ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 08.04.2015 № 151
г. Ростов-на-Дону
Об утверждении
Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Ростовской области
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора Ростовской области от 26.12.2014 № 135 «О внесении изменения в указ Губернатора Ростовской области от 05.02.2014 № 11»:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.
3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.
4. Признать утратившими силу:
распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 143 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 27.03.2013 № 84 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 16.01.2014 № 1 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 11.07.2014 № 305 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7».
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Первый заместитель
Губернатора Ростовской области И.А. Гуськов
Распоряжение вносит
управление документационного
обеспечения Правительства
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 08.04.2015 № 151
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к работе с документами в Правительстве Ростовской области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44; Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Методическими рекомендациями по применению ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Регламентом Правительства Ростовской области.
1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело», включая подготовку, регистрацию, прохождение, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.
1.4. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой «Для служебного пользования» с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, утвержденной распоряжением Губернатора Ростовской области от 09.06.2019 № 221.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве Ростовской области и его структурных подразделениях осуществляются управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области. Задачи, функции, права и ответственность управления документационного обеспечения регламентируются Положением об управлении, должностные обязанности работников управления документационного обеспечения и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
Организация и порядок работы с обращениями граждан, объединениями граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращения) определяются федеральными и областными законами, постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 № 555 «Об утверждении Порядка организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Ростовской области», Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями осуществляются управлением по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.
1.7. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области возлагается на министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области. Инструкции и методические рекомендации министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемной Губернатора Ростовской области, в приемных первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области – на их руководителей.
1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.10. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача сторонним организациям какой-либо информации или документов и их копий определено Регламентом Правительства Ростовской области.
1.12. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники Правительства Ростовской области несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату, порчу и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.13. При утрате служебных документов сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, информирует руководителя структурного подразделения, который организует проведение служебной проверки. Результаты служебной проверки представляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области, для принятия мер.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
адресат (или получатель) – физическое лицо, должностное лицо или организация, которым адресовано почтовое отправление (письмо, телеграмма и тому подобное);
бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
входящие документы – документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти Ростовской области, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;
гербовый бланк – бумажный бланк документа с воспроизведением герба
Ростовской области, изготавливаемый типографским способом и являющийся документом строгой отчетности;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
дело – отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти, помещенных в отдельную обложку;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа – точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копий;
информация – сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;
исходящие документы – документы, создаваемые в Правительстве Ростовской области и отправляемые за его пределы, а также исходящая внутренняя корреспонденция;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
носитель информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации;
оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
подписание документа – выражение ответственности за содержание документа посредствам заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;
подпись – реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица;
регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
РК – регистрационная карта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;
РКПД – регистрационная карта проекта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;
резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе или на специальном бланке для поручений, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (может включать фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания);
сканирование документа – получение электронной копии документа;
файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронной копии документа – сканированная копия документа на бумажном носителе;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или копии электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
электронный шаблон бланка – бланк документа, представленный в электронной форме и используемый для создания электронных документов;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронная подпись должностного лица (далее – ЭП) – усиленная квалифицированная электронная подпись;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3. Состав управленческих
документов Правительства Ростовской области
3.1. Деятельность Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства Ростовской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.
Функции управления в Правительстве Ростовской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Распорядительные документы.
Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства Ростовской области, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся: решения совещательных, консультативных и координационных органов; поручения должностных лиц и другое.
3.3. Организационные документы.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся: положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Правительства Ростовской области; правила; инструкции (методические рекомендации); планы.
3.4. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протоколы (выписки из протоколов); записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные); акты; заявления; телеграммы; телефонограммы; факсимильные сообщения (факсограммы); стенограммы (выписки из стенограмм); деловая (служебная) переписка; отчеты.
4. Документация Правительства Ростовской области.
Общие правила оформления управленческой документации
4.1. Документация Правительства Ростовской области.
Документация Правительства Ростовской области – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.
4.2. Общие правила оформления документов.
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа – № 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10 – 12 пт.
Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Текст документа печатается через один или 1,5 межстрочного интервала и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей). Используется автоматическая расстановка переносов. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см. Длина строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.
4.2.2. При оформлении документов как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей, не менее:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
4.2.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
4.2.4. Для выделения заголовков правовых актов, приложений к ним, а также отдельных фрагментов текста (заголовков разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.
4.2.5. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
4.2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.
4.2.7. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.
4.2.8. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является Лист согласования) На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.
4.2.9. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF; PDF/А-1.
4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.
4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Правительстве Ростовской области и областных органах исполнительной власти используются следующие реквизиты:
а) Герб Ростовской области;
б) наименование органа исполнительной власти – автора документа;
в) наименование структурного подразделения – автора документа;
г) наименование должности лица – автора документа;
д) справочные данные об органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
к) место составления или издания документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) заголовок к тексту;
п) текст документа;
р) отметка о приложении;
с) гриф согласования документа;
т) виза;
у) подпись должностного лица;
ф) отметка об электронной подписи;
х) печать;
ц) отметка об исполнителе;
ч) отметка о заверении копии;
ш) отметка о поступлении документа.
щ) резолюция;
э) отметка о контроле;
ю) отметка о направлении документа в дело.
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов посередине верхнего поля бланка над реквизитами органа исполнительной власти, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
4.3.4. Наименование областного органа исполнительной власти – автора документа, должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием областного органа исполнительной власти указывается наименование высшего органа исполнительной власти Ростовской области – Правительства Ростовской области.
Документы, издаваемые совместно одним или несколькими исполнительными органами государственной власти Ростовской области, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов (располагаются на одном уровне) всех исполнительных органов государственной власти, участвующих в издании документа.
Наименование структурного подразделения – автора документа (а также представительства, коллегиального органа) указывается под наименованием исполнительного органа государственной власти Ростовской области в бланках писем и бланках конкретных видов документов в случае их использования соответствующими структурными подразделениями в соответствии с правовыми актами.
4.3.5. Наименование должности лица – автора документа используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием органа исполнительной власти. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
4.3.6. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес; номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта.
Почтовый адрес в справочных данных указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»), а именно: название улицы, номер дома, название населенного пункта, почтовый индекс.
4.3.7. Наименование вида документа (например: приказ, протокол, акт) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.
Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, а также допускается писать слитно или вразрядку (например: ПРИКАЗ, А К Т).
4.3.8. Датой документа является дата его подписания (правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).
Рекомендуется документам, изданным двумя или более органами исполнительной власти, присваивать одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений);
словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).
При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте. Например, на бланке письма:
17.03.2018 № 21/07-10
В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля. Например:
Правительство Ростовской области
А К Т
02.03.2020 № 15
г. Ростов-на-Дону
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.
4.3.9. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера. В системе «Дело» регистрационный номер присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации в соответствии с заданным шаблоном номенклатуры.
Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
4.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № … от …» в бланке письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа. В системе «Дело» в регистрационной карте (далее – РК) документа должна быть указана связка с документом, на который дается ответ.
4.3.11. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование.
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров № 11 или 10 и размещать в две строки.
4.3.12. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если документ, содержащий информацию ограниченного доступа, оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов, гриф ограничения доступа к документу проставляется справа над реквизитами бланка.
Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования») проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по отношению к ней по центру. Например:
Для служебного пользования
Экз. № 1
4.3.13. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и другое).
В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части первого листа документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.
Строки реквизита печатаются через один интервал. Длина строки реквизита не превышает 7,5 см и ограничивается правым полем. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или по центру относительно самой длинной строки в границах, отведенных для реквизита «адресат».
При адресовании документа в исполнительные органы государственной власти Ростовской области, иные государственные органы, орган местного самоуправления или организацию (без указания должностного лица) указывается полное или сокращенное наименование соответствующего органа власти (организации) в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными):
Комитет по управлению
архивным делом
Ростовской области
или
|
Всероссийский научно- |
|
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), и фамилия, инициалы должностного лица. Например:
|
Директору департамента |
|
Фамилия И.О. |
При адресовании документа в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), ниже – наименование структурного подразделения. Например:
Министерство финансов
Ростовской области
Управление бюджетной политики
Во всех видах написания реквизита фамилия и инициалы адресата оформляются ниже предыдущего текста на один (два) одинарных межстрочных интервала. Инициалы ставятся после фамилии.
Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите «адресат» можно указать соответствующее звание или ученую степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией. Например:
|
Ректору ФГБОУ ВО «Донской доктору технических наук, профессору |
|
Фамилия И.О. |
Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения государственного органа его работниками, наименование организации не указывается. Например:
Начальнику управления
документационного обеспечения
Фамилия И.О.
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), ниже в дательном падеже – наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы. Например:
Министерство финансов
Ростовской области
Начальнику управления
бюджетной политики
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Например:
|
г-ну Иванову И.И. |
|
г-же Павловой П.П. |
При рассылке документа группе исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления Ростовской области или организаций одного типа или в структурные подразделения одного исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) адресат указывается обобщенно. Например:
Органам исполнительной власти
Ростовской области
или должностным лицам:
Руководителям органов
исполнительной власти
Ростовской области
или:
Главам администраций
муниципальных образований
Ростовской области
При рассылке документа не всем исполнительным органам государственной власти Ростовской области, иным государственным органам (организации) или их структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:
Руководителям органов
исполнительной власти
Ростовской области
(по списку)
Список рассылки составляется исполнителем, содержит фамилию, инициалы получателей, их должности, при необходимости – адреса получателя и помещается в дело со вторым экземпляром документа.
Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким исполнительным органам государственной власти Ростовской области, иным государственным органам (организациям) или должностным лицам, общее количество адресатов не должно быть более четырех, за исключением документов, подготовленных с учетом требований процессуального законодательства Российской Федерации. Основной адресат указывается первым, слово «копия» перед вторым – четвертым адресатами не печатается. При этом каждый экземпляр документа (если направляется на бумажном носителе) должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнуто.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
Почтовый адрес в реквизите «адресат» оформляется ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Элементы почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи в следующей последовательности: наименование адресата (для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия и инициалы); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта (города, поселка); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес. Например:
Кирееву И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Новочеркасск,
Ростовская обл., 344018
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, федеральные органы исполнительной власти, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, в исполнительные органы государственной власти Ростовской области, подведомственные организации, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес также не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
Администрация
Железнодорожного района
г. Ростова-на-Дону
admingel@rostov-gorod.ru
Почтовый адрес на конверте оформляется также в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес получателя располагается в правой нижней части, а адрес отправителя – в левой верхней части почтового конверта (почтового пакета, почтовой карточки):
|
Адрес отправителя |
|
|
Администрация муниципального образования Кагальницкого района |
|
|
Ленина ул., 147, ст-ца Кагальницкая, 347780 |
|
|
исх. № 29-07-189/19 |
Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. На почтовых отправлениях не должно быть не относящихся к адресу знаков.
На международных почтовых отправлениях адрес оформляется согласно пункту 9.2.7 Инструкции.
4.3.14. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области и иными должностными лицами Правительства Ростовской области.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).
При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
Губернатора Ростовской области
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
Регламент УТВЕРЖДЕН
Правила УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция УТВЕРЖДЕНА
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:
|
(Положение) |
УТВЕРЖДЕНО |
|
Общественным советом при Правительстве Ростовской области (протокол от 19.09.2018 № 5) |
При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. Гриф утверждения может входить в состав отметки о приложении к правовому акту.
4.3.15. Заголовок к тексту – краткое содержание документа может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, документов, оформленных на бланках формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. Возможно выделение заголовка полужирным шрифтом. В указах, постановлениях, решениях, издаваемых Губернатором Ростовской области, Правительством Ростовской области и заместителем Губернатора Ростовской области, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «о» («об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:
распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о выделении средств;
акт (чего?) приема-передачи дел;
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.
В системе «Дело» заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.
4.3.16. Текст документа составляется на русском языке – государственном языке Российской Федерации, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки. Если документ готовится в ответ на письмо, запрос, объем информации и аспекты содержания в ответном письме должны соответствовать запросу.
Текст документа, помимо связного текста, может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».
Тексты документов излагаются:
от 1-го лица единственного числа – в постановлениях, приказах, изданных единолично («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);
от 3-го лица единственного числа («правовое управление при Губернаторе Ростовской области не считает возможным…»);
в совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»);
в протоколах заседаний – с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
в деловых письмах, оформленных на бланках исполнительного органа государственной власти Ростовской области, – от 1-го лица множественного числа («просим», «направляем», «предлагаем») или от 3-го лица единственного числа («Правительство Ростовской области не возражает …», «департамент считает возможным …»);
в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, – от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю…», и другое);
в докладных и служебных записках, заявлениях – от 1-го лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);
в документах, устанавливающих права и обязанности областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Правительства Ростовской области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав объединения входят…», «комиссия установила…»).
В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:
инициалы имени и отчества от фамилии;
дату от наименования месяца;
знак «№» от его цифрового значения;
цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и так далее;
код города и цифры телефонного номера;
отрывать наименования структурных единиц и головку таблицы от основного текста;
заканчивать страницу заголовком (после него должно быть не менее двух строк текста);
начинать строку со знака «тире».
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Структура документа обусловлена его видом.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы (раздел 6 Инструкции) или анкеты.
Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган, учреждение или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках привести сокращенный вариант: «(далее – …)», который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: «(далее также – …)», то в последующем тексте употребляется как сокращенное, так и полное наименование.
Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.
Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом. Например:
в феврале 2018 г.;
в первом полугодии (I полугодии) 2017 г.;
в первом квартале 2017 г.;
с 1999 по 2001 годы,
в 2015 – 2017 годах.
Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров; второе полугодие.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением. Например:
8-й ряд; 90-е годы; в 20-х числах апреля. Но: до 20 мая 2017 г., с 1 января 2018 г.
Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы, I квартал.
Имя существительное после дробного числительного согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента; 28,5 метра.
Сложные имена существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-дневный, двухнедельный.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов без цифр. При написании цифр словами знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами. Например: 50 %, но пятьдесят процентов.
Знаки «№», «%» при нескольких числах (если они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30 – 40 %, № 5 – 7.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати). Исключение: День Победы.
В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
4.3.17. Отметка о наличии приложений содержит сведения о документе (документах), прилагаемых к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других документах) или свидетельствует о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).
Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, употребляется в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении отделяется от текста документа двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля следующим образом:
Если приложение названо в тексте:
|
Приложение: |
на 3 л. в 1 экз. |
Если приложение не названо в тексте (указывают его наименование, количество листов и экземпляров) или если приложений несколько (их нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются относительно начала первого предложения):
|
Приложения: |
1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. |
|
2. Список школ на 3 л. в 2 экз. |
Если приложение (приложения) сброшюровано(ы), то количество листов не указывается:
|
Приложение: |
отчет о проведении Форума в 2 экз. |
Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
|
Приложение: |
договор возмездного оказания услуг от 5 мая 2018 г. № 32-18/72 и приложения к нему, всего на 7 л. |
Если документ направляется нескольким адресатам, а приложение только первому адресату:
|
Приложение: |
на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. |
Если приложениями к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера:
|
Приложение: |
Справка о неплатежеспособных предприятиях на 2 л. в 1 экз., рег. № 26-дсп, для служебного пользования. |
Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другое):
|
Приложение: |
DVD-R в 1 экз. |
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.
Если необходимо направить электронную копию на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке:
|
Приложение: |
на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес dpchsro2@donpac.ru |
Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:
|
Приложение: |
опись приложений на 2 л. в 1 экз. |
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
заключение постоянной комиссии по здравоохранению |
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.
Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа. Если документ издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.
Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения. Например:
Приложение
РЕГЛАМЕНТ
УТВЕРЖДЕН
Приказом министра
от 12.08.2019 № 45
4.3.18. Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения (при одновременном согласовании и утверждении документа) или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
на последнем листе документа под текстом, ниже реквизита «подпись»;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких исполнительных органов государственной власти Ростовской области, иных государственных органов и (или) организаций).
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа, организации), его подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
Первый заместитель Губернатора Ростовской области |
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
23.06.2018 |
|
Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами. Гриф согласования выравнивается по левому краю или по центру текста реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 7,5 см.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
коллегией министерства здравоохранения Ростовской области (протокол от ___________ № ___) |
Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, официальное полное или сокращенное наименование исполнительного органа государственной власти, иного государственного органа (организации) – автора документа, дата и номер письма. Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
письмом Росархива от __________ № _____ |
Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.
Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: «Лист согласования прилагается».
4.3.19. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает подпись (или электронную подпись в системе «Дело»), расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:
Начальник правового управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Допускается полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на оборотной стороне листа.
Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карте проекта документа (далее – РКПД) с применением ЭП.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.
В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.
Организация процедуры согласования и визирования проектов правовых актов, этапы и сроки согласования представлены в Регламенте Правительства Ростовской области.
4.3.20. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Реквизит «подпись» оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование исполнительного органа государственной власти. Например:
|
Председатель комитета по молодежной политике Ростовской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается. Например:
|
Председатель комитета |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Например:
|
Первый заместитель Губернатора Ростовской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Заместитель Губернатора Ростовской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
|
Министр образования Ростовской области Подпись И.О. Фамилия |
Министр здравоохранения Ростовской области Подпись И.О. Фамилия |
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
Секретарь комиссии |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии: |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием должности лица в соответствии с приказом (распоряжением). При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
|
И.о. директора департамента |
Подпись |
И.О. Фамилия |
или
|
Исполняющий обязанности директора департамента |
Подпись |
И.О. Фамилия |
4.3.21. Отметка об электронной подписи (ЭП) используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.
В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:
|
Заместитель министра |
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020 |
И.И. Иванов |
Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.
4.3.22. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
4.3.23. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом). Например:
Петров Виктор Александрович
+7 (863) 262-41-46
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки («Исп.:» или «Тел.:», «Телефон:») не ставятся.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места – на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом № 11 пт. Например:
Петров Виктор Александрович, ведущий специалист отдела обеспечения
+7 (863) 262-41-46, v.a.petrov@ donland.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (№ 11 пт).
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя. Например:
Отп. – 2 экз.
Экз. № 1 – в адрес.
Экз. № 2 – в дело.
Исп. и отп. Иванов Р.А.
12.06.2018
+7 (863) 268-93-26
4.3.24. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись», или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:
|
Верно. |
||
|
Специалист эксперт отдела |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
25.03.2019 |
Если копия документа выдается для представления в другой государственный орган, организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью исполнительного органа государственной власти. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Например:
Подлинник документа находится в Правительстве Ростовской области в деле № 26.09-02 за 2017 год.
Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.
Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.
Правительство Ростовской области выдает копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Ростовской области.
Копии документов рассылаются в структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Ростовской области по системе «Дело», в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.
Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.
При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Правительстве Ростовской области или его структурном подразделении.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются ЭП руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копии электронного документа указываются: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
4.3.25. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в исполнительный орган государственной власти и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.
4.3.26. Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота «Дело».
Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости – срок исполнения (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно», «контроль»); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции. Например:
Морозову Н.В.
Прошу подготовить проект
договора к 01.12.2019
Подпись
05.10.2019
Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»). В системе «Дело» ответственный исполнитель отмечается знаком «!» красного цвета.
Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в системе «Дело» для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.
Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.
4.3.27. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа «Контроль» справа на верхнем поле первой страницы документа. Отметка о контроле в системе «Дело» в РК документа обозначается буквой «К».
4.3.28. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Электронные документы подлежат списанию в дело в системе «Дело» согласно утвержденной номенклатуре дел.
5. Особенности работы с электронными
документами, прием и передача служебной
информации по официальным каналам электронной почты
5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота «Дело».
Электронные документы являются официальными документами Правительства Ростовской области. Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
Документооборот в Правительстве Ростовской области осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.
5.1.2. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие органы исполнительной власти и организации, в Правительстве Ростовской области используется электронная подпись должностного лица, подписавшего документ.
5.2. Документы, поступающие в Правительство Ростовской области на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронной копии подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру. При включении документа в систему «Дело» формируется регистрационная карта, посредством которой обеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение и использование.
5.3. Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Электронная почта – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
Отправляемый посредством электронной почты электронный документ (электронная копия документа) должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
Разрешение на передачу документа по электронной почте дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за компьютер, имеющий выход к электронной почте. Контроль за использованием компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».
Электронные сообщения, поступившие в Правительство Ростовской области, адресованные Губернатору Ростовской области, его заместителям (в том числе первым) и имеющие соответствующие реквизиты письма, регистрируются в системе «Дело».
Дальнейшая работа с электронным сообщением организуется в соответствии с правилами работы с входящими документами.
5.4. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.
5.5. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.
5.6. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.
5.7. Единицей учета электронного документа является документ, зарегистрированный в системе «Дело». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.
5.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
5.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе «Дело».
6. Подготовка и оформление правовых актов
6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определен Регламентом Правительства Ростовской области. При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:
Герб Ростовской области;
наименование органа исполнительной власти (должностного лица);
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа;
заголовок документа;
текст документа;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
оттиск печати;
отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).
При установке грифа ограничения доступа к документу он проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.
6.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием, и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.
Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, министерств, комитетов, департаментов, управлений, инспекций, служб, глав администраций муниципальных образований, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и тому подобное.
6.2.2. Документы (программы, положения, планы, нормы), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.
6.2.3. Проект правового акта во исполнение федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта. Например:
полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2019 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;
сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2019 № 23.
Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.
6.2.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.
При употреблении в тексте документа фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
6.2.5. При подготовке проектов правовых актов используется шрифт, с начертанием – обычный, размером 14 пт. (при оформлении таблиц допускается 12 пт.); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см, интервал между словами – один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правового полей документа).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
параметров для книжной страницы:
левое – 30 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
Параметров для альбомной страницы:
левое – 20 мм;
правое – 20 мм;
верхнее – 30 мм;
нижнее – 10 мм.
6.2.6. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм. На первой странице документа номер страницы не проставляется.
6.2.7. Заголовок к тексту в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок к тексту печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом и центрируется относительно самой длинной строки. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Заголовок к тексту формируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?».
Заголовок к тексту может занимать до пяти строк.
6.2.8. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской области завершается словами «Правительство Ростовской области постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом с интервалом «разреженный» на 3 пт.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера.
6.2.9. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Губернатор Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:
Губернатор
Ростовской области И.О. Фамилия
6.2.10. В приложениях к правовым актам размещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и прочее.. Каждое приложение к правовому акту подписывает начальник управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№». Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Например:
Приложение № 1
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от __________ № _____
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово или словосочетание выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и так далее).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более четырех чисел через точку, не рекомендуется. Наименования разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.
6.2.11. Оформление табличных приложений к правовым актам.
Таблицы оформляются с использованием шрифта размером 14 пт (размер 12 пт допускается только в случае, если количество граф в таблице больше 10 либо количество знаков в цифрах более 8).
Таблицы оформляются на листе формата А4. В случае, если количество граф превышает 10, таблица оформляется на листе формата А3.
В таблицах не допускается наличие «скрытых» формул.
В «Свойствах таблицы» в окне «Параметры» таблицы нужно убрать отметку об автоподборе размеров по содержимому. В «Свойствах таблицы» размер таблицы должен составлять по ширине 100 процентов, выравнивание – слева, отступ слева – 0 см, обтекание – нет. Во вкладке «Ячейка» вертикальное выравнивание должно быть сверху.
Если таблица размещается более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.
В таблицах не должно быть пустых граф, нолей.
Знак «%» не ставится в тексте, а пишется словом. Исключение составляют формулы.
Цифры в графе размещаются в одну строку, несмотря на количество знаков.
При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–».
При повторе текста или цифр в графе таблицы нельзя ставить знак «–//–». Необходимо повторить текст или цифры.
Текст в таблицах выравнивается по левому краю, исключая цифровые показатели.
Оформление заголовка таблицы и заголовка граф.
Например: тематический заголовок
ПЕРЕЧЕНЬ
имущества, передаваемого из государственной
собственности в муниципальную собственность
Заголовки граф
|
Г |
№ п/п |
Наименование организации |
Наименование имущества |
Адрес места нахождения имущества |
Индивидуализирующие характеристики имущества |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
Боковик |
Прографка |
||||
В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.
Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например: «наименование имущества», «единица измерения», «срок поставки», «форма документа».
В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено («перечисляется на счет»; «в том числе»), знаки препинания не ставятся.
В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например:
Таблица № 1
|
№ п/п |
Наименование продукции |
Единица измерения |
2019 год, всего |
В том числе первое полугодие |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например:
Таблица № 2
|
№ п/п |
Наименование предприятия |
Объем капитальных вложений (млн рублей) |
Наименование генерального подрядчика |
|||
|
2018 год, всего |
в том числе объем работ |
2019 год, всего |
в том числе объем работ |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например:
Таблица № 3
|
№ п/п |
Наименование оборудования |
Исполнитель и срок выполнения работ |
|
|
Разработка технической документации |
Производство первой промышленной серии |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Оформление боковика таблицы и элементов граф
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.
В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.
В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках. Например:
Таблица № 4
|
№ п/п |
Наименование имущества |
Количество (штук) |
Изготовитель |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. |
Комплект школьной мебели, всего |
4 |
открытое акционерное общество (наименование в кавычках) |
|
в том числе с интерактивной доской |
2 |
||
|
2. |
Комплект учебников для начальных классов |
12 |
|
|
Итого |
16 |
Оформление сносок и примечания
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками. Например:
Таблица № 5
|
№ п/п |
Наименование тракторов |
2018 год |
2019 год |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. |
Тракторы, всего |
60 |
65* |
|
из них: |
|||
|
гусеничные тракторы Т-74 |
42 |
35 |
|
|
тракторы Т-150, всего |
18 |
30 |
|
|
в том числе колесные тракторы: |
|||
|
Т-150К |
17 |
20 |
|
|
Т-150 |
1 |
2 |
Примечание.
1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.
___________________________________
* Включая производство по кооперации.
Оформление элементов таблицы
Числа, одно-, двух- или многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковика. Например:
Таблица № 6
(штук)
|
№ п/п |
Наименование оборудования |
2018 год |
2019 год |
Изготовитель |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. |
Агрегатные станки |
5 |
5 |
открытое акционерное общество (наименование в кавычках) |
|
2. |
Линии для обработки редукторов рулевого управления |
2 |
2 |
При употреблении в тексте фамилий с инициалами, населенных пунктов и их наименований и прочего следует использовать неразрывный пробел.
При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности.
Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2019 г. – июнь 2020 г.
Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2019 г.
При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2019 году.
При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2019 г.
6.2.12. При создании регистрационной карты проекта документа (далее – РКПД) в поле «Файлы» размещен архив с методическими рекомендациями по оформлению правовых актов и шаблоном листа согласования.
Данный архив для использования в работе исполнителем сохраняется на локальном диске компьютера и удаляется из РКПД.
При создании регистрационной карты проекта правового акта исполнитель:
заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав»;
в поле «Файлы» размещается текст проекта правового акта, заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения)»;
в поле «Файлы» размещается лист согласования, взятый из архива с методическими рекомендациями по оформлению правовых актов;
в поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту и картой для ознакомления с членами Правительства Ростовской области, которые не визируют основную РКПД;
в поле «Адресаты» исполнитель указывает адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.
6.2.13. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.
Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Правительства Ростовской области.
При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.
Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.
Результаты голосования членов Правительства Ростовской области по вопросам принятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительства Ростовской области (приложение № 2).
6.2.14. Лист согласования (приложение № 48) и порядок его заполнения.
Ответственность за оформление листа согласования возлагается на исполнителей.
Заполнение листа согласования осуществляется после получения каждой визы.
Формат листа согласования, размер шрифта исполнителем не изменяются.
В листе согласования наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием.
В заголовке листа согласования подчеркиванием выделен вид правового акта.
В строке «Вопрос» необходимо напечатать наименование проекта правового акта (первая буква – прописная, остальные – строчные) без кавычек. Размер шрифта – 14 пт.
В строке «Внесен» – напечатать наименование структурного подразделения Правительства Ростовской области, органа исполнительной власти Ростовской области или Ф.И.О. должностного лица, внесших проект правового акта. Размер шрифта – 14 пт.
В разделе «Проект визируют» исполнителем вносятся визы должностных лиц и даты визирования в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области. Размер шрифта – 10 пт.
В лист согласования вносится только виза «Согласен» с датой ее получения. Визы «С замечаниями», «Направлено на доработку», «Ознакомлен» не являются согласованием проекта и в лист согласования не заносятся.
При внесении в лист согласования визы в графе «Виза» напротив завизировавшего должностного лица необходимо напечатать слова «завизировано ЭП».
Дата получения визы вносится в формате: «18.01.», «20.01.» и тому подобное.
При отсутствии должностных лиц, указанных на первой странице листа согласования, в графе «Виза» печатаются слова «отпуск», «командировка», «болен». В данном случае в листе согласования указываются визы заместителей Губернатора Ростовской области, визировавших проект в соответствии с Порядком замещения на период временного отсутствия заместителей Губернатора Ростовской области, утвержденным указом Губернатора Ростовской области от 13.01.2015 №1 «О распределении обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области».
При отсутствии начальника контрольного управления при Губернаторе Ростовской области и начальника правового управления при Губернаторе Ростовской области, указанных также на первой странице листа согласования, в графе «Виза» печатаются слова «отпуск», «командировка», «болен». В графе «Замечания, предложения» пишутся данные о должностном лице, исполняющем обязанности отсутствующего руководителя: «завизировано ЭП Иванова А.И.». Виза лица, исполняющего обязанности, заносится на второй странице листа согласования.
