Инструкция архива по обеспечению сохранности документов

Министерство образования и молодежной политики Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Выпускная квалификационная работа

Инструкция по обеспечению сохранности документов архива как средство совершенствования условий хранения документов ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведением

Исполнитель:

Рахматов Худоер Мамаёрович,

студент 3^ДОУА группы

Руководитель:

Порсина Анастасия Владимировна,

преподаватель информатики

Камышлов, 2019

Оглавление

Пояснительная записка 2

Теоретико-методологическое обоснование организации деятельности по обеспечению сохранности документов архива 2

Анализ процесса хранения документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 2

Общая характеристика компонентов инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 2

Обоснование способов оценки инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства совершенствования условий хранения документов 2

Анализ результатов пробации инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 2

Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 2

Список литературы 2

Приложение

Пояснительная записка

Теоретико-методологическое обоснование организации деятельности по обеспечению сохранности документов архива

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% еѐ информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности архивных документов.

Обеспечение сохранности документов – основная задача всех архивов, зафиксированная в Федеральном законе «Об архивном деле в Российский Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125 ФЗ (ред. от 28.12.2017).

Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

— предоставление помещения для размещения архивных документов;

— обеспечение нормативных условий хранения документов;

— выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

— проверка наличия и состояния документов.

Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

— оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

— оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализации;

— соблюдение противопожарного режима;

— соблюдение охранного режима;

— создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Анализ проблемы обеспечению сохранности документов архива осуществлялся на территории Камышловского городского округа.

Исследование процесса обеспечению сохранности документов архива проводилось в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» в течение четырех недель в рамках преддипломной практики.

Таким образом,объектомисследовании является процесс обеспечения сохранности документов архива.

Форма проектирования — Инструкция по обеспечению сохранности документов архива.

Цель– разработать, теоретически обосновать и осуществить оценку результативности использования Инструкции по обеспечению сохранности документов архиваГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Для реализации данной цели были поставлены следующие задачи:

1) обосновать теоретические основы и нормативные требования к организации деятельности, направленной на обеспечение сохранности документов архива;

2) проанализировать процесс хранения документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» для обеспечения сохранности документов архива;

3) дать общую характеристику инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;

4) разработать и внедрить Инструкцию по обеспечению сохранности документов архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;

5) проанализировать результаты пробации инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Для реализации задач были использованы следующие методы исследования:

1) анализ нормативно-правовых документов, касающихся сохранности документов архива, изучение теории вопроса в литературе и периодических изданиях;

2) сравнение требований, данных в нормативно-правовых документах с опытом, представленные в литературе и периодических изданиях по вопросу обеспечения сохранности документов архива.

Новизна выбранной темы заключается в систематизации материалов по проблеме обеспечения сохранности документов в архиве образовательной организации и разработке Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Практическая значимость заключается в возможности использования специалистами разработанной Инструкции по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» и других образовательных организацияхархива и студентами, осваивающими специальность Документационное обеспечение и архивное дело в качестве методического пособия.

Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом Алексеева Елена Викторовна, Афанасьева Лада Павловна, Бурова Елена Михайловна понимает совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей [2].

Однако в соответствии с Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» архив определяется как учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [19].

Таким образом,под архивом организации будем пониматьструктурное подразделение учреждения, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Основной единице хранения в архиве является документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Авторы Алексеева Елена Викторовна, Афанасьева Лада Павловна, Бурова Елена Михайловна, дают следующие определение понятию «Архивный документ» — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника [3].

Однако мы остановимся на определении, которое дано в Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с ним архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства [43].

Наша работа посвящена проблеме организации сохранности архивных документов, в соответствии с основными правилами работы архивов организаций — организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Следовательно, обеспечение сохранности документов – это процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение длительного времени [5].

В систему работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

— помещение для размещения архивных документов;

— обеспечение нормативных условий хранения документов;

— соблюдение требований к размещению документов в архивохранилище;

— проверка состояния и наличия документов.

Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

— приобретение специального оборудования для хранения документов в архивохранилище;

— оснащение помещения архива организации, охранной и пожарной сигнализацией, а также средствами пожаротушения;

— соблюдение противопожарного и охранного режимов;

— создание мероприятий по соблюдению нормативных санитарногигиенического, — температурно-влажностного и светового режимов.

Архив организации размещается в отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.).

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточкафондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточкастеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй — в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

В архиве организации должны быть предусмотрены:

— помещение для приема, временного хранения документов;

— архивохранилище;

— рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы;

— помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств).

В подвальных и чердачных помещениях размещение архива не допускается.Архивохранилище должно быть удалено от бытовых, производственных, лабораторных помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Стены и перекрытия архивохранилища, отделяющие его от соседних помещений должны иметь огнестойкость не менее двух часов. Не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды, в архивохранилище.

При размещении архивохранилища в приспособленном или предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон. Применяемые при изготовлении внутренней арматуры архивохранилища, оборудования, средств хранения архивных документов, материалы покрытия стен, полов, потолков, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

Архивохранилище должно иметь искусственную или естественную вентиляцию, обеспечивающую циркуляцию воздуха, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, стабильность температурно-влажностного режима, отвечать современным требованиям экономичности, компактности и иметь выходы к лестничным клеткам и лифтам.

Против возможного взлома архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укреплённостью, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на металлических передвижных или стационарных стеллажах, в контейнерах или металлических шкафах. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла не допускается. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

Установка шкафов и стеллажей осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

— расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см;

— расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;

— расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;

— расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;

— расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см [7].

Рассмотрим режимы хранения документов.

1. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации. В случае выдачи архивных документов на временное пользование вынос документов из здания архива разрешается только по специальным пропускам.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов России Федерации.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у специалиста.

Вынос из архива архивных документов, а также научно-справочного аппарата разрешается только по разрешению специалиста, выдаваемым в установленном порядке [8].

2. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:

— для хранения документов на бумажном носителе оптимально соблюдать t – 17 – 19 °C, относительная влажность воздуха от 50 до 55%;

— для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях t – 8 – 18 °C и влажность от45 до 60%;

— для документов на оптических дисках t 10 – 23 °C и влажность от 20 до 50%;

— для документов на кинопленке: цветные: температура не выше -5 °C;

— с нитро основой — черно-белые: температура не выше 10 °C;

— с безопасной основой — цветные: температура не выше -5 °C;

— черно-белые: температура не выше 15 °C;

— для фотодокументов: цветные — температура не выше -5 °C;

— черно-белые — температура не выше 15 °C.

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов, составляет от 40 до 50%.

Мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с нерегулируемым климатом в архивохранилище должны осуществляться с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания температуры и относительной влажности воздуха не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха от 70 до 90% принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха – 2 раза в неделю; в кондиционируемых помещениях – не реже 1 раза в неделю; при нарушениях режима – 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале [9].

3. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в шкафах или на стеллажах закрытого типа, папках и переплетах, или в коробках. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола — 20 — 50 люксов, на рабочих столах – 100 люксов.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами[11].

4. Документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона). При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости — силами соответствующих служб.

5. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления, пыли, плесени, грызунов, насекомых. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем [12].

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

В помещениях архивохранилищ необходимо:

— обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков;

— не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;

— проводить систематическую влажную уборку.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в журнале выдачи дел и оформляется:

— заказом (служебной запиской) на выдачу дел;

— при выдаче в сторонние организации – актом о выдаче дел во временное пользование.

Изучив вопрос сохранности документов в архиве образовательной организации, можно сделать вывод о том, что данный процесс нормативно регламентирован и необходим для соблюдения прав граждан.

Анализ процесса хранения документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» является некоммерческой организацией, созданной Свердловской областью для оказания услуг в целях обеспечения реализации образования.

ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» реализует следующие основные виды деятельности:

1) реализация основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования – программ подготовки специалистов среднего звена на базе основного общего образования;

2) реализация основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования – программ подготовки специалистов среднего звена на базе среднего общего образования;

3) реализация основных программ профессионального обучения – программ повышения квалификации рабочих, служащих;

4) реализация основных программ профессионального обучения – программ переподготовки рабочих и служащих;

5) реализация основных программ профессионального обучения – программ профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих;

6) реализация дополнительных профессиональных программ профессиональной переподготовки;

7) реализация дополнительных профессиональных программ повышения квалификации;

реализация дополнительных общеобразовательных предпрофессиональных программ;

9) реализация дополнительных общеобразовательных общеразвивающих программ;

10) реализация основных общеобразовательных программ основного общего образования;

11) реализация основных общеобразовательных программ среднего общего образования;

12) содержание детей;

13) организация питания обучающихся;

14) психолого-педагогическое консультирование обучающихся, их родителей (законных представителей) и педагогических работников;

15) коррекционно-развивающая, компенсирующая и логопедическая помощь обучающихся;

16) организация отдыха детей и молодежи;

17) обеспечение жилыми помещениями в общежитиях;

18) организация и проведение олимпиад, конкурсов, мероприятий, направленных на выявление и развитие у обучающихся интеллектуальных и творческих способностей к занятиям физической культурой и спортом, интереса к научной (научно-исследовательской) деятельности, творческой деятельности, физкультурно-спортивной деятельности.

Таким образом, организация реализует достаточно большое количество видов деятельности, что свидетельствует о достаточно большом количестве документов формируемых в колледже, часть которых переходит на хранение в архив организации.

Архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» является структурным подразделением и выполняет следующие функциональные задачи:

— осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;

— осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;

— осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;

— обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;

— участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;

— повышение уровня грамотности работников Организации и студентов специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение в области делопроизводства и архивного дела.

Таким образом, архив колледжа выполнят большое количество функциональных задач, и одним из ведущих видов деятельности специалиста архива, является обеспечение сохранности документов, хранящихся в Архиве.

Все функциональные обязанности по работе архива выполняет один сотрудник — архивариус.

В своей деятельности архивариус руководствуется рядом нормативно-правовых актов, одним из которых является «Должностная инструкция архивариуса». Данная инструкция включает в себя не только обязанности, но и описывает права архивиста, а также его взаимоотношения со структурными подразделениями, с которыми он взаимодействует в ходе своей работы.

В связи стем, что фонды архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» не большие, поэтому размещены в специально выделенный и оборудованный кабинет.

Архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» состоит из трех фондов: административные документы, документы уволившихся сотрудников и отчисленных студентов. Весь фонд архива составляют документы в бумажной форме.

Вфонд административные документы размещены следующее деда: книги приказов по основной деятельности организации, распоряжения по ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», дела с входящими документами, дела с перепиской с вышестоящей организацией (Министерством общего и профессионального образования Свердловской области), дела с перепиской со сторонними организациями, документы регламентирующий образовательнуюдеятельность организации (образовательные стандарты, программы управленческих действий, учебные планы, рабочие программы), различные журналы регистрации.

В фонд по уволившимся сотрудникам содержит следующие документы: книги приказ по личному составу, книги приказов по командировкам, книги приказов по отпускам, личные дела уволившихся сотрудников, журналы регистрации заявлений сотрудников.

И самый большой фонд по отчисленным студентам и гимназисткам содержит такие документы как: книги приказ по учебному отделу, учебные журналы, личные дела отчисленных студентов и гимназисток.

Все фонды архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» длительного хранения распределены в архивные папки, которые размещены в хронологическом порядке (по датам увольнения или отчисления) в железных шкафах. Так же в архиве на шкафах размещены корпоративные документы (учебные планы, основные профессиональные образовательные программы, учебные планы, программы учебных дисциплин прошлых лет и т.д.).

Однако, в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» существуют некоторые проблемы отсутствует кондиционер, вентиляция не работает и нет окон, в связи, с чем воздух в кабинете плохо циркулирует и не возможно, поддерживать необходимый температурный режим.

Поскольку рядом в соседнем помещении находится столовая колледжа, необходимо отверстия вентиляционных систем защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм, что значительно превышает в архиве организации.

Световой режим архива – поскольку окна отсутствуют, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, используются обычные лампы. Все лампы работают от одного рубильника.

Охранный режим – архив закрывается пластиковой дверью со стеклянным окном на ключ. Ключ имеется в единственном экземпляре и хранится у архивариуса.Таким образом, доступ к документам архива имеет только архивариус, для работы документы архива выдаются сотрудникам с разрешения руководителя организации, при выдаче документов архива архивариус должен на место выдаваемого дела размещать лист-заместитель и вносить информацию о данном деле в Журнал регистрации выдачи дел архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». Однако, в архиве отсутствуют бланки листа-заместителя, Журнал выдачи дел архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» не в полной мере соответствует требованиям и требует коррекции.

В архиве отсутствует сигнализация и другие охранные средства, однако архивариус контролирует соблюдение правил противопожарной безопасности в помещении архива.

А также по ходу работы с архивными документами специалист архива отслеживает состояние документов ипри необходимости своевременно реставрирует их.В связи с отсутствием сильно поврежденных документов в архиве колледжаза ненадобностью отсутствует Журналы регистрации поврежденных документов.

Для обеспечения сохранности документов, поступивших в архив, все дела должны регистрироваться и вноситься в учетные книги.Однако в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» таковых не ведется.

Таким образом, из выше сказанного можно сделать вывод, что работа с архивными документами в силу возможностей организована с учетом обеспечения сохранности документов архива, однако, есть ряд проблем, которые не полностью, но позволит решить Инструкция по обеспечению сохранности документов архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Таким образом, для решения данной проблемы поможет разработка Инструкция по обеспечению сохранности документов архива, т.к. в ней будет собраны все требования, касающиеся организации процесса хранения документов и выдачи их для работы в краткой, лаконичной форме.

Общая характеристика компонентов инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Инструкция – организационно-правовой документ, относится к категории утверждаемый. Без правильно оформленной должностной инструкции вы не сможете наложить дисциплинарное взыскание на нерадивого сотрудника. А при решении спорного вопроса первый этап разбирательства – изучение должностной инструкции работника. Также трудно переоценить значение инструкций по охране труда, разработанных для различных видов работ.

Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо [20].

Разработка инструкции направлена на установление единого порядка работы с архивном документами в целом.

Назначением инструкции является установление единого порядка работы с архивном документами в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Цель инструкции — совершенствование работы с архивном документами, повышение качества сохранности документов, упорядочение документ, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Инструкция разработана на основе — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017);

— Федеральный закон от 27.07.2006 №149 ФЗ «Об информации, информационных технология и о защите информации.

Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с архивном документами, характерные для ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Инструкция представляет собой перечень действий, который необходимо выполнять исполнителю процесса, для получения качественного результата.

Разработанная Инструкция по обеспечению сохранности документов архива состоит из 5 разделов, соответствующих направлениям деятельности архива по обеспечению сохранности документов:

— Общие положения: в данном разделе описано для кого предназначена данная инструкция и на основе, каких нормативно правовых документов она разработана.

— Условия хранения документов в архиве: сформулированы рекомендации по организации условий, обеспечивающихсохранность документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

— Охранный режим в архиве организации: в данном разделе определен режим доступа в архив, правила противопожарной безопасности.

— Проверка документов на наличие и состояние: в данном разделе обозначены обязательные виды проверок документов, проводимые в архиве организации.

— Использование документов архива: представлены правила безопасного использования документов архива для обеспечения их сохранности.

Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив разработана на основе ГОСТ Р 7.0.97.2016.Национальный стандарт российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно — распорядительная документация. требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст)в частности выбран размер шрифта — 14пт, абзацный отступ — 1,25 см, между строчный интервал — 1,5, поля составляют: правое – 2 см, левое –1см, верхнее – 2 см нижнее — 2см.

Таким образом, разработанная Инструкция должна поспособствовать в обеспечение сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Обоснование способов оценки инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства совершенствования условий хранения документов

Для оценки качества разработанной Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» планируется использовать следующие способы оценки: анкетирование и метод экспертной оценки.

Анкетирование – метод сбора первичного материала в виде письменного опроса большого количества респондентов с целью сбора информации с помощью анкеты о состоянии тех или иных сторон воспитательного процесса, отношения к тем или другим явлениям. Анкетой можно охватить широкий круг людей, что дает возможность свести к минимуму нетипичные проявления, при этом не обязателен личный контакт с респондентом.

Анкета – это ряд вопросов, на которые опрашиваемый должен дать ответ. Анкета – инструмент очень гибкий в том смысле, что для получения необходимой информации могут использоваться вопросы, отличающиеся формой, формулировками и последовательностью, т.е. вопросы можно задавать множеством разных способов. Хорошая анкета должна: облегчить ответ опрашиваемого лица; сформулировать вопрос с учётом его влияния, на ответ опрашиваемого; позволить легко провести анализ. При этом анкета должна быть опробована, и в ней должны быть устранены все выявленные недостатки [39].

При составлении анкеты использовались следующие виды вопросов.

Открытый вопрос — вопрос анкеты, с помощью которой собирается первичная маркетинговая информация; он позволяет опрашиваемому на вопрос отвечать своими словами, что дает ему возможность чувствовать себя при ответе на вопрос достаточно свободно, приводить примеры, иллюстрации. Открытые вопросы часто приводятся в начале анкеты для «разминки» респондентов. Примером открытого вопроса является вопрос: «Что вы думаете о…?» В таких вопросах отсутствует предвзятость, стремление навязать определенный ответ. Однако ответы на открытые вопросы требуют достаточно больших затрат времени. Кроме того, полученные ответы могут быть интерпретированы по-разному.

Закрытый вопрос — вопрос анкеты, с помощью которой собирается первичная маркетинговая информация; он включает все возможные варианты ответов, из которых опрашиваемый делает свой выбор. Существует два варианта таких вопросов:

Дихотомический, типа (альтернативный): на который допустим ответ «да» или «нет».

Анкета имеет следующую структуру:

— введение (преамбула);

— предмет опроса;

— сведения об опрашиваемых.

Для проведенияоценки созданных условий по обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации до и после внедрения Инструкции по обеспечение сохранности документов в архиве необходимаразработка двух анкет.

Анкетывключают вводную, содержательную и заключительную часть.

В вводной части содержится вся информация о том, кто проводит исследование, о целях, которые стоят перед ним, и о правилах заполнения анкеты (Инструкция). Содержит необходимые сведения о респонденте: его должности и стаже работы.

Содержательная часть — это основная составляющая анкеты, в которой формулируются вопросы, расположенные в определенной последовательности. При разработке на все вопросы респондент может ответить за 5 — 10 минут.

Заключительная часть включает благодарность за участие в анкетировании.

