Инструкция о порядке ведения индивидуального персонифицированного учета сведений застрахованных лиц

Зарегистрировано в Минюсте России 16 июля 2020 г. N 58956

---

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 22 апреля 2020 г. N 211н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО (ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО) УЧЕТА СВЕДЕНИЙ О ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ЛИЦАХ

(в ред. Приказа Минтруда РФ от 05.10.2021 N 671н)

В соответствии со статьей 19 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 14, ст. 1461) и подпунктом 5.2.82 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528; 2019, N 45, ст. 6362), приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. N 766н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2017 г., регистрационный N 45549).

приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 июня 2018 г. N 385н «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденную приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. N 766н» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 16 июля 2018 г., регистрационный N 51615).

Министр
А.О. КОТЯКОВ

УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 22 апреля 2020 г. N 211н

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО (ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО) УЧЕТА СВЕДЕНИЙ О ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ЛИЦАХ

(в ред. Приказа Минтруда РФ от 05.10.2021 N 671н)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ) <1> и определяет порядок ведения Пенсионным фондом Российской Федерации индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, в том числе:

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488.

а) порядок регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

б) порядок представления и сроки приема и учета территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о зарегистрированных лицах, необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, и сведений о трудовой деятельности;

в) порядок контроля за достоверностью сведений индивидуального (персонифицированного) учета;

г) порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета.

2. Индивидуальный (персонифицированный) учет осуществляется Пенсионным фондом Российской Федерации и территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации.

II. Порядок регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета

3. Регистрация физического лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета (далее — регистрация) осуществляется посредством открытия индивидуального лицевого счета.

Датой регистрации считается дата открытия индивидуального лицевого счета.

4. Регистрации подлежат граждане Российской Федерации, постоянно или временно проживающие на территории Российской Федерации иностранные граждане и лица без гражданства, а также иностранные граждане и лица без гражданства, временно пребывающие на территории Российской Федерации (далее — гражданин).

5. Регистрация граждан осуществляется территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации на основании:

а) анкеты зарегистрированного лица;

б) сведений о государственной регистрации рождения;

в) сведений, поступающих в орган Пенсионного фонда Российской Федерации от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг (далее — многофункциональный центр) в отношении лица, обратившегося за предоставлением государственной или муниципальной услуги, на которое не был открыт индивидуальный лицевой счет.

Сведения от органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, в целях регистрации граждан направляются посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

6. Гражданин (его представитель) может представить анкету зарегистрированного лица лично, через страхователя или многофункциональный центр.

7. При представлении анкеты зарегистрированного лица гражданином (его представителем) лично представляются следующие документы:

а) документ, удостоверяющий личность гражданина;

б) документ, подтверждающий полномочия представителя, а также документ, удостоверяющий его личность (в случае представления анкеты зарегистрированного лица от имени гражданина его представителем).

Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью гражданина (его представителя).

8. При представлении анкеты зарегистрированного лица страхователем правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью гражданина.

Если гражданин не имеет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет ее.

Анкета зарегистрированного лица может быть представлена страхователем в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ) <2>.

<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2016, N 52, ст. 7794.

9. При представлении анкеты зарегистрированного лица через многофункциональный центр правильность указанных в анкете сведений заверяется гражданином и (или) работником многофункционального центра. Анкета зарегистрированного лица может быть получена территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации из многофункционального центра в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью, по защищенным каналам связи либо посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

10. При поступлении от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, сведений о физическом лице территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации для проверки таких сведений направляют запрос в федеральный орган исполнительной власти в сфере внутренних дел с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия <3>.

<3> Статья 12.2 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: имеется в виду статья 12.1 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ.

11. Регистрация граждан осуществляется на основании сведений о государственной регистрации рождения, полученных Пенсионным фондом Российской Федерации из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» <4>.

<4> Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2019, N 40, ст. 5488.

12. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты зарегистрированного лица, сведений о государственной регистрации рождения, сведений, поступающих от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, принимает решение об открытии индивидуального лицевого счета либо об отказе в регистрации зарегистрированного лица.

13. Документом, подтверждающим регистрацию, является уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащее сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (далее Уведомление о регистрации).

14. Основанием для вынесения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации решения об отказе в регистрации зарегистрированного лица является наличие в системе индивидуального (персонифицированного) учета индивидуального лицевого счета, открытого на зарегистрированное лицо с аналогичными анкетными данными.

Решение об отказе в регистрации зарегистрированного лица может быть выдано в форме электронного документа.

15. Зарегистрированное лицо (его представитель) вправе обратиться с заявлением о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в случае утраты или непригодности для использования Уведомления о регистрации.

16. Зарегистрированное лицо (его представитель) вправе обратиться с заявлением об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, в случае изменения анкетных данных и (или) установления неточности или ошибочности сведений, указанных в Уведомлении о регистрации.

17. Зарегистрированное лицо (его представитель) может представить заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, или заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (далее — заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) лично, через страхователя или через многофункциональный центр.

Зарегистрированное лицо может направить заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее — Единый портал) и официальный сайт Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — сайт ПФР), «личного кабинета», обеспечивающего возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, подписанных электронной подписью, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

18. При представлении заявления о выдаче документа (об изменении анкетных данных) зарегистрированным лицом (его представителем) лично представляются следующие документы:

а) документ, удостоверяющий личность гражданина;

б) документ, подтверждающий полномочия представителя, а также документ, удостоверяющий его личность (в случае представления заявления от имени гражданина его представителем).

Правильность указанных в заявлении о выдаче документа (об изменении анкетных данных) сведений заверяется личной подписью зарегистрированного лица (его представителя).

19. При представлении заявления о выдаче документа (об изменении анкетных данных) страхователем правильность указанных в заявлении сведений заверяется личной подписью зарегистрированного лица.

Если зарегистрированное лицо не имеет возможности лично заверить заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь указывает эту причину в заявлении и заверяет его.

Заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) может быть представлено страхователем в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ.

20. При представлении заявления о выдаче документа (об изменении анкетных данных) через многофункциональный центр правильность указанных в заявлении сведений заверяется зарегистрированным лицом и (или) работником многофункционального центра. Заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) может быть получено Пенсионным фондом Российской Федерации из многофункционального центра по защищенным каналам связи в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью.

21. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) и принимает решение о выдаче Уведомления о регистрации или решение об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, либо об отказе в выдаче Уведомления о регистрации или в изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (далее — решение об отказе в выдаче уведомления о регистрации (изменении анкетных данных).

22. Основанием для вынесения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации решения об отказе в выдаче документа (об изменении анкетных данных) является:

а) отсутствие в системе индивидуального (персонифицированного) учета индивидуального лицевого счета со страховым номером, указанным в заявлении о выдаче документа (об изменении анкетных данных);

б) несоответствие указанных в заявлении о выдаче документа (об изменении анкетных данных) сведений о зарегистрированном лице сведениям, содержащимся в индивидуальном лицевом счете.

Решение об отказе в выдаче уведомления о регистрации (изменении анкетных данных) может быть направлено зарегистрированному лицу способом, указанным им при обращении, в том числе в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая Единый портал и сайт ПФР.

23. Сведения о зарегистрированном лице, содержащиеся в индивидуальном лицевом счете, при получении Пенсионным фондом Российской Федерации от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, иных организаций, от федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, от федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния и сведений о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, содержащихся в федеральной государственной информационной системе ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, уточняются и дополняются в срок не позднее пяти рабочих дней со дня получения указанных сведений.

