Министерством труда и социальной защиты принято постановление от 30 июля 2010 г. № 115, которым утверждена Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (далее – Инструкция). Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 октября 2010 г. № 148 «О внесении изменений и дополнения в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу» (далее – постановления № 148) были уточнены и откорректированы отдельные нормы этой Инструкции. Нормы вышеуказанных постановлений вступили в силу с 1 сентября 2010 года.
Комментарий по применению норм Инструкции № 115 будет учитывать изменения и дополнения, внесенные постановлением № 148 в порядок выплаты суточных при направлении работника в командировку за границу.
Одновременно с принятием Инструкции с 1 сентября 2010 года отменено ранее действовавшее Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000г. № 55 (далее – Положение).
Отмена норм, которые устанавливали особенности регулирования труда работников дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь, направленных на работу за границу. обусловлена тем, что в настоящее время особенности оплаты труда указанных работников определены нормативными правовыми актами Главы государства и Правительства.
Например, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 18 августа 2004 г. № 990 и от 30 августа 2008 г. № 1252.
Кроме того, регулирование труда работников, работающих в представительствах юридических лиц Республики Беларусь, находящихся за границей, осуществляется в соответствии со статьей 320 Трудового кодекса Республики Беларусь, которой предусмотрено, что трудовые и связанные с ними отношения работников – граждан Республики Беларусь, работающих в филиалах и представительствах юридических лиц Республики Беларусь, находящихся за границей, регулируются Трудовым кодексом Республики Беларусь и иным законодательством о труде. Иное может устанавливаться учредительными документами, локальными нормативными правовыми актами организаций, трудовыми договорами.
Принятая Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам Республики Беларусь, военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям (далее – работники) при служебных командировках за границу (далее – командировка), в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации) (далее – обучение и стажировка).
В Инструкции в целом предусмотрены те же гарантии и компенсации при направлении работников в служебную командировку за границу, которые были отражены в ранее действовавшем Положении. Вместе с тем, претерпели изменение порядок и условия предоставления отдельных компенсационных и гарантированных работнику выплат.
Отличительными особенностями новой Инструкция по сравнению с нормами ранее действовавшего Положения являются:
— уточнение порядка направления работников в командировку за границу.
Инструкцией определено, что основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку, а при направлении его за границу на основании приглашения иностранных организаций — приказ (распоряжение) нанимателя и приглашение, которое должно быть обязательно переведено на русский либо белорусский язык.
При этом, учитывая специфику внутреннего законодательства страны пребывания обязательная выдача командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку за границу нормами Инструкции не предусмотрена.
Нормами Инструкции уточнено, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) в белорусских рублях до выезда в командировку и ознакомить работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса и ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок выданных ему средств.
При направлении работника в служебную командировку ему сохраняются место работы (должность), а также заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни по графику постоянного места работы.
Вместе с тем Инструкцией предусмотрено, что начиная с 61-го дня, средний заработок по основному месту работы (службы) не сохраняется работникам, направленным в командировку за границу на срок более 60 дней, но при условии, что принимающая сторона обеспечивает их жилым помещением, питанием и денежным пособием на личные расходы. При этом должны быть соблюдены все три условия. Эта же норма распространяется и на работников, направленных за границу на обучение и стажировку.
В случае использования работником своих выходных дней в месте командирования до начала служебной командировки либо после её окончания, проездные билеты не соответствующие датам, определенным в приказе, а также расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни, не оплачиваются.
— расширение перечня расходов возмещаемых работникам, при проезде к месту командирования и обратно.
При проезде железнодорожным транспортом возмещается стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета. Подтверждающими документами в оригинале для возмещения работнику стоимости проезда являются проездные билеты, счета, квитанции, а при приобретении электронного билета – посадочный талон и электронный билет, распечатанный на бланке строгой отчетности.
Справочно: согласно постановлению Минтранса от 28.06.2008 г. №76 «Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» по требованию пассажира электронный билет распечатывается на бланке строгой отчетности пассажирского билета.
При отсутствии у работника распечатанного электронного билета и посадочного талона по решению нанимателя в исключительных случаях, ему может быть возмещена стоимость электронного билета. Подтверждением может служить официальный ответ Авиакомпании-перевозчика или ее представительства на территории Республики Беларусь, подтверждающий в установленном порядке, факт перелета работника за границу, на официальный запрос организации, направившей его в командировку.
Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию мест в гостиницах и стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения в пределах норм расходов по его найму.
Сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в оригинале возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах только работникам, направленным в командировку в Российскую Федерацию и другие страны СНГ.
При этом порядок возмещения суточных не зависит от предоставления завтрака в гостинице, что отражено в счете за наем жилого помещения, а также включенного в цену железнодорожного билета
Справочно: суточные в данном случае возмещаются в полном размере;
— изменение порядка выплаты суточных за день отъезда и день прибытия в Республику Беларусь, а также при следовании по территории Республики Беларусь до дня отъезда и после прибытия в Республику Беларусь.