Данные должностных лиц, указанных на первой странице листа согласования, не визировавших проект документа, из листа согласования не исключаются.
На второй странице листа согласования проставляются визы руководителей органов исполнительной власти Ростовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов государственной власти Ростовской области, глав муниципальных образований Ростовской области и других должностных лиц. В случае их отсутствия вносятся визы должностных лиц, их замещающих. Указывать причины отсутствия руководителей не требуется.
При подготовке проектов правовых актов о координационных и совещательных органах или о внесении изменений в их составы на второй странице листа согласования оформляется запись «С членами рабочей группы (комиссии и тому подобное) согласовано». В этом случае по окончании визирования проекта правового акта лист согласования должен быть завизирован ЭП руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области или органа исполнительной власти Ростовской области, подготовивших проект.
При создании новой версии РКПД лист согласования копируется в поле «Файлы» для дальнейшего заполнения.
6.2.15. Тексты указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), распоряжений заместителя Губернатора Ростовской области печатаются на бланках установленного образца (электронная копия) в отделе нормативных документов управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел нормативных документов).
Изображение герба Ростовской области размещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «наименование органа исполнительной власти (должностного лица)» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт., оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт. центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.
Место издания (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт. и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.
6.2.16. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях с использованием регистрационных карт на каждый вид акта (приложение № 3), так и в электронном виде с использованием системы «Дело».
6.2.17. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается управлением документационного обеспечения.
6.2.18. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, в отдельных случаях, по согласованию с начальником управления документационного обеспечения, – в 5-дневный срок.
Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт, определяется отделом нормативных документов. Дополнительную рассылку определяет исполнитель.
Рассылка правовых актов о выделении средств из областного бюджета, включая резервный фонд Правительства Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания – министерству финансов Ростовской области, контрольному управлению при Губернаторе Ростовской области, областным органам исполнительной власти, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.
Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым эти акты рассылались первоначально.
Электронные копии правовых актов рассылаются отделом нормативных документов адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы «Дело», бумажные копии – отделом делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства).
Отдел нормативных документов направляет бумажные копии правовых актов в Донскую государственную публичную библиотеку, Парламентскую библиотеку, на основании соглашений об информационном обмене – в информационные агентства.
Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы «Дело», отдел нормативных документов представляет копии документов вместе с копиями листов рассылки в отдел делопроизводства. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.
7. Подготовка и оформление
областных законов и постановлений
Законодательного Собрания Ростовской области,
вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области
7.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области определен Регламентом Правительства Ростовской области.
7.2. Для регистрации проекта областного закона и постановления Законодательного Собрания Ростовской области (далее – проект) в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области отдела по работе с законодательными органами управления социально-политических коммуникаций Правительства Ростовской области должны быть представлены:
основание для подготовки проекта (в системе «Дело»);
текст проекта с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права законодательной инициативы в Законодательном Собрании Ростовской области: Правительство Ростовской области или Губернатор Ростовской области, например: «ПРОЕКТ внесен Губернатором Ростовской области, подготовлен ___________________ (указать наименование областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Правительства Ростовской области, ответственного за разработку проекта)»;
пояснительная записка к проекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;
перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного областного закона;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует материальных затрат);
заключение об оценке регулирующего воздействия проекта (в случае внесения проекта, затрагивающего вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности).
7.3. Регистрация проекта в секторе осуществляется с использованием системы «Дело» и включает:
присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрации проектов, внесение информации о названии проекта, дате регистрации, основании для его подготовки, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон);
выдачу обложки для проекта;
проставление на обложке проекта штампа сектора (приложение № 5) с указанием регистрационного номера проекта и даты регистрации.
7.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, печатаются шрифтом размером 14 пт., с одинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см.
Допускается представление на бумажном носителе и в электронном виде текстов приложений к проектам областных законов об областном бюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете, подготовленных с помощью табличного редактора.
7.5. Проект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы руководителем областного органа исполнительной власти (структурного подразделения Правительства Ростовской области), заместителем Губернатора Ростовской области, ответственным за подготовку законопроекта.
Виза оформляется на последних страницах текста проекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.
7.6. Все действия по согласованию проекта выполняются в системе «Дело» с применением ЭП.
8. Бланки документов
8.1. В исполнительных органах государственной власти Ростовской области создаются документы на бумажном носителе и электронные документы с применением системы «Дело». Для этого используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе типографским способом, и (или) электронные шаблоны бланков документов.
В Правительстве Ростовской области используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.
8.2. На бланках Правительства Ростовской области применяются реквизиты в соответствии с пунктом 4.3 раздела 4 Инструкции.
8.3. Документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм),
A5 (148 x 210 мм). Для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A6 (105 x 148 мм) и A7 (74 x 105 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе и защищены от несанкционированных изменений.
8.4. В целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области применяются следующие бланки:
бланк указа Губернатора Ростовской области (приложение № 6);
бланк распоряжения Губернатора Ростовской области (приложение № 7);
бланк постановления Правительства Ростовской области (приложение № 8);
бланк распоряжения Правительства Ростовской области (приложение № 9);
бланк распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) (приложение № 10);
бланк распоряжения заместителя Губернатора Ростовской области (приложение № 11);
бланк Правительства Ростовской области с русскими и английскими реквизитами (приложение № 12) для иностранной переписки;
бланк должностного лица Правительства Ростовской области (приложение № 13), в том числе:
бланк Губернатора Ростовской области;
бланк первого заместителя Губернатора Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра финансов;
бланк первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами (приложение № 15);
бланк Правительства Ростовской области (бланк письма) (приложение № 14);
бланк антитеррористической комиссии Ростовской области (приложение № 16);
бланк антинаркотической комиссии Ростовской области (приложение № 17);
бланк областной межведомственной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (приложение № 18);
бланк поручения заместителя Губернатора Ростовской области по подготовке проекта правового акта, оформляемый при необходимости назначения исполнителей, установления сроков исполнения и списка визирующих (приложение № 19);
бланк управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области (приложение № 20);
бланк комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 21);
бланк президиума комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 22).
8.5. В переписке между структурными подразделениями Правительства Ростовской области бланк не используется.
8.6. Бланки документов, применяемые в Правительстве Ростовской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
8.7. Образцы бланков разрабатываются управлением документационного обеспечения, согласовываются по принадлежности с приемной Губернатора Ростовской области и приемными его заместителей (в том числе первых). Перечень бланков, применяемых в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, утверждается настоящим распоряжением.
8.8. Структурные подразделения Правительства Ростовской области при направлении писем, как правило, используют бланк «Правительство Ростовской области».
8.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области по представлению первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, инициировавшего предложение.
8.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.
8.10.1. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.1996 № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».
8.10.2. Гербовые бланки Правительства Ростовской области являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам управления документационного обеспечения и подлежат учету.
8.10.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в управлении документационного обеспечения в специальных журналах (приложение № 23).
8.10.4. Исполнителям бланки выдаются под подпись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области. Бланки должностных лиц Правительства Ростовской области выдаются в приемных соответствующих руководителей.
8.10.5. Органы исполнительной власти Ростовской области в пределах осуществления возложенных функций и задач используют свои гербовые бланки, изготовленные типографским способом. При этом текст «Правительство Ростовской области» печатается шрифтом размера 17 пт, наименование областного органа исполнительной власти располагается под текстом «Правительство Ростовской области» и печатается шрифтом размера 15 пт.
8.10.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.
8.10.7. Бланки Правительства Ростовской области, испорченные в приемных руководителей и в структурных подразделениях, передаются по акту в архив, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме.
8.10.8. Учетно-регистрационные формы бланков включаются в номенклатуру дел Правительства Ростовской области.
8.10.9. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату). О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
9. Особенности подготовки
и оформления отдельных видов документов
9.1. Протокол.
9.1.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и тому подобное. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
Протокол оформляется в течение одного – трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.
9.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
9.1.3. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертания с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;
заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется, отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;
дата и номер протокола пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;
основная часть (текст) протокола;
подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания).
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
9.1.4. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:
Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 25 человек (список прилагается).
Лица, которых пригласили в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других органов власти и организаций. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании, если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения, печатаются от границы левого поля и формулируются с предлогом «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Словосочетание «ПОВЕСТКА ДНЯ» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру.
Основная часть протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол);
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ» последовательно указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Инициалы и фамилия выступающих печатаются с красной строки в именительном падеже. Содержание выступлений записывается в форме от третьего лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают». При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику и его ответы.
В части ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:) отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками:
1.1. – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,
1.2. – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и так далее.
Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: «доработать…», «поручить…», «проинформировать…».
Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: «за – …, против –…, воздержалось –…», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись «Особое мнение Петрова А.А. прилагается».
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
9.1.4. Порядковые номера присваиваются протоколам в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.
9.1.5. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».
Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса (приложение № 46).
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 24). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.
9.1.6. Короткие протоколы, как правило, ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Короткий протокол включает инициалы, фамилии председателя (председательствующего) и секретаря, тему выступления, фамилии и инициалы выступающих (может быть краткая запись выступления), принятие решения.
9.2. Служебная переписка.
9.2.1. Служебные письма изготавливаются на стандартных бумажных бланках и/или в форме электронных документов и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении.
9.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Правительства Ростовской области, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 14.
При подготовке проектов представлений Губернатора Ростовской области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другой насыщенности.
9.2.3. Проект служебного письма в системе «Дело» создается исполнителем в электронном виде, подготовленном на основе электронного шаблона. Подготовленный электронный документ направляется на согласование. Согласованный проект документа в соответствии с выбранным исполнителем видом доставки документа адресату подписывается либо электронной подписью, либо собственноручной подписью соответствующего подписанта.
Служебные письма на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью, если они адресованы в организации, не являющиеся участниками межведомственного электронного документооборота.
Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе, принимаются на регистрацию в системе «Дело» при наличии заполненной регистрационной карты, прикрепленного(ых) файла(ов) документа и указанных в тексте приложений.
Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа в зависимости от принадлежности адресата документа.
Неотъемлемой частью электронного служебного письма является регистрационная карта, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, краткое содержание документа, сведения о приложении к документу, список адресатов.
При необходимости применяются пометки «Срочный», «ДСП».
В поле регистрационной карты «Краткое содержание» необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузку документа.
Если подготовленное в системе «Дело» служебное письмо является ответом на поступивший через систему «Дело» электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе «Дело» связывается с регистрационной картой письма-запроса.
При наличии нескольких исполнителей по документу ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.
Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и других документов) в установленные сроки.
Исполнитель обязан контролировать в системе «Дело» ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.
Для рассылки документа на бумажном носителе исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит список рассылки с почтовыми адресами.
Отправка подготовленных исполнителем служебных писем на бумажном носителе производится отделом делопроизводства при наличии необходимого количества копий и списка рассылки (при необходимости), подготовленных исполнителем.
Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».
9.2.4. Проект служебного письма визируется исполнителем, в случае подписания письма первыми заместителями Губернатора Ростовской области, или заместителями Губернатора Ростовской области к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области или руководителя областного органа исполнительной власти, а в случае подписания письма Губернатором Ростовской области к вышеперечисленным визам добавляется виза первого заместителя Губернатора Ростовской области или курирующего заместителя Губернатора Ростовской области.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в министерстве финансов Ростовской области или в управлении бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области в соответствии с распределением их обязанностей и компетенцией.
Письма, содержащие просьбу (ходатайство) о подготовке правового акта Ростовской области, визируются в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области.
9.2.5. Если служебное письмо содержит приложение, отметка о приложении оформляется согласно пункту 4.3.17 Инструкции.
9.2.6. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке. Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.
После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.
9.2.7. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.
При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 12 января 2011 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2011 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: «Уважаемый господин Министр»). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».
Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении»; «Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру: «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют: личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и так далее), то в конце текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города.
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем. Например:
Господину ____________
Председателю Правления
фонда ________________
г. Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:
Его Превосходительству
господину ____________
Чрезвычайному и
Полномочному Послу
Официальное название страны
Москва
Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например: «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилия адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.
Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Директор!
Уважаемый господин Сенатор!
Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания.
Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
Заголовок к тексту не составляется.
При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: «На Ваше письмо от … числа».
При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.
Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ» писать «Германия»).
9.3. Телеграмма.
9.3.1. Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.
Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные; срочные; обыкновенные.
9.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками отдела делопроизводства заблаговременно, правильно оформленные, с отметкой об их категории, с адресом, текстом и подписью Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области (приложения № 25, 26).
Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области, округа и района, на территории которого находится населенный пункт, указывается в родительном падеже. Наименование организации указывается в именительном падеже, фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже.
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут быть написаны полными словами или сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб», соответственно), или соответствующими символьными знаками. «Вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл», соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами.
Правительственные телеграммы не направляются адресатам, место работы которых находится в здании Правительства Ростовской области.
9.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в отдел делопроизводства, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение № 27).
При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе.
При необходимости отправки телеграммы после 18.00 отправка осуществляется дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области.
9.4. Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается посредством телефонной связи и записывается получателем).
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и так далее).
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Следует проверять правильность записи телефонограммы повторным чтением ее в конце передачи.
Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, где принята, и/или руководителем которого она подписана (приложение № 30).
9.5. Факсимильное сообщение (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
Разрешение на передачу документа дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области. Прием и передача документов осуществляется только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи. Контроль за использованием аппаратов, установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями.
9.5.1. Факсограмма подлежит первичной обработке и регистрации в случае наличия в ней следующих реквизитов:
адресант,
почтовый и электронный адрес адресанта,
регистрационный номер и дата,
текст,
должность и фамилия лица, подписавшего документ,
подпись.
9.5.2. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:
объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;
запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения и иную информацию ограниченного доступа, а также тексты документов с грифом «Для служебного пользования» и рукописные материалы;
документы на иностранных языках, направляемые посредством факсимильной связи, отправляются в иные органы и организации при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ на иностранном языке, а иностранному адресату передаются без перевода;
ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и на должностное лицо, его подписавшее.
9.6. Положения, правила, инструкции, регламенты, порядки, классификаторы и другие виды документов (далее – локальные акты) могут быть: постоянно действующими (без ограничения срока их применения);
временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).
9.6.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, государственных органов.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
В регламенте излагается совокупность правил, устанавливающих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций, например, Регламент Правительства Ростовской области.
Порядок подготовки и оформления проекта локального акта соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
Положения, правила, инструкции и регламенты могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.
9.6.2. Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос «о чем?» (Положение об экспертной комиссии …). Заголовок к должностной инструкции (регламенту) отвечает на вопрос «чей? (чья?)» (должностной регламент главного специалиста …). Заголовок к тексту правил (порядка) отвечает на вопрос «чего?» (Правила внутреннего распорядка …, Порядок выдачи задания на осуществление мероприятия по контролю за состоянием …).
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Констатирующей частью локального акта является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. В составе текста также выделяются разделы, раскрывающие основное содержание локального акта, заключительные положения.
Основной текст локального акта может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов осуществляется арабскими цифрами, разделенными точками.
9.6.3. Локальные акты могут иметь приложения. На приложениях к локальным актам оформляется реквизит «отметка о приложении» в порядке, установленном для правовых актов пунктом 4.1.10 Инструкции.
9.6.4. Локальные акты вступают в силу со дня издания (подписания) правового акта, которым они утверждаются, или в иной срок, указанный в правовом акте, или со дня утверждения положения (правил, инструкции, регламента) подписью (или ЭП) руководителя или иного уполномоченного им лица.
9.7. План.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами плана являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Правительство Ростовской области в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю (приложение № 31).
9.8. Акт.
Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.
9.8.1. При составлении акта используются реквизиты:
наименование исполнительного органа государственной власти – автора документа (если необходимо);
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления (издания) документа;
гриф утверждения (если необходимо);
заголовок к тексту;
подпись.
Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.
Заголовок к тексту акта формулируется с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопросы «о чем?» (акт технической комиссии о приеме работ …) или «чего?» (акт приема-передачи материальных ценностей). Заголовок к тексту печатается обычным шрифтом, располагается ниже реквизита «место составления (издания) документа» слева, от границы левого поля.
9.8.2. Текст акта состоит из двух частей – вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.
В вводной части акта в именительном падеже указываются:
основание составления акта (правовой или локальный акт; факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований исполнительных органов государственной власти Ростовской области, если составители являются представителями другого органа власти, фамилий и инициалов).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, а затем членов комиссии в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.
Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила …», «проверка показала …»).
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и при необходимости присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.
Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием на наличие особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.
При необходимости акты подлежат утверждению.
9.8.3. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, дата ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.
9.9. Докладная, объяснительная, пояснительная, аналитическая и служебная записки.
9.9.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка – документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти или руководителями, не находящимися в прямом подчинении.
Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию руководителя. Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.
Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю или вышестоящему органу документов.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст аналитической, докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
9.10. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («Прошу рассмотреть…», «Прошу перевести…»). Форма заявления свободная. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 рукописным или печатным способом стандартным шрифтом. Заявление подписывается собственноручно.
9.11. Стенограмма (аудиозапись).
Стенограмма – дословная запись устной речи во время докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиозаписи.
9.11.1. Стенограмма (аудиозапись) конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и тому подобное).
9.11.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
9.11.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
9.11.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве Ростовской области обеспечивает социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области (далее – социально-хозяйственный отдел). Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником социально-хозяйственного отдела.
9.12. Отчет.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
9.13. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области.
Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5.
Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного или вступительного слова.
Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);
основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);
заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).
Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
точное наименование темы совещания, его цели и задачи;
фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;
сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;
перечень проблемных вопросов, негативные примеры;
существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;
предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.
Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);
основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);
заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).
Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
важность и актуальность темы;
краткую характеристику проблем (достижений);
краткий перечень задач, которые будут поставлены;
обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.
10. Применение, изготовление
и хранение печатей, штампов и ключей электронных подписей
10.1. Порядок применения печатей и штампов.
10.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
10.1.2. Применение гербовых печатей.
В Правительстве Ростовской области применяются следующие гербовые печати:
«Губернатор Ростовской области» (размер 40 мм) – ставится на документах, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальника отдела нормативных документов;
«Губернатор Ростовской области» (размер 35 мм) – ставится на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела наград управления по кадровой работе Правительства Ростовской области;
«Губернатор Ростовской области» (размер 30 мм) – ставится на служебных удостоверениях, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления по кадровой работе Правительства Ростовской области – начальника отдела по работе с персоналом;
«Губернатор Ростовской области» (размер 25 мм) – ставится на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградам Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела наград управления по кадровой работе Правительства Ростовской области;
«Правительство Ростовской области» (размер 40 мм) – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях, доверенностях и других документах, подписанных первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, должностными лицами, которым Губернатор Ростовской области делегировал право подписи, хранится у заместителя начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальника отдела нормативных документов. Печать также ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Правительства Ростовской области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы;
«Правительство Ростовской области. Для финансовых документов» – ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Правительства Ростовской области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности;
«Правительство Ростовской области» (размер 30 мм) – ставится на иных служебных удостоверениях Правительства Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления по кадровой работе Правительства Ростовской области – начальника отдела по работе с персоналом.
Гербовые печати применяются также в случаях, предусмотренных правовыми актами Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
10.1.3. Применение негербовых печатей.
Негербовые печати Правительства Ростовской области ставятся:
«Отдел по работе с персоналом» – на справках и в трудовых книжках, на документах отдела;
«Управление документационного обеспечения» – на указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Правительства Ростовской области, распоряжениях заместителя Губернатора Ростовской области, на документах, подписываемых начальником управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов, начальником отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, а также на копиях документов, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы;
«Управление по мобилизационной работе» – на документах управления;
«Социально-хозяйственный отдел» – на документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела Правительства Ростовской области;
«Отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области» – на копиях протоколов заседаний Правительства Ростовской области;
«Отдел наград» – на справках, подтверждающих факт награждения государственными наградами Российской Федерации, Ростовской области, наградами и поощрениями Губернатора Ростовской области;
«Отдел делопроизводства» – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж;
«Сектор организации пропускного режима отдела безопасности» – на постоянных, временных и разовых пропусках;
«Отдел безопасности» – на документах, регламентирующих работу отдела;
«Отдел безопасности. Для пакетов № 1» – на пакетах, реестрах, описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной и правительственной корреспонденции;
«Отдел безопасности. Для пакетов № 2» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области;
«Правительство Ростовской области. Для документов IV» – для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи;
«Правительство Ростовской области. Для пакетов IV» – для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи;
«Управление по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области» – на документах управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области;
«Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Ростовской области» – на документах комиссии по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Ростовской области.
10.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области разрешается использовать на подписанных в установленном порядке копиях документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.
Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.
10.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
10.2. Изготовление печатей и штампов.
10.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, производится по разрешению первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
10.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области.
10.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами направляются в социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области для исполнения заказа.
10.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области в специальном журнале (приложение № 29), и выдаются в управлении документационного обеспечения под роспись работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, отвечающим за их использование и сохранность.
10.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области.
10.2.6. В структурных подразделениях Правительства Ростовской области печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области возлагаются на их руководителей.
Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в управление документационного обеспечения.
10.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление документационного обеспечения и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия.
10.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление документационного обеспечения, которое, в свою очередь, информирует об этом первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
10.3. При передаче электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами по системе «Дело» в Правительстве Ростовской области и структурных подразделениях могут использоваться различного вида ЭП на основании Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
10.3.1. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при соблюдении условий, определенных правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области.
10.3.2. Ключ ЭП является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
11. Организация
документооборота и исполнения документов
11.1. Общие правила организации документооборота.
11.1.1. Движение документов в Правительстве Ростовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы (разрабатываемые в структурных подразделениях Правительства Ростовской области и не направляемые за его приделы).
11.1.2. Порядок прохождения документов на бумажных носителях и электронных документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ростовской области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.
11.1.3. В Правительстве Ростовской области используются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.
Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карте системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа:
для электронных документов: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);
для электронных копий документа на бумажном носителе: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);
Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределения документов на документопотоки; организация предварительного рассмотрения входящих документов; однократность регистрации документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
11.2. Прием, регистрация, отправка документов.
11.2.1. Доставка документов в Правительство Ростовской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи, посредством различных видов электронной связи (факсимильная, телеграфная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), а также нарочными, курьерами, гражданами.
По средствам почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий. Специалисты отдела делопроизводства управления документационного обеспечения принимают документы под подпись.
При приеме корреспонденции от нарочных и курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится штамп Правительства Ростовской области с указанием даты приема документа, при необходимости – подпись работника, принявшего документ.
Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступивших документов на бумажном носителе или в форме электронного документа в адрес Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области осуществляется отделом делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.
11.2.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям Правительства Ростовской области, должностным лицам органов исполнительной власти области, принимается и регистрируется в этих структурных подразделениях (органах исполнительной власти Ростовской области) самостоятельно.
11.2.3. Все поступившие на бумажном носителе документы подлежат первичной обработке, включающей: проверку правильности адресования и доставки документов; проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично»); проверку целостности входящих документов, включая приложения, а также правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати); проставление отметки о поступлении документа.
Документы, поступившие в Правительство Ростовской области, отдел делопроизводства сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между первыми заместителями Губернатора Ростовской области и заместителями Губернатора Ростовской области, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, и определяет документы, подлежащие регистрации.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению или возвращается отправителю. При этом на конверте проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная».
Почтовые отправления, имеющие странный запах или цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю отдела делопроизводства и в отдел безопасности.
При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в трех экземплярах на бумажном носителе, подписываемый тремя работниками отдела делопроизводства.
Один экземпляр акта высылается отправителю, второй вместе с входящим документом передается на регистрацию (если регистрация возможна), а третий остается в отделе делопроизводства.
При получении поврежденного документа в РК документа в системе «Дело» в поле «Примечание» делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
11.2.4. Конверты (пакеты, упаковка) являются неотъемлемой частью входящих документов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.
Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), не вскрываются, на конверте (пакете) проставляется штамп «Управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области», на котором указывается дата поступления, и он передается непосредственно адресату. Если при вскрытии конверта обнаруживается отметка «Лично» на самом документе, такой документ регистрируется в рабочем порядке.
11.2.5. Электронные документы, поступившие от других государственных органов или организаций по электронной почте и (или) посредством МЭДО, принимаются отделом делопроизводства и включаются в работу как входящие документы.
11.2.6. Первичная обработка поступивших в Правительство Ростовской области документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые, не подлежащие регистрации, а также учитываемые.
Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении № 28 к Инструкции.
Учитываются без регистрации:
конверты с отметкой «Лично»;
приглашения на различные мероприятия (спектакль, концерт, спортивные матчи и тому подобное);
первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и другое).
11.2.7. Регистрация входящих документов, независимо от способа их доставки, осуществляется один раз в пределах выделенных документопотоков.
Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в систему «Дело». Регистрационный номер очередному документу присваивается системой «Дело» автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой.
На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов (и электронных копий документов), в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка (регистрационный штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. Штамп не должен наноситься на текстовую часть документа.
Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день. На документах, поступивших до 15.00 текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, поступивших после 15.00 – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.
Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.
11.2.8. При регистрации входящего документа в системе «Дело» в РК документа вносятся следующие сведения:
регистрационный номер (входящий) поступления (проставляется автоматически);
дата поступления документа (проставляется автоматически);
корреспондент (организация – автор документа);
регистрационный номер поступившего документа;
дата поступившего документа;
фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений);
файл документа (электронная копия документа);
вид доставки;
адресат;
содержание (заголовок к тексту).
Если входящий документ поступил в бумажной форме, то для получения электронной копии документа он должен быть отсканирован. Документ сканируется после присвоения ему регистрационного номера, затем к РК прикрепляется электронная копия документа с приложениями (при их наличии).
Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным картам следующие документы:
содержащие информацию ограниченного доступа: с отметкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»;
содержащие персональные данные о работниках государственных органов и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;
приложения к сопроводительным письмам, содержащие сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных служащих, лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц;
прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);
документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;
документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;
несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема;
документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м2 или более 200 г/м2).
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК документа делается соответствующая ссылка (связка).
При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняются новые РК документа со ссылкой (связкой) на входящий номер и дату предыдущего документа.
11.2.9. Входящий документ, независимо от того, в какой форме он поступил (бумажной или электронной), подлежит регистрации только в том случае, если его качество позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание.
На качество документа влияют следующие факторы:
контрастность (соотношение яркости текста/фона документа);
четкость текста;
дефекты изображения («наползание» строк; темные или светлые пятна и тому подобное);
«обрезание» текста по одному или нескольким краям.
Если на регистрацию поступил документ неудовлетворительного качества, то работник, регистрирующий документы (далее – регистратор), имеет право отказать в регистрации данного документа с указанием причины отказа.
Если документ содержит пометки «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» или из текста документа следует, что он содержит срочное поручение или сообщение, требующее немедленной передачи, то регистратор должен зарегистрировать документ, невзирая на его неудовлетворительное качество, и сделать соответствующее направление.
При сканировании бумажного документа удовлетворительного качества регистратор должен добиться получения электронной копии этого документа также удовлетворительного качества.
При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:
сканировать страницы документа в правильной последовательности;
не сканировать повторяющиеся страницы;
не сканировать пустые (чистые) страницы;
не сканировать оборотную сторону последнего листа документа, в нижней части которой указаны Ф.И.О. и телефон исполнителя документа;
при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы скан-копии документа для удобства чтения.
Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карты документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронной копии документа), не рассматриваются до устранения нарушений.
11.2.10. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской (в том числе первых).
Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» работниками приемной Губернатора Ростовской области, приемными заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), приемных руководителей, внесших эту резолюцию.
11.2.11. Зарегистрированные документы, корреспонденция с отметкой «Лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы – незамедлительно.
Документы на бумажном носителе, зарегистрированные в системе «Дело», передаются по назначению под подпись.
11.2.12. Письменные обращения граждан, письма сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются отделом делопроизводства количественно и передаются для регистрации в управление по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.
11.2.13. Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день регистрируется в системе «Дело» и направляется для рассмотрения Губернатору Ростовской области, а в его отсутствие – первому заместителю Губернатора Ростовской области.
11.2.14. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в отделе делопроизводства направляются по системе «Дело» в правовое управление при Губернаторе Ростовской области.
На указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, поступивших на бумажном носителе, регистрационный штамп с соответствующими реквизитами проставляется на последнем листе документа в нижнем левом углу.
11.2.15. Корреспонденция на иностранном языке, адресованная Губернатору Ростовской области передается для перевода на русский язык в министерство экономического развития Ростовской области. После перевода, текст на русском языке передается в отдел делопроизводства для организации дальнейшей работы с документами в соответствии с Инструкцией.
11.2.16. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Правительства Ростовской области.
Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.
11.2.17. Отделом делопроизводства осуществляется отправка документов, подписанных Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области, а также документов по обращениям граждан. Уведомление гражданам о рассмотрении обращений, поступивших по электронной почте, направляются адресату в электронном виде специалистами управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.
Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, с помощью средств электронной связи, по системе МЭДО. Фельдъегерской связью или по системе МЭДО осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.
Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель по согласованию с непосредственным руководителем.
На отправку принимаются документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копий документов) либо дату предыдущего дня. Документы, зарегистрированные два или более дней назад, к отправке не принимаются.
Сотрудник отдела делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов: регистрационный номер, дату, полное наименование организации с юридическим адресом, наличие приложений, отметку об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и производит сортировку документов по форме почтового отправления (простая, заказная).
