График wfm почта россии инструкция - Самые разные инструкции по применению

WFM обучающий видеоролик.mp4

План-график работ.

Для создания план-графика работ перейдите в раздел «План-график работ».

Создайте табель, нажав кнопку «Создать».

Далее в самом документе нажмите кнопку «Записать».

В документе нажмите кнопку «Заполнить», чтобы табличная часть заполнилась первоначальными данными по сотрудникам, оформленным в данном подразделении.

Если сотрудник будет выходить в день два раза на смену — необходимо поставить галочку «Отображать вторую смену», чтобы появилось поле для занесения второй смены.

Выбираем нужного сотрудника, встаем на нужное число и начинаем заполнять планируемое время выхода на смену.

ВНИМАНИЕ!
Час обеда не вычитается, вносить данные нужно без него.
Например, смена 8 часов с 10.00 до 18.00, обед 30 минут, вносим в табель 8 часов, на работу при этом приходим в 9.45 и уходим в 18.15, так как обед по ТК не входит в рабочее время.

Заполнение смен.

Заполнить смены по сотрудникам можно:

проставляя час начала смены и окончания смены в ячейке с помощью клавиатуры;

с помощью временной шкалы, которая располагается в нижней части документа, кликнув и протянув мышкой линию от начала смены до её окончания;

с помощью планировщика, нажав кнопку «Внести смены»;

Если какие-то часы по сотруднику заполнены, и мы хотим их удалить ставим галочку «Очищать ранее введенные данные». В этом случае по данному сотруднику все введенные часы в документе удалятся. Заполняем период, время начала и окончания смены. Если необходимо настроить конкретные дни недели сотруднику оставляем флажок на настройке «По дням недели» и выбираем конкретные дни недели, на которые распространится эта настройка.

Для сотрудников, работающих чередующимися сменами (2 через 2, 3 через 3 и т. п.) – необходимо выбрать настройку «Чередующимися сменами» и указать необходимую периодичность смен.
После нажатия кнопки «Ок» по сотруднику заполнятся часы работы соответственно выбранной вами настройки.

Ночные смены.

Если необходимо проставить ночную смену график заполняется следующим образом:

например, смена с 22 до 8 утра, время выхода пишется в начало смены (левая ячейка), время окончания – в конец (правая ячейка):

Больничные и отпуска.

Для указания больничного или отпуска, нажмите кнопку «Отсутствия». Выберите действие «Поставить отметку об отсутствии». В открывшейся форме укажите необходимый вид отсутствия(больничный/отпуск), период и количество часов отсутствия в данном периоде.

Даты в табеле окрасятся в соответствующий цвет – больничный в красный, отпуск в жёлтый.

Смены подработки.

Есть несколько вариантов оформления сотрудника на подработку.

Подработка сотрудника в своей же аптеке без оформления на дополнительную ставку приказом.

В этом случае вам необходимо внести время выхода сотрудника с учётом подработки и отметить эту смену, как подработку. Для этого, стоя на смене, которая является подработкой, нажмите кнопку «Подработка».

Если вся смена является подработкой – выберите «Установить подработку по всей смене» и укажите должность подработки.

Смена подработки окрасится в фиолетовый цвет.

Если только часть смены будет являться подработкой, нажмите кнопку «Подработка» и в выпадающем списке выберите «Установить частичную подработку в смене».

Далее укажите количество часов, которое будет являться в этой смене подработкой и выберите должность подработки.
Например, если основная смена с 15.00 до 22.00, и вы дополнительно просите сотрудника задержаться на подработку на час до 23.00, вы указываете время выхода с 15.00 до 23.00, количество часов подработки «1» в поле «Ночные», так как с 22.00 до 06.00 часы являются ночными.

Подтвердите выбор, нажав кнопку «Ок». Смена с частичной подработкой окрасится в синий цвет.

Подработка сотрудника из другой аптеки в вашей без оформления о приёме на работу приказом.

Для внесения данных по сотруднику в план-график нажмите кнопку «Добавить».

Нажимаем «Показать все».

Через поиск находим сотрудника в списке.

Выбираем искомого сотрудника, встав на нужную строку и нажав кнопку «Выбрать» или клавишу «Enter».

После этого заполнится Ф.И.О. только в поле «Физическое лицо», т. к. сотрудник не принят в наше подразделение приказом. Далее указываем должность подработки сотрудника, кликнув дважды по ячейке «Должность подработки» и выбрав соответствующую должность из списка.

После этого можно заносить планируемое время выхода сотрудника на смены. Все смены при этом по умолчанию будут отмечены как подработка.

Для удобства проверки занесенных подработок можно перейти во вкладку «Подработки» или сформировать отчет на начальной странице «Сверхурочные часы».

Контроль внесённых часов.

Для контроля внесённых данных в табличной части документа располагаются поля «Норма / Внесено /Разница». «Норма» — количество рабочих часов за месяц по табелю; «Внесено» — количество часов, которые внесены по сотруднику в табличную часть документа. «Разница» — разница между нормой по табелю и внесённых часов в документ по сотруднику.