Инструкцией предусмотрено, что суточные выплачиваются за все дни командировки, включая день отъезда из Республики Беларусь, время пребывания на территории иностранного государства и день прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку, независимо от даты и времени пересечения границы.
Справочно: за исключением случае, предусмотренных в Главе 8 Инструкции.
Днем отъезда считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из Республики Беларусь командированного, а днем прибытия — день прибытия указанного транспорта в Республики Беларусь. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки.
Например: Работник командирован в Германию с 6 по 10 сентября. Он выезжает из Минска в Германию поездом 6 сентября в 20.40. Днем отъезда из Республики Беларусь для работника является 6 сентября и суточные за этот день ему выплачиваются по нормам страны командировании, то есть по нормам – Германии (при этом, тот факт, что пересечение границы Республики Беларусь произошло 7 сентября в 02.50. не влияет на выплату суточных).
Аналогичным образом, в зависимости от даты прибытия поезда в г. Минск, работнику возмещаются суточные за день прибытия в Республику Беларусь. При возвращении из Германии поезд прибывает в Минск 10 сентября в 05.00 и соответственно, суточные за 10 сентября работнику выплачиваются по нормам страны командирования, то есть по нормам – Германии вне зависимости от времени пересечения границы.
Кроме того, Инструкцией предусмотрено, что за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь, либо после дня прибытия в Республику Беларусь, суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Например: организуется выезд за границу группы работников для участия в конференции. Выезд состоится из Минска 7 сентября. Сбор участников данной конференции назначен в Минске на 6 сентября. Таким образом, работникам, прибывшим к месту сбора 6 сентября суточные за этот день выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, а начиная с 7 сентября и по день прибытия (включительно) в Минск – в иностранной валюте по нормам страны командирования. Если работник прибыл в Минск 10 сентября утром, а вечером выехал к месту постоянной работы и прибыл туда 11 сентября, то за 11 сентября суточные будут выплачиваться в белорусских рублях по нормам, установленным по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;
— изменение продолжительности пребывания на территории иностранных государств при проезде в страну командирования и обратно.
Нормами Инструкции определено, что в случае временной остановки и пребывания на территории иностранного государства работника продолжительностью 12 и более часов с момента прибытия и до отправления для дальнейшего следования по утвержденному маршруту (для выполнения служебного поручения или по другим, независящим от работника причинам) при проезде в страну командирования либо обратно, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой он временно останавливался.
За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее 12 часов, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования, а расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
Таким образом, определение даты пересечения границ государств, в том числе Государственной границы Республики Беларусь, необходимо для определения продолжительности временной остановки и государства, в котором она произошла при следовании работника в командировку.
При этом, согласно Инструкции, если задержка в пути произошла без уважительных причин по вине командированного работника, то заработная плата (денежное довольствие) ему не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются;
— изменение порядка выплаты суточных водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, в случае временной остановки и пребывания на территории иностранного государства работника продолжительностью 12 и более часов при проезде в страну командирования либо обратно.
Справочно: международная автомобильная перевозка грузов – это передвижение (перемещение в пространстве) материальных объектов автомобильным транспортом, выполняемое на основании договора, предусматривающего, что пункт отправления и пункт назначения находятся на территории различных государств, и регулируемое, наряду с национальным законодательством, международными соглашениями.
Одним из элементов понятия международной перевозки является перевозка грузов по территории нескольких (двух и более) государств.
Инструкцией предусмотрено, что водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, и лицам, командированным вместе с ними, суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, независимо от продолжительности временной остановки и пребывания на территории иностранного государства работника при проезде в страну командирования либо обратно.
Учитывая особенности автомобильных международных перевозок грузов, суточные по нормам страны командирования выплачиваются водителям с дня отъезда и включая день прибытия в Республику Беларусь.
Например. Водитель командирован по маршруту Минск-Дания-Германия — Россия — Минск с целью доставки груза из г. Минска в Данию с последующей загрузкой в Германии и доставкой данного груза в Россию. В данном случае, за все время следования со дня отъезда из Республики Беларусь до разгрузки в Дании суточные будут ему выплачиваться по нормам Дании. После разгрузки в Дании и следовании в Германию до загрузки – по нормам Германии, затем после загрузки в Германии и следовании в Россию, а также после разгрузки в России и включая день прибытия в Республику Беларусь – по нормам России.
При этом день его отъезда из Республики Беларусь и день прибытия в Республику Беларусь будет определяться по представленным сопроводительным документам в оригинале. За дни нахождения водителя на территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь и после дня прибытия в Республику Беларусь суточные будут выплачиваться в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Справочно: подтверждающими документами являются бланки путевых листов, а также данные содержащиеся в международной товарно-транспортной накладной «СМR» и в регистрационных листках тахографа (тахограммах), учитывая, что указанные документы должны быть у каждого водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, как того требуют Правила автомобильные перевозок грузов, утвержденные постановлением Совет Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 г. № 970.