Первая анкета в основной части содержит 9 вопросов, направленных на анализ созданных условий по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» и выявление проблем (Приложение 1).

Вторая анкета в основной части содержит 6 вопросов, направленных на оценку действенности внедрения Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»(Приложение 2).

По итогам двух анкет, мы выйдем на сопоставление созданных условий и оптимальности тех, которые представлены в Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Второй способ оценки — метод экспертной оценки, представляет собой разновидность исследования, в котором респондентами являются эксперты — специалисты в определенной области деятельности.

Выделяют две группы экспертных оценок:

• индивидуальные оценки;

• коллективные оценки.

По данному вопросу в виде отдельного письменного документа.

Основное назначение метода экспертной оценки — выявление сложных аспектов исследуемой проблемы, повышение надежности информации, выводов.

Отличительная особенность метода состоит в том, что он предполагает компетентное участие экспертов (экспертизу) в анализе и решении проблем исследования.

Экспертиза — процедура получения информации от экспертов. Экспертные оценки — это суждения экспертов о различных сферах человеческой деятельности, предполагающие процедуру сравнения объектов и их свойств по выделенным критериям[46].

Основные нормативные требования к проведению экспертной оценки:

— тщательность подбора экспертов;

— оценка надежности, представленной экспертами информации;

— создание условий для продуктивного использования экспертов в ходе исследования;

— учет факторов, влияющих на суждения экспертов;

— сохранение информации экспертов без искажения на всех этапах исследования.

Экспертами,оценивающими Инструкцию по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» выступят следующий специалисты: преподаватель по архивоведению, секретарь учебного отдела, делопроизводитель колледжа, которое выбраны связи с тем, что их профессиональное деятельностьсвязанна с архивным документами.

Метод экспертной оценки осуществляется на основе заполнениякарты экспертной оценки результатов внедрения Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации(Приложения 3).

В карте экспертной оценки анализ Инструкциипо обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации осуществляется с трех позиций:

— оформление Инструкции;

-содержание Инструкции;

— удобство в использовании Инструкции.

В карте экспертнойоценки специалисту необходимопроставит балы от 0 до 2:2 — полностью проявляется, 1 – частично проявляется, 0 – не проявляется.

Результатытрех заполненных карт экспертной оценки будут сведены в одной итоговой таблице, подсчитан средний балл и сделан вывод на основы следующий шкала перевода: 1,7 – 2 – высокий уровень, 1,1 – 1,6 – средний уровень; 0,8 – 1 – низкий уровень, меньше 0,8 – недопустимый уровень.

Таким образом, на основе рассмотренных методов оценки: анкетирования, экспертной оценки можно будет сделать вывод об оптимальности использования Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве.

Анализ результатов пробации инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Внедрение Инструкции по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» осуществлялось в соответствии с планом, размещенном в (Приложении 4).

Данный продукт проходил пробации в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» врамках производственной преддипломной практики в течение 3 недель.

На первом подготовительном этапе внедрения Инструкции по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» было проведено и проанализированы результаты первого анкетированияспециалиста архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» (Приложение 1).

Положительным моментом по результатам анкетирования специалиста можно отмечает, что в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» имеет доступ только архивист, документы архива выдаются работникам структурных подразделений на основе заказа (требования) или заявления и внесения записи в Книгу выдачи дел.

На основе ответов на вопросы анкеты были определены следующие проблемы:

— в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» не ведется мониторинг температурно-влажностного режима, отсутствует Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха;

— проверка документов на наличие и состояние осуществляется при поиске документов или информации, отсутствует график проверок на наличие и состояние документов.

На основе выше изложенного можно сделать вывод, что Инструкцию по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» соответствует выявленным условиям и в коррекции не нуждается.

На основном этапе осуществлялось ознакомление специалиста архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» с Инструкцией по обеспечению сохранности документов, в архиве осуществлялся мониторинг температуры воздуха и фиксация показаний в Журнале регистрации показаний контрольно — измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха, на основе инструкции осуществлялся доступ в архив и использование архивных документов.

Специалист архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» использовал в своей деятельности Инструкциюпо обеспечению сохранности документов в архиве в течение двух недель, после чего было проведено второе анкетирование архивариуса и экспертная оценка Инструкции тремя экспертами.

На заключительном этапе осуществлялась обработка результатов второго анкетирования архивариуса и экспертная оценка Инструкции тремя экспертами и сделаны соответствующие выводы.

По результатам анализа второй анкеты было выявлено следующее:

— настоящая Инструкция соответствует нормативно-правовым актам;

— внедрение Инструкции позволилоусовершенствовать условия по обеспечению сохранности документов;

— специалист архива отмечает, что планирует использовать данную Инструкцию по обеспечению сохранности документов архива в своей профессиональной деятельности;

— так же архивист отмечает, что в Инструкции по обеспечению сохранности документов архива имеются незначительные упущения.

Таким образом, на основе анализа второй анкеты можно сделать вывод, что Инструкция по обеспечению сохранности документов архива оптимизирует деятельность специалиста по обеспечению сохранности документов архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

В экспертной оценке участвовали три специалиста ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», в деятельность которых входит подготовка документов к архивному хранению и использование их по запросам граждан или имеющие специальное образование: секретарь учебного отдела, делопроизводитель и преподаватель профессионального модуля ПМ 02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.

Все данные карт экспертной оценки были перенесены в Сводный лист экспертной оценки и представлены в следующей таблице.

Таблица 1 — Сводный лист экспертной оценки Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

По данным Сводного листа экспертной оценки Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» видно, что все специалисты оценили на высоком уровне следующие показатели: оформление Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве соответствует ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 и формы данные в приложении к Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве разработаны в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.

Остальные показатели, связанные с содержанием Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве и удобством в использовании Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве оценены экспертами не однозначно.

Наименьший средний балл составил1,33 который получен по двум критериям: все рекомендации Инструкции в полном объеме раскрывают направления деятельности архива по обеспечению сохранности документов и в Инструкции по обеспечению сохранности документов рекомендации сформулированы: кратко, лаконично, понятно.

Итоговый средний балл, который получила Инструкцияпо обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» составил 1,67 баллов, что соответствует среднему уровню.

А также на основе анализа Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» эксперты дали, следующие рекомендации:

— в Инструкции не хватает рекомендаций по правильному оформлению дел для последующего безопасного хранения;

— не все моменты по организации сохранности документов в архиве учтены: отсутствует информация о размещении средств хранения в помещении, оформления дел для их безопасного хранения;

— дополнить Инструкцию Планом проверок наличия и состояния документов в архиве;

— в случае вступления в должность другого человека, данная Инструкция будет доступно и понятно регламентировать действия по введению работать в архивом с архивным документами.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что введение Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» позволяет упорядочить работу по обеспечению сохранности документов на бумажной основе в части контроля за температурно-влажностным режимом; организации процесса сохранности документа при уборке помещения; облегчения контроля над проведением санитарных работ; ведения учета всех выданных архивных документов.

Таким образом, внедрениеИнструкции обеспечит оптимальную сохранность архивных документов в архиве ГБОУ СПО СО «Камышловский педагогический колледж».

Министерство образования и молодежной политики Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Камышлов, 2019

Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». – Камышлов: ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», 2019.

Исполнитель: РахматовХудоерМамаёрович, студент 3^ДОУА группы

Руководитель: Порсина Анастасия Владимировна, преподаватель информатики

Оглавление

1. Общие положения 2

2. Условия хранения документов в архиве 2

3. Охранный режим в архиве организации 2

4. Проверка документов на наличие и состояние 2

5. Использование документов архива 2

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» определяет рекомендации по обеспечению сохранности документов в архиве организации, а также конкретные направления деятельности по созданию условий, обеспечивающих сохранность архивных документов.

1.2. Настоящая инструкция разработана для специалиста архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

1.3. Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» разработана на основе следующих нормативных документов и законов:

— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017);

— Федеральный закон от 27.07.2006 №149 ФЗ «Об информации, информационных технология и о защите информации;

— Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

— Основные Правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

— Приказ Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

2. Условия хранения документов в архиве

2.1.Организациясанитарных дней и влажной уборки в архиве:

— регулярная – осуществляется два раза в неделю;

— генеральная – проводится один раз в месяц;

2.2. При генеральной уборке осуществляется обеспыливаниестеллажей, шкафов, средствхранения (коробок, папок, упаковок) пылесосом ипротирание водными растворами антисептиков цокольных частей, стеллажей, пола, плинтуса – проводится не реже одного раза в год.

2.3. Организация контроля за температурно-влажностным режимом в архиве осуществляется один раз в сутки. Контроль осуществляется через снятие показанийизмерительных приборов(термометра, психрометр) и фиксацию их в специальном регистрационном журнале (Приложение 1), который располагается около контрольно-измерительного прибора.

2.4. Для определения относительной влажности необходимо:

1) снять показания «сухого» термометра и записать в графу 4 журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов;

2) снять показания «влажного» термометра;

3) вычитанием показаний «влажного» термометра из показаний «сухого» определить психрометрическую разность;

4)при пересечении прямых линий показаний «влажного» термометра и разницы между «сухим» и «влажным» термометром определить по специальной психрометрической таблице относительную влажность воздуха в процентах и записать в графу 5 журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов.

2.5. Если температурный режим в архиве нарушен, применяются следующие меры для нормализации температурного режима:

— отключение необходимого количества приборов отопления;

— рациональное проветривание архивохранилищ.

2.6. Если температурно-влажностный режим в архиве нарушен, применяются следующие меры для нормализации влажностного режима:

— режим регулируется с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных систем;

— проветривание помещения 3-5 раз в день по 10-15 минут;

— организация рационального отопления;

— применение различных средств и устройств, для увлажнения и осушения воздуха (безопасных в пожарном отношении).

3. Охранный режим в архиве организации

3.1. Доступ и ключи от архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» имеет только работник архива – архивариус.

3.2. Уборка помещения проводит архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» проводится только в присутствии архивариуса.

3.3. Стеллажи и шкафы в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» устанавливаются только металлические.

3.4. В архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» запрещается курить и разжигать огонь.

3.5. В архиве у входа в легкодоступном месте размещается огнетушитель.

4. Проверка документов на наличие и состояние

4.1. При приеме новых документов перед их фондированием в архивохранилище осуществляется их проверка на наличие вредителей.

4.2. Организация проверки документов на наличие физических повреждений (в том числе грызунами и насекомыми) осуществляется один раз в год.

4.3. Поврежденные документы перемещаются на отдельную полочку для проведения процедур консервации и реставрации.

4.4. Если повреждения у архивного дела не значительные (отклеился уголок листа, выпал лист из дела, корочка дела повреждена), специалист архива производит реставрационные работы самостоятельно.

4.5. Если документ сильно поврежден, то дело, в котором находится данный документ, остается на консервации и не выдается в пользование.

4.6. В случае если у документа обнаружены неисправимые повреждения, то составляется акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение 2).

5. Использование документов архива

5.1. Документы из архива во временное пользование заявителю выдаются только по заверенному руководителем организации заказом (требованием) на выдачу дел в читальный зал.

5.2. При изъятии дела во временное пользование, на его место размещается лист заместитель (Приложение 3).

5.3. При выдаче дел из архива во временное пользование информация о выдаче вносится в Книгу выдачи документов (Приложение 4).

5.4. Перед выдачей во временное пользование дела проверяются на наличие и состояние документов.

5.5. При возврате архивные дела снова проверяются на наличие и состояние документов.

Приложение 1

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

_________________________________________________

АРХИВ

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ

ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО — ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ ДЛЯ ИЗМЕРЕНИЯ ТЕМПЕРАТУРЫ И ВЛАЖНОСТИ ВОЗДУХА

Начат _______________

Окончен ________________

Приложение 2

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Дата «____» ______________ 20___ г.

Изменения в учетные документы архива внесены.

Дата «____» ______________ 20___ г.

Приложение 3

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _____________________________________________________________

(N и название)

Опись ____________________________________________________________

(N и название)

Фонд _____________________________________________________________

(N и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

Приложение 4

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

______________________________________________________________________________________________________________________________

АРХИВ

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № __

Начат ______________

Окончен ________________

Итого в _______ году выдано из хранилища N _____________________________________________________ ед. хр.

^{(цифрами и прописью)}

«___» ________________ 20___ г.

Список литературы

1. Автократов, В.И. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В.И. Автократов. – М.: Изд — во РГГУ, 2001. – 396 с.

2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения/ Е.В. Алексеева // Секретарское дело. 2003. № 4. – С. 58 — 61.

3. Алексеева Е.В., Афанасьева А.П., Е.М. Бурова. Архивоведение/ Е.В. Алексеева – М.: Издательский центр «Академия»,2005. – 271 с.

4. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведения: учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. И.П. Козлова.–3-е изд., доп.–М.: Издательский центр «Академия»,2005.–272 с.

5. Архивоведение: учебник для академического бакалавриата. – URL: https://biblio-online.ru/book/arhivovedenie-399300 (дата обращения 20.02.2019).

6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы.2001. № 2.

7. Басков М.И. Документационное обеспечение управления: учебник/М.И. Басков.–2-е изд., исп. И доп. – Ростовна Дону: Феникс, 2013.–350с.

8. Булюлина Е.В. Архивоведение: учеб.–метод. пособие/Е.В. Булюлина.–Волгоград: Издательство ВолГу, 2001.–96 с.

9. Вовкотруб О.В., ФионоваЛ.Р. Архивоведение: учеб.–пособие/О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова.–Пенза, 2005.–132 с.

10. Обеспечение сохранности документов в архивах.URL: http://300knig.ru/nauka-i-ucheba/arxivovedenie/ vopros-31- obespechenie – soxrannosti – dokumentov – v — arxivax/

11. Глазунова Т.В. Архивное право: конспект лекции/Т.В. Глазунова.–Омск: Издательство ОмГТУ, 2010.–52 с.

12. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учеб. пособие для студ. высш. учеб.заведений / А.Г. Голиков. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 176 с.

13. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. управление документами.

14. ГОСТ Р 7.0.97.2016. Национальный стандарт российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно — распорядительная документация. требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)

15. Делопроизводство и документооборот на предприятии. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=17993(дата обращения 12.03.2019).

16. Загуляева, З.А. Рекомендации по организации правильного хранения документов // СПб.: ЛКРД, рукопись. 1999. – 8 с.

17. Закон Свердловской области «Об архивном деле в Свердловской области» от 25 марта 2005 г. № 5 – ОЗ.URL: http://base.garant.ru/9320292.

18. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. –М. : Издательство «Дашков и К*», 2001. – 2 – е издание.

19. Инструкция по обеспечению температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов в муниципальных архивах. — Пермь, 2005.

20. Как оформить инструкции в 2018 году. URL: https://www.kakprosto.ru/kak-97045-kak-oformit-pamyatku#ixzz5WoKrAjvJ(дата обращения 15.02.2019).

21. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: учеб. для сред. спец. учеб. заведений/З.В. Крайская, Э.В. Челлини. — М.,1996.–.220 с.

22. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова.–М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. –359 с.

23. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях / Л.А. Ларин. – М.: Научная книга. 2002. – 288 с.

24. Гришина М.В. Архив на предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. 2011. №2.

25. Метод анкетирования. URL: http://pedlib.ru/Books/1/0171/1_0171-58.shtml. (дата обращения 09.04.2019).

26. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002// Информационно – правовой портал «Консультант Плюс». URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=40984(дата обращения: 17.02.2019).

27. Основные правила работы ведомственных архивов от 05.09.2000 No263// Информационно – правовой портал «Консультант Плюс».URL: http://base. consultant. ru/cons/cgi/online. cgi? req = doc; base = LAW; n=31742 (датаобращения:21.03.2019).

28. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования // Информационно–правовой портал «Консультант Плюс».URL: http://base.consultant. ru /cons/cgi/online.cgi? req =doc; base=ESU; n=27346(дата обращения: 03.03.2019).

29. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

30. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере.–М.: Издательский центр «Герда», 2004.–384 с.

31. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста.2000.№ 1.

32. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и 43 других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18.01.2007 No19 //Официальный сайт Федерального архивного агентства. URL: http://www. rusarchives. ru/lows/pohkuidaf. shtml(дата обращения: 08.04.2019).

33. Привалов В.Ф. Микроклимат архивохранилищ и сохранность документов на бумажных носителях. Вопросы архивной климатологии: Методическое пособие / В.Ф. Привалов. — М.: ВНИИДАД, 2004. — 143 с.

34. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ Росархив. ВНИИДАД — М, 2003.–112 с.

35. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

36. Рукин, М.В. Пожарная безопасность архивов как объектов особой важности / М.В. Рукин: URL: http://www.archiv.nl/clauses/detail.php?ID=531 (дата обращения 10.03.2019)

37. Руководство по обеспечению сохранности документов:пособие для работников архивов / отв. ред.: Загуляева З.А. – Л.: Наука,2002. – 118 с.

38. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин.–М.: Высшая школа, 2001.–239 с.

39. Структура и требования к анкете. URL: https://lektsii.org/15-55995.html (дата обращения 25.04.2019).

40. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекции/А.Д. Тельчаров. –М., 2004.–127 с.

41. Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение: конспект лекции. – М.: Высшее образование, 2007. – 148 с.

42. Учет и хранение документов.URL: https://naar.ru/articles /uchet_dokumentooborota/44(дата обращения: 16.04.2019).

43. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017).

44. Федеральный закон «Об информации, и о защите информации»от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013).

45. Федеральный закон «О персональных данных»от 27.07.2006 № 152.

46. Что такое экспертная оценка? Описание и определение понятия. URL: https://biznes-prost.ru/ekspertnaya-ocenka.html. (дата обращения 30.05.2019).

Приложение 1

Анкета

оценки условий обеспечения сохранности документов в архиве образовательной организации

Уважаемый респондент!

Просим заполнить анкету с целью анализа созданных условий обеспечения сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»и выявления проблем.

Анкета имеет рад открытых и закрытых вопросов. Отметьте галочкой в вопросах, где имеютсянесколько вариантов ответа. Напишите свой вариант ответа в вопросах, имеющих одну черту.

Просим ответить на вопросы анкеты.

1. Укажите вашу должность ____________________________________

2. Укажите ваш стаж работы ___________________________________

3. Ведется ли в Вашем архивемониторинг температурно-влажностного режима (Журнал регистрации показаний контрольно — измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха)?

• да;

• нет;

• в архиве отсутствует Журнал регистрации показаний контрольно — измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха .

1. Осуществляется ли проверка входящих в архив документов на наличие вредителей?

• да;

• нет;

• другое ____________________________________________________

1. Осуществляется ли в архиве ежегодная проверка на наличие и физическое состояние документов?

• да, осуществляется;

• нет, не осуществляется;

• другое ____________________________________________________

1. Соблюдаются ли правила пожарного безопасности в Вашем архиве?

• да;

• нет;

1. Кто имеет доступ в архив Вашей образовательной организации?

• директор;

• архивист;

• делопроизводитель;

• специалист по кадрам;

• секретарь учебного отдела;

• сотрудники образовательной организации.

1. Выдаются ли документы из архива в пользование?

• да;

• нет.

1. Если вы ответили положительно на вопрос №8ответьте,при каких условиях организуются выдача документов из архива?

• наличие заказа (требования) или заявления, заверенного руководителем;

• наличие заказа (требования) или заявления;

• внесение записи в Книгу выдачи дел;

• укажите свой вариант ____________________________________

Благодарим за участие в анкетировании!

Приложения 2

Анкета

оценки созданных условий по обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации на основе Инструкции по обеспечению сохранности документов в архив

Уважаемый респондент!

Просим заполнить анкету с целью анализадейственности внедрения Инструкции пообеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Анкета имеет рад открытых и закрытых вопросов. Отметьте галочкой в вопросах, где имеются несколько вариантов ответа. Напишите свой вариант ответа в вопросах, имеющих одну черту.

Просим ответить на вопросы анкеты.

1. Укажите вашу должность__________________________________

2. Укажите ваш стаж работы _________________________________

3. Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации содержит полную информацию об условия хранения документов в архиве образовательной организации?

• Да, информация представлена в полном объеме;

• Нет, есть незначительное упущения;

• Нет, информация представлена частично.

1. Оцените Инструкцию по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» на соответствие нормативно-правовым актам?

• Да, в полной мере;

• Нет,есть незначительное упущения;

• Не соответствует.

1. Укажите, на ваш взгляд Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» позволила усовершенствовать условия по обеспечению сохранности документов архива?

• да;

• нет;

• частично;

• другое ____________________________________________________

1. Продолжите ли Вы использовать Инструкцию по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» в свое профессиональной деятельности?

• да;

• нет;

• частично;

Благодарим за участие в анкетировании!

Приложение 3

Карта экспертной оценки результатов внедрения Инструкция пообеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации

Ф.И.О. эксперта: __________________________________________________

Должность ___________________________ Стаж работы_________________

Критерии оценки: 2 — полностью проявляется, 1 – частично проявляется, 0 – не проявляется

Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2 – высокий уровень;

1 – 1,6 – средний уровень; 0,5 – 0,9 – низкий уровень; 0– 0,4 – недопустимый уровень.

Общие выводы, рекомендации

Подпись эксперта__________________

Приложение 4

СВОДНЫЙ ЛИСТ ЭКСПЕРТНОЙ ОЦЕНКИ

Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Ф.И.О. экспертов:

1___________________________________________________________________________

2___________________________________________________________________________

3___________________________________________________________________________

Критерии оценки: 0 — признак не проявляется, 1 — признак проявляется частично, 2 — признак проявляется в полной мере.

Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2 – высокий уровень, 1,1 – 1,6 – средний уровень; 0,8 – 1 – низкий уровень, меньше 0,8 – недопустимый уровень.

Приложение 5

План внедрения Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве

ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Утверждены
приказом Росархива
от 2 марта 2020 г. № 24
в ред. приказа Росархива
от 26 сентября 2022 г. № 117

Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

I. Основные положения

1.1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19) (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации^[1] (далее – научные организации), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение отдельных категорий архивных документов.

1.2. Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее – архивы) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – архивные документы) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами.

1.3. В настоящих Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе № 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2019, № 12, ст. 1221) (далее – Федеральный закон № 149-ФЗ).

1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности^[2], архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы.

1.5. Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:

• учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования^[3];

• статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.
   

II. Организация хранения документов в архиве

2.1. Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.

2.2. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.

2.3. В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов допускается формирование:

• объединенного архивного фонда – из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности, органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций, правопредшественников и правопреемников, а также двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями;

• архивной коллекции – из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или другим).

2.4. Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов.

2.5. Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.

Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.

2.6. Документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду фондообразователя, который является их создателем.

Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы.

2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними.

2.8. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы:

• представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;

• коллегиальных органов организации;

• образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации – должнику;

• созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82-ФЗ «Об общественных объединениях»^[4];

• назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).

2.9. При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях:

• изменения профиля ее деятельности;

• изменения формы собственности ее имущества.

Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность.
 

III. Требования к зданию и помещениям архива

3.1. Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным главой V Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям^[5].

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

• архивохранилища;

• рабочие помещения работников архива;

• помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);

• помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

• помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

• помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

• помещения для хранения учетных документов;

• читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов) (далее – читальный зал);

• помещения каталогов или при отсутствии специально выделенного помещения – рабочая комната архива;

• научно-справочная библиотека;

• методический кабинет;

• помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).

3.2. Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления^[6].

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.

Не допускается размещение архива:

• в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;

• в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

• в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

3.3. Архивохранилище должно:

• быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;

• быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

• быть гидроизолировано;

• иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;

• иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;

• иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам;

• не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

3.4. Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.
 

IV. Оборудование для хранения архивных документов

4.1. Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.

Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.

4.2. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон – с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования.

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих нормативов:

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

4.3. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.

4.4. Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы:

• стеллажи, шкафы и сейфы – последовательно слева направо от входа в помещение;

• полки стеллажей, шкафов и сейфов – сверху вниз, слева направо.
   

V. Нормативные режимы хранения архивных документов

5.1. Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности^[7].

5.2. Архивохранилище документов на нитрооснове территориально должно быть отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне.

5.3. Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора.

5.4. Проход на территорию (в помещения) архива, а также вынос из него архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей осуществляется:

• пользователями читального зала – в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[8];

• представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов – в соответствии с законодательством Российской Федерации^[9];

• работниками архива и иными лицами – по пропускам.

Порядок оформления и выдачи пропусков устанавливается локальным актом архива.

5.5. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

• руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;

• работники данного архивохранилища;

• другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;

• иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

5.6. Архив оборудуется средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, установленными Правительством Российской Федерации^[10].

5.7. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых:

• постоянно или временно хранятся архивные документы;

• установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива.

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

5.8. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат:

• помещения архива, указанные в пункте 5.7 Правил;

• находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы.

5.9. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.

5.10. В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.

5.11. Архив обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации^[11].

5.12. Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.

5.13. Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%.

5.14. Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов должны составлять:

5.15. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

5.16. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре 20 ± 5°C и относительной влажности воздуха 50 ± 20% при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.

5.17. Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:

• в кондиционируемом архивохранилище – 1 раз в неделю;

• в некондиционируемом архивохранилище – 2 раза в неделю;

• при несоответствии параметров нормативным требованиям – 1 раз в сутки.

Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

5.18. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения, предусмотренные главой VI Правил.

5.19. В архивохранилище допускается:

• естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи;

• искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20-50 лк, на горизонтальной – 100 лк^[12].

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности^[13].

5.20. Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.

5.21. Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор^[14].

5.22. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяцвлажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

5.23. Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подлежат энтомологическому и микологическому осмотру.

5.24. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, – дератизации.

5.25. При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки.
 

VI. Первичные средства хранения

6.1. Архивные документы подлежат размещению:

• на бумажном носителе – в коробках, папках, конвертах;

• аудиовизуальные – в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

• электронные на физически обособленных носителях – в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

6.2. Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках при условии их упаковки в бумагу, картотек, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, – в картотечных ящиках.

6.3. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил.

6.4. Во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.

6.5. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.

Допускается дополнение ярлыка:

• полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

• названием архивного фонда;

• штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;

• отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;

• отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.
 

VII. Особенности хранения электронных документов

7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:

• на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, один из которых является основным, другой – рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

• в информационной системе архива – на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.

7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:

• применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

• наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

• проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

• организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:

• ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации^[15];

• соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации^[16];

• резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
   

VIII. Размещение архивных документов

8.1. Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.

8.2. Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

• содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

• кинодокументы на нитрооснове;

• подвергшиеся биологическому поражению;

• переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

8.3. Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения:

• содержащие уникальные документы;

• имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.

8.4. Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

При ведении топографических указателей:

• на бумажном носителе – один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй – в соответствующем архивохранилище;

• в электронном виде – в информационной системе архива.

Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.
 

IX. Хранение печатных изданий, музейных предметов

9.1. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов осуществляется в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для библиотечных фондов и Музейного фонда Российской Федерации^[17].
 

X. Проверка наличия и состояния архивных документов.
Организация розыска необнаруженных документов

10.1. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее – проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 10.2 Правил.

Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена:

• при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем;

• после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

• при реорганизации архива.

10.2. В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:

• уникальных документов – ежегодно (с полистным просмотром);

• документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, – ежегодно;

• особо ценных документов – один раз в 10 лет;

• аудиовизуальных документов – один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов – один раз в 15 лет);

• кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года;

• электронных документов на физически обособленных носителях – не реже одного раза в 5 лет.

Проверка наличия электронных документов в информационной системе архива осуществляется в автоматическом режиме.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не может быть реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке – один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет.

10.3. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов.

10.4. Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в:

• листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов);

• акте проверки наличия и состояния архивных документов;

• и при необходимости:

  • актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам).

10.5. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается:

• вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

• делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.

10.6. По окончании проверки наличия архивных документов:

• вносятся изменения в необходимые учетные документы;

• в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп «Проверено», дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись;

• коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.

10.7. Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

10.8. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия. Руководитель архива вправе продлить сроки розыска на один год.

При отрицательном результате розыска архивных документов составляется акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение № 2 к Правилам), и справка о проведении розыска.

10.9. Архив снимает с учета архивные документы в соответствии с пунктами 26.1, 26.3 Правил на основании решения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления^[18]:

• причины отсутствия которых подтверждены документально;

• необнаруженные, возможности розыска которых исчерпаны.
   

XI. Проверка физико-химического, технического и биологического
состояния архивных документов, выявление архивных документов
с повреждениями носителей и информации

11.1. При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

• предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);

• проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

• выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность;

• проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

• очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

• обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.

11.2. Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

11.3. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация – источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.

11.4. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:

• в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

• в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

• при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

• при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

11.5. При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:

• повышенной влажностью;

• биологическими поражениями;

• дефектами бумаги и текста.

11.6. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:

• состояние упаковки;

• наличие стандартных ракордов;

• техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

• наличие загрязнений и механических повреждений;

• стабильность пленки на нитрооснове;

• шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

• коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя;

• наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

• электроакустические характеристики;

• параметры видеодокументов в видеоканале;

• качество изображения;

• наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участковносителя записи;

• наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

• наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;

• воспроизводимость;

• наличие внешних повреждений носителей;

• потребность в миграции на новые носители.

11.7. При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:

• состояние упаковки (только для физически обособленных носителей);

• наличие вредоносного программного обеспечения;

• воспроизводимость;

• наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);

• потребность в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);

• потребность в конвертации в другие форматы.

11.8. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (согласно главе XII Правил) и, в зависимости от состояния документов, указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.

11.9. Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:

1) для документов на бумажном носителе:

• в листе-заверителе дела;

• в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

• в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

• в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

• в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;

2) для аудиовизуальных документов – в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента;

3) для электронных документов – в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях).

XII. Физико-химическая и техническая обработка
архивных документов

12.1. Архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей проводит физико-химическую и техническую обработку архивных документов:

• в плановом порядке – по результатам проверки физическо-химического и технического состояния (согласно главе XI Правил) по очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к особо ценным документам, физического состояния и интенсивности использования;

• внепланово – в случае чрезвычайных ситуаций, повлекших порчу архивных документов, а также при их биологическом поражении.

12.2. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов на бумажном носителе включает:

• дезинфекцию, дезинсекцию;

• реставрацию (реставрационно-консервационную обработку);

• фотореставрацию документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

• страховое копирование;

• переплет;

• обеспыливание;

• обработку в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением сушки, замораживания, воспроизведения, дезактивации и других видов специальной обработки.

12.3. Аудиовизуальные документы, за исключением видеодокументов, подлежат реставрационной и консервационно-профилактической обработке.

12.4. В случае повреждения физически обособленного носителя электронных документов создаются копии этих электронных документов на другом физически обособленном носителе с другого экземпляра носителя.
 

XIII. Признание архивных документов находящимися
в неудовлетворительном физическом состоянии
и неисправимо поврежденными

13.1. Архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[19].

Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, ставятся на учет в соответствии с пунктом 11.9 Правил для проведения физико-химической и технической обработки.

13.2. Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, орган местного самоуправления^[20] на основании представляемых архивом экспертного заключения и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам).

Руководитель архива издает приказ о снятии с учета неисправимо поврежденного документа только после получения письменного решения уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
 

XIV. Выдача архивных документов

14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:

а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

• во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику – при наличии гарантийного письма о последующем возврате;

• для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии);

б) для экспонирования вне архива – на основании договора с организацией – организатором выставки, предусматривающего такую выдачу;

в) для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива – на основании договора с организацией – исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу;

г) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам – в соответствии с законодательством Российской Федерации^[21];

д) пользователям – по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 14.2 Правил).

14.2. На основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом, производится выдача пользователям подлинников архивных документов:

• уникальных;

• имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

• имеющих копию фонда пользования;

• признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с пунктом 13.1 Правил;

• с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу (только для самостоятельного копирования).

Выдача заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа осуществляется создаваемой в архиве комиссией, состоящей из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов.

Пользователь, заказавший подлинник указанного в настоящем пункте архивного документа, уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление пользователя производится устно или по его требованию – письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Срок подготовки заключения комиссии и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа.

В целях подготовки заключения комиссией оценивается наличие в архивном документе:

• угасающего текста;

• пигментных пятен;

• коррозии железо-галловых чернил;

• нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение);

• ломкости носителя.

Заключение должно содержать:

• название архива;

• дату составления и номер заключения;

• вводную часть, в которой излагается основание проведения заседания комиссии со ссылкой на заголовок и архивный шифр архивного документа, возможность либо невозможность выдачи которого пользователю является предметом заседания комиссии;

• основную часть, содержащую доводы комиссии, послужившие основанием для дачи заключения;

• заключительную часть, содержащую вывод о возможности либо невозможности выдачи подлинника архивного документа.

Заключение подписывается всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководителю архива или уполномоченному им лицу.

Руководитель архива или уполномоченное им лицо в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии утверждает его.

Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней устно или по его требованию – письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Утвержденное заключение комиссии передается заведующему архивохранилищем или замещающему его должностному лицу и служит основанием для выдачи (невыдачи) пользователю подлинника архивного документа.

Заключение регистрируется в книге учета заключений и включается в дело архивного фонда, к составу которого отнесен подлинник архивного документа.

14.3. Выдача фонда пользования на микроносителях и физически обособленных электронных носителях, хранящихся вне читального зала архива, производится по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

14.4. Обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат архивные документы:

• особо ценные;

• имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

• несброшюрованные;

• содержащие автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес;

• ранее не выдававшиеся (только при первой выдаче).

Состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке, архив определяет самостоятельно.

14.5. Выдаваемая единица хранения должна иметь:

• нанесенный непосредственно на нее и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр (пункт 22.6 Правил);

• лист-заверитель дела (пункт 23.2 Правил);

• лист использования.

14.6. Архивные документы выдаются на срок:

• до 20 рабочих дней – пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней);

• до 120 рабочих дней – для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий).

Выдача архивных документов для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором.

Сроки выдачи архивных документов во временное пользование:

• фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев;

• судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации^[22].

14.7. Выдача архивных документов производится на основании заказа (требования) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование в соответствии с пунктом 14.1 Правил. Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива.

14.8. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива.

14.9. Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива.

14.10. На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя.

14.11. Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется:

• путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;

• в автоматическом режиме в информационной системе архива.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения.

14.12. В случаях повреждения или хищения архивного документа архив обязан^[23]:

• незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы;

• проинформировать уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела;

• принять меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
   

XV. Перемещение архивных документов

15.1. Перемещение архивных документов осуществляется:

• между территориально удаленными зданиями – с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления^[24]:

• между зданиями, находящимися на одной охраняемой территории, или внутри здания архива, – с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

15.2. Для проведения массового перемещения архивных документов (не менее трети от общего объема хранящихся в архиве единиц хранения) допускается привлечение сторонней организаций по договору.

15.3. При транспортировке архивных документов вне архива должны быть:

• соблюдены условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальных тары и упаковки;

• обеспечено их сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом.
   

XVI. Временный вывоз архивных документов
за пределы территории Российской Федерации

16.1. Оформление временного вывоза архивных документов за пределы территории Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации^[25] и Таможенным кодексом Евразийского экономического союза^[26].
 

XVII. Выявление уникальных и особо ценных документов

17.1. Выявление уникальных документов архив проводит в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации^[27].

17.2. Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки^[28].
 

XVIII. Страховой фонд

18.1. На случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации страховой фонд.

18.2. Очередность страхового копирования определяется архивом с учетом физического состояния и интенсивности использования архивных документов.

18.3. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы (единицы учета).

18.4. При приеме изготовленных страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния.

18.5. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка страхового фонда проводятся в том же порядке, что и аудиовизуальных документов согласно главам X и XII Правил.

18.6. Страховой фонд должен храниться территориально обособленно от архивных документов:

• федеральными архивами – в федеральном казенном учреждении «Центр хранения страхового фонда» (далее – ЦХСФ);

• остальными архивами – в ЦХСФ или в специальном архивохранилище, расположенном на территории субъекта Российской Федерации.

Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства по обращению федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[29]; в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации – уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[30].

18.7. Прием страхового фонда архива осуществляются на основании приказа уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом (приложение № 3 к Правилам)^[31].
 

XIX. Фонд пользования

19.1. Для выведения из оборота подлинников архивных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования:

• одновременно с созданием страхового фонда;

• в электронном виде (электронный фонд пользования).

В фонд пользования включаются полностью скопированные единицы хранения (единицы учета). Копии отдельных архивных документов могут включаться в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

19.2. Фонд пользования, создаваемый одновременно со страховым фондом, изготавливается в комплекте, включающем:

• для архивных документов на бумажном носителе – одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;

• для кинодокументов – одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм;

• для фотодокументов – один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив.