Если в поле «Разница» отрицательно красное число — значит количество внесённых часов меньше, чем по норме за месяц, и их необходимо дополнить.

Если в поле «Разница» число зелёное — значит количество внесённых часов больше, чем по норме за месяц. Если превышение занесено не ошибочно, то такие смены обязательно нужно отметить, как подработку.

Для удобства составления графика дополнительно сделано окно с итогами за день в разбивке по количеству человек за кассой. Кликните мышкой по полю с часами в нужной дате и разверните окно, нажав на поле справа:

Контроль выхода на смену.

Во вкладке «Кассовые смены сотрудников» загружаются данные фактически отработанного времени сотрудников, которое берётся с касс. Дата начала и окончания работы – дата открытия и дата закрытия кассовой смены в 1С Софт-Аптека. Для заполнения табличной части.

Таблица заполняется фактическим временем открытия и закрытия кассовой смены и сравнивается с занесёнными данными в план-графике.

Если сотрудник открыл кассовую смену в 1С Софт-Аптека вовремя согласно запланированному выходу по план-графику (+-10 минут) ячейка остаётся неокрашенной.

Если сотрудник опоздал с открытием смены (до 30 минут) ячейка окрашивается в розовый цвет.

Если сотрудник опоздал более, чем на 30 минут или смены нет в план-графике – ячейка окрашивается в красный цвет.

Кликнув левой кнопкой «мыши» по ячейке выхода, вы откроете окно с расшифровкой времени из плана-графика и фактического открытия или закрытия смены на кассе.

ВНИМАНИЕ! Документ после изменений необходимо только «Записать». Проводить документ нужно только первого числа следующего месяца, когда все изменения будут внесены. После проведения документ блокируется для изменений и коллеги из Департамента Труда и Заработной платы начнут по нему формировать выплаты.

Печатные формы документов.

В документе «Табель рабочего времени» предусмотрены следующие печатные формы:

График работы.

Данная печатная форма общая на весь месяц по всем сотрудникам с детализацией по дням.

Расхождения между плановыми и табельными данными.

Данная печатная форма показывает расхождения между плановыми данными и теми, что указаны в табеле.

Источник

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 15K

Одной из проблем, свойственным заведениям из сферы HoReCa (рестораны, фастфуды, кафе и отели) и Call Center/Contact Center, является планирование расписания. Проблемы с планированием, в первую очередь, возникают из-за плавающих графиков, различных типов совмещений и построения рабочих графиков исходя из квалификации сотрудников (компетенции). Особенно остро данный вопрос стоит у крупных сетей с большим товарооборотом, где правильная расстановка смен определяет качество обслуживания, оперативность и, самое главное, влияет на выручку и прибыль заведения либо всей сети.

В свою очередь, решение проблем с планированием смен позволяет минимизировать ситуации, когда в тот или иной момент на объекте не хватает сотрудников (либо их переизбыток), а также, как следствие, увеличить прибыль заведения/сети.

Для решения данных вопросов были придуманы многочисленные системы планирования, учета и оптимизации рабочего времени сотрудников (workforce management, WFM), которые уже не первый год пользуются популярностью за рубежом (и не только).

Главные проблемы, которые должны закрывать WFM-системы:

Определение кол-ва смен в зависимости от потребностей (загруженности, товарооборота в определенной период времени).
Варианты расстановки сотрудников по сменам и по позициям.
Наличие возможности гибко изменять график для персонала.
Контроль рабочего времени.
Создание одной экосистемы для сотрудников и администраторов.
Аналитика эффективности работы персонала.
Подготовка данных для расчета заработной платы.

Для решения всех этих целей нашей командой была задумана своя собственная WFM система на базе уже функционирующей системы учета рабочего времени TARGControl.

Определившись с нужным функционалом, мы проанализировали, какой функционал у нас уже имеется. То есть, на начало разработки система уже могла закрыть следующие моменты:

Контроль рабочего времени. Данный момент закрывался базовым функционалом ПО.
Формирование табелей учета рабочего времени.
Аналитика эффективности работы персонала. Это закрывалось базовым функционалом (стандартными отчетами) и интеграцией с другими системами. То есть с помощью API можно получить любые цифры и построить нужные диаграммы, графики и т.д. для аналитики.
Подготовка данных для расчета заработной платы. Т.к. в системе учитывается ставка сотрудника, отработанное время и ставка оплаты, то данный вопрос не вызывал вообще никаких трудностей. Также, благодаря API, можно подгрузить все данные в ERP-системы, например 1С.

То есть процессы, связанные с учетом рабочего времени, были решены еще до начала разработки, однако предстояло закрыть более глобальные моменты, связанные с:

Расписание. На момент разработки в системе имелись рабочие графики, но их изменение и формирование было недостаточно гибким.
Прогнозирование. Система должна была на основании исторических данных (например, загруженным графикам либо товарооборота за год) понимать, сколько смен нужно в тот или иной день и какие позиции эти смены должны закрывать.
Распределение смен. Кроме прогнозирования необходимо было правильным образом, исходя из доступности персонала и его квалификации, распланировать смены.
Экосистема. Все процессы, связанные с учетом рабочего времени и графиками (планирование, распределение и др.), должно выполняться в одной системе.
Уведомления. Необходимо было обеспечить своевременное информирование сотрудников об изменении рабочих графиков, публикации незанятых смен и др. В свою очередь, администраторы должны были иметь возможность получать уведомления о создаваемых запросах сотрудников.