Например. Водитель командирован с 8 ноября по 29 ноября по маршруту Минск-Германия–Минск. В связи с прохождением таможенного досмотра он выехал из Республики Беларусь 10 ноября, т.е. на два дня позже, чем было предусмотрено приказом, заданием и графиком движения. Все его передвижения подтверждены представленными документами. В данном случае, суточные до дня отъезда из Республики Беларусь за 8-9 ноября будут ему выплачиваться в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь. Начиная с 10 ноября (день отъезда) и до дня прибытия в Республику Беларусь (29 ноября) суточные будут выплачиваться по нормам Германии.
При направлении водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, в командировку в дополнение к приказу необходимо подробно составлять маршрут следования и разрабатывать график движения автомобиля;
— определение особенностей возмещения расходов при направлении в командировки из-за границы в Республику Беларусь и за границей.
Действие главы 8 Инструкции распространяется только на работников – граждан Республики Беларусь, работающих в организациях с иностранными инвестициями, филиалах и представительствах юридических лиц Республики Беларусь, находящихся за границей, а также работников учреждений Республики Беларусь за границей, и определяет особенности предоставления данной категории работников гарантий и компенсаций при служебных командировках.
В Инструкции для указанных работников, направленных в командировки в Республику Беларусь из иностранного государства пребывания (далее — государство пребывания) и обратно, а также из государства пребывания в другое иностранное государство уточнен порядок выплаты суточных при пересечении границ государств.
Так, при следовании работника из-за границы в Республику Беларусь день пересечения границы Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях, а день пересечения границы Республики Беларусь при выезде из Республики Беларусь — в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.
При следовании командированного работника из государства пребывания в другое иностранное государство день пересечения границы государства, из которого работник выезжает, включается в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, а день пересечения границы при возвращении в государство пребывания — в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания.
Кроме того, определено, что при выезде в командировку из-за границы в Республику Беларусь и возвращении обратно в тот же день в государство пребывания суточные в белорусских рублях выплачиваются в размере 100 процентов нормы, установленной законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Оговорено также, что при продолжительности командировки работника в Республику Беларусь более суток, если день въезда в Республику Беларусь совпадает с днем выезда из Республики Беларусь, суточные за этот день ему выплачиваются в белорусских рублях в размере 100 процентов нормы, установленной законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, за остальные дни суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания, в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Аналогичная норма предусмотрена и для работников направленных в командировку за границей из государства пребывания в другое иностранное государство продолжительностью более суток.
При этом, если работники, командированные за границей в пределах одной и той же страны или из одной страны в другую, обеспечиваются бесплатным питанием и жилым помещением, а также в иных случаях возмещение им расходов осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией. Аналогичный порядок установлен и для работников направленных в командировку из-за границы в Республику Беларусь;
— уточнение порядка возмещения командированному работнику иных расходов.
Перечень иных расходов, возмещаемых работнику дополнен нормой, согласно которой ему возмещаются расходы по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу. Иные виды страховок нормами Инструкции не предусмотрены.
Справочно: виды страхования, в том числе страхование от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, предусмотрены Указом Президента Республики Беларусь от 25.08.2006 № 530.
Предусмотрено также, что в случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам ему возмещаются расходы по оформлению виз, а также по стоимости установленного тарифа при возврате билетов. Возмещение данных расходов производится на основании подтверждающих документов в оригинале.
Справочно: изменение условий командирования, в том числе отмена служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам, оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.
Кроме того, Инструкцией предусмотрены нормы, направленные на решение вопросов, которые ранее не были урегулированы на законодательном уровне.
Так определено, что расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом по тарифу 1-го класса до места командирования и обратно могут возмещаться работнику без предварительного разрешения нанимателя в случае, если из-за изменения нанимателем условий командирования он вынужден приобретать за границей билет для возвращении к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока либо для следования по измененному маршруту.
Определен также порядок возмещения работнику расходов в случае его временной нетрудоспособности во время нахождения в командировке за границей. В данном случае ему возмещаются расходы по найму жилого помещения, по проезду до места командирования и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания за границей или вернуться из командировки. При этом, если командированный работник находится на стационарном лечении, то расходы по найму жилого помещения ему не возмещаются.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться из командировки обязательно должна быть подтверждена документально соответствующим медицинским учреждением иностранного государства. При этом, срок командировки продлевается на дни временной нетрудоспособности командированного работника за границей.
В Инструкции также уточнено, что работники, прибывшие из командировки за границу, представляют письменный отчет об итогах служебной командировки в 10-дневный срок со дня прибытия.
Форма письменного отчета по выполнению задания и порядок его представления определяются руководителем самостоятельно.
