Должностные инструкции специалиста по регламентам

_________________ ______________
   (наименование организации)
                                          УТВЕРЖДАЮ
    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                _________________ _______________
                                              (наименование должности)
00.00.0000                 N 000          __________    ___________________
                                           (подпись)    (инициалы, фамилия)
  Специалиста по регламентации            00.00.0000
         бизнес-процессов

1. Общие положения

1.1. Для работы специалистом по регламентации бизнес-процессов принимается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат или высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области процессного управления.
1.2. Специалист по регламентации бизнес-процессов должен знать:
1) теорию процессного управления;
2) принципы классификации процессов;
3) методы структурирования процессов;
4) основы операционного менеджмента;
5) методы сбора информации (наблюдения, фиксация данных, хронометраж, фотография рабочего дня, техники проведения интервью и анкетирования, анализ документов и отчетной информации, изучение обратной связи от заинтересованных сторон);
6) методы проектирования функционально-ролевых моделей;
7) методы классификации информации о процессе и окружении процесса;
принципы и правила работы с нормативно-методической документацией;
9) требования к разработке регламентов процессов;
10) нотации моделирования процессов;
11) методы повышения эффективности процессов и административных регламентов;
12) принципы и правила работы с документами;
13) основы внедрения изменений;
14) основы моделирования бизнес-процессов;
15) основы экономики, учета затрат и оценки эффективности;
16) методические документы и правила проведения контроля соответствия процессов или административных регламентов;
17) методы оценки достоверности собранной информации;
18) методы проведения анализа собранной информации;
19) правила подготовки отчетов, заключений по результатам контроля;
20) методы оценки эффективности процессов или административных регламентов;
21) _________________ _______________________ ___________.
1.3. Специалист по регламентации бизнес-процессов должен уметь:
1) анализировать информацию о границах процесса, требования к процессу, цели процесса или административного регламента;
2) анализировать зоны ответственности, заинтересованные стороны процесса, действующие нормативы, ресурсы, входы, выходы и показатели процесса или административного регламента;
3) анализировать состав и последовательность операций, составляющих процесс или административный регламент;
4) находить необходимые документы и информацию о процессе или административном регламенте в бумажном и электронном виде в информационных системах;
5) выполнять наблюдения, интервью и анкетирование;
6) агрегировать и обобщать собранную информацию;
7) выполнять классификацию процессов и объектов окружения процесса или административного регламента;
выявлять недостатки, несоответствия в функционировании процесса или административного регламента, формулировать и обосновывать предложения по их исправлению;
9) контролировать соответствие разработанных документов нормативно-методической документации;
10) оценивать ресурсы, необходимые для усовершенствования процессов или административных регламентов;
11) осуществлять коммуникации, проводить рабочие совещания, находить консенсус;
12) использовать программное обеспечение для разработки регламентов процессов или административных регламентов;
13) разрабатывать локальные нормативные акты в соответствии с нормативно-методическими документами;
14) разрабатывать схемы процессов или административных регламентов;
15) оценивать ресурсы, необходимые для ввода в действие регламентов процессов или административных регламентов или предложений по повышению их эффективности;
16) разрабатывать, согласовывать и утверждать планы мероприятий, оценивать достижение результатов, разрабатывать корректирующие мероприятия для достижения планов;
17) оказывать консультационную помощь работникам организации;
18) выбирать контрольные точки, позволяющие оценивать степень выполнения регламентов и составлять планы контроля;
19) оценивать достоверность информации, полученной в ходе контроля;
20) анализировать показатели эффективности и результативности процессов и административных регламентов;
21) выявлять отклонения от установленных критериев и показателей функционирования процессов и административных регламентов;
22) рассчитывать эффективность процессов и административных регламентов;
23) выявлять потенциал повышения эффективности процесса или административного регламента;
24) формулировать и обосновывать предложения по повышению эффективности процессов или административных регламентов;
25) подготавливать отчеты, заключения по результатам контрольных мероприятий;

    26) _________________ _______________________ _________________.
                     (другие требования к необходимым умениям)
    1.4.  Специалист по регламентации бизнес-процессов в своей деятельности
руководствуется:
    1) _________________ _______________________ _________________;
                      (наименование учредительного документа)
    2) Положением о _________________ _______________________ _______;
                          (наименование структурного подразделения)
    3) настоящей должностной инструкцией;
    4) _________________ _______________________ _________________.
       (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
                               функции по должности)
    1.5.   Специалист   по   регламентации   бизнес-процессов   подчиняется
непосредственно _________________ _______________________ _________.
                         (наименование должности руководителя)
    1.6. _________________ _______________________ ________________.
                            (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Регламентация процессов подразделений организации или разработка административных регламентов подразделений организации:
2.1.1. Сбор информации о процессе подразделения организации с целью разработки регламента данного процесса или административного регламента подразделения организации.
2.1.2. Разработка и усовершенствование регламента процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации.
2.1.3. Ввод в действие регламента процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации.
2.1.4. Контроль выполнения регламента процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации.