Принцип работы

Для создания удобного механизма составления рабочих графиков требовалось полностью переосмыслить концепцию уже имеющихся рабочих графиков. Было принято решение оптимизировать работу с рабочими графиками путем передачи части возможностей обычным пользователем системы, то есть линейным сотрудникам.

Ночные смены.

Если необходимо проставить ночную смену график заполняется следующим образом:

Больничные и отпуска.

Даты в табеле окрасятся в соответствующий цвет – больничный в красный, отпуск в жёлтый.

Смены подработки.

Есть несколько вариантов оформления сотрудника на подработку.

Подработка сотрудника в своей же аптеке без оформления на дополнительную ставку приказом.

Если вся смена является подработкой – выберите «Установить подработку по всей смене» и укажите должность подработки.

Смена подработки окрасится в фиолетовый цвет.

Если только часть смены будет являться подработкой, нажмите кнопку «Подработка» и в выпадающем списке выберите «Установить частичную подработку в смене».

Подтвердите выбор, нажав кнопку «Ок». Смена с частичной подработкой окрасится в синий цвет.

Подработка сотрудника из другой аптеки в вашей без оформления о приёме на работу приказом.

Для внесения данных по сотруднику в план-график нажмите кнопку «Добавить».

Нажимаем «Показать все».

Через поиск находим сотрудника в списке.

Выбираем искомого сотрудника, встав на нужную строку и нажав кнопку «Выбрать» или клавишу «Enter».

Контроль внесённых часов.

Если в поле «Разница» отрицательно красное число — значит количество внесённых часов меньше, чем по норме за месяц, и их необходимо дополнить.

Если в поле «Разница» число зелёное — значит количество внесённых часов больше, чем по норме за месяц. Если превышение занесено не ошибочно, то такие смены обязательно нужно отметить, как подработку.

Контроль выхода на смену.

Если сотрудник открыл кассовую смену в 1С Софт-Аптека вовремя согласно запланированному выходу по план-графику (+-10 минут) ячейка остаётся неокрашенной.

Если сотрудник опоздал с открытием смены (до 30 минут) ячейка окрашивается в розовый цвет.

Если сотрудник опоздал более, чем на 30 минут или смены нет в план-графике – ячейка окрашивается в красный цвет.

Печатные формы документов.

В документе «Табель рабочего времени» предусмотрены следующие печатные формы:

График работы.

Данная печатная форма общая на весь месяц по всем сотрудникам с детализацией по дням.

Расхождения между плановыми и табельными данными.

Данная печатная форма показывает расхождения между плановыми данными и теми, что указаны в табеле.

Источник

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 15K

Главные проблемы, которые должны закрывать WFM-системы:

Определение кол-ва смен в зависимости от потребностей (загруженности, товарооборота в определенной период времени).
Варианты расстановки сотрудников по сменам и по позициям.
Наличие возможности гибко изменять график для персонала.
Контроль рабочего времени.
Создание одной экосистемы для сотрудников и администраторов.
Аналитика эффективности работы персонала.
Подготовка данных для расчета заработной платы.

Контроль рабочего времени. Данный момент закрывался базовым функционалом ПО.
Формирование табелей учета рабочего времени.
Аналитика эффективности работы персонала. Это закрывалось базовым функционалом (стандартными отчетами) и интеграцией с другими системами. То есть с помощью API можно получить любые цифры и построить нужные диаграммы, графики и т.д. для аналитики.
Подготовка данных для расчета заработной платы. Т.к. в системе учитывается ставка сотрудника, отработанное время и ставка оплаты, то данный вопрос не вызывал вообще никаких трудностей. Также, благодаря API, можно подгрузить все данные в ERP-системы, например 1С.

Расписание. На момент разработки в системе имелись рабочие графики, но их изменение и формирование было недостаточно гибким.
Прогнозирование. Система должна была на основании исторических данных (например, загруженным графикам либо товарооборота за год) понимать, сколько смен нужно в тот или иной день и какие позиции эти смены должны закрывать.
Распределение смен. Кроме прогнозирования необходимо было правильным образом, исходя из доступности персонала и его квалификации, распланировать смены.
Экосистема. Все процессы, связанные с учетом рабочего времени и графиками (планирование, распределение и др.), должно выполняться в одной системе.
Уведомления. Необходимо было обеспечить своевременное информирование сотрудников об изменении рабочих графиков, публикации незанятых смен и др. В свою очередь, администраторы должны были иметь возможность получать уведомления о создаваемых запросах сотрудников.