Справочно: при командировании группы работников за границу для решения одной общей задачи (например, участие в деловых переговорах) и назначении руководителя этой группы, ответственного за решение поставленной задачи, по решению нанимателя может устанавливаться коллективное задание на командировку. Аналогичным образом определяется и форма отчета (коллективная либо индивидуальная). При этом, в любом случае задание и отчет должны быть подписаны руководителем организации и всеми командируемыми работниками.
Определено, что порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентируются законодательством Республики Беларусь.
Справочно: порядок предоставления отчета за полученные валютные средства и возврата неиспользованных сумм валюты определены постановлениями Правления Национального банка Республики Беларусь.
В Инструкции не предусмотрена норма ранее действующего Положения, предоставляющая право организациям негосударственной формы собственности производить выплату аванса и возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения по нормам, превышающим нормы, предусмотренные законодательством.
Данная норма не предусмотрена в Инструкции с целью исключения дублирования в ней норм, предусмотренных другими нормативными правовыми актами.
Справочно: согласно статье 7 Трудового кодекса Республики Беларусь наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде.
Согласно статье 1 Трудового кодекса Республики Беларусь дополнительные трудовые и иные гарантии для работников организации предусматриваются в локальных нормативных правовых актах (положение, коллективный договор, соглашение и другие).
Таким образом, решение данного вопроса относиться к компетенции нанимателя.
При этом выплаты, связанные с возмещением командировочных расходов относятся на затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении, в соответствии с законодательством.
Уточнение некоторых положений Комментария к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля
2010 г
. № 115 «Об утверждении Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерство труда Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь».
1. О порядке возмещения командированному работнику расходов при осуществлении авиаперелета.
С учетом практики применения норм Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30 июля 2010 г. № 115 и постановления Министерства транспорта и коммуникаций от 28 июня 2008 г. № 76 «Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» документами, подтверждающими факт совершения полета и понесенных затрат при приобретении электронного билета являются маршрут/квитанция, пассажирский купон посадочного талона и документы, подтверждающие факт оплаты, т.к. содержат информацию о маршруте, дате полета, фамилии и имени пассажира, форме оплаты и подтверждают факт перелета. При этом факт оплаты подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером с указанием уплаченной суммы, а в случае оформления билета по безналичному расчету подтверждением перечисления средств является платежное поручение.
Наличие в совокупности маршрут/квитанции, пассажирского купона посадочного талона и документов, подтверждающих факт оплаты, являются достаточными доказательствами выполнения перевозки конкретного пассажира, т.к. содержат информацию о маршруте, дате полета, фамилии и имени пассажира, форме оплаты, подтверждают то, что пассажир явился на регистрацию и был допущен к перелету.
Маршрут/ квитанция может не заверяться перевозчиком и его уполномоченным лицом, т.к. сведения о маршруте, дате выполнения перевозки, фамилии пассажира, содержащиеся в маршрут/квитанции, дублируются в пассажирском купоне посадочного талона, а сумма оплаты – в платежных документах.
2. О порядке возмещения работникам, командированным в Российскую Федерацию и другие государства-участники Содружества Независимых Государств расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов.
Согласно пункту 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 г. № 115 (далее – Инструкция) основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебную командировку за границу является приказ (распоряжение) нанимателя.
Таким образом, возмещение работнику командировочных расходов производится за дни, оговоренные в приказе нанимателя на основании представленных подтверждающих документов в оригинале за проезд и проживание за все время пребывания в командировке.
Работникам, направленным в командировку в Россию или другие страны СНГ, оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время в пути) при отсутствии подтверждающих документов в оригинале осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом, водителям, осуществляющим международные перевозки, и лицам, командированным вместе с ними, возмещение вышеназванных расходов производится за все дни нахождения в пути (пункт 16 Инструкции).
Это обусловлено тем, что в отношении водителей автомобилей, занятых на международных автомобильных перевозках пассажиров и грузов, применяются положения Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки, заключенного в г. Женеве 1 июля 1970 года (далее – Соглашение).
Согласно данному Соглашению ежедневная продолжительность управления транспортным средством для водителя между двумя периодами ежедневного отдыха или между ежедневным и еженедельным периодами отдыха не должна превышать девяти часов, в отдельных случаях – десяти часов.
Кроме того, Соглашением определено, что в течение каждых двадцати четырех часов нахождения в пути водитель должен иметь непрерывный ежедневный отдых продолжительностью не менее одиннадцати часов. Если продолжительность отдыха в течение недели сокращается три раза до девяти часов, то до конца следующей недели ему в качестве компенсации должен быть предоставлен отдых эквивалентной продолжительности.
В те дни недели нахождения в пути, когда продолжительность отдыха водителя не сокращается, отдых может предоставляться водителю два или три раза в течение двадцати четырех часов. При этом, один из периодов для отдыха не должен быть менее восьми часов. В этом случае минимальная продолжительность отдыха увеличивается до 12 часов.
Учитывая изложенное, период отдыха водителя, согласно графику движения, не обязательно должен приходиться на ночное время.
