Приложение N 9
к п. 6.9 Инструкции 
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ С ПОМЕТКОЙ
«ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения
центрального
_________________________________________
аппарата, организации МЧС России)
______________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" __________ 20__ г.
АКТ N ______
о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское
(специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования
должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на
основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том,
что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие
исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
|
N п/п |
Учетный номер и дата документа |
Наименование документа |
Кол-во экземпляров |
Номера экземпляров |
Кол-во листов в экземпляре |
Всего листов (прописью) |
Срок хранения, статья по Перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Всего подлежит уничтожению ____________________________________________
(цифрами и прописью)
наименований документов.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью
уничтожили путем _________________________________________________________.
(сжигания, измельчения)
"__" __________ 20__ г.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Отметки в учетных данных произвел: ____________________________________
(подпись, должность, И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Какие документы можно уничтожить?
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:
|
Год завершения в делопроизводстве |
Срок хранения |
|
1941 |
75 лет |
|
1971 |
45 лет |
|
2006 |
10 лет |
|
2011 |
5 лет |
|
2013 |
3 года |
|
2015 |
1 год |
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
Экспертная комиссия: состав и функции
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
1Не приводится.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:
• начальника отдела кадров;
• главного бухгалтера;
• начальника юридического отдела;
• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.
Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).
Если экспертиза ценности проводится впервые
Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.
■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.
На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.
■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.
Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.
■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.
■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.
■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.
■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.
Процесс уничтожения документов
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.
С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.
Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Акт об уничтожении документов
Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).
Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.
Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.
Первая часть акта: правила оформления
1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.
2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.
3. Акт утверждает генеральный директор.
4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.
5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.
• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.
• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).
• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.
• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.
• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.
• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).
• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).
6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.
7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.
Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.
Вторая часть акта: особенности оформления
В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.
Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.
Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.
Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).
Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.
Если экспертной комиссии нет
Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.
Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.
Резюме
1. Уничтожению подлежат документы:
а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;
б) прошедшие оценку экспертной комиссии.
2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.
3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.
4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.
5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2017.
Уничтожение конфиденциальных документов является необходимым процессом для любой организации. Основной критерий – это уничтожение без возможности восстановления, поэтому очень важно подойти к этой процедуре максимально ответственно.
Государственные и некоторые коммерческие организации имеют ряд документов, в которых содержится информация особой значимости. Для их уничтожения применяются методы, которые используются специально для секретных документов. К утилизации таких документов предъявляются высокие требования, чтобы обеспечить их безопасность и конфиденциальность.
Уничтожение секретных документов по закону
Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов:
- Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.
- Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
- Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.
Инструкция по уничтожению секретных документов
- Экспертиза ценности секретных документов. Данная процедура проводится в обязательном порядке перед уничтожением. Экспертиза ценности позволяет определить срок хранения документа, что позволяет составить перечень документов на утилизацию.
- Составление акта на уничтожение секретной документации, в котором составлен список подготовленных документов к уничтожению с подробной информацией о количестве страниц и др.
- Проставление подписей в акте на уничтожение от проводившего экспертизу работника; далее акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией.
- После оформления и подписания акта происходит отправка документов на уничтожение.
Существует несколько методов утилизации таких документов:
- химическая обработка;
- сжигание;
- шредирование.
Уничтожение секретных документов путем химической обработки
Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.
Данный метод имеет следующие недостатки:
- требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;
- процедура уничтожения достаточно долгая;
- по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;
- дорогостоящий способ уничтожения.
Уничтожение секретных документов путем сжигания
Сжигание документов – самый надежный, простой и недорогой способ уничтожения секретной документации. При правильном использовании сжигание гарантирует полное уничтожение информации.
Недостатки, которые присущи данному методу:
- при процедуре сжигания требуется обязательное присутствие исполнителей, т.к. бумажный материал может сгореть не полностью;
- сжигать материал следует только на специальном оборудовании;
- сжигание считается вредным для экологии способом утилизации бумаг.
Шредирование
Шредирование является наиболее распространенным и популярным способом уничтожения конфиденциальной информации. Главные преимущества – это дешевизна, экологичность и надежность.
Полезные материалы
- Уничтожение документов
- Уничтожение юридических документов
- Мобильный шредер
- Утилизация бухгалтерских документов
- Уничтожение архивных документов
- Уничтожение пластиковых карт
- Уничтожение истекших документов
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ СЛУЖЕБНОЙ
ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ,
УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И Т.Д.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями <*> информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее — организациях).
