Инструкция для пользователя 1с предприятие 8

1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 — самая популярная бухгалтерская программа. Но у фирмы 1С программ очень много: 1С:Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей, Управление нашей фирмой и др. Каждая из них автоматизирует ту или иную сферу деятельности организации.

В этой статье рассмотрим основы программы 1С Предприятие. Изучив ее, вы не станете сразу экспертом 1С, но начнете ориентироваться в том, как она работает. Зная интерфейс, типовые приемы, вы сможете работать в любой программе.

Как работать в 1С Предприятие, разберем на примере 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Где взять программу

Работа в программе 1С возможна и без покупки. Есть специальная версия для обучения. Реальный учет в ней вести не получится, но для обучения это отличный вариант. Где взять учебную версию и как ее установить, смотрите в статье >>

Как зайти в программу

Зайдите в меню Пуск и нажмите на ярлык 1С:Предприятие.

Также можно запустить 1С через рабочий стол.

Работа в 1С предприятие начинается с выбора варианта запуска:

1. 1С:Предприятие — режим, в котором в базу вводятся данные, создаются документы, формируются отчеты. Здесь работают обычные пользователи. Именно этот раздел мы будем дальше описывать.
2. Конфигуратор — режим для программистов. Здесь пишется код программы.

После нажатия кнопки 1С:Предприятие выберите пользователя и нажмите Войти.

В демоверсиях 1С уже есть пользователи, под которыми можно проверить работу. Пароль для них не устанавливается. В реальной базе изначально пользователей нет, их необходимо создать самостоятельно и установить пароли в целях безопасности.

Интерфейс программы

Разберем интерфейс 1С.

Разделы программы

Начальное окно может отличаться в зависимости от программы. Так выглядит интерфейс 1С:Бухгалтерия:

1 — Панель разделов. Разделы делят программу на части, в которых содержатся объекты и команды, объединенные по смыслу. Например, в разделе Банк и касса выполняются банковские и кассовые операции. Для каждого раздела добавлена понятная картинка.

2 — Панель открытых. Здесь отображаются открытые журналы документов в виде закладок.

3 — Рабочая область. В ней происходит основная работа с открытыми объектами.

4 — Область системных команд. Здесь отображаются заголовок программы, текущий пользователь, а также дополнительные команды:

Оповещения

История просмотренных объектов.

Избранное — сюда помещаются наиболее часто используемые объекты.

Поиск данных по базе.

Сервис и настройки — дополнительные сервисные команды и настройки.

Самое интересное и удобное — что внешний вид программы легко изменить. Для этого не нужна помощь программистов, это сможет сделать любой пользователь.

Подробнее про интерфейс 1С смотрите в статье >>

Доступ к объектам программы

Для доступа к объектам программы выберите слева нужный раздел. Откроется панель функций текущего раздела. Она состоит из двух частей:

• Панель навигации — сюда помещаются справочники и документы.
• Панель действий — здесь доступны отчеты, настройки и сервисные объекты.

Состав объектов для обеих панелей можно настроить. Для этого нажмите на шестеренку и выберите команду для настройки.

Откроется окно настройки.

В правой колонке находятся выбранные команды, в левой колонке — доступные. С помощью кнопок Добавить и Удалить перемещайте команды между колонками.

Таким образом вы можете настроить программу под себя.

Справочники предназначены для хранения различной информации, которая используется в других объектах. Например, список товаров, сотрудников, складов и т. д.

Разберем работу со справочниками на примере справочника Склады. Зайдите в меню Справочники – Товары и услуги – Склады. Откроется форма со списком складов.

Рассмотрим основные возможности.

Открытие и создание нового элемента

Для открытия элемента щелкните по нему два раза левой кнопкой мыши или выделите элемент в списке и нажмите клавишу Enter или F2.

Для создания нового элемента нажмите кнопку Создать или клавишу Insert.

Любой справочник состоит как минимум из одного поля, оно называется Наименование. Состав остальных полей может быть различным, зависит от предназначения справочника. Также часто используется поле Группа — применяется для объединения элементов справочника в группы (папки).

Красным цветом выделяются обязательные для заполнения поля.

