Организационно-распорядительный
документ
— вид письменного документа, в котором
фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также
вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности
органов власти, учреждений, предприятий
и организаций, их подразделений и
должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).
Организационные
документы- документы, определяющие
статус (организационно- правовую форму)
предприятия и порядок её работы.
Организационные
документы — это комплекс документов,
содержащих правила создания организации,
в том числе: выбор ее организационно-правовой
формы; компетенцию, структуру, штатную
численность, состав должностей
(руководителей, специалистов, технических
исполнителей); формирование совещательных
органов управления; установление режима
работы и системы охраны; организацию и
оценку труда; порядок реорганизации и
ликвидации.
Организационно-правовые
документы реализуют нормы административного
права и являются правовой основой
деятельности организации.
Организационные
документы содержат положения, обязательные
для исполнения.
К
организационно-правовым документам
относятся:
— устав
организации;
— положение
об организации;
— учредительный
договор;
— положения
о структурных подразделениях, коллегиальных
и совещательных органах;
— регламент;
— структура
и штатная численность;
— штатное
расписание;
— инструкции
по определенным направлениям деятельности;
— должностные
инструкции работников;
— правила
внутреннего трудового распорядка
(положение о персонале) и др.
Организационные
документы оформляются на общем бланке
организации или на стандартном листе
бумаги с нанесением всех необходимых
реквизитов.
Датой
организационных документов является
дата утверждения.
Организационные
документы утверждаются руководителем
организации или ее структурного
подразделения либо вышестоящей
организацией. Утверждение осуществляется
либо проставлением грифа утверждения
(реквизит 16) на самом документе, либо
изданием другого документа.
Заголовок
к тексту в организационных документах
должен согласовываться с наименованием
вида документа, например:
— положение
(о чем?) об отделе кадров;
— структура
и штатная численность (чего?) аппарата
Министерства;
— инструкция
(о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
— должностная
инструкция (кого?) референта.
Организационные
документы имеют сложную структуру
текста.
Констатирующей
частью текста организационных документов
является раздел «Общие положения», в
котором указываются основания разработки,
основное назначение организационного
документа, сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных
правил и технологий.
Основной
текст организационных документов
делится на главы, пункты и подпункты.
Главы должны иметь названия. Главы
нумеруются римскими цифрами. Нумерация
пунктов и подпунктов производится
арабскими цифрами.
Организационные
документы проходят установленный в
организации порядок согласования.
Согласование осуществляется со всеми
заинтересованными подразделениями и
должностными лицами, с юридической
службой, проверяющей соответствие
данного организационного документа
действующему законодательству.
С
точки зрения срока действия
организационно-правовые документы
относятся к бессрочным и действуют до
их отмены или до замены новыми.
Особенностью
организационно-правовых документов
является возможность вносить в них
изменения и дополнения в тех случаях,
когда нет необходимости перерабатывать
весь документ.
К
первым и основным организационно-правовым
документам относятся учредительные
документы: устав или положение об
организации, учредительный договор.
Общие
положения, определяющие наименования
видов организационных документов и
порядок их оформления, приведены в
Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).
Организация,
являющаяся юридическим лицом, «действует
на основании устава, либо учредительного
договора и устава, либо только
учредительного договора. В случаях,
предусмотренных законом, юридическое
лицо, не являющееся коммерческой
организацией, может действовать на
основании общего положения об организациях
данного вида» (ст. 52 ГК РФ).
Устав
— правовой акт, определяющий статус
созданного юридического лица (учреждения,
организации, предприятия, порядок его
функционирования, реорганизации,
ликвидации.
Типовая
структура текста устава государственного
учреждения закреплена в «Унифицированной
системе организационно-распорядительной
документации».
Структура
текста устава негосударственной
организации отличается от структуры
текста устава государственного
учреждения. Устав негосударственного
предприятия содержит дополнительные
разделы, в которых отражается специфика
его организации и деятельности.
В
Гражданском кодексе РФ дан перечень
обязательных сведений, которые должны
быть отражены в уставе организаций с
различной организационно-правовой
формой.
Для
примера- возможные разделы устава.
1)
Общие положения.
В разделе указываются полное и сокращенное
официальные наименования организации;
ее статус, почтовый адрес; основания,
на которых создана организация; чем она
руководствуется в своей деятельности;
наличие филиалов, дочерних фирм,
представительств; предмет и цели
деятельности; наличие зарегистрированного
товарного знака, фирменного бланка,
печати.
2)Акционерный
капитал
(уставный капитал). В разделе определяются
размеры вкладов каждого учредителя
(участника), оговариваются условия
увеличения (уменьшения) уставного фонда,
регламентируются права участников на
отдельные объекты, входящие в состав
имущества организации.
3)Порядок
деятельности.
Раздел устанавливает цели, виды
деятельности, механизм отношений
организации с другими организациями в
вопросах финансово-хозяйственной
деятельности, а также определяет права,
которыми наделяются участники в процессе
финансово-хозяйственной деятельности.
4)Управление.
Раздел регламентирует состав органов
управления и их полномочия. Например,
в акционерном обществе с большим числом
акционеров это могут быть:
общее
собрание акционеров — высший орган
управления обществом (в разделе
устанавливается порядок созыва,
проведения общих собраний, правомочность
принятых решений);
совет
директоров — высший орган управления
обществом в промежутках между собраниями
акционеров, избираемый общим собранием
(в разделе устанавливается количество
директоров, срок, на который они
избираются, компетенция, порядок выбора
председателя и на какой срок);
исполнительные
органы — генеральный директор,
исполнительный директор, правление
(в разделе устанавливается, какие именно
исполнительные органы действуют, их
компетенция, права и порядок деятельности);
ревизионная
комиссия — орган, осуществляющий
проверки финансово-хозяйственной
деятельности (устанавливается порядок
формирования комиссии, сроки и частота
проведения проверок, порядок представления
отчетности).
5)Учет
и отчетность; распределение прибыли.
В разделе устанавливается порядок
ведения бухгалтерской и статистической
отчетности, порядок представления
сведений о деятельности общества в
налоговые и иные органы, порядок
подведения итогов о финансовой
деятельности общества, порядок
распределения прибыли.
6)Прочие
накопления.
В разделе устанавливаются дополнительные
фонды общества, кроме уставного
(страховой, резервный), если таковые
имеются.
7)Прекращение
деятельности.
Раздел устанавливает порядок ликвидации
общества, его реорганизации, а также
порядок рассмотрения споров общества
с физическими и юридическими лицами.
Отметка
о регистрации
проставляется на титульном листе устава.
Она состоит из:
—
наименования
органа, осуществляющего государственную
регистрацию создаваемых организаций;
—
даты
регистрации;
—
государственного
регистрационного номера;
—
подписи;
—
печати
регистрирующего органа.
Гриф
утверждения
также выносится на титульный лист и
заверяется печатью.
Устав
государственной организации утверждается
вышестоящим учреждением, а негосударственной
— его учредителями, общим собранием
акционеров.
Положение
об организации (структурном подразделении)
Положение
—
правовой
акт, устанавливающий системно связанные
между собой правила регламентирующего
характера по отдельным вопросам
деятельности организации, подразделений,
должностных лиц.
Положения
могут быть типовыми (примерными) и
конкретными (индивидуальными). При
наличии типового положения конкретные
положения разрабатываются на его основе.
Типовые положения разрабатываются для
однотипных организаций и структурных
подразделений.
Различают
положения об организациях и положения
о структурных подразделениях (службах).
Положение
об организации
— это документ, на основании которого
действуют государственные бюджетные
организации (органы государственной
власти и управления всех уровней).
Схема
положения о государственном учреждении
аналогична схеме устава государственного
учреждения.
Положение
об организации оформляется на общем
бланке. Обязательными реквизитами
положения об организации являются:
заголовок к тексту, текст, подпись, гриф
утверждения, печать.
Структура
текста положения так же, как и текста
устава, регламентирована УСОРД.
Положения
о структурных подразделениях
(службах) можно классифицировать на:
—
положения
о структурных подразделениях;
—
положения
о коллегиальных и совещательных органах,
как руководящих (совет директоров,
правление), так и специализированных
(ученый совет, педсовет, научно-технический
совет и др.);
—
положения
о временных органах (совещания, комиссии,
советы).
Положение
о структурном подразделении оформляется
на общем
бланке
организации. Обязательными реквизитами
данного вида документов являются:
— наименование
организации;
— наименование
структурного подразделения;
— дата;
— номер
документа;
— место
составления;
— заголовок
к тексту;
— текст;
— подпись;
— гриф
утверждения.
Положения
о подразделениях подписываются
руководителем подразделения и утверждаются
руководителем организации.
Текст
положений о структурных подразделениях
включает следующие разделы.
1)Общие
положения.