19.3. Электронный фонд пользования создается в двух экземплярах:

• на архивные документы на бумажном носителе – путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;

• на фотодокументы – путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;

• на кинодокументы, фонодокументы и видеодокументы – путем оцифровки подлинника.

19.4. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий:

• фотокопии – в том же архивохранилище (помещении), где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров;

• копии на микроносителе – в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов (согласно пункту 5.14 Правил) по порядку архивных шифров.

Электронный фонд пользования хранится:

• на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов – по порядку архивных шифров;

• в информационной системе архива, в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ.

19.5. Выдача фонда пользования осуществляется:

• на микроносителе – взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;

• в электронном виде:

• на физически обособленных носителях – взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;

• посредством информационной системы архива в режиме реального времени на терминалах, предоставляемых пользователям в помещении архива;

• посредством информационной системы архива (архивов), информационных федеральных (региональных) систем в режиме удаленного использования.

19.6. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (согласно главам X–XII Правил).
 

XX. Страхование архивных документов

20.1. Страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с пунктом 49.1 Правил подлежат:

• документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за пределы территории Российской Федерации;

• уникальные документы.

20.2. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации^[32].

20.3. Страховая оценка архивных документов проводится архивом самостоятельно.
 

XXI. Общие требования к ведению учета архивных документов

21.1. Архив ведет учет архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд»^[33], в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[34].

21.2. Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности, а также схему учета архивных документов.

21.3. Учету подлежат:

• хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов;

• хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу.

21.4. Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.

21.5. Учет архивных документов за период до 1917 года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальные документы.

21.6. Учет архивных документов ведется:

• хранящихся в архиве – специальным структурным подразделением или специально выделенными работниками;

• хранящихся в источниках комплектования, до передачи на постоянное хранение – специальным структурным подразделением или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива.

21.7. Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в пункте 21.6 Правил, на основании соответствующих актов (согласно главе XXVI Правил), с указанием должности и даты внесения.
 

XXII. Учетные единицы в архиве

22.1. Архивные документы учитываются в архиве по фондам (объединенным архивным фондам, архивным коллекциям) и единицам хранения, а также единицам учета (для аудиовизуальных документов).

Поступившие в неупорядоченном виде (россыпь) архивные документы учитываются в условных единицах хранения из расчета 150 листов в одной условной единице хранения и 50 листов формата А4 в одной условной единице хранения (научно-техническая документация).

22.2. Каждой учетной единице присваивается учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра (согласно пункту 22.6 Правил):

• архивному фонду – по списку фондов (согласно пункту 23.2 Правил);

• описи дел, документов – по листу фонда или по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида (при нефондовой организации архивных документов);

• единице хранения (единице учета) – по описи дел, документов в пределах одной описи.

Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое и буквенное обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).

22.3. Не допускается присвоение одинаковых номеров:

• архивным фондам – в пределах одного архива;

• описям дел, документов – в пределах одного архивного фонда;

• единицам хранения (единицам учета) – в пределах одной описи дел, документов.

22.4. Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Номера архивных фондов за 1917-1991 годы могут иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, Р-1).

Номера архивных фондов, поступивших из архивов КПСС, могут иметь индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, П-1).

В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления^[35].

В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности того же фондообразователя.

Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

22.5. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов (согласно пункту 23.2 Правил) указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности.

22.6. Каждая единица хранения (единица учета) получает обозначение, включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения (единицы учета) (далее – архивный шифр).

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов дополнительно включаются вид коллекции (кино-, фото-, фоно-, видео-) и носителя, а также обозначения (буквенные и цифровые) видов документов, включенных в комплект, формата записи кинодокументов.

22.7. Единицами хранения архивных документов являются:

• на бумажном носителе – дело, представляющее собой совокупность документов или один документ;

• кинодокументов или видеодокументов – физически обособленный рулон кинопленки, магнитной ленты или кассета с записью изобразительной и (или) звуковой информации, размещенный в коробке, футляре или бюксе;

• фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, отдельный фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, размещенный в конверте, коробке;

• фонодокументов – физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, фоновалик, граморигинал, грампластинка с записью звуковой информации, размещенный в конверте, коробке, футляре или бюксе;

• электронных документов − электронное дело, представляющее собой совокупность электронных документов или один электронный документ.

22.8. Единицей учета аудиовизуальных документов является часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, имеющая самостоятельный заголовок и относящаяся к определенному событию, произведению.
 

XXIII. Система учетных документов архива

23.1. Система учетных документов архива включает:

• обязательные, ведущиеся на бумажном носителе (кроме паспорта архивохранилища), в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации^[36];

• вспомогательные, ведущиеся на бумажном носителе и (или) в электронном виде, состав и формы которых архив определяет самостоятельно.

Учетные документы могут создаваться при помощи федеральной государственной информационной системы «Архивный фонд» на основании вносимых в нее данных.

23.2. В состав обязательных учетных документов архива входят:

• книга учета поступлений документов (приложение № 4 к Правилам) − для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

• список фондов (приложение № 5 к Правилам) − для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества находящихся на хранении и выбывших архивных фондов (не ведется при нефондовой организации хранения);

• лист фонда − для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

• опись дел, документов (приложения № 6, 7 к Правилам) − для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

• реестр описей дел, документов − для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

• паспорт архива − для обеспечения государственного централизованного учета архивных фондов и архивных документов;

• паспорт архивохранилища (произвольной формы) − для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища (при наличии в архиве нескольких архивохранилищ);

• дело фонда − комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции;

• лист-заверитель дела − для учета количества листов в деле (приложение № 8 к Правилам).

23.3. Обязательными учетными документами также являются:

• для научно-технической документации – опись единиц хранения научно-технической документации;

• для несброшюрованной научно-технической документации – внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации;

• для аудиовизуальных документов (согласно главе XXIX Правил) – опись кинодокументов, опись фотодокументов, опись фотоальбомов, опись фонодокументов магнитной записи, опись фонодокументов механической записи (граморигиналов, грампластинок, фоноваликов и других), опись видеодокументов; лист учета аудиовизуальных документов; дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

• для электронных документов (согласно главе XXX Правил) – опись электронных дел, документов;

• для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, – инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

• для особо ценных и уникальных документов – лист учета и описания уникального документа; внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы; список фондов, содержащих особо ценные документы; опись особо ценных дел, документов; реестр описей особо ценных дел, документов;

• для страхового фонда – опись страхового фонда на микрофишах; опись страхового фонда на рулонной пленке;

• для страхового фонда и фонда пользования на микроформах – книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке;

• для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях – книга учета носителей электронного фонда пользования.
   

XXIV. Хранение учетных документов

24.1. Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 23.2, 23.3 Правил, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.

24.2. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов – в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.

24.3. Акты, предусмотренные пунктом 26.1 Правил, помещаются в дело фонда.
 

XXV. Выдача учетных документов

25.1. Учетные документы в читальный зал архива не выдаются, за исключением отсутствующих в нем экземпляров описей дел, документов, которые выдаются на срок до 5 рабочих дней по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

25.2. Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов производится в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов (согласно главе XIV Правил).

Выдача третьих экземпляров описей дел, документов по запросу пользователя производится работником читального зала архива.
 

XXVI. Постановка на учет и снятие с учета
архивных документов

26.1. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве осуществляется при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, реставрации архивных документов, после которой одна единица хранения разделена на две и более или наоборот, описания документов, переработки описей дел, документов на основании:

• акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 3 к Правилам);

• акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 9 к Правилам);

• акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 10 к Правилам);

• акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 1 к Правилам);

• акта о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение № 2 к Правилам);

• акта возврата архивных документов собственнику;

• акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов;

• акта о технических ошибках в учетных документах;

• акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;

• акта о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

• акта описания архивных документов, переработки описей.

26.2. При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов.

Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция) записывается в список фондов (приложение № 5 к Правилам), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда (при необходимости), заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов.

Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов.

26.3. При выбытии архивных документов, в случае:

• выбытия всех архивных документов, числящихся по описи дел, документов, номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел, документов в графе «Примечания» ставится отметка «Выбыла», номер и дата акта, на основании которого она выбыла;

• выбытия всех архивных документов, составляющих архивный фонд, в списке фондов (приложение № 5 к Правилам) в графе «Отметка о выбытии» указывается, куда выбыл архивный фонд, номер и дата акта, на основании которого он выбыл.

При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр каждой его описи дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

26.4. Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления.
 

XXVII. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении
драгоценные металлы и камни^[37]

27.1. Архив, хранящий архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации должен пройти регистрацию в инспекции пробирного надзора Минфина России^[38].

27.2. Учет архивных документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведет материально ответственное лицо из числа работников архива, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за их сохранность и учет.

27.3. Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, передаются материально ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов.

К единице хранения, имеющей в оформлении или в приложении драгоценные металлы и камни, прикрепляется бирка, на которой через дробь с архивным шифром указывается номер по инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

27.4. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов – по порядку номеров единиц хранения.

Листы инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива и материально ответственного лица, скрепляется печатью архива.

К инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество единиц хранения, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально ответственного лица.

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в трех экземплярах, первый экземпляр которой хранится в подразделении, осуществляющем учет архивных документов, второй – у материально ответственного лица, третий – в бухгалтерии архива.

27.5. Инвентаризация единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, проводится комиссией, создаваемой приказом руководителя архива:

• ежегодно, в плановом порядке;

• в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива.

Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
 

XXVIII. Учет особо ценных и уникальных документов

28.1. Уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации, порядок ведения которых определяется соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела^[39].

28.2. Учет особо ценных документов ведется по:

• списку фондов, содержащих особо ценные документы;

• описям особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения (единиц учета) проставляется отметка «ОЦ». В других учетных документах отметка «ОЦ» добавляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов. Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов составляются на особо ценные документы архивного фонда с сохранением за ними прежних учетных номеров.

Архив вправе вместо описи особо ценных дел, документов использовать копию описи дел, документов, в которой особо ценные документы составляют более половины. В конце копии описи дел, документов указывается количество особо ценных единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов и копии описей дел, документов, в которых особо ценные составляют более половины, учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.
 

XXIX. Особенности учета аудиовизуальных документов

29.1. Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

29.2. Количество фотоотпечатков в фотоальбоме и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется:

• фотоотпечатков в фотоальбоме – во внутренней описи фотоальбома и в соответствующей графе описи фотоальбома;

• единиц хранения других аудиовизуальных документов – в соответствующих графах их описей.

При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:

• единицы хранения кинодокументов и видеодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

• единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

• единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.
   

XXX. Особенности учета электронных документов

30.1. В описи электронных дел, документов учитываются электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. При этом основной и рабочий экземпляры учитываются в описи под одним порядковым номером.

К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

30.2. Описи электронных дел, документов учитываются в реестре описей дел, документов согласно пункту 23.2 Правил.
 

XXXI. Учет копий архивных документов на правах подлинников

31.1. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в соответствии с законодательством Российской Федерации^[40] в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• микрофильмы (микрофиши) архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем;

• копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц;

• копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

31.2. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов, в которой напротив заголовков единиц хранения (единиц учета) вграфе «Количество листов» через дробь указывается также количество кадров, отснятых с единицы хранения.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции, которые учитываются в списке фондов (приложение № 5 к Правилам) в соответствии с пунктами 23.2, 26.2 Правил.

Копии архивных документов на правах подлинников формируются в единицы хранения (единицы учета), которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

31.3. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.
 

XXXII. Учет страхового фонда и фонда пользования

32.1. Учет страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и рулонной пленке ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, а также описям страхового фонда в единицах хранения (единицах учета), а также кадрах (для копий архивных документов на бумажных носителях и фотодокументов), метрах (для копий кинодокументов), времени звучания (для копий фонодокументов), времени записи (для копий видеодокументов) на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение.

Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учитываются раздельно.

Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи.

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, соответствующая отметка проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

За единицу учета страхового фонда документов на бумажном носителе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения – микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности изготовленных копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

32.2. Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажном носителе, изготовленного на микрофишах, является порядковый номер отснятого дела (по описи страхового фонда на микрофишах). Архивным шифром является соответственно архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «СФ» – для страхового фонда и «П» («Позитив»), «Д» (Диазокопия) – для фонда пользования и порядкового номера по описи страхового фонда на микрофишах (через дефис).

32.3. За единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1 приложения № 4 к Правилам) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии уникальных и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «СФ». Архивным шифром единицы хранения фонда пользования является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «ФП».

32.4. Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов.

Страховые копии кинодокументов и фотодокументов учитываются независимо от вида кинодокументов и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль-негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи.

Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента и видеодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением отметки «СФ».

32.5. Сведения о страховом копировании особо ценных документов вносятся в описи особо ценных дел, документов по мере проведения их страхового копирования.

К книгам учета поступлений страхового фонда ежегодно составляется итоговая запись.
 

XXXIII. Учет электронного фонда пользования

33.1. Единицей хранения электронного фонда пользования является электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов.

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка «ЭФП». Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке.

В книгу учета носителей электронного фонда пользования (при наличии электронного фонда пользования на физически обособленных носителях) вносятся сведения о физически обособленных носителях электронного фонда пользования и записанных на них копиях единиц хранения (единиц учета). Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
 

XXXIV. Учет печатных изданий, музейных предметов в архиве

34.1. Музейные предметы, являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в листе-заверителе, инвентарной книге учета и сводной картотеке музейных предметов архива.

Музейные предметы, не являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в составе архивного фонда как единицы хранения.

34.2. Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, ведется в соответствии с главой XXVII Правил.

34.3. Хранящиеся в архиве печатные издания и музейные предметы, входящие в состав библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации^[41].

34.4. При наличии в архиве книжных памятников и музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в случае ведения учета печатных изданий и музейных предметов в информационной системе архива, она должна быть сопряжена с Общероссийским сводом книжных памятников^[42] и федеральной государственной информационной системой «Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации»^[43].
 

XXXV. Источники комплектования архива

35.1. Архив составляет списки источников комплектования на основании законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов органа местного самоуправления.

В списки источников комплектования архива включаются государственные органы, органы местного самоуправления.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.

Негосударственные организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора^[44].

Негосударственные организации, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, которые относятся к государственной или муниципальной собственности и образовались в процессе деятельности государственных и муниципальных организаций, правопреемниками которых они являются, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники^[45].

35.2. Территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории субъекта Российской Федерации, включаются в список источников комплектования государственного архива соответствующего субъекта Российской Федерации на основании договора между указанным органом или организацией и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[46].

35.3. Отнесение организаций и граждан к источникам комплектования осуществляется архивом на основе принципов историзма, системности, целостности, федеративного устройства Российской Федерации и с учетом следующих критериев: формы собственности (частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности); места нахождения (пребывания) юридического, физического лица; видовой принадлежности документов или носителей информации; значения деятельности организаций, общественных объединений и граждан в политической жизни, социально-экономическом развитии государства и общества; принадлежности документов к составу архивного фонда фондообразователя.

35.4. Архив ведет списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде раздельно для организаций и граждан. Архив вправе вести отдельные списки организаций – источников комплектования научно-технической документацией, аудиовизуальными документами.

35.5. Организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании решения ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации.

35.6. Проекты списков источников комплектования подлежат согласованию:

• федеральных государственных архивов – с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее – ЦЭПК) уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (после рассмотрения их на ЭПК федерального государственного архива);

• государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов – с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

• научных организаций – с ЭПК научной организации.

Согласование оформляется решением ЦЭПК, ЭПК.

35.7. Согласованные списки источников комплектования архива утверждаются руководителем соответствующего архива, органом местного самоуправления (для муниципального архива, являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления).

35.8. Внесение изменений в списки источников комплектования архива осуществляется в случаях:

• создания, реорганизации, ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

• отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжения договора);

• прекращения образования в организации документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;

• включения организации в список источников комплектования другого архива на основании решения ЦЭПК уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации;

• изменения организационно-правовой формы, наименования, местонахождения организации.

35.9. Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию-источник комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Наблюдательное дело заводится также на гражданина, являющегося источником комплектования архива.

При исключении организации или гражданина из числа источников комплектования архива их наблюдательные дела подлежат упорядочению и передаче в архивный фонд архива.
 

XXXVI. Экспертиза ценности документов

36.1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов^[47].

36.2. При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения^[48].

36.3. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

• по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

• при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии;

• в случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации.

36.4. Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранениедокументов Архивного фонда Российской Федерации.

36.5. По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, в архиве составляется опись дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 10 к Правилам), в соответствии с пунктом 26.3 Правил, вносятся изменения в учетные документы архива.

36.6. По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

36.7. Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования.

Федеральные государственные архивы, научные организации, государственные и муниципальные музеи и библиотеки утверждают указанные описи самостоятельно.

Архив готовит к согласованию ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с переданными ему полномочиями описи дел по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования, акты о неисправимых повреждениях архивных документов^[49] (приложение № 1 к Правилам), об утрате документов в источниках комплектования. Федеральные государственные архивы, научные организации, государственные и муниципальные музеи и библиотеки проводят согласование указанных документов самостоятельно.

36.8. Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек.

36.9. Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на уничтожение (утилизацию).

36.10. Обязательные экземпляры аудиовизуальных документов, поступившие в архив в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 1, 2014, № 19, ст. 2305; 2016, № 27, ст. 4211) (далее – Федеральный закон № 77-ФЗ), экспертизе ценности не подлежат.
 

XXXVII. Прием архивных документов

37.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, выступающих источниками его комплектования, осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения^[50].

37.2. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций-источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования.

При наличии свободных площадей архив вправе осуществлять:

• досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения источника комплектования;

• временное хранение архивных документов на основании договора.

37.3. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от негосударственных организаций-источников комплектования осуществляется по истечении сроков их временного хранения в организации, установленных договором между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

37.4. Приемдокументов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих их депозитарное хранение, производится по истечении сроков депозитарного хранения, установленных договорами, заключенными указанными органами и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

37.5. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования допускается по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации.

37.6. Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов – полистно) вместе с:

• тремя (или двумя – по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе;

• электронной копией описи в формате, согласованном с архивом;

• страховыми копиями особо ценных документов (при наличии);

• исторической справкой об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования).