Некоторые поля выбираются из ограниченного перечня значений или других справочников. Для выбора нажмите на значок треугольника. Например, для поля Тип склада используется перечень из трех значений:

Для поля Ответственное лицо после нажатия на треугольник нажмите кнопку Показать все.

Откроется справочник — Физические лица. Ответственного можно будет подобрать из этого справочника по кнопке Выбрать:

Поле заполнится выбранным значением.

Программа 1С запоминает значения, которые мы выбирали раньше и предлагает их для выбора в последующих действиях с данным справочником.

Еще один способ заполнения данных — ввод с клавиатуры. Достаточно начать вводить фамилию ответственного — программа найдет ее и предложит выбрать.

На верхней панели есть две кнопки для сохранения элемента справочника:

• Записать — сохраняет элемент, но не закрывает окно.
• Записать и закрыть — сохраняет элемент и закрывает окно.

Создание групп

В справочниках элементы можно объединять в группы (папки). Для создания новой группы нажмите кнопку Создать группу.

Введите название группы и нажмите кнопку Записать и закрыть.

Будет создана папка.

Для перемещения существующих складов в папку есть несколько способов:

• открыть карточку элемента и выбрать нужную группу;
• выделить склад в списке и перетащить ее в группу левой кнопкой мыши;
• выделить склад в списке, нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт Переместить в группу.

Добавление элемента копированием

В справочниках есть возможность скопировать данные из существующего элемента. Это ускоряет ввод информации, достаточно поменять некоторые сведения и записать элемент.

Для копирования выделите элемент и нажмите кнопку Создать новый элемент копированием текущего или клавишу F9.

Поиск в справочнике

Выполнить поиск информации в справочнике очень просто. Находясь в любой колонке начните вводить любые интересующие символы — автоматически выполнится поиск.

Как пользоваться программой 1С предприятие — работа с документами

Документы используются для отражения фактов хозяйственной жизни. Поступление денег, продажа товаров, прием на работу сотрудников — все эти события регистрируются с помощью документов.

Работу с документами рассмотрим на примере документа Поступление (акт, накладная, УПД), раздел Покупки.

Список документов

Так выглядит форма списка документов Поступление (акт, накладная, УПД).

В верхней панели расположены кнопки, команды. В разных документах их состав отличается, разберем наиболее частые.

Создать — кнопка для создания нового документа, может называться по-разному. Часто рядом с этой кнопкой присутствует значок «+». В данном случае вместо кнопки Создать по кнопке Поступление предлагается выбрать вид операции.

В документах 1С могут применяться разные виды операций, в зависимости от этого меняется состав документа.

Несколько видов операции по одному документу, например, Поступление (акт, накладная, УПД) — это удобно: каждая операция содержит только необходимые для конкретной ситуации поля.

Другие кнопки на панели журнала:

Создать новый элемент копированием текущего — как и в случае со справочниками, создается новый документ с заполненными полями. Это значительно ускоряет работу.

Дт/Кт — показывает проводки документа в бухгалтерском и налоговом учете, а также движения по регистрам.

Печать — используется для печати различных форм.

Создать на основании — в отличие от создания копированием создается не тот же вид документа, в котором мы находимся, а другой. Например, на основании поступления создается Счет покупателю. В итоге многие поля нового документа будут автоматически заполнены по документу-основанию. Такой механизм в программах 1С используется очень часто.

Поиск — поиск данных в списке, работает как в справочниках.

Присоединенные файлы — используется для прикрепления к документу файлов с компьютера.

Заполнение нового документа

Создадим новый документ Поступление (акт, накладная, УПД) вид операции Товары. Документ чаще всего состоит из шапки, табличной части и подвала.

В шапке указываются основные параметры. Их может быть много, но всегда используются Номер и Дата.

Номер — для каждого документа он уникальный. Номер формируется автоматически в порядке возрастания.

Что важно знать про номера:

• для каждого вида документа нумерация своя;
• номер формируется не при создании документа, а при его записи;
• если в базе ведется учет нескольких организаций, то обычно в номер добавляется префикс, по которому можно различать документы разных организаций. Префикс указывается в карточке организации;
• каждый год нумерация документов начинается заново.