В разделе «Общие положения» указываются:
полное официальное наименование
подразделения, дата, номер и наименование
правового акта, на основании которого
создано и действует подразделение, чем
руководствуется в своей деятельности,
кем возглавляется и кому подчиняется,
порядок назначения и освобождения от
должности руководителя подразделения,
наличие у подразделения печати.
2)Цели
и задачи.
В разделе «Цели и задачи» перечисляются
основные проблемы, решаемые подразделением
и определяющие характер и направления
деятельности подразделения.
3)Функции.
В разделе «Функции» указываются действия
или виды работ, которые должно выполнять
подразделение для осуществления
поставленных перед ним задач. Функции
должны полностью отражать специфику
деятельности подразделения.
4)Права
и обязанности.
В разделе «Права и обязанности»
перечисляются права, которыми наделяется
подразделение в лице его руководителя.
В этом же разделе устанавливаются виды
дисциплинарной, административной, а
при необходимости — и уголовной
ответственности, которую может нести
руководитель подразделения в случае
невыполнения подразделением своих
обязанностей.
5)Взаимоотношения.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются
информационные и документационные
потоки подразделения, основные документы,
создаваемые им, указывается, с какими
подразделениями и организациями
осуществляется взаимодействие, какую
информацию получает и представляет
подразделение, периодичность и сроки
представления; в каком порядке и кем
рассматриваются возникающие разногласия.
Изменения
в положение о структурном подразделении
вносятся приказом руководителя
организации.
Положения
о коллегиальных и совещательных органах,
как руководящих
(совет
директоров, правление), так и
специализированных
(ученый совет, педсовет, научно-технический
совет и др.), также носят нормативный
характер и определяют состав, порядок
формирования, компетенцию, порядок
работы, права и ответственность
коллегиальных и совещательных органов.
В
качестве примера можно привести структуру
текста положения о Совете директоров
акционерного общества.
-
Общие
положения. -
Компетенция
Совета директоров. -
Состав
Совета директоров. -
Выдвижение
кандидатов в Совет директоров. -
Избрание
членов Совета директоров. -
Регламент
заседаний Совета директоров. -
Взаимоотношения
с другими подразделениями общества. -
Ответственность
членов Совета директоров. -
Порядок
утверждения положения о Совете директоров
и порядок внесения в него изменений.
В
государственной организации внесение
изменений и дополнений в положения
о коллегиальных и совещательных органах
и в положения о структурных подразделениях
осуществляется распорядительным
документом руководителя организации.
В
негосударственной организации изменения
и дополнения в положения о коллегиальных
и совещательных органах принимаются
на общем собрании акционеров.
Положения
о временных органах (совещаниях,
комиссиях, советах)
создаются на период действия такого
органа. Структура текста нормативно не
закреплена. Утверждается органом, в
компетенцию которого входит создание
временного органа.
Учредительный
договор
Договор-
соглашение двух или нескольких лиц об
установлении, изменении или прекращении
гражданских прав или обязанностей.
Договор
— юридическое понятие, с которым связано
возникновение различных обязательств
и отношения, регулирующие их.
В
учредительном договоре учредители
берут обязательство создать юридическое
лицо (дается наименование юридического
лица), определяется порядок совместной
деятельности по его созданию, условия
образования имущества и уставного
капитала.
Договором
определяется предмет
и цели
деятельности юридического лица, а также
условия и порядок управления деятельностью
юридического лица и условия распределения
между учредителями прибыли.
Местонахождение
юридического лица определяется местом
его государственной регистрации, если
в соответствии с законом в договоре не
установлено иное.
В
заключительной части договора указывается
количество экземпляров договора,
юридические адреса и банковские реквизиты
сторон.
На
договоре подписи заверяются печатями.
Если одна из сторон (или обе договаривающиеся
стороны) являются гражданами, то
указываются их фамилии, имена и отчества,
паспортные данные и место жительства.
Учредительный
договор подлежит государственной
регистрации в установленном порядке.
Учредительный
договор юридического лица заключается,
а устав утверждается
его учредителями (участниками).
Инструкция
—
правовой
акт, издаваемый в целях установления
правил, регулирующих организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности организаций, их подразделений,
должностных лиц и граждан.
В
инструкции излагается порядок
осуществления какой-либо деятельности
или порядок применения положений
законодательных и иных нормативных
актов.
Инструкции
оформляются на общем
бланке
организации с указанием вида
документа.
В заголовке
к инструкции обозначается объект или
круг вопросов, на которые распространяются
ее требования, например: «Инструкция
(о чем?) о ведении бухгалтерского учета
на предприятии».
Инструкцию
подписывает руководитель структурного
подразделения, разработавшего ее.
Инструкция
подлежит утверждению. Утверждаются
инструкции руководителем организации
и заверяются печатью.
Инструкции
визируются руководителями всех
заинтересованных подразделений,
юридической службой, заместителем
руководителя, курирующим то направление
деятельности, на которое распространяется
содержание инструкции.
Текст
инструкции состоит из разделов, имеющих
заголовки и разбиваемые на пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Текст
инструкции должен начинаться с раздела
«Общие положения», в котором излагаются
цели ее издания, область распространения
и другие сведения общего характера.
Текст
инструкции излагается от третьего лица
единственного или множественного числа.
В
тексте часто используются слова:
«должен», «следует», «необходимо», «не
допускается», «запрещается» и т. п.
Разновидностью
инструкции является должностная
инструкция.
Должностная
инструкция
— правовой акт, издаваемый организацией
в целях регламентации организационно-правового
положения работника, его обязанностей,
прав, ответственности и обеспечивающий
условия для его эффективной работы.
С
помощью должностной инструкции в любой
организации реализуется функция
управления персоналом.
Должностные
инструкции бывают типовые (примерные)
и конкретные (индивидуальные).
Типовая
должностная инструкция разрабатывается
на должности, имеющие одинаковые
обязанности, права, ответственность,
независимо от того, к какой отрасли
относится организация. Например:
«Должностная инструкция секретаря».
При
большом объеме работы функциональные
обязанности по определенной должности
выполняют, как правило, несколько
человек.
Если
эти обязанности одинаковы, то
разрабатывается одна должностная
инструкция, которая в этом случае будет
типовой, например: «Должностная инструкция
бухгалтера».
Если
обязанности работников с одинаковым
названием должности различаются, то
для каждого из них разрабатывают
конкретную должностную инструкцию с
уточнением обязанностей работника в
заголовке к тексту. Например: «Должностная
инструкция бухгалтера по налогам».
Должностные
инструкции разрабатываются почти на
все должности, предусмотренные штатным
расписанием. Должностные инструкции
не составляются на категорию служащих
«руководители», так как их функции и
задачи, права, обязанности и ответственность
фиксируются в уставе организации или
в положении о структурном подразделении
в разделе «Руководство».
Должностная
инструкция входит в УСОРД и имеет
унифицированную форму.
Должностная
инструкция оформляется на общем бланке
организации с указанием вида документа.
Обязательными реквизитами должностной
инструкции являются: наименование
организации, наименование структурного
подразделения, дата, регистрационный
номер документа, место составления,
заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.
Должностная
инструкция подписывается руководителем
структурного подразделения и утверждается
заместителем руководителя организации
— куратором данного подразделения или
руководителем структурного подразделения,
если ему предоставлено это право.
Визируются должностные инструкции
руководителями заинтересованных
подразделений и юридической службой
(юристом), а также другими должностными
лицами, от действий которых может
зависеть ее выполнение. Датой должностной
инструкции является дата ее утверждения.
Текст должностной инструкции состоит
из следующих разделов.
1.
Общие положения.
В этом разделе указывают полное
наименование должности с обозначением
структурного подразделения в соответствии
со штатным расписанием; кому непосредственно
подчиняется работник (дополнительно —
кому подчиняется на период отсутствия
вышестоящего лица); порядок назначения
на должность и освобождения от должности;
порядок замещения в случае временного
отсутствия работника; особенности
организации работы, если они есть
(ненормированный рабочий день, гибкий
график и др.), перечень нормативных,
методических и других документов,
которыми руководствуется работник на
данной должности; квалификационные
требования (уровень образования, стаж
работы, требования, предъявляемые к
работнику в отношении специальных
знаний).
2.
Функции.
В разделе приводится перечень основных
направлений деятельности работника в
соответствии с направлениями деятельности
структурного подразделения.
3.
Должностные
обязанности.
В этом разделе перечисляются: виды
работ, выполняемые работником на данной
должности; характер выполняемых действий:
«руководит», «подготавливает»,
«утверждает», «рассматривает»,
«выполняет», «обеспечивает» и т. п.
Должностные обязанности целесообразно
также объединять в однородные группы
в соответствии с функциями работника.
Для удобства представления должностных
обязанностей текст данного раздела
может быть разделен на две части: в
первой части перечисляются те виды
работ, которые сотрудник выполняет
самостоятельно, а во второй те, которые
выполняются совместно с другими.
4.
Права.