Принцип работы

Стандартные рабочие графики в TARGControl

То есть после построения расписания административным персоналом, линейным сотрудникам необходимо было позволить:

Отказываться от смен. В случае каких-либо непредвиденных ситуаций сотрудник должен иметь возможность отказаться от смены, чтобы на это место оперативно нашли замену.
Позволить запросить календарные события (больничный, отпуск и т.д.). Это бы позволило оперативно решать ситуации, когда ушедшему в отпуск сотрудникам вовремя не предоставили замену.
Выполнять запросы на незанятые смены. Сотрудники должны иметь возможность оперативно получать информацию о свободных сменах и в случае их наличия иметь возможность отправить запрос на работу.

Необходимо было упростить работу административному персоналу, при этом не усложняя жизнь рядовым сотрудникам. В свою очередь, нужно было позволить администратору контролировать изменение рабочих графиков путем подтверждения запросов.

Итого администраторам оставалось бы:

Построить рабочий график (в случае наличия достаточного количества исторических данных — спрогнозировать).
Распланировать его — распределить смены между сотрудниками.
Своевременно подтверждать запросы пользователей (сотрудников).
В случае каких-либо непредвиденных ситуаций иметь возможность скорректировать расписание.

Таким образом, для административного персонала, использующего WFM, был переработан интерфейс работы с графиками. Его разделили на 2 части: Назначенные смены и Открытые смены.

Меню WFM в системе TARGControl

Назначенные смены — смены, уже закрепленные за сотрудниками.

Открытые смены — смены, которые не закреплены за сотрудниками, но должны быть назначены. На данные смены имеют возможность создавать запросы сотрудники. Также данные смены можно в последующем распланировать.

При этом менеджер в любой момент может создать открытую либо назначенную смену, установив ее характеристики и принадлежность.

Создание открытой смены

После сохранения смены она будет создана в режиме черновика. То есть данную смену не смогут увидеть сотрудники и отправить запрос на нее до ее публикации. После нажатия на “Опубликовать” данная смена станет активной для сотрудников и они получат уведомление о ее публикации (об этом чуть позже).

Однако одной из главных возможностей WFM является планирование (распределение) смен. Для планирования смен были введены следующие характеристики для смен и сотрудников:

Должность — смена с определенной должностью должна быть распланирована только сотруднику определенной должности.
Метки — позиции/квалификация персонала. Например, сотрудник в рамках одной должности может закрывать несколько позиций. В данном случае действует такая же логика — смена может распределиться только сотруднику, имеющего квалификацию на определенные позиции (метки).
Доступность — доступность персонала в то или иное время. Доступность выставляется персоналом в мобильном приложении и влияет на приоритет расстановки смен. Если сотрудник указал, что какой-либо день желателен для работы, то при распределении будет действовать приоритет. Актуально и в противоположном случае.
Настройки планирования — планировщик можно настроить таким образом, чтобы он действовал в рамках вашего регламента либо законодательства. Данный инструмент позволит не допускать переработок персонала.

Настройка планирования смен

То есть после составления расписания на определенный период вы можете распланировать его, учитывая вышеописанные параметры. Как вы можете заметить на гифке ниже, смены были распределены исходя из приоритета. В ячейку, выделенной красной полосой (сотрудник указал, что не может работать в этот день), не была назначена смена. В свою очередь на время, когда сотрудник указал, что для него будет приоритетнее всего для работы, смена была распределена.

Процесс распределения смен

После распределения смен остается лишь опубликовать их, после чего сотрудники, которым будут назначены смены, получат соответствующие уведомления.

Далее работа с расписанием будет производиться с помощью запросов сотрудников. Работает это следующим образом:

Сотрудник через личный кабинет (WEB) либо через мобильное приложение выполняет нужный запрос:
1. Открытая смена — смены, не назначенные на сотрудников. Размещены в верхней части графика.
2. Календарное событие — отпуск, больничный и т.д. Также сотрудник может прикрепить документ, например, справку.
3. Отмена смены — запрос, позволяющий сотруднику отказаться от смены. При этом он может выбрать себе коллегу на замену, который имеет параметры смены, позволяющие взять данную смену. В случае, если сотрудник не выберет себе замену, после подтверждения администратора смена станет закрытой.
Администратор/ответственное лицо получает уведомление о запросе сотрудника на определенно действие. Уведомление можно получить как через мобильное приложение, так и через почту / мессенджеры (Telegram, Viber).
Ответственному лицу остается лишь подтвердить либо отклонить запрос. Также, в случае необходимости, запрос можно скорректировать.

Работа с запросами через WEB

В свою очередь сотрудник, в случае успешного утверждения запроса или назначения новой смены, получит push-уведомление и сообщение (в приложении, на почту, мессенджеры).

WEB-версия

Приложение под Android/iOS

На скриншоте выше продемонстрирована вкладка График личного кабинета сотрудника (WEB и App), через который и выполняются все запросы. Также одной из важных функций было добавление персональной аналитики эффективности (вкладка Сводка и Отчет).

Как вы можете видеть, все процессы с рабочими графиками, запросами, а также учет рабочего времени были помещены в одну систему, что соответствовало нашему изначальному ТЗ, однако вы спросите: что же по прогнозированию расписания?

