи в соответствии с целью функционирования компании;
- разрабатывать организационную структуру, определять задачи и функциональные цели отдела кадров;
- применять техники координации межличностных взаимоотношений в коллективе, создания команд, выявления и поддержки лидеров, поощрять исполнительность;
- выстраивать внутрикадровые коммуникации;
- рассчитывать потребности и контролировать выделенные отделу средства;
- представлять интересы компании при переговорах с представительными органами работников, координировать взаимодействие с госорганизациями;
- работать с информационными программами и базами данных по кадрам;
- проводить корпоративные мероприятия с кадровым составом;
- соблюдать этику профессионального общения с персоналом;
- прочее.
Требуется знать:
- основы трудового, налогового, миграционного, административного, архивного законодательства РФ;
- структуру компании и ее производственной деятельности;
- локальные нормативные акты компании по кадровым вопросам;
- порядок заключения договоров;
- нормы этики делового общения;
- базовые основы информатики;
- прочее.
Осуществление непосредственного управления персоналом и налаживание работы отдела кадров (G/02.7)
Трудовые действия:
- планирование деятельности отдела кадров;
- осуществление управления отделом кадров;
- определение размера расходов по отделу для включения в общий бюджетный план предприятия;
- унификация процессов деятельности отдела;
- инструктаж по охране труда;
- постановка задач перед кадрами, поиск ресурсов для их реализации и контроль за надлежащим выполнением;
- проверка планов и отчетов работников отдела кадров, подготовка предложений для улучшения показателей отдела;
- подготовка отчетов по работе отдела кадров;
- прочее.
Требуется уметь:
- обозначать степень ответственности и эффективности работы сотрудников, ставить и распределять задачи, находить ресурсы для их осуществления;
- использовать техники оперативного управления кадрами;
- контролировать исполнение задач и поручений и корректировать их по мере необходимости;
- планировать работу отдела кадров и определять показатели эффективности его деятельности;
- мотивировать персонал, вовлекать его в деятельность компании и дисциплинировать;
- производить расчет расходов для функционирования отдела кадров в процессе составления бюджета компании;
- анализировать текущую работу отдела кадров, внедрять оптимизационные процедуры;
- представлять компанию в переговорах с госорганами по вопросам кадров, профсоюзами;
- осуществлять аудиторскую проверку работы с кадрами;
- пользоваться инфосистемами и банком данных по вопросам управления кадрами;
- прочее.
Требуется знать:
- теорию управления и мотивирования кадров;
- экономику труда;
- штатно-организационную структуру компании;
- основы стимулирования труда персонала;
- способы оценки труда персонала;
- соцполитику компании;
- структуру и содержание бизнес-плана компании;
- порядок разрешения трудовых споров;
- правила аудита работы с кадрами;
- формы соцпартнерства с профсоюзами;
- кадровое делопроизводство;
- основы заключения гражданско-правовых договоров;
- основы трудового, налогового, миграционного, административного, архивного законодательства РФ;
- локальные нормативные акты компании по кадровым вопросам;
- нормы этики делового общения;
- базовые основы информатики;
- прочее.
Администрирование операционных процессов и обеспечение документооборота по управлению кадрами (G/03.7)
Трудовые действия:
- анализ этапов прохождения документации, связанной с оперуправлением персоналом и работой отдела кадров;
- документирование результатов работы по администрированию, а также вверенного отдела кадров;
- генерация предложений по совершенствованию систем по администрированию;
- проработка системы оценки и контроля работы персонала;
- составление и обработка запросов о работниках в госорганы, профсоюзы и общественные организации;
- подготовка предложений по выделению средств из бюджета компании для персонала;
- реализация мероприятий, связанных с хранением сведений о результатах работы систем операционного управления персоналом и функционирования отдела кадров;
- прочее.