В разделе устанавливаются полномочия
работника, обеспечивающие выполнение
возложенных на него обязанностей:
— право
принимать определенные решения
(перечисление вопросов, которые он может
решать самостоятельно); » право давать
указания по конкретным вопросам;
—
право
самостоятельно подписывать документы
в рамках предоставленной ему компетенции;
— право
обращаться с предложениями к руководителю;
— право
представительствовать от имени
подразделения или организации в других
организациях и пределы такого
представительства;
— право
участвовать в совещаниях, на которых
рассматриваются вопросы, относящиеся
к его ведению;
— право
на получение необходимой для работы
информации (статистической, экономической
и др., в том числе и конфиденциальной);
— право
требовать выполнения определенных
действий от других работников.
В
тексте данного раздела необходимо
закрепить также:
— право
работника вносить предложения по
совершенствованию деятельности,
связанной с выполнением его непосредственных
должностных обязанностей;
— право
входить в состав рабочих групп по
подготовке и реализации конкретных
проектов и участвовать в разработке
коллегиальных решений, направленных
на достижение главной задачи структурного
подразделения или всей организации.
В
необходимых случаях в текст раздела
можно внести универсальные права, общие
для всех работников (а не только права
по должности):
— право
на все виды установленной компенсации
за свой трудовой вклад;
— право
на комфортные условия труда;
— право
на повышение квалификации;
— право
на максимальную реализацию своих
профессиональных потребностей.
5.
Ответственность.
В разделе определяются критерии оценки
работы и мера персональной ответственности
работника. Критериями оценки являются
объективные показатели, характеризующие
качество и своевременность выполнения
работы. Устанавливается ответственность
работника за нарушение действующего
законодательства и требований
организационно-правовых и распорядительных
документов. В необходимых случаях
фиксируется полная материальная
ответственность работника по должности,
которая должна быть оформлена
соответствующим дополнительно заключаемым
договором. Предусматриваются и
конкретные формулировки об ответственности
за несоблюдение технологий, закрепленных
в нормативно-технических документах,
за нарушение сроков выполнения работ,
предусмотренных нормативами, за отказ
от применения передовых приемов работы
и имеющихся технических средств, за
отказ выполнять письменные и устные
распоряжения руководителя и др. При
формулировании пунктов об ответственности
не следует злоупотреблять словами с
отрицанием «не», так как они придают
негативный смысловой оттенок
соответствующему пункту текста в целом.
Количество пунктов этого раздела не
должно превышать количества пунктов в
предыдущем разделе «Права».
6.
Взаимоотношения.
В данном разделе указывается: от кого,
в какие сроки и какую информацию получает
работник; кому, какую и в какие сроки
предоставляет; с кем осуществляет
совместную подготовку документов и
прочие вопросы информационных взаимосвязей
работника с другими подразделениями,
лицами, организациями. Если взаимоотношения
и связи сотрудника хорошо отлажены на
уровне документов, то текст раздела
можно представить в форме одной или
нескольких таблиц с заголовками:
«Работник передает»; «Работник получает».
В
графах таблицы указывают: наименование
структурного подразделения, вид
документа, срок, периодичность. В текст
раздела целесообразно также включать
названия и формы журналов или картотек,
которые ведутся с целью учета, контроля
и лучшей организации работы, а также
названия баз данных, которые сотрудник
ведет на рабочем месте для упорядочивания
и систематизации справочно-информационного
фонда. В текст должностной инструкции
могут быть включены дополнительные
разделы.
Функции.
В этом разделе перечисляют основные
направления деятельности работника в
соответствии с направлениями деятельности
структурного подразделения. В формулировках
функций необходимо четко отразить вклад
сотрудника в достижение главной задачи,
перспективных и текущих задач структурного
подразделения; указать, какие функции
работник выполняет самостоятельно, а
в выполнении каких участвует.
Условия
оплаты труда.
В разделе указывается, какой работнику
устанавливается должностной оклад в
соответствии с контрактом или штатным
расписанием; какие он может получать
премии (в зависимости от конкретных
условий работы можно оговорить виды
премий и условия их получения); какие
он может получать надбавки и как ему
можно повышать зарплату (при каких
условиях и с какой периодичностью);
может ли работник совмещать профессии
(должности) и др.
Показатели
оценки работы.
Раздел, в котором могут быть закреплены
как общие показатели оценки деятельности,
так и конкретные, установленные
непосредственным и вышестоящими
руководителями, а также закрепленные
во внутренних нормативных и технологических
документах организации. К числу общих
показателей могут быть отнесены:
—
полнота
реализации закрепленных за работником
задач, должностных обязанностей и
предоставленных прав;
— качество
составления и оформления документов;
— отсутствие
ошибок и служебных нарушений;
—
отсутствие
жалоб, претензий и нареканий со стороны
руководителей;
— квалифицированное
применение требований инструкций и
других нормативных документов;
— своевременность
выполнения должностных обязанностей,
соблюдение сроков исполнения поручений
и указаний руководства. К документам
инструктивного характера также относятся
«Правила» и «Регламент».
Правила
внутреннего трудового распорядка
Правила
внутреннего трудового распорядка —
правовой акт, регламентирующий организацию
работы предприятия, взаимные обязательства
работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников,
внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила
оформляются на общем бланке организации
с указанием вида документа, подписываются
руководителем кадровой службы, принимаются
с учетом представительного органа
работников (ст. 190 Трудового кодекса
РФ).
Правила
внутреннего трудового распорядка
являются, как правило, приложением к
трудовому договору.
Текст
Правил составляется в соответствии с
Типовыми правилами внутреннего распорядка
для рабочих и служащих предприятий,
учреждений, организаций, утвержденными
Постановлением Госкомтруда СССР от 20
июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не
противоречит действующему в настоящее
время трудовому законодательству).
В
некоторых организациях наряду с Правилами
внутреннего трудового распорядка
разрабатывается Положение о персонале,
которое отражает вопросы профессионального
и социального развития трудового
коллектива, взаимоотношения с
администрацией, права и ответственность
администрации и персонала, правила
деловой этики и др. Положение о персонале
разрабатывается в некоторых организациях
наряду с Правилами внутреннего распорядка.
Оформляется
Положение о персонале на общем бланке
организации с указанием вида документа,
подписывается руководителем службы
управления персоналом, согласовывается
на общем собрании персонала, но утверждать
Положение о персонале рекомендуется
на Совете директоров организации.
Регламент
— правовой акт, устанавливающий порядок
деятельности руководства
организации,
коллегиального или совещательного
органа.
Регламент
работы коллегиального или совещательного
органа определяет:
— статус
коллегиального или совещательного
органа;
— порядок
планирования работы;
— порядок
подготовки материалов для рассмотрения
на заседании;
— внесение
материалов на рассмотрение;
— порядок
рассмотрения материалов и принятия
решений на заседании;
— ведение
протокола заседания;
— оформление
решений коллегиального или совещательного
органа;
— порядок
доведения решений до исполнителей;
— материально-техническое
обеспечение заседаний.
Регламент
оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами регламента
являются: наименование организации,
наименование коллегиального или
совещательного органа, вид документа,
дата документа, номер документа, место
составления, гриф утверждения, текст,
подпись.
Регламенты
утверждаются руководителем организации
или руководителем коллегиального или
совещательного органа.
В
процессе подготовки регламенты проходят
стадию обсуждения на заседании членами
коллегиального или совещательного
органа.
Регламенты
согласовываются с заинтересованными
подразделениями и юридической службой.
Структура
и штатная численность
— правовой акт, устанавливающий структуру
организации, наименование структурных
подразделений и должностей, штатную
численность по каждой должности в
соответствии с
группой
по оплате труда.
Оформляется на общем бланке организации
с указанием вида документа, подписывается
руководителем кадровой службы, визируется
главным бухгалтером, заместителями
руководителя организации и утверждается
руководителем организации с проставлением
печати. Текст документа составляется
в форме таблицы, в которой приводятся
наименования структурных подразделений
организации, наименования должностей,
включенных в эти подразделения, а также
их количество в соответствии с уровнем
оплаты по соответствующим группам.
Указанный документ входит в состав
УСОРД и имеет унифицированную форму.
Штатное
расписание
— правовой акт, закрепляющий структуру,
численность и должностной состав
работников организации с указанием
должностных окладов (в государственных
учреждениях — с указанием разряда по
Единой тарифной сетке).
Штатное
расписание имеет унифицированную форму
и оформляется на общем бланке либо на
стандартных листах бумаги формата А-4
альбомной ориентации с нанесением
реквизитов общего бланка: наименование
организации, наименование вида документа,
дата, номер документа, место составления,
заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.
В
заголовке к тексту указывается год, на
который составлено штатное расписание.
Текст
штатного расписания составляется в
табличной форме. Указываются коды и
наименования структурных подразделений
и должностей, количество единиц по
штату, должностной оклад, надбавки по
видам и месячный фонд зарплаты.