Для создания инструмента прогнозирования было принято решение анализировать 2 массива данных:

Рабочие графики — обязательные данные для прогнозирования. Для корректного прогнозирования нужны рабочие графики (желательно за годовой период, если свойственна сезонность).
Товарооборот (либо другой фактор, коррелирующий с загрузкой персонала) — дополнительные данные. Благодаря интеграции с кассовым ПО наша система может периодически получать данные из кассовых систем (товарооборот, количество-чеков за час и др.) и использовать их для улучшения прогнозирования.

Зависимость смен определенной позиции (tag) от времени. Также на данном графике мы можем уидеть товарооборот (profit)

Имея большие массивы данных мы могли проанализировать их, чтобы оптимально прогнозировать нужное количество смен и их характеристики (метки).

Количество транзакций за период. На данном графике мы можем заметить определенную цикличность.

Резюмируя, наша система умеет:

Благодаря прогнозировщику было реализовано определение кол-ва смен и их параметров в зависимости от потребностей предприятия (товарооборота, сезонности и др.)
С помощью функции распределения смен стало возможным сформировать расписание исходя из доступности и загруженности персонала, а также его квалификации.
С реализацией системы запросов была добавлена возможность гибко изменять график для персонала без особых усилий.
Благодаря собираемым данным в режиме реального времени и инструменту планирования смен можно контролировать рабочее время сотрудников и не допускать переработок.
Создание одной экосистемы для сотрудников и администраторов. Доступ в личный кабинет стал доступен со всех устройств (даже некоторые холодильники).
Аналитика эффективности работы персонала — отчеты, сводка и др.
Подготовка данных для расчета заработной платы — сбор данных об отработанном времени для дальнейшей загрузки их в ERP-системы.

То есть исходя из реализованного функционала, можно с уверенностью сказать, что вышла полноценная WFM-система. Однако всегда есть куда стремиться, особенно в прогнозировании расписания, что заслуживает отдельного внимания и статьи. Поэтому, если будет интересно, в следующей статье подробнее расскажу о принципе работы “прогнозировщика”, какие библиотеки использовали и как считали.

В случае возникновения вопросов или критических замечаний, прошу последовать в комментарии для бурного ~~осуждения~~ обсуждения!

Источник

2019

Поставка в 38 тыс. почтовых отделений продуктов платформы Goodt

В 2019 году ABC Solutions, ABC Consulting и CTI выиграли мегатендер «Почты России».

По условиям тендера ABC Solutions поставит в 38 000 почтовых отделений два продукта платформы Goodt: систему WFM Goodt Time и набор кадровых сервисов для работников с биометрией Goodt Clock. Они должны обеспечить эффективное планирование графиков и автоматизацию учета рабочего времени сотрудников отделений почтовой связи. Ожидается, что технологические решения повысят производительность работников и оперативность принятия решений в управлении временем персонала на уровне руководства.

В рамках этого проекта ABC Solutions внедряет Goodt совместно с партнером «Норбит». С тех пор как сооснователи ABC Solutions сфокусировались на развитии вендорского бизнеса и разработке собственных продуктов, консалтинговое направление ABC Consulting было полностью передано под управление Норбит.

Итоги конкурса на создание, внедрение и оказание услуг по сопровождению системы Workforce Management

В августе 2019 года «Почта России» подвела итоги конкурса на создание, внедрение и оказание услуг по сопровождению единой информационной системы планирования и учета рабочего времени сотрудников отделений почтовой связи (WFM-система)^[1].

«Почта России» создает систему учета рабочего времени сотрудников

На конкурс были допущены заявки от двух коллективных участников. В состав первого вошли компании «Си Ти Ай» (CTI), «Эй Би Си Консалтинг» (ABC Consulting) и «Эй Би Си Солюшенс» (ABC Solutions). В состав второго — «Ростелеком» и «Ай-Теко».

По результатам рассмотрения и оценки заявок победителем был признан первый участник. Компании CTI, ABC Consulting и ABC Solutions предложили выполнить проект за 465,4 млн рублей, что на 122,4 млн руб. ниже начальной стоимости контракта. Такая цена позволила этим компаниям получить максимальное количество баллов по критерию стоимости проекта. В результате их итоговая оценка оказалась выше, даже несмотря на меньшее количество баллов по другим критериям — обеспеченность кадровыми ресурсами и качество технического предложения и квалификация участника.Награды TAdviser IT PRIZE вручены в 9 номинациях 6.5 т

Компания CTI принадлежит Андрею Бряндинскому, президенту дистрибутора CompTek (КомпТек), входящего в «Ланит».

ABC Consulting и ABC Solutions являются дочерними компаниями «Ланита». Стартап ABC Solutions был создан по инициативе ABC Consulting в 2016 году. Он занимается разработкой платформы для оптимизации работы с персоналом Zozo. В 2017 году венчурный фонд «Ланита» инвестировал в ABC Solutions более $1 млн. В том же году в ABC Solutions поменялся состав учредителей. 40%-ную долю получил сын основателя «Ланита» (с мая 2018 года — глава «Ланита») Филипп Генс. Еще 11% принадлежит Тихону Смыкову, руководителю входящей в «Ланит» Inventive Retail Group. По 24,5% — у одного из основателей ABC Consulting Максима Рябова и партнера Михаила Энгельгардта.