Требуется уметь:
- осуществлять контроль за процессами управления кадрами, выявлять их результативность и факторы отклонения от плана;
- готовить программы по достижению поставленных целей по работе персонала;
- проводить анализ, готовить документы, связанные с оперативными процессами и их результативностью;
- осуществлять аудиторскую проверку кадровых процессов, правильности оформления документов по кадрам и управлению персоналом;
- осуществлять контроль за расходованием выделенных для персонала средств из бюджета компании;
- составлять документацию по оперуправлению персоналом и работе отдела кадров;
- осуществлять хранение документации в соответствии с архивным и трудовым законодательством;
- вести переговоры и выполнять представительские функции компании в госорганах, перед профсоюзами по кадровым вопросам;
- осуществлять деловое корреспондирование, учет и регистрацию документации в инфосистемах и на внешних носителях;
- пользоваться инфосистемами и базами данных по персоналу, системами по операционному управлению персоналом и работе отдела кадров;
- прочее.
Требуется знать:
- основы эффективности работы компании в отношении управления персоналом;
- основы оценивания результатов труда работников и отдела кадров;
- форматы стимулирования работы персонала;
- основы документооборота, архивного дела;
- порядок создания банка данных, подготовки отчетов по работе систем операционного управления персоналом и отдела кадров;
- нормативно-правовые акты, регулирующие права/обязанности госорганов и статистических организаций;
- социальную политику компании;
- штатно-организационную структуру компании;
- бизнес-план компании и производственные процессы;
- порядок заключения договоров;
- основы трудового, налогового, миграционного, административного, архивного законодательства РФ;
- локальные нормативные акты компании по кадровым вопросам;
- нормы этики делового общения;
- базовые основы информатики;
- прочее.
Вся информация о кадровом делопроизводстве — в нашей статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».
Последствия для работника в связи с принятием профстандарта
Настоящий профстандарт может служить основой для предъявления квалификационных требований к соискателю при выборе кандидатуры на руководящую должность по управлению персоналом. При этом сотрудник, уже работающий на должности начальника отдела кадров на дату введения данного профстандарта в действие, не может быть уволен за несоответствие новым требованиям.
Также нельзя в одностороннем порядке внести изменения в трудовой договор с ним с целью добавления функциональных обязанностей и установления новых требований к работе. Для того чтобы оформить новые требования, потребуется подписать двухстороннее дополнительное соглашение к трудовому договору. При этом работодатель может инициировать проведение аттестации, а также обязать сотрудника пройти обучение по повышению квалификации в соответствии со ст. 196 ТК РФ.
Итоги
С момента принятия Министерством труда РФ профессионального стандарта для такого специалиста по управлению персоналом, как начальник отдела кадров, данный документ становится обязательным для применения работодателем в части реализации ч. 2 ст. 57 ТК РФ и ст. 195.3 ТК. При этом работодатель не может уволить сотрудника, уже работающего на данной должности, за несоответствие установленным в стандарте квалификационным требованиям. Также он не может в одностороннем порядке пересмотреть условия трудового договора. Профессиональный стандарт для начальника отдела кадров в случаях, не предусмотренных ч. 2 ст. 57 ТК РФ и ст. 195.3 ТК, является рекомендательным нормативным актом.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ В.В. Умников
«___»___________ г.
Содержание
- Должностная инструкция заместителя начальника отдела кадров
- 1 Общие положения
- 2 Должностные обязанности
- 3 Профессиональные требования
- 4 Права
- 5 Служебные взаимоотношения
- 6 Ответственность
Должностная инструкция заместителя начальника отдела кадров
1 Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права, служебные взаимоотношения и ответственность заместителя начальника отдела кадров ОАО «Компания» (далее предприятие).
1.2 На должность заместителя начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления персоналом на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
1.3 Заместитель начальника отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.
1.4 Заместитель начальника отдела кадров назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
1.5 Заместителю начальника отдела кадров подчиняются:
— начальник бюро учета персонала;
— инспектора по кадрам.