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. Отправка документов фиксируется в системе «Дело».
Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем структурного подразделения) списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника отдела делопроизводства.
Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства Ростовской области, к отправке не принимаются.
11.2.18. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
11.2.19. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки после 14.00, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.
Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Правительства Ростовской области.
11.2.20. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
11.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные копии документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело».
11.4. Архивом Правительства Ростовской области осуществляются:
сохранность документов, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области;
организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»;
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
В своей работе архив правительства руководствуется положением об архиве, согласованным с комитетом по управлению архивным делом Ростовской области и утвержденным заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области.
11.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Правительства Ростовской области в соответствии с заданными правами доступа.
12. Учет объема документооборота
12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.
При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным системы «Дело».
12.2. За единицу учета объема документооборота принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа, например, второй экземпляр исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печатании и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.
Учет объема документооборота может проводиться в Правительстве Ростовской области в целом или в его структурных подразделениях.
Объем документов по срокам хранения в конце года можно подсчитать в итоговой записи к сводной номенклатуре дел и номенклатурах структурных подразделениях.
13. Организация документооборота в делопроизводстве
Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
13.1. Составление номенклатуры дел.
13.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел разрабатывается с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни).
В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Правительства Ростовской области и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях – копии документов (если копия – единственный экземпляр документа или если она необходима для организации деятельности подразделения).
Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе «Примечания» делается отметка «ЭД»).
13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание.
13.1.3. В Правительстве Ростовской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 33) и сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (приложение № 34).
13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства Ростовской области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление документационного обеспечения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.
13.1.5. Сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (далее – сводная номенклатура дел) составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.
13.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается начальником управления документационного обеспечения, экспертной комиссией по оценке важности документов Правительства Ростовской области (далее – экспертная комиссия), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области не реже одного раза в 5 лет, если в Правительстве Ростовской области не было структурных изменений.
13.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Структурные подразделения Правительства Ростовской области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительства Ростовской области. Четвертый – в Государственном архиве Ростовской области.
13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства Ростовской области.
13.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Ростовской области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ростовской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); наименование органа власти (Правительство Ростовской области) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее). Например:
Документы о проведении проверок организации работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений в органах исполнительной власти Ростовской области (планы, запросы, справки)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:
Переписка руководителя с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации по вопросам основной деятельности
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
Переписка управления об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:
Переписка отдела с ГУП РО «Редакция газеты «Наше время» по профильным вопросам деятельности
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:
Переписка Губернатора с главами администраций городов и районов области по основным направлениям деятельности
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:
Переписка управления с администрацией Азовского района о выполнении поручений Губернатора
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
Квартальные планы работы управления
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно – аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, а в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том.
Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по действующему перечню.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2000 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения, исполнительные органы государственной власти Ростовской области.
Если дело формируется в системе «Дело» и включает электронные документы (ЭД), в графе «Примечание» проставляется отметка «ЭД». Для дел постоянного хранения, формирующихся в системе «Дело» в графе «Примечание» делается отметка: ЭД и на бумажном носителе.
13.1.13. Если в течение года в Правительстве Ростовской области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
13.1.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о категории и количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
13.2. Формирование и оформление дел.
13.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
13.2.2. Дела формируются в Правительстве Ростовской области, как правило, в структурных подразделениях.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 15 дней, помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Документы постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) создаются и хранятся в форме электронных документов и на бумажном носителе с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления документов.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».
Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
13.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
13.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.
13.2.5 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дела. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Резолюции руководителей, визы, составленные на отдельных листах, размещают перед документом, к которому они относятся.
Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в два дела: протоколы заседаний Правительства Ростовской области; документы к заседаниям Правительства Ростовской области.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Указы Губернатора Ростовской области, распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления Правительства Ростовской области, распоряжения Правительства Ростовской области и распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату), распоряжения заместителей Губернатора Ростовской области группируются отдельно по каждому виду правовых актов.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Правительства Ростовской области.
13.2.6. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Номера листов дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.
Оформление документов в дела производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи управления документационного обеспечения.
13.2.7. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 35); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 36); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 37); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
13.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Правительство Ростовской области» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается наименование структурного подразделения Правительства Ростовской области в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Ростовской области; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Правительства Ростовской области, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
13.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
13.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
13.3. Организация оперативного хранения документов.
13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Правительства Ростовской области дела хранятся по месту их формирования.
13.3.2. Руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
13.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре и заголовки дел.
14. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Правительства Ростовской области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», после 10 лет ведомственного хранения, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
14.1. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив Правительства Ростовской области.
14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве Ростовской области создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.
Председателя комиссии назначает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющий делами.
14.1.3. Задачи, функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое разрабатывается на основании примерного положения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
рассматривает сводную номенклатуру дел Правительства Ростовской области;
рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;
рассматривает описи дел по личному составу;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
рассматривает акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе представленные структурными подразделениями Правительства Ростовской области (приложение № 43).
14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению архивных документов и дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 39). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному сроку хранению.
14.1.7. Описи дел составляются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.
По этим описям документы передаются в архив Правительства Ростовской области.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»;
графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий и другое.
При составлении описи электронных дел в опись включаются: порядковый номер электронного дела по описи; индекс электронного дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела; объем электронного дела в Мб; примечания.
В составе описи электронных дел в системе «Дело» формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив Правительства Ростовской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений представляются в архив Правительства Ростовской области не ранее чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел структурных подразделений являются основой для составления сводных описей дел Правительства Ростовской области.
Сводная опись дел Правительства Ростовской области постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, опись дел по личному составу составляется в двух экземплярах и представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения № 40 – 42).
14.1.8. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного срока хранения.
14.1.9. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела Правительства Ростовской области с истекшими сроками хранения (приложение № 42).
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г.).
После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению (приложение № 32).
Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.
14.1.10. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Ростовской области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Правительства Ростовской области и предисловия к ним.
14.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства Ростовской области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
14.2.1. В архив Правительства Ростовской области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, с пометкой ЭПК, ЭК и по личному составу. Их передача производится только по сдаточным описям дел (приложение № 47).
14.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
14.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника управления документационного обеспечения и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные карты на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
14.3. Архив Правительства Ростовской области.
Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Правительства Ростовской области.
14.3.1. Функциональную деятельность ответственного за архив Правительства Ростовской области осуществляет специалист управления документационного обеспечения. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.
14.3.2. В своей практической деятельности работник архива Правительства Ростовской области в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Правительства Ростовской области, Регламентом Правительства Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.
14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Правительства Ростовской области после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
14.3.4. Дела временного срока хранения (до 5 лет) передаче в архив Правительства Ростовской области не подлежат.
14.3.5. В исключительных случаях в архив Правительства Ростовской области передаются на временное хранение документы управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области, управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области, контрольного управления при Губернаторе Ростовской области.
14.3.6. Передача дел в архив Правительства Ростовской области осуществляется ежегодно структурными подразделениями Правительства Ростовской области по графику, утвержденному первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.
14.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства Ростовской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства Ростовской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.3.8. Документы, хранящиеся в архиве Правительства Ростовской области, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области с разрешения начальника управления документационного обеспечения под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления документационного обеспечения с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.
15. Копировально-множительные, типографские работы
15.1. Копировально-множительные работы.
15.1.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в управлении документационного обеспечения.
Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Правительства Ростовской области.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
15.1.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 44).
Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.
Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником отдела делопроизводства. Заказы хранятся в управлении документационного обеспечения в течение одного года.
15.1.3. Копирование документов производится в порядке их поступления.
В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.
15.1.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.
15.1.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.
15.1.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.
15.2. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальника отдела делопроизводства.
15.3. Типографские работы выполняются в строгом соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным управлением документационного обеспечения на основе заявок руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области на очередное полугодие.
Каждый заказ регистрируется в управлении документационного обеспечения, согласовывается с заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 45). Управление документационного обеспечения передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под роспись выполненный заказ и передает готовую продукцию заказчику.
Начальник управления
документационного обеспечения
Правительства Ростовской области Т.А. Родионченко
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 08.04.2015 № 151
г. Ростов-на-Дону
Об утверждении
Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Ростовской области
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора Ростовской области от 26.12.2014 № 135 «О внесении изменения в указ Губернатора Ростовской области от 05.02.2014 № 11»:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.
3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.
4. Признать утратившими силу:
распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 143 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 27.03.2013 № 84 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 16.01.2014 № 1 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 11.07.2014 № 305 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7».
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Первый заместитель
Губернатора Ростовской области И.А. Гуськов
Распоряжение вносит
управление документационного
обеспечения Правительства
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 08.04.2015 № 151
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Правительства Ростовской области.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве Ростовской области применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).
1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.6. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения). Инструктивные материалы управления документационного обеспечения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемных заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области – на их руководителей.
1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников структурного подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. Должностные обязанности работников структурных подразделений Правительства Ростовской области, совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, устанавливаются должностными регламентами.
1.12. Работники аппарата Правительства Ростовской области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.14. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов указов, распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), протоколов заседаний Правительства Ростовской области, служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа – получение электронного образа документа.
3. Состав управленческих документов
Правительства Ростовской области
3.1. Деятельность Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства Ростовской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Правительством Ростовской области, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в Правительстве Ростовской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Правовой акт Ростовской области – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятый государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Ростовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер.
3.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства Ростовской области, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
3.4. Организационные документы.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Правительства Ростовской области;
правила;
инструкции (методические рекомендации);
планы.
3.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.4.2. План.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
3.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и др.
3.5.1. Протокол.
Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
3.5.2. Служебные письма.
Служебные письма в Правительстве Ростовской области готовятся как:
ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых);
исполнение поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых) в связи с обращениями граждан;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
3.5.3. Акт.
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.
3.5.5. Стенограмма.
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
3.5.6. Отчет.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
4. Документация Правительства Ростовской области.
Общие правила оформления управленческой документации
4.1. Документация Правительства Ростовской области.
Документация Правительства Ростовской области – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
4.2. Общие правила оформления документов.
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.
4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое – не менее 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без точки.
4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.
4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Правительстве Ростовской области и областных органах исполнительной власти используются следующие реквизиты:
а) Герб Ростовской области;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица – автора документа;
г) справочные данные об органе исполнительной власти;
д) подпись должностного лица;
е) вид документа;
ж) место составления или издания документа;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования документа;
р) гриф утверждения документа;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.96 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».
4.3.4. Наименование областного органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием областного органа исполнительной власти указывается наименование высшего органа исполнительной власти Ростовской области – Правительства Ростовской области.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган власти.
4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Правительстве Ростовской области осуществляется лицами, на то уполномоченными.
В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.
Например:
Исполнительный директор
ООО «Аквитал» Личная подпись Н.И. Киреев
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко
Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
|
Заместитель Личная подпись И.П. Васильев |
Заместитель Личная подпись Г.Э. Гришик |
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
Н.И. Свистунов |
|
Члены комиссии: |
Личная подпись |
К.П. Федорин |
|
Личная подпись |
И.Г. Василенко |
|
|
Личная подпись |
Г.И. Фролов |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
4.3.6. Справочные данные об органе исполнительной власти включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).
4.3.7. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).
Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений Правительства Ростовской области, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.
4.3.8. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного органом исполнительной власти Ростовской области, регламентируется положением о соответствующем органе и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом Р 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.
В письме наименование вида документа не указывают.
4.3.9. Место составления или издания документа (г. Ростов-на-Дону) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование органа исполнительной власти» и «справочные данные об органе исполнительной власти».
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
4.3.10. В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
ЗАО «Торговый мир»
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову
или
Президенту ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой
Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля:
Губернатору
Ростовской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Главам администраций
муниципальных образований
Ростовской области
Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа, который определяется исполнителем документа.
Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.
Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.
Например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Милютинский пер., д. 7а,
г. Москва, 101000
или
Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274
При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
Например:
Кирееву И.П.
ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018
4.3.11. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2011.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:
15 сентября 2011 г.
Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.
В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17.
Датой документа является день его подписания (правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.
Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.
Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
4.3.12. Регистрационный номер документа состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера, который автоматически формируется с использованием системы «Дело».
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.
4.3.13. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.
Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии», «чего?», например: «правила… внутреннего трудового распорядка».
Точка в конце заголовка не ставится.
4.3.14. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);
3-го лица единственного числа («правовое управление при Губернаторе Ростовской области не считает возможным…»).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Правительства Ростовской области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:
инициалы имени и отчества от фамилии;
дату от наименования месяца;
знак «№» от его цифрового значения;
цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и т.д.;
код города и цифры телефонного номера.
Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;
«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.
В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
4.3.15. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
4.3.16. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к указам, постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Например:
|
Приложения: |
1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. |
|
2. Список школ на 3 л. в 2 экз. |
Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».
Например:
Приложение № 3
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.08.2011 № 1
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
заключение постоянной комиссии по здравоохранению |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. |
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.
Например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 12.08.2011 № 123
4.3.17. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации
Личная подпись И.С. Новикова
Дата
При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо министерства информационных технологий
и связи Ростовской области
от 17.08.2011 № 18.04/426
Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например:
Лист согласования прилагается
Начальник юридического отдела
Личная подпись В.И. Самойлов
Дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации
|
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Ространснадзора Личная подпись К.А. Коротков Дата |
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Росжелдора Личная подпись И.С. Белова Дата |
При согласовании документа Губернатором Ростовской области гриф согласования центрируется по отношению к самой длинной строке:
|
СОГЛАСОВАНО Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата |
4.3.18. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), и иными должностными лицами Правительства Ростовской области.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»
_____________ И.В. Сергеев (личная подпись) Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
протоколом заседания комиссии по вопросам помилования на территории Ростовской области
от 14.01.2006 № 11
или
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Ростовской области
от 23.09.2011 № 12
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа Губернатором Ростовской области гриф утверждения центрируется по отношению к самой длинной строке:
|
УТВЕРЖДАЮ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата |
4.3.19. Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись (или ЭП), расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Сурков
Дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карточке проекта документа (далее – РКПД) с применением ЭП.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Сурков
Дата
Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.
В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.
4.3.20. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
4.3.21. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:
заверительную надпись: «Верно»;
наименование должности лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
дату заверения.
Например:
Верно.
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко
Дата
Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: «Всего в копии 5 л.» должны заходить на приклеенный лист.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Документы заверяются печатью Правительства Ростовской области в соответствии с настоящей Инструкцией.
При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.
Правительство Ростовской области выдает копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Ростовской области.
При пересылке копии документа Правительства Ростовской области в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.
Копии документов рассылаются в структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Ростовской области по системе «Дело».
Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.
При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Правительстве Ростовской области или его структурном подразделении.
4.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа, код города и номер телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 8. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения.
Например:
Иван Викторович Петров
(863) 249 54 67
4.3.23. Указания по исполнению документа оформляются в системе «Дело».
Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, ЭП руководителя и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»).
Например:
Морозову Н.В.,
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора к 01.12.2011
Подпись Дата
В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее – РК) в системе «Дело».
4.3.24. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой «К».
4.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», в которое помещается документ. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
4.3.26. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
4.3.27. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
5. Особенности работы с электронными документами
5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».
Документооборот в Правительстве Ростовской области осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.
Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.
Документы, поступающие от организаций в Правительство Ростовской области на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру.
5.2. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.
5.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
5.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Правительстве Ростовской области используются ЭП.
6. Подготовка и оформление правовых актов
6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определен Регламентом Правительства Ростовской области.
При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:
Герб Ростовской области;
наименование органа исполнительной власти (должностного лица);
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа;
наименование документа;
текст документа;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
оттиск печати;
отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).
6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.
6.2.1. При создании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав».
В поле «Файлы» прикрепляется текст проекта в формате «doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения).
В поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту и карточкой для ознакомления с членами Правительства Ростовской области, которые не визируют основную РКПД.
В поле «Адресаты» исполнитель указывает дополнительных адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.
6.2.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.
Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, министерств, комитетов, департаментов, управлений, инспекций, служб, глав администраций муниципальных образований, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.
Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
6.2.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.
Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
6.2.4. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.
Например:
полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;
сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23.
Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.
6.2.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.
6.2.6. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см.
Устанавливаются следующие поля документа:
Для книжных параметров страницы:
верхнее – 1,25 см;
левое – 2,3 см;
правое – 1,5 см;
нижнее – 2 см.
Для альбомных параметров страницы:
верхнее – 2,3 см;
левое – 2 см;
правое – 1,5 см;
нижнее – 1,5 см.
6.2.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.
Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.
Место издания (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.
6.2.8. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок может занимать до пяти строк.
6.2.9. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской области завершается словами «Правительство Ростовской области п о с т а н о в л я е т:», последнее слово печатается полужирным шрифтом с интервалом «разреженный» на 3 пт.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции.
6.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Губернатор Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:
Губернатор
Ростовской области Инициалы, фамилия
6.2.11. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписывается начальником управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».
Например:
Приложение № 1
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.09.2011 № 2
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.
Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».
При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году. При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г.
Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.
6.2.12. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.
Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Правительства Ростовской области.
При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.
Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.
Результаты голосования членов Правительства Ростовской области по вопросам принятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительства Ростовской области (приложение № 2).
6.2.13. Тексты указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений заместителя Губернатора Ростовской области печатаются на бланках установленного образца в отделе нормативных документов управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел нормативных документов). Тексты распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату) печатаются на бланках установленного образца в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
6.2.14. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях с использованием регистрационных карточек на каждый вид акта (приложение № 3), так и в электронном виде с использованием системы «Дело».
6.2.15. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается управлением документационного обеспечения.
6.2.16. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, в отдельных случаях, по согласованию с начальником управления документационного обеспечения, – в 5-дневный срок, в федеральные органы – еженедельно.
Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт, определяется отделом нормативных документов. Дополнительную рассылку определяет исполнитель.
Рассылка правовых актов по выделению средств из областного бюджета, включая резервный фонд Правительства Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания – министерству финансов области, контрольному управлению при Губернаторе Ростовской области, областным органам исполнительной власти, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.
Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались первоначально эти акты.
Электронные копии правовых актов рассылаются отделом нормативных документов адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы «Дело», бумажные копии – отделом делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства).
Отдел нормативных документов направляет бумажные копии правовых актов в федеральные и областные органы власти, Донскую государственную публичную библиотеку, а также на основании соглашений об информационном обмене – в информационные агентства.
Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы «Дело», отдел нормативных документов представляет копии документов вместе с копиями листов рассылки в отдел делопроизводства. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.
6.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области.
6.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области определен Регламентом Правительства Ростовской области.
6.3.2. Для регистрации проекта областного закона и постановления Законодательного Собрания Ростовской области (далее – законопроект) в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами отдела региональной политики управления региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области должны быть представлены:
основание для подготовки законопроекта (в системе «Дело»);
текст законопроекта с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права законодательной инициативы в Законодательном Собрании Ростовской области: Правительство Ростовской области или Губернатор Ростовской области, например: «ПРОЕКТ внесен Губернатором Ростовской области, подготовлен ___________________ (указать наименование областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Правительства Ростовской области, ответственного за разработку законопроекта)»;
пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;
перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного областного закона;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат).
6.3.3. Регистрация законопроекта в секторе осуществляется с использованием системы «Дело» и включает:
присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрации законопроектов (приложение № 4), внесение информации о названии законопроекта, дате регистрации, основании для его подготовки, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон);
выдачу обложки для законопроекта;
проставление на обложке законопроекта штампа сектора (приложение № 5) с указанием регистрационного номера законопроекта и даты регистрации;
6.3.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть подготовлены с использованием программы Microsoft Office Word шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см.
Допускается представление на бумажном носителе и в электронном виде текстов приложений к проектам областных законов об областном бюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете, подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel.
6.3.5. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы руководителем областного органа исполнительной власти (структурного подразделения Правительства Ростовской области), заместителем Губернатора Ростовской области, первым заместителем Губернатора Ростовской области, ответственными за подготовку законопроекта.
Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.
6.3.6. Все действия по согласованию законопроекта выполняются в системе «Дело» с применением ЭП.
7. Бланки документов
7.1. В Правительстве Ростовской области используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.
7.2. На бланках Правительства Ростовской области применяются реквизиты в соответствии с подпунктом 4.3.1 Инструкции.
7.3. Документы Правительства Ростовской области оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А5 (105 х 148 мм).
7.4. В целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области применяются следующие бланки:
бланк указа Губернатора Ростовской области (приложение № 6);
бланк распоряжения Губернатора Ростовской области (приложение № 7);
бланк постановления Правительства Ростовской области (приложение № 8);
бланк распоряжения Правительства Ростовской области (приложение № 9);
бланк распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) (приложение № 10);
бланк распоряжения заместителя Губернатора Ростовской области (приложение № 101);
бланк Правительства Ростовской области с русскими и английскими реквизитами (приложение № 11) для иностранной переписки;
бланк должностного лица Правительства Ростовской области (приложение № 12), в том числе:
бланк Губернатора Ростовской области;
бланк первого заместителя Губернатора Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра финансов;
бланк первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами (приложение № 14);
бланк Правительства Ростовской области (бланк письма) (приложение № 13);
бланк антитеррористической комиссии Ростовской области (приложение № 15);
бланк антинаркотической комиссии Ростовской области (приложение № 16);
бланк областной межведомственной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (приложение № 17);
бланк поручения заместителя Губернатора Ростовской области по подготовке проекта правового акта, оформляемый при необходимости назначения исполнителей, установления сроков исполнения и списка визирующих (приложение № 18);
бланк управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области (приложение № 181);
бланк комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 182);
бланк президиума комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 183).
7.5. В переписке между структурными подразделениями Правительства Ростовской области, как правило, бланк не используется.
7.6. Бланки документов, применяемые в Правительстве Ростовской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
7.7. Образцы бланков разрабатываются управлением документационного обеспечения, согласовываются по принадлежности с приемной Губернатора Ростовской области и приемными его заместителей (в том числе первых). Перечень бланков, применяемых в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, утверждается настоящим распоряжением.
7.8. Структурные подразделения Правительства Ростовской области при направлении писем, как правило, используют бланк «Правительство Ростовской области».
7.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области по представлению первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, инициировавшего предложение.
7.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.
7.10.1. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.1996 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».
7.10.2. Гербовые бланки Правительства Ростовской области являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам управления документационного обеспечения и подлежат учету.
7.10.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в управлении документационного обеспечения раздельно по видам бланков в журналах (приложение № 19).
7.10.4. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области. Бланки должностных лиц Правительства Ростовской области выдаются в приемных соответствующих руководителей.
7.10.5. Органы исполнительной власти Ростовской области в пределах осуществления возложенных функций и задач используют свои гербовые бланки, изготовленные полиграфическим способом. При этом текст «Правительство Ростовской области» печатается шрифтом размера 17 пт, наименование областного органа исполнительной власти располагается под текстом «Правительство Ростовской области» и печатается шрифтом размера 15 пт.
7.10.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.
7.10.7. Испорченные в приемных руководителей и в структурных подразделениях бланки Правительства Ростовской области передаются по акту в архив, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме.
7.10.8. Учетно-регистрационные формы бланков включаются в номенклатуру дел Правительства Ростовской области.
7.10.9. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату). О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
8. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
8.1. Протокол.
8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …».
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.
8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
8.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;
дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.
В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 20). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.
8.1.7. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Например:
Присутствовали:
|
заместитель министра культуры области |
И.О. Фамилия |
|
заместители министра труда и социального развития области |
И.О. Фамилия И.О. Фамилия |
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
8.2. Служебные письма.
8.2.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
8.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Правительства Ростовской области, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 13.
При подготовке проектов представлений Губернатора Ростовской области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другой насыщенности.
8.2.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Администрация Пролетарского района считает…».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
8.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью.
8.2.5. Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».
8.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте Правительства Ростовской области и в положениях об органах исполнительной власти Ростовской области. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
8.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования в системе «Дело» с применением ЭП.
Проект служебного письма визируется исполнителем, в случае подписания письма первыми заместителями Губернатора Ростовской области, или заместителями Губернатора Ростовской области к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области или руководителя областного органа исполнительной власти, а в случае подписания письма Губернатором Ростовской области к вышеперечисленным визам добавляется виза первого заместителя Губернатора Ростовской области или курирующего заместителя Губернатора Ростовской области.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в министерстве финансов Ростовской области или в управлении бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области в соответствии с их распределением обязанностей и компетенцией.
Письма, содержащие просьбу (ходатайство) о подготовке правового акта Ростовской области, визируются в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области.
8.2.8. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.
При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: г. Москва, 12 января 2011 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2011 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: «Уважаемый господин Министр»). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении»; «Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру: «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют: личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города.
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем.
Например:
Господину ____________
Председателю Правления
фонда ________________
г. Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
Например:
Его Превосходительству
господину ____________
Чрезвычайному и
Полномочному Послу
Официальное название страны
г. Москва
Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например: «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилия адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.
Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Директор!
Уважаемый господин Сенатор!
Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания.
Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
Заголовок к тексту не составляется.
При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: «На Ваше письмо от … числа».
При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.
Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ» писать «Германия»).
8.3. Телеграмма.
8.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:
правительственные;
срочные;
обыкновенные.
8.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками отдела делопроизводства заблаговременно, правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения № 21, 22).
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.
Правительственные телеграммы не направляются адресатам, место работы которых находится в здании Правительства Ростовской области.
8.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение № 23).
При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе.
При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам администраций муниципальных образований Ростовской области указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется «схема 63» (приложение № 24).
При необходимости отправки телеграммы после 18.00 час. отправка осуществляется дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области.
8.4. Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.
8.5. Положение, правила, инструкция.
Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.
Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «о чем?».
Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.
8.6. План.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Правительство Ростовской области в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю (приложение № 27).
8.7. Акт.
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.
8.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
8.9. Стенограмма (звукозапись).
8.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
8.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
8.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
8.9.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве Ростовской области обеспечивает социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области (далее – социально-хозяйственный отдел). Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником социально-хозяйственного отдела.
8.10. Отчет.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
8.11. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области.
Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5.
Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.
Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);
основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);
заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).
Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
точное наименование темы совещания, его цели и задачи;
фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;
сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;
перечень проблемных вопросов, негативные примеры;
существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;
предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.
Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);
основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);
заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).
Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
важность и актуальность темы;
краткую характеристику проблем (достижений);
краткий перечень задач, которые будут поставлены;
обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.
9. Применение, изготовление
и хранение печатей и штампов
9.1. Порядок применения печатей и штампов.
9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
9.1.2. Применение гербовых печатей.
В Правительстве Ростовской области применяются следующие гербовые печати: «Губернатор Ростовской области» – ставится на документах, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов;
«Правительство Ростовской области» – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях и других документах, подписанных первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов;
«Правительство Ростовской области. Для финансовых документов» – ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Правительства Ростовской области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности;
гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 30 мм) – на служебных удостоверениях, подписываемых Губернатором Ростовской области; «Правительство Ростовской области» (размер 30 мм) – на иных служебных удостоверениях Правительства Ростовской области, хранятся у заместителя начальника управления по кадровой работе Правительства Ростовской области – начальника отдела по работе с персоналом;
гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 25 мм) – на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградам Губернатора Ростовской области; «Губернатор Ростовской области» (размер 35 мм) – на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса Губернатора Ростовской области, хранятся у начальника отдела наград управления по кадровой работе;
гербовая печать Правительства Ростовской области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Правительства Ростовской области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.
Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4.3.20 Инструкции.
9.1.3. Применение негербовых печатей.
Негербовые печати Правительства Ростовской области ставятся:
«Отдел по работе с персоналом» – на справках и в трудовых книжках;
«Управление документационного обеспечения» – на указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Правительства Ростовской области, а также на документах, подписываемых начальником управления документационного обеспечения;
«Отдел по мобилизационной работе» – на документах, регламентирующих работу отдела;
«Социально-хозяйственный отдел» – на командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела;
«Отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской
области» – на копиях протоколов заседаний Правительства Ростовской области;
«Отдел наград» – на справках, подтверждающих факт награждения государственными наградами Российской Федерации, Ростовской области, наградами и поощрениями Губернатора Ростовской области;
«Отдел делопроизводства» – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж;
«Сектор организации пропускного режима отдела безопасности» –
на постоянных, временных и разовых пропусках;
«Отдел безопасности» – на документах, регламентирующих работу отдела;
«Отдел безопасности. Для пакетов № 1» – на пакетах, реестрах, описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной и правительственной корреспонденции;
«Отдел безопасности. Для пакетов № 2» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области;
«Правительство Ростовской области. Для документов IV» – для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи;
«Правительство Ростовской области. Для пакетов IV» – для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи;
«Управление по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области» – на документах, подписываемых начальником управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области, заместителем начальника управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области – начальником отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах;
«Отдел по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах» – на документах, подписываемых заместителем начальника управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области – начальником отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах и работниками отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области;
«Отдел по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере противодействия коррупции» – на документах, подписываемых начальником и работниками отдела по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере противодействия коррупции управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области.
9.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.
Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.
9.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
9.2. Изготовление печатей и штампов.
9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, производится по разрешению первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управлением документационного обеспечения.
9.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами направляются в социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа.
9.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении документационного обеспечения в специальном журнале (приложение № 25).
Изготовленные печати и штампы выдаются в управлении документационного обеспечения под роспись работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, отвечающим за их использование и сохранность.
9.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора Ростовской области и первых заместителей Губернатора Ростовской области.