Ответственность
за подготовку штатного расписания лежит
на отделе кадров (службе персонала).
Проект
штатного расписания визируется
руководителями подразделений, главным
бухгалтером, юридической службой,
заместителями руководителя организации.
Штатное
расписание подписывается руководителем
отдела кадров и утверждается руководителем
организации с проставлением гербовой
печати (или печати организации) на грифе
утверждения. В негосударственных
организациях документ утверждает Совет
директоров.
1. Организационные документы
2. Распорядительные документы
3. Справочно-информационные документы
1. Организационные документы
Организационные документы
(иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того,
чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную
численность и состав работников по должностям, определить функции структурных
подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы,
осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками,
определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К
организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации;
положение об организации;
положения о структурных
подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
регламенты работы,
правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
структура
и штатная численность; штатное расписание;
инструкции
по определенным направлениям деятельности;
должностные
инструкции работников;
Любой организационный
документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически
организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой
основой деятельности организации.
Организационный документ
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.
Организационные документы
могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения
путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным
документом (или иным документом, например протоколом собрания).
Утверждение
организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей
организацией.
Организационные документы
имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и
подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты
(подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида
организационных документов разные. Например, в инструкции наименования
разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной
инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать
действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных
документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные
документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном
заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.
Для разработки конкретных
документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и
руководители структурных подразделений.
Организационные документы
действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных
документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том
случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения
изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности
организации, так и изменением действующего законодательства. В случае
реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы,
которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.
Порядок внесения
изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного
документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который
утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении —
вносятся приказом этого руководителя.
К основным
организационным документам относятся учредительные документы — учредительный
договор, устав или положение.
В тексте учредительных
документов должно содержаться: наименование юридического лица, содержащее
указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих
организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях
других коммерческих организаций должны содержать указание на характер
деятельности юридического лица;
место нахождения
юридического лица, которое определяется местом его государственной
регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах
юридического лица не установлено иное;
предмет и цели
деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);
порядок
управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные
законом для юридических лиц соответствующего вида.
Учредительный
договор
заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо,
созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании
устава, утвержденного этим учредителем.
В учредительном договоре
учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной
деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в
его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между
участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода
учредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий порядок
образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия,
организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий,
учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако
структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций
и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет
отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения
(ССУЗа)
Устав негосударственного
предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в которых найдет
отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в
зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и
другие сведения.
Особенностью оформления
устава является наличие отметки о регистрации устава.
Отметка о регистрации
устава, проставляемая на титульном листе, включает:
наименование органа,
осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц;
государственный
регистрационный номер.
Отметка о регистрации
заверяется печатью регистрирующего органа.
Устав может также
регулировать определенную сферу государственной деятельности, работу
железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и
др.
Положение — правовой акт, определяющий порядок
образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности
государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Положение об организации
— это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные
организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех
уровней и некоторые другие).
представления; в каком
порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение об организации
оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа,
подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати
организации и утверждается, как правило, распорядительным документом
вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься
только приказом руководителя вышестоящей организации.
Положение
о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:
положение
о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных
органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);
положения
о временных органах (совещания, комиссии, советы
Характеристика содержания
разделов положения приведена в гл. 6 на примере положения о службе
документационного обеспечения управления.
Отличия положения о
структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре
текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе)
нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и
положение об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия
деятельности».В структуру текста положения о структурном подразделении также
включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды
ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и
уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением
своих обязанностей.
Положение о структурном
подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида
документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается
руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении
вносятся приказом руководителя организации. Типовая форма положения о
структурном подразделении приведена в прил. 15.
Положения
о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет,
научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и
определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и
ответственность того или иного органа управления. Структура текста такого рода
положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы и
назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности
коллегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текста
положений о коллегиальных и совещательных органах управления.
Положение
о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Данный документ создастся в случае
необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не
закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание
временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.
Регламент
работы — правовой
акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно
четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок
планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение,
порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа,
доведения их до исполнителей.
Регламенты оформляются на
общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются
руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
Правила
внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы
организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа,
подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании
трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.
Правила имеют унифицированную форму,
а текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего
трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций,
утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той
части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому
законодательству).
В негосударственных
организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка
разрабатывается Положение о персонале,
в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития
трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность
администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила,
регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их
подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции также
разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных
документов в той или иной области деятельности. Так, например, Типовая
инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации разъясняет порядок применения Государственной системы
документационного обеспечения управления, государственных стандартов по
оформлению документов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.
Инструкции оформляются на
общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко
определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются
требования инструкции.
Как правило, инструкция
подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого
входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции.
Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы
делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по
ведению бухгалтерского учета в организации — главный бухгалтер.
Инструкция визируется
руководителями всех заинтересованных структурных подразделений,
юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов,
которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и
чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется
порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Инструкция — документ
длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом
руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Должностная
инструкция —
правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации
организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав,
ответственности.
Должностная инструкция
бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция
разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав,
ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная
организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция
кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет
необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие
должностные инструкции должны быть разработаны на все должности,
предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут
служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является
фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных
условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным
подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный
документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является
правовой основой для проведения аттестации работника, определения его
ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между
работником и администрацией.
Для главных специалистов
могут быть разработаны должностные положения.
Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то
же — регламентировать функции работника, его обязанности, права и
ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностная инструкция
как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке
организации с указанием вида документа.
Должностная инструкция
работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.
Должностную инструкцию,
как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное
подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию
руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в
установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны
быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц,
связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.
При необходимости может
оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.
материальной,
административной, уголовной — перечислить в должностной инструкции все случаи
возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В
дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ,
который будет более детально освещать данный аспект, например договор об
индивидуальной материальной ответственности.
Раздел
6«Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по
всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой
форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он
предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со
структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется
в табличной форме как наиболее наглядной.
Типовая
форма должностной инструкции приведена в прил. 18.
Памятка — документ,
регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности
организации.
Памятка не имеет
унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается
заместителем руководителя организации, курирующим данное направление,
утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно
представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному
направлению. Например, памятка работнику о сохранении коммерческой тайны
предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению
управления отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с
грифом «Коммерческая тайна».
2.
Распорядительные документы
Распорядительные
документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью
которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед
организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее
организационно-правовой формы и других факторов.
С помощью
распорядительных документов совершенствуются организационная структура
организации, содержание, способы и средства осуществления основной
деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются
все возникающие проблемы и ситуации.
К распорядительным
документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.
Распорядительные
документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной
власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные
подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются
юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых
отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы
относятся к правовым актам.
Правовой
акт — документ,
содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной
власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением
установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-
ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические
последствия.
С точки зрения принятия
решений распорядительные документы делятся на две группы.
К первой группе относятся
документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием,
советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним
относятся постановления, решения.
В условиях коллегиальности
совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности
организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного
документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действуют
федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов
Российской Федерации и органов местного самоуправления, государственные
комиссии и комитеты, коллегии министерств и ведомств, высшие органы управления
акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе
коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по
достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетенции
другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Министров РФ издает
постановление, то Председатель Кабинета Министров РФ — распоряжение.
Ко второй группе
относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на
основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем
организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней —
заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений
организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение,
указание.
Сфера действия
распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на
правовые акты, действующие:
на федеральном уровне —
акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской
Федерации, органами федеральной исполнительной власти;
на уровне субъектов
Российской Федерации — краев, областей, городов республиканского значения
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их
территориальных образований;
в пределах отрасли
(издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
в пределах отдельной
организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные
документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к
категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:
1)
акты,
затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2)
акты
межведомственного характера;
3)
акты,
регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с
подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Оформление данных
правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их
осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых
актов федеральных органов исполнительной власти и государственной власти,
утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа
1997 г. № 1009.
Распорядительные
документы могут быть документами длительного действия и действовать до их
отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять
документ полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в
отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного
документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.
Любой распорядительный
документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием
конкретного вида (постановление, приказ и т. д.). Особенностью оформления
распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило,
состоит из двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием
для издания распорядительного документа может быть необходимость:
организации исполнения
принятых законодательных, нормативно- правовых актов и иных поручений
вышестоящих органов;
осуществления собственной
деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.
В распорядительных
документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание,
распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица
единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами
«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
В распорядительных
документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения
текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от
распорядительной глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».
В совместных
распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица
множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами
«ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ».