———————————
<*> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации).
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 N 556-126).
1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).
Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.
1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.
1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).
1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.) <*>.
———————————
<*> В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.
1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.
Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.
2. Порядок приема и учета документов и изданий
2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.
2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы и издания «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.
2.3. В нерабочее время документы и издания «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.
Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.
2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.
Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».
Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».
Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.
Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.
2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.
2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий
3.1. Документы с грифом «ДСП»:
печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;
печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;
передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;
не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».
3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.
Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).
3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.
Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.
3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:
|
ПОЛУЧАТЕЛЬ: |
121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, N 378/ДСП, N 456/ДСП. |
|
ОТПРАВИТЕЛЬ: |
252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2. |
Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».
4. Группировка исполненных документов в дела
4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:
|
Индексы дел |
Заголовки дел |
|
1-1 |
Приказы по основной деятельности |
|
1-1/ДСП |
То же. |
При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).
4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.
4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.
5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел
грифа «Для служебного пользования»
5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).
Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).
5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).
5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).
Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.
Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.
Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.
Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в государственный архив.
5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
6. Отбор документов, дел и изданий для хранения
и к уничтожению
6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).
6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.
6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).
6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий.
Проверка их наличия
7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).
7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.
Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.
7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.
Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.
7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.
7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.
В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверок оформляются актом.
7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.
На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Приложение 1
к п. 2.4
КАРТОЧКА
регистрации документов и изданий с грифом
«Для служебного пользования»
|
Контроль |
Гриф |
|
Корреспондент |
Адресат |
|
Дата поступления и входящий номер |
Дата и исходящий номер документа |
|
Вид документа |
Краткое содержание |
|
Количество экземпляров и их номера |
Количество листов документа |
|
Резолюция или кому направлен документ |
|
|
Отметка об исполнении документа |
Номер дела (по номенклатуре) |
|
(Лицевая сторона) |
|
Расписка в получении |
Отметка о возврате |
|
|
Проверка исполнения |
||
|
Прочие отметки |
||
|
Фонд N |
Опись N |
Дело N |
|
(Оборотная сторона) |
Формат A5 (148 x 210) или A6 (105 x 148)
Приложение 2
к п. 2.4
ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного
пользования» <*>
|
Дата поступления и индекс документа |
Дата и исходящий номер документа |
Откуда поступил или куда направлен |
Вид документа и краткое содержание |
Количество листов |
Количество и номера экземпляров |
|
|
документа |
приложения |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Окончание
|
Резолюция или кому направлен на исполнение |
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения |
Дата и расписка |
Индекс (номер) дела, куда подшит документ |
Отметка об уничтожении |
|
|
о получении |
о возврате |
———————————
<*> Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
Приложение 3
к п. 2.6
ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»
|
N п/п |
Наименование издания |
Издано или поступило |
Распределение |
Возврат |
Уничтожение |
||||
|
откуда поступило и где отпечатано |
входящий номер сопроводительного письма |
количество экземпляров и N экз. |
куда и кому направлено (или выдано) |
N исходящего документа (или расписка в получении) и дата |
количество экземпляров и N экз. |
дата, N экз. |
дата, N акта |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Приложение 4
к п. 5.4
КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом
«Для служебного пользования»
|
Наименование дела или издания |
|||||
|
N п/п |
Номер дела, N экземпляров, изданий и количество листов |
Подразделение и фамилия сотрудника |
Расписка |
Примечание |
|
|
в получении дата |
о возврате и дата |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 5
к п. 6.2
ОПИСЬ
документальных материалов _____________________________ хранения
(постоянного, временного)
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(отдела, управления)
за ___ год
|
N п/п |
Индексы дел |
Заголовки единиц хранения (дел) |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Срок хранения, N статьи перечня |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Всего сдано ________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Начальник отдела подпись расшифровка
подписи
Сдал: наименование
должности лица,
составившего опись подпись расшифровка
подписи
Принял: заведующий архивом подпись расшифровка
подписи
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение 6
к п. 6.4
Наименование ведомства УТВЕРЖДАЮ
Наименование организации ____________________________________
(наименование должности руководителя
организации, его инициалы и фамилия)
Подпись
Дата
АКТ
Дата _________ Индекс _________
_______________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ от ____________ N _____
дата
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: ____________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Присутствовали: ___________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Комиссия, руководствуясь перечнем _________________________________________
(название перечня)
отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение, следующие дела и документы:
___________________________________________________________________________
(наименование организации, в деятельности которой отложились документы,
не подлежащие дальнейшему хранению)
|
N п/п |
Годы документов |
Заголовки дел и документов (групповые или индивидуальные), индексы дел по номенклатуре, описей |
Пояснения |
Количество дел (томов) |
Номера статей по перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
ВСЕГО дел _________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии __________________________________________
(инициалы, фамилия)
Подпись
Члены: Подписи __________________________________
Документы измельчены ______________________________________________________
(дата)
Председатель экспертной комиссии __________________________________________
(фамилия, инициалы)
Подпись
Дата
Формат A4 (210 x 297)
В каждой организации создается множество документов — бухгалтерские, кадровые, договоры с контрагентами и т. д. Рано или поздно наступает момент, когда необходимо произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения, и сделать это по определенным правилам. Как избавиться от уже ненужных бумаг и не понести ответственность за нарушение процедуры?