9.2.6. В структурных подразделениях Правительства Ростовской области печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области возлагаются на их руководителей.
Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в управление документационного обеспечения.
9.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление документационного обеспечения и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия.
9.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление документационного обеспечения, которое, в свою очередь, информирует об этом первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
10. Организация документооборота
и исполнения документов
10.1. Общие правила организации документооборота.
10.1.1. Движение документов в Правительстве Ростовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ростовской области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.
10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx).
10.2. Прием, регистрация, отправка документов.
10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с применением МЭДО, производятся отделом делопроизводства.
10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в отдел делопроизводства принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области.
В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в отделе делопроизводства документу в РК делается связка с этим документом.
10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области, должностным лицам органов исполнительной власти области, отделом делопроизводства не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе «Дело» соответственно в этих подразделениях и органах.
10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение адресату.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.
Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.
10.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Губернатору Ростовской области, регистрируется в отделе делопроизводства и в тот же день передается по системе «Дело» заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе «Дело».
10.2.7. На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.
10.2.8. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе «Дело» (приложение № 26).
10.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.
Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются отделом делопроизводства количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области.
10.2.10. Документы, поступившие в Правительство Ростовской области, отдел делопроизводства сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между заместителями (в том числе первыми) Губернатора Ростовской области, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, и определяет документы, подлежащие регистрации.
10.2.11. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, каждому из документов присваивается свой номер.
На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера.
10.2.12. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской (в том числе первых).
10.2.13. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.
10.2.14. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Правительства Ростовской области, во всех остальных случаях – не должны превышать трех рабочих дней.
10.2.15. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» работниками приемной Губернатора Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.
10.2.16. Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день регистрируется в системе «Дело» и направляется для рассмотрения Губернатору Ростовской области, а в его отсутствие – первому заместителю Губернатора Ростовской области.
10.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в отделе делопроизводства передаются в правовое управление при Губернаторе Ростовской области.
10.2.18. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел.
При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.
Исходящие документы органов власти Ростовской области отправляются ими самостоятельно.
Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), передаются исполнителем в отдел делопроизводства для передачи в Представительство Правительства Ростовской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией.
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в отдел делопроизводства для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ – также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки после 14.00 час., кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.
Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Правительства Ростовской области.
Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполнительной власти Ростовской области и администрациям муниципальных образований Ростовской области, отправляются исполнителями по системе «Дело».
10.2.19. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные образы документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело».
10.4. Архивом осуществляются:
сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области;
организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»;
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
10.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Правительства Ростовской области в соответствии с заданными правами доступа.
11. Прием и передача служебной информации
по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи
11.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».
11.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области.
11.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
11.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.
Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.
11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;
исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
11.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи Ростовской области.
11.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.
12. Учет объема документооборота
12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.
12.2. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.
Учет объема документооборота может проводиться в Правительстве Ростовской области в целом или в его структурных подразделениях.
Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по установленной форме (приложение № 28).
13. Организация документооборота в делопроизводстве
Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
13.1. Составление номенклатуры дел.
13.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание.
13.1.3. В Правительстве Ростовской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 29) и сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (приложение № 30).
13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства Ростовской области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление документационного обеспечения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.
13.1.5. Сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (далее – сводная номенклатура дел) составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.
13.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается начальником управления документационного обеспечения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области не реже одного раза в 5 лет, если в Правительстве Ростовской области не было структурных изменений.
13.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Структурные подразделения Правительства Ростовской области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительства Ростовской области. Четвертый – в Государственном архиве Ростовской области.
13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства Ростовской области.
13.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Ростовской области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ростовской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование органа власти (Правительство Ростовской области) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с руководителями промышленных
предприятий области по выполнению госзаказа
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с министерством образования
по вопросам учебно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций муниципальных
образований по вопросам социальной защиты населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Областным музеем краеведения
(г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет ЗАО «Книга» об исполнении сметы по бюджету
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).
13.1.13. Если в течение года в Правительстве Ростовской области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
13.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
13.2. Формирование и оформление дел.
13.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
13.2.2. Дела формируются в Правительстве Ростовской области, как правило, в структурных подразделениях.
13.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».
Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы Правительства Ростовской области группируются в два дела: протоколы заседаний Правительства Ростовской области; документы к заседаниям Правительства Ростовской области.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Указы Губернатора Ростовской области, распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления Правительства Ростовской области, распоряжения Правительства Ростовской области и распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) группируются отдельно по каждому виду правовых актов.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Правительства Ростовской области.
13.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.
Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи управления документационного обеспечения.
13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 31); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 32); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 33); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Правительство Ростовской области» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается название структурного подразделения Правительства Ростовской области в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Ростовской области; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Правительства Ростовской области, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт,
а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
13.3. Организация оперативного хранения документов.
13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
13.3.2. Руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
13.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
14. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Правительства Ростовской области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Правительства Ростовской области.
14.1. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.
14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве Ростовской области создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.
Председателя комиссии назначает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющий делами.
14.1.3. Функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
рассматривает сводную номенклатуру дел Правительства Ростовской области;
рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;
рассматривает описи дел по личному составу;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 34).
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.
14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Правительства Ростовской области.
Описи, подготовленные структурными подразделениями Правительства Ростовской области, служат основой для подготовки сводной описи.
14.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация в заголовках всех остальных однородных дел заменяется словами «То же». На каждом последующем листе описи первый заголовок воспроизводится полностью.
14.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения № 35 – 37).
14.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
14.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Правительства Ростовской области (приложение № 38).
После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.
Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
14.1.12. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Ростовской области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Правительства Ростовской области и предисловия к ним.
14.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства Ростовской области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
14.2.1. В архив Правительства Ростовской области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
14.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
14.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
14.3. Архив Правительства Ростовской области.
14.3.1. В Правительстве Ростовской области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет заведующий, являющийся специалистом управления документационного обеспечения. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.
14.3.2. В своей практической деятельности работник архива Правительства Ростовской области в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Правительства Ростовской области, Регламентом Правительства Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.
14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Правительства Ростовской области после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
14.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив Правительства Ростовской области не подлежат.
14.3.5. В исключительных случаях в архив Правительства Ростовской области передаются на временное хранение документы управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области, управления документационного обеспечения, отдела по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области, контрольного управления при Губернаторе Ростовской области.
14.3.6. Передача дел в архив Правительства Ростовской области осуществляется ежегодно структурными подразделениями Правительства Ростовской области по графику, утвержденному первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.
14.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства Ростовской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства Ростовской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.3.8. Документы, хранящиеся в архиве Правительства Ростовской области, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области с разрешения начальника управления документационного обеспечения под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления документационного обеспечения с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.
15. Копировально-множительные,
типографские работы
15.1. Копировально-множительные работы.
15.1.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в управлении документационного обеспечения.
Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Правительства Ростовской области.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Правительства Ростовской области ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
15.1.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 39).
Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.
Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником отдела делопроизводства. Заказы хранятся в управлении документационного обеспечения в течение одного года.
15.1.3. Копирование документов производится в порядке их поступления.
В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.
15.1.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.
15.1.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.
15.1.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.
15.2. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальника отдела делопроизводства.
15.3. Типографские работы выполняются в строгом соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным управлением документационного обеспечения на основе заявок руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области на очередное полугодие.
Каждый заказ регистрируется в управлении документационного обеспечения, согласовывается с заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов и архивной работы. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 40). Управление документационного обеспечения передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под роспись выполненный заказ и передает готовую продукцию заказчику.
Начальник управления
документационного обеспечения
Правительства Ростовской области Т.А. Родионченко
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 08.04.2015 № 151
г. Ростов-на-Дону
Об утверждении
Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Ростовской области
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора Ростовской области от 26.12.2014 № 135 «О внесении изменения в указ Губернатора Ростовской области от 05.02.2014 № 11»:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.
3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.
4. Признать утратившими силу:
распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 143 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 27.03.2013 № 84 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 16.01.2014 № 1 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 11.07.2014 № 305 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7».
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Первый заместитель
Губернатора Ростовской области И.А. Гуськов
Распоряжение вносит
управление документационного
обеспечения Правительства
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 08.04.2015 № 151
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Правительства Ростовской области.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве Ростовской области применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).
1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.6. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения). Инструктивные материалы управления документационного обеспечения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемных заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области – на их руководителей.
1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников структурного подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. Должностные обязанности работников структурных подразделений Правительства Ростовской области, совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, устанавливаются должностными регламентами.
1.12. Работники аппарата Правительства Ростовской области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.14. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов указов, распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), протоколов заседаний Правительства Ростовской области, служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа – получение электронного образа документа.
3. Состав управленческих документов
Правительства Ростовской области
3.1. Деятельность Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства Ростовской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Правительством Ростовской области, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в Правительстве Ростовской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Правовой акт Ростовской области – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятый государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Ростовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер.
Правовыми актами Ростовской области являются:
областные законы;
постановления Законодательного Собрания Ростовской области;
указы Губернатора Ростовской области;
распоряжения Губернатора Ростовской области;
постановления Правительства Ростовской области;
распоряжения Правительства Ростовской области;
распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату);
акты областных органов исполнительной власти.
3.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства Ростовской области, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
3.4. Организационные документы.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Правительства Ростовской области;
правила;
инструкции (методические рекомендации);
планы.
3.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.4.2. План.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
3.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и др.
3.5.1. Протокол.
Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
3.5.2. Служебные письма.
Служебные письма в Правительстве Ростовской области готовятся как:
ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых);
исполнение поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых) в связи с обращениями граждан;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
3.5.3. Акт.
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.
3.5.5. Стенограмма.
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
3.5.6. Отчет.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
4. Документация Правительства Ростовской области.
Общие правила оформления управленческой документации
4.1. Документация Правительства Ростовской области.
Документация Правительства Ростовской области – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
4.2. Общие правила оформления документов.
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.
4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое – не менее 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без точки.
4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.
4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Правительстве Ростовской области и областных органах исполнительной власти используются следующие реквизиты:
а) Герб Ростовской области;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица – автора документа;
г) справочные данные об органе исполнительной власти;
д) подпись должностного лица;
е) вид документа;
ж) место составления или издания документа;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования документа;
р) гриф утверждения документа;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.96 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».
4.3.4. Наименование областного органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием областного органа исполнительной власти указывается наименование высшего органа исполнительной власти Ростовской области – Правительства Ростовской области.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган власти.
4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Правительстве Ростовской области осуществляется лицами, на то уполномоченными.
В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.
Например:
Исполнительный директор
ООО «Аквитал» Личная подпись Н.И. Киреев
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко
Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
|
Заместитель Личная подпись И.П. Васильев |
Заместитель Личная подпись Г.Э. Гришик |
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
Н.И. Свистунов |
|
Члены комиссии: |
Личная подпись |
К.П. Федорин |
|
Личная подпись |
И.Г. Василенко |
|
|
Личная подпись |
Г.И. Фролов |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
4.3.6. Справочные данные об органе исполнительной власти включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).
4.3.7. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).
Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений Правительства Ростовской области, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.
4.3.8. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного органом исполнительной власти Ростовской области, регламентируется положением о соответствующем органе и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом Р 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.
В письме наименование вида документа не указывают.
4.3.9. Место составления или издания документа (г. Ростов-на-Дону) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование органа исполнительной власти» и «справочные данные об органе исполнительной власти».
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
4.3.10. В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
ЗАО «Торговый мир»
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову
или
Президенту ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой
Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля:
Губернатору
Ростовской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Главам администраций
муниципальных образований
Ростовской области
Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа, который определяется исполнителем документа.
Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.
Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.
Например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Милютинский пер., д. 7а,
г. Москва, 101000
или
Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274
При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
Например:
Кирееву И.П.
ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018
4.3.11. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2011.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:
15 сентября 2011 г.
Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.
В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17.
Датой документа является день его подписания (правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.
Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.
Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
4.3.12. Регистрационный номер документа состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера, который автоматически формируется с использованием системы «Дело».
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.
4.3.13. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.
Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии», «чего?», например: «правила… внутреннего трудового распорядка».
Точка в конце заголовка не ставится.
4.3.14. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);
3-го лица единственного числа («правовое управление при Губернаторе Ростовской области не считает возможным…»).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Правительства Ростовской области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:
инициалы имени и отчества от фамилии;
дату от наименования месяца;
знак «№» от его цифрового значения;
цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и т.д.;
код города и цифры телефонного номера.
Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;
«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.
В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
4.3.15. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
4.3.16. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к указам, постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Например:
|
Приложения: |
1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. |
|
2. Список школ на 3 л. в 2 экз. |
Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».
Например:
Приложение № 3
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.08.2011 № 1
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
заключение постоянной комиссии по здравоохранению |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. |
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.
Например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 12.08.2011 № 123
4.3.17. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации
Личная подпись И.С. Новикова
Дата
При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо министерства информационных технологий
и связи Ростовской области
от 17.08.2011 № 18.04/426
Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например:
Лист согласования прилагается
Начальник юридического отдела
Личная подпись В.И. Самойлов
Дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации
|
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Ространснадзора Личная подпись К.А. Коротков Дата |
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Росжелдора Личная подпись И.С. Белова Дата |
При согласовании документа Губернатором Ростовской области гриф согласования центрируется по отношению к самой длинной строке:
|
СОГЛАСОВАНО Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата |
4.3.18. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), и иными должностными лицами Правительства Ростовской области.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»
_____________ И.В. Сергеев (личная подпись) Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
протоколом заседания комиссии по вопросам помилования на территории Ростовской области
от 14.01.2006 № 11
или
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Ростовской области
от 23.09.2011 № 12
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа Губернатором Ростовской области гриф утверждения центрируется по отношению к самой длинной строке:
|
УТВЕРЖДАЮ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата |
4.3.19. Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись (или ЭП), расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Сурков
Дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карточке проекта документа (далее – РКПД) с применением ЭП.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Сурков
Дата
Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.
В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.
4.3.20. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
4.3.21. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:
заверительную надпись: «Верно»;
наименование должности лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
дату заверения.
Например:
Верно.
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко
Дата
Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: «Всего в копии 5 л.» должны заходить на приклеенный лист.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Документы заверяются печатью Правительства Ростовской области в соответствии с настоящей Инструкцией.
При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.
Правительство Ростовской области выдает копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Ростовской области.
При пересылке копии документа Правительства Ростовской области в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.
Копии документов рассылаются в структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Ростовской области по системе «Дело».
Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.
При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Правительстве Ростовской области или его структурном подразделении.
4.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа, код города и номер телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 8. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения.
Например:
Иван Викторович Петров
(863) 249 54 67
4.3.23. Указания по исполнению документа оформляются в системе «Дело».
Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, ЭП руководителя и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»).
Например:
Морозову Н.В.,
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора к 01.12.2011
Подпись Дата
В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее – РК) в системе «Дело».
4.3.24. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой «К».
4.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», в которое помещается документ. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
4.3.26. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
4.3.27. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
5. Особенности работы с электронными документами
5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».
Документооборот в Правительстве Ростовской области осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.
Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.
Документы, поступающие от организаций в Правительство Ростовской области на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру.
5.2. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.
5.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
5.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Правительстве Ростовской области используются ЭП.
6. Подготовка и оформление правовых актов
6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определен Регламентом Правительства Ростовской области.
При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:
Герб Ростовской области;
наименование органа исполнительной власти (должностного лица);
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа;
наименование документа;
текст документа;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
оттиск печати;
отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).
6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.
6.2.1. При создании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав».
В поле «Файлы» прикрепляется текст проекта в формате «doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения).
В поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту и карточкой для ознакомления с членами Правительства Ростовской области, которые не визируют основную РКПД.
В поле «Адресаты» исполнитель указывает дополнительных адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.
6.2.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.
Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, министерств, комитетов, департаментов, управлений, инспекций, служб, глав администраций муниципальных образований, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.
Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
6.2.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.
Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
6.2.4. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.
Например:
полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;
сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23.
Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.
6.2.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.
6.2.6. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см.
Устанавливаются следующие поля документа:
Для книжных параметров страницы:
верхнее – 1,25 см;
левое – 2,3 см;
правое – 1,5 см;
нижнее – 2 см.
Для альбомных параметров страницы:
верхнее – 2,3 см;
левое – 2 см;
правое – 1,5 см;
нижнее – 1,5 см.
6.2.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.
Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.
Место издания (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.
6.2.8. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок может занимать до пяти строк.
6.2.9. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской области завершается словами «Правительство Ростовской области п о с т а н о в л я е т:», последнее слово печатается полужирным шрифтом с интервалом «разреженный» на 3 пт.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции.
6.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Губернатор Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:
Губернатор
Ростовской области Инициалы, фамилия
6.2.11. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписывается начальником управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».
Например:
Приложение № 1
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.09.2011 № 2
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.
Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».
При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году. При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г.
Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.
6.2.12. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.
Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Правительства Ростовской области.
При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.
Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.
Результаты голосования членов Правительства Ростовской области по вопросам принятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительства Ростовской области (приложение № 2).
6.2.13. Тексты указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области печатаются на бланках установленного образца в отделе нормативных документов и архивной работы управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел нормативных документов и архивной работы). Тексты распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату) печатаются на бланках установленного образца в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
6.2.14. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях с использованием регистрационных карточек на каждый вид акта (приложение № 3), так и в электронном виде с использованием системы «Дело».
6.2.15. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается управлением документационного обеспечения.
6.2.16. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, в отдельных случаях, по согласованию с начальником управления документационного обеспечения, – в 5-дневный срок, в федеральные органы – еженедельно.
Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт, определяется отделом нормативных документов и архивной работы. Дополнительную рассылку определяет исполнитель.
Рассылка правовых актов по выделению средств из областного бюджета, включая резервный фонд Правительства Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания – министерству финансов области, контрольному управлению при Губернаторе Ростовской области, областным органам исполнительной власти, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.
Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались первоначально эти акты.
Электронные копии правовых актов рассылаются отделом нормативных документов и архивной работы адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы «Дело», бумажные копии – отделом делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства).
Отдел нормативных документов и архивной работы направляет бумажные копии правовых актов в федеральные и областные органы власти, Донскую государственную публичную библиотеку, а также на основании соглашений об информационном обмене – в информационные агентства.
Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы «Дело», отдел нормативных документов и архивной работы представляет копии документов вместе с копиями листов рассылки в отдел делопроизводства. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.
6.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области.
6.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области определен Регламентом Правительства Ростовской области.
6.3.2. Для регистрации проекта областного закона и постановления Законодательного Собрания Ростовской области (далее – законопроект) в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами отдела региональной политики управления региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области должны быть представлены:
основание для подготовки законопроекта (в системе «Дело»);
текст законопроекта с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права законодательной инициативы в Законодательном Собрании Ростовской области: Правительство Ростовской области или Губернатор Ростовской области, например: «ПРОЕКТ внесен Губернатором Ростовской области, подготовлен ___________________ (указать наименование областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Правительства Ростовской области, ответственного за разработку законопроекта)»;
пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;
перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного областного закона;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат).
6.3.3. Регистрация законопроекта в секторе осуществляется с использованием системы «Дело» и включает:
присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрации законопроектов (приложение № 4), внесение информации о названии законопроекта, дате регистрации, основании для его подготовки, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон);
выдачу обложки для законопроекта;
проставление на обложке законопроекта штампа сектора (приложение № 5) с указанием регистрационного номера законопроекта и даты регистрации;
6.3.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть подготовлены с использованием программы Microsoft Office Word шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см.
Допускается представление на бумажном носителе и в электронном виде текстов приложений к проектам областных законов об областном бюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете, подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel.
6.3.5. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы руководителем областного органа исполнительной власти (структурного подразделения Правительства Ростовской области), заместителем Губернатора Ростовской области, первым заместителем Губернатора Ростовской области, ответственными за подготовку законопроекта.
Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.
6.3.6. Все действия по согласованию законопроекта выполняются в системе «Дело» с применением ЭП.
7. Бланки документов
7.1. В Правительстве Ростовской области используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.
7.2. На бланках Правительства Ростовской области применяются реквизиты в соответствии с подпунктом 4.3.1 Инструкции.
7.3. Документы Правительства Ростовской области оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А5 (105 х 148 мм).
7.4. В целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области применяются следующие бланки:
бланк указа Губернатора Ростовской области (приложение № 6);
бланк распоряжения Губернатора Ростовской области (приложение № 7);
бланк постановления Правительства Ростовской области (приложение № 8);
бланк распоряжения Правительства Ростовской области (приложение № 9);
бланк распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) (приложение № 10);
бланк Правительства Ростовской области с русскими и английскими реквизитами (приложение № 11) для иностранной переписки;
бланк должностного лица Правительства Ростовской области (приложение № 12), в том числе:
бланк Губернатора Ростовской области;
бланк первого заместителя Губернатора Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра финансов;
бланк первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами (приложение № 14);
бланк Правительства Ростовской области (бланк письма) (приложение № 13);
бланк антитеррористической комиссии Ростовской области (приложение № 15);
бланк антинаркотической комиссии Ростовской области (приложение № 16);
бланк областной межведомственной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (приложение № 17);
бланк поручения заместителя Губернатора Ростовской области по подготовке проекта правового акта, оформляемый при необходимости назначения исполнителей, установления сроков исполнения и списка визирующих (приложение № 18);
бланк управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области (приложение № 181);
бланк комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 182);
бланк президиума комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 183).
7.5. В переписке между структурными подразделениями Правительства Ростовской области, как правило, бланк не используется.
7.6. Бланки документов, применяемые в Правительстве Ростовской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
7.7. Образцы бланков разрабатываются управлением документационного обеспечения, согласовываются по принадлежности с приемной Губернатора Ростовской области и приемными его заместителей (в том числе первых). Перечень бланков, применяемых в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, утверждается настоящим распоряжением.
7.8. Структурные подразделения Правительства Ростовской области при направлении писем, как правило, используют бланк «Правительство Ростовской области».
7.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области по представлению первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, инициировавшего предложение.
7.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.
7.10.1. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.1996 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».
7.10.2. Гербовые бланки Правительства Ростовской области являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам управления документационного обеспечения и подлежат учету.
7.10.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в управлении документационного обеспечения раздельно по видам бланков в журналах (приложение № 19).
7.10.4. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области. Бланки должностных лиц Правительства Ростовской области выдаются в приемных соответствующих руководителей.
7.10.5. Органы исполнительной власти Ростовской области в пределах осуществления возложенных функций и задач используют свои гербовые бланки, изготовленные полиграфическим способом. При этом текст «Правительство Ростовской области» печатается шрифтом размера 17 пт, наименование областного органа исполнительной власти располагается под текстом «Правительство Ростовской области» и печатается шрифтом размера 15 пт.
7.10.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.
7.10.7. Испорченные в приемных руководителей и в структурных подразделениях бланки Правительства Ростовской области передаются по акту в архив, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме.
7.10.8. Учетно-регистрационные формы бланков включаются в номенклатуру дел Правительства Ростовской области.
7.10.9. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату). О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
8. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
8.1. Протокол.
8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …».
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.
8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
8.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;
дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.
В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 20). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.
8.1.7. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Например:
Присутствовали:
|
заместитель министра культуры области |
И.О. Фамилия |
|
заместители министра труда и социального развития области |
И.О. Фамилия И.О. Фамилия |
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
8.2. Служебные письма.
8.2.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
8.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Правительства Ростовской области, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 13.
При подготовке проектов представлений Губернатора Ростовской области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другой насыщенности.
8.2.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Администрация Пролетарского района считает…».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
8.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью.
8.2.5. Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».
8.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте Правительства Ростовской области и в положениях об органах исполнительной власти Ростовской области. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
8.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования в системе «Дело» с применением ЭП.
Проект служебного письма визируется исполнителем, в случае подписания письма первыми заместителями Губернатора Ростовской области, или заместителями Губернатора Ростовской области к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области или руководителя областного органа исполнительной власти, а в случае подписания письма Губернатором Ростовской области к вышеперечисленным визам добавляется виза первого заместителя Губернатора Ростовской области или курирующего заместителя Губернатора Ростовской области.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в министерстве финансов Ростовской области или в управлении бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области в соответствии с их распределением обязанностей и компетенцией.
Письма, содержащие просьбу (ходатайство) о подготовке правового акта Ростовской области, визируются в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области.
8.2.8. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.
При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: г. Москва, 12 января 2011 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2011 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: «Уважаемый господин Министр»). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении»; «Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру: «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют: личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города.
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем.
Например:
Господину ____________
Председателю Правления
фонда ________________
г. Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
Например:
Его Превосходительству
господину ____________
Чрезвычайному и
Полномочному Послу
Официальное название страны
г. Москва
Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например: «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилия адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.
Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Директор!
Уважаемый господин Сенатор!
Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания.
Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
Заголовок к тексту не составляется.
При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: «На Ваше письмо от … числа».
При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.
Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ» писать «Германия»).
8.3. Телеграмма.
8.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:
правительственные;
срочные;
обыкновенные.
8.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками отдела делопроизводства заблаговременно, правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения № 21, 22).
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.
Правительственные телеграммы не направляются адресатам, место работы которых находится в здании Правительства Ростовской области.
8.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение № 23).
При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе.
При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам администраций муниципальных образований Ростовской области указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется «схема 63» (приложение № 24).
При необходимости отправки телеграммы после 18.00 час. отправка осуществляется дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области.
8.4. Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.
8.5. Положение, правила, инструкция.
Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.
Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «о чем?».
Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.
8.6. План.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Правительство Ростовской области в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю (приложение № 27).
8.7. Акт.
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.
8.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
8.9. Стенограмма (звукозапись).
8.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
8.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
8.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
8.9.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве Ростовской области обеспечивает социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области (далее – социально-хозяйственный отдел). Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником социально-хозяйственного отдела.
8.10. Отчет.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
8.11. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области.
Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5.
Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.
Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);
основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);
заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).
Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
точное наименование темы совещания, его цели и задачи;
фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;
сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;
перечень проблемных вопросов, негативные примеры;
существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;
предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.
Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);
основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);
заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).
Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
важность и актуальность темы;
краткую характеристику проблем (достижений);
краткий перечень задач, которые будут поставлены;
обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.
9. Применение, изготовление
и хранение печатей и штампов
9.1. Порядок применения печатей и штампов.
9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
9.1.2. Применение гербовых печатей.
В Правительстве Ростовской области применяются следующие гербовые печати: «Губернатор Ростовской области» – ставится на документах, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов и архивной работы;
«Правительство Ростовской области» – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях и других документах, подписанных первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов и архивной работы;
«Правительство Ростовской области. Для финансовых документов» – ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Правительства Ростовской области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности;
гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 30 мм) – на служебных удостоверениях, подписываемых Губернатором Ростовской области; «Правительство Ростовской области» (размер 30 мм) – на иных служебных удостоверениях Правительства Ростовской области, хранятся у начальника отдела по работе с персоналом управления по кадровой работе;
гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 25 мм) – на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградам Губернатора Ростовской области; «Губернатор Ростовской области» (размер 35 мм) – на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса Губернатора Ростовской области, хранятся у начальника отдела наград управления по кадровой работе;
гербовая печать Правительства Ростовской области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Правительства Ростовской области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.
Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4.3.20 Инструкции.
9.1.3. Применение негербовых печатей.
Негербовые печати Правительства Ростовской области ставятся:
«Отдел по работе с персоналом» – на справках и в трудовых книжках;
«Управление документационного обеспечения» – на указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Правительства Ростовской области, а также на документах, подписываемых начальником управления документационного обеспечения;
«Отдел по мобилизационной работе» – на документах, регламентирующих работу отдела;
«Социально-хозяйственный отдел» – на командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела;
«Отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской
области» – на копиях протоколов заседаний Правительства Ростовской области;
«Отдел наград» – на справках, подтверждающих факт награждения государственными наградами Российской Федерации, Ростовской области, наградами и поощрениями Губернатора Ростовской области;
«Отдел делопроизводства» – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж;
«Сектор организации пропускного режима отдела безопасности» –
на постоянных, временных и разовых пропусках;
«Отдел безопасности» – на документах, регламентирующих работу отдела;
«Отдел безопасности. Для пакетов № 1» – на пакетах, реестрах, описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной и правительственной корреспонденции;
«Отдел безопасности. Для пакетов № 2» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области;
«Правительство Ростовской области. Для документов IV» – для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи;
«Правительство Ростовской области. Для пакетов IV» – для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи;
«Управление по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области» – на документах, подписываемых начальником управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области, заместителем начальника управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области – начальником отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах;
«Отдел по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах» – на документах, подписываемых заместителем начальника управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области – начальником отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах и работниками отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области;
«Отдел по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере противодействия коррупции» – на документах, подписываемых начальником и работниками отдела по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере противодействия коррупции управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области.
9.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.
Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.
9.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
9.2. Изготовление печатей и штампов.
9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, производится по разрешению первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управлением документационного обеспечения.
9.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами направляются в социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа.
9.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении документационного обеспечения в специальном журнале (приложение № 25).
Изготовленные печати и штампы выдаются в управлении документационного обеспечения под роспись работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, отвечающим за их использование и сохранность.
9.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора Ростовской области и первых заместителей Губернатора Ростовской области.
9.2.6. В структурных подразделениях Правительства Ростовской области печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области возлагаются на их руководителей.
Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в управление документационного обеспечения.
9.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление документационного обеспечения и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия.
