Должностные инструкции секретаря референта руководителя

Должностная инструкция по специальности «Секретарь-референт»

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-референта бесплатно. Должностные обязанности секретаря-референта

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

1. Общие положения

      1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права,  должностные обязанности и ответственность секретаря-референта _____________________ (далее – «предприятие»).                                                           

                                       Название учреждения

     1.2.Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

     1.3.Секретарь-референт находится в подчинении у начальника административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

     1.4.В период отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности возлагаются на исполняющего обязанности секретаря-референта, назначаемого приказом Генерального директора.

     1.5.На должность секретаря-референта принимается лицо с  высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет), или лицо со средним (полным) образованием и специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы не менее 1 года.

     1.6.Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

     -конституцией Российской Федерации;

     -гражданским кодексом Российской Федерации;

федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

     -трудовым кодексом Российской Федерации;

     -ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

     -инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

     -постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

     -ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

     -типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

     -перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

     -ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

     -архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

     -правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

     -правилами и указаниями Росархива;

     -уставом Общества;

     -инструкцией по делопроизводству Общества;

     -приказами, распоряжениями руководства Общества;

     -настоящей должностной инструкцией;

     -единой государственной системой делопроизводства.

2. Функции

      На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

     2.1.Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору.

     2.2.Контроль исполнения документов и поручений.

     2.3.Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

     2.4.Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора.

     2.5.Организация работы приемной Генерального директора.

     2.6.Организация документов в делопроизводстве.

     2.7.Документирование деятельности совещательных органов Общества.

     2.8.Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества.

     2.9.Организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

3. Должностные обязанности

        Секретарь-референт обязан: 

     3.1.Принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение.

     3.2.Отправлять исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты).

     3.3.Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений.

     3.4.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

     3.5.Получать для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.

     3.6.Следить за прохождением документов, осуществляет контроль  их исполнения.

     3.7.Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

     3.8.Организовать телефонные переговоры Генерального директора.

     3.9.Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), вести и оформлять протоколы.

     3.10.Выполнять печатные и копировально-множительные работы.

     3.11.Принимать и передавать телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения.

      3.12.Следить за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

     3.13.Контролировать исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

     3.14.Принимать документы на подпись Генеральному директору.

     3.15.Контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору.

     3.16.Организовать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.

     3.17.Вести журнал опозданий сотрудников Общества на работу.

     3.18.Участвовать в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив.

     3.19.Шифровать дела в соответствии с действующими правилами.

     3.20.Систематизировать и размещать дела, вести их учет.

     3.21.Представлятьежемесячно Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников.

     3.22.Вести график работы водителей.

     3.23.Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.

     3.24.Принимать на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством.

     3.25.Подготавливать сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.

     3.26.Консультировать сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.      3.27.Участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов.

     3.28.Выдавать архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет.

4.Права

         Секретарь-референт вправе:

     4.1.Запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства,        рассматривать документы и направлять их на исполнение специалистам и руководителям  Общества.

     4.2.Разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники.

     4.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

     4.4.Предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора.

     4.5.Организовывать прием и определять приоритет посетителей.

     4.6.Работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

     4.7.Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации.

     4.8.Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».

     4.9.Осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков.

     4.10.Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе.

     4.11.Разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов.

     4.12.Требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества.

     4.13.Принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции.

     4.14.Вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами.

     4.15.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу.

     4.16.Требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину.

5. Ответственность

        Секретарь-референт несет ответственность за:

     5.1.Своевременность отправки исходящей корреспонденции.

     5.2.Своевременность передачи адресатам входящей информации.

     5.3.Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

     5.4.Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы.

     5.5.Качество документов, представляемых на подпись руководству Общества.

     5.6.Несвоевременную передачу информации Генеральному директору.

     5.7.Сохранность исходящей, входящей и внутренней документации.

     5.8.Сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций.

     5.9.Невыполнение требований настоящей инструкции.

     5.10.Нетактичное отношение к работникам Общества и другим, обратившимся к секретарю-референту гражданам.

6.Взаимоотношения по должности

       6.1.С Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем.

     6.2.Со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

     6.3.С Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности.

7.Оцнка деятельности

       7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

8. Порядок пересмотра должностной инструкции

     8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

     — изменение технологии документационного обеспечения;

     — изменения функций Секретаря-референта;

     — изменения структуры Общества.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.