Следовательно, водителям, осуществляющим международные перевозки, и лицам, командированных вместе с ними, направленным в командировку в Россию или другие страны СНГ возмещение расходов по найму жилого помещения в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения производится за все дни, оговоренные в приказе нанимателя.
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 марта 2018 г.
Содержание журнала № 6 за 2018 г.
Как направить работника в командировку за границу? Как пересчитывать в рубли валютные расходы, оплаченные как командированным работником, так и самой фирмой? Какие налоги и взносы надо платить со сверхнормативных суточных? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.
Загранкомандировки: оформление, суточные, расходы
Оформление зарубежной командировки
Надо ли выписывать работнику, направленному в зарубежную командировку, удостоверение или какой-то другой документ? И какие будут последствия, если работнику будет дано лишь устное распоряжение?
— Работник направляется в командировку на основании письменного (а не устного) решения работодателя, в котором должны быть определенып. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение):
•срок командировки;
•ее цель (служебное поручение);
•место командировки.
Обычно такое решение оформляют приказом руководителя о направлении работника в командировку, составленным по унифицированной форме № Т-9 или по самостоятельно разработанной форме.
Если не будет приказа или иного подобного документа, то проверяющие могут счесть ваши расходы на выплату суточных документально не подтвержденными.
А вот командировочное удостоверение выписывать не обязательноподп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. Хотя если вы оформите его и в нем будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него, хуже не будет. Это послужит дополнительным подтверждением реальности командировки.
Оплата услуг гостиницы со счета фирмы
Организация авансом оплатила с долларового счета проживание работника в гостинице в Корее. По курсу на какую дату пересчитать в рубли в налоговом и бухгалтерском учете стоимость такого проживания: на дату выезда работника из гостиницы, на дату его возвращения из командировки или на дату утверждения авансового отчета о командировке?
— Ни одна из приведенных вами дат не должна браться для пересчета в рубли долларовой стоимости услуг гостиницы.
Налоговый учет. По общему правилу командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работникаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли на дату их признания в налоговом учетеп. 10 ст. 272 НК РФ. Причем независимо от того, как они оплачены:
•или непосредственно командированным работником;
•или напрямую работодателем (и соответственно, в авансовом отчете не фигурируютподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58).
Однако если валютные расходы были оплачены авансом, то они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату перечисления такого авансап. 10 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 10.07.2015 № 03-03-06/39749, от 07.09.2012 № 03-05-05-01/53. Разумеется, в части, приходящейся на такой аванс (если он, к примеру, был не 100%). Но полученную рублевую сумму вы все равно сможете учесть в качестве косвенных расходов только после того, как работник представит авансовый отчет и руководитель утвердит его.
Бухгалтерский учет. Здесь ситуация аналогичная. Пересчет в рубли командировочных затрат, оплаченных полностью авансом, надо делать по курсу, установленному ЦБ РФ на дату такой предоплатыпп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006. При этом командировочные затраты будут признаны расходами на дату утверждения авансового отчетаприложение к ПБУ 3/2006.
Справка
Если организация оплатила услуги гостиницы после того, как работник выехал из нее, но до утверждения авансового отчета, их стоимость для целей бухгалтерского и налогового учета пересчитывается в рублип. 9 ПБУ 3/2006; п. 10 ст. 272 НК РФ:
•сначала — по курсу Центробанка, установленному на дату оказания услуг, то есть на дату выезда работника из гостиницы;
•затем — на дату прекращения обязательств по оплате, то есть на дату списания денег с валютного счета организации.
В дальнейшем пересчет не требуется, ведь обязательства больше нет.
А вот в расходах рублевую сумму затрат на проживание командированного работника можно признать только после утверждения его авансового отчета по командировке. Причем как в налоговом, так и в бухгалтерском учетеподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; приложение к ПБУ 3/2006.
В аналогичном порядке признается в расходах и стоимость иных услуг, связанных с нахождением работника в командировке, когда они оплачиваются организацией со своего валютного счета после их оказания, но до утверждения авансового отчета. К примеру, затраты на услуги мобильной связи.
Составление авансового отчета
Работник направлен в Бельгию. Ему выдан аванс на наличные траты. Кроме того, часть расходов (на проезд, на проживание) оплачена с расчетного счета организации. Должен ли работник включать в свой авансовый отчет суммы расходов, которые оплатила наша организация безналично?
— Нет, не должен. Авансовые отчеты работники представляют только о расходовании денег, полученных ими под отчет перед началом командировкип. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Услуги, оплаченные работодателем с расчетного счета, в авансовый отчет не включаются, даже если они связаны с командировкой конкретного работника. И это вовсе не помеха для признания таких расходов в налоговом учетеПисьмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58.
Так что в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник должен составить авансовый отчет, в котором будут фигурировать только полученные и израсходованные им суммып. 26 Положения.
Выплата валютных суточных в рублях
В нашем положении о командировках установлено, что сумма суточных за каждый день нахождения за рубежом составляет 35 евро. Однако выплачиваем мы суточные в рублях — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса работнику. Надо ли нам для целей налогообложения делать пересчет на иную дату?