Дата — показывает, когда произошло событие. В этом поле содержится и время создания документа. При создании нового документа в поле Дата автоматически проставляются текущие дата и время компьютера.

Если в базе ведется учет нескольких организаций, в документе обязательно используется реквизит Организация. Состав остальных полей зависит от предназначения документа.

В табличной части документа (их может быть несколько) указываются детали операции. В случае с нашим документом это будет информация о том, какие товары к нам поступили, в каком количестве и сколько они стоят. Заполнить табличную часть можно вручную по кнопке Добавить. В этом случае товар выбирается из справочника Номенклатура. Также часто 1С предлагает дополнительные возможности для быстрого заполнения документа.

Подбор товаров — вручную подбирается нужное количество товаров в специально подготовленном окне.

Заполнение по штрихкоду — товар добавится автоматически при считывании штрихкода сканером. Штрихкоды должны быть предварительно указаны в карточке номенклатуры.

Копирование существующей строки — для этого выделите строку и выберите пункт Скопировать или F9 на клавиатуре.

Такой способ удобен, если в строках есть небольшие отличия — достаточно поменять эти данные.

Автозаполнение — документ заполняется автоматически на основании сведений из информационной базы. В документе Поступление товаров такого способа нет, но в других документах используется часто. Обычно кнопка автозаполнения называется Заполнить.

В подвале документа размещаются поля:

• Итоги — итоговые суммы по строкам табличной части.
• Ответственный — имя пользователя, который создал документ.
• Комментарий — поле для ввода произвольного комментария к документу.

Сохранение документа

Для сохранения документа используется одна из трех кнопок:

• Записать — сохранение документа в базе. Документ на учет влиять не будет.
• Провести — проведение документа. Документ формирует проводки, движения по регистрам и влияет на учет.
• Провести и закрыть — проведение документа и закрытие окна.

В списке документов проведенный и не проведенный документы отличаются значками.

Как пользоваться 1С Предприятие — работа с отчетами

Отчеты — это объекты, с помощью которых анализируется результат работы организации. В программе огромное количество отчетов, рассмотрим один из наиболее популярных — Оборотно-сальдовая ведомость (Отчеты — Стандартные отчеты). Отчет выводит информацию по всем бухгалтерским счетам, используемым организацией.

Формирование отчета

Перед формированием отчета заполните параметры Организация и Период. Могут использоваться и другие параметры, но чаще применяются эти.

Период указывается одним из способов:

После указания периода и организации (если в базе их несколько) нажмите Сформировать. Отчет выведется на экран.

Настройки отчета

Для настройки отчета нажмите кнопку Показать настройки.

В отчетах есть различные настройки:

Оформление — настраивает вариант вывода отчета на экран и печать: например, добавление в отчет единиц измерения, подписей необходимо при формировании отчета как бухгалтерского регистра.

В поле Вариант оформления можно выбрать стиль отчета.

По кнопке Добавить откроются дополнительные настройки.

Здесь доступны обширные возможности оформления, в том числе с условиями. Например, можно выделить цветом остатки, которые превышают определенную сумму.

Как сохранить настройки отчета

Установленные настройки можно сохранить, чтобы использовать в следующий раз. Для этого нажмите Еще – Сохранить настройки.

Введите название настройки и нажмите кнопку Сохранить.

В последующем для выбора этого варианта настройки отчета нажмите Еще – Выбрать настройки.

Выделите вариант отчета и нажмите Выбрать.

Расшифровка отчета

Во многих отчетах есть функция расшифровки значений. Для этого щелкните два раза левой кнопкой мыши на интересующей цифре и выберите отчет.

Полученный отчет покажет, из чего сложилась цифра. Продолжая дальше расшифровку, можно дойти до исходного документа.

Сохранение, печать и отправка отчета на почту

В верхней панели отчета есть дополнительные кнопки для:

• печати;
• предварительного просмотра отчета перед печатью;
• сохранения отчета в файл (Excel, Word, PDF и т. д.);
• отправки отчета на электронную почту.

Мы рассмотрели основы работы в 1С. Надеемся, эта статья станет для вас отличным стартом в изучении программы.