1.6 Заместитель начальника отдела кадров в своей работе руководствуется:
— действующим законодательством РФ, постановлениями государственных органов РФ, инструкциями и иными нормативными документами по работе с персоналом;
— действующими нормативными и технологическими документами предприятия;
— Политикой предприятия в области качества;
— документацией системы менеджмента качества предприятия;
— распоряжениями и приказами руководства предприятия;
— положением об отделе кадров;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— настоящей должностной инструкцией.
1.7 В случае временного отсутствия начальника отдела кадров заместитель начальника выполняет обязанности начальника отдела без дополнительного распоряжения.
1.8 В случае временного отсутствия обязанности заместителя начальника отдела кадров выполняет начальник отдела кадров, либо другой работник отдела кадров с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
1.9 Дополнительно к распоряжениям начальника отдела кадров заместитель начальника отдела кадров выполняет письменные и устные распоряжения директора по экономике.
2 Должностные обязанности
2.1 Заместитель начальника отдела кадров обязан:
2.1.1 Обеспечивать работу по комплектованию предприятия работниками требуемых профессий с необходимым уровнем образования, опыта, навыков, квалификации.
2.1.2 Осуществлять координацию деятельности персонала отдела кадров, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений Правительства РФ, приказов, распоряжений и указаний генерального директора предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
2.1.3 Осуществлять контроль за ведением учета отработанного работниками рабочего времени, за составлением и выполнением графика отпусков.
2.1.4 Организовывать своевременную подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия.
2.1.5 Обеспечивать выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
2.1.6 Определять потребность в обучении подчиненного персонала, оценивать результативность его обучения.
2.1.7 Участвовать в организации учета персонала, своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников, заполнения и хранения трудовых книжек и ведения установленной документации по персоналу.
2.1.8 Участвовать в обеспечении сохранности персональных данных работников предприятия.
2.1.9 Участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести, укреплению трудовой дисциплины.
2.1.10 Участвовать в подготовке материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
2.1.11 Участвовать в проведении процедуры оценки персонала, разработке мероприятий по устранению выявленных несоответствий работающего персонала установленным требованиям.
2.1.12 Участвовать в управлении служебно-профессиональным продвижением персонала.
2.1.13 Участвовать в разработке и реализации программы адаптации новых работников и молодых специалистов.
2.1.14 Участвовать совместно с руководителями структурных подразделений в осуществлении контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
2.1.15 Знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.
2.1.16 Постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.
3 Профессиональные требования
3.1 Заместитель начальника отдела кадров должен знать:
— основы общей психологии, социологии труда;
— Трудовой кодекс РФ, законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— системы и методы оценки персонала;
— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
— навыки работы на ПК;
— структуру и штаты предприятия, профиль, специализацию и перспективы его развития;
— порядок составления отчетности;
— правила и нормы охраны труда;
— документацию системы менеджмента качества предприятия.
4 Права
4.1 Заместитель начальника отдела кадров имеет право:
— запрашивать и получать необходимую для выполнения должностных обязанностей информацию от всех структурных подразделений;
— выходить с предложением о приеме, перемещении и увольнении работников отдела кадров;
— использовать информационно-технологические и иные ресурсы предприятия в целях реализации своих должностных обязанностей.
5 Служебные взаимоотношения
Начальник отдела кадров взаимодействует:
5.1 С планово-экономическим отделам по вопросам:
— получения:штатного расписания, изменения штатного расписания;
— представления стат. отчета по движению кадров, списочной численности работников, табеля учета рабочего времени, отчета о нарушениях трудовой дисциплины.
5.2. С руководителями структурных подразделений по вопросам:
— получения заявок на прием персонала, служебных записок на поощрение, наказание персонала, сведения о нарушителях трудовой дисциплины, графиков отпусков;
5.3 С административным отделом по вопросам:
— получения копий распорядительных документов;
— представления писем, проектов приказов, распоряжений .
5.7. С управлением контроля качества по вопросам:
— получения документов СМК;
— представления документов СМК по направлениям работы отдела кадров.
5.4. Со средствами массовой информации по вопросам:
— получения отчетных документов (счетов, счетов-фактур, актов);
— представления информации о вакансиях.