При приеме архив осуществляет проверку:

• физическо-химического, технического и биологического состояния архивных документов в соответствии с главой XII Правил;

• комплектности описей дел, документов;

• технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии).

На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, организация-источник комплектования принимает меры по их розыску. Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел, документов делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой организацией. При отсутствии (утрате) подлинников принимаются их заверенные копии.

37.7. Прием архивных документов от ликвидированных организаций архив осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации^[51].

37.8. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 3 к Правилам), составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой – в организации-источнике комплектования.

37.9. Документы от граждан принимаются в архив:

• на основании договора купли-продажи или дарения между гражданином и архивом и акта приема-передачи, являющегося неотъемлемой частью договора;

• в порядке наследования;

• по решению суда.

37.10. Решение о приеме документов от граждан принимает ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и экспертного заключения.

Документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам экспертизы ценности, возвращаются собственнику или владельцу по акту.

37.11. Прием документов, созданных архивом в результате инициативного документирования событий, осуществляется в соответствии с пунктами 37.6, 37.8 Правил.

37.12. Прием аудиовизуальных документов архив осуществляет в комплектах:

• для кинодокументов – негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (возможен прием особо ценных кинодокументов в неполном комплекте), монтажные листы, аннотация, разрешительное удостоверение к законченному произведению, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

• для фотодокументов – негатив, контратип (дубль-негатив) на правах оригинала, позитив на правах оригинала, контрольный фотоотпечаток и аннотация;

• для фонодокументов – два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате и сопроводительная документация;

• для видеодокументов – два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате, просмотровая копия документа и монтажный лист, аннотация, музыкальная справка, справка о длительности демонстрации, паспорт технических характеристик.

37.13. Прием электронных документов архив производит в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[52], по описям электронных дел, документов.

Электронные документы на физически обособленных носителях принимаются в архив в двух экземплярах.

37.14. Печатные издания и музейные предметы принимаются в архив только в составе фондов личного происхождения.

37.15. Прием в архив архивных документов российского происхождения, находившихся за пределами территории Российской Федерации, и (или) архивных документов иностранного происхождения осуществляется на основании международных договоров, нормативных правовых актов Российской Федерации, договоров купли-продажи или дарения документов или их копий между собственником или владельцем указанных документов и архивом, в том числе в рамках взаимного обмена документами (копиями документов).

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

37.16. Передача архивных документов из одного архива в другой осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 3 к Правилам), составляемого в двух экземплярах, с передачей учетных документов, указанных в пункте 26.3 Правил.

37.17. Прием в архив обязательного экземпляра аудиовизуальной продукции осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов^[53].

37.18. Архив вправе комплектоваться копиями архивных документов на правах подлинников, включенных в соответствии с главой XXXI Правил в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• микрофильмами (микрофишами) архивных документов, изготовленными и оформленными фондообразователем;

• копиями архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц;

• копиями архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.
   

XXXVIII. Взаимодействие с источниками комплектования

38.1. Архив совместно с организациями-источниками комплектования архива рассматривает, готовит к согласованию инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций-источников комплектования архива^[54].

Архив участвует в работе экспертных комиссий организаций-источников комплектования архива^[55].

Архив по поручению соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела участвует в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов^[56] в организациях-источниках комплектования архива.

Архив оказывает организациям и гражданам методическую помощь, в том числе на договорной основе:

• в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

• по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

• по упорядочению документов, в том числе по личному составу;

• по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

• по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

• по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций;

• в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
   

XXXIX. Система справочно-поисковых средств

39.1. Система справочно-поисковых средств архива включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде:

• обязательные – описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

• вспомогательные (необязательные) – каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования. Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно.

39.2. Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях.
 

XL. Общие требования к описанию архивных документов

40.1. Описание архивных документов проводится на уровнях – архивный фонд, единица хранения (единица учета), – которые являются обязательными (основными).

Возможно описание архивных документов на дополнительных уровнях: группа архивных фондов, опись, структурная часть описи (раздел, подраздел), группа единиц хранения (единиц учета), комплект, группа архивных документов, архивный документ, часть архивного документа.

40.2. Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации.
 

XLI. Опись дел, документов

41.1. Опись дел, документов должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет.

Опись дел, документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения (единицы учета), итоговую запись (к каждому тому и сводную по описи в последнем томе), лист-заверитель (для каждого тома) и справочный аппарат, включающий титульный лист, предисловие, список сокращений, переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи). Опись может также включать содержание (оглавление) и указатели.

41.2. Описательная статья в описи дел, документов должна включать:

• номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов);

• номер единицы хранения (в описи дел по личному составу – номер дела);

• индекс (производственный номер) дела (для научно-технической документации (далее – НТД) – производственный индекс (шифр разработки) – при наличии;

• заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов – заголовок единицы учета (документа) – название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);

• крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД – год окончания разработки);

• количество листов – для текстовых документов, фотоальбомов;

• примечания.

В описи дел по личному составу необходимо указывать срок хранения внесенных в нее дел.

Описательная статья описи должна включать также:

• для НТД – наименования организации-разработчика (для научно-исследовательской работы – фамилии и инициалы научного руководителя, ответственного исполнителя), соисполнителей;

• для кинодокументов – фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и крайние даты съемки, дату создания, звук, цветность, тип и формат пленки, количество частей, количество единиц хранения (метраж) – общее и по элементам комплекта (оригиналов и копий);

• в описи фотодокументов – фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и дату съемки, оригинальность, количество кадров панорамной съемки;

• для фотоальбомов – фамилию(и) и инициалы автора(ов), место съемки, количество фотоотпечатков, внешние особенности;

• для фонодокументов – фамилию(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей); место и дату записи (перезаписи, выпуска); тип носителя, размер носителя (для документов механической записи), скорость записи (для документов механической и магнитной записи), время звучания, количество единиц хранения (оригиналов и копий);

• для видеодокументов – фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и крайние даты съемки, дату создания, цветность, тип носителя, формат записи, хронометраж, количество единиц хранения (оригиналов и копий);

• для электронных документов – объем в мегабайтах.

Сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, а также отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных или уникальных вносятся в графу «Примечания».

В описи электронной НТД, а также в описях кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов необходимо указывать состав текстовой сопроводительной документации.

К описи электронных дел, документов должны прилагаться реестры документов электронного дела.

41.3. Архив в целях повышения информативности справочно-поисковых средств проводит:

• усовершенствование описи дел, документовсуточнением заголовков и крайних дат единиц хранения (единиц учета) (без изменения их систематизации), созданием аннотаций на отдельные архивные документы или группы архивных документов, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи;

• переработку описи дел, документов спроведением экспертизы ценности архивных документов, уточнением их фондовой принадлежности, уточнением или пересоставлением заголовков единиц хранения (единиц учета), определением или уточнением их крайних дат, пересистематизацией по новой схеме систематизации, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи.

Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с пунктом 36.7 Правил.

Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером, остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.

Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда.
 

XLII. Путеводитель по фондам

42.1. Путеводитель по фондам должен содержать описательные статьи на уровне каждого архивного фонда, систематизированные по разработанной архивом схеме, и справочный аппарат, включающий титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели и общую библиографию.

В путеводителе по фондам архива допускается представление архивных фондов однотипных организаций в виде списка неаннотируемых фондов.

42.2. Описательная статья архивного фонда, архивной коллекции в путеводителе по фондам архива должна включать:

• название, справочные данные (сокращенное наименование архива, номер фонда, коллекции, количество единиц хранения (единиц учета), объем документов каждого вида с крайними датами, крайние даты документов с указанием незадокументированных периодов (при наличии), сведения о количестве описей);

• сведения об истории фондообразователя – организации (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру, функции и их изменения, названия организаций-предшественника и правопреемника) или краткие биографические данные о фондообразователе – физическом лице (фамилию, имя, отчество (при наличии), псевдоним, прежнюю фамилию, даты жизни, профессию, данные о служебной и общественной деятельности);

• сведения об истории фонда, коллекции (дату, источник и основание поступления в архив, степень сохранности документов, особенности формирования, описания и систематизации документов, изменения в составе и объеме и их причины, наличие в фонде документов других организаций или лиц (фондовых включений), о времени, условиях создания, принципах формирования и местонахождении архивной коллекции до поступления в архив, а также о ее составителе);

• аннотацию о составе и содержании документов фонда, коллекции;

• сведения о языке документов, условиях доступа и использования, сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду, коллекции.
   

XLIII. Краткий справочник по фондам

43.1. Краткий справочник по фондам должен содержать перечень характеристик архивных фондов или групп архивных фондов, систематизированных по разработанной архивом схеме.

Описательная статья в кратком справочнике по фондам архива должна включать:

• в аннотированном – название архивного фонда, справочные данные и сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду, краткую аннотацию документов архивного фонда;

• в неаннотированном – название архивного фонда, справочные данные и сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду.
   

XLIV. Каталог аудиовизуальных документов

44.1. Формирование и ведение каталога аудиовизуальных документов осуществляется архивом при нефондовой организации их хранения.
 

XLV. Организация доступа пользователей к архивным документам

45.1. Архив организует доступ пользователей к архивным делам, документам с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации, в том числе Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[57].

45.2. Архив не вправе ограничивать условия использования пользователем информации, полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов или предоставленной ему архивом в порядке возмездного оказания услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с собственником или владельцем архивных документов.

45.3. Архив обязан уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации:

• в анкете пользователя, работающего в читальном зале – в случае работы пользователя в читальном зале;

• в договорах об оказании услуг архивом – в случае заключения таких договоров;

• в ответах на запросы социально-правового характера – при подготовке и направлении таких ответов.
   

XLVI. Исполнение запросов пользователей

46.1. Поступающие в архив запросы подразделяются на:

• запросы социально-правового характера – запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

• тематические запросы – запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

• запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

46.2. Архив организует прием запросов непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, по информационно-телекоммуникационным сетям.

46.3. Архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей осуществляет прием запросов и направление ответов по результатам их исполнения в форме электронных документов:

• через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций);

• по защищенным каналам с использованием шифровальных (криптографических) средств, информационно-телекоммуникационным системам и сетям связи непосредственно в отделения Пенсионного фонда Российской Федерации и через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг при условии заключения соглашений о взаимодействии между ними и соответствующим органом исполнительной власти в сфере архивного дела или органом местного самоуправления;

• по информационно-телекоммуникационным сетям (по согласованию с пользователем).

46.4. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе:

• наименования юридического лица – для юридических лиц;

• фамилии, имени и отчества (при наличии) – для физических лиц;

• почтового и (или) электронного адреса пользователя;

• указания темы (вопроса).

46.5. Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях^[58]:

• если запрос не поддается прочтению;

• если ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию);

• если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив);

• если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;

• если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ).

О причинах оставления запроса без рассмотрения сообщается пользователю в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

46.6. На безвозмездной основе архивом исполняются:

• запросы социально-правового характера – в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса^[59].

• тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, – в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации^[60], либо в согласованные с ними сроки.

• запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, – в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне^[61].

46.7. На возмездной основе исполняются тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц^[62]. Тематические запросы исполняются на основании договоров возмездного оказания услуг.

При отсутствии финансовых, технических и кадровых возможностей по исполнению тематического запроса договор возмездного оказания услуг не заключается, архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации в читальном зале архива.

Порядок определения платы и (или) размер платы за исполнение тематических запросов устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

(в редакции приказа Росархива от 26 сентября 2022 г. № 117)

46.8. Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также в иных формах, указанных в пункте 46.14 Правил.

46.9. Архивная справка оформляется на бланке архива и содержит название («Архивная справка») и информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом (приложение № 11 к Правилам).

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы архива по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Архивная справка (последний лист) подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, – руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) и заверяется:

• печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом – печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для использования на территории Российской Федерации;

• гербовой печатью, а при ее отсутствии – печатью, определенной уставом архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом – печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для направления за пределы Российской Федерации.

Архивная справка, направляемая в государство, подписавшее Конвенцию, заключенную в г. Гааге 5 октября 1961 г., отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, за исключением государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства-участника СНГ, подписавшего Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеется двустороннее соглашение о сотрудничестве в этой области, заверяется соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела проставлением и заполнением апостиля^[63].

46.10. Архивная выписка оформляется на бланке архива с обозначением названия («Архивная выписка») и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Архивная выписка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом.

Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же как к тексту архивной справки.

Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой, оформление которой предусмотрено пунктом 46.9 Правил.

46.11. Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра. Архивная копия заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом.

Подписание и заверение архивной копии осуществляется:

• на бумажном носителе – по аналогии с архивной справкой, оформление которой предусмотрено пунктом 46.9 Правил. При этом архивный шифр каждого листа архивного документа должен быть проставлен на обороте соответствующего листа архивной копии;

• в форме электронной копии документа, подписанной электронной подписью руководителя архива или уполномоченного им должностного лица (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, – руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица). Имя файла электронной копии документа должно содержать архивный шифр документа.

46.12. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адрес заявителя.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти или его территориальный орган.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации^[64]. Получатель архивной справки, архивной выписки и архивной копии расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля^[65].

46.13. Информационное письмо оформляется на бланке архива и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Информационное письмо подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, – руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом).

46.14. По согласованию с пользователем ответ на тематический запрос архив может предоставить также в виде:

• систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;

• тематического обзора архивных документов;

• родословного древа, генеалогической росписи или таблицы.
   

XLVII. Копирование архивных документов

47.1. Архив организует прием заказов на копирование архивных документов (изготовление изображений, воспроизводящих внешних вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно-, видеодокументов) непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления, по информационно-телекоммуникационным сетям.

47.2. Копирование архивных документов осуществляется:

• по заказу пользователей техническими средствами архива;

• самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[66] и локальными актами архивов.

47.3. Копирование архивных документов осуществляется на возмездной основе на основании договора^[67].

В договоре на организацию самостоятельного копирования пользователем арендуемыми техническими средствами архива указываются объем копирования, стоимость услуг, дата и время предоставления технических средств, тип предоставляемого технического средства, виды изготавливаемых копий, приводится перечень копируемых дел, документов с указанием их архивных шифров.

В случае самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством заключается договор на организацию копирования, в котором указывается объем копирования, стоимость услуг, дата и время проведения съемки, приводится перечень копируемых дел, документов с указанием их архивных шифров, тип используемого технического средства.

Работник архива обеспечивает контроль за сохранностью копируемых дел, документов, печатных изданий и соблюдением условий договора в процессе самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством или арендуемыми техническими средствами архива.

После завершения копирования архивных документов оформляется акт сдачи-приемки оказанных услуг в произвольной форме.

Архив не проводит проверку идентичности изготовленных пользователем самостоятельно копий архивных документов подлиннику и не удостоверяет наличие такой идентичности.

(в редакции приказа Росархива от 26 сентября 2022 г. № 117)

47.4. На безвозмездной основе архив изготавливает копии архивных документов по заказам органов государственной власти и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

47.5. Копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, производится в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии^[68].

47.6. При оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности на копии проставляется штамп «Рассекречено». Такой же штамп проставляется на электронной копии рассекреченного архивного документа. При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива, обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом «Рассекречено».

47.7. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы на указанный ими почтовый адрес.

47.8. Архив ведет учет заказов на копирование на бумажном носителе или в электронном виде.
 

XLVIII. Организация работы пользователей в читальном зале

48.1. Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[69] и разработанными в соответствии с ним локальными актами архива, регламентирующими работу пользователей с архивными делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в его читальном зале.

48.2. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, научных организациях определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[70].

48.3. Работа пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале архива осуществляется под контролем работника читального зала архива, в том числе посредством системы видеонаблюдения.

48.4. В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде.

В личное дело пользователя включаются:

• заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации;

• анкета пользователя, заполненная в установленном порядке^[71];

• требования на выдачу архивных дел, документов;

• заказы на копирование;

• заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности;

• другие заявления пользователя, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива.

48.5. В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями.

48.6. В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работник читального зала архива составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки руководитель архива принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий пользователю с даты подачи заявления в правоохранительные органы^[72].

В день подачи заявления в правоохранительные органыпользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий.
 

XLIX. Публикация и экспонирование архивных документов

49.1. Архив осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов, их копий и электронных образов, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг в соответствии с прейскурантом архива.

49.2. Экспонируемые подлинники архивных документов, их копии и электронные образы вне зависимости от формы их публичного представления должны быть снабжены аннотацией с названием документа, датой создания, краткой информацией, включающей в случае необходимости расшифровку текста документа или его части, сведений о рассекречивании и архивным шифром.
 

L. Организация информационных мероприятий

50.1. Архив проводит, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, информационные мероприятия: конференции, круглые столы, презентации, экскурсии, лекции, встречи с общественностью, дни открытых дверей, уроки, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг.

50.2. В помещениях архива информационные мероприятия проводятся с учетом ограничений, установленных пунктами 5.1, 5.3, 5.16, 5.20, 5.21 Правил.

50.3. Архив осуществляет информирование общественности о своей деятельности и хранящихся архивных документах через средства массовой информации, а также путем размещения и актуализации сведений, относящихся к его деятельности, в информационно-телекоммуникационных сетях.
 

LI. Учет использования архивных документов

51.1. Архив ведет раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
 

LII. Работа с архивными документами, являющимися
носителями сведений, составляющих государственную тайну

52.1. Руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо организует проведение работ с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну (далее – секретные архивные документы), в том числе:

• осуществление контроля за сроками ограничения доступа к секретным архивным документам;

• информирование руководителей государственных органов и организаций-фондообразователей или их правопреемников о наличии в архиве, составе и объеме секретных архивных документов с истекшим сроком ограничения доступа, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне;

• рассекречивание секретных архивных документов в случае официального делегирования руководителю архива полномочий на проведение этой работы руководителем соответствующего государственного органа или организации.

52.2. Работа по рассекречиванию секретных архивных документов в архиве осуществляется комиссионно^[73].

Решение о рассекречивании секретных архивных документов вступает в силу после его согласования с государственным органом или организацией, наделившими архив соответствующими полномочиями, утверждения его руководителем архива, внесения изменений в учетную документацию архива в соответствии с главой LIV Правил.

52.3. Архив обязан предоставлять членам экспертных комиссий и групп, созданных в государственных органах и организациях, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также членам иных комиссий, полномочных рассекречивать секретные архивные документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, секретные архивные документы или их копии, а также необходимую для работы информацию.
 