См. также:

• Знакомство с интерфейсом ТАКСИ
• Путеводитель по заполнению документов
• Регламентированная отчетность в 1С
• Как пользоваться калькулятором 1С
• Как добавить группировки в настройки отчетов
• Как выделить область печати в отчете?
• Быстрый поиск и просмотр в отчетах
• Как посмотреть обороты товаров в разрезе контрагентов?
• Как скопировать настройки другим пользователям
• Бухгалтер без Админа при работе с 1С:Бухгалтерия

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Руководство по программе 1С Бухгалтерия 8.3

• Как выставить счет на оплату покупателю с печатью и подписью
• Корректировочные счета-фактуры
• Самоучитель 1 С по работе с кассой
• Настройка обмена с банк клиентом

Оформление хозяйственных операций

Покупки и продажи, цены, товародвижение

• Установка цен на товар в программе 1С
• Продажа товаров и услуг в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Как сделать и выставить счет-фактуру в 1С 8.3
• Регистрация счет фактуры на аванс в 1С
• Как отразить в 1С 8.3 корректировочную счет фактуру
• Списание товаров в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• Розничная выручка в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Как оформить поступление товаров и услуг в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Отчет комитенту в 1С 8.3 Бухгалтерия (по закупкам)
• Отчет комитенту в 1С Бухгалтерия 8.3 (по продажам)
• Как заполнить отчет комиссионера о продажах в 1С 8.3
• Переоценка розничного товара
• Как выписать счет в 1С Бухгалтерия 3.0
• Корректировки поступления и реализации в 1С 8.3
• Поступление дополнительных расходов в 1С 8.3
• Как изменить цены в 1С 8.3
• Перемещение товара в 1С 8.3
• Экспорт товаров в 1С Бухгалтерия 8.3 и нулевая ставка НДС
• Как сделать товарно-транспортную накладную (ТТН) в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Транспортно-заготовительные расходы в 1С 8.3
• Оприходование товара в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• Как отразить в 1С Бухгалтерия 8.3 покупку программы 1С или другого ПО?
• Акт выполненных работ в 1С 8.3 — оформление продажи услуг
• Комиссионная торговля в 1С Бухгалтерия 8.3
• Учет по партиям в 1С 8.3
• Поступление импортного товара и оформление ГТД
• Как сделать инвентаризацию в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Оказание услуг в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
• Как сделать доверенность в 1С 8.3 (8.2) Бухгалтерии 3.0
• Розничная торговля в 1С Бухгалтерия 8.3
• Возврат товара от покупателя в 1С
• Возврат ТМЦ поставщику

Банк и касса, взаиморасчеты

• Как сделать акт сверки с контрагентом
• Поступление и списание с расчетного счета в 1С Бухгалтерии 8.3
• Кассовая книга (КО-4) в 1С 8.3 Бухгалтерии 3.0
• Карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами в 1С 8.3
• Как провести взаимозачет в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Платежный календарь в 1С 8.3
• Как оформить денежные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Как проводить эквайринг в 1с 8.3
• Как отразить покупку и продажу валюты в 1С на примере
• Как в 1С 8.3 сделать корректировку долга
• Работа с выпиской банка
• Операции по кассе в 1С Бухгалтерии
• Авансовый отчет: заполнение и пример
• Выгрузка клиента банка в 1С
• Учет операций по депозитам
• Как провести договор цессии в 1С 8.3 — примеры проводок