9.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление документационного обеспечения, которое, в свою очередь, информирует об этом первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
10. Организация документооборота
и исполнения документов
10.1. Общие правила организации документооборота.
10.1.1. Движение документов в Правительстве Ростовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ростовской области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.
10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx).
10.2. Прием, регистрация, отправка документов.
10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с применением МЭДО, производятся отделом делопроизводства.
10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в отдел делопроизводства принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области.
В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в отделе делопроизводства документу в РК делается связка с этим документом.
10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области, должностным лицам органов исполнительной власти области, отделом делопроизводства не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе «Дело» соответственно в этих подразделениях и органах.
10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение адресату.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.
Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.
10.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Губернатору Ростовской области, регистрируется в отделе делопроизводства и в тот же день передается по системе «Дело» заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе «Дело».
10.2.7. На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.
10.2.8. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе «Дело» (приложение № 26).
10.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.
Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются отделом делопроизводства количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области.
10.2.10. Документы, поступившие в Правительство Ростовской области, отдел делопроизводства сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между заместителями (в том числе первыми) Губернатора Ростовской области, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, и определяет документы, подлежащие регистрации.
10.2.11. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, каждому из документов присваивается свой номер.
На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера.
10.2.12. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской (в том числе первых).
10.2.13. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.
10.2.14. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Правительства Ростовской области, во всех остальных случаях – не должны превышать трех рабочих дней.
10.2.15. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» работниками приемной Губернатора Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.
10.2.16. Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день регистрируется в системе «Дело» и направляется для рассмотрения Губернатору Ростовской области, а в его отсутствие – первому заместителю Губернатора Ростовской области.
10.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в отделе делопроизводства передаются в правовое управление при Губернаторе Ростовской области.
10.2.18. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел.
При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.
Исходящие документы органов власти Ростовской области отправляются ими самостоятельно.
Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), передаются исполнителем в отдел делопроизводства для передачи в Представительство Правительства Ростовской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией.
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в отдел делопроизводства для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ – также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки после 14.00 час., кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.
Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Правительства Ростовской области.
Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполнительной власти Ростовской области и администрациям муниципальных образований Ростовской области, отправляются исполнителями по системе «Дело».
10.2.19. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные образы документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело».
10.4. Архивом осуществляются:
сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области;
организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»;
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
10.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Правительства Ростовской области в соответствии с заданными правами доступа.
11. Прием и передача служебной информации
по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи
11.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».
11.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области.
11.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
11.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.
Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.
11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;
исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
11.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи Ростовской области.
11.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.
12. Учет объема документооборота
12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.
12.2. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.
Учет объема документооборота может проводиться в Правительстве Ростовской области в целом или в его структурных подразделениях.
Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по установленной форме (приложение № 28).
13. Организация документооборота в делопроизводстве
Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
13.1. Составление номенклатуры дел.
13.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание.
13.1.3. В Правительстве Ростовской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 29) и сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (приложение № 30).
13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства Ростовской области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление документационного обеспечения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.
13.1.5. Сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (далее – сводная номенклатура дел) составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.
13.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается начальником управления документационного обеспечения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области не реже одного раза в 5 лет, если в Правительстве Ростовской области не было структурных изменений.
13.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Структурные подразделения Правительства Ростовской области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительства Ростовской области. Четвертый – в Государственном архиве Ростовской области.
13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства Ростовской области.
13.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Ростовской области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ростовской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование органа власти (Правительство Ростовской области) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с руководителями промышленных
предприятий области по выполнению госзаказа
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с министерством образования
по вопросам учебно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций муниципальных
образований по вопросам социальной защиты населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Областным музеем краеведения
(г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет ЗАО «Книга» об исполнении сметы по бюджету
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).
13.1.13. Если в течение года в Правительстве Ростовской области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
13.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
13.2. Формирование и оформление дел.
13.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
13.2.2. Дела формируются в Правительстве Ростовской области, как правило, в структурных подразделениях.
13.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».
Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы Правительства Ростовской области группируются в два дела: протоколы заседаний Правительства Ростовской области; документы к заседаниям Правительства Ростовской области.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Указы Губернатора Ростовской области, распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления Правительства Ростовской области, распоряжения Правительства Ростовской области и распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) группируются отдельно по каждому виду правовых актов.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Правительства Ростовской области.
13.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.
Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи управления документационного обеспечения.
13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 31); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 32); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 33); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Правительство Ростовской области» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается название структурного подразделения Правительства Ростовской области в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Ростовской области; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Правительства Ростовской области, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт,
а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
13.3. Организация оперативного хранения документов.
13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
13.3.2. Руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
13.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
14. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Правительства Ростовской области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Правительства Ростовской области.
14.1. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.
14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве Ростовской области создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.
Председателя комиссии назначает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющий делами.
14.1.3. Функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
рассматривает сводную номенклатуру дел Правительства Ростовской области;
рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;
рассматривает описи дел по личному составу;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 34).
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.
14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Правительства Ростовской области.
Описи, подготовленные структурными подразделениями Правительства Ростовской области, служат основой для подготовки сводной описи.
14.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация в заголовках всех остальных однородных дел заменяется словами «То же». На каждом последующем листе описи первый заголовок воспроизводится полностью.
14.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения № 35 – 37).
14.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
14.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Правительства Ростовской области (приложение № 38).
После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.
Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
14.1.12. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Ростовской области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Правительства Ростовской области и предисловия к ним.
14.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства Ростовской области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
14.2.1. В архив Правительства Ростовской области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
14.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
14.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
14.3. Архив Правительства Ростовской области.
14.3.1. В Правительстве Ростовской области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет заведующий, являющийся специалистом управления документационного обеспечения. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.
14.3.2. В своей практической деятельности работник архива Правительства Ростовской области в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Правительства Ростовской области, Регламентом Правительства Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.
14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Правительства Ростовской области после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
14.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив Правительства Ростовской области не подлежат.
14.3.5. В исключительных случаях в архив Правительства Ростовской области передаются на временное хранение документы управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области, управления документационного обеспечения, отдела по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области, контрольного управления при Губернаторе Ростовской области.
14.3.6. Передача дел в архив Правительства Ростовской области осуществляется ежегодно структурными подразделениями Правительства Ростовской области по графику, утвержденному первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.
14.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства Ростовской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства Ростовской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.3.8. Документы, хранящиеся в архиве Правительства Ростовской области, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области с разрешения начальника управления документационного обеспечения под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления документационного обеспечения с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.
15. Копировально-множительные,
типографские работы
15.1. Копировально-множительные работы.
15.1.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в бюро копировально-множительных работ.
Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Правительства Ростовской области.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Правительства Ростовской области ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
15.1.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 39).
Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.
Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником отдела делопроизводства. Заказы хранятся в бюро в течение одного года.
15.1.3. Копирование документов производится в порядке их поступления.
В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.
15.1.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.
15.1.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.
15.1.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.
15.2. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальника отдела делопроизводства.
15.3. Типографские работы выполняются в строгом соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным управлением документационного обеспечения на основе заявок руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области на очередное полугодие.
Каждый заказ регистрируется в управлении документационного обеспечения, согласовывается с заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов и архивной работы. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 40). Управление документационного обеспечения передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под роспись выполненный заказ и передает готовую продукцию заказчику.
Начальник управления
документационного обеспечения
Правительства Ростовской области Т.А. Родионченко
Для корректного отображения документа в окне установите (обновите) программу Adobe Reader
Официальное опубликование правовых актов
ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
Распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»
Номер опубликования: 6100201504100005
Дата опубликования:
10.04.2015
1
10
20
50
ВСЕ
1 2 3 4 … 118
|
Страница №1 из 118: |
|
1 2 3 4 … 118
Отправить документ
Введите символы
Подробнее
г. Ростов-на-Дону
2. Членам Правительства Ростовской области, руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области довести настоящий указ до сведения работников и подведомственных структур, обеспечить его исполнение и контроль за соблюдением.
3. Признать утратившими силу указы Губернатора Ростовской области от 10.06.2015 № 35 «О Регламенте Правительства Ростовской области», от 07.09.2015 № 86 «О внесении изменений в указ Губернатора Ростовской области от 10.06.2015 № 35».
4. Контроль за исполнением указа возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Ростовской области В.Ю. Голубев
РЕГЛАМЕНТ
Правительства Ростовской области
I. Общие положения
1. Настоящий Регламент Правительства Ростовской области (далее – Регламент) устанавливает общие правила организации деятельности высшего постоянно действующего коллегиального органа исполнительной власти Ростовской области – Правительства Ростовской области.
2. Правительство Ростовской области возглавляет систему органов исполнительной власти Ростовской области.
3. Правительство Ростовской области действует на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава Ростовской области, иных областных законов, правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
4. Правительство Ростовской области осуществляет на всей территории Ростовской области исполнительно-распорядительную деятельность по реализации полномочий Ростовской области по предметам ведения Ростовской области и полномочий Ростовской области по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также отдельных полномочий Российской Федерации по предметам ведения Российской Федерации, по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, переданных для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации.
5. Правительство Ростовской области заключает договоры (соглашения) в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ростовской области. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, прекращения действия и хранения договоров (соглашений) с участием Ростовской области и Правительства Ростовской области утверждается постановлением Правительства Ростовской области.
6. В Правительство Ростовской области по должности входят Губернатор Ростовской области, первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области и министры (далее – члены Правительства Ростовской области).
7. Губернатор Ростовской области является по должности Председателем Правительства Ростовской области.
8. Первый заместитель Губернатора Ростовской области, курирующий вопросы образования, культуры, охраны объектов культурного наследия, физической культуры и спорта, молодежной политики, защиты прав несовершеннолетних, является по должности заместителем Председателя Правительства Ростовской области (далее – заместитель Председателя Правительства).
9. В структуру Правительства Ростовской области входят члены Правительства Ростовской области и аппарат Правительства Ростовской области.
10. В структуре Правительства Ростовской области могут быть созданы территориальные (городские, районные и другие) органы Правительства Ростовской области.
11. При Правительстве Ростовской области могут создаваться координационные, совещательные и иные органы. Решение о создании указанных органов принимается Правительством Ростовской области.
12. В Правительстве Ростовской области документооборот осуществляется в электронном виде в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело») и в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция по делопроизводству). Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе, а также случаев, предусмотренных настоящим Регламентом.
13. Несоблюдение требований настоящего Регламента лицами, замещающими в органах исполнительной власти Ростовской области государственные должности Ростовской области и должности государственной гражданской службы Ростовской области влечет их дисциплинарную ответственность, установленную действующим законодательством.
II. Планирование деятельности
Правительства Ростовской области
1. Планирование деятельности Правительства Ростовской области осуществляется организационным отделом Правительства Ростовской области (далее – организационный отдел) в соответствии с утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю, обеспечивающими выполнение плана работы Правительства Ростовской области на год. Образцы оформления планов и отчетов об их выполнении утверждены Инструкцией по делопроизводству.
2. Формирование плана работы Правительства Ростовской области на год (далее – план на год).
2.1. Предложения к плану на следующий год вносят руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области не позднее 15 ноября текущего года первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области в соответствии с распределением обязанностей между ними.
2.2. Представленные предложения в течение 5 календарных дней рассматриваются первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, утверждаются ими и направляются в организационный отдел для обобщения предложений и подготовки проекта плана на год.
2.3. Подготовленный проект плана на очередной год вносится заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области для рассмотрения на 2-е очередное заседание Правительства Ростовской области, проводимое в декабре текущего года.
2.4. Проект плана на год не позднее чем за неделю до начала следующего года вносится заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области на утверждение Губернатору Ростовской области.
3. Формирование плана мероприятий Правительства Ростовской области на квартал (далее – план мероприятий на квартал).
3.1. Предложения к плану мероприятий на следующий квартал, включающие в себя определение основных задач на квартал и мероприятия по их реализации, вносят руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области не позднее 15-го числа 2-го месяца текущего квартала первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области. Представленные предложения в течение 5 календарных дней рассматриваются первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, утверждаются ими и направляются в организационный отдел для обобщения и подготовки проекта плана мероприятий на квартал.
3.2. Подготовленный проект плана мероприятий на квартал вносится заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области для рассмотрения на 2-е очередное заседание Правительства Ростовской области, проводимое в последнем месяце текущего квартала.
3.3. Проект плана мероприятий на квартал не позднее чем за неделю до начала следующего квартала вносится заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области на утверждение Губернатору Ростовской области.
3.4. По завершении квартала, до 10-го числа следующего месяца, помощники первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области представляют в организационный отдел информацию о неисполненных пунктах плана мероприятий на квартал (с указанием причин неисполнения).
3.5. Сводная информация о выполнении плана мероприятий на квартал с анализом выполненных и неисполненных пунктов (с указанием причин неисполнения) представляется организационным отделом до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области для рассмотрения и доклада Губернатору Ростовской области.
4. Формирование плана мероприятий Правительства Ростовской области на месяц (далее – план мероприятий на месяц).
4.1. До 15-го числа текущего месяца руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области вносят первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области предложения к плану мероприятий на очередной месяц. Представленные предложения в течение 5 календарных дней рассматриваются, утверждаются первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области и направляются в организационный отдел для обобщения и подготовки проекта плана мероприятий на месяц. Обобщенный проект плана мероприятий на месяц организационный отдел визирует у заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области и представляет на утверждение заместителю Председателя Правительства.
4.2. По завершении месяца, до 10-го числа следующего месяца, помощники первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области представляют в организационный отдел информацию о неисполненных пунктах плана мероприятий на месяц (с указанием причин неисполнения). Сводная информация о выполнении плана мероприятий на месяц с анализом выполненных и неисполненных пунктов (с указанием причин неисполнения) представляется организационным отделом до 20-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области для рассмотрения и доклада Губернатору Ростовской области.
4.3. Информация о наиболее значимых мероприятиях, проводимых в Ростовской области в следующем месяце, представляется организационным отделом в Администрацию Президента Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, в иные органы и организации – по согласованию с заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области.
5. Формирование плана мероприятий Правительства Ростовской области на неделю (далее – план мероприятий на неделю).
5.1. План мероприятий на очередную неделю формируется организационным отделом на основании материалов, представляемых помощниками первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, каждый четверг до 16.00.
5.2. В материалах указываются мероприятия (собрания, конференции, совещания, семинары, визиты и так далее), дата, место и время их проведения (при необходимости – количество участников), командировки первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области в муниципальные образования Ростовской области и за ее пределы, приемы граждан.
5.3. Сформированный план мероприятий на неделю каждую пятницу до 13.00 направляется Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области, другим должностным лицам согласно листу рассылки, утвержденному начальником организационного отдела.
6. Предложения к плану работы Правительства Ростовской области на год, а также к планам мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю состоят из мероприятий, проводимых с участием Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области, другие мероприятия в планы не включаются.
Ответственными за подготовку предложений к планам на год, квартал, месяц и неделю, а также за подготовку информации о неисполненных пунктах плана являются помощники первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области. В случае нарушения сроков подготовки предложений к планам мероприятий помощники в течение 3 рабочих дней с даты истечения срока представляют объяснительную записку о причинах нарушения на имя заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области. Предложения к плану, подготовленные с нарушением сроков и представленные без объяснительной записки, в план не включаются.
Если регламентированная дата представления предложений к плану выпадает на выходной или праздничный день, то предложения представляются в день, предшествующий выходному или праздничному дню.
7. В целях взаимодействия структурных подразделений Правительства Ростовской области и органов местного самоуправления в организации, подготовке и проведении наиболее значимых социально-экономических и политических мероприятий в Ростовской области каждую пятницу до 15.00 управление региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области (далее – управление региональной и муниципальной политики) готовит информацию об основных мероприятиях на территории городских округов и муниципальных районов Ростовской области, о месте и времени их проведения.
8. В целях оптимизации планирования работы в Правительстве Ростовской области устанавливаются основные мероприятия Правительства Ростовской области:
8.1. Понедельник:
проведение оперативных (планерных) совещаний Губернатором Ростовской области, в том числе расширенных совещаний (1-й понедельник месяца), проведение оперативных, в том числе расширенных, совещаний первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области с руководителями подведомственных структурных подразделений.
8.2. Вторник:
проведение совещаний по отраслевому признаку, учебно-методических мероприятий, требующих присутствия глав администраций муниципальных образований Ростовской области или их заместителей. Прием Губернатором Ростовской области первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области по текущим вопросам. Работа первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области с главами администраций муниципальных образований, руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области, проведение коллегий органов исполнительной власти Ростовской области, иных совещаний ведомственного характера, в том числе рабочих совещаний, требующих присутствия глав администраций муниципальных образований Ростовской области или их заместителей.
8.3. Среда:
проведение заседаний Правительства Ростовской области, проведение видеосеминаров и видеоконференций с участием представителей органов местного самоуправления, координационных советов, комиссий, иных коллегиальных совещательных органов с участием Губернатора Ростовской области, единый день работы с кадрами, прием граждан по личным вопросам, проведение совещаний по вопросу выполнения поручений Губернатора Ростовской области, день выездов в территории, проведение выездных совещаний на территории муниципальных образований Ростовской области.
8.4. Четверг:
работа первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министров Ростовской области на территории муниципальных образований Ростовской области, выезды информационных групп, решение вопросов неоперативного характера, требующих выезда на место.
8.5. Пятница:
проведение в Правительстве Ростовской области совещаний (ведомственного характера), требующих присутствия глав администраций муниципальных образований Ростовской области или их заместителей, работа первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области с руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области, прием должностных лиц, участие в мероприятиях, посвященных праздничным и памятным датам.
III. Порядок подготовки, оформления,
издания и работы с правовыми актами
1. Губернатор Ростовской области на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава Ростовской области и иных областных законов издает указы и распоряжения.
Правительство Ростовской области как высший постоянно действующий коллегиальный орган исполнительной власти Ростовской области принимает постановления и распоряжения.
Заместитель Губернатора Ростовской области – руководитель аппарата Правительства Ростовской области, а в случае если указанная должность вакантна или лицо ее замещающее отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) – заместитель Губернатора Ростовской области который в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области рассматривает вопросы, закрепленные за заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области, издает распоряжения заместителя Губернатора Ростовской области (правовой акт заместителя Губернатора Ростовской области) по вопросам осуществления полномочий, делегированных ему Губернатором Ростовской области.
Правовые акты Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области подлежат обязательному документационному оформлению.
Правовые акты Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области подписываются Губернатором Ростовской области, а в его отсутствие – исполняющим обязанности Губернатора Ростовской области.
Правовые акты заместителя Губернатора Ростовской области подписываются заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области, а в случае если указанная должность вакантна или лицо ее замещающее отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) – заместителем Губернатора Ростовской области который в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области рассматривает вопросы, закрепленные за заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области.
1.1. Указы Губернатора Ростовской области издаются по вопросам:
назначения члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации – представителя от Правительства Ростовской области;
назначения на государственные должности Ростовской области и должности государственной гражданской службы Ростовской области высшей группы в Правительстве Ростовской области и органах исполнительной власти Ростовской области;
утверждения структуры Правительства Ростовской области;
утверждения структуры органов исполнительной власти Ростовской области;
утверждения Регламента Правительства Ростовской области;
отрешения от должности глав муниципальных образований или глав местных администраций;
присвоения классных чинов государственным гражданским служащим Ростовской области, замещающим должности государственной гражданской службы Ростовской области высшей группы в Правительстве Ростовской области и органах исполнительной власти Ростовской области;
распределения обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области;
награждения наградами Ростовской области;
по иным вопросам, предусмотренным федеральным и областным законодательством.
1.2. Распоряжения Губернатора Ростовской области издаются по вопросам:
утверждения штатного расписания Правительства Ростовской области, положений о структурных подразделениях Правительства Ростовской области;
назначения и освобождения от должности заместителей руководителей органов исполнительной власти Ростовской области (за исключением заместителей министров Ростовской области) и присвоения им классных чинов государственной гражданской службы Ростовской области;
назначения и освобождения от должности работников Правительства Ростовской области замещающих должности государственной гражданской службы Ростовской области категории «руководители» главной группы;
применения дисциплинарных взысканий;
зарубежных командировок и предоставления отпусков Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области и заместителям Губернатора Ростовской области;
установления (отмены) ограничительных мероприятий (карантина);
награждения знаками и поощрениями Губернатора Ростовской области;
по иным вопросам, предусмотренным федеральным и областным законодательством.
1.3. Постановления Правительства Ростовской области – правовые акты, имеющие нормативный характер, издаваемые в установленном порядке, устанавливающие правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, направленные на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные этими актами.
Постановления Правительства Ростовской области издаются по вопросам:
утверждения положений об органах исполнительной власти Ростовской области;
утверждения положений о координационных, совещательных и иных коллегиальных органах Правительства Ростовской области;
определения основных направлений деятельности Правительства Ростовской области;
утверждения мероприятий основных направлений отраслевой деятельности;
утверждения порядков использования средств областного бюджета;
социально-экономического развития Ростовской области;
создания и реорганизации областных государственных предприятий и учреждений;
реструктуризации задолженности организаций;
охраны памятников истории, культуры;
учреждения званий лучшего работника соответствующей отрасли;
утверждения положений о премиях и стипендиях;
по иным вопросам, предусмотренным федеральным и областным законодательством.
1.4. Распоряжения Правительства Ростовской области – правовые акты, не имеющие нормативного характера, принимаемые по оперативным и организационным вопросам деятельности Правительства Ростовской области, касающиеся узкого круга органов власти, организаций, должностных лиц и граждан.
Распоряжения Правительства Ростовской области издаются по вопросам:
распределения средств федерального бюджета;
предоставления средств областного бюджета, включая предоставление бюджетных кредитов;
выделения средств из резервного фонда Правительства Ростовской области;
оказания государственной поддержки гражданам в приобретении жилья, предоставления жилья различным категориям граждан и отселения граждан из аварийных помещений;
присвоения званий «Ветеран труда», «Ветеран труда Ростовской области»;
присвоения званий лучшего работника в соответствующих отраслях;
распределения государственных жилищных сертификатов;
установления ежемесячной доплаты к пенсии;
внесения Президенту Российской Федерации представления о награждении Почетной грамотой Президента Российской Федерации и об объявлении благодарности Президента Российской Федерации;
по иным вопросам, предусмотренным федеральным и областным законодательством.
1.5. Распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) издаются по вопросам:
организационного и хозяйственного обеспечения деятельности Правительства Ростовской области;
соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;
проведения аттестации и квалификационного экзамена;
включения в кадровый резерв (исключения из кадрового резерва) Правительства Ростовской области;
по иным вопросам, предусмотренным федеральным и областным законодательством.
1.6. Распоряжения заместителя Губернатора Ростовской области в соответствии с абзацем третьим пункта 1 настоящего раздела издаются по вопросам:
назначения и освобождения от должности работников Правительства Ростовской области;
присвоения классных чинов государственным гражданским служащим Ростовской области в Правительстве Ростовской области, за исключением работников, замещающих должности государственной гражданской службы Ростовской области высшей группы;
назначения и увольнения помощников члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и помощников депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
предоставления отпусков работникам Правительства Ростовской области;
оформления командировок;
оплаты замещения отсутствующих работников Правительства Ростовской области;
по иным вопросам, предусмотренным федеральным и областным законодательством, в том числе правовыми актами Губернатора Ростовской области.
Распоряжения заместителя Губернатора Ростовской области вступают в силу со дня их издания, если самими распоряжениями не установлен более поздний срок вступления их в силу.
2. Правом вносить проекты правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области обладают:
Губернатор Ростовской области;
первые заместители Губернатора Ростовской области;
заместители Губернатора Ростовской области;
структурные подразделения Правительства Ростовской области;
органы исполнительной власти Ростовской области и иные государственные органы Ростовской области;
главы администраций муниципальных районов и городских округов в Ростовской области.
Правом вносить проекты распоряжений заместителя Губернатора Ростовской области обладают:
первые заместители Губернатора Ростовской области;
заместители Губернатора Ростовской области;
управление по кадровой работе Правительства Ростовской области;
структурные подразделения Правительства Ростовской области (по вопросам оформления командировок).
Перед подготовкой проекта правового акта Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области (далее – правовые акты) инициатор, вносящий проект, определяет лицо, ответственное за подготовку проекта правового акта (далее в настоящем разделе – исполнитель), а также список должностных лиц, визирующих проект.
3. Распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) не выносятся на рассмотрение заседания Правительства Ростовской области, согласовываются с заинтересованными лицами и подлежат обязательному визированию в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области (далее – правовое управление), подписываются: первыми заместителями Губернатора Ростовской области или заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области. Подготовка проектов распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату) и организация работы с ними возлагаются на исполнителей.
Правовые акты Правительства Ростовской области, издаваемые по вопросам, требующим безотлагательного рассмотрения, не выносятся на заседания Правительства Ростовской области. Указанные правовые акты подготавливаются в порядке, установленном пунктом 5 настоящего раздела, согласовываются не менее чем половиной состава членов Правительства Ростовской области, включая первых заместителей Губернатора Ростовской области, всех заместителей Губернатора Ростовской области, визируются в правовом управлении, контрольном управлении при Губернаторе Ростовской области (далее – контрольное управление) и подписываются Губернатором Ростовской области или лицом, исполняющим его обязанности.
Правовые акты по вопросам распределения средств федерального бюджета, предоставления средств областного бюджета, включая предоставление бюджетных кредитов, дотаций на поддержку мер по обеспечению сбалансированности местных бюджетов, выделение средств из резервного фонда Правительства Ростовской области, согласовываются заместителем Губернатора Ростовской области – министром финансов, руководителем, которому в проекте правового акта предусматривается задание, поручение (в том числе: руководителем государственного органа Ростовской области, главой администрации муниципального образования в Ростовской области (за исключением правовых актов по вопросам выделения средств из резервного фонда Правительства Ростовской области по наказам депутатам Законодательного Собрания Ростовской области, при условии, что обращение в адрес Губернатора Ростовской области согласовано главой администрации муниципального образования), заместителем Губернатора Ростовской области по курируемому направлению, начальником контрольного управления, начальником правового управления и передаются на подпись Губернатору Ростовской области.
Распоряжения Правительства Ростовской области по вопросам внесения Президенту Российской Федерации представления о награждении Почетной грамотой Президента Российской Федерации и об объявления благодарности Президента Российской Федерации не выносятся на рассмотрение заседания Правительства Ростовской области, согласовываются с заинтересованными лицами и подлежат обязательному визированию в правовом управлении.
Правовые акты по вопросам назначения или изменения государственной пенсии за выслугу лет, назначения ежемесячной доплаты к пенсии, установления или изменения размера ежемесячной доплаты к пенсии, присвоения званий «Ветеран труда», «Ветеран труда Ростовской области» согласовываются министром труда и социального развития Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области курирующим данное направление, заместителем Губернатора Ростовской области – министром финансов, заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области (по вопросам назначения или изменения государственной пенсии за выслугу лет), начальником управления по кадровой работе Правительства Ростовской области (по вопросам назначения или изменения государственной пенсии за выслугу лет), руководителем Ведомства по управлению государственной гражданской службой Ростовской области (по вопросам назначения или изменения государственной пенсии за выслугу лет), начальником правового управления и передаются на подпись Губернатору Ростовской области.
Постановления и распоряжения Правительства Ростовской области, содержащие сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, в том числе имеющие пометку «Для служебного пользования» (далее – ДСП), содержащие персональные данные не выносятся на рассмотрение заседания Правительства Ростовской области. Проекты данных правовых актов должны быть согласованы не менее чем половиной состава членов Правительства Ростовской области, включая первых заместителей Губернатора Ростовской области, всех заместителей Губернатора Ростовской области, и завизированы в правовом и контрольном управлениях.
Правовые акты, отнесенные к сфере обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации, подготавливаются в порядке, установленном правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах правовых актов, является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).
4. Порядок оформления проектов правовых актов определяется Инструкцией по делопроизводству.
Подготовка проектов правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, возлагается на исполнителей и осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Правительством Российской Федерации, и Инструкцией по делопроизводству.
Подготовка проектов правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, с пометкой «Литер «М» возлагается на исполнителей и осуществляется в соответствии с указами Президента Российской Федерации и правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Внесение изменений в правовой акт, признание его утратившим силу осуществляются актом, имеющим вид изменяемого (признаваемого утратившим силу) правового акта.
При необходимости внесения изменений в правовой акт, в который ранее уже вносились изменения пять и более раз, допускается принятие нового правового акта с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего. Предложение о принятии нового правового акта согласовывается с правовым управлением.
Ответственность за своевременное внесение изменений в действующие правовые акты, а также признание их утратившими силу возлагается на членов Правительства Ростовской области по принадлежности курируемых вопросов.
При внесении изменений в правовой акт, признании его утратившим силу, ответственный исполнитель в РКПД подготовленного проекта делает связку с правовым актом, в который вносятся изменения или который признается утратившим силу.
5. Порядок подготовки проектов правовых актов.
5.1. Основание подготовки проектов правовых актов.