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими
и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности, а также представительными и
коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными
органами, и установления стабильных норм и правил.
Руководящие коллегиальные
органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.
Структура текста
постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две
части.
Вводная
часть текста
может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие
нормативные правовые акты. Однако иногда постановление не нуждается в вводной
части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего
постанов- ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной,
например:
Распорядительная
часть текста
строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е.
по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван
исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы,
как правило организационные (инструкции, положения и др.).
Решение — правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий,
фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения
издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления
кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические
советы и др.
Решениями также
называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более
органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные
документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия
решения.
Решение, принимаемое
одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению
распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым
словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол
«РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Образец
оформления решения приведен в прил. 20.
Совместные решения
(приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной
части этих документов указывается полное наименование всех организаций,
издающих данный документ. Регистрационный номер включает в себя номера,
присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например,
35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого
лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в
совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая
оформляется от нулевого положения табулятора, вторая — от 5-го положения,
причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной
форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других
распорядительных документах.
Образец оформления
совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.
Приказ — правовой акт, издаваемый
руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия
решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед
организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций
и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения
подведомственных организаций, учреждений, предприятий.
Приказы по содержанию и
способам оформления бывают двух видов:
по
основной деятельности;
Приказы по основной деятельности регулируют: деятельность самой
организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных
подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы.
Номер и дата приказа
проставляются при регистрации после его подписания.
Система индексации
приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации
правил регистрации и существующего порядка формирования приказов по личному
составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.
Заголовок приказа, как
правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О вынесении дисциплинарного
взыскания» — или же, если приказ сводный, — «По личному составу».
В тексте приказа по
личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных
взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа
начинается либо со слова, обозначающего конкретное действие, например
«ПРИНЯТЬ», либо, в случае сводного приказа, с распорядительного слова
«ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие:
«ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. — и пункты нумеруются. Данные слова в приказах
пишутся прописными буквами и без кавычек.
Приказ подписывает
руководитель, а ниже его подписи — на лицевой стороне приказа — проставляется
отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники
проставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник
кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность
проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст.
68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в
трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Руководитель подписывает
только первый экземпляр приказа, который и будет являться его подлинником.
Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником
кадровой службы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Копию
приказа по личному составу допускается заверять печатью кадровой службы.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый
единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в
целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный
срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения издают:
Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской
Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие
руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим
коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают
руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители
структурных подразделений в пределах своих полномочий.
Текст распоряжения также
состоит из двух частей — вводной и распорядительной, причем вторая часть
отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение имеет одну
подпись — руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя
структурного подразделения.
Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления
преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других
актов данного органа и вышестоящих органов управления.
3.
Справочно-информационные документы
Справочно-информационные
документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую
информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как
распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия
управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах
распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и
обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого
процесса — необходимое условие функционирования этой системы. Существуют
различные источники информации, необходимой для принятия управленческих
решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую
роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:
служебное письмо,
телеграмму, телекс, телефонограмму — документы, обеспечивающие деловую
переписку;
заявление,
предложение, жалобу;
сводку,
заключение, отзыв и др.
Часть из перечисленных
документов, относящихся к справочно-ин- формационной группе, не входят пока в
УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв,
представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся
управленческой практике.
Остальные виды этой
группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так,
служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка,
справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие
документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика,
предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы
этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В
большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов
(служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики
и др.).
Исключение составляют
такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера,
отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило,
справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением
протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное
письмо —
обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством
общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо — самый
распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного
вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке
формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи
строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на
бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным,
кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
введение,
в котором объясняются причины составления письма;
основная часть, в которой
излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
заключение,
в котором формулируется основная цель письма.
В зависимости от
содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста,
применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может
отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается
от первого лица множественного числа, например:
Объем письма не должен
превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах,
оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.
В письме, которое
составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен
реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа».
Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его
заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым
предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Имеется много
разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные,
претензионные, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др.
Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности
служебных писем имеют особенности в оформлении.
Телеграмма — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по
телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая
(по сравнению с почтой) доставка документа получате- лю, когда нет возможности
воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.
Телеграмма не входит в
УСОРД, поэтому оформляется совершенно по-другому.
Правила
оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ. Телеграмму оформляют на чистых
листах бумаги или на специальных бланках.
Телеграмма содержит
следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы,
телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание
телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, адрес и
наименование организации-отправителя, наименование должности, личную подпись,
расшифровку подписи, печать, дату.
Скорость прохождения
телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная,
правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.
Отметка о виде телеграммы
указывает на особенности доставки телеграммы: с уведомлением о вручении, с
оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, и т. п.
Текст телеграммы
излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается
содержание: (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными
обозначениями знаков препинания:
точка —
ТЧК запятая — ЗПТ двоеточие — ДВТЧ кавычки — КВЧ скобки — СКБ номер — HP
Все цифровые данные в тексте
пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и
торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов.
В конце текста
проставляется регистрационный номер телеграммы, затем указывается фамилия
должностного лица, подписавшего телеграмму (разрешается без указания должности
и без инициалов). Эта часть телеграммы отделяется чертой, так как в нее входят
тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу.
Телефонограмма — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста:
передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)
получателем.
Обычно телефонограммы
используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера
(извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными
реквизитами телефонограммы являются: наименование организации — автора
телефонограммы; наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника,
передавшего телефонограмму, и номер его телефона; наименование вида документа —
телефонограмма; дата подписания телефонограммы;
регистрационный
номер отправляемой телефонограммы;
адресат, в
который входит наименование организации, куда передается телефонограмма
(включая при необходимости должность и фамилию того руководителя, кому
адресована телефонограмма); фамилия того сотрудника, который принял
телефонограмму; время принятия.
В тексте телефонограммы
не должно быть более 50 слов. При этом следует избегать труднопроизносимых слов
и сложных оборотов.
Телефонограмма
составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или
ответственным исполнителем.
Если телефонограмма
передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по
которым телефонограмма должна быть передана.
Следует проверять
правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Принимаемая
телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или
записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и
отпечатана. Поступившая телефо- нограмма должна иметь те же реквизиты, что и
отправляемая, за исключением подписи.
Образец
оформления телефонограммы приведен в прил. 28.
Протокол — документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов.
От таких протоколов
следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов,
органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора
пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа —
протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., — все эти виды
протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Протоколированию подлежат
заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии
министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, технических,
методических и других советов, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров,
заседания совета директоров, конференций, семинаров и др.).
Протоколы
могут быть трех видов:
краткие — записываются обсуждаемые вопросы,
фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;
полные — содержат кроме вопросов и решений
краткую запись выступлений докладчиков и участников;
стенографические — весь ход заседания записывается подробно.
Протокол составляют на
основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных
во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями,
стенотрафистками) либо избранными на заседании секретариатами или секретарями.
Заголовком к тексту
протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые
должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания
совета директоров», «протокол совещания у директора завода».
Основная часть текста
состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются
и строятся по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются
от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится
двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию
докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в
форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.
В тех случаях, когда
текст доклада прилагается, после фамилии пишется «текст доклада прилагается».
Аналогично оформляются
разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2,0-4,0
интервалами. Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это
необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца
каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается какой-либо
документ, то последний прилагается к протоколу. Стиль протокольных решений —
распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.
Если какой-либо из
вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть
зафиксировано в протоколе.
Протоколы всегда имеют
две подписи — председателя и секретаря.
Акт — документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий,
приема-передачи Дел, инвентаризации и т. д.).
Текст акта состоит из
вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для
составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт
может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей
организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста
предшествует слово «основание», например: Основание: приказ директора
техникума от 10.02.2000 № 15.
После слова «составлен»
указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц,
составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия
председателя, остальные — в алфавитном порядке.
Кроме членов комиссии при
составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления
членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном
порядке их должности, инициалы и фамилии.
В констатирующей части
акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы,
установленные факты, в отдельных случаях — выводы и предложения. Это — акты
проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т. д.
Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.
Акт подписывают все лица,
участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется
подпись председателя, далее — членов комиссии, фамилии которых перечисляются в
алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и
первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:
Лицо, имеющее замечание
по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает
свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф
утверждения.
Докладная
записка —
документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения,
руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка
создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или
письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка
может носить инициативный, информационный и отчетный характер.
Инициативная
докладная записка
— составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.
Информационная
докладная записка — информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер
которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются
регулярностью их представления.
Отчетная
докладная записка — должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе
выполнения указаний, планов и т.д.