III. Порядок представления и сроки приема и учета территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о застрахованных (зарегистрированных) лицах, необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета

24. Сведения о застрахованных (зарегистрированных) лицах, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, предусмотренные пунктами 2 — 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ (далее — индивидуальные сведения), а также сведения о трудовой деятельности, предусмотренные пунктом 2.4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации представляют:

а) страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абзацем четвертым статьи 1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, подпунктом 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ) <5>;

<5> Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 51, ст. 4832; 2019, N 51, ст. 7487.

б) застрахованные лица — лица, признаваемые таковыми в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ;

в) налоговый орган.

25. Страхователь представляет индивидуальные сведения обо всех застрахованных лицах, работающих у него по трудовому договору, или заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы в соответствии с законодательством Российской Федерации, в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации по месту регистрации в качестве страхователя в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, а также сведения о трудовой деятельности <6> в отношении работающих у него зарегистрированных лиц за периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а также в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц иные периоды профессиональной служебной деятельности, в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

<6> Абзац одиннадцатый статьи 1, пункты 2.4 — 2.6 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

Индивидуальные сведения, сведения о трудовой деятельности представляются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного (зарегистрированного) лица.

26. Страхователь представляет сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты) в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» <7> (далее — Федеральный закон от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ) и Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

<7> Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 1943;2019, N 40, ст. 5488.

27. Орган службы занятости населения представляет индивидуальные сведения о периодах, включаемых в страховой стаж граждан, признанных в установленном порядке безработными, в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, в котором зарегистрирован в качестве страхователя орган государственной власти субъекта Российской Федерации, образовавший указанный орган службы занятости населения, в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

28. Застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, вправе представить в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации копии платежных документов за истекший квартал с отметками кредитной организации об исполнении, подтверждающих уплату дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию в сроки, установленные Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ.

Застрахованные лица, имеющие право на зачет в страховой стаж иных периодов, представляют в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о периодах, включаемых в страховой стаж в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ «О страховых пенсиях» <8>.

<8> Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6965; 2019, N 40, ст. 5488;

29. Налоговый орган представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации индивидуальные сведения в сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

Налоговые органы представляют в Пенсионный фонд Российской Федерации индивидуальные сведения в форме электронных документов в порядке, установленном соглашением об информационном обмене, заключенным между Пенсионным фондом Российской Федерации и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах <9>.

<9> Пункт 3 статьи 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

30. Индивидуальные сведения, сведения о трудовой деятельности могут быть представлены страхователем в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации:

а) на бумажном носителе (лично (его представителем) либо с использованием средств почтовой связи);

б) в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая Единый портал и сайт ПФР, «личного кабинета», обеспечивающего возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

в) через многофункциональный центр (в отношении сведений, указанных в пункте 26 Инструкции).

31. При представлении индивидуальных сведений, сведений о трудовой деятельности страхователем, являющимся юридическим лицом, на бумажном носителе данные сведения заверяются подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).

32. Датой представления индивидуальных сведений, сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе считается:

дата фактического представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации — при представлении страхователем лично (его представителем);

дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю — при отправке по почте.

33. При представлении страхователем индивидуальных сведений, сведений о трудовой деятельности в электронном виде, документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ.

Датой представления индивидуальных сведений, сведений о трудовой деятельности в электронной форме считается дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации.

При представлении индивидуальных сведений, сведений о трудовой деятельности в электронной форме территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.

34. При представлении индивидуальных сведений через многофункциональный центр правильность указанных сведений заверяется страхователем (работником многофункционального центра). Индивидуальные сведения могут быть получены Пенсионным фондом Российской Федерации из многофункционального центра по защищенным каналам связи в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью.

35. При представлении индивидуальных сведений застрахованным лицом (его представителем) они заверяются подписью этого лица (его представителя).

36. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации проверяет индивидуальные сведения, сведения о трудовой деятельности и вносит их на индивидуальные лицевые счета застрахованных (зарегистрированных) лиц:

ежемесячно — в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктами 2.2 и 2.4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;

ежемесячно — с 1 января 2021 года <10> в течение трех рабочих дней со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2.4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

<10> Подпункт 2 пункта 2.5 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

ежеквартально — в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных налоговым органом в соответствии со статьей 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;

ежеквартально — в течение трех месяцев со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2.1 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ либо застрахованным лицом в случае самостоятельной уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию;

ежегодно — в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;

ежегодно — в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, представленные налоговым органом;

ежегодно — до 1 марта, следующего за истекшим календарным годом (сведения о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в соответствии со статьей 29 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).

IV. Порядок контроля за полнотой, достоверностью и своевременностью представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета

37. Контроль за полнотой, достоверностью и своевременностью представления страхователем индивидуальных сведений в Пенсионный фонд Российской Федерации, осуществляется территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации в отношении каждого работающего у страхователя застрахованного лица.

38. При обнаружении в представленных страхователем индивидуальных сведениях ошибок и (или) их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимися у Пенсионного фонда Российской Федерации, а также несоответствия их формам и форматам, установленным Пенсионным фондом Российской Федерации <11>, страхователю вручается уведомление <12> об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий лично под расписку, или уведомление направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Уведомление должно содержать сведения об ошибках и (или) несоответствиях представленных индивидуальных сведений индивидуальным сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда Российской Федерации, несоответствиях формам и форматам, установленным Пенсионным фондом Российской Федерации (протокол проверки).

<11> Пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

<12> Часть пятая статьи 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

В случае направления уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого уведомления считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма.

Датой получения страхователем уведомления, направленного в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, является дата, указанная в подтверждении о получении информационной системы страхователя.

Представленные страхователем индивидуальные сведения, содержащие ошибки и (или) несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда Российской Федерации, а также не соответствующие установленным формам и форматам, в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц не вносятся.

Страхователь в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении соответствующих исправлений представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации уточненные индивидуальные сведения.

39. При обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и (или) несоответствий, а также при выявлении недостоверности индивидуальных сведений, учтенных на индивидуальных лицевых счетах, по ликвидированному страхователю, территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации по заявлению застрахованного лица и на основании представленных застрахованным лицом документов, либо на основании документов, подтверждающих стаж застрахованного лица и находящихся в распоряжении Пенсионного фонда Российской Федерации, принимает решение о дополнении (уточнении) индивидуального лицевого счета в части сведений о стаже застрахованного лица и не позднее семи рабочих дней со дня принятия такого решения сообщает об этом застрахованному лицу.

40. За непредставление в установленные сроки индивидуальных сведений о каждом застрахованном лице либо представление страхователем неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах страхователь несет ответственность в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

В случае представления страхователем уточненных (исправленных) индивидуальных сведений о застрахованных лицах, в отношении которых территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации страхователю вручено уведомление об устранении имеющихся в индивидуальных сведениях ошибок и несоответствий, в течение пяти рабочих дней со дня получения данного уведомления, к такому страхователю финансовые санкции не применяются.

Страхователь вправе при самостоятельном выявлении ошибок в ранее представленных и принятых территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации индивидуальных сведениях в отношении застрахованного лица до момента обнаружения ошибки территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации представить в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации уточненные (исправленные) сведения о данном застрахованном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются. В данном случае финансовые санкции к такому страхователю не применяются.

В случае представления страхователем в дополнение к ранее представленным за соответствующий отчетный период индивидуальных сведений о работающих у него застрахованных лицах, в отношении которых сведения за данный отчетный период ранее не были представлены и срок представления указанных сведений истек, к такому страхователю применяются финансовые санкции в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ за непредставление индивидуальных сведений на данных лиц в установленный срок.

41. За несоблюдение страхователем порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов страхователь несет ответственность в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

42. За нарушение установленных Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ порядка и сроков представления сведений (документов) в органы Пенсионного фонда Российской Федерации должностные лица страхователя несут ответственность в соответствии с законодательством об административных правонарушениях.