В ABC Consulting, по состоянию на август 2019 года, Филиппу Генсу также принадлежит 40%. По 24,5% — у Максима Рябова и Михаила Энгельгардта, 6% принадлежит Тихону Смыкову, еще 5% — у топ-менеджера «Ланита» Дениса Ситникова.

«Ланит» является давним партнером «Почты России». С 2014 году этот холдинг занимался созданием государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ), оператором которой является «Почта». В 2016 году «Ланит» вместе с НЦИ и 1С-КСУ выиграл конкурс «Почты» на замену СЭД. В 2017 году «Ланит» в консорциуме с другими компаниями занимался тиражированием Единой автоматизированной системы отделений почтовой связи (ЕАС ОПС). В 2019 году «Ланит» и «Почта России» заключили контракт на развитие прикладного ПО ГИС ЖКХ.

Новая система, которая будет создана в «Почте России», должна обеспечить эффективное планирование графиков работы и автоматизацию учета рабочего времени сотрудников отделений почтовой связи. Ожидается, что процессы, реализуемые посредством внедряемой системы, позволят повысить производительность сотрудников и оперативность принятия решений в управлении временем персонала.

Итоговые цели создания системы – рост утилизации рабочего времени персонала на 7 процентных пунктов от текущего уровня, а также рост качества клиентского сервиса за счет снижения среднего времени ожидания в очереди на 5 п.п.

Задачи, решаемые системой, делятся на следующие функциональные блоки:

«Планирование штатной численности»;
«Прогнозирование рабочей нагрузки»;
«Планирование графиков работы»;
«Учет рабочего времени»;
«Отчетность и аналитика»;
«Повышение вовлеченности персонала»;
«Центр управления коммуникациями».

Процессы создания и внедрения системы разделены на четыре этапа. Первый этап (не более 4 месяцев) предполагает обследование процессов, формирование проектной документации и написание техзадания. Второй (не более 5 месяцев) направлен на реализацию интеграционных процессов и разработку прототипа системы. В рамках третьего этапа (не более 4 месяцев) будет проходить тестирование системы на трех филиалах. Затем, в ходе четвертого этапа (не более 11 месяцев), пройдет тиражирование решения на всю региональную сеть почтового оператора. После этого предполагается передача системы на техническое сопровождение.

Все функциональные модули WFM-системы должны быть реализованы на базе единой технологической платформы. При этом все ПО должно быть размещено в ЦОДе «Почты России». Взаимодействие пользователей с системой должно осуществляться через браузер.

Примечания

↑ Закупка №31907987433

Источник

Будущее — за более гибким графиком. Руководитель направления систем бизнес-аналитики BIA Technologies Станислав Воронин объясняет, как оптимизация применяется в сфере workforce management (WFM) и почему Amazon не прав.

Как известно, цель любой коммерческой организации — создание прибыли. Чтобы компания работала эффективно, она должна грамотно управлять всеми факторами производства. Об оптимизации управления физическим капиталом я подробно рассказывал в предыдущих статьях. На этот раз речь пойдёт о людях.

Конечно, есть высокороботизированные индустрии, для которых задача оптимального использования человеческих ресурсов менее актуальна — по причине небольшого числа сотрудников. Однако во множестве отраслей продолжают работать сотни, тысячи, десятки тысяч людей. Больше того — как это ни парадоксально, в некоторых компаниях с увеличением количества роботов увеличилось и количество сотрудников.

Чем больше в компании человек, тем сложнее вручную составить график работы, который устроил бы всех. Вот минимальный список сфер, для которых задача оптимизации расписания смен стоит наиболее остро:

— ритейл (кассиры, менеджеры торгового зала, мерчендайзеры и т. д.);

— транспорт (водители, машинисты, проводники, контролёры, пилоты, стюардессы, специалисты на стойках регистрации в аэропорту и т. д.);

— склады (грузчики, логисты, менеджеры распределительного центра и т. д.);

— банки (финансовые консультанты, менеджеры по обслуживанию клиентов и т. д.);

— госсектор и предоставление госуслуг (специалисты МФЦ и другие).

У каждой сферы есть своя специфика. Но одна вещь их объединяет: неравномерная потребность в персонале в течение дня. В пятницу вечером в магазине всегда больше покупателей, чем в понедельник утром. Звонки в колл-центр поступают с разной частотностью: в какие-то часы одновременно звонят 400 человек, а в какие-то — лишь 40. Машины также прибывают на склад неравномерно. В какие-то часы может потребоваться сразу пять грузчиков, а в какие-то — всего двое.