LIII. Хранение секретных архивных документов

53.1. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется архивом с учетом требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне^[74].

Частично рассекреченные единицы хранения секретных архивных документов хранятся в соответствии с требованиями, установленные главой LIII Правил.

53.2. Проставление на первичных средствах хранения и на самих единицах хранения (единицах учета) секретных архивных документов штампов «Рассекречено» или отметок «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности) осуществляется в порядке выполнения служебного задания и только после внесения соответствующих изменений в учетные документы (согласно пункту 54.5 Правил):

• по результатам проведения рассекречивания секретных архивных документов в соответствии с пунктами 54.3 — 54.5 Правил – в течение трех месяцев с момента получения архивом решения о рассекречивании секретных архивных документов;

• при засекречивании – в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
   

LIV. Учет секретных архивных документов.
Оформление рассекреченных дел

54.1. Учет секретных архивных документов ведется с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации о государственной тайне^[75].

54.2. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения (единицы учета) секретных архивных документов, а также их учетные документы обозначаются отметками «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности), которые являются служебными и не входят в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

При наличии в одном архивном фонде, описи дел, документов, единице хранения (единице учета), наряду с секретными архивными документами, несекретных (рассекреченных) документов, этот архивный фонд, опись дел, документов и единица хранения (единица учета) помечаются в учетных документах отметкой «сч», которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

54.3. При рассекречивании:

• всех единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов опись рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без отметки «с», «сс» или «ов». При этом на обложке и титульном листе описи дел, документов отметка «с», «сс» или «ов» зачеркивается, а в правом верхнем углу проставляется штамп «Рассекречено»;

• части единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов на рассекреченные секретные архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения (единиц учета) в которой остаются прежними. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными секретными архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без отметки «с», «сс» или «ов»;

• одного или нескольких секретных архивных документов в составе единицы хранения (единицы учета) она остается на секретном хранении.

54.4. Факт рассекречивания секретных архивных документов фиксируется в графе «Примечания» штампом «Рассекречено»:

• напротив заголовков рассекреченных и частично рассекреченных единиц хранения (единиц учета) в описях дел, документов, остающихся на секретном хранении;

• во внутренней описи единицы хранения (единицы учета) дела, а при ее отсутствии – в листе-заверителе с указанием номеров рассекреченных листов.

54.5. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания секретных архивных документов, проведенного в соответствии с пунктом 54.3 Правил, вносятся на основании акта о рассекречивании архивных документов в течение трех месяцев после получения архивом решения о рассекречивании.

После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета). Работа по внесению изменений в учетные документы проводится в порядке выполнения служебного задания.

54.6. При засекречивании архивных документов на основании решения об отнесении сведений к государственной тайне, принятого должностным лицом, наделенным полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, соответствующие изменения вносятся в учетные документы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
 

LV. Возврат архивных документов

55.1. Возврат документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по решению суда.

55.2. Без решения суда архив обязан возвратить:

• документы личного происхождения, образовавшиеся в процессе деятельности отдельных лиц и являющиеся при создании их личной (частной) собственностью, из прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел – по личному письменному заявлению реабилитированного лица или его наследников;

• трудовую книжку гражданина – по его личному письменному заявлению;

• документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, – в соответствии с Федеральным законом от 15 апреля 1998 г. № 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 16, ст. 1799; 2008, № 30, ст. 3616).

55.3. Возврат архивных документов оформляется актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и отражается в учетных документах.

Акт и другие документы, на основании которых произведен возврат архивных документов, вместе с распиской лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

55.4. С изъятых архивных документов изготавливаются копии, которые помещаются в единицу хранения на места изъятых архивных документов, о чем делается отметка в листе-заверителе и описи дел, документов.

[1] Часть 4.1 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ.

[2] Пункты 5.2.23 и 5.2.26 Положения о Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 № 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 23, ст. 2708; 2019, № 21, ст. 2573).

[3] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344).

[4] Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 20, ст. 2231; 2017, № 52, ст. 7927.

[5] Глава 2 Федерального закона от 30.12.2009 № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 1, ст. 5); Градостроительный кодекс Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 1, ст. 16; 2019, № 31, ст. 4453).

[6] Часть 5 статьи 14, части 1 и 2 статьи 15 Федерального закона № 125-ФЗ.

[7] Постановление Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 19, ст. 2415; 2019, № 39, ст. 5420); приказ Минкультуры России от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 04.05.2009, регистрационный № 13882).

[8] Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный № 48765) (далее – приказ Росархива № 143).

[9] Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст. 4532; 2018, № 49, ст. 7523) (далее – ГПК); пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 52, ст. 4921; 2016, № 1, ст. 60) (далее – УПК); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 47, ст. 4472; 2014, № 30, ст. 4234) (далее – Федеральный закон № 2202-1).

[10] Постановление Правительства Российской Федерации от 25.03.2015 № 272 «Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 14, ст. 2119; 2018, № 5, ст. 747).

[11] Федеральный закон № 149-ФЗ; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2018, № 1, ст. 82).

[12] Глава III СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Санитарные правила и нормы. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий, утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 15.03.2010 № 20 (зарегистрировано Минюстом России 08.04.2010, регистрационный № 16824).

[13] Статьи 3 и 16 Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 35, ст. 3649; 2016, № 1, ст. 68; 2017, № 27, ст. 3938); Федеральный закон от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 30, ст. 3579; 2018, № 53, ст. 8464); постановление Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 19, ст. 2415; 2019, № 39, ст. 5420).

[14] СанПиН 2.2.4.1294-03. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к аэроионному составу воздуха производственных и общественных помещений. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 22.04.2003 № 64 (зарегистрировано Минюстом России 07.05.2003, регистрационный № 4511); СанПиН 2.2.4.3359-16. «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах», утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 21.06.2016 № 81 (зарегистрировано Минюстом России 08.08.2016, регистрационный № 43153).

[15] Федеральный закон от 28.12.2010 № 390-ФЗ «О безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 1, ст. 2; 2015, № 41, ст. 5639); постановление Правительства Российской Федерации от 06.06.2015 № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 47, ст. 6599; 2019, № 16, ст. 1928); постановление Правительства Российской Федерации от 14.11.2015 № 1235 «О федеральной государственной информационной системе координации информатизации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 47, ст. 6599; 2018, № 40, ст. 6142).

[16] Статья 16 Федерального закона № 149-ФЗ; приказ ФСТЭК России от 11.02.2013 № 17 «Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах» (зарегистрирован Минюстом России 31.05.2013, регистрационный № 28608), с изменениями, внесенными приказом ФСТЭК России от 15.02.2017 № 27 (зарегистрирован Минюстом России 14.03.2017, регистрационный № 45933).

[17] Статья 5 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2591; 2016, № 27, ст. 4290); статья 15 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 2; 2014, № 49, ст. 6928); подпункты 5.2.11(2), 5.23 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 № 590 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 31, ст. 4758; 2018, № 50, ст. 7764) (далее – Положение о Минкультуры России).

[18] Части 2, 3 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[19] Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[20] Части 2-4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[21] Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; часть 4 статьи 66 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 30, ст. 3012; 2010, № 31, ст. 4197) (далее – АПК); статья 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 10, ст. 1391; официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 2020) (далее – КАС); пункт 2 части 2 статьи 25.8 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 1; официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 2020) (далее – КоАП); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона № 2202-1.

[22] Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; часть 4 статьи 66 АПК; статья 63 КАС; пункт 2 части 2 статьи 25.8 КоАП; пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона № 2202-1.

[23] Части 2-4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ; статья 298 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2010, № 19, ст. 2291); часть 2 статьи 25 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 3, ст. 145; 2010, № 19, ст. 2291).

[24] Части 2-4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[25] Закон Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 45, ст. 4377; 2018, № 1, ст. 19).

[26] Таможенный кодекс Евразийского экономического союза (приложение № 1 к Договору о Таможенном кодексе Евразийского экономического союза) (официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 09.01.2018).

[27] Подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[28] Приказы Росархива от 13.06.2018 № 61 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51793); от 13.06.2018 № 62 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51795); от 13.06.2018 № 63 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51794) (далее – приказы Росархива № 61, 62, 63).

[29] Часть 2 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[30] Пункт не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации.

[31] Часть 4 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ.

[32] Статья 35.7 Закона Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, № 1, ст. 19); статья 929 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть вторая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 5, ст. 410; 2003, № 50, ст. 4850).

[33] Подпункт 2 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[34] Часть 1 статьи 19 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[35] Части 2-4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[36] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[37] Глава XXVII не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации.

[38] Статья 26.1 Федерального закона от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 13, ст. 1463; 2015, № 18, ст. 2614).

[39] Часть 1 статьи 19 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[40] Статья 5 Федерального закона № 125-ФЗ.

[41] Административный регламент Федерального агентства по культуре и кинематографии по исполнению государственной функции по определению в установленном порядке состава Музейного фонда Российской Федерации, включению в установленном порядке музейных предметов и музейных коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации и исключению их из состава этого фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 22.11.2007 № 1319 (зарегистрирован Минюстом России 19.03.2008, регистрационный № 11376); Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (зарегистрирован Минюстом России 14.05.2013, регистрационный № 28390), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 02.02.2017 № 115 (зарегистрирован Минюстом России 02.03.2017, регистрационный № 45827).

[42] Приказ Минкультуры России от 03.05.2011 № 429 «Об утверждении порядков отнесения документов к книжным памятникам, регистрации книжных памятников, ведения реестра книжных памятников» (зарегистрирован Минюстом России 12.08.2011, регистрационный № 21606).

[43] Приказ Минкультуры России от 01.12.2017 № 2012 «Об утверждении Положения о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 08.11.2018, регистрационный № 52642).

[44] Часть 2 статьи 20 Федерального закона № 125-ФЗ.

[45] Часть 6 статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

[46] Часть 2 статьи 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

[47] Статья 3 и часть 1 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ.

[48] Статья 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ.

[49] Приказы Росархива № 61, № 62, № 63.

[50] Статья 22 Федерального закона № 125-ФЗ.

[51] Части 8, 10 статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

[52] Пункт 7 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[53] Статья 12 Федерального закона № 77-ФЗ.

[54] Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (зарегистрирован Минюстом России 15.08.2018, регистрационный № 51895); приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (зарегистрирован Минюстом России 17.08.2018, регистрационный № 51922); приказы Росархива № 61, 62, 63; приказ Росархива от 25.02.2019 № 30 «Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован Минюстом России 22.07.2019, регистрационный № 55333).

[55] Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован Минюстом России 15.06.2018, регистрационный № 51357); приказ Росархива от 25.02.2019 № 31 «Об утверждении Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован Минюстом России 24.06.2019, регистрационный № 55005).

[56] Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный № 38830).

[57] Приказ Росархива № 143.

[58] Часть 5 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[59] Часть 3 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ.

[60] Приказ Росархива от 09.01.2017 № 1 «Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный № 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 № 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017, регистрационный № 48924).

[61] Статья 15 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235; 2018, № 31, ст. 4845) (далее – Закон «О государственной тайне»).

[62] Часть 5 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ; пункты 4.1.2, 4.1.10, 4.1.14, 4.1.15 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива № 143.

[63] Пункт 71 Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.05.2012 № 566 (зарегистрирован Минюстом России 10.09.2012, регистрационный № 25419) (далее – Административный регламент Росархива, утвержденный приказом № 566).

[64] Глава 10 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2017, № 14, ст. 1998); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, от 11.02.1993 № 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, № 30, ст. 4128).

[65] Административный регламент Росархива, утвержденный приказом № 566.

[66] Приказ Росархива № 143.

[67] Части 4, 5 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ; приказ Росархива № 143.

[68] Часть 2 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[69] Приказ Росархива № 143.

[70] Часть 5 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ; пункт 7 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[71] Пункт 2.2 приказа Росархива № 143.

[72] Пункт 3.7 приказа Росархива № 143.

[73] Часть 4 статьи 15 Закона «О государственной тайне»; абзац восьмой подпункта 1 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве; постановление Правительства Российской Федерации от 20.02.1995 № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 9, ст. 762; 2016, № 13, ст. 1833) (далее – постановление Правительства № 170).

[74] Закон «О государственной тайне».

[75] Закон «О государственной тайне»; постановление Правительства № 170.

Приложение № 1
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 2
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 3
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 4
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 5
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 6
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 7
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 8
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 9
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 10
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 11
к Правилам

Рекомендуемый образец

4.1.1. Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

4.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

4.1.3. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Зарегистрировано в Минюсте России 7 сентября 2015 г. N 38830

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 31 марта 2015 г. N 526

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, частью 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40 (ч. II), ст. 5320) и постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 г. N 590 «О Министерстве культуры Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 31, ст. 4758; N 44, ст. 6272; 2012, N 6, ст. 688; N 17, ст. 2018; N 26, ст. 3524; N 37, ст. 5001; N 39, ст. 5270; 2013, N 3, ст. 204; N 8, ст. 841; N 31, ст. 4239; N 33, ст. 4386; N 41, ст. 5182; N 45, ст. 5822; 2014, N 9, ст. 909; N 30 (ч. II), ст. 4305; N 40 (ч. III), ст. 5426, N 48, ст. 6860; 2015, N 2, ст. 491; N 4, ст. 664; N 9, ст. 1339) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя Министра В.В. Аристархова.

Министр
В.Р. МЕДИНСКИЙ

Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 31 марта 2015 г. N 526

ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее — настоящие Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40 (ч.II), ст. 5320), постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее — Правила хранения) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20»), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. N 89), приказом Минкультуры России от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2007 г., регистрационный номер 10291, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 5 ноября 2007 г. N 45»),

1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности <1>.

<1> Часть 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.2. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации — источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд.

2.2. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6 — 4.13 настоящих Правил.

2.4. Видами архивных фондов организации являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

2.5. Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации, и номер в порядке, определенном пунктом 3.8. настоящих Правил.

2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

до и после изменения территориальных границ деятельности организации;

в случае смены учредителя.

В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.

2.7. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней.

Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

2.8. Хронологическими границами архивного фонда являются <2>:

<2> Подпункт 2.8.6 пункта 2.8 Правил хранения.

для архивного фонда организации — устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;

для объединенного архивного фонда организации — даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

2.9. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (далее-единица хранения).

2.10. Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.

2.11. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:

структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинальный (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);

корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);

авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

2.12. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов.

2.13. Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом документов.

2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

предоставление помещения для размещения архивных документов;

обеспечение нормативных условий хранения документов;

выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

проверка наличия и состояния документов.

2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

соблюдение противопожарного режима;

соблюдение охранного режима;

создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

2.16. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.

В архиве организации должны быть предусмотрены:

архивохранилище;

помещение для приема, временного хранения документов;

помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);

рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.

2.17. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

2.18. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.

2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками <3>.

<3> Подпункты 2.11.1.1 — 2.11.1.2 пункта 2.11 Правил хранения.

2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см <4>.

<4> Подпункт 2.11.3 пункта 2.11 Правил хранения.

2.22. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

2.23. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

2.24. Архивные документы следует хранить в темноте.

Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола — 20-50 люксов, на рабочих столах — 100 люксов <5>.

<5> Подпункт 2.11.2.4 пункта 2.11 Правил хранения.

2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: <6>

<6> Подпункт 2.11.2.3 пункта 2.11 Правил хранения.

для хранения документов на бумажном носителе — температура 17-19°С, относительная влажность воздуха — 50-55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8-18°С и 45-65%;

для документов на оптических дисках — 10-23°С и 20-50%;

для документов на кинопленке:

с нитроосновой — черно-белые: температура не выше 10°С, цветные: температура не выше -5°С;

с безопасной основой — черно-белые: температура не выше 15°С, цветные: температура не выше -5°С;

для фотодокументов:

черно-белые — температура не выше 15°С;

цветные — температура не выше -5°С.

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов составляет 40-50%.

2.26. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 — 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха — 2 раза в неделю; при нарушениях режима — 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

2.27. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В помещениях архивохранилищ необходимо:

проводить систематическую влажную уборку;

не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;

обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.

2.28. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости — силами соответствующих служб.

2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

2.32. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 настоящих Правил.

2.33. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

2.34. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.

2.35. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.

Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные — горизонтально.

Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.

2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз, слева направо.

2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение N 1), а при большом количестве фондов — пофондовые (приложение N 2).

2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:

устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов — не реже одного раза в 5 лет.

2.41. При проверке наличия и состояния документов в архиве организации необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;

изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;

изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.

Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

2.42. Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается запись «ПРОВЕРЕНО» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

2.43. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 3). При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4). В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных, также составляется соответствующий акт (приложение N 5). Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива.

2.44. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов (приложение N 6), который рассматривается экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) (далее — ЭК (ЦЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

2.45. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

работникам структурных подразделений организации;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

иным пользователям по письменному заявлению.

Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий:

одного месяца — для использования работниками организации и иными пользователями;

шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

2.46. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

заказом (служебной запиской) на выдачу дел;

актом о выдаче дел во временное пользование — при выдаче в сторонние организации (приложение N 10).

При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

2.47. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 7). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве

организации до минования надобности.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N и лист использования документов (приложение N 9).

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

проверку физического состояния дела.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (пункт 5.14. настоящих Правил).

2.48. Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:

при наличии фонда пользования;

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии

2.49. В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.

С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.

III. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов.

3.2. Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе, хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11, (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г., регистрационный номер 1344).

3.3. Основными единицами учета архивных документов являются:

архивный фонд;

единица хранения — дело, электронное дело (пункт 4.34. настоящих Правил).

3.4. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

3.5. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11);

список фондов (приложение N 12);

лист фонда (приложение N 13);

опись дел, документов (приложения N 14, 15, 16, 17, 18);

реестр описей (приложение N 19).

3.7. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

3.8. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В архивах организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

3.3. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел, документов фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

3.10. В описи дел, документов (годовом разделе описи дел, документов) единицы хранения учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается, или переплетается.

Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

3.11. При наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей (приложение N 19).

Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

3.12. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, составляется паспорт архива организации. <7>

<7> Форма паспорта архива организации установлена Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11, зарегистрирован Минюстом России 08 июля 1997 г., регистрационный номер 1344).

3.13. Архив организации может вести также учет в автоматизированном режиме — в виде учетных баз данных (БД).