Внешняя докладная записка
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Расположение и оформление реквизитов — по ГОСТ Р 6.30-2003.
Внутреннюю докладную
записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату,
номер, место составления, заголовок к тексту, адресат.
Заголовок к тексту может
включать дату или период времени, к которому относятся сообщаемые в докладной
записке сведения.
Текст
состоит из двух частей.
В первой части текста
излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй части —
выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи
с изложенными фактами.
Внутренние докладные
записки подписывает составитель, внешние — руководитель учреждения.
Образец
оформления докладной записки приведен в прил. 31.
Справка — документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки бывают личного и
служебного характера. В справках личного характера
описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица.
В справках служебного характера приводится
информация по тем или иным направлениям деятельности организации.
Справка может быть
внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Справка должна иметь
заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов,
оформляться в виде таблицы, иметь пояс- нения и ссылки. Подписывает служебную
справку руководитель структурного подразделения.
Образец оформления
такой справки приведен в прил. 32.
Для личных справок
используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать
указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому
выдается справка. Не рекомендуется использовать обороты типа: «выдана
настоящая», «действительно учится» и т. д. Не следует загромождать текст
указанием организации, куда будет представлена справка. Для этой цели
необходимо использовать реквизит 15 «Адресат». Справка личного характера, содержащая
сведения финансового характера (размер оклада, стипендии), должна быть
подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она
заверяется печатью. Образец оформления такой справки приведен в прил. 13.
Заявление — это просьба о разрешении того или
иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину
прав: на труд, отдых и т. д.
Чаще всего заявления
содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу,
увольнении, предоставлении жилья и т. д.
Заявление подается и
тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в
работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не
касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом.
Заявление оформляется на
чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно
соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в
Альбоме унифицированных форм.
Сводка — это документ, содержащий
обобщенные сведения по какому-либо вопросу.
В сводке содержится
информация из различных источников по заранее установленным показателям
(параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и
т.п.).
Сводка не имеет
унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к
оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило,
приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее
направлении в другую организацию — руководителем или заместителями
руководителя.
Заключение,
отзыв —
документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по
какому-либо документу или вопросу.
Заключение или отзыв
составляют на проекты документов, научные работы и т. п.
Заключение не имеет
унифицированной формы, однако принято данный вид документа оформлять следующим
образом.
1.
Заключение
составляется на чистом листе бумаги.
2.
Заголовок
должен содержать указание документа или вопроса, на который составлено
заключение.
3.
Текст
состоит из двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса,
анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса. Во второй —
излагаются собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам,
нумеруемым арабскими цифрами.
4.
Заключение
подписывает специалист (или группа специалистов) — составитель документа. Если
заключение отправляется за пределы организации, то к нему составляется
сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
Перечень,
список, номенклатура — документы, содержащие систематизированное перечисление предметов,
лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях
распространения на них определенных норм и требований.
Они могут оформляться на
общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок
согласуется с наименованием вида документа, например, «Перечень документов,
подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000
год».
Документы подписываются
руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей
организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к
которой относится содержание документа.
Текст этих документов,
как правило, приводится в табличной форме.
Порядок и форма
составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными
нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так,
порядок и форма номенклатуры дел — «систематизированного перечня заводимых в
организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном
по- рядке»[1] —
регламентируются Основными правилами работы архивов организаций[2].
Контрольные
вопросы
1.
Какие
виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?
2.
Почему
распорядительные документы относятся к правовым актам?
3.
Когда
распорядительные документы вступают в силу?
4.
Как
различаются по сфере действия распорядительные документы?
5.
Что
является основанием для издания распорядительного документа?
6.
Как
строится текст распорядительного документа?
7.
Как
оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?
8.
Какие
органы принимают постановление?
9.
Что
означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго¬ловочной части
бланка (реквизит 11)?
10.
В
какой форме издаются совместные распорядительные документы?
11.
Какие
бывают виды приказов?
12.
Чем
отличается оформление приказа по личному составу?
13.
Кто
имеет право подписи на приказах?
14.
Какой
реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку-ментов — указаниях
и распоряжениях?
15.
По
каким вопросам издаются распоряжение и указание?
16.
Какие
документы относятся к организационным?
17.
В
чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в органи¬зационных
документах?
18.
Когда
организационные документы приобретают юридическую силу?
19.
Как
строится текст в организационных документах?
20.
Как
долго действует организационный документ? Можно ли вносить из¬менения в текст
организационного документа?
21.
Какие
сведения должны содержаться в тексте учредительных до-кументов?
22.
С
какой целью создаются типовые и примерные организационные до-кументы?
23.
Какова
структура текста положения об организации?
24.
В
чем состоит различие таких документов, как штатное расписание и структура и
штатная численность?
25.
Почему
должностная инструкция не составляется для категории служа-щих «руководители»?
Что должно содержаться в тексте каждого раздела долж¬ностной инструкции?
26.
Как
строится структура текста служебного письма?
27.
Каковы
правила оформления телеграммы?
28.
В
чем особенность оформления телефонограммы?
29.
Какие
бывают виды протоколов и чем они отличаются друг от друга?
30.
Как
оформляется вводная часть протокола?
31.
Сколько
экземпляров акта составляется и сколько подписывается?
32.
Как
оформляется внешняя докладная записка?
33.
В
чем особенность оформления справки личного характера?
34.
Каковы
стандартные правила оформления заключения?
35.
Чем
регламентируется составление таких документов, как перечень, список,
номенклатура?
36.
Имеет
ли сводка унифицированную форму?
37.
Какие
виды справочно-информационных документов оформляются на бланке конкретного вида
документов?
38.
Какие
виды справочно-информационных документов оформляются на чистом листе бумаги?
[1] ГОСТ Р
51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.,
1998.-С. 4, п. 75.
[2] Основные
правила работы архивов организаций. — М., 2002.
Инструкция
Редактор: Анастасия Пасютина
Документ, в котором закрепляют правила работы предприятия и обязанности работников
Поделиться
Документ, в котором закрепляют правила работы предприятия и обязанности работников
Поделиться
Компании разрабатывают инструкции, чтобы разъяснить сотрудникам их обязанности, установить требования к оформлению отчетов и других документов, сделать рабочий процесс понятным и предсказуемым — в общем, чтобы все понимали, что и в каком порядке надо делать.
Чаще всего бизнес создает должностные инструкции, инструкции по охране труда и бюджетному учету.
Должностная. Должностная инструкция помогает определить круг обязанностей и прав работника: в ней прописывают, чем будет заниматься сотрудник, какой объем работы ему предстоит выполнять, за что отвечать.
Кроме того, инструкция включает в себя квалификационные требования к определенной должности — образование, опыт работы, наличие специальной подготовки. Например, на должность генерального директора могут назначить человека с обязательным высшим образованием, который отработал на аналогичной должности не менее пяти лет.
По охране труда. В ней закрепляют правила техники безопасности — для конкретной должности или вида работ. Например, это может быть инструкция по охране труда при выполнении газосварочных работ или инструкция для машиниста бульдозера.
Такой документ должен быть у каждого работодателя, неважно, чем занимается бизнес — производством металлоконструкций или продажей туруслуг.
По бюджетному учету. Этот документ помогает организовать и вести бухгалтерский учет — собирать и анализировать информацию о расходах и доходах предприятия, его долгах, займах, хозяйственных операциях и состоянии имущества.
Инструкцию утверждают на законодательном уровне и применяют в бюджетных организациях и государственных органах.
Чтобы оформить инструкцию, используют общий бланк. Как правило, его утверждает руководитель компании.
На первой странице документа нужно поставить гриф утверждения — специальный штамп, где указывают должность ответственного лица и дату подписи, ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. Также здесь указывают необходимые организационные мероприятия и исполнителей.
Типовая инструкция состоит из четырех частей.
Заголовок. Заголовок должен отражать основное содержание и назначение документа. Например, «Должностная инструкция менеджера по продажам» или «Инструкция по эксплуатации электрических ранцевых опрыскивателей моделей ОЭ-12, ОЭ-15».
Общие положения. Это первый пункт документа, в нем указывают цель, область применения и порядок использования инструкции. Информацию излагают от третьего лица или в безличной форме. Например, так:
Основной текст. Его также пишут от третьего лица или в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать отчет не позднее 25-го числа текущего месяца» или «Чтобы открыть люк, нажмите на клавишу в ручке люка и потяните люк на себя».
Приложение. В этом разделе указывают законодательные акты, на основе которых разработали инструкцию, а также сертификаты качества продукции и прочие необходимые документы.
-
Инструкция — это документ, который помогает понять, кому, что и как делать. Ее пишут для сотрудников организаций и потребителей.
-
Инструкцию разрабатывают на долгое время, поэтому в ней не указывают имена исполнителей или точные сроки выполнения работ.