Подготовка проектов правовых актов осуществляется на основании зарегистрированных в системе «Дело»:
поручений (разрешений) Губернатора Ростовской области, оформленных его резолюцией на письме с просьбой о подготовке соответствующего правового акта или резолюцией на других документах;
поручений – резолюций первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, начальника правового управления, начальника контрольного управления о том, что имеется соответствующее устное поручение Губернатора Ростовской области;
протоколов (перечней) поручений Губернатора Ростовской области;
протоколов заседаний Правительства Ростовской области;
поручений, определенных ранее принятыми правовыми актами;
ответов на акты прокурорского реагирования (протест, представление, требование) и заключения Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области (далее соответственно – акты прокурорского реагирования, заключения), предусматривающих их удовлетворение;
писем с просьбой о подготовке проекта правового акта о внесении изменений в ранее принятый правовой акт, в части приведения его в соответствие с федеральным и областным законодательством, или проекта правового акта, предусматривающего новое правовое регулирование, обусловленное федеральным и областным законодательством, с резолюцией начальника правового управления о необходимости принятия правового акта (в случае если реализация правового акта не требует финансового обеспечения, перераспределения полномочий между органами исполнительной власти Ростовской области);
писем с просьбой о подготовке проекта правового акта о внесении изменений в ранее принятый правовой акт, в части уточнения персонального состава коллегиального органа при Правительстве Ростовской области, руководство деятельностью которого осуществляет первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области, с резолюцией начальника правового управления о необходимости принятия правового акта.
Кроме того, основанием для подготовки проектов распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), распоряжений заместителя Губернатора Ростовской области является зарегистрированное в системе «Дело» поручение первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области о подготовке соответствующего правового акта.
Основанием для подготовки проектов правовых актов, отнесенных к сфере обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации, являются поручения Губернатора Ростовской области, оформленные его резолюцией на бумажных носителях. Данные поручения в системе «Дело» не регистрируются.
Подготовка проектов правовых актов по вопросам присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Ростовской области работникам Правительства Ростовской области, а также руководителям органов исполнительной власти Ростовской области и их заместителям не требует наличия оснований, предусмотренных настоящим подпунктом. Управление по кадровой работе Правительства Ростовской области осуществляет подготовку указанных проектов правовых актов при соблюдении условий, установленных статьей 9 Областного закона от 26.07.2005 № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области».
5.2. Перед получением поручений Губернатора Ростовской области письма с просьбой о подготовке соответствующих проектов правовых актов подлежат согласованию с правовым управлением в течение одного дня для определения соответствия компетенции Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области и вида правового акта. Исключения составляют письма с просьбой о подготовке проектов правовых актов о выделении средств из резервного фонда Правительства Ростовской области, предоставлении дотаций на поддержку мер по обеспечению сбалансированности местных бюджетов, бюджетных кредитов, проектов правовых актов Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области по кадровым вопросам, по вопросам награждения и поощрения.
К письму с просьбой о подготовке правового акта в обязательном порядке прилагается проект соответствующего правового акта.
В случаях, когда подготовка правовых актов осуществляется по основаниям, предусмотренным абзацами четвертым – восьмым подпункта 5.1 настоящего пункта, проект правового акта направляется в правовое управление в день регистрации соответствующего поручения в системе «Дело».
5.3. Проекты писем в адрес Губернатора Ростовской области с просьбой о подготовке правового акта, указанные в абзацах девятом, десятом подпункта 5.1 настоящего пункта, подлежат обязательному согласованию заместителем Губернатора Ростовской области (в том числе первым) по курируемому направлению, руководителями заинтересованных государственных органов Ростовской области, начальником правового управления. Указанные письма после их регистрации в системе «Дело» Губернатору Ростовской области не направляются.
Письма с просьбой о подготовке правового акта, соответствующие требованиям, предусмотренным абзацами девятым, десятым подпункта 5.1 настоящего пункта, направляются начальнику правового управления для внесения резолюции о необходимости принятия правового акта. В случае несоответствия письма требованиям, предусмотренным абзацами девятым, десятым подпункта 5.1 настоящего пункта, правовое управление информирует исполнителя о необходимости получения поручения (разрешения) Губернатора Ростовской области на подготовку проекта правового акта.
5.4. После согласования в правовом управлении письма с просьбой о подготовке проекта правового акта (в случаях, когда подготовка правовых актов осуществляется по основаниям, предусмотренным абзацами четвертым – восьмым подпункта 5.1 настоящего пункта, – после регистрации соответствующего поручения в системе «Дело») копия разработанного проекта, подлежащего в соответствии с действующим законодательством антикоррупционной экспертизе, направляется в электронном виде исполнителем для изучения на предмет наличия коррупциогенных факторов в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области (в случае если направление проекта правового акта предусмотрено соглашением между Правительством Ростовской области и Главным управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области).
Коррупциогенные факторы, выявленные Главным управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области в ходе изучения проекта правового акта, отражаются в заключении, которое носит рекомендательный характер и подлежит обязательному рассмотрению исполнителем для принятия мер по устранению содержащихся в нем коррупциогенных факторов.
В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы после согласования в правовом управлении письма с просьбой о подготовке проекта правового акта (в случаях, когда подготовка правовых актов осуществляется по основаниям, предусмотренным абзацами четвертым – восьмым подпункта 5.1 настоящего пункта, – после регистрации соответствующего поручения в системе «Дело») инициатор внесения проекта правового акта, указанный в пункте 2 настоящего раздела, обеспечивает размещение на Едином портале независимой антикоррупционной экспертизы Ростовской области (regulation.donland.ru) (далее – Портал) проекта правового акта, подлежащего в соответствии с действующим законодательством антикоррупционной экспертизе, с указанием даты начала и даты окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, а также почтового адреса и (или) адреса электронной почты для направления заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы и иной необходимой информации.
Вносимые Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), главами администраций муниципальных районов и городских округов в Ростовской области проекты правовых актов, подлежащие в соответствии с действующим законодательством антикоррупционной экспертизе, размещаются на Портале в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы управлением по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области.
Результаты независимой антикоррупционной экспертизы отражаются в заключении по форме, утвержденной Министерством юстиции Российской Федерации.
Проекты правовых актов, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, на Портале не размещаются.
Заключения по результатам антикоррупционной экспертизы (в том числе независимой) проекта правового акта регистрируются в системе «Дело» и связываются с регистрационной картой проекта правового акта или прикрепляются к регистрационной карте проекта правового акта в виде сканированного электронного образа в поле «Файлы».
В случае если заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы не поступало, исполнителем подготавливается информация об отсутствии заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы проекта правового акта (далее – информация об отсутствии заключений), в которой указываются наименование проекта правового акта, лицо или орган, вносящий его, информация об отсутствии заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы с указанием даты начала и даты окончания приема указанных заключений.
Информация об отсутствии заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы проектов правовых актов, за исключением указанных в абзаце четвертом настоящего подпункта, подписывается руководителем структурного подразделения Правительства Ростовской области, органа исполнительной власти Ростовской области или иного государственного органа Ростовской области, вносящих проект правового акта, и прикрепляется к регистрационной карте проекта правового акта в поле «Файлы».
Информация об отсутствии заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы проектов правовых актов, указанных в абзаце четвертом настоящего подпункта, подписывается начальником управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области и связывается с регистрационной картой проекта правового акта.
Для проектов правовых актов с грифом «Весьма срочно», «Срочно»:
в поле «Примечание» РКПД проекта правового акта указывается идентификатор проекта правового акта (ID проекта), размещенного на Портале;
информация об отсутствии заключений не прикрепляется к регистрационной карте проекта правового акта, а регистрируется в системе «Дело» и связывается с регистрационной картой принятого правового акта;
заключения по результатам независимой антикоррупционной экспертизы таких проектов правовых актов, поступившие в сроки, установленные для приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, после принятия соответствующих правовых актов подлежат обязательному рассмотрению исполнителем совместно с правовым управлением.
5.5. Перед получением поручений (разрешений), письма, подписанные руководителем государственного органа и согласованные с курирующим заместителем Губернатора Ростовской области, с просьбой о подготовке правовых актов по вопросам:
бюджетной и налоговой политики (с приложением проекта правового акта и финансово-экономического обоснования) направляются в министерство финансов Ростовской области и подлежат рассмотрению в течение 5 рабочих дней. По результатам рассмотрения министерство финансов Ростовской области согласовывает указанные письма либо дает мотивированное заключение о невозможности подготовки правовых актов;
внесения изменений в государственные программы Ростовской области (с приложением проекта правового акта и пояснительной информации о вносимых изменениях, в том числе расчетов и обоснований по бюджетным ассигнованиям) направляются одновременно в министерство финансов Ростовской области и министерство экономического развития Ростовской области и подлежат рассмотрению в течение 5 рабочих дней. По результатам рассмотрения министерство финансов Ростовской области, министерство экономического развития Ростовской области согласовывают указанные письма либо дают мотивированное заключение о невозможности подготовки правовых актов.
5.6. Сроки подготовки проектов правовых актов.
Срок подготовки, согласования и визирования проектов правовых актов устанавливается до 30 календарных дней с даты регистрации поручения (разрешения) о подготовке соответствующего правового акта в системе «Дело» до направления в отдел нормативных документов управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел нормативных документов) для оформления и последующей передачи на подпись уполномоченному должностному лицу либо для рассмотрения на заседании Правительства Ростовской области.
Губернатор Ростовской области может установить конкретный срок подготовки проекта правового акта.
По вопросам, требующим безотлагательного рассмотрения, в письме с просьбой о подготовке соответствующего проекта правового акта исполнитель аргументирует необходимость его срочной подготовки. После получения согласия Губернатора Ростовской области в регистрационной карте документа в системе «Дело» (далее – РК) приемной Губернатора Ростовской области проставляются: резолюция «Срочно», резолюция «Весьма срочно».
При этом резолюция «Срочно» устанавливает срок исполнения поручения (разрешения) до 5 рабочих дней, резолюция «Весьма срочно» – до 3 рабочих дней.
Заместителями Губернатора Ростовской области, в том числе первыми, начальником правового управления, начальником контрольного управления, инициировавшим внесение проекта правового акта, возможно оформление резолюции о том, что имеется устное поручение Губернатора Ростовской области о безотлагательном рассмотрении проекта правового акта. Такое поручение исполнитель связывает с регистрационной картой проекта документа (далее – РКПД) или прикрепляет сканированный электронный образ резолюции в РКПД, в поле «Файлы». Оригинал резолюции о наличии устного поручения Губернатора Ростовской области исполнитель передает в отдел нормативных документов.
Продление срока подготовки проекта правового акта, приостановление или прекращение его подготовки могут быть осуществлены Губернатором Ростовской области на основании письма первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, начальника правового управления, начальника контрольного управления, ответственных за подготовку данного проекта.
Контроль за соблюдением сроков подготовки проектов правовых актов осуществляет контрольное управление во взаимодействии с управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения).
5.7. Ответственными за качество, своевременность подготовки, полноту списка визирующих должностных лиц, согласование и визирование проектов правовых актов, подписание краткой информации, визирование ознакомительной РКПД, определение круга лиц – адресатов, которым правовой акт будет направлен после подписания и регистрации, определения необходимости опубликования правового акта являются первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области, а также иные лица, инициирующие внесение проекта правового акта.
5.8. Регистрация проектов правовых актов.
На основании поручения (разрешения) подготовленный проект правового акта со всеми необходимыми документами, с визой инициатора внесения проекта правового акта, направляется по системе «Дело» в отдел нормативных документов.
Отдел нормативных документов ежедневно с 14.00 до 17.00:
проверяет наличие поручения (разрешения) в РКПД, правильность оформления проекта правового акта, заверенного электронной подписью руководителя, инициировавшего внесение проекта правового акта;
проверяет правильность заполнения РКПД в соответствии с требованиями настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству;
проверяет список лиц, визирующих проект правового акта;
определяет плановую дату окончания срока подготовки проекта правового акта в соответствии с подпунктом 5.6 настоящего пункта;
проверяет наличие листа согласования;
проверяет наличие ознакомительной РКПД для правовых актов, которые выносятся на рассмотрение Правительства Ростовской области;
проверяет наличие информации о необходимости опубликования правового акта;
проверяет наличие связок в РКПД с документами, взаимосвязанными с подготавливаемым правовым актом;
визирует проект правового акта в системе «Дело».
Проекты с грифом «Весьма срочно», «Срочно» рассматриваются отделом нормативных документов безотлагательно.
Работник отдела нормативных документов имеет право дополнить, изменить список должностных лиц, визирующих проект, по согласованию с исполнителем.
Работник отдела нормативных документов имеет право вернуть проект на доработку в случае несоответствия его вышеуказанным требованиям.
5.9. Согласование проектов правовых актов.
5.9.1. Согласование проекта правового акта организует исполнитель. Проект правового акта согласовывается и визируется в системе «Дело» с использованием электронной подписи.
Одновременно проект правового акта, вносимого на рассмотрение Правительства Ростовской области, направляется исполнителем по системе «Дело» для ознакомления членам Правительства Ростовской области, не включенным в список лиц, визирующих его.
В случае наличия замечаний к проекту правового акта у членов Правительства Ростовской области, включенных в список для ознакомления, замечания могут быть внесены в порядке, установленном настоящим Регламентом. В данном случае исполнитель переносит должностное лицо, внесшее замечание, в список визирующих лиц основной РКПД и устраняет замечания в установленном данным Регламентом порядке.
Согласование проектов правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, в том числе имеющих пометку «ДСП», производится только на бумажном носителе.
Согласование проектов правовых актов по вопросам обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации организуется в порядке, установленном указами Президента Российской Федерации и правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, он должен быть отправлен исполнителем на повторное визирование.
5.9.2. В системе «Дело» визы проставляются в следующем порядке:
инициатор внесения проекта;
работник отдела нормативных документов;
куратор структурного подразделения Правительства Ростовской области или органа исполнительной власти Ростовской области, вносящего проект правового акта (заместитель Губернатора Ростовской области, первый заместитель Губернатора Ростовской области);
руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области, государственных органов Ростовской области, главы администраций муниципальных образований Ростовской области, которым в проекте правового акта предусматриваются задания, поручения;
куратор структурного подразделения Правительства Ростовской области или органа исполнительной власти Ростовской области, которому в проекте правового акта предусматриваются задания, поручения (министр, заместитель Губернатора Ростовской области, первый заместитель Губернатора Ростовской области);
первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области, которому (которым) определяются задания, поручения;
заместитель Губернатора Ростовской области – министр финансов (по вопросам, входящим в его компетенцию);
министр экономического развития Ростовской области, в части утверждения или внесения изменений в государственную программу Ростовской области;
начальник управления региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области (по вопросам, связанным с утверждением, изменением положений об областных органах исполнительной власти, изменением организационных структур и штатной численности органов исполнительной власти Ростовской области, созданием, реорганизацией и ликвидацией государственных унитарных предприятий Ростовской области, государственных учреждений Ростовской области);
начальник контрольного управления;
начальник правового управления;
заместитель начальника управления документационного обеспечения – начальник отдела нормативных документов.
Допускается одновременное согласование проекта правового акта только с должностными лицами, указанными в абзацах пятом – седьмом настоящего подпункта.
Проекты правовых актов по кадровым вопросам, о награждении наградами Ростовской области, знаками Губернатора Ростовской области и о поощрениях Губернатора Ростовской области, командировании делегаций, присвоении званий «Ветеран труда» и «Ветеран труда Ростовской области», установлении (отмены) ограничительных мероприятий (карантина), учреждении звания и присвоении звания лучшего работника соответствующей отрасли, утверждении положений о премиях и стипендиях, установлении ежемесячной доплаты к пенсии, оказании адресной социальной помощи начальником контрольного управления не визируются.
Проекты правовых актов Губернатора Ростовской области о награждении (поощрении), подготовленные по результатам рассмотрения наградных документов на заседании Областной комиссии по наградам и поощрениям, внесенные управлением по кадровой работе, визируют в системе «Дело» следующие должностные лица:
начальник отдела наград управления по кадровой работе;
начальник управления по кадровой работе;
работник отдела нормативных документов управления документационного обеспечения;
заместитель Губернатора Ростовской области – руководитель аппарата Правительства Ростовской области;
начальник управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области (в случае, если предусмотрено денежное вознаграждение за счет средств, выделенных из областного бюджета);
заместитель Губернатора Ростовской области – министр финансов (в случае, если предусмотрено денежное вознаграждение за счет средств, выделенных из областного бюджета);
начальник правового управления;
заместитель начальника управления документационного обеспечения – начальник отдела нормативных документов.
В случае принятия решения Губернатором Ростовской области об изменении вида награды (поощрения) или кандидатуры, представленной к награждению, проект правового акта о награждении (поощрении) визируется заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), согласовавшими либо инициировавшими ходатайство о награждении (поощрении).
Орган исполнительной власти Ростовской области, структурное подразделение Правительства Ростовской области, инициирующий подготовку проекта правового акта о награждении (поощрении), обеспечивает предварительное согласование текста преамбулы в пресс-службе Губернатора Ростовской области на бумажном носителе для последующей передачи в отдел наград управления по кадровой работе.
При подготовке проектов правовых актов об утверждении составов коллегиальных органов при Правительстве Ростовской области допускается согласование с их членами в устной или письменной форме с соответствующей записью в РКПД, в листе согласования, при этом лист согласования визируется электронной подписью инициатора внесения проекта.
5.9.3. Передача проектов правовых актов на согласование (визирование) осуществляется c использованием системы «Дело».
При согласовании проектов правовых актов, по поручению Губернатора Ростовской области, на бумажном носителе ответственным исполнителем делается соответствующая запись в РКПД, в листе согласования, при этом лист согласования визируется электронной подписью инициатора внесения проекта. Проект правового акта согласованный на бумажном носителе повторно в электронном виде не согласовывается.
За нарушение сроков согласования проекта правового акта несет ответственность должностное лицо, которому данный проект направлен на согласование.
При отсутствии руководителя органа исполнительной власти Ростовской области, структурного подразделения Правительства Ростовской области, государственного органа Ростовской области, главы администрации муниципального района или городского округа Ростовской области проект правового акта визирует лицо, его замещающее, в соответствии с положениями об этих органах исполнительной власти Ростовской области, о структурном подразделении Правительства Ростовской области или соответствующим правовым актом.
5.9.4. Проект правового акта, направленный должностному лицу на визу, рассматривается им в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты его поступления. Срочные проекты визируются в течение 3 часов.
Время, на которое проект был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения поправок, в эти сроки не входит.
Замечания должностного лица к проекту правового акта оформляются одним заключением. Заключение должно быть мотивированным и содержать в том числе предложение о способе устранения выявленных замечаний либо информацию о невозможности их устранения.
Внесение повторных замечаний после оформления заключения к проекту не допускается.
Заключение должно быть подписано электронной подписью (далее – ЭП).
Внесение последующих заключений возможно только к положениям проекта правового акта, в отношении которых ранее вносились замечания в соответствии с первым заключением, а также к новым положениям, включенным по инициативе исполнителя.
При наличии разногласий между визирующими инстанциями проект правового акта рассматривается у первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, осуществляющего координацию соответствующего направления деятельности.
В случае наличия замечаний юридико-технического характера проект правового акта возвращается исполнителю с пометкой «на доработку» для их устранения. Замечания даются исключительно в устной форме.
Проект правового акта также может быть возвращен исполнителю с пометкой «на доработку» в случае наличия соответствующего мотивированного обращения инициатора внесения проекта.
После устранения замечаний и создания очередной версии проекта правового акта исполнитель направляет проект должностному лицу, внесшему замечания, на визу. Повторное рассмотрение должностным лицом проекта не должно превышать 2 рабочих дней.
Очередная версия проекта правового акта с учтенными замечаниями, размещенная исполнителем в системе «Дело», согласовывается (визируется):
инициатором внесения проекта;
должностным лицом, внесшим замечание;
иными должностными лицами в порядке ранее установленной очередности визирования.
5.9.5. Проект правового акта, затрагивающий вопросы социально-экономического развития Ростовской области, с финансовыми показателями рассматривается министерством финансов Ростовской области и министерством экономического развития Ростовской области в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты его поступления.
В случае поступления в министерство финансов Ростовской области проекта правового акта, содержащего приложения, включающие в себя финансовые показатели, срок рассмотрения проекта правового акта может быть продлен заместителем Губернатора Ростовской области – министром финансов до 5 рабочих дней. К проекту правового акта, направляемого на рассмотрение в министерство финансов Ростовской области, в обязательном порядке прилагается финансово-экономическое обоснование проекта, если оно не представлялось исполнителем в министерство финансов Ростовской области в соответствии с подпунктом 5.5 настоящего пункта. Финансово-экономическое обоснование проекта должно содержать сведения об объеме средств и источниках финансирования, необходимых для реализации проекта, а также о наличии средств в областном бюджете или об отсутствии потребности в бюджетных средствах.
В случае поступления в министерство экономического развития Ростовской области проекта правового акта, содержащего приложения, включающие в себя показатели социально-экономического развития Ростовской области, взаимоувязанные с финансовыми показателями, срок рассмотрения проекта правового акта может быть продлен заместителем Губернатора Ростовской области, курирующим министерство экономического развития Ростовской области, до 5 рабочих дней.
Продление срока рассмотрения проекта правового акта в министерстве финансов Ростовской области и министерстве экономического развития Ростовской области свыше 5 рабочих дней может быть произведено Губернатором Ростовской области по мотивированному обращению заместителя Губернатора Ростовской области – министра финансов, или заместителя Губернатора Ростовской области, курирующего министерство экономического развития Ростовской области.
В случае внесения замечаний и повторного согласования проекта правового акта министерством финансов Ростовской области и министерством экономического развития Ростовской области срок повторного рассмотрения проекта правового акта не должен превышать 3 рабочих дней.
Время, на которое проект был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения поправок, в этот срок не входит.
5.10. Проект правового акта по вопросам, связанным с утверждением, изменением положения об областном органе исполнительной власти, рассматривается управлением региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области на предмет соответствия полномочий органа исполнительной власти Ростовской области полномочиям, возложенным на субъект Российской Федерации законодательством Российской Федерации.
Проект правового акта по вопросам изменений организационных структур и штатной численности органов исполнительной власти Ростовской области рассматривается управлением региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области на основе анализа их полномочий, функций и трудозатрат.
Проект правового акта по вопросам, связанным с созданием, реорганизацией государственного унитарного предприятия Ростовской области, государственного учреждения Ростовской области, рассматривается управлением региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области в части соответствия предмета деятельности и цели создания предприятия, учреждения полномочиям областного органа исполнительной власти, в ведомственную принадлежность которому передается предприятие, учреждение.
5.11. Правовая и антикоррупционная экспертиза проекта правового акта.
5.11.1. Правовая экспертиза проекта правового акта проводится правовым управлением на предмет его соответствия действующему федеральному и областному законодательству.
5.11.2. В правовое управление проект правового акта направляется в электронном виде в окончательном варианте с внесенными в текст поправками, предложенными лицами, визировавшими проект правового акта, в соответствии с заключением Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области, заключением по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, ответами по результатам их рассмотрения или с информацией об отсутствии заключений. Тексты указанных заключений, ответов по результатам их рассмотрения, информация об отсутствии заключений размещаются исполнителем в РКПД.
В РКПД должны быть визы всех должностных лиц, определенных для данного проекта, в соответствии с требованиями настоящего Регламента.
В случае, если лицами, визировавшими проект, вносились замечания, их текст должен быть размещен в РКПД.
Отсутствие необходимых указанных выше документов и виз, а также наличие неснятых или неучтенных замечаний (возражений) являются основаниями для возвращения проекта правового акта исполнителю без согласования.
5.11.3. Правовая экспертиза проекта правового акта проводится правовым управлением в срок, не превышающий 3 рабочих дней с момента поступления проекта. Время, на которое проект был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения поправок, в этот срок не входит.
5.11.4. В случае поступления проекта правового акта, содержащего коллизионные нормы либо регулирующего правоотношения, недостаточно четко регламентированных федеральным и областным законодательством, срок правовой экспертизы может быть продлен начальником правового управления до 5 рабочих дней.
Продление срока правовой экспертизы свыше 5 рабочих дней может быть произведено Губернатором Ростовской области по мотивированному обращению начальника правового управления.
5.11.5. По завершении правовой экспертизы начальник правового управления визирует проект правового акта либо направляет его исполнителю на доработку или возвращает проект исполнителю с заключением о несоответствии действующему законодательству отдельных положений или проекта в целом для внесения соответствующих изменений, устраняющих выявленные противоречия.
5.11.6. Внесение изменений, дополнений или новых положений в текст проекта правового акта, завизированного начальником правового управления, не допускается.
5.11.7. Одновременно с проведением правовой экспертизы правовое управление проводит антикоррупционную экспертизу проектов нормативных правовых актов с учетом заключений Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области, заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, информации об отсутствии заключений.
5.11.8. При выявлении коррупциогенных факторов проект нормативного правового акта возвращается исполнителю с мотивированным заключением для устранения указанных факторов.
5.12. Проверка проекта на соответствие требованиям настоящего Регламента, Инструкции по делопроизводству и лингвистическая экспертиза.
5.12.1. Согласованные правовым управлением проекты правовых актов поступают в отдел нормативных документов для проведения лингвистической экспертизы, оформления на бланках установленного образца и подготовки к подписанию.
К РКПД правовых актов, вносимых на заседания Правительства Ростовской области, должна быть в связке прикреплена краткая информация о проекте, подписанная членом Правительства Ростовской области, ответственным за подготовку вопроса, и согласованная в установленном порядке отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области.
Проекты правовых актов передаются на рассмотрение Правительства Ростовской области и (или) на подпись уполномоченному должностному лицу после проведения лингвистической экспертизы.
5.12.2. Лингвистическая экспертиза проекта правового акта проводится отделом нормативных документов и включает в себя его проверку на соответствие нормам и правилам русского языка, официально-деловому стилю, унификацию терминологии.
По завершении лингвистической экспертизы заместитель начальника управления – начальник отдела нормативных документов визирует проект правового акта либо направляет его исполнителю на доработку, или возвращает проект исполнителю с заключением.
5.12.3. Ответственность за внесение всех правок и наличие всех необходимых виз в РКПД, а также за заполнение листа согласования возлагается на исполнителей.
5.12.4. Поступившие в отдел нормативных документов завизированные проекты правовых актов рассматриваются в порядке очередности их поступления, исключение составляют срочные проекты, которые рассматриваются в первоочередном порядке.
5.12.5. Лингвистическая экспертиза проектов правовых актов проводится отделом нормативных документов в срок, не превышающий 3 рабочих дней с момента поступления проекта, за исключением проектов правовых актов с грифом «Срочно» и «Весьма срочно», которые рассматриваются в безотлагательном порядке.
В случаях, если поступивший на лингвистическую экспертизу проект правового акта имеет одно и более многостраничных приложений, срок лингвистической экспертизы может быть продлен начальником управления документационного обеспечения до 5 рабочих дней.
В исключительных случаях продление лингвистической экспертизы свыше 5 рабочих дней может быть произведено Губернатором Ростовской области по мотивированному обращению заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области.
Время, на которое проект был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения поправок, в эти сроки не входит.
5.12.6. Проект правового акта может быть признан отделом нормативных документов не подготовленными к подписанию и отправлен исполнителю на доработку в случаях:
несоответствия положениям настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству;
отсутствия необходимых согласований должностных лиц или недействительности их электронных подписей;
несоответствия нормам, правилам и официально-деловому стилю русского языка;
наличия незаполненного листа согласования;
отсутствия краткой информации о проекте, подписанной членом Правительства Ростовской области и согласованной работником отдела по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области.
5.13. Оформленный на бланке проект правового акта Губернатора Ростовской области, проект правового акта Правительства Ростовской области с грифом «Весьма срочно», «Срочно» передаются отделом нормативных документов на подпись Губернатору Ростовской области.
Если документ имеет приложения, то он предварительно передается для подписания приложений начальнику управления документационного обеспечения.
Подготовленные проекты правовых актов, вносимые на рассмотрение Правительства Ростовской области, и их перечень передаются отделом нормативных документов каждый четверг в отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области для включения в повестку дня очередного заседания Правительства Ростовской области.
После принятия правовых актов на заседании Правительства Ростовской области отдел нормативных документов передает их на подпись Губернатору Ростовской области.
Проект правового акта, не принятый на заседании Правительства Ростовской области, направляется отделом нормативных документов на доработку инициатору внесения проекта. Если на заседании Правительства Ростовской области не был установлен конкретный срок доработки проекта правового акта, то он дорабатывается, согласовывается в течение 5 рабочих дней и выносится на очередное заседание Правительства Ростовской области. Подготовленный с учетом доработки проект (очередная версия) до передачи в отдел нормативных документов должен быть согласован в системе «Дело» с заинтересованными должностными лицами, контрольным управлением и правовым управлением.
5.14. Правовые акты Правительства Ростовской области, утверждающие положения об органах исполнительной власти Ростовской области, иные учредительные документы подписываются Губернатором Ростовской области в трех экземплярах.
6. Регистрация правовых актов.
6.1. Подписанный правовой акт направляется в отдел нормативных документов для регистрации и выпуска.
Регистрация правового акта производится после поступления в отдел нормативных документов подписанного уполномоченным должностным лицом подлинного экземпляра правового акта на бумажном носителе и при наличии в РКПД его электронной подписи.
6.2. Регистрация правовых актов производится по каждому виду правового акта отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года. Основанием для начала новой нумерации правовых актов является также вступление в должность Губернатора Ростовской области, изменение наименования высшего постоянно действующего коллегиального органа исполнительной власти Ростовской области и (или) должности его руководителя.
6.3. Подпись Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области на правовом акте заверяется круглой печатью управления документационного обеспечения.
6.4. Официальное опубликование правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области осуществляется в соответствии с областным законодательством, регулирующим порядок опубликования и вступления в силу правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
Правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, подлежащие в соответствии с областным законодательством размещению (опубликованию), направляются в управление информационной политики Правительства Ростовской области (далее – управление информационной политики) для организации их размещения и (или) официального опубликования.