Инструкция: как уничтожить архивные дела
Каждое архивное дело имеет срок хранения. Для большинства видов бумаг сроки устанавливаются Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 и составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, 75 лет, постоянного хранения или до минования надобности.
Сотрудникам, отвечающим за делопроизводство, следует знать, как списать документы, утратившие срок хранения, пошагово, чтобы избежать утилизации лишних архивных дел.
Шаг 1. Определение бумаг, срок хранения которых истек.
Шаг 2. Создание экспертной комиссии, которая состоит из квалифицированных работников. Члены комиссии должны знать, как происходит утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, и уметь оценить период хранения каждой папки в архиве. Это могут быть такие сотрудники, как архивариус, делопроизводитель, секретарь, специалист по кадрам.
Шаг 3. Проведение экспертизы ценности, в процессе которой ее члены решают, от каких бумаг надлежит избавиться.
Шаг 4. Составление комиссией акта о выделении дел для уничтожения.
Шаг 5. Издание приказа об утилизации деловых бумаг (в свободной форме).
Шаг 5. Издание приказа об утилизации деловых бумаг (в свободной форме).
Шаг 6. Непосредственно уничтожение архива путем измельчения или сжигания с составлением акта.
Организация вправе произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно или заключить договор со сторонней организацией.
Как избавиться от секретных архивных дел
Секретные бумаги содержат конфиденциальные данные. В организации создается локальный акт, регламентирующий утилизацию таких бумаг: инструкция о порядке уничтожения секретных документов или инструкция по конфиденциальному делопроизводству.
Конфиденциальные дела держатся в архиве отдельно от остальных.
Локальным актом устанавливается порядок уничтожения секретной документации:
- Проведение экспертизы ценности, составление акта о выделении бумаг к утилизации с подробным их описанием.
- Уничтожение архивных папок с соблюдением конфиденциальности: в отдельных помещениях, способом, исключающим восстановление (шредер с мелким измельчением).
- Утилизация всех копий секретных архивных дел.
Как утилизировать электронную документацию
Процесс оформления утилизации электронной информации аналогичен проводимому с бумагами. Но есть особенность:
- файл с информацией удаляется с жесткого диска компьютера вместе с его резервными копиями и метаданными;
- информация удаляется с помощью утилизации ее носителя (диска, флеш-карты, жесткого диска).
Так как процесс аналогичен, вопрос, какой приказ издать для уничтожения документов с истекшим сроком хранения в электронной форме, решается просто: воспользуемся образцом приказа для избавления от бумажных архивных дел.
Удаляя электронную информацию, необходимо избавиться от ее бумажных копий.
Ответственность за нарушение правил утилизации
Если организация нарушила порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, то возможно наступление ответственности.
|
Вид ответственности |
Состав правонарушения |
Санкции |
|---|---|---|
|
Административная |
Нарушение правил, комплектования, учета хранения или использования архивных дел — ст. 13.20 КоАП |
|
|
Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (в частности, отсутствие первичной учетной документации из-за несвоевременной ее утилизации) — ст. 15.11 КоАП |
|
|
|
Уголовная |
Уничтожение официальных бумаг, которое совершено из личной заинтересованности (например, в корыстных целях) — ст. 325 УК РФ |
|
Лицам, ответственным за делопроизводство, следует внимательно относиться к избавлению от деловых бумаг, так как наказание за несоблюдение правил утилизации документов с истекшим сроком хранения вполне серьезно.