-
Инструкцию утверждает и подписывает руководитель предприятия или подразделения, для которого ее разработали.
Глава 11 Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент
Инструкция по виду деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов компании.
Содержание инструкции по виду деятельности разрабатывается на основе типовых (примерных) текстов инструкций (по соответствующим направлениям деятельности), а в отсутствие таковых – на основе законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, регламентирующих осуществление соответствующего вида деятельности, и с учетом особенностей организационно-правовых условий его осуществления компанией. Текст документа излагается от третьего лица единственного (множественного) числа и делится на разделы, пункты и подпункты.
Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту документа формулируется в дательном падеже, например, «Инструкция по обеспечению информационной безопасности», или в предложном падеже, например, «Инструкция о порядке проведения внутреннего [71] расследования случаев нарушения дисциплины».
Структуру документа образуют следующие разделы:
? общие положения;
? общая (типовая) технология осуществления деятельности;
? особенности осуществления деятельности (по этапам или (и) в зависимости от реальных условий ее осуществления);
? ответственность сотрудников за нарушение инструкции.
Проект инструкции по виду деятельности подписывают его ответственный исполнитель и руководитель (начальник) соответствующего структурного подразделения либо заместитель директора компании по соответствующему направлению деятельности, а утверждает директор компании. Оформление документа производится на соответствующем бланке.
Реквизитами документа являются:
? наименование вида документа;
? дата документа;
? регистрационный номер документа;
? место составления или издания документа;
? гриф утверждения документа;
? заголовок к тексту;
? текст документа;
? отметка о наличии приложения;
? подпись;
? отметка об исполнителе;
? идентификатор электронной копии документа.
Положение о порядке осуществления определенного вида (направления) деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности во взаимосвязи с другими видами деятельности.
Регламент [72] осуществления определенного вида деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления основной деятельности органа управления либо деятельности по исполнению соответствующим органом конкретной управленческой функции.
Требования к разработке положения и регламента в основном соответствуют вышеописанным.
Пример положения представлен ниже.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
____________________________________________________________________
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Аверс»
подпись
Б. В. Горин
«00» месяца 2008 г.
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АТТЕСТАЦИИ СОТРУДНИКОВ
I. Общие положения
1.1. Настоящим положением определяется порядок проведения аттестации сотрудников … (наименование компании в соответствии с учредительными документами) (далее – Компания).
1.2. Целью аттестации является определение соответствия сотрудника своей должности (своему месту работы) на основе объективной оценки его профессиональной деятельности. Проведение аттестации призвано способствовать решению следующих задач:
1.2.1. Формирование персонала Компании определенной численности и квалификации.
1.2.2. Совершенствование уровня профессиональной подготовки сотрудников Компании.
1.2.3. Эффективное планирование деловой карьеры сотрудников Компании.
1.2.4. … (И т. д.)
1.3. Аттестация может быть плановой и внеплановой.
1.3.1. Плановая аттестация сотрудников проводится один раз в два года.
1.3.2. Не подлежат плановой аттестации сотрудники:
1.3.2.1. Проработавшие в Компании на фактически занимаемой должности менее шести месяцев.
1.3.2.2. Достигшие установленного в соответствии с законодательством пенсионного возраста.
1.3.2.3. Беременные, находящиеся в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.
1.3.2.4. Находящиеся в командировках продолжительностью один год и более.
1.3.2.5. Направленные на повышение квалификации сроком на один год и более.
1.3.2.6. … (Ит. д.)
1.3.3. Сотрудники, относящиеся к категориям, указанным в пп. 1.3.2.3–1.3.2.4, подлежат аттестации по истечении шести месяцев после возвращения к исполнению полномочий в соответствии с трудовым договором.
1.3.4. В период между плановыми аттестациями в отношении отдельных сотрудников может проводиться внеплановая аттестация.
1.3.5. Проведение в отношении того или иного сотрудника внеплановой аттестации производится на основании мотивированного решения руководителя Компании в следующих целях:
1.3.5.1. Определение соответствия сотрудника занимаемой должности (выполняемой работе), если имеются документальные свидетельства, указывающие на его недостаточную квалификацию.
1.3.5.2. Продление либо отказ в продлении срочного трудового договора.
1.3.5.3. Представление либо отказ в представлении сотрудника к назначению (переводу) на другую должность (другую работу).
1.3.5.4. Определение целесообразности применения в отношении сотрудника мер дисциплинарного воздействия (поощрений и наказаний).
1.3.5.5. Признание работника выдержавшим (не выдержавшим) испытание при приеме на работу.
1.3.5.6. … (И т. д.)
II. Подготовка и обеспечение аттестации
2.1. О порядке проведения аттестации в предстоящем календарном году руководитель Компании не позднее 1 ноября текущего календарного года издает приказ. Данным приказом:
2.1.1. Устанавливается персональный состав аттестационной комиссии.
2.1.2. Утверждается график аттестации.
2.1.3. Определяется список сотрудников, подлежащих аттестации.
2.1.4. Указывается перечень документов, необходимых для работы аттестационной комиссии, сроки их представления.
2.2. В состав аттестационной комиссии включаются уполномоченные руководителем Компании сотрудники, при этом:
? председателем аттестационной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя Компании;
? заместителем председателя аттестационной комиссии, как правило, назначается начальник одного из структурных подразделений Компании либо один из главных специалистов компании;
? секретарем аттестационной комиссии, как правило, назначается сотрудник отдела кадров Компании, имеющий надлежащую подготовку в организационно-техническом обеспечении протокольных мероприятий;
? членами комиссии (в количестве от трех до семи человек) назначаются сотрудники, имеющие положительные аттестации и проработавшие в Компании не менее пяти лет.
2.3. Состав аттестационной комиссии формируется таким образом, чтобы была исключена возможность принятия необъективных решений.
2.4. Все члены аттестационной комиссии наделяются равными правами по принятию или отклонению решений.
2.5. Руководство работой комиссии осуществляет председатель комиссии, а в периоды его отсутствия по уважительным причинам – заместитель председателя.
2.6. Ведение заседаний аттестационной комиссии поручается одному из ее членов по графику либо в соответствии с решением председателя комиссии.
2.7. Общий порядок проведения заседаний аттестационной комиссии определяется регламентом (приложение № 1 к настоящему положению) [73] .
2.8. График аттестации (приложение № 2 к настоящему положению) доводится до сведения каждого аттестуемого не менее чем за месяц до запланированной в соответствии с графиком даты аттестации.
2.9. Не позднее чем за две недели до запланированной в соответствии с графиком датой аттестации в аттестационную комиссию представляется отзыв об исполнении подлежащим аттестации сотрудником должностных полномочий (порученной работы) за аттестационный период.
2.10. Составлению отзыва предшествует индивидуальная беседа руководства соответствующего структурного подразделения с сотрудником.
2.11. Отзыв составляет непосредственный руководитель сотрудника, подлежащего аттестации, а подписывает начальник соответствующего структурного подразделения Компании. В отзыве (форма документа представлена в приложении № 3 к настоящему положению) указываются:
? основные персональные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество, наименование должности (профессии, специальности), продолжительность работы в компании (в том числе в фактически занимаемой должности);
? краткое описание выполнявшихся сотрудником в аттестационном периоде должностных полномочий (порученной работы), основные результаты профессиональной деятельности сотрудника;
? мотивированная оценка деловых качеств и результатов профессиональной деятельности сотрудника.
2.12. В необходимых случаях к отзыву могут прилагаться материалы, содержащие более детальную информацию о выполнявшихся сотрудником в аттестационном периоде должностных полномочиях (порученной работе) и основных результатах его профессиональной деятельности.
2.13. При каждой последующей аттестации в аттестационную комиссию, помимо документов, перечисленных в пп. 2.11, 2.12, представляется также аттестационный лист с данными предыдущей аттестации данного сотрудника.
2.14. Отдел кадров Компании не менее чем за неделю до запланированной в соответствии с графиком даты аттестации должен ознакомить под роспись каждого подлежащего аттестации сотрудника с содержанием представленного о нем отзыва.
2.15. Сотрудник не позднее чем за пять календарных дней до запланированной в соответствии с графиком даты аттестации вправе представить в аттестационную комиссию дополнительные сведения о своей профессиональной деятельности за аттестационный период, а также заявление о своем несогласии с представленным отзывом или пояснительную записку на отзыв непосредственного начальника.
III. Проведение аттестации
3.1. Присутствие на заседании аттестационной комиссии подлежащего аттестации сотрудника и его непосредственного начальника является обязательным. В случае неявки вышеупомянутых лиц на заседание аттестация по решению председателя комиссии переносится на более поздний срок, не превышающий в общем случае одного месяца. За неявку без уважительной причины виновный привлекается к дисциплинарной ответственности.
3.2. О назначении новой даты аттестации сотрудника, подлежащего аттестации, и его непосредственного начальника в рабочем порядке под роспись информирует секретарь комиссии.