43. Органы Пенсионного фонда Российской Федерации направляют федеральному органу исполнительной власти, уполномоченному на проведение федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальным органам (государственным инспекциям труда) в электронной форме с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия информацию о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности, в течение пяти рабочих дней со дня выявления указанного нарушения <13>. (в ред. Приказа Минтруда РФ от 05.10.2021 N 671н)

<13> Часть вторая статьи 16 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

44. В случае выявления в представленных налоговыми органами индивидуальных сведениях ошибок и (или) противоречий, а также выявления их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся в Пенсионном фонде Российской Федерации, такие сведения возвращаются в налоговые органы в течение пяти рабочих дней со дня их получения от налоговых органов. Одновременно в налоговые органы направляется информация об ошибках (протокол ошибок), не позволяющих учесть индивидуальные сведения на индивидуальных лицевых счетах.

V. Порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета

45. Индивидуальный лицевой счет ведется Пенсионным фондом Российской Федерации в течение жизни зарегистрированного лица.

После смерти зарегистрированного лица сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.

46. Документы, представленные в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации для целей индивидуального (персонифицированного) учета хранятся в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации в течение срока, установленного пунктом 4 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

47. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета производится по истечении установленного срока их хранения в порядке, установленном пунктом 4 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

В новой редакции инструкции № 256н о порядке ведения персонифицированного учета учтены все изменения, которые были внесены в НК РФ с 1 января 2023 года по уплате страховых взносов с вознаграждений, выплаченных работникам на ГПД, а также изменения, внесенные в страховое законодательство.

Какие правила урегулированы в Инструкции о персучете № 256н

Инструкция определяет порядок ведения Фондом пенсионного и социального страхования РФ (далее — Фонд) индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах:

• порядок регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
• порядок представления работодателями и сроки приема Фондом отчетности;
• порядок контроля за достоверностью сведений, представленных работодателями;
• порядок хранения и уничтожения документов с данными персучета. 

Кто должен быть зарегистрирован в системе персучета

В системе персучета должны быть зарегистрированы все граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся в России.

Что значить зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Работник зарегистрирован, если ему в системе персучета открыт лицевой счет.

Когда работника регистрируют в системе индивидуального (персонифицированного) учета, ему открывают индивидуальный лицевой счет. 

Датой регистрации считается дата открытия индивидуального лицевого счета.

Как проходит регистрация

Регистрация осуществляется территориальным отделением Фонда на основании:

1. анкеты работника;
2. свидетельства о рождении;
3. сведений, поступающих в Фонд от МФЦ;
4. сведений об иностранных гражданах и лицах без гражданства, поступающих из информсистемы «Единая система идентификации и аутентификации».

Работник (или его представитель) может представить в фонд анкету для регистрации:

• лично,
• через своего работодателя;
• через МФЦ.

При подаче в фонд сведений о самом себе, нужно иметь паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Если анкету сдает представитель, он должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность и доверенность, подтверждающую его полномочия.

Если в системе персучета регистрируется самозанятый, который самостоятельно платит страховые взносы за себя, его включают в отдельный реестр, который также ведет Фонд.

Чем подтвердить регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Все зарегистрированные в системе персучета имеют так называемый «СНИЛС». Официально этот документ называется Уведомление о регистрации. В нем указан номер индивидуального лицевого счета.

СНИЛС – уникальный номер индивидуального лицевого счета, используемый для обработки сведений о физическом лице в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также как идентификатор сведений о физическом лице при предоставлении государственных и муниципальных услуг.

В случае утраты своего уведомления о регистрации, работник может обратиться в фонд с заявлением о выдаче нового документа. Сделать это можно: лично посетив фонд, обратившись в МФЦ, через компанию, в которой работаешь, через представителя (которому нужно выдать доверенность), через сайт Госуслуг.

Если заявление о выдаче документа либо изменении анкетных данных работника в фонд подает работодатель по ТКС, электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Заявление о выдаче документа (или изменении анкеты) Фонд рассматривает в течение пяти рабочих дней.