— Нет, никаких пересчетов вам делать не нужно. Ведь фактически вы выплачиваете суточные в российских рублях.
Следовательно, не требуется пересчет расходов ни для целей бухучета, ни для целей налогообложения прибылиПБУ 3/2006; п. 10 ст. 272 НК РФ.
Также не нужен какой-либо пересчет рублевых затрат и для целей обложения сверхнормативных суточных НДФЛПисьма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 и страховыми взносами.
Неподтвержденные расходы на заграничное жилье
Работник был направлен в командировку в Белоруссию. Там он останавливался у друзей. Документов об оплате проживания нет.
В авансовом отчете работник указал сумму за каждый день проживания — 1000 руб. Приложил пояснительную записку с распечатками из Интернета о стоимости гостиничных номеров в том же городе (она более 2000 руб. в день). Директор такой авансовый отчет утвердил.
Облагаются ли страховыми взносами и НДФЛ суммы, не подтвержденные документами?
— Сумма возмещения подобных расходов полностью облагается страховыми взносами (как взносами на ВНиМ, ОПС, ОМС, так и взносами «на травматизм»)п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.
А для целей НДФЛ сумма возмещения расходов на проживание, не подтвержденных оправдательными документами, не облагается в пределахп. 3 ст. 217 НК РФ:
•700 руб. в день — для командировок по РФ;
•2500 руб. в день — для командировок за границу.
Выплаченные вашему работнику суммы не превышают лимит, утвержденный Налоговым кодексом (1000 руб/д. < 2500 руб/д.). Поэтому облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает.
Рублевый пересчет валютных расходов
Работнику был выдан рублевый аванс. В поездке он поменял часть этих денег на евро. Справка об обмене сохранилась. Этой валюты не хватило. Хотя у работника оставались рубли, он не стал докупать валюту, а истратил свои евро.
По какому курсу пересчитывать валютные расходы для уплаты налога на прибыль?
Для работника загранкомандировка — это еще и возможность посмотреть новые города, а для бухгалтера — приобрести опыт пересчета валютных расходов в рубли
— Часть расходов, которая укладывается в сумму, указанную в справке о покупке валюты, вам надо пересчитать в рубли по реальному курсу конвертацииПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 17.07.2015 № 03-03-06/41128.
Другая часть валютных расходов, на которую нет справки о покупке валюты, пересчитывается в рубли по курсу Центробанка, действовавшему:
•на дату выдачи аванса — в части валюты, соответствующей рублевому остатку авансаПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836;
•на дату утверждения авансового отчета — в части расходов, не покрываемых суммой полученного авансаподп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.
НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных
Нашим положением о командировках установлены суточные для зарубежных командировок в сумме 3000 руб. в день как за дни нахождения в РФ, так и за дни нахождения за рубежом. Находясь в командировке, работник:
•1 февраля ехал по России из нашего города до Москвы;
•2 февраля он пересек границу на поезде;
•до 7 февраля был за границей, границу с РФ пересек утром 8 февраля;
•9 февраля вернулся в наш город.
Как определить сверхнормативные суточные для целей расчета налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов?
— Для целей налогообложения прибыли в расходах можно учесть суточные за каждый день командировки в размере, установленном вашим локальным нормативным актомп. 11 Положения; Письмо Минфина от 16.06.2016 № 03-04-06/35135.
Суточные не облагаются страховыми взносами «на травматизм» в размере, установленном локальным нормативным актом организациип. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. Так что начислять эти взносы в вашей ситуации не придется.
А вот для целей расчета базы по страховым взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, так же как и НДФЛ, действуют иные правила. Суточные не облагаются НДФЛ и такими страховыми взносами только в следующих размерахп. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230:
•700 руб. в день — при командировках по России;
•2500 руб. в день — при заграничных командировках.
За день выезда из России за границу берется зарубежная норма суточных, в то время как за день въезда в РФ надо брать российскую нормуп. 18 Положения.
Следовательно, общая сумма сверхнормативных суточных составит 9900 руб.:
•за 1, 8 и 9 февраля — 6900 руб. ((3000 руб. – 700 руб.) х 3 дн.);
•за 2—7 февраля — 3000 руб. ((3000 руб. – 2500 руб.) х 6 дн.).
Справка
Страховые взносы по сверхнормативным суточным признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, и отражаются в налоговом учете на дату начисления этих взносовподп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Командировка
2022 г.
2020 г.
2018 г.
Название акта
Об утверждении Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства труда Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь
Вид акта, орган принятия, дата и номер принятия (издания)
Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. № 115
Регистрационный номер Национального реестра
8/22689
Дата включения в Национальный реестр
19.08.2010
Дата вступления в силу
01.09.2010
Дата ограничения действия
05.10.2019
Источник(и) официального опубликования
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 201, 8/22689 (опубликован — 26 августа 2010 г.)