Учетные БД применяются во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве организации, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

3.14. Учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

3.15. Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации осуществляется на основании:

описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;

номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел, документов организации;

акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4); акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение N 5);

акта об утрате документов (приложение N 6);

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20);

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21);

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22);

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива:

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11) и в лист фонда (приложение N 13) — при каждом изменении в составе и объеме документов архива организации;

в список фондов (приложение N 12) — при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов, находившегося на хранении архивного фонда <8>;

<8> В графе «Отметка о выбытии фонда» списка фондов указывается, куда выбыл архивный фонд, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл.

в реестр описей (приложение N 19) — при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным;

в описи дел, документов — при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.

Дело фонда, наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

IV. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАМИ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.

4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

4.3. Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности.

4.4. Решения о включении в состав Архивного фонда Российской

Федерации конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭГЖ архивного учреждения) в пределах компетенции.

4.5. Целью экспертизы ценности документов в организации является:

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.

До проведения экспертизы ценности в соответствии с пунктами 4.6. — 4.13 настоящих Правил уничтожение документов запрещается.

4.6. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

4.7. В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее — ЭК) <9>. В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее — ЦЭК).

<9> Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов.

4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.

Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации — источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

4.9. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;

подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечням <10>, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

<10> ЭК организаций, передающих документы на хранение в государственные архивы, представляют соответствующие предложения ЭПК архивного учреждения.

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;

методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

4.10. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве организации — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

4.11. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение N 23, 24), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 21).

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой «ЭПК» <11> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

<11> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК (ЭК) согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Согласованные ЦЭК (ЭК) организации описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК:

постоянного срока хранения -на утверждение;

по личному составу -на согласование;

ЭПК утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

4.13. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложение N 21), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение N 21).

4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

4.16. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а

также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

4.17. Номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций.

Типовая номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

4.18. Номенклатура дел организации составляется по установленной форме (приложение N 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 26).

Организации — источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <12> согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

<12> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Оформление дел на бумажном носителе предусматривает: подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках); нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 8); составление, внутренней описи документов дела (приложение N 27); оформление обложки дела (приложение N 28).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения N N 17,18).

4.20. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

4.21. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела (приложение N 27), в конце каждого дела — лист-заверитель дела (приложение N 8).

4.22. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

4.23. Лист-заверитель дела (приложение N составляется на отдельном листе, в картотеках — на отдельном листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

4.24. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела организации будут приняты (приложение N 28). При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием организации — источника комплектования (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

4.25. На обложке дела указываются:

наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

4.26. Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости — заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается на количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

4.27. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются после утверждения/согласования годового раздела сводной описи ЭПК архивного учреждения и утверждения руководителем организации (до этого архивный шифр проставляется карандашом).

4.28. На обложке дела указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словом.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.

4.29. Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле <13> (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

<13> Для дел на бумажном носителе.

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

4.31. Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 23, 24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам). Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

4.32. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (приложение N 6).

4.33. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

4.34. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов; проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации, или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование организации (полное, сокращенное); номер фонда;

номер описи электронных дел, документов; номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. Архив организации должен предоставлять пользователю документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.

5.2. Доступ к документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности <14>.

<14> Часть 1 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5.3. Пользователи при использовании документов архива организации обязаны делать ссылки на место хранения документов.

5.4. Состав НСА архива организации определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Основным (обязательным) архивным справочником в архиве организации является опись дел, документов. В дополнение в архиве организации ведутся вспомогательные архивные справочники — каталоги, указатели, историческая справка к фонду.

5.5. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, в организации составляются описи дел, документов.

Описи составляются отдельно на дела, документы:

постоянного срока хранения;

временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

по личному составу;

характерные только для данной организации (судебные дела, материалы уголовных дел, научные отчеты по темам).

Аналогичные описи составляются на электронные дела, документы.

Сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.

Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 14, 15, 16, 17, 18) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.

В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).

Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, предисловие, оглавление, при необходимости — список сокращений, указатели.

На титульном листе описи указываются: полное наименование государственного (муниципального) архива (если организация является источником его комплектования), последнее полное наименование организации, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Если наименование организации изменялось, на титульном листе (в случае необходимости — на дополнительном листе) под последним наименованием организации указываются в скобках все ее переименования в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

К описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.

Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:

постоянного хранения — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один — в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) хранения — не менее чем в двух экземплярах; документов по личному составу организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один — в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, — не менее чем в трех экземплярах.

Описи (годовые разделы описей) дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации, после чего утверждаются руководителем организации.

На рассмотрение ЭПК представляются, не менее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел:

описи (годовые разделы описей) дел, документов постоянного хранения для утверждения;

описи (годовые разделы описей) дел, документов по личному составу для согласования <15>.

<15> Описи дел, документов по личному составу согласовываются соответствующим государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям.

После утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) ЭПК они утверждаются руководителем организации.

В государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в организации.

Внесение изменений в годовой раздел описи дел, документов после его утверждения (согласования) ЭГЖ допускается только на основании соответствующего решения ЭПК.

5.6. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации — предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу).

Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один — хранится в деле фонда, второй — передается в государственный (муниципальный) архив.

5.7. Основными формами использования документов архива организации являются:

информационное обеспечение работников организации;

исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов.

Формами использования документов архива организации являются также:

информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

использование документов в средствах массовой информации;

использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций;

выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива;

организация доступа работников организации к документам архива путем использования информационно-телекоммуникационной сети.

5.8. Архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов.

5.9. Запросы пользователей, поступающие в архив организации, подразделяются на тематические и социально-правовые <15>.

<15> Подпункт 5.7.1 пункта 5.7 Правил хранения.

5.10. Архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме.

Запрос пользователя должен содержать следующую информацию: наименование юридического лица — автора запроса (для граждан — фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);

почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ; сведения, интересующие пользователя и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица); дату.

При поступлении в архив организации интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

На запросы тематического характера, поступившие в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети, в том числе по сети «Интернет», ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу.

Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом пользователя.

Запрос, поступивший в архив организации, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.

Ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства организации этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

5.11. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия.

5.12. Архивная справка подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации (приложение N 29).

Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть, пронумерована.

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов.

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: «Так в документе», «Так в тексте оригинала».

Сведения, имеющиеся в архиве по запросу о работе и (или) учебе в нескольких организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво».

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления.

По запросу пользователей архивные справки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные

справки заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

5.13. Архивные выписки оформляются на бланке организации (архива организации) с обозначением названия вида документа: «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА».

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и другим причинам. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: «Так в документе», или «В тексте неразборчиво», или «Так в тексте оригинала». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная выписка подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации.

По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме на электронном носителе либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

5.14. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать — на обороте последнего листа копии.

По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

5.15. Подготовленные архивом организации ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются: заявителю — при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям — при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке.

5.16. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства — участники Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 г., заверяются проставлением и заполнением специального штампа — апостиля в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.17. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам, в случае их письменного обращения, подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются заявителям с разрешения руководителя организации по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.

С изымаемых документов в архиве организации изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.

Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.

5.18. Копирование документов архива организации по заявкам пользователей производится по разрешению руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются пользователю под роспись.

5.19. В целях создания условий для работы пользователей непосредственно в архиве организации может выделяться помещение (читальный, просмотровый зал) для ознакомления с документами архива, оборудованное соответствующими техническими средствами для работы с документами.

При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива. Документы для работы пользователям вне помещения архива организации выдавать запрещается.

Разрешение на работу в помещении архива организации дает руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив).

5.20. Отказ архива организации в выдаче архивных документов допускается в случаях:

наличия фонда пользования;

неудовлетворительного физического состояния документов;

не прошедших научного описания и технического оформления документов, до завершения этих работ;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение.

Отказ архива организации в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, а также порядок обжалования отказа.

VI. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ

6.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях — источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

6.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности государственных и негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов.

6.3. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

6.4. В организациях — источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

6.5. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве организации допускается по письменному разрешению государственного (муниципального) архива в случае необходимости практического использования документов организацией.

6.6. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего архива по согласованию с передающей дела организацией.

6.7. Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно- гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

Передача дел проводится в государственном (муниципальном) архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

6.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 30), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном (муниципальном) архиве, другой — в передающей организации. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел — в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.

Архив организации принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 6). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

VII. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ, СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

7.1. При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование документов реорганизуемой или ликвидируемой организации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При ликвидации организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива.

7.2. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного

за архив организации) прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

Приложение N 1
к п. 2.37 Правил

Наименование организации
 
      КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ <*>

<*> Карточки постеллажного топографического указателя составляются
на каждый стеллаж и прикрепляются на торцевой стороне стеллажа.
                                                                  

Шкаф N 

Полка N 

Фонд N 

Опись N 

Ед. хр. с N ________

Примечание

по N _______________

   1 

   2 

   3 

   4 

          5 

     6 

Приложение N 2
к п. 2.37 Правил

Наименование организации
 
       КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ <*>

<*>  Карточки  пофондового топографического указателя составляются
на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов
 
ФОНД N ____________________       ХРАНИЛИЩЕ N ____________________
 
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
 

Опись 
  N 

Ед. хр. с N _________

Стеллаж N

Шкаф N

Полка N

Примечание

по N ________________

  1 

         2 

    3 

   4 

   5 

    6 

Приложение N 3
к п. 2.37 Правил

        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
проверки наличия и состояния
архивных документов                       Подпись     Расшифровка
                                                      подписи
                                          Дата
Фонд N _________
Название фонда ___________________________________________________
Номера описей ____________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по ___________________
Проверкой установлено:
 
1. Числится по описям дел _________________________________ ед.хр,
                                      (количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1.Имеются литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи __________________________ ед.хр.
                                      (количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
2.2.Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи __________________________ ед.хр.
                                      (количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на _____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
уменьшился на _____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок _____________________________ ед.хр.
                                      (количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ______________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
б) дезинсекции ____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
в) реставрации ____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
 
 
 

Продолжение приложения N 3
к п. 2.43 Правил

г) переплета или подшивки _________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
д) восстановления затухающих текстов ______________________ ед.хр.
                                      (количество)
е) неисправимо поврежденных _______________________________ ед.хр.
                                      (количество)
6. Имеется не включенных в описи __________________________ ед.хр.
                                      (количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), 
имеющихся в наличии _______________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
8. Характеристика условий хранения 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
 
Проверку производили:
 
Наименование
должностей
работников            Подписи             Расшифровка подписей
                                               Формат А4 (210x297)
 
 
 

Приложение N 4
к пп. 2.43, 3.15 Правил

Наименование организации
 
        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
о технических ошибках в                                подписи
учетных документах
Фонд N _____________                      Дата
 
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
В ходе выполнения _________________________ обнаружены технические
ошибки в записях _________________________________________________
 

  Название документа  

  Существующая запись  

 Следует записать 

          1 

          2 

        3 

                                                                  
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)
на _______________________________________________________ ед. хр.
                      (цифрами, прописью)
 
Примечания:
 
Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи
 
Изменения в учетные документы внесены
 
Наименование должности
работника архива                    Подпись    Расшифровка подписи
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 5
к пп, 2.43, 3.15 Правил

Наименование организации
 
        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
об обнаружении документов                              подписи
(не относящихся к данному
фонду, неучтенных)                        Дата
В ходе ___________________________________________________________
                              (вид работы)
обнаружено _______________________________________________________
                   (в фонде, хранилище, рабочем помещении)
__________________________________________________________________
 

N 
п/п

Заголовок 
 ед. хр.

 Шифр 
(если 
есть)

Крайние 
 даты 

Количество 
  листов 
(объем, Мб)

 К какому 
   фонду 
 относится 

Примечания

 1

    2 

  3 

   4 

     5 

       6 

     7 

 
Итого обнаружено ______________________________________ документов
                         (цифрами и прописью)
Наименование должности работника         Подпись     Расшифровка
                                                     подписи
 
Изменения внесены в учетные документы.
 
Наименование должности
работника архива                         Подпись     Расшифровка
подписи
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 6
к пп. 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил

Наименование организации
 
        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
об утрате документов                                   подписи
                                          Дата
Фонд N ___________________________________________________________
                           (название фонда)
В результате ______________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных  ниже  дел, предпринятые архивом меры по розыску дел
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным
снять с учета:
                                                                  

 N 
п/п

Опись 
  N 

 Ед. 
 хр. 
  N 

Заголовок 
 ед. хр.

Крайние 
 даты 

Количество 
  листов 
(объем, Мб)

Предполагаемые 
   причины 
  отсутствия

1 

2 

3 

4 

5 

6 

       7 

 
Итого ____________________________________________________ ед. хр.
                     (цифрами и прописью)
Содержание  утраченных  документов  может быть частично восполнено
следующими ед. хр.: ______________________________________________
                      (номера ед. хр. и их групповые заголовки)
 
Наименование должности
руководителя архива                 Подпись    Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
 
СОГЛАСОВАНО <*>                      СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения    Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ____________ N ____________       от ___________ N ___________

<*> Если не обнаружены дела постоянного хранения.
 
Изменения в учетные документы архива внесены.
 
Наименование должности
работника архива                    Подпись   Расшифровка подписи
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 7
к п. 2.47 Правил

Наименование организации
 
                    КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
                               (N и название)
Опись ____________________________________________________________
                               (N и название)
Фонд _____________________________________________________________
                               (N и название)
 
Выдано во временное пользование (читальный зал):
 

 N 
п/п

Ф.И.О. пользователя 

 Дата 
выдачи

  Дата 
возврата

 Подпись 
выдавшего 
  дело 

  Подпись 
получившего 
    дело 

 1 

         2 

  3 

   4 

    5 

     6 

Приложение N 8
к пп. 2.47, 4.19, 4.21, 4.23 Правил

                 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
 
В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов
                                   (цифрами и прописью)
с N _____________________, по N ____________________, в том числе:
литерные номера листов __________________________________________;
пропущенные номера листов ________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
 

 Особенности физического состояния и формирования дела 

 Номера 
 листов 

                           1 

   2 

 
Наименование должности
работника                           Подпись   Расшифровка подписи
 
Дата
 
Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 9
к п. 2.47 Правил

Наименование организации
 
                 ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
 
Фонд N ______________ Опись N ______________ Дело N ______________
Заголовок дела ___________________________________________________
 

    Дата 
использования

Кому выдано: 
  фамилия, 
  инициалы 
(разборчиво)

  Характер 
использования 
(копирование, 
  выписки, 
  просмотр)

      N 
использованных 
    листов 

    Подпись 
     лица, 
использовавшего 
     дело

     1 

      2 

      3 

       4 

       5 

Приложение N 10
к п. 2.46 Правил

Наименование организации
 
                 АКТ
 ________________ N ________________
о выдаче дел во временное пользование
_____________________________________

    (наименование организации,
_____________________________________

    ее адрес, почтовый индекс)
 
Основание ________________________________________________________
__________________________________________________________________
Для какой цели выдаются ед. хр. из фонда N _______________________
                                              (название фонда)
 

  N 
 п/п 

Опись 
  N 

Ед. хр. 
  N 

Заголовок 
 ед. хр. 

Крайние 
  даты 

Количество 
  листов, 
  формат 
(объем, Мб)

Примечание

  1 

  2 

    3 

    4 

   5 

     6 

    7 

 
Всего выдается __________________________________________ ед. хр.,
                          (цифрами и прописью)
срок возвращения ________________________________________________.
 
Дела  выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
 
Получатель   обязуется   не   предоставлять   дела,  полученные во
временное  пользование,  посторонним  лицам,  не  выдавать  по ним
копий,  выписок и справок, не публиковать документы без разрешения
организации, выдавшей дела.
 
Получатель  обязуется вернуть дела в архив организации в указанный
в акте срок.
 
 
 

Продолжение приложения N 10
к п. 2.46 Правил

Получатель  предупрежден  об  ответственности  по  закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
 
Наименование должности                 Наименование должности
руководителя организации,              руководителя
выдающей дела                          организации-получателя
 
Подпись       Расшифровка             Подпись       Расшифровка
              подписи                               подписи
Дата                                  Дата
Печать организации                    Печать организации
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 11
к пп. 3.6, 3.15 Правил

__________________________________________________________________
                 (наименование организации)
__________________________________________________________________
                (название архива организации)
 
                             КНИГА
         учета поступления и выбытия дел, документов
 
                    Том N ______________
 
                    Начат ______________
 
                    Окончен ____________
 
 
                                          Формат A3 (297 x 420 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 11
к пп. 3.6, 3.15 Правил

N 
п/п

    Дата 
поступления 
 и выбытия 
 документов

 Наименование 
 организации 
(структурного 
подразделения, 
лица, архива), 
 от которой 
  поступили 
 (или выбыли) 
  документы

Наименование, 
номер и дата 
 документа, 
по которому 
 поступили 
 или выбыли 
 документы

Название и номер 
     фонда

 1 

      2 

      3  

      4 

        5 

   Годы 
поступивших 
или выбывших 
 документов 
  по описи 

 Вид носителя 
     <*>

Поступление описанных документов 

          Количество ед. хр. 

постоянного 
 хранения

временного 
  (свыше 
  10 лет)

по личному 
 составу

      6 

      7 

      8 

     9  

     10 

Выбытие описанных документов 

Неописанных дел, 
   документов, 
     листов 

Примечание

        Количество ед. хр. 

постоянного 
 хранения

временного 
  (свыше 
  10 лет) 

   по 
 личному 
 составу 

поступило

выбыло 

     11 

     12 

    13 

   14 

   15 

    16 

 

<*>  В  графе указывается вид носителя (БН - документы на бумажном
носителе, ЭД - электронные документы).
 
Итого в ____ году поступило _____________________________ ед. хр.,
                                (цифрами и прописью)
в том числе: на бумажном носителе _______________________________,
                                        (цифрами и прописью)
электронных _____________________________________________________,
                           (цифрами и прописью)
аудиодокументов _________________________________________________,
                            (цифрами и прописью)
видеодокументов _________________________________________________.
                            (цифрами и прописью)
показываются  раздельно  итоговые  данные  по  графам 8, 9, 10, 14
книги;
выбыло __________________________________________________ ед. хр.,
                      (цифрами и прописью)
в том числе: на бумажном носителе _______________________________,
                                        (цифрами и прописью)
электронных _____________________________________________________,
                             (цифрами и прописью)
аудиодокументов _________________________________________________,
                              (цифрами и прописью)
видеодокументов _________________________________________________.
                              (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.
 