3.3. В ходе заседания аттестационная комиссия:
3.3.1. Рассматривает представленные документы, делает предварительные выводы о деловых качествах сотрудника и результатах его профессиональной деятельности.
3.3.2. Заслушивает сообщения аттестуемого сотрудника, а в случае необходимости – его непосредственного начальника о профессиональной деятельности в течение аттестационного периода.
3.3.3. Проводит объективное и доброжелательное обсуждение профессиональной деятельности аттестуемого сотрудника.
3.3.4. Задает аттестуемому сотруднику и, если требуется, его непосредственному начальнику вопросы, касающиеся профессиональной деятельности в течение аттестационного периода.
3.3.5. Дает оценку деловым качествам аттестуемого сотрудника и результатам его профессиональной деятельности в течение аттестационного периода.
3.3.6. Вырабатывает рекомендации, направленные на обеспечение более полного и качественного выполнения аттестуемым сотрудником своих должностных обязанностей (порученной работы).
3.3.7. Формулирует и обсуждает предложения по дальнейшему деловому предназначению аттестуемого сотрудника.
3.3.8. Принимает решение об аттестации или неаттестации сотрудника, утверждает или не утверждает представленный на него отзыв.
3.4. При принятии решения об аттестации или неаттестации сотрудника учитываются:
3.4.1. Степень соответствия сотрудника квалификационным требованиям по фактически занимаемой должности (выполняемой работе).
3.4.2. Результаты участия сотрудника в решении поставленных перед соответствующим структурным подразделением компании задач.
3.4.3. Общая эффективность работы сотрудника за аттестационный период, его отношение к порученному делу.
3.4.4. Полнота и качество выполнения сотрудником рекомендаций предыдущей аттестации.
3.4.5. Полнота и качество выполнения сотрудником должностной инструкции (инструкции по виду деятельности), приказов и распоряжений руководства компании, указаний и поручений своего непосредственного начальника.
3.4.6. Наличие у сотрудника неснятых дисциплинарных взысканий, случаев привлечения к материальной ответственности.
3.4.7. Наличие у сотрудника специальных знаний, умений и навыков для надлежащего исполнения своих должностных полномочий (порученной работы).
3.4.8. Состояние здоровья сотрудника.
3.4.9. Отсутствие в отношении сотрудника ограничений, препятствующих надлежащему выполнению должностных полномочий (порученной работы).
3.4.10. … (И т. д.)
3.5. Заседание аттестационной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее трех четвертей ее членов.
3.6. Решение аттестационной комиссии принимается в отсутствие аттестуемого сотрудника и его непосредственного начальника открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов аттестационной комиссии. При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председателю комиссии. Секретарь комиссии обладает совещательным голосом и в голосовании об аттестации (неаттестации) сотрудников не участвует.
3.7. В отношении аттестуемого сотрудника комиссией принимается одно из следующих решений:
3.7.1. Соответствует занимаемой должности (выполняемой работе).
3.7.2. Соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) и рекомендуется к включению в кадровый резерв Компании для замещения вакантной должности по результатам испытания, тестирования, квалификационного экзамена или конкурса.
3.7.3. Нуждается в прохождении профессиональной переподготовки или повышении квалификации с повторной аттестацией по окончании этих мероприятий.
3.7.4. Не соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) вследствие недостаточной квалификации.
3.7.5. (И т. д.)
3.8. Результаты аттестации сообщаются аттестованному сотруднику непосредственно после подведения итогов голосования.
3.9. Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист (приложение № 4 к настоящему положению).
3.10. Аттестационный лист подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. Сотрудник знакомится с аттестационным листом под роспись. В случае отказа от ознакомления членами аттестационной комиссии составляется акт (форма документа представлена в приложении № 5 к настоящему положению).
3.11. Документы по аттестации хранятся до минования в них надобности с соблюдением мер по предотвращению несанкционированного доступа к ним.
3.12. Ход заседания аттестационной комиссии фиксируется в протоколе. Ведение протокола возлагается на секретаря либо – по решению председателя комиссии – на одного из ее членов. Протокол заседания аттестационной комиссии (форма документа представлена в приложении № 6 к настоящему положению) подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании.
3.13. Документы по аттестации, требующие рассмотрения руководителем Компании, представляются ему не позднее чем через пять календарных дней после ее проведения.
3.14. В течение десяти календарных дней после рассмотрения документов по аттестации руководитель Компании дает начальнику отдела кадров поручение о подготовке в отношении аттестованных сотрудников тех или иных представлений, а также проектов соответствующих приказов (распоряжений).
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читайте также
6.3. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЭКСПОРТНО-ИМПОРТНЫХ ОПЕРАЦИЙ
6.3. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЭКСПОРТНО-ИМПОРТНЫХ ОПЕРАЦИЙ
Расширение внешнеторговых контактов и либерализация внешнеэкономических связей привели к тому, что на международный рынок стали выходить предприятия и организации, не обладающие достаточным опытом в этой сфере
Глава 2 Элементы учетной политики, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и его организацию
Глава 2
Элементы учетной политики, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и его организацию
2.1. Основные нормативные документы
1. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
14.3. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОСНОВНОГО ВИДА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
14.3. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОСНОВНОГО ВИДА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Ежегодно до 15 апреля организации должны подтверждать в отделении ФСС России по месту своей регистрации основной вид своей деятельности.Основным считается тот вид деятельности, который имеет наибольший удельный вес в общем
13.3. Учет доходов и расходов от основного вида деятельности
13.3. Учет доходов и расходов от основного вида деятельности
Учет доходов и расходов от основного вида деятельности осуществляется на балансовом счете 90 «Продажи».На сельскохозяйственных предприятиях основным видом деятельности признается производство
124. Аттестация на право осуществления аудиторской деятельности
1. Сущность бухгалтерского дела
Бухгалтерский учет на предприятии – важнейшее звено формирования экономической политики, инструмент бизнеса, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции. Он способствует совершенствованию организации
52. Порядок осуществления полномочий уполномоченным представителем налогоплательщика
52. Порядок осуществления полномочий уполномоченным представителем налогоплательщика
Уполномоченный представитель налогоплательщика или плательщика сборов организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном
2.3. Порядок осуществления перевода денежных средств в Российской Федерации
2.3. Порядок осуществления перевода денежных средств в Российской Федерации
В настоящее время в Российской Федерации порядок осуществления перевода денежных средств регламентируется Положением Банка России № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных
51. Порядок осуществления амортизационных отчислений
51. Порядок осуществления амортизационных отчислений
В части затрат на амортизацию основных фондов отражаются амортизационные отчисления на полное восстановление основных производственных фондов, сумма которых определяется на основании их балансовой стоимости и
4. Факторы, определяющие участие во внешнеэкономической деятельности
4. Факторы, определяющие участие во внешнеэкономической деятельности
Для предприятий, занимающихся внешнеэкономической деятельностью, важным является учет следующих факторов.При принятии решения о целесообразности выхода на внешний рынок необходимо определить
21. Виды и порядок осуществления реорганизационных процедур
21. Виды и порядок осуществления реорганизационных процедур
Внешнее управление имуществом должника осуществляется с помощью арбитражного управляющего. В его полномочия входят меры по восстановлению платежеспособности предприятия—должника и дальнейшему
Порядок осуществления наличных денежных расчетов в случае применения бланков
Порядок осуществления наличных денежных расчетов в случае применения бланков
В случае применения бланков наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт осуществляются в следующем порядке:1) при оплате услуг наличными денежными средствами
Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент
Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент
Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы
2.1. Документы, определяющие структуру и штат предприятия
2.1. Документы, определяющие структуру и штат предприятия
2.1.1. Структура и штатная численность
Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности
Глава 2 НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ПРЕДПОСЫЛКИ КОНКУРЕНТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА И СУЩЕСТВУЮЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ
Глава 2 НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ПРЕДПОСЫЛКИ КОНКУРЕНТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА И СУЩЕСТВУЮЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ
Для организации любого бизнеса одним из самых животрепещущих вопросов является изучение правового поля будущей деятельности. Бизнес в сфере
61 ФАКТОРЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ПОЛОЖЕНИЕ ЧЕЛОВЕКА В ОРГАНИЗАЦИИ
61 ФАКТОРЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ПОЛОЖЕНИЕ ЧЕЛОВЕКА В ОРГАНИЗАЦИИ
В организации поведение человека может быть представлено с двух позиций:1) с позиции взаимодействия человека с организационным окружением;2) с позиции организации, в состав которой входит большое количество
Свобода выбора вида деятельности
Свобода выбора вида деятельности
Отличительной чертой экономического строя Федеративной Республики Германия являются относительно либеральные положения Промыслового устава (Gewerbeordnung), основанного на принципе свободы выбора вида деятельности. Согласно § 1, абз.