Налоги, отчетность, учетная политика, закрытие месяца

• Восстановление НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Как отразить в 1С Бухгалтерия 8.3 услуги банка
• Отражение НДС к вычету в 1С Бухгалтерия 8.3
• Настройка учетной политики
• Декларация по налогу на прибыли в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Закрытие месяца в 1С
• Налог на имущество в 1С 8.3
• Распределение НДС в 1С Бухгалтерия 8.3
• Налоговый учет в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Формирование записей в книге покупок в 1С 8.3
• Отчетность в ФСС в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0)
• Отчетность ПФР: как сделать РСВ-1 в 1С 8.3
• Справки-расчеты в 1С Бухгалтерии 8.3
• Что делать если счет фактура не попадает в книгу покупок 1C 8.3
• Налога на прибыль в 1С — настройка, расчет и проверка
• Начисление страховых взносов в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Регламентные операции в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Помощник по учету НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Декларация по НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Настройка параметров учета в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Реформация баланса в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Инструкция по учету НДС в 1С 8.3
• Распределение НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Бухгалтерский баланс в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0)
• Курсовые разницы в 1С 8.3: как отразить, проводки, примеры
• Документ «Операция, введенная вручную» в 1С 8.3
• Убытки прошлых лет в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Регламентированная отчетность в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Счет-фактура налогового агента в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Экспорт товаров в 1С Бухгалтерия 8.3 и нулевая ставка НДС
• Раздельный учет НДС в 1С 8.3: Бухгалтерия 3.0
• Алкогольная продукция в 1 С Бухгалтерия
• «Отражение начисления НДС» в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
• Корректировка записей регистров в 1С с помощью документа Операции или из проводок
• Как сделать справку 2-НДФЛ в Бухгалтерии (8.3 и 8.2)
• Отражаем расходы будущих периодов в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0)
• Ввод начальных остатков
• КУДиР в 1С Бухгалтерии
• Книга доходов и расходов в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) — настройка, заполнение и поиск ошибок
• Отчеты в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0)

Производственный учет и материалы

• Отчет производства за смену в 1С 8.3 на примере
• Как списать материалы в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Оказание производственных услуг в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Выпуск готовой продукции в 1С 8.3
• Расчет себестоимости в 1С Бухгалтерии 8.3
• Распределение общепроизводственных расходов в 1с 8.3 на примере
• Учет готовой продукции в 1С 8.3 пошагово
• Распределение косвенных расходов в 1С 8.3
• Учет ГСМ в 1С Бухгалтерии 8.3 — пошаговая инструкция
• Реализация материалов в 1С 8.3 — примеры и проводки
• Учет спецоснастки в 1С Бухгалтерия 8.3
• Передача материалов в эксплуатацию в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Учет материалов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Передача сырья в переработку в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0)
• Поступление дополнительных расходов в 1С 8.3
• Учет затрат на производство и выпуск готовой продукции в 1С 8.3
• Списание спецодежды 1С 8.3 — пошаговая инструкция и настройка
• Учет давальческого сырья в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Учет давальческого сырья в 1С 8.3 (8.2) у давальца
• Как вести производственный учет в 1С 8.3 (Бухгалтерия)
• Документ требование-накладная в 1С Бухгалтерия предприятия 8.3
• Комплектация номенклатуры в 1С 8.3

Основные средства и НМА

• Поступление ОС в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• Поступление дополнительных расходов в 1С 8.3
• Принятие к учету Основного средства
• Ввод в эксплуатацию основных средств в 1С 8.3
• Модернизация основного средства в 1С 8.3 на примере
• Как в 1С 8.3 собрать основное средство из комплектующих
• Передача ОС в 1С 8.3 Бухгалтерии — оформление продажи ОС
• Продажа основного средства в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
• Начисление амортизации в 1С 8.3 Бухгалтерия — пошаговая инструкция
• Инвентарная карточка в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Отчеты по основным средствам в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Учет основных средств в 1С 8.3
• Учет оборудования в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Лизинг в 1С 8.3 у лизингополучателя — примеры с проводками
• Учет лизинга в 1С Бухгалтерия 8.3 (8.2) на УСН
• Нематериальные активы в 1 С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Кадровый учет, расчет з/п и других выплат

• Настройки зарплаты в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0)
• Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Прием сотрудника на работу в 1С 8.3
• Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Начисление и выплата заработной платы в 1С
• Начисление по больничному листу в 1С Бухгалтерия 8.3
• Как в 1С Бухгалтерия 8.3 рассчитать и начислить отпускные
• Как оформить командировку и выплатить командировочные в 1С 8.3
• Увольнение и компенсация за неиспользованный отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Зарплатные проекты в 1С 8.3 Бухгалтерия (3.0)
• Исполнительные листы в 1С Бухгалтерия 8.3
• Как отразить алименты в 1С Бухгалтерия
• Как начислить дивиденды в 1С 8.3