7. Тиражирование и рассылка правовых актов.
7.1. Тиражирование и рассылка правовых актов осуществляются отделом нормативных документов в течение 3 рабочих дней согласно листу рассылки в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Лист рассылки формируется исполнителем совместно с работником отдела нормативных документов и имеет перечень обязательных адресатов с указанием, в каком виде (бумажном, электронном) направляются им копии правовых актов. Рассылка в электронном виде осуществляется отделом нормативных документов с использованием системы «Дело».
Тиражирование и рассылка правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, осуществляются на бумажных носителях отделом безопасности Правительства Ростовской области, а правовых актов с пометкой «ДСП» – управлением документационного обеспечения.
Правовые акты, содержащие персональные данные, касающиеся ограниченного круга лиц, по согласованию с исполнителем, направляются работниками отдела нормативных документов ограниченному количеству адресатов, при этом ограничивается доступ к электронному виду документа с использованием технических возможностей системы «Дело».
Копии нормативных правовых актов и сведения об источниках их официального опубликования направляются в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области управлением информационной политики Правительства Ростовской области в электронном виде посредством системы «Дело» в 7-дневный срок после дня первого их официального опубликования.
7.2. Передача копий правовых актов представителям средств массовой информации осуществляется только управлением информационной политики Правительства Ростовской области.
7.3. Замена или возврат ранее разосланных правовых актов, в том числе с использованием системы «Дело», в случае необходимости, производится по указанию начальника управления документационного обеспечения.
7.4. Запрещается выносить подписанные подлинники правовых актов из отдела нормативных документов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
7.5. Изготовление копий или выписок из правовых актов по заявкам организаций и граждан осуществляется по разрешению начальника управления документационного обеспечения.
Копии или выписки из правовых актов заверяются работником отдела нормативных документов. Количество отснятых копий или выписок из правовых актов и их получатель указываются в листе рассылки.
7.6. Ведение контрольных экземпляров (учетных карточек) правовых актов в соответствии с положением о контрольном экземпляре осуществляет правовое управление.
8. Хранение правовых актов.
8.1. Подлинники подписанных правовых актов в течение 2 лет хранятся в отделе нормативных документов, а затем до 10 лет – в архиве Правительства Ростовской области.
8.2. По истечении 10-летнего срока указанные правовые акты сдаются в Государственный архив Ростовской области на постоянное хранение.
8.3. Для ознакомления работникам Правительства Ростовской области, главам администраций муниципальных образований в Ростовской области, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Ростовской области правовые акты могут быть представлены по их требованию, другим лицам – с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
9. В целях выявления в нормативных правовых актах, принятых Губернатором Ростовской области и Правительством Ростовской области, коррупциогенных факторов и их последующего устранения правовым управлением проводится антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов в порядке, установленном настоящим разделом, согласно методике, определенной Правительством Российской Федерации.
Антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов, признанных утратившими силу, не проводится.
10. Антикоррупционная экспертиза нормативного правового акта проводится:
10.1. По поручению Губернатора Ростовской области на основании:
протоколов заседаний комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области;
требований прокурора;
заключений территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
10.2. По поручениям первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области на основании:
заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы нормативного правового акта;
предложений правового управления.
10.3. Срок проведения антикоррупционной экспертизы нормативного правового акта определяется в соответствующем поручении и не может быть менее 20 рабочих дней.
10.4. Результаты антикоррупционной экспертизы нормативного правового акта отражаются в заключении правового управления (далее – заключение).
В заключении указываются выявленные в нормативном правовом акте коррупциогенные факторы и способы их устранения либо выводы об их отсутствии.
10.5. Заключение в срок, установленный для проведения антикоррупционной экспертизы нормативного правового акта, направляется правовым управлением первому заместителю Губернатора Ростовской области, заместителю Губернатора Ростовской области по принадлежности курируемых вопросов для его рассмотрения.
Результаты рассмотрения заключения и предложения о необходимости внесения изменений в нормативный правовой акт в целях устранения выявленных в нем коррупциогенных факторов направляются первым заместителем Губернатора Ростовской области, соответствующим заместителем Губернатора Ростовской области в течение 10 рабочих дней со дня получения заключения должностному лицу, давшему поручение о проведении антикоррупционной экспертизы нормативного правового акта.
11. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы правовых актов, подлежащих в соответствии с действующим законодательством антикоррупционной экспертизе, инициаторы внесения проектов соответствующих правовых актов, указанные в пункте 2 настоящего раздела (за исключением государственных органов Ростовской области, не входящих в систему органов исполнительной власти Ростовской области, глав администраций муниципальных районов и городских округов Ростовской области), обеспечивают размещение правовых актов на Портале не позднее 10 дней со дня официального опубликования с указанием почтового адреса (ул. Социалистическая, 112, г. Ростов-на-Дону, 344050) и (или) адреса электронной почты Правительства Ростовской области (rra@donpac.ru) для направления заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
Размещение на Портале правовых актов, проекты которых внесены государственными органами Ростовской области, не входящими в систему органов исполнительной власти Ростовской области, главами администраций муниципальных районов и городских округов Ростовской области, обеспечивают должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением соответствующих правовых актов, в порядке, предусмотренном абзацем первым настоящего пункта.
Заключения по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, поступающие на почтовый адрес и (или) адрес электронной почты Правительства Ростовской области, регистрируются в системе «Дело» отделом делопроизводства управления документационного обеспечения, после чего направляются инициаторам внесения проектов правых актов и в правовое управление.
IV. Взаимодействие
с Законодательным Собранием Ростовской области.
Законопроектная деятельность Правительства Ростовской области
1. Взаимодействие с Законодательным Собранием Ростовской области.
1.1. Организация взаимодействия Правительства Ростовской области с Законодательным Собранием Ростовской области осуществляется заместителем Губернатора Ростовской области, ведущим вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, в соответствии с Уставом Ростовской области, Регламентом Законодательного Собрания Ростовской области и настоящим Регламентом.
1.2. Заместитель Губернатора Ростовской области, ведущий вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, информирует членов Правительства Ростовской области, руководителей органов исполнительной власти Ростовской области о вопросах, включенных в повестку дня заседания Законодательного Собрания Ростовской области, и обеспечивает присутствие указанных лиц на заседании Законодательного Собрания Ростовской области.
1.3. По поручению Губернатора Ростовской области или по согласованию с заместителем Губернатора Ростовской области, ведущим вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, руководители органов исполнительной власти Ростовской области, структурных подразделений Правительства Ростовской области, должностные лица этих органов и структурных подразделений могут присутствовать и выступать на заседаниях Законодательного Собрания Ростовской области, заседаниях комитетов и рабочих групп, образуемых Законодательным Собранием Ростовской области.
1.4. Ответ на запрос депутата Законодательного Собрания Ростовской области дается должностным лицом, к которому обращен запрос, в письменной форме не позднее чем в 14-дневный срок со дня получения запроса.
2. Планирование законопроектной деятельности.
2.1. Законопроектная деятельность Правительства Ростовской области заключается в подготовке проектов областных законов, постановлений Законодательного Собрания Ростовской области (далее – законопроект) для внесения в Законодательное Собрание Ростовской области Губернатором Ростовской области, Правительством Ростовской области и осуществляется в соответствии с распоряжением Губернатора Ростовской области об утверждении плана законопроектной деятельности Правительства Ростовской области.
2.2. Распоряжение Губернатора Ростовской области об утверждении плана законопроектной деятельности Правительства Ростовской области на полугодие ежегодно, к 1 июня и 1 декабря, готовится сектором по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами отдела региональной политики управления региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области (далее – сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами) на основании предложений первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области и руководителей органов исполнительной власти Ростовской области.
В распоряжении Губернатора Ростовской области определяются ответственные за разработку законопроектов и сроки внесения законопроектов в Законодательное Собрание Ростовской области.
2.3. Предложение о подготовке законопроекта должно содержать планируемый срок внесения его в Законодательное Собрание Ростовской области.
Одновременно с предложением о подготовке законопроекта представляется концепция законопроекта, содержащая обоснование необходимости принятия правового акта, изложение предмета его правового регулирования и основных положений.
2.4. Распоряжение Губернатора Ростовской области об утверждении плана законопроектной деятельности Правительства Ростовской области с приложением концепций законопроектов, планируемых к внесению, направляется с сопроводительным письмом заместителя Губернатора Ростовской области, ведущего вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, на имя Председателя Законодательного Собрания Ростовской области для учета при формировании примерной программы законодательной и нормотворческой деятельности Законодательного Собрания Ростовской области на полугодие.
2.5. Срок внесения законопроекта в Законодательное Собрание Ростовской области может быть изменен на основании поручения Губернатора Ростовской области или с его разрешения по предложению первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, курирующего данный вопрос, согласованному заместителем Губернатора Ростовской области, ведущим вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
2.6. Внесение законопроектов, не включенных в план законопроектной деятельности Правительства Ростовской области, осуществляется в соответствии с отдельным поручением Губернатора Ростовской области на основании статьи 46 Устава Ростовской области.
3. Порядок подготовки законопроектов, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области Губернатором Ростовской области и Правительством Ростовской области.
3.1. В соответствии со статьей 46 Устава Ростовской области законопроекты о введении или об отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств Ростовской области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет средств областного бюджета, вносит в Законодательное Собрание Ростовской области Губернатор Ростовской области.
3.2. Ответственность за качественную и своевременную подготовку и согласование законопроектов, вносимых на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области Губернатором Ростовской области, возлагается на первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области.
Согласованные Губернатором Ростовской области предложения о внесении изменений в областной закон об областном бюджете, в областной закон о межбюджетных отношениях органов государственной власти и органов местного самоуправления в Ростовской области направляются органами исполнительной власти Ростовской области в министерство финансов Ростовской области не позднее чем за 33 календарных дня до даты проведения очередного заседания Законодательного Собрания Ростовской области.
3.3. Решение организационных вопросов, связанных с подготовкой, согласованием и внесением в Законодательное Собрание Ростовской области законопроектов, осуществляет заместитель Губернатора Ростовской области, ведущий вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
3.4. Подготовка законопроектов осуществляется на основании зарегистрированных в системе «Дело»:
распоряжения Губернатора Ростовской области об утверждении плана законопроектной деятельности Правительства Ростовской области;
протокола заседания Правительства Ростовской области;
поручения Губернатора Ростовской области;
поручения, определенного ранее принятым правовым актом.
3.5. Подготовка законопроекта осуществляется в срок, установленный распоряжением Губернатора Ростовской области об утверждении плана законопроектной деятельности Правительства Ростовской области.
Проект, планируемый к внесению в Законодательное Собрание Ростовской области по отдельному поручению Губернатора Ростовской области, на основании статьи 46 Устава Ростовской области должен быть подготовлен в срок, установленный Губернатором Ростовской области.
3.6. В соответствии с поручением на подготовку законопроекта первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области или руководитель органа исполнительной власти Ростовской области определяет исполнителей, а также список должностных лиц, визирующих проект, по согласованию с заведующим сектором по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами.
3.7. Исполнитель регистрирует законопроект в секторе по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами, который осуществляет регистрацию, учет подготавливаемых законопроектов, контроль за сроками и качеством их подготовки.
3.8. Законопроекты готовятся с учетом Методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов, рекомендованных Советом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, и в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
3.9. Для регистрации законопроекта в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами должны быть представлены:
текст законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект (Губернатор Ростовской области или Правительство Ростовской области);
пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;
перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного областного закона;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат);
заключение об оценке регулирующего воздействия законопроекта, проекта постановления Законодательного Собрания (в случае внесения законопроекта, проекта постановления Законодательного Собрания, затрагивающего вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности).
Для регистрации проекта постановления Законодательного Собрания Ростовской области требуется представление аналогичного перечня документов, за исключением перечня актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного постановления, и финансово-экономического обоснования проекта.
Сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами:
проверяет наличие поручения на подготовку законопроекта;
проверяет представленные для регистрации законопроекты и документы, подлежащие одновременному внесению с ними в Законодательное Собрание Ростовской области, на соответствие Методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению законопроектов, рекомендованным Советом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, и требованиям, определенным в Инструкции по делопроизводству;
осуществляет регистрацию законопроекта;
согласовывает список лиц, визирующих законопроект;
визирует РКПД в системе «Дело».
3.10. Согласование и визирование законопроекта организует исполнитель.
Законопроект, пояснительную записку к нему, перечень актов областного законодательства и финансово-экономическое обоснование визирует должностное лицо, ответственное за подготовку законопроекта (заместитель Губернатора Ростовской области, в том числе первый, или руководитель органа исполнительной власти Ростовской области).
3.11. В системе «Дело» визы проставляются в следующем порядке:
руководитель органа исполнительной власти Ростовской области или структурного подразделения Правительства Ростовской области, осуществляющего подготовку законопроекта;
первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области, ответственный за подготовку законопроекта;
первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области, курирующие вопросы законопроекта;
заместитель Губернатора Ростовской области – министр финансов (если законопроект предусматривает введение или отмену налогов, освобождение от их уплаты, изменение финансовых обязательств Ростовской области или повлечет расходы, покрываемые за счет средств областного бюджета);
начальник правового управления;
заместитель Губернатора Ростовской области, ведущий вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
Если в процессе согласования в законопроект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит направлению на повторное согласование. Ответственность возлагается на исполнителей. Не требуется повторного согласования, если в законопроект внесены редакционные правки, не изменившие его сути.
3.12. За нарушение сроков согласования проекта правового акта несет ответственность должностное лицо, которому законопроект передан на согласование.
При отсутствии должностного лица (первого заместителя Губернатора Ростовской области или заместителя Губернатора Ростовской области), курирующего данное направление, законопроект визирует должностное лицо, исполняющее его обязанности в соответствии с порядком замещения на период временного отсутствия заместителей Губернатора Ростовской области.
3.13. Законопроект, направленный должностному лицу на визу, рассматривается им в срок, не превышающий двух рабочих дней. Срочные проекты визируются в срок, не превышающий трех часов.
Правовая экспертиза законопроекта проводится правовым управлением в порядке и сроки, установленные настоящим Регламентом для проведения правовой экспертизы проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
Согласование законопроектов, предусматривающих введение или отмену налогов, освобождение от их уплаты, изменение финансовых обязательств Ростовской области или возникновение расходов, покрываемых за счет средств областного бюджета, проводится министерством финансов Ростовской области в порядке и сроки, установленные настоящим Регламентом для рассмотрения правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
3.14. По результатам согласования электронный документ законопроекта в окончательной редакции, с учтенными замечаниями, своевременно размещается исполнителем в системе «Дело».
3.15. Согласованный законопроект вместе с необходимым перечнем документов (пояснительная записка; перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного законопроекта; финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат), заключение об оценке регулирующего воздействия законопроекта, проекта постановления Законодательного Собрания (в случае внесения законопроекта, проекта постановления Законодательного Собрания, затрагивающего вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности) направляется в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами для организации внесения законопроекта в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Губернатора Ростовской области не позднее, чем за 23 календарных дня до даты проведения очередного заседания Законодательного Собрания Ростовской области.
Сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами готовит проект письма Губернатора Ростовской области о внесении законопроекта на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области и направляет его вместе с законопроектом, документами, подлежащими одновременному внесению с ним, заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, для визирования, согласования и представления на подпись Губернатору Ростовской области.
3.16. Законопроекты, не предусматривающие расходы, покрываемые за счет средств областного бюджета, введение или отмену налогов, освобождение от их уплаты, изменение финансовых обязательств Ростовской области, могут быть внесены на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по поручению Губернатора Ростовской области заместителем Губернатора Ростовской области, ведущим вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
3.17. Подготовка и внесение в Законодательное Собрание Ростовской области проектов областных законов Правительством Ростовской области как субъектом права законодательной инициативы осуществляются на основании статьи 46 Устава Ростовской области, в соответствии с Областным законом от 03.08.2007 № 743-ЗС «О бюджетном процессе в Ростовской области», Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области», с учетом требований, установленных настоящим Регламентом для законопроектов, вносимых Губернатором Ростовской области.
Правительство Ростовской области вносит в Законодательное Собрание Ростовской области проекты областных законов об областном бюджете, об отчете об исполнении областного бюджета и проекты областных законов, подлежащих одновременному представлению.
Проекты, вносимые Правительством Ростовской области как субъектом права законодательной инициативы, подлежат рассмотрению на заседании Правительства Ростовской области в порядке, установленном разделом V настоящего Регламента.
4. Порядок рассмотрения законопроектов, поступивших из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение.
4.1. Заключения на законопроекты о введении или об отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств Ростовской области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет средств областного бюджета, дает Губернатор Ростовской области.
Данное заключение представляется в Законодательное Собрание Ростовской области не позднее 20 календарных дней со дня поступления обращения в адрес Губернатора Ростовской области.
4.2. Заключения на иные законопроекты дает Губернатор Ростовской области или по его поручению – заместитель Губернатора Ростовской области, ведущий вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, в порядке, установленном настоящим Регламентом.
Данное заключение представляется в Законодательное Собрание Ростовской области не позднее 15 календарных дней со дня поступления проекта в Правительство Ростовской области.
4.3. К поступившему на заключение законопроекту сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами создает РКПД в системе «Дело», определяет список должностных лиц, согласование с которыми обязательно.
4.4. Согласование (визирование) поступивших на заключение законопроектов организует сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и другими государственными органами в порядке, установленном настоящим Регламентом для согласования законопроектов, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Губернатора Ростовской области.
4.5. Заключения на законопроекты, указанные в пункте 4.1 настоящего раздела, готовятся сектором по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами на основании поступивших замечаний и предложений, согласовываются с правовым управлением, заместителем Губернатора Ростовской области, ведущим вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, для визирования и представления на подпись Губернатору Ростовской области.
По итогам рассмотрения иных проектов областных законов, постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, на основании поступивших замечаний и предложений сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами готовит заключение на законопроект, согласовывает его с правовым управлением и передает на подпись заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
Подписанные заключения на проекты областных законов, постановлений Законодательного Собрания Ростовской области направляются в Законодательное Собрание Ростовской области.
5. Подготовка поправок к законопроектам, принятым Законодательным Собранием Ростовской области в первом чтении.
5.1. Законопроект, принятый Законодательным Собранием Ростовской области в первом чтении, поступивший в Правительство Ростовской области из Законодательного Собрания Ростовской области для поправок, регистрируется в системе «Дело» отделом делопроизводства управления документационного обеспечения и направляется в тот же день заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, для определения должностных лиц, которым необходимо рассмотреть законопроект и подготовить предложения по поправкам. Сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами направляет законопроект соответствующим должностным лицам для рассмотрения.
5.2. Поправки к законопроекту должны быть оформлены в соответствии с требованиями Регламента Законодательного Собрания Ростовской области, завизированы первым заместителем Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области (руководителем органа исполнительной власти Ростовской области), которым они предложены, и представлены заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, не позднее чем за 3 дня до срока, установленного в постановлении Законодательного Собрания Ростовской области о принятии законопроекта в первом чтении.
5.3. На основании поступивших поправок к законопроекту сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами готовит таблицу поправок Правительства Ростовской области, которую согласовывает с правовым управлением и представляет заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, для согласования и внесения в Законодательное Собрание Ростовской области в установленном порядке.
6. Подписание и обнародование принятых областных законов.
6.1. На основании статьи 48 Устава Ростовской области принятые Законодательным Собранием Ростовской области областные законы направляются Председателем Законодательного Собрания Ростовской области через сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами Губернатору Ростовской области для подписания.
6.2. Сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами сверяет тексты поступивших областных законов с принятыми Законодательным Собранием Ростовской области областными законами, осуществляет передачу областных законов в правовое управление для подготовки предложений об их подписании или отклонении.
Областной закон с визой правового управления передается через сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, для визирования. После получения визы заместителя Губернатора Ростовской области, ведущего вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области, областной закон передается сектором по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами для подписания Губернатором Ростовской области.
6.3. В соответствии с требованиями Устава Ростовской области в течение 14 календарных дней со дня поступления областного закона в Правительство Ростовской области Губернатор Ростовской области подписывает областной закон или возвращает его в Законодательное Собрание Ростовской области с мотивированным обоснованием его отклонения либо предложениями о внесении в него изменений и дополнений.
6.4. Подписанный Губернатором Ростовской области областной закон через сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами передается в протокольный отдел Законодательного Собрания Ростовской области для присвоения ему регистрационного номера.
6.5. Копия областного закона и его электронная версия с сопроводительным письмом Законодательного Собрания Ростовской области поступают в управление информационной политики Правительства Ростовской области для организации официального опубликования. Официальное опубликование областных законов осуществляется в соответствии с Областным законом от 29.12.2003 № 85-ЗС «О порядке опубликования и вступления в силу Устава Ростовской области, областных законов, постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, правовых актов Губернатора Ростовской области и органов исполнительной власти Ростовской области».
V. Порядок подготовки и проведения
заседаний Правительства Ростовской области
1. Общие положения.
1.1. Заседания Правительства Ростовской области проводятся еженедельно, по средам, в 10.00.
Правительство Ростовской области может проводить выездные заседания.
1.2. При проведении заседания Правительства Ростовской области с участием глав администраций муниципальных образований в Ростовской области организационным отделом формируется план подготовки заседания Правительства Ростовской области.
1.3. Для принятия решений по вопросам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, проводятся закрытые заседания Правительства Ростовской области.
Решение о проведении закрытого заседания или закрытого обсуждения отдельных вопросов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, принимается Правительством Ростовской области по предложению Губернатора Ростовской области, первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области или иного члена Правительства Ростовской области, ответственного за подготовку вопроса, вносимого на заседание.
1.4. На заседаниях Правительства Ростовской области в обязательном порядке присутствуют члены Правительства Ростовской области, руководители органов исполнительной власти Ростовской области, начальник контрольного управления, начальник правового управления, начальник управления документационного обеспечения, начальник пресс-службы Губернатора Ростовской области (далее – пресс-служба).
1.5. Заседания Правительства Ростовской области проводятся под председательством Губернатора Ростовской области.
По поручению Губернатора Ростовской области заседания Правительства Ростовской области ведет заместитель Председателя Правительства, первый заместитель Губернатора Ростовской области, курирующий вопросы агропромышленного комплекса, рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, торговой деятельности, природных ресурсов и экологии либо один из заместителей Губернатора Ростовской области.
1.6. На заседаниях Правительства Ростовской области, помимо членов Правительства Ростовской области и лиц, указанных в подпункте 1.4 настоящего пункта, могут присутствовать депутаты Законодательного Собрания Ростовской области, руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области, руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области, иные лица, имеющие непосредственное отношение к вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства Ростовской области, в соответствии со списком присутствующих.
1.7. Материально-техническое, хозяйственное обеспечение проведения заседаний Правительства Ростовской области, а также организация и проведение звукозаписи заседаний Правительства Ростовской области возлагается на социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.
1.8. Формирование списка присутствующих на заседании, их регистрация, а также дежурство во время проведения заседания осуществляются организационным отделом.
1.9. Сведения о повестке дня очередного заседания Правительства Ростовской области предоставляются средствам массовой информации пресс-службой.
1.10. На заседаниях Правительства Ростовской области могут присутствовать и проводить аудио-, видео-, фотосъемку аккредитованные в установленном порядке журналисты.
1.11. Граждане (физические лица), в том числе представители организаций (юридических лиц), общественных объединений, вправе присутствовать на заседаниях Правительства Ростовской области, за исключением закрытых заседаний или закрытого обсуждения отдельных вопросов.
Для присутствия на заседании Правительства Ростовской области гражданин не менее чем за 14 дней до дня заседания подает заявку в отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области.
2. Подготовка и проведение заседаний Правительства Ростовской области.
2.1. На заседаниях Правительства Ростовской области рассматриваются вопросы:
2.1.1. Социально-экономического развития Ростовской области, посвященные:
исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Правительства Ростовской области, протоколов заседаний Правительства Ростовской области;
основным направлениям бюджетной политики Ростовской области;
реализации и оценке эффективности государственных программ Ростовской области;
отчетам и докладам руководителей органов исполнительной власти Ростовской области, глав администраций муниципальных образований Ростовской области;
иным вопросам, затрагивающим наиболее важные направления развития Ростовской области (далее – вопросы социально-экономического развития Ростовской области).
2.1.2. Проекты правовых актов Правительства Ростовской области, за исключением правовых актов: указанных в подпункте 1.6 пункта 1 раздела III настоящего Регламента; в случаях, предусмотренных пунктом 3 раздела III настоящего Регламента.
2.2. Планирование заседаний Правительства Ростовской области.
2.2.1. Планирование заседаний Правительства Ростовской области осуществляется на основании утвержденных Губернатором Ростовской области ежеквартальных планов заседаний Правительства Ростовской области.
2.2.2. Предложения к плану заседаний Правительства Ростовской области на квартал вносятся членами Правительства Ростовской области, начальником контрольного управления в отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области за 1 месяц до начала следующего квартала.
2.2.3. Подготовленный проект плана заседаний Правительства Ростовской области на квартал направляется отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области для рассмотрения на заседании Правительства Ростовской области, проводимом во вторую неделю последнего месяца предыдущего квартала.
2.2.4. В случаях, если необходимо внести на рассмотрение Правительства Ростовской области внеплановый вопрос, член Правительства Ростовской области, осуществляющий контроль за подготовкой данного вопроса, не позднее чем за 3 недели до намеченного срока проведения заседания Правительства Ростовской области направляет мотивированное обращение в адрес Губернатора Ростовской области или заместителя Председателя Правительства.
2.2.5. В исключительных случаях по решению Губернатора Ростовской области возможно внесение в повестку дня заседания Правительства Ростовской области внепланового вопроса в иной срок.
2.2.6. В случае нарушения установленного срока подготовки вопроса член Правительства Ростовской области, осуществляющий контроль за подготовкой, в четверг недели, предшествующей заседанию Правительства Ростовской области, готовит мотивированное обращение на имя Губернатора Ростовской области о переносе рассмотрения вопроса, с указанием причин нарушения, принятых мер дисциплинарного воздействия к работникам, виновным в нарушении.
2.3. Требования к оформлению материалов по вопросам социально-экономического развития Ростовской области.
2.3.1. Материалы по вопросу, вносимому на заседание Правительства Ростовской области, включают в себя:
проект перечня поручений и (или) рекомендаций Правительства Ростовской области (далее – проект перечня поручений Правительства Ростовской области);
пояснительную информацию, содержащую необходимые расчеты, обоснования, прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации;
краткую информацию по вопросу;
списки выступающих, приглашенных (при необходимости) и перечень вопросов к ним;
перечень вопросов к докладчику;
лист рассылки;
слайды – иллюстративный материал, сопровождающий доклад на заседании.
В случае, если вопрос, вносимый на заседание Правительства Ростовской области, не предусматривает поручений членам Правительства Ростовской области, органам исполнительной власти Ростовской области и рекомендаций территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, главам администраций муниципальных образований Ростовской области, он оформляется в виде информации и по итогам его рассмотрения принимается к сведению.
При необходимости отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области направляет органам исполнительной власти, ответственным за подготовку вопросов на заседание Правительства Ростовской области, электронные образцы материалов.
2.3.2. Документы, указанные в подпункте 2.3.1 настоящего пункта, визируются в системе «Дело» членом Правительства Ростовской области, ответственным за подготовку вопроса, предлагаемого к рассмотрению и куратором органа исполнительной власти (первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области).
2.3.3. Проекты перечней поручений Правительства Ростовской области должны:
иметь краткое, ясное и четкое изложение сути вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой и финансированием;
содержать поручения конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения;
содержать пункт о возложении контроля на членов Правительства Ростовской области.
При подготовке и оформлении проекта перечня поручений Правительства Ростовской области используются следующие реквизиты: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ростовской области, наименование вида документа.
2.3.4. Пояснительная информация должна иметь краткое исчерпывающее содержание по существу вопроса, аналитическую составляющую и в итоге содержать обоснование необходимости принятия мер, сформулированных в проекте перечня поручений Правительства Ростовской области в виде конкретных задач ответственным лицам.
В случае необходимости финансового обеспечения предлагаемых мер в пояснительной информации следует указывать сведения об объеме средств и источниках финансирования, а также о наличии средств в областном бюджете. При отсутствии такой необходимости – об отсутствии потребности в бюджетных средствах.
2.3.5. Список приглашенных по вопросу формируется в случае необходимости привлечения к обсуждению вопроса лиц, указанных в подпункте 1.6 пункта 1 настоящего раздела, участие которых может повлиять на решение поставленных задач. Для более детального обсуждения готовится перечень вопросов к приглашенным. Предложения по составу приглашенных и выступающих вносятся членом Правительства Ростовской области, ответственным за подготовку вопроса, и согласовываются с отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области. Оповещение приглашенных и обеспечение их присутствия проводится ответственным исполнителем, подготовившим проект перечня поручений Правительства Ростовской области. Вызов приглашенных на заседание Правительства Ростовской области осуществляется телефонограммой, подписанной членом Правительства Ростовской области, ответственным за подготовку вопроса.
2.3.6. В листе рассылки ответственным исполнителем указываются: должностное лицо, организация, которым необходимо направить протокол заседания Правительства Ростовской области, количество экземпляров и почтовый адрес (в случае, если организация не входит в систему органов исполнительной власти Ростовской области).
2.3.7. Проекты документов могут быть признаны неподготовленными и возвращены отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области на доработку в случаях:
несоответствия требованиям, установленным настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству;
отсутствия необходимых согласований должностных лиц;
отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля;
неотредактированности.