Когда организация обязаны зарегистрировать работника в системе персучета

Как указано выше, работник может зарегистрироваться через своего работодателя.

При приеме работника в штат или на момент заключения с ним договора гражданско-правового характера, компания должна попросить у него СНИЛС (уведомление о регистрации – официально).

Если новый работник окажется незарегистрированным в Фонде, компания обязана подать в Фонд анкету на регистрацию не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора.

Анкета зарегистрированного лица должна быть заверена личной подписью работника. Если работник не может лично подписать анкету, например, по состоянию здоровья или в случае отъезда за рубеж, компания указывает эту причину в анкете и заверяет ее своей подписью.

Анкета может подана в электронном формате по каналам ТКС либо через личный кабинет компании на сайте Фонда. В таком случае, ее нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.

Перед регистрацией в системе фонд сверяет данные анкеты со сведениями из Единого госреестра записей актов гражданского состояния. Если речь идет об иностранце — со сведениями из единой системы идентификации и аутентификации.

Регистрация проходит в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты и всех необходимых сведений из госорганов, которые поступают в фонд по межведомственному обмену.

Почему могут отказать в регистрации

Фонда выносит решение об отказе, если в системе уже есть зарегистрированное лицо с аналогичными анкетными данными.

Если данные в системе неверны

Если нужно изменить свои данные в системе персучета, в фонд нужно подать заявление об изменении анкетных данных. 

Корректировка сведений проводится фондом в течение пяти рабочих дней со дня получения Фондом всех необходимых сведений от госорганов.

Отчетность перед фондом: порядок, сроки подачи сведений для индивидуального (персонифицированного) учета

Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляют:

• все работодатели, которые выплачивают зарплату или иное вознаграждение за труд и, как следствие, выступают в роли страхователей на основании Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ;
• граждане, которые самостоятельно платят дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ;
• государственные (муниципальные) учреждения в соответствии с пунктом 9 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ;
• федеральные органы власти.

Отчетность сдается в фонд по форме ЕФС-1. В форме отражаются сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах.

Это единая форма сведений обо всех работниках, в нее включают:

• работающих по трудовым договорам;
• исполнителей по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;
• заключивших договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Как в ЕФС-1 отражать сведения, если договор ГПХ заключен без периода работ

Коды причины увольнения в форме ЕФС-1

Срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора подряда: разъяснения СФР

Как подать в Соцфонд сведения о заключении и прекращении ГПД с физлицом

Индивидуальные сведения формируются на основании приказов, документов кадрового учета, договоров и данных бухгалтерского учета.

Те, кто самостоятельно платит дополнительные взносы на накопительную пенсию, вправе представить в Фонд копию документа, подтверждающего уплату дополнительных страховых взносов за истекший квартал с отметками банка исполнении, или направить этот документ электронно.

Как сдавать Индивидуальные сведения о работниках в Фонд

Отчитаться перед фондом можно:

• на бумаге, передав отчет лично в отделение фонда или отправив его по почте;
• в форме электронного документа через оператора ЭДО либо через кабинет на сайте фонда или Госулуг.

Отчетность на бумаге заверяется подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).

Датой подачи индивидуальных сведений на бумаге считается:

• дата фактического представления отчета в Фонд — при личном обращении;
• дата отправки по почте согласно почтовому штемпелю — при отправке по почте.

Электронная отчетность подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Датой сдачи сведений в электронной форме считается дата их отправки по ТКС в адрес Фонда, подтвержденная оператором ЭДО или отделением Фонда.

Датой подачи сведений через личный кабинет считается дата их регистрации, сформированная в личном кабинете.

При приеме отчетности в бумажном формате на бланках ставится отметка о приеме. Прием электронной отчетности фиксируется электронным подтверждением от фонда.

Когда сдается подраздел 1.2 ЕФС-1?