Газета «Рэспубліка» от 25 августа 2010 г., № 160
Открыть текст
(PDF)
| Акты, изменяющие (дополняющие) документ |
|
1. |
|
2. |
|
3. |
|
4. |
|
5. |
| Акты, прекращающие действие документа |
|
1. |
Текст правового акта в актуальном состоянии Вы можете посмотреть в информационно-поисковой системе ЭТАЛОН-ONLINE по следующей ссылке.
Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 28 марта 2017 г.
Направляя работника в служебную командировку (далее — командировка) за границу, наниматель обязан должным образом ее оформить. Рассмотрим порядок оформления основных документов при командировании за границу.
Закрепляем порядок и определяем ответственное лицо
Разрабатывать локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА), регулирующий порядок направления работников в командировки, в соответствии с законодательством не требуется.
Вместе с тем, если командировки в организации случаются часто и в них направляется много лиц, целесообразно закрепить такой порядок, а также утвердить формы соответствующих документов. Для этого можно подготовить отдельный ЛНПА, например положение о служебных командировках работников, или закрепить упомянутый порядок в ином документе организации.
Законодательство не обязывает нанимателя определять лицо, ответственное за порядок командирования. Вместе с тем сделать это целесообразно.
На практике оформлением командировок обычно занимается секретариат, кадровая служба или бухгалтерия.
Для того чтобы направить работника в командировку за границу, наниматель должен подготовить определенные документы.
Задание на командировку
При направлении в командировку за границу нанимателем в обязательном порядке оформляется задание на служебную командировку за границу (далее — задание) <1>.
Задание обычно составляется командируемым работником, его непосредственным руководителем и при необходимости иными работниками, в компетенцию которых входят рассматриваемые в ходе командировки вопросы.
Задание составляется в письменном виде, и в нем указываются следующие сведения <2>:
— государство и цель командировки;
— время нахождения за границей;
— план встреч и переговоров;
— перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;
— предмет договора (контракта, соглашения) — в случае заключения договора (контракта, соглашения);
— иные сведения, необходимые для выполнения командировки.
Задание должно иметь конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок <3>. То есть в нем не допускается указывать формулировки следующего содержания: «Для укрепления партнерских отношений», «В целях налаживания сотрудничества» и т.п.
Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель <4>.
Согласие работника
До оформления приказа (распоряжения) (далее — приказ) о командировании за границу в отдельных случаях требуется получить согласие работника поехать в командировку.
Получить согласие нужно в следующих случаях:
— если командировка будет длиться более 30 календарных дней <5>;
— если в командировку направляют женщину, опекуна (попечителя), имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отца, воспитывающего таких детей без матери. При этом в указанном случае согласие должно быть письменное <6>;
— если в командировку направляют инвалида <7>.
Оформление согласия в письменном виде предусмотрено только для одного случая из вышеперечисленных. Вместе с тем, для того чтобы нанимателю избежать в дальнейшем возможных конфликтных ситуаций, целесообразно оформлять его в письменном виде для всех указанных случаев.
Согласие может быть оформлено в виде отдельного заявления работника или отметки о согласии в предложении нанимателя поехать в командировку за границу.
Приказ о командировании
Направление работника в командировку оформляется приказом нанимателя <8>. Основанием для издания данного приказа может служить план служебных командировок, докладная записка с предложением о направлении работника в командировку, приглашение организации, в которую командируется работник, и др.
В приказе о командировании обычно указывается следующая информация:
— фамилия, имя и отчество (при наличии) командируемого работника;
— наименование его должности (профессии);
— наименование структурного подразделения, в котором трудится работник;
— место, срок и цель командировки;
— условия командирования за границу согласно приглашению (при его наличии), например расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.<9> Наниматель должен зарегистрировать такое приглашение и перевести его с иностранного языка на белорусский или русский язык <10>. Регистрацию приглашения можно поручить выполнять работнику, ответственному за порядок командирования в организации, или иному работнику;
— др.
В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации <11> содержится форма приказа о командировании. Однако строго придерживаться ее необязательно, т.к. она носит рекомендательный характер <12>
Приказы о командировании относятся к приказам по личному составу <13>.
Регистрационным индексом приказа о командировании является порядковый регистрационный номер, дополненный <14>:
литерой «к» — для документов 75-летнего срока хранения;
литерой «л» — для документов 3-летнего срока хранения.
Сроки хранения таких приказов зависят от продолжительности командировки, а именно <15>:
— при командировке за границу сроком до одного месяца — 3 года;
— при длительных (более месяца) командировках за границу — 75 лет.
При этом приказы, которые хранятся 3 года, регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов с 75-летним сроком хранения <16>.
При большом количестве приказов о командировании допускается регистрировать их отдельно от приказов по личному составу с тем же сроком хранения <17>
Наниматель должен ознакомить работника с приказом о командировании под подпись.