Работа со справочниками в 1С 8.3 Бухгалтерия

• Ввод производственного календаря
• Загружаем ФИАС в 1С 8.3 — новый классификатор адресов
• Ответственные лица организации в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0)
• Счета учета в 1С Бухгалтерии 8.3: номенклатура и контрагенты
• Классификатор единиц измерения (ОКЕИ) в 1С 8.3
• Настройка 1С Бухгалтерия 8 — первоначальная настройка программы
• Установка соответствия кодов ОКАТО кодам ОКТМО 1С
• Номенклатура в 1С 8.3: цены, счета учета, виды номенклатуры
• Заполнение справочника Контрагенты
• Курсы валют в 1С 8.3 — загрузка в ручном и автоматическом режиме
• Работа со справочником контрагенты в 1С Бухгалтерии 8.3
• Классификаторы 1С 8.3 и загрузка их в систему
• Загрузка и обновление КЛАДР в 1С 8.2
• Статьи движения денежных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Шаблоны договоров в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• План счетов в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0)

Сервисные функции

• Поиск и удаление дублей в 1С 8.3 — лучший способ избавиться от дублей в справочниках
• Как удалить справочники и документы
• Перепроведение документов
• Свертка базы
• Обмен электронными документами в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Групповая печать документов в 1С 8.3
• Как исправить нумерацию документов в 1С 8.3
• Создание и назначение прав в программе 1С
• Как отредактировать номер документа 1С в 8.3 и 8.2
• Автоматическое заполнение полей документов в 1С
• Дата запрета изменения данных в 1С
• Универсальный подбор и обработка объектов 1С 8.3
• Особенности перехода с 1С Бухгалтерии 2.0 на 3.0
• Универсальный отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия — инструкция и описание для пользователя
• Загрузка номенклатуры из Excel

Ошибки в учете

• Обороты по документам и проводкам за период не совпадают в 1С
• Обнаружены обороты по дебету/кредиту счета …, в которых не указано … в документе
• Нет базы распределения прямых расходов
• Ошибка десериализации контактной информации не указан ожидаемый тип в 1С
• Редактирование данных этого периода запрещено. Изменения не могут быть записаны…

По материалам: programmist1s.ru

28.09.2016 10:20

Одним из важных этапов на проекте внедрения 1С является обучение сотрудников новой программе. Этап становится довольно «болезненным», если заказчик не согласен на обучение. Тогда рассматривается альтернативный вариант – написать руководства пользователей.

В этой статье я поделюсь опытом написания инструкций на проекте внедрения 1С. Расскажу, как писать ПОНЯТНЫЕ руководства пользователей, и главное – как внедрить в компании регламент для сотрудников.

Руководство пользователя – это технический документ, который предназначен для оказания поддержки пользователям конкретной системы. В этом смысле используется и слово «мануал» (manual).

Рассмотрим основной алгоритм написания инструкций для пользователей программы 1С.

1. ОПРЕДЕЛЯЕМ ТЕМУ И ЦЕЛЕВУЮ АУДИТОРИЮ

Для чего мы пишем инструкцию? Самый важный вопрос, на который нужно ответить. Я выделила несколько основных вариантов:

• Инструкция для конкретного блока учета в программе, например, «Инструкция по блоку Продажи»,

• Инструкция для определенной должности сотрудника, например, «Инструкция для менеджера по оптовым продажам»,

• Инструкция по конкретной функции или процессу, например, «Инструкция по маркировке товаров».

Для кого мы пишем инструкцию? Необходимо понять для какого уровня пользователя нужно описать функционал программы – это новичок или опытный пользователь?

Эти вопросы стоит обсудить с заказчиком, ведь от них зависит основной принцип разработки инструкций.

2. ПРОДУМЫВАЕМ СТРУКТУРУ СОДЕРЖАНИЯ

Для выстраивания взаимосвязи разделов важно знать и понимать набор процессов и последовательность их действий. Разобраться в этом помогут:

• Концептуальный дизайн – основа для дальнейшей разработки проектных решений. Документ включает в себя модели бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, проектирование ролей и полномочий, интеграционную модель, альбомы печатных и отчетных форм.

• Проектное решение – это документ, состоящий из методологического проектного решения, которое фиксирует функциональный объем проекта – определяет какие действия и сущности будут «покрыты» функционалом информационной системы, а также технического проектного решения, которое фиксирует объем, принципы и описание доработок конфигурации 1С и является основой для дальнейшей доработки – изменения типовых и создания новых объектов конфигурации 1С.

