Инструкция по бронированию переговорной комнаты - Самые разные инструкции по применению

Создание бронирования переговорной

Для создания бронирования переговорной комнаты:
1. Перейдите в раздел “Переговорные”.

2. Выберите необходимую дату бронирования, а также отфильтруйте переговорные по необходимому:
a) Количеству мест
б) Времени
в) Оборудованию
Совет: С помощью стрелок “Влево” и “Вправо” вы можете перемещаться по неделям. При нажатии кнопки “Сегодня” откроются бронирования на текущую дату.

3. Найдите в списке слева необходимую переговорную комнату.

4. Нажмите на пересечении линии времени и названия переговорной комнаты (на одну из клеток).

Важно: Шаг бронирования переговорной составляет 30 минут.

5. В правой части экрана появится форма создания бронирования. Заполните следующие данные:
а) Название события (если не указать название события, по умолчанию подставится имя организатора)
б) Интервал времени бронирования (по умолчанию длительность бронирования составляет 30 минут)
в) Доступные переговорные к бронированию (в выбранных переговорных событие продублируется)
г) Гости (напишите имя гостя или его email)
д) Сервис для переговорных комнат (ответственному сотруднику отправится уведомление о заказанной услуге)
Важно: Вы не сможете пригласить гостей к бронированию, если к данной переговорной не подключен календарь. Для подключения календаря к переговорной обратитесь к администратору UnSpot в вашей компании.

Важно: Когда пользователь создает бронь и к переговорной подключен календарь, пользователь по умолчанию добавляется гостем к событию. В таком случае возможно дублирование встреч в календаре. Есть 3 варианта решения:
а) При создании бронирования нужно вручную удалить себя из гостей
б) Привязать календарь и бронировать через Мои календари в UnSpot (Более подробно описано в статье Подключение личного календаря, Бронирование переговорной в календаре)
в) Бронировать через календарь Google, добавив переговорную прямо во встречу в календаре

6. Нажмите “Создать“ для создания бронирования.

7. Бронирование переговорной комнаты успешно сохранено.
Совет: Вы можете перемещать переговорные и офисы в списке слева. Установите в начале списка наиболее используемые вами переговорные.

Создание бронирования переговорной в мобильном приложении

1. В разделе “Комнаты“ нажмите на фильтр выбора офиса.

2. Выберете офис и примените фильтр.
Совет: Вы можете выбрать как один офис, нажав на него, так и все офисы в группе, нажав на название соответствующей группы.

3. Нажмите на фильтр даты.

4. Выберите дату бронирования и примените настройки.
Совет: С помощью стрелок “Влево” и “Вправо” вы можете перемещаться по месяцам.

5. Прокрутите фильтры вправо, чтобы открыть: “Время“, “Места“, “Оборудование“.

6. Отфильтруйте по необходимым параметрам.
a) Время:
Важно: Шаг бронирования переговорной составляет 30 минут.

б) Необходимое количество мест:

в) Оборудование в комнате:

7. Из предложенных вариантов выберите и забронируйте переговорную комнату.

8. Если вы не фильтровали по времени, то откроется карточка переговорной комнаты. На timeline комнаты выберите свободный слот времени. По умолчанию время брони будет составлять 30 минут.
Важно: Если вы фильтровали по времени, вы сразу перейдете к пункту 9.

9. При желании на открывшемся экране введите название события и измените время.

10. При необходимости добавьте другие доступные переговорные к бронированию.
Важно: Созданное событие продублируется в выбранных переговорных.

11. Добавьте гостей к бронированию:
а) Введите имена ваших коллег из списка пользователей UnSpot.
б) Отправьте приглашение на Email гостя (введите email полностью).
Важно: Вы не сможете пригласить гостей к бронированию, если к данной переговорной не подключен календарь. Для подключения календаря к переговорной обратитесь к администратору UnSpot в вашей компании.

Важно: Когда к переговорной подключен календарь, пользователь по умолчанию добавляется гостем к событию. В таком случае возможно дублирование встреч в календаре. Есть 3 варианта решения:
а) При создании бронирования нужно вручную удалить себя из гостей
б) Привязать календарь и бронировать через Мои календари в UnSpot (Более подробно описано. в статье Подключение личного календаря, Бронирование переговорной в календаре)
в) Бронировать через календарь Google, добавив переговорку прямо во встречу в календаре

12. Выберите сервис для переговорных комнат и создайте бронирование.

13. Бронирование переговорной комнаты успешно сохранено.

Важно: Если при создании бронирования не указать название события, по умолчанию подставится имя организатора.

Совет: Если вы добавили другие доступные переговорные к бронированию, выберите переговорную комнату на главном экране в разделе “Комнаты“.