Приказ о командировании является основанием для расчета и выплаты денег работнику <18>
Командировочное удостоверение
Законодательством не установлено обязанности нанимателя выдавать командировочное удостоверение работнику при направлении его в командировку за границу. Вместе с тем оно может выдаваться по решению нанимателя (если иное не установлено законодательными актами) <19>.
Необходимость оформления и выдачи данного документа работнику наниматель может установить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.
В этом случае за основу можно взять форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в командировки в пределах Беларуси<20>.
Обычно в командировочном удостоверении указываются следующие сведения:
— фамилия, имя и отчество командируемого работника (при наличии);
— должность (профессия) работника и наименование структурного подразделения, в котором он работает;
— срок командировки (количество дней);
— место назначения и цель командировки;
— отметки о выбытии и прибытии.
Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Подписанный документ выдается командируемому работнику на руки.
Если командировочное удостоверение в организации не оформляется, факт пребывания работника в командировке подтверждается приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).
Отчет
По возвращении из командировки работник в 10-дневный срок со дня прибытия обязан представить письменный отчет об итогах командировки <21>.
Отчет об итогах командировки нужно отличать от авансового отчета, в котором указываются сведения о расходовании полученного аванса.
Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления <22>. Это можно закрепить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.
Основой для составления отчета обычно служит задание.
Обычно в отчете указываются следующие сведения:
— фамилия, имя, отчество (при наличии);
— должность работника;
— страна (место) пребывания;
— количество дней пребывания;
— основание командирования;
— конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
— выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.
Что такое служебная командировка
Основные правила, гарантии и требования при организации служебных командировок, содержатся в гл. 24 ТК.
Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо:
-
чтобы поездка носила производственный характер;
-
сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;
-
сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;
-
длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).
Общие правила направления сотрудников в командировку
По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.
Какие еще правила для кадровиков ввели в 2023 году мы рассказали на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Выдаем красный диплом, получите актуальные знания.
Оформить курс в рассрочку
Такие действия расцениваются как уклонение от своих служебных обязанностей, что может закончиться дисциплинарным взысканием или привести к увольнению. Но, не всегда.
Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.
При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.
А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.
Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями
Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.
Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.
-
Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.
-
Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.
-
Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.
-
Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).
Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:
-
женщин, имеющих детей до 3 лет;
-
отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
-
родителей детей с ограниченными физическими возможностями;
-
одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
-
многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
-
сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;
-
кандидатов в депутаты в период выборов.
Вот примерный образец бланка на согласование командировки:
|
ООО «РАССВЕТ» УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(-ая) ____________________________________________________ Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________.
Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________ «…» ………………. 20… года /………………. |
С ведением электронного кадрового оборота в программе 1С поможет разобраться этот вебинар. Узнаете, как работает обмен, подписание, контроль, хранение и регистрация всех документов внутри программы. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.
Командировка сотрудника-иностранца
Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.
Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.
|
Статус пребывания иностранного работника в РФ |
Ограничение по должностям |
Ограничение по сроку командирования |
|
Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент) |
нет |
ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования |
|
Пребывающий на основании визы (разрешение на работу) |
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
|
Временно проживающие |
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
|
Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство |
нет |
нет |
|
Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием |
нет |
|
|
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ |
нет |
нет |
Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.
Приезжающий по визе – разрешение на работу.
В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.
Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.
При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.
С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.
Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.
Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.
Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.
Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.
Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.
При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.
А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.
Срок командировки
-
Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.
-
Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.
Согласование командировки и заявление на выплату аванса
Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.
Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.
На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.
В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.
|
Генеральному директору ООО «СТИЛЬ» Уважаемый Иван Иванович! В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 16 апреля по 21 апреля 2023 года. Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:
– 20 000 на проживание в гостинице. Подпись «__» ___________________ 2023 г. |
Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.
Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.
После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.
Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.
При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.
Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.
В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.
Учитесь на вебинарах с Клерк.Премиум, задавайте вопросы лекторам, получайте сертификаты. 500+ часов обучающего контента для бухгалтеров, кадровиков, ИП.
Приказ о командировке
Каждая командировка начинается с оформления приказа.
С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.
Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.
Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:
-
ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;
-
куда оформлена командировка;
-
в какие даты и на сколько календарных дней;
-
цель поездки;
-
кто финансирует поездку (работодатель).
Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:
-
Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;
-
Т-9а, если командированных несколько.
Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.
Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.
Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.
Бронирование жилья и билетов
Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.
Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.
Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.
Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.
Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.
Выплата суточных
Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.
Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).
Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).
Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.
Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.
Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .
Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)
Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:
-
посадочные талоны;
-
билеты;
-
чеки;
-
документы, подтверждающие расходы на проживание;
-
другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).
Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.
Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:
-
договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;
-
кассовым чеком;
-
документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).
После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:
-
собрать все сохраненные расходные документы;
-
заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;
-
если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).
После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.
Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.
Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.
Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей
В 2022 году официально разрешили направлять работников в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.
Также были разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:
-
работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;
-
работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.
В период их нахождения на указанных территориях им положены:
-
выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;
-
суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;
-
выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.