• Встречи с заказчиком.

Инструкция по блоку. Заголовок раздела – объект программы.

Пример: блок учета – ценообразование, процессы – ведение информации о видах цен, сегментах партнеров, установка цен номенклатуры, использование обработок. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

Инструкция для должности. Заголовок раздела – название процесса.

Пример: пользователь – кладовщик ордерного склада, функции и их последовательность – приемка и отгрузка товаров, учет товарно-материальных ценностей в эксплуатации. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

Инструкция по процессу. Заголовок раздела – название процесса, объекта программы, должности.

Пример: процесс – реализация маркированных товаров. Менеджер по продажам создает реализацию товаров, выгружает данные на терминал сбора данных, затем кладовщик на складе считывает товары на терминал сбора данных и заносит их в 1С. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

3. ПИШЕМ ИНСТРУКЦИЮ

Перед аналитиком встала ответственная задача – написать инструкцию так, чтобы тебя поняли. Рассмотрим основные принципы написания мануалов.

Содержательность. Опишите функционал программы, расскажите в деталях обо всех этапах, нюансах и распространённых ошибках.

Подробная или не очень

Если инструкцией будет пользоваться новичок, то я рекомендую сделать следующее: поставьте себя на место пользователя, который первый раз в жизни видит программу. Такая инструкция будет очень подробная.

Если пользователь ранее работал в подобных программах, например, менеджер по продажам имеет опыт работы с программой 1С: Управление торговлей 11, тогда ему будет не сложно заполнить нормативно-справочную информацию и создать документы «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг». Такая инструкция будет содержать меньше конкретики.

Полнота изложения

Не сокращайте слова, не используйте аббревиатуры и специальные термины, понятные только узкому кругу читателей. Текст должен быть понятен любому. Например, вместо «РТиУ» не поленитесь и пропишите полностью «документ Реализация товаров и услуг». Если без этого никак — оформите раздел «Глоссарий».

Ветвления

Если процессы повторяются или нужно сослаться на другой раздел, то необходимо проставить гиперссылки. Например: «Базовые соглашения с клиентом не используются в документах продаж, для этого необходимо создать индивидуальное соглашение».

Если вы ссылаетесь на рисунок или таблицу, то воспользуйтесь механизмом «Перекрестная ссылка».

Структурированность.
Разбавьте текст заголовками, абзацами и списками для удобного восприятия читателем.

Заголовки – это обязательно.

Позволяют «просканировать» ваш текст и остановиться сразу на нужной части. Но главное – не нарушать их иерархию.

Абзацы – это не так просто.

Есть универсальное правило: одна мысль – один абзац. Он не должен быть огромным, чтобы не перегружать информацией. Но и делать абзац из одного предложения тоже не стоит. Оптимальная длина – 5 строк.

Списки – это удобно и понятно.

Маркированный список – это обычный список перечисления с маркерами, точками. В перечне элементы не упорядочены между собой. От их перестановки местами смысл не поменяется.

Нумерованный список уместно использовать, если вы перечисляете этапы чего-то. Если элементы поменять местами, нарушится смысл.

Пример: чтобы оформить приобретение товаров через подотчётное лицо, необходимо выполнить следующие действия:

1) Перейдите в раздел Закупки – Документы закупки (все).

2) Нажмите кнопку «Создать – Приобретение товаров и услуг – Закупка через подотчетное лицо».

3) Укажите на вкладке «Основное» следующие данные:

•  Организация,

•  Поставщик,

•  Контрагент,

•  Договор,

•  Склад.

4) Заполните вкладку «Товары».

5) Укажите на вкладке «Доставка» способ доставки.

6) Нажмите кнопку «Провести и закрыть».

Наглядность. Японское правило: «Одна картинка стоит тысячу слов».

Скриншоты 

Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников, как правило – это тестовая рабочая база. Возможно редактирование скриншотов стрелками, выделением цветом нужных элементов и порядка действий. Таким образом, пользователю будет проще понять, что необходимо сделать.