Загвоздка в том, что бизнесу невыгодно держать дополнительных людей в штате всего на один час пик в день или, скажем, на четыре часа в неделю. В игру вступает математическая оптимизация. Задача — составить расписания таким образом, чтобы выводить примерно одинаковое количество человек в день на полноценную 8-часовую смену и при этом выполнять KPI по обслуживанию клиентов.

Для начала в математическую модель заносятся следующие вводные данные:

1. Прогноз загрузки

Оценочное количество клиентов, звонков или машин в разные дни и часы. Прогноз делается статистическими методами на основе данных по аналогичным периодам в прошлом.

Чтобы получить достоверные данные о загрузке в банке или МФЦ, внедряют электронную очередь по талонам, а затем анализируют количество посетителей и открытых окон.

В случае с колл-центром для расчётов используется модель Эрланга. Это уравнение позволяет определить требуемое число операторов на основе желаемого уровня сервиса, то есть продолжительности ожидания ответа. Датский математик А. К. Эрланг придумал формулу в 1917 году. Она используется до сих пор. Впрочем, несмотря на свою популярность, Erlang неидеальна: например, она исходит из предположения, что звонящие висят на линии до ответа специалиста, и не учитывает вероятность того, что клиент может не дождаться и повесить трубку. Таким образом модель преувеличивает потребность в операторах.

2. Внутренние требования компании

В первую очередь, речь идёт о нормативах показателей эффективности (скажем, клиент не должен висеть на линии или стоять в очереди дольше 5 минут).

Кроме этого, в некоторых компаниях существует ряд специфических внутренних правил. Когда мы разрабатывали математическую модель для сети ювелирных магазинов, среди вводных были и такие: старший продавец обязан находиться в магазине в пиковые дни; если магазин располагается не в торговом центре, то в нём должны присутствовать как минимум три сотрудника и один охранник.

3. Нормативы на труд и отдых

Положения Трудового кодекса, праздничные дни, корректировка расписания при отпусках и больничных, отдых после ночной смены и т. п.

Отмечу, что право сотрудника на отдых — один из важнейших факторов хорошей системы планирования. Люди всегда должны быть на первом месте. Когда бизнес об этом забывает и начинает думать только о прибыли, мы получаем историю про Amazon. Об ужасах работы под руководством богатейшего человека планеты можно прочитать в статьях The Guardian, Forbes и Business Insider. Дополнительные красочные детали — в рассказе бывшего сотрудника склада Amazon: 60 рабочих часов в неделю, стоячая работа, недостижимые KPI, соревновательная таблица, трекинг-браслеты и бесконечная текучка кадров.

Дальше в работу включается один из двух методов решения задачи оптимизации:

— целочисленное программирование: свободно по задаче правил, но обычно считается дольше;

— программирование в ограничениях: здесь просто заводится набор ограничений, которые должны быть выполнены при планировании, и они автоматически выполняются, что делает этот метод сравнительно быстрее.

В прошлой статье меня спрашивали, какие инструменты способны решать как целочисленные задачи, так и задачи в ограничениях. Если говорить именно про математическое ядро, то популярным продуктом является CPLEX — оптимизационное программное обеспечение от IBM.

WFM-система обрабатывает входные данные, определяет точное количество сотрудников, которые должны быть на работе в конкретный день (или в определённый временной интервал дня) и выдаёт оптимальное расписание.

В некоторых случаях система может даже указать на неоправданно раздутый штат. Склад, для которого мы разработали математическую модель, сумел сократить численность персонала на 20% при сохранении уровня сервиса. Впрочем, тут всё зависит от стартовых условий. Иногда ситуация бывает и обратной: диву даёшься, как неадекватно маленький штат справляется с валом работы. В таких случаях система определяет необходимость дополнительного найма.

Как WFM справляется с проблемой неравномерной потребности в персонале?

Здесь есть несколько вариантов решения. Они не позволяют полностью покрыть потребительский спрос в часы пик, но помогают найти золотую середину между ожиданиями клиентов и выгодой для бизнеса:

1. Гибкий график

При сохранении 8-часового рабочего дня, начинать его можно в разное время. Кто-то будет работать с 9 утра, кто-то — с 10 утра, кто-то — с 12 часов дня и т. д. Пересечение смен планируется так, чтобы в пиковые часы работало наибольшее число сотрудников. Именно этот подход используют многие банки. В колл-центрах тот же эффект достигается за счёт открытия офисов в разных регионах страны и соответствующей разницы в часовых поясах.

2. «Мультифункциональность»

Специалисты с широким спектром компетенций могут переключаться между задачами в течение дня. Наверняка вы замечали в супермаркетах объявление: «Если в очереди перед вами больше 5 человек, позвоните по номеру или обратитесь к кассиру». После такого обращения сотрудник, который до этого расставлял продукты по полкам или проводил инвентаризацию, будет временно перенаправлен на кассовое обслуживание покупателей.

Похожая ситуация наблюдается и в аэропортах: нередко один и тот же человек встречает пассажиров на стойке регистрации, а затем перемещается к гейту, чтобы обеспечить посадку на самолёт.