6 Ответственность
Заместитель начальника отдела кадров несет ответственность в установленном законами РФ порядке за:
— невыполнение возложенных на него настоящей должностной инструкций обязанностей.
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Согласовано:
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев
Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела кадров»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела кадров бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела кадров
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КАДРОВ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела кадров __________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела кадров должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами не менее ______ лет.
1.4. Назначение на должность начальника отдела кадров и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия по представлению _________________________________________________________________.
(заместителя директора или иного должностного лица)
1.5. Подчиняется начальник отдела кадров непосредственно директору предприятия.
1.6. Если начальник отдела кадров отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется:
— уставом предприятия и настоящей должностной инструкцией;
— законодательными и нормативными документами по вопросам исполняемых должностных обязанностей;
— методическими материалами по соответствующим вопросам;
— приказами и распоряжениями директора предприятия.
1.8. Начальник отдела кадров должен знать:
— порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
— источники обеспечения предприятия кадрами и состояние рынка труда;
— системы и методы оценки персонала;
— методические материалы по управлению персоналом;
— структуру и штаты предприятия;
— специализацию и перспективы развития предприятия;
— кадровую политику и стратегию предприятия;
— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
— организацию табельного учета;
— методы учета движения кадров;
— порядок составления установленной отчетности;
— возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;
— основы профессиографии, профориентационной работы;
— основы экономики, организации производства и управления;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— законодательство РФ о труде, а так же законодательные и нормативные акты по вопросам исполняемых должностных обязанностей;
— передовой отечественный и зарубежный опыт работы с кадрами;
— основы социологии, психологии и организации труда, правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На начальника отдела кадров возлагаются следующие функции:
2.2. Осуществляет научно-методическое обеспечение кадровой работы.
2.3. Организует проведение аттестации работников предприятия.
2.4. Руководит работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.
2.5. Создает здоровые и безопасные условия труда для подчиненных работников.
2.6. Контролирует надлежащее оформление установленной документации.
III. Должностные обязанности
Начальник отдела кадров исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
3.2. Руководит работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
3.3. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, руководствуясь информацией полученной от изучения рынка труда.
3.4. Организует установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
3.5. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения.
3.6. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.
3.7. Принимаетучастие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
3.8. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, руководствуясь трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
3.9. Организует учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
3.10. Организует табельный учет.
3.11. Осуществляет организацию составления и выполнения графиков отпусков.
3.12. Организует контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
3.13. Проводит организацию анализа причин текучести.
3.14. Осуществляет организацию разработки мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
3.15. Проводит работу по подбору, отбору и расстановке кадров, основываясь на оценке их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.
3.16. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.
3.17. Организует совместно с руководителями подразделений проведение стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности молодых специалистов и молодых рабочих.
3.18. Проводит планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
3.19. Проводит работу целью которой является обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, создание банка данных о персонале предприятия, его своевременного пополнения, оперативного представления необходимой информации пользователям.
3.20. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства РФ, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
3.21. Систематически анализирует кадровую работу, осуществляемую на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
3.22. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
3.23. Руководит работниками отдела.
3.24. Обеспечивает:
— социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости;
— соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников;
— предоставление им установленных льгот и компенсаций.
IV. Права
Начальник отдела кадров имеет право:
4.1. Обращаться к руководству предприятия:
— с предложениями по совершенствованию работы, которая связана с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций;
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. Взаимодействовать с руководителями всех служб, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, относящимися к деятельности отдела кадров.
V. Ответственность
Начальник отдела кадров несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
-
Прием персонала на работу.
-
Оформление кадровых документов.
-
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
-
Ведение воинского учета.
-
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Стать экспертом кадрового учета — легко!
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотрите бесплатный урок из курса.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
-
профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
-
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
-
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
-
вести учет личного состава компании;
-
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
-
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
-
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
-
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
-
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
-
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
-
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
-
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
-
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
-
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
-
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
-
осуществлять воинский учет.
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.