Источник

Outlook для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 для Mac Outlook 2021 Outlook 2021 для Mac Outlook 2019 Outlook 2019 для Mac Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook в Интернете Outlook 2010 Outlook для Android Outlook для iOS Еще…Меньше

Если вы используете Microsoft 365 или учетную запись Microsoft Exchange в Outlook, вы можете использовать помощник по планированию и средство поиска помещений для планирования собраний.

Примечание: Новое средство поиска помещений впервые появилось в Outlook для Microsoft 365 начиная с версии 2012 (сборка 13530.20316). Средство поиска помещений зависит от WebView2, который начал развертывание в приложениях Microsoft 365 1 апреля 2021 г. версии 2101 (сборка 13628.20274) и более поздних версий. Дополнительные сведения о WebView2 см. в документации для администраторов: Microsoft Edge WebView2 и Приложения Microsoft 365.

В новом собрании добавьте обязательные участники, время начала и время окончания, а затем нажмите кнопку Поиск помещений в конце поля Расположение .

Кроме того, можно щелкнуть поле Расположение и выбрать Обзор с помощью средства поиска помещений в нижней части списка предлагаемых расположений.
Выберите сведения о помещении в поиске помещений. Эти конференц-залы настраиваются администратором Microsoft Exchange или Microsoft 365.
Если на собрании есть несколько участников и заняты конференц-залы, может быть трудно найти время, которое подходит для всех. Чтобы найти доступность для людей и комнат, нажмите кнопку Помощник по планированию на ленте, а затем выберите Автовыбор и выберите соответствующие условия.

Примечание: Эта функция заменяет функцию «Предложенное время » из более ранних версий Outlook.
Найдя соответствующий интервал времени и добавив конференц-зал к собранию, выберите Собрание на ленте. Затем можно закрыть средство поиска помещений. Завершив настройку собрания, нажмите кнопку Отправить.

Использование помощника по планированию

В папке «Входящие» выберите Новые элементы > собрание или в календаре выберите Создать собрание. Чтобы создать приглашение на собрание, также можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Добавьте участников в поле «К «.
В поле Тема введите описание собрания или события.
Выберите Помощник по планированию на ленте. Вы увидите строку для каждого получателя, введенного в поле «К». Если вы хотите добавить дополнительных участников, можно ввести их имя в любой пустой строке помощника по планированию.
Время, когда участники заняты, отображаются темно-синим цветом. Время предварительной встречи участников отображается светло-синим хэш-блоком, а время вне рабочего времени участников — светло-серым. Выберите доступное время для всех участников.
Чтобы выбрать оптимальное время для всех участников, используйте средство поиска помещений в правом столбце. Вы можете увидеть, в каких случаях у ваших участников есть конфликты.

Использование средства поиска помещений

На новом собрании нажмите кнопку Помощник по планированию на ленте. Нажмите кнопку Поиск помещений справа от поля Расположение или выберите Обзор с помощью средства поиска помещений в нижней части списка предлагаемых расположений.
Используйте раскрывающийся список «Показать комнату», чтобы выбрать список комнат. Эти списки настраиваются администратором Microsoft Exchange или Microsoft 365.
Выберите доступную комнату, чтобы добавить ее в помощник по планированию и в собрание в качестве получателя.
В области Предлагаемые варианты времени выводится оптимальное время для собрания, то есть время, когда большинство участников свободны. Это время указано вверху области. Чтобы выбрать любое из предложенных значений времени, щелкните предложение времени в области Предлагаемые времена . Вы также можете вручную выбрать время в сетке доступности.
1. Если вы хотите, чтобы собрание повторилось, в меню Собрание в группе Параметры щелкните Повторение, выберите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
  
  При добавлении шаблона повторения в приглашение на собрание меню Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
Завершив настройку собрания, нажмите кнопку Отправить.

Поиск помещений

На новом собрании выберите Обзор с помощью средства поиска помещений в нижней части рекомендуемых расположений.

#x2

Затем найдите здание в городе, где вы хотите встретиться, с помощью раскрывающегося меню в поле Здание или выполните поиск, введя в поле Здание.

Выбрав здание, вы можете просматривать и фильтровать комнаты в этом здании по типу, емкости, этажу и функциям.

Использование средства поиска помещений

На новом собрании выберите Просмотреть другие комнаты в разделе Добавление расположения , а затем выберите Поиск помещений.

Использование средства поиска помещений

Найдите и зарезервируйте конференц-залы на экране «Новое событие » с помощью команды Обзор конференц-залов.

К началу страницы

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.

Источник

Инструкция по бронированию переговорных комнат

Процедура бронирования

По нажатию кнопки «Календарь» отображается ваш личный календарь с органайзером и отметками о предстоящих событиях. Состоит из 2 областей. Список календарей [1] и область отображения календаря [2].

Для бронирования выбрать дату создания события. В участниках выбрать комнату для переговоров например: «М14-К615»

Нажатие кнопки «Информация о занятости» показывает время бронирования комнаты.