    Наименование

   должности лица,
составившего итоговую

    годовую запись           Подпись         Расшифровка подписи
 

    Наименование
      должности
 руководителя архива         Подпись         Расшифровка подписи
(лица, ответственного

     за архив)
 
Дата 
                                          Формат A3 (297 x 420 мм)
 
 
 

Приложение N 12
к пп. 3.6, 3.15 Правил

                      Наименование организации
 
 
 
                           СПИСОК ФОНДОВ
 
                      Том N ________________
 
                      Начат ________________
 
                      Окончен ______________
 
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 12
к пп. 3.6, 3.15 Правил

  N 
фонда

Дата первого 
поступления 
документов 
  фонда

Название 
 фонда 

Отметка о выбытии фонда

Примечание

   Куда 
   выбыл

Дата и N 
документа, 
   на 
основании 
которого 
 выбыл

  1 

      2 

    3 

     4 

     5 

     6 

 
На 01.01.___ года в список включены фонды с N ______ по N _______.
из списка исключены фонды с N ______________ по N _______________.
Всего хранится в архиве __________________________ фондов, из них:
                          (цифрами и прописью)
______________________________________ содержат особо ценные дела.
      (цифрами и прописью)
 
Номера свободные:
 
Номера выбывшие (переданные):
 
Наименование должности
работника архива, составившего
годовую итоговую запись           Подпись      Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив)                         Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 13
к пп. 3.6, 3.15 Правил

                      ЛИСТ ФОНДА N __________
 
____________________________      ________________________________

   (Местонахождение фонда             (Дата первого поступления
 (наименование организации,              документов фонда)

     где хранится фонд))
 

 Крайние даты каждого названия фонда 

       Название фонда      

                1 

              2 

 
1. Учет неописанных документов
 

 Дата 
записи

Название, 
N и дата 
документа, 
   по 
которому 
поступили 
   или 
 выбыли 
документы

Поступление 

Выбытие 

 Наличие 
(остаток)

Количество 
   дел

Крайние 
 даты 

Количество 
   дел 

Крайние 
 даты 

  Всего 
   дел 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 
2. Учет описанных документов
 

 Дата 
записи

Номер 
описи 
 дел

Год

 Название 
  описи 
   или 
аннотации 
документов

Поступило 
 ед. хр.

        Выбытие 

Количество 
  ед. хр. 

 Основание 
  выбытия 
 (название, 
   дата, 
N документа)

  1 

   2 

 3 

    4 

    5 

     6 

      7 

         Выбытие 

Наличие (остаток) 

 В том числе по описям, 
   утвержденным ЭПК 

Количество 
  ед. хр.

      В том числе: 

постоянного хранения 

 Количество 
   ед. хр. 

  Крайние 
   даты 

Количество ед. 
      хр. 

  крайние 
   даты 
  ед. хр. 

      8 

     9 

    10

      11 

    12

Наличие (остаток) 

В том числе: 

        по личному составу 

        из них по описям, 
        утвержденным ЭПК

   количество   
      ед. хр.

 крайние даты 

количество ед. хр.

крайние  даты

        13

     14

        15

      16

Приложение N 14
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ

     Фонд N ________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка

     ОПИСЬ N _______                                   подписи
дел постоянного хранения                               Дата
      за ____ год
 

 N 
п/п

Индекс дела

Заголовок 
   дела 

Крайние даты

 Количество 
   листов 

 Примечание 

 1 

     2 

     3 

      4 

      5 

     6 

Название раздела 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
с N ______________________ по N ____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив)                        Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      УТВЕРЖДЕНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ____________    от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 15
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ
                                                                  

    Фонд N ________                       Руководитель организации
 

    ОПИСЬ N _______                       Подпись      Расшифровка
дел по личному составу                                 подписи
  за ____ год                             Дата
 

 N 
п/п

 Индекс 
  дела

Заголовок 
  дела 

Крайние 
  даты 

  Срок 
хранения

Количество 
  листов 

 Примечание

 1 

   2 

    3 

   4 

   5 

     6 

     7 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
с N ______________________ по N ____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
 
Наименование должности
составителя описи               Подпись        Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)        Подпись        Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ____________    от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 16
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ
      Фонд N ________                     Руководитель организации
 
      ОПИСЬ N _______                     Подпись      Расшифровка
дел временных (свыше 10 лет)                           подписи

    сроков хранения                       Дата

     за ____ год
 

 N 
п/п

Индекс 
 дела

Заголовок 
  дела

Крайние 
 даты

  Срок 
хранения

Количество 
 листов

 Примечание 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                   (цифрами и прописью)
с N _____________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 17
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ

    Фонд N ________                       Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка

    ОПИСЬ N _______                                    подписи
электронных дел, документов               Дата
  постоянного хранения
      за ____ год
 

 N 
п/п

Индекс дела

Заголовок  дела

Крайние даты

Объем, Мб

Примечания

 1 

     2 

       3 

      4 

    5 

     6 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
с N ____________________________ по N ___________________________.
        (цифрами и прописью)              (цифрами и прописью)
объемом ______________________________________________________ Мб.
 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      УТВЕРЖДЕНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ____________    от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 17
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______
электронных дел, документов
постоянного хранения
за ____ год
 
Реестр    документов    (контейнеров    электронных    документов)
электронного дела: <*>

<*> Составляется на каждое электронное дело.
 
N ед. хр. по описи __________________ Индекс дела ________________
Заголовок дела ___________________________________________________
 

   Дата 
 документа 

 Рег. N документа 

 Наименование 
  документа

 Объем, 
   Мб

Примечания

      1 

        2 

           3 

   4 

     5 

 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 18
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ
 
      Фонд N ________                     Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
      ОПИСЬ N _______                                  подписи
электронных дел, документов               Дата
 временных (свыше 10 лет)

     сроков хранения
       за ____ год
 

 N 
п/п

 Индекс 
  дела

 Заголовок 
   дела

 Крайние 
  даты

  Срок 
хранения

 Объем, 
   Мб

 Примечания 

 1 

    2 

    3 

    4 

   5 

   6 

     7 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
с N ______________________________ по N _________________________.
         (цифрами и прописью)           (цифрами и прописью)
объемом ______________________________________________________ Мб.
 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 18
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________
электронных дел временных
(свыше 10 лет) сроков хранения
за ____ год
 
Реестр    документов    (контейнеров    электронных    документов)
электронного дела: <*>

<*> Составляется на каждое электронное дело.
 
N ед. хр. по описи __________________ Индекс дела ________________
Заголовок дела ___________________________________________________
 

  Дата 
документа

Рег. N документа

 Наименование 
  документа

Объем,  Мб

 Примечания 

    1 

        2 

3 

4 

5 

 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 19
к пп. 3.6, 3.11, 3.15 Правил

                     Наименование организации
 
                          РЕЕСТР ОПИСЕЙ
 
                       Начат ______________
 
                       Окончен ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 19
к пп. 3.6, 3.11, 3.15 Правил

 N 
п/п

  N 
фонда

  N 
описи

Название 
 описи

       Количество дел в описи 

постоянного 
 хранения 

  временного 
   (свыше 
   10 лет) 
  хранения

по личному 
 составу 

 1 

  2 

  3 

    4 

      5 

      6 

     7 

Крайние 
 даты

Количество листов в 
       описи 

Количество экземпляров 
         описи 

Примечание

   8 

         9 

           10 

    11 

                                                                  
Всего хранится в архиве ___________________________ описей, из них
                           (цифрами и прописью)
постоянного хранения ____________________________________________,
                                (цифрами и прописью)
временного хранения (свыше 10 лет) ______________________________,
                                        (цифрами и прописью)
по личному составу ______________________________________________,
                               (цифрами и прописью)
в том числе поступило в ____ году _________________________ описей
                                    (цифрами и прописью)
в том числе выбыло в ____ году ____________________________ описей
                                   (цифрами и прописью)
 
Наименование должности
работника
архива организации,
составившего
реестр описей                    Подпись       Расшифровка подписи
подписи
 
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив)                        Подпись       Расшифровка подписи
подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 20
к п. 3.15 Правил

УТВЕРЖДАЮ                                УТВЕРЖДАЮ
 
Руководитель организации,                Руководитель организации,
передающей документы                     принимающей документы
Подпись      Расшифровка                 Подпись       Расшифровка
             подписи                                   подписи
Дата         Печать                      Дата          Печать
 
          АКТ
___________ N __________
приема-передачи архивных
документов на хранение
 
__________________________________________________________________
                      (основание передачи)
__________________________________________________________________
                 (название передаваемого фонда)
____________________________________________________________ сдал,
      (название организации, передающей документы)
а _________________________________________________________ принял
        (название организации принимающей документы)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
 

 N 
п/п

  Название, 
 номер описи 

     Количество 
 экземпляров описи 

  Количество 
    ед. хр.

 Примечания 

 1 

      2 

          3 

       4 

     5 

 
Итого принято ____________________________________________ ед. хр.
 
Передачу произвели: Прием произвели:
 
Должность  Подпись  Расшифровка    Должность  Подпись  Расшифровка
                    подписи                            подписи
Дата                               Дата
 
Фонду присвоен N
__________________________________________________________________
 
Изменения в учетные документы внесены.
 
Должность                  Подпись             Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Наименование организации
 
          АКТ                             УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________                  Руководитель организации
о выделении к уничтожению
архивных документов,                      Подпись      Расшифровка
не подлежащих хранению                                 подписи
                                          Дата
 
На основании _____________________________________________________
                (название и выходные данные перечня документов 
__________________________________________________________________
              с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
__________________________________________________________________
                       (название фонда)
 

 N 
п/п

 Заголовок 
   дела 
(групповой 
 заголовок 
документов)

Годы

Номер 
описи 
 <*>

 Номер 
ед. хр. 
  по 
 описи

Количество 
  ед. хр.

 Сроки 
хранения 
и номера 
 статей 
   по 
 перечню

Примечание

 1 

     2 

 3 

  4 

   5 

     6 

    7 

    8 

<*>  При  выделении  к уничтожению документов при подготовке дел к
передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.
 
Итого ______________________________ ед. хр. за ____________ годы.
         (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены ЭПК
__________________________________________________________________
               (наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________________ N _________________________)
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ N _____________
_____________________________
 
 
 

Продолжение приложения N 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.:
- на бумажном носителе весом ____________________________ кг сданы
на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение ___________________
__________________________________________________________________
                    (способ уничтожения)
 
Наименование должности
работника,
сдавшего документы                Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
Изменения в учетные документы внесены.
 
Наименование должности
работника архива, внесшего
изменения
в учетные документы               Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 22
к п. 3.15 Правил

Наименование организации
 
          АКТ                             УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________                  Руководитель организации
о неисправимых повреждениях
архивных документов                       Подпись      Расшифровка
                                                       подписи
                                          Дата
 
           Фонд N _________________________________
                         (название фонда)
 
В    фонде    обнаружены    документы,    признанные   неисправимо
поврежденными:
                                                                  

 N 
п/п

Опись 
  N

Ед. хр. 
   N

 Заголовок 
поврежденных 
  ед. хр.

Крайние 
 даты

Количество 
  листов 
(объем Мб)

 Сущность 
 и причины 
повреждения

 1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________________
__________________________________________________________ ед. хр.
                (цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду: ___________________
__________________________________________________________________
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)          Подпись      Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      СОГЛАСОВАНО <*>

<*> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской
Федерации.
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от __________ N _____________    от _____________ N ___________
 
Изменения в учетные документы архива внесены.
 
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы               Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 23
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Наименование организации
 
Наименование структурного
подразделения
 
ОПИСЬ N _______________
дел __________________________
 

 N 
п/п

Индекс 
 дела

Заголовок 
  дела

Крайние 
 даты

  Срок 
хранения 
  <*>

Количество 
  листов

Примечание

 1 

   2 

    3 

   4 

    5 

     6 

    7 

Название раздела 

 

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
 
В данную опись внесено _______________________________________ дел
                                  (цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ___________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
 
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО <*>

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.
 
Наименование должности                    Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ                   подразделения
 
Подпись Расшифровка                       от ___________ N _______
        Подписи
 
Дата
 
 
 

Продолжение приложения N 23
к пп. 4.11, 4.31 Правил

 
Передал
______________________________________________________________ дел
                      (цифрами и прописью)
и ________________________________________________________________
                         (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
 
Наименование должности
работника структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
Принял _______________________________________________________ дел
                        (цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных
         (цифрами и прописью)
картотек к документам.
 
Наименование должности
работника архива                  Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Наименование организации
 
Фонд N _____________
 
ОПИСЬ N ________________
электронных дел, документов
___________________________
 

 N 
п/п

Индекс 
 дела

Заголовок дела

 Крайние даты 
      <*>

Объем, Мб

 Примечания 

 1 

   2 

       3 

       4 

    5 

      6 

Наименование раздела 

 

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                   (цифрами и прописью)
с N ______________________ по N _________________________________.
объемом ________________________________ Мб.
 
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО <*>

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.
 
Наименование должности                    Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ                   подразделения
 
Подпись Расшифровка                       от __________ N ________
        Подписи
 
Дата
 
 
 

Продолжение приложения N 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

 
Передал
______________________________________________________________ дел
                       (цифрами и прописью)
и  _______________________  регистрационно-контрольных  картотек к

    (цифрами и прописью)
документам, объемом _________________________________ Мб.
 
Наименование должности
работника структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
Принял _______________________________________________________ дел
                        (цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных
          (цифрами и прописью)
картотек к документам, объемом _______________________________ Мб.
 
Наименование должности
работника архива                  Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 

Продолжение приложения N 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ________________
электронных дел, документов
_____________________________________
 
      Реестр документов (контейнеров электронных документов)
                   электронного дела: <*>

<*> Составляется на каждое электронное дело.
 
N ед. хр. по описи ____________________ Индекс дела ______________
Заголовок дела ___________________________________________________
 

  Дата 
документа

 Рег. N 
документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечания

    1 

    2 

          3 

    4 

     5 

 
Наименование должности
составителя описи                 Подпись      Расшифровка подписи
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 25
к п. 4.18 Правил

Наименование организации
 
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                          УТВЕРЖДАЮ
                                          Руководитель организации
На _______ год                            Подпись      Расшифровка
                                                       подписи
                                          Дата
 

 Индекс 
  дела

 Заголовок 
   дела

 Количество 
    дел

   Срок хранения и 
 N статьи по перечню

Примечание

   1 

     2 

     3 

          4 

     5 

Название раздела 

 
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации                       Подпись      Расшифровка подписи
 
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
 
СОГЛАСОВАНО                      СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)                Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______ N __________          от __________ N _____________
 
 
 

Продолжение приложения N 25
к п. 4.18 Правил

           Итоговая запись о категориях и количестве дел,
               заведенных в ____ году в организации
 

По срокам хранения

Всего

В том числе: 

переходящих

с отметкой 
  "ЭПК"

1 

2 

3 

4 

Постоянного 

Временного (свыше 10 лет) 

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО: 

 
Наименование должности
руководителя службы ДОУ           Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
Итоговые сведения переданы в архив.
 
Наименование должности
лица, передавшего
сведения                          Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 26
к п. 4.18 Правил

Наименование организации
 
Наименование структурного
подразделения
 
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
 
На ____ год <*>

<*>  К  номенклатуре  дел  структурного подразделения по окончании
календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной
в приложении 25, и делается отметка о передаче итоговых сведений в
службу ДОУ организации.
 

Индекс дела

Заголовок 
  дела

Количество томов 
    (частей)

Срок хранения 
  и N статьи 
  по перечню

Примечание

     1 

    2 

        3 

      4 

    5 

Название раздела 

 
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
СОГЛАСОВАНО <*>

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.
 
Протокол ЭК структурного
подразделения
от ___________ N _______
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 27
к пп. 4.19, 4.21 Правил

                         ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                   документов дела N _____________
                                                                  

 N 
п/п

Регистрационный 
индекс документа

  Дата 
документа

Заголовок 
документа

  Номера 
листов дела

Примечание

 1 

       2 

    3 

    4 

     5 

    6 

 
Итого ________________________________________________ документов.
                      (цифрами и прописью)
 
Количество листов внутренней описи ______________________________.
                                        (цифрами и прописью)
 
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись
документов дела                   Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 28
к пп. 4.19, 4.24 Правил

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

    (наименование государственного (муниципального) архива)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
                    (наименование организации)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
          (наименование структурного подразделения)
 
            ДЕЛО N ________ ТОМ N ______________
 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
                      (заголовок дела)
__________________________________________________________________
                       (крайние даты)
 
На ________________ листах
Хранить __________________
 

Ф. N _______________ 

Оп. N ______________ 

Д. N _______________ 

Приложение N 29
к п. 5.12 Правил

Наименование организации
 
Справочные данные об организации                 Адресат
  (почтовый адрес, телефон,
        телефон/факс)
 
        АРХИВНАЯ СПРАВКА
 
______________ N ______________

   (дата)
 
На N _________ от _____________
 
                                Текст
                                                                  
Основание:
 
Должность руководителя
организации (или иного
уполномоченного им лица)          Подпись      Расшифровка подписи
 
                          Печать
 
Фамилия исполнителя
Номер телефона
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 30
к п. 6.8 Правил

УТВЕРЖДАЮ                           УТВЕРЖДАЮ
______________________________      ______________________________

   (наименование должности             (наименование должности 
______________________________      ______________________________
 руководителя организации,             руководителя организации, 

   передающей документы)                принимающей документы)
 
Подпись            Расшифровка      Подпись            Расшифровка
                   подписи                             подписи
 
Дата               Печать           Дата               Печать
 
АКТ
________________ N ______________
приема-передачи архивных
документов на хранение
 
__________________________________________________________________
                      (основание передачи)
__________________________________________________________________
                  (название передаваемого фонда)
____________________________________________________________ сдал,

     (наименование организации, передающей документы)
__________________________________________________________________
       (наименование организации, принимающей документы)
принимает  на государственное хранение документы и страховые копии
за ___________ и справочный аппарат к ним:

     (годы)
 

 N 
п/п

 Название, 
номер описи

   Количество 
экземпляров описи

Количество единиц 
    хранения

Примечание

 1 

     2 

        3 

         4 

     6 

В электронном документе нумерация граф таблиц соответствует официальному источнику.

Продолжение приложения N 30
к п. 6.8 Правил

Итого принято ____________________________________________ ед. хр.
                          (цифрами и прописью)
 
Передачу произвели:          Прием произвели:
Должность     Подпись        Должность     Подпись     Расшифровка
                                                       подписи
Расшифровка
подписи
 
Дата                         Дата
 
Фонду присвоен номер _____________________________________________
 
Изменения в учетные документы внесены
 
Должность               Подпись               Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)