17 сложных ситуаций при заполнении ЕФС-1

Нужно ли работнику с бумажной трудовой выдавать СТД-Р или выписку из ЕФС-1

Как сведения заносятся на лицевые счета работников

Фонд проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета:

• в течение трех рабочих дней со дня получения от работодателя сведений о трудовой деятельности, заключении или прекращении договора гражданско-правового характера (подп. 4 и 5 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• в течение месяца со дня получения от ФНС сведений о начисленных страховых взносах (в соответствии со ст. 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• в течение трех месяцев со дня получения сведений об уплате дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию или самостоятельно (подп. 6 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• в течение месяца со дня получения от работодателя сведений о периодах работы, в том числе периодах, включаемых в стаж для досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к пенсии (подп.3 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• до 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом (сведения о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в соответствии со статьей 29 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Если сведения о работнике недостоверны, не полные

На фонд возложена обязанность контролировать полноту и достоверностью сведений, представленных работодателем.

Если в представленных индивидуальных сведениях будут найдены ошибки или расхождение со сведениями, уже имеющимися у Фонда, несоответствие форм и форматов отчетности, работодателю будет направлено уведомление об устранении недочетов в течение пяти рабочих дней.

Уведомление может быть: 

• направлено курьером для выдачи лично под расписку, 
• отправлено по почте заказным письмом, 
• выслано в электронном виде по ТКС.

Если уведомление отправлено заказным письмом по почте, датой вручения считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма.

Уведомление, направленное в электронном виде по ТКС, считается полученным в дату, которая подтверждена оператором ЭДО.

Уведомления, переданное через личный кабинет, считается врученным в день его размещения в личном кабинете.

Сведения, содержащие ошибки и несоответствия, а также не соответствующие установленным формам и форматам, в индивидуальные лицевые счета работников не вносятся.

У компании есть пять рабочих дней, чтоб исправить ошибки и неточности и подать уточненные индивидуальные сведения. Если уложится в этот срок, финансовые санкции не применяются.

Если ошибки будут найдены и исправлены работодателем самостоятельно, до того, как их выявить Фонд, финансовые санкции также не применяются.

Ответственность за нарушением сроков сдачи отчетности

За нарушение сроков подачи в Фонд индивидуальных сведений о каждом работнике либо подачу неполных и (или) недостоверных сведений, несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов, нарушение порядка и сроков отчетности ответственность установлена статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Директора компаний несут ответственность в соответствии с КоАП.

Штрафы за ЕФС-1 в 2023 году и способы их избежать

Порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения персучета

Индивидуальный лицевой счет ведется Фондом в течение жизни работника. После смерти сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.

«Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах»

В соответствии со статьей 19 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 14, ст. 1401; 2019, № 14, ст. 1461) и подпунктом 5.2.82 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах.

2. Признать утратившими силу:

• приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. № 766н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2017 г., регистрационный № 45549).
• приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 июня 2018 г. № 385н «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденную приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. № 766н» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 16 июля 2018 г., регистрационный № 51615).

Министр

А.О.КОТЯКОВ

Продолжая использовать этот сайт, Вы принимаете условия пользовательского соглашения
и даёте согласие на обработку пользовательских данных (файлов cookie), в том числе с использованием системы
аналитики «Яндекс. Метрика», (IP-адрес; версия ОС; версия веб-браузера; сведения об устройстве (тип, производитель,
модель); разрешение экрана и количество цветов экрана; наличие программного обеспечения для блокирования рекламы; наличие Cookies;
наличие JavaScript; язык ОС и Браузера; время, проведенное на сайте; глубина просмотра; действия пользователя на сайте; географические
данные) в целях определения посещаемости сайта. Отказаться от обработки пользовательских данных и использования «cookie» можно, выбрав
соответствующие настройки в браузере. Однако это может повлиять на работу некоторых функций сайта.

ПОДРОБНЕЕ / СВЕРНУТЬ

ПОДТВЕРЖДАЮ