    2.2. _________________ _______________________ ________________.
                                (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по регламентации бизнес-процессов исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет цели процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
2) определяет границы процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
3) определяет заинтересованные стороны, собственника и участников процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
4) определяет входы и выходы процесса подразделения организации или начала и результата выполнения административного регламента подразделения организации;
5) выясняет последовательность выполнения работ в процессе подразделения организации или административном регламенте подразделения организации;
6) выясняет используемые ресурсы, российское и международное законодательство, локальные нормативные акты, отчетные документы, необходимые для выполнения процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
7) выявляет ответственных работников подразделения за каждую работу в процессе подразделения организации или административном регламенте подразделения организации;
осуществляет сбор информации о действующей системе планирования и отчетности работы процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
9) выполняет сбор информации о ходе и результатах процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
10) оформляет результаты сбора информации.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет систематизацию собранной информации о процессе подразделения организации или об административном регламенте подразделения организации;
2) разрабатывает регламент процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации и регламентирующих документов (инструкций, положений);
3) разрабатывает процедуры контроля выполнения регламента процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
4) разрабатывает предложения по повышению эффективности процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) планирует мероприятия по вводу в действие регламента процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
2) внедряет в действие регламент процесса подразделения организации или административный регламент подразделения организации;
3) внедряет предложения по повышению эффективности процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
4) проводит оценку эффективности мероприятий по вводу в действие регламента процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) определяет процедуры контроля выполнения регламента процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
2) осуществляет сбор информации о ходе и результатах выполнения процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
3) выполняет анализ собранной информации на соответствие критериям, установленным для проведения контроля;
4) проводит оценку эффективности процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации;
5) разрабатывает рекомендации по повышению эффективности процессов подразделения организации или административных регламентов подразделения организации;
6) оформляет результаты контроля выполнения регламента процесса подразделения организации или административного регламента подразделения организации.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

    3.1.6. _________________ _______________________ ______________.
                               (другие обязанности)
    3.2. _________________ _______________________ ________________.
                   (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

4.1. Специалист по регламентации бизнес-процессов имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

    4.2. _________________ _______________________ ________________.
                                  (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по регламентации бизнес-процессов привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    5.2. _________________ _______________________ ________________.
                      (другие положения об ответственности)

                        6. Заключительные положения

    6.1.  Настоящая  инструкция  разработана  на  основе  Профессионального
стандарта  «Специалист  по  процессному управлению», утвержденного Приказом
Минтруда         России        от        17.04.2018        N 248н, с учетом
_________________ _______________________ _______________________.
            (реквизиты локальных нормативных актов организации)
    6.2.  Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
    Факт  ознакомления  работника  с  настоящей  инструкцией подтверждается
_________________ _______________________ _______________________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей
     инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре
           инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
    6.3. _________________ _______________________ ________________.

365 Общие положения

365.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по регламентации, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

365.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

365.3Переименование, ликвидация должности Специалиста по регламентации, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

365.4Специалист по регламентации непосредственно подчиняется Начальнику Отдела документооборота и регламентации.

365.5У Специалиста по регламентации подчиненных нет.

365.6Специалист по регламентации может замещать другого Специалиста по регламентации Отдела документооборота и регламентации на время его отсутствия.

1.7 На время отсутствия Специалиста по регламентации его замещает другой Специалист по регламентации.

366 Цели и должностные обязанности

366.1 Деятельность Специалиста по регламентации направлена на достижение следующих целей:

366.1.1Экспертиза проектов ВНД.

366.1.2Ведение делопроизводства ВНД.

366.1.3Поддержание реестра ВНД в актуальном состоянии.

366.1.4Администрирование системы делегирования полномочий.

366.2 Для достижения установленных целей Специалист по регламентации исполняет следующие обязанности:

366.2.1Проводит нормоконтроль ВНД XXX.

366.2.2Регистрирует утвержденные ВНД и типовые формы (без ГК).

366.2.3Доводит утвержденные ВНД (без ГК) до сотрудников Компании согласно списку доведения.

366.2.4Ведет бумажный и электронный архив ВНД (без ГК).

366.2.5Проверяет ВНД на актуальность (проверка срока действия, количества изменений и дополнений).

366.2.6Составляет и рассылает СЗ руководителям подразделений, отвечающим за актуальность документов, ведет мониторинг ответов на разосланные СЗ.

366.2.7Ведет учет отменяемых, продлеваемых и приостанавливаемых ВНД и форм (без ГК).

366.2.8Участвует в проведении периодической актуализации ВНД.

366.2.9Администрирует БД «DePo».

366.2.10 Ведет архив Распоряжений о делегировании полномочий и Таблиц делегирования полномочий.

366.2.11 Администрирует БД «Образцы подписей».

366.2.12 Ведет архив образцов подписей.

367 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по регламентации оценивается на основе следующих показателей:

367.1 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

367.2 Своевременное проведение нормоконтроля проектов ВНД, приказов и распоряжений.

367.3 Своевременная регистрация, доведение утвержденных документов.

368 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по регламентации регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

368.1Правила внутреннего трудового распорядка;

368.23 Настоящая должностная инструкция.

369 Права

Специалист по регламентации имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

369.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

369.2Вносить непосредственному руководителю предложения по вопросам, касающимся своей компетенции. Если предложения не воспринимаются непосредственным руководителем, обращаться к Начальнику Административного отдела;

369.3Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов XXX по вопросам регламентации их деятельности.

369.4Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества его работы, работы группы, отдела в целом.

370 Ответственность

Специалист по регламентации несет ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

371 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования
7.1	Образование	Высшее, неполное высшее
7.2	Опыт работы	От 1 года
7.3	Профессиональные навыки	Развитые навыки по вопросам делопроизводства и документооборота, стандартизации и регламентации

Специальные требования
7.4	Знание специального ПО, технических систем	Знание Microsoft Office на уровне опытного пользователя, знание оргтехники
7.5	Знание нормативной документации	Знание документации по сертификации, системе менеджмента качества
7.6	Владение методиками	Работа с БД, делопроизводством, документооборотом

372 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение	Определение термина, сокращения
8.1	АдмО	Административный отдел
8.2	БД «DePo»	База данных «Делегирование полномочий» в XXX
8.3	ВНД	Внутренние нормативные документы
8.4	ГК	Гриф конфиденциальности
8.5	ГР АдмО	Группа регламентации Административного отдела
8.6	ГР ЕСС	Группа развития единой системы справочников
8.7	СЗ	Служебная записка

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

373 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.