Пример: чтобы установить значение цены номенклатуры в документе «Установка цен номенклатуры», необходимо выбрать подразделение, все влияющие и зависимые виды цен, затем перейти к установке:

Делюсь удобными и бесплатными инструментами для создания скриншотов:

• Lightshot. Скачать можно тут.

• Яндекс.Скриншот, входит в состав утилиты Яндекс.Диск. Посмотреть можно тут.

Важные фрагменты текста

Если читателю обязательно нужно обратить внимание на важный фрагмент текста, то перед описанием можно указать слова «Важно», «Обратите внимание» и сделать акцент на размер, шрифт и цвет текста.

Пример: Обратите внимание!!! Обычный менеджер не сможет отредактировать график оплаты в соглашении c клиентом. Для этого предусмотрена отдельная роль. Если данный функционал не доступен, то необходимо обратиться в ИТ-отдел.

Экспертность. Автор обязан хорошо разбираться в теме.

Если так вышло, что описываемый блок программы – новая тема для аналитика, тогда за основу типового функционала рекомендую взять инструкции с официального сайта 1С: ИТС.

Можно указать в тексте интерактивные ссылки на инструкции с сайта, чтобы не перегружать документ. Но если у пользователей нет выхода к интернету, то этот вариант не подходит.

Актуальность.
Инструкцию придется периодически обновлять.

Если порядок действий, интерфейс программы, который вы описываете, меняется, то инструкцию нужно обновлять. Вопрос – кто должен это делать?

• Если изменение произошло во время написания инструкции, например, обновилась версия программы или был доработан функционал, тогда сделать это нужно автору мануала в оперативном режиме.
• Если инструкции приняты заказчиком или проект уже закончен, в этом случае за актуальность отвечает заказчик.

4. ПРОВЕРЯЕМ, ПРОВЕРЯЕМ И ЕЩЕ РАЗ ПРОВЕРЯЕМ

Чтобы написать грамотную пошаговую инструкцию, вы сами напрямую должны были с этим столкнуться и прийти к успешному результату. Поэтому, как только вы закончили – сядьте и проделайте последовательно все действия из документации. Лучше тестируйте под правами пользователя, так как это поможет выявить недочеты и устранить ошибки не только в тексте, но и в доработанном функционале.

Итак, мы написали руководство пользователя, проверили его и сдали заказчику. Следующий этап – внедрение инструкции для сотрудников на предприятии.

КАК ВНЕДРИТЬ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Ответственность за внедрение инструкций полностью лежит на стороне заказчика. Как добиться, чтобы сотрудники читали инструкции и выполняли предписания? Если в компании нет службы или сотрудника, который контролирует соблюдение регламентов, они не будут выполняться. Возможно, руководитель сумеете вдохновить сотрудников в самом начале, они будут действовать по инструкции, но после перестанут ими пользоваться.

Правило №1. Должностные папки

Что нужно сделать, чтобы инструкции работали? Для начала убедитесь, что они появились в должностных папках сотрудников. Эти папки могут быть как физическими, так и электронными.

Правило №2. Проверка знаний

Скорее всего сотрудники никогда не будут читать и разбираться в инструкциях, если вы не будете проверять знания. Единственный способ мотивировать их — предупредить, что служба ИТ-отдела проведет тестирование понимания мануала. Тогда необходимость прочесть регламент и разобраться в нем станет для сотрудников очевидной.

Правило №3. Контроль выполнения

Служба ИТ-отдела должна проверять, как на самом деле выполняются регламенты в компании. Понятно, что мы не можем тратить на это много времени и ресурсов. Здесь нужно здравомыслие: просто устраивайте проверки с определенной периодичностью.

ПОДЫТОЖИМ. Для того, чтобы написать качественную инструкцию нам нужно:

1. Определить тему и целевую аудиторию.

2. Продумать структуру содержания.

3. Написать инструкцию, соблюдая следующие критерии:

• Содержательность,

• Структурированность,

• Наглядность,

• Экспертность,

• Актуальность.

4. Проверить инструкцию под правами пользователя.

Чтобы правильно внедрить регламент, необходимо соблюдать три правила:

1. Регламент попал к сотрудникам, и вы в этом убедились.

2. Сотрудник его прочитал, понял и прошел проверку знаний. 

3. Соблюдение регламента контролируется.