В нашей практике был кейс разработки математической модели для ювелирной сети — там при неожиданном наплыве посетителей в одной точке продаж была возможность вызвать на помощь сотрудника из близлежащего магазина, где пик спроса уже прошёл (несколько точек сети располагаются на одной улице).

С точки зрения потребителя, разница между компаниями, которые в своё время озаботились оптимизацией расписания, и компаниями, которые решили сэкономить в краткосрочной перспективе, видна невооружённым взглядом. В первую категорию входят, например, крупные российские банки. Так Сбербанк сократил среднее время ожидания в очереди с 20 минут в 2010 году до 3,5 минут в 2019 году. Компания внедрила гибкий рабочий график, обязала руководителей отделений вставать к окнам обслуживания в случае наплыва посетителей и привязала доходы сотрудников к наличию очередей.

Эксперименты с графиком работы проводят и зарубежные банки. Например, в 2021 году британский Atom Bank перевёл 430 сотрудников на четырёхдневную рабочую неделю без сокращения заработной платы. При этом рабочее время в неделю сократилось с 37,5 до 34 часов. График «с 9 до 5» руководитель банка Марк Маллен назвал «старомодным». Он уверен, что четырёхдневка сделает сотрудников более продуктивными и счастливыми.

Хочется, чтобы оптимизацией расписаний всерьёз озаботились и в других крупных компаниях. Тогда мы как потребители перестанем тратить время в очередях (почта и дешёвые супермаркеты, я смотрю на вас). Грамотный подход руководства к планированию принесёт выгоду как клиентам, так и бизнесу. При этом, как уже было сказано, в погоне за прибылью нельзя забывать о том, что работники — это живые люди. На мой взгляд, будущее — за более гибким графиком, который соответствует циркадным ритмам и предпочтениям сотрудников. Довольный и хорошо отдохнувший человек работает лучше, чем измученный работник, который страдает от выгорания и пашет 12-часовую смену. В долгосрочной перспективе подход Amazon себя не оправдает. А что думаете вы?

Источник

Концепция WFM (в переводе с английского — «Workforce Management System») не является принципиально новой.

В различных областях бизнеса давно предпринимались попытки автоматизировать процессы, связанные с управлением персоналом. Но со временем эти представления претерпели существенные изменения, и сейчас с целью повышения эффективности работы персонала и качественного мониторинга используются современные системы WFM.

Ключевые преимущества

Программа WFM — это эффективное IT-решение, позволяющее планировать рабочее время каждого сотрудника. Она представляет собой эффективный инструментарий, при помощи которого повышается производительность бизнеса, осуществляется автоматизация многих процессов. Благодаря программе работодатель или руководитель имеет возможность получить целостное представление о продуктивности работы каждого сотрудника. Система успешно используется организациями в сфере ритейла, быстрого питания, производственных предприятиях и в других областях.

Какие проблемы решаются при помощи использования системы

Инструменты программы позволяют закрыть несколько проблемных областей в работе предприятия:

Составление расписания с учетом вариантов расстановки работников.
Осуществление контроля рабочего времени. Учет производительности труда.
Составление расписания. График формируется на основе информации о потребностях производства, доступности и загруженности персонала.
Прогнозирование работы. На основе накопленных данных о рабочих процессах инструмент позволяет составить прогноз относительно того, сколько работников потребуется на определенной позиции в необходимый временной промежуток.
Формирование единой экосистемы для работников и менеджеров.
Постановка задач сотрудникам. Контроль их исполнения.
Координация работы участников команды при работе с клиентским потоком.
Подготовка табелей для расчета заработных плат.
Аналитика эффективности работы сотрудников.

Система позволяет грамотно планировать рабочее время сотрудников, формировать эффективный график с учетом смен. С WFM график работы также может сочетаться с графиком обучения. Программа не только учитывает периоды обучения при составлении смен, но и подбирает для него наименее загруженное рабочее время.

При помощи использования системы WFM достигается и возможность геймификации в работе и обучении. Например, при отсутствии опозданий или повышении производительности работы, зафиксированных в системе, сотрудник получает бонусы. При планировании рабочего графика программа учитывает пожелания работников. Это позволяет повысить интерес сотрудников, стабилизировать их мотивацию, повысить удовлетворенность и лояльность.

Эффективность использования WFM

Вот несколько показательных результатов, достигаемых большинством компаний при помощи внедрения обозреваемого инструментария:

Повышение производительности труда.
Повышение качества и точности расчета заработной платы сотрудников.
Сокращение расходов на персонал.
Повышение прозрачности рабочих процессов. Высокая информированность в процессе коммуникации (как между представителями руководства, так и в связке «менеджер — линейный работник»).
Доступность информации. Функционал WFM позволяет получить мгновенный и наглядный доступ к данным, связанным с работой персонала.

На современном рынке представлены различные WFM-системы зарубежных и отечественных разработчиков. Чтобы подобрать оптимальное решение, следует опираться на потребности компании, ее структуру и другие организационные особенности. Программы WFM просты в использовании и обладают широким функционалом, позволяющим руководителю всегда держать руку на пульсе событий.

Источник