2.3.8. После проверки соответствия направленных документов установленным требованиям отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области:
согласовывает список лиц, визирующих проект перечня поручений;
визирует проект перечня поручений в системе «Дело»;
согласовывает список лиц, визирующих информацию по вопросу, не требующему принятия перечня поручений.
2.4. Согласование проекта перечня поручений Правительства Ростовской области.
2.4.1. Согласование проекта перечня поручений Правительства Ростовской области осуществляется в системе «Дело» с использованием электронной подписи и организуется исполнителем.
Визы проставляются в следующем порядке:
руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или органа исполнительной власти Ростовской области, осуществляющего подготовку вопроса;
куратор структурного подразделения Правительства Ростовской области, органа исполнительной власти Ростовской области, который вносит вопрос (первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области);
работник отдела по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области;
руководители органов исполнительной власти Ростовской области, структурных подразделений Правительства Ростовской области, которым в проекте перечня поручений Правительства Ростовской области предусматриваются поручения;
заместители Губернатора Ростовской области, в том числе первые заместители Губернатора Ростовской области, которым определяются поручения;
начальник контрольного управления;
начальник правового управления.
Необходимость согласования с иными должностными лицами органов государственной власти определяется членом Правительства Ростовской области, вносящим вопрос на обсуждение, исходя из поручений и рекомендаций, содержащихся в проекте перечня поручений Правительства Ростовской области.
В исключительных случаях при подготовке перечня поручений Правительства Ростовской области по вопросам, требующим согласования всеми членами Правительства Ростовской области, допускается проведение исполнителем одновременного визирования проекта перечня поручений Правительства Ростовской области.
2.4.2. На согласование и ознакомление членам Правительства Ростовской области направляются: проект перечня поручений Правительства Ростовской области, пояснительная информация.
Проект перечня поручений и пояснительная информация направляются для ознакомления членам Правительства Ростовской области, не включенным в обязательный перечень визирующих.
2.4.3. Согласование материалов осуществляется в системе «Дело».
2.4.4. При отсутствии руководителя органа исполнительной власти Ростовской области (структурного подразделения Правительства Ростовской области) материалы визирует лицо, его замещающее, в соответствии с положением об органе исполнительной власти Ростовской области (о структурном подразделении Правительства Ростовской области). При отсутствии первого заместителя Губернатора Ростовской области или заместителя Губернатора Ростовской области материалы визируются в соответствии с порядком замещения на период временного отсутствия данных должностных лиц.
2.4.5. Материалы, направленные должностному лицу на визу, рассматриваются им в срок, не превышающий одного рабочего дня с даты их поступления.
За нарушение сроков согласования несет ответственность должностное лицо, которому направлены материалы на согласование.
2.4.6. Если в процессе согласования в проект перечня поручений Правительства Ростовской области вносятся изменения, он должен быть отправлен на повторное согласование с членом Правительства Ростовской области, ответственным за подготовку вопроса, заинтересованными руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области и органов исполнительной власти Ростовской области.
Срок повторного согласования не должен превышать одного рабочего дня с даты поступления проекта на повторное согласование.
2.4.7. Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего документ, подписывается им и прилагается к проекту перечня поручений Правительства Ростовской области. Член Правительства Ростовской области, ответственный за подготовку вопроса, должен обеспечить обсуждение полученных разногласий с целью поиска взаимоприемлемого решения до четверга недели, предшествующей заседанию Правительства Ростовской области.
2.4.8. Дополнение проекта перечня поручений Правительства Ростовской области, его изменение возможно только на этапе согласования, до его включения в повестку дня заседания Правительства Ростовской области.
2.4.9. Материалы по вопросам, подготовленные с нарушением установленного порядка и сроков, в повестку дня не включаются.
2.4.10. Ответственность за своевременность подготовки и согласования материалов несет исполнитель.
2.5. Подготовка заседаний Правительства Ростовской области.
2.5.1. Материалы по плановым вопросам, согласованные членами Правительства Ростовской области, перечень проектов правовых актов, вносимых на очередное заседание Правительства Ростовской области, представляются в отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области до 12.00 четверга недели, предшествующей заседанию Правительства Ростовской области. Проекты правовых актов, включенные в вышеуказанный перечень, передаются в отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области до 15.00 четверга недели, предшествующей заседанию Правительства Ростовской области.
Материалы по вопросам, вносимым на заседание Правительства Ростовской области, передаются в отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области в электронном виде и на бумажном носителе, с визами ответственных лиц за подготовку вопроса на заседание Правительства Ростовской области.
2.5.2. Повестка дня очередного заседания Правительства Ростовской области формируется на основании представленных в установленный срок материалов.
Повестка дня заседания Правительства Ростовской области состоит из:
проектов перечней поручений Правительства Ростовской области;
проектов правовых актов Правительства Ростовской области;
информации по вопросам, не требующим принятия перечня поручений.
2.5.3. Сформированная отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области на основании представленных материалов повестка согласовывается с заместителем Председателя Правительства Ростовской области, а в его отсутствие – с первым заместителем Губернатора Ростовской области, курирующим вопросы агропромышленного комплекса, рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, торговой деятельности, природных ресурсов и экологии в соответствии с порядком замещения на период временного отсутствия заместителей Губернатора Ростовской области.
Согласованная повестка дня с материалами по вопросам, вносимым на заседание Правительства Ростовской области, направляется Губернатору Ростовской области по пятницам, до 10.00.
2.5.4. После утверждения Губернатором Ростовской области повестки дня отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области производится:
рассылка утвержденной повестки дня по системе «Дело»;
размещение утвержденной повестки и материалов по рассматриваемым на заседании вопросам на информационном ресурсе;
передача повестки и материалов по рассматриваемым на заседании вопросам в пресс-службу для размещения на официальном сайте Правительства Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
2.6. Проведение заседаний Правительства Ростовской области.
2.6.1. Организационный отдел регистрирует членов Правительства Ростовской области и лиц, приглашенных на заседание Правительства Ростовской области, до начала проведения заседания Правительства Ростовской области.
В случае невозможности личного присутствия (отпуск, командировка, болезнь) на заседании Правительства Ростовской области члена Правительства Ростовской области, лиц, указанных в подпунктах 1.4, 1.6 пункта 1 настоящего раздела, в заседании принимают участие лица, их замещающие, заблаговременно уведомив об этом организационный отдел.
После завершения заседания Правительства Ростовской области организационный отдел информирует заместителя Председателя Правительства об отсутствующих или покинувших заседание.
2.6.2. Заседание Правительства Ростовской области ведет председательствующий.
2.6.3. С докладами на заседании Правительства Ростовской области по вопросам повестки дня выступают члены Правительства Ростовской области. При необходимости докладчиками могут выступать лица, указанные в подпунктах 1.4 и 1.6 пункта 1 настоящего раздела.
2.6.4. На заседании Правительства Ростовской области время для докладов устанавливается председательствующим, как правило, в пределах 10 минут, для содокладов – до 5 минут, для выступлений в прениях и справок – до 3 минут.
2.6.5. По проектам правовых актов проводится голосование с принятием одного из следующих решений:
принять проект;
отклонить проект;
отправить проект на доработку (с указанием срока доработки).
Принятое решение отражается в протоколе заседания Правительства Ростовской области. Ответственность за своевременную доработку проекта правового акта возлагается на исполнителя.
2.6.6. Закрытые заседания Правительства Ростовской области проводятся в комнате № 455 здания Правительства Ростовской области.
2.7. Оформление рассмотренных на заседаниях Правительства Ростовской области вопросов.
2.7.1. Рассмотренные на заседаниях Правительства Ростовской области вопросы оформляются протоколами заседания Правительства Ростовской области. Поручения членам Правительства Ростовской области, органам исполнительной власти Ростовской области и рекомендации территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, главам администраций муниципальных образований в Ростовской области, иным органам и организациям оформляются приложением к протоколу заседания Правительства Ростовской области.
2.7.2. Протокол заседания Правительства Ростовской области оформляется в течение трех рабочих дней со дня проведения заседания и передается отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области на подпись председательствовавшему на заседании. При наличии замечаний протокол дорабатывается в срок, установленный председательствовавшим на заседании.
2.7.3. В случае наличия замечаний, дополнений, высказанных на заседании, доработка проектов перечней поручений Правительства Ростовской области проводится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса, в сроки, установленные председательствовавшим. Очередная версия доработанного проекта перечня поручений Правительства Ростовской области размещается исполнителем в системе «Дело» для согласования в установленном порядке.
Если срок доработки не установлен, проект перечня поручений Правительства Ростовской области дорабатывается в течение трех рабочих дней.
2.7.4. Доработанные исполнителем проекты перечней поручений Правительства Ростовской области (с приложением электронной таблицы, допустимой к загрузке в систему «Дело», содержащей поручения, сроки исполнения, ответственных исполнителей) передаются в установленном порядке в отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области.
2.7.5. Протоколы заседаний Правительства Ростовской области оформляются отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области на бланках установленного образца, подписываются заместителем Председателя Правительства и передаются на утверждение Губернатору Ростовской области.
Приложения к протоколам заседаний Правительства Ростовской области заверяются подписью начальника отдела по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области, а в его отсутствие – подписью консультанта отдела по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области.
2.7.6. Протоколы заседаний Правительства Ростовской области ведутся с соблюдением последовательности нумерации, присваиваемой отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области, которая ведется с начала и до конца календарного года, и хранятся в отделе по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области в течение двух лет, затем сдаются в архив Правительства Ростовской области.
Основанием для начала новой нумерации протоколов является также вступление в должность Губернатора Ростовской области, изменение наименования высшего органа исполнительной власти и (или) должности его руководителя.
2.7.7. Регистрация и рассылка протоколов заседаний Правительства Ростовской области проводятся отделом по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области по системе «Дело».
2.7.8. Ответственность за исполнение перечней поручений Правительства Ростовской области по рассмотренным на заседании вопросам несут члены Правительства Ростовской области, на которых возложен контроль.
2.7.9. Контроль за исполнением протоколов заседаний Правительства Ростовской области осуществляет контрольное управление.
VI. Организация контроля и проверки
исполнения документов и поручений
1. В Правительстве Ростовской области контролю исполнения подлежат:
поручения (распорядительные резолюции) Губернатора Ростовской области к федеральным законам, указам, распоряжениям и поручениям Президента Российской Федерации, постановлениям, распоряжениям и поручениям Правительства Российской Федерации, иным документам федеральных органов государственной власти;
организационные планы по реализации посланий Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации;
организационные планы по реализации инвестиционного послания Губернатора Ростовской области;
областные законы, правовые акты Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области;
поручения планерных совещаний Губернатора Ростовской области;
поручения Губернатора Ростовской области по итогам рабочих поездок, официальных визитов;
протоколы заседаний Правительства Ростовской области;
протоколы и решения совещательных и коллегиальных органов под председательством Губернатора Ростовской области или с его участием;
поручения Губернатора Ростовской области, данные в ходе «прямых эфиров», пресс-конференций и брифингов, а также в ответ на критические материалы, в том числе открытые письма, в средствах массовой информации;
поручения (резолюции) Губернатора Ростовской области к письмам, служебным запискам и иным информационным документам;
поручения Губернатора Ростовской области по итогам приема граждан и распорядительные резолюции к их письменным обращениям.
2. Контроль исполнения документов и поручений осуществляют должностные лица, на которых возложен контроль непосредственно в тексте документа или в резолюциях по его исполнению, и контрольное управление.
Контроль и координацию исполнения поручений и рекомендаций главам администраций муниципальных образований осуществляют заместители Губернатора Ростовской области, отраслевые министры по компетенции вопросов.
3. Если организация исполнения возлагается на нескольких должностных лиц, то определение порядка работы, созыв соисполнителей и отчетность о реализации контрольного документа, а также ответственность за его своевременное и надлежащее исполнение возлагаются на должностное лицо, указанное в поручении (резолюции) первым (ответственный исполнитель), если не указано иное.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю необходимые материалы не позднее 7 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения. Ответственный исполнитель определяет порядок подготовки и согласования доклада об исполнении поручения.
В случае, если срок исполнения поручения составляет 14 дней и менее, ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, при необходимости создает рабочие группы и проводит совещания.
4. Первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области, руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области, руководители органов исполнительной власти Ростовской области являются ответственными за фактическое исполнение документов и поручений в установленные сроки и несут ответственность за неисполнение контролируемых документов в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
5. Сроки исполнения документов указываются в текстах документов или поручений (резолюций) руководителей.
5.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций, – с даты регистрации в управлении документационного обеспечения.
5.2. Документы, по которым сроки исполнения не указаны, исполняются в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документа.
5.3. Поручения с пометками «Весьма срочно» исполняются в течение 3 рабочих дней, «Срочно» – в течение 5 рабочих дней с даты резолюции Губернатора Ростовской области.
Резолюция или пометка «Контроль» в системе «Дело», равно как и штамп «Контроль» на поручениях Губернатора Ростовской области устанавливает срок исполнения – 14 календарных дней с даты резолюции Губернатора Ростовской области.
5.4. Если в ходе исполнения документа, поручения возникли обстоятельства, препятствующие их надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока направляет доклад на имя Губернатора Ростовской области с указанием причин, препятствующих их своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения их исполнения, и предложений о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.
Решение о продлении срока до 7 календарных дней принимает начальник контрольного управления.
Продление срока исполнения более двух раз не допускается.
При обращении о повторном продлении срока исполнения поручения контрольным управлением при необходимости подготавливается Губернатору Ростовской области заключение об обоснованности внесенного исполнителем предложения о продлении срока. При подготовке заключения возможно проведение выездных контрольных мероприятий.
В отдельных случаях продление срока исполнения поручения до определенной даты возможно при согласовании первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, ответственными за исполнение поручения, с Губернатором Ростовской области. В случае получения согласия Губернатора Ростовской области на продление срока исполнения поручения должностное лицо, ответственное за исполнение поручения, оформляет принятое Губернатором Ростовской области решение на бланке резолюции следующим образом:
«Доложено устно. Срок исполнения продлен до «___» _________ 20 ___ г. по согласованию с Губернатором Ростовской области.», дата и подпись. Данный бланк резолюции регистрируется и связывается с РК продлеваемого документа в системе «Дело», оригинал передается в контрольное управление.
Предложения о продлении срока исполнения контрольного поручения, направляемые Губернатору Ростовской области после истечения установленного срока, должны содержать информацию о причинах нарушения срока, виновных лицах и мерах дисциплинарной ответственности (вид дисциплинарного взыскания и реквизиты правового акта о его применении).
Если служебная проверка в отношении виновных лиц не завершена, в докладе указывается срок ее завершения. Контрольным управлением осуществляется контроль за результатами служебной проверки.
5.5. Если в процессе исполнения документа, поручения выясняется объективная невозможность или нецелесообразность его исполнения, то ответственный исполнитель направляет доклад на имя Губернатора Ростовской области с указанием причин и предложением о снятии его с контроля.
5.6. В случае, если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле.
Ответственный исполнитель в течение 3 дней после истечения срока представляет в контрольное управление объяснительную записку на имя Губернатора Ростовской области.
Объяснительная записка должна содержать следующие сведения: содержание поручения, срок исполнения (в том числе сведения о продлении срока), причины неисполнения поручения, состояние его исполнения, планируемый срок исполнения, Ф.И.О. должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, сведения о принятых мерах в отношении виновных.
При несоответствии объяснительной записки указанным требованиям она возвращается контрольным управлением на доработку ответственному исполнителю.
В отдельных случаях Губернатором Ростовской области может быть установлен новый срок исполнения поручения.
При выполнении поручения позже установленного срока оно признается исполненным с нарушением срока.
Доклады Губернатору Ростовской области по поручениям, исполненным с нарушением срока, должны содержать информацию о причинах нарушения срока, виновных лицах и мерах дисциплинарной ответственности (вид дисциплинарного взыскания и реквизиты правового акта о его применении).
Если служебная проверка в отношении виновных лиц не завершена, в докладе указывается срок ее завершения. Контрольным управлением осуществляется контроль за сроками завершения, результатами служебной проверки и направлением доклада по ее итогам в адрес Губернатора Ростовской области.
За нарушение сроков исполнения контрольных поручений более чем на 20 рабочих дней, а также сроков исполнения документов и поручений с резолюциями Губернатора Ростовской области «Срочно» и «Весьма срочно» ответственность несут должностные лица не ниже заместителей руководителей областных органов исполнительной власти.
В случае непринятия мер по фактам нарушения сроков исполнения, контрольным управлением вносятся предложения Губернатору Ростовской области о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей, не принявших соответствующие меры.
5.7. Служебные проверки по фактам выявленных контрольным управлением нарушений проводятся с участием работников контрольного управления (по согласованию).
5.8. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
6. Контроль и проверка исполнения документов и поручений в Правительстве Ростовской области включают 3 этапа:
подготовка проектов поручений (резолюций), протоколов (перечней) поручений, их утверждение и передача на исполнение;
организация исполнения, контроль хода исполнения и информирование Губернатора Ростовской области;
снятие с контроля.
7. Порядок подготовки проектов поручений (резолюций), протоколов (перечней) поручений, требования к их оформлению и передача на исполнение.
7.1. По отдельным видам документов готовятся проекты поручений, протоколов (перечней) поручений для утверждения Губернатором Ростовской области.
7.2. Проекты протоколов (перечней) поручений Губернатора Ростовской области с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей по еженедельным планерным совещаниям Губернатора Ростовской области готовятся и передаются на утверждение контрольным управлением не позднее следующего рабочего дня после еженедельного планерного совещания Губернатора Ростовской области.
Проекты протоколов (перечней) поручений по результатам заседаний и совещаний под председательством Губернатора Ростовской области подготавливаются до проведения мероприятия и визируются курирующим заместителем Губернатора Ростовской области (в том числе первым), а также руководителями областных органов исполнительной власти, обозначенными в проекте в качестве исполнителей поручений. Ответственными за подготовку проектов протоколов (перечней) поручений являются руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и (или) руководители областных органов исполнительной власти, ответственные за подготовку и проведение мероприятия.
Проекты протоколов (перечней) поручений по результатам рабочих поездок, официальных визитов Губернатора Ростовской области подготавливаются после их завершения. Ответственным за их подготовку является помощник Губернатора Ростовской области, сопровождающий Губернатора Ростовской области на указанных мероприятиях.
Отдельные поручения по инициативным (индивидуальным) обращениям, поступившим в ходе совещаний и заседаний, рабочих поездок, по поручению Губернатора Ростовской области фиксируются и заносятся в проект протокола (перечня) поручений ответственным за подготовку проекта протокола, помощником Губернатора Ростовской области, сопровождающим Губернатора Ростовской области на мероприятии.
Проекты протоколов (перечней) поручений по итогам прямых эфиров, пресс-конференций и брифингов Губернатора Ростовской области подготавливаются руководителем пресс-службы.
Общий срок подготовки и передачи проектов протоколов (перечней) поручений на утверждение Губернатору Ростовской области составляет не более двух рабочих дней с даты проведения мероприятия.
В вышеуказанные сроки подготовки и передачи на утверждение проекта протокола (перечня) поручений Губернатора Ростовской области входит обязательное согласование проекта протокола (перечня) поручений в контрольном управлении.
В случае нарушения вышеуказанных сроков проект протокола (перечня) поручений Губернатора Ростовской области передается на утверждение Губернатору Ростовской области с приложением объяснительной записки ответственного за подготовку проекта, включающей сведения о причинах нарушения срока, виновных лицах и мерах дисциплинарной ответственности (вид дисциплинарного взыскания и реквизиты правового акта о его применении).
Если служебная проверка в отношении виновных лиц не завершена, в докладе указывается срок ее завершения. Контрольным управлением осуществляется контроль за сроками завершения, результатами служебной проверки и направлением доклада по ее итогам в адрес Губернатора Ростовской области.
7.3. Проекты поручений (резолюций) Губернатора Ростовской области готовятся и передаются на утверждение:
к федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации – правовым управлением еженедельно, не позднее 5 рабочих дней с даты поступления электронной версии официального издания «Собрание законодательства Российской Федерации» по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота;
по итогам личного приема граждан – помощником Губернатора Ростовской области или отделом по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области (далее – отдел по работе с обращениями граждан) не позднее двух рабочих дней с даты личного приема;
на критические материалы, в том числе открытые письма, в средствах массовой информации – управлением информационной политики не позднее следующего рабочего дня с даты выхода материала;
к письмам, служебным запискам и иным информационным документам, адресованным Губернатору Ростовской области, – помощником Губернатора Ростовской области в течение трех рабочих дней с даты регистрации документа в Правительстве Ростовской области.
Проекты поручений (резолюций) Губернатора Ростовской области могут готовиться контрольным управлением.
8. Организация исполнения документов и поручений, контроль хода исполнения и информирование Губернатора Ростовской области.
8.1. Если исполнение документа, поручения предполагает этапы реализации, то ответственным исполнителем в течение 5 рабочих дней с даты подписания документа или поручения разрабатывается и утверждается план исполнения.
План должен содержать перечень конкретных мероприятий, сроки их исполнения, промежуточные результаты, которые будут достигнуты (еженедельно – для документов со сроком исполнения до 1-го месяца; ежемесячно – для документов со сроком от 1-го месяца до полугода; ежеквартально – для документов со сроком свыше полугода), с указанием должностных лиц в курируемых структурных подразделениях, на которых возлагается ответственность за реализацию мероприятий плана, подготовку необходимых материалов, а также проектов докладов о ходе выполнения документа или поручения.
План передается ответственным исполнителем в контрольное управление.
8.2. Контрольное управление в процессе контроля:
анализирует доклады, отчеты о ходе исполнения контрольных документов и поручений, ведет учет поступления отчетов в соответствии с установленными сроками;
запрашивает у структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти, государственных предприятий и учреждений Ростовской области, органов местного самоуправления дополнительные материалы, включая договорную и исполнительную документацию, необходимые для анализа хода выполнения контрольных документов;
изучает выполнение поручений с выездом на место;
в случае нарушения хода выполнения организует проведение совещаний с заслушиванием ответственных должностных лиц, вырабатывает комплекс мер, направленных на исполнение документов и поручений.
8.3. В порядке осуществления упреждающего контроля контрольным управлением устанавливаются промежуточные контрольные сроки представления докладов, отчетов о ходе исполнения документа или поручения исходя из содержания документа с учетом представленного плана его реализации. Промежуточные контрольные сроки могут быть еженедельными – для документов со сроком исполнения до 1-го месяца; ежемесячными – для документов со сроком от 1-го месяца до полугода; ежеквартальными (полугодовыми) – для документов со сроком свыше полугода. В случае, если в тексте документа, поручения определены сроки промежуточного контроля, контрольным управлением устанавливается периодичность представления отчетов в соответствии с указанными сроками.
8.4. Помощники первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министров Ростовской области осуществляют контроль за своевременным внесением исполнителями и соисполнителями доклада, отчета о ходе исполнения документов и поручений в систему «Дело», несут персональную ответственность наряду с исполнителями за нарушение сроков представления докладов, отчетов.
8.5. Доклад, отчет об исполнении документов и поручений должны быть конкретными и полными по каждому вопросу с указанием принимаемых мер по их реализации, иметь четкий и исключающий возможность двоякого толкования текст. В промежуточных докладах о ходе исполнения поручений должны быть указаны конкретные сроки завершения этапов и исполнения поручений в целом, существующие риски неисполнения на отчетную дату или выводы об отсутствии рисков неисполнения. При нарушении хода исполнения должны быть указаны причины нарушения и принятые меры по их устранению.
Если поручение было дано нескольким должностным лицам, то доклад, отчет об исполнении должны быть ими завизированы или согласованы устно, о чем ответственный исполнитель (первый в списке) должен сделать соответствующую запись в представленной информации.
Отчет об исполнении поручения Губернатора Ростовской области, требующего ответа заявителю, должен содержать информацию о направлении письма с указанием реквизитов, фамилии, инициалов и должности руководителя, направившего ответ заявителю.
В адрес заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, министров Российской Федерации, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации ответ направляется за подписью Губернатора Ростовской области.
Доклад об исполнении поручения Губернатора Ростовской области в ответ на критические материалы, в том числе открытые письма, в средствах массовой информации согласуется с управлением информационной политики Правительства Ростовской области в части необходимости подготовки ответа редакции средства массовой информации или автору открытого письма.
Промежуточные доклады в адрес Губернатора Ростовской области в обязательном порядке согласовываются контрольным управлением.
При отсутствии нарушений хода исполнения или рисков неисполнения поручения промежуточные доклады в адрес Губернатора Ростовской области рассматриваются контрольным управлением и в отдельных случаях докладываются Губернатору Ростовской области.
При рассмотрении промежуточных докладов контрольным управлением выборочно проводятся выездные мероприятия по изучению хода исполнения поручений.
В случае установления фактов представления недостоверной информации контрольным управлением готовится докладная записка Губернатору Ростовской области с предложением о проведении служебной проверки в отношении соответствующего руководителя.
8.6. В целях организации изучения хода исполнения документов и поручений контрольным управлением могут создаваться комиссии с привлечением представителей правоохранительных и контролирующих органов, органов исполнительной власти Ростовской области (по согласованию с руководителями этих органов), а также работников структурных подразделений Правительства Ростовской области.
8.7. Контрольное управление информирует Губернатора Ростовской области:
еженедельно, в пятницу до 12.00 – о нарушениях хода исполнения контрольных поручений;
ежеквартально – о состоянии исполнительской дисциплины.
В случае необходимости контрольное управление вносит предложения Губернатору Ростовской области о применении к должностным лицам мер дисциплинарного воздействия в соответствии с действующим законодательством.
9. Снятие с контроля.
9.1. При исполнении документа (поручения) ответственным исполнителем готовится итоговый доклад с предложением о снятии с контроля. Итоговые отчеты на имя Губернатора Ростовской области в обязательном порядке согласовываются контрольным управлением с выборочным проведением выездных контрольных мероприятий.
Доклад с предложениями о снятии с контроля поручений по вопросам завершения строительства, ввода объектов в эксплуатацию, реализации инфраструктурных проектов, передачи и использования имущества и аналогичным вопросам должен содержать информацию о проверке исполнения поручения представителем соответствующего областного органа исполнительной власти с выездом на место, с указанием его должности, фамилии, инициалов и даты выезда.
9.2. В некоторых случаях снятие с контроля поручений согласовывается первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, ответственными за исполнение поручения, с Губернатором Ростовской области лично и при получении согласия на бланке резолюции должностного лица, ответственного за исполнение поручения, ставится резолюция: «Доложено устно. Снято с контроля по согласованию с Губернатором Ростовской области», дата и подпись. Эти материалы передаются в контрольное управление.
9.3. Правовые акты Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области снимаются с контроля на основании распоряжения Правительства Ростовской области. Проект распоряжения готовится в установленном порядке контрольным управлением. Снятие правового акта с контроля не прекращает его действия.
10. Организация контроля реализации посланий Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации.
10.1. В целях организации исполнения ежегодного Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области, руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области разрабатывают предложения к организационному плану по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации. Предложения должны содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимыми финансовыми средствами, с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей.
В течение 5 рабочих дней после выхода ежегодного Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации предложения направляются в контрольное управление.
10.2. На основании поступивших предложений контрольным управлением составляется проект организационного плана Правительства Ростовской области по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации.
10.3. Организационный план Правительства Ростовской области по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации утверждается правовым актом Правительства Ростовской области.
11. Организация контроля исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации.
11.1. Контроль исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, адресованных Губернатору Ростовской области и Правительству Ростовской области, осуществляет контрольное управление.
11.2. Ответственные исполнители, определенные в резолюциях Губернатора Ростовской области, осуществляют организацию исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в порядке, установленном Указом Президента Российской Федерации от 28.03.2011 № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации».
Проекты отчетов, докладов Губернатора Ростовской области по поручениям Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти представляются ответственным исполнителем на подпись Губернатору Ростовской области не позднее 5 рабочих дней до истечения срока, указанного в поручении, если Губернатором Ростовской области не установлен иной срок.
11.3. Вопросы, касающиеся исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и состояния исполнительской дисциплины, рассматриваются на заседаниях Правительства Ростовской области.
VII. Порядок подготовки рабочих поездок Губернатора
Ростовской области в муниципальные образования Ростовской области
1. Рабочие поездки Губернатора Ростовской области в муниципальные образования Ростовской области (далее – поездки) осуществляются в соответствии с планами и графиками работы Губернатора Ростовской области, планами мероприятий Правительства Ростовской области на основании предложений первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, советников Губернатора Ростовской области и пресс-службы.
2. В течение 2 рабочих дней со дня получения указанных в пункте 1 настоящего раздела планов или графиков мероприятий, предусматривающих поездки, протокол Губернатора Ростовской области направляет поручения по подготовке материалов к поездкам с использованием системы «Дело»:
в структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти, к компетенции которых отнесены вопросы, связанные с тематикой поездки, координация работы отраслей или взаимодействие с организациями, с представителями которых планируется провести встречу или совещание, объекты которых планируется посетить;
в пресс-службу;
в управление региональной и муниципальной политики;
в министерство экономического развития Ростовской области.
3. Структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти, указанные в абзаце втором пункта 2 настоящего раздела, в течение 3 рабочих дней со дня получения поручения о подготовке материалов к поездке направляют в пресс-службу с использованием системы «Дело» проект программы поездки.
4. Структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти, указанные в абзаце втором пункта 2 настоящего раздела, не позднее чем за 5 рабочих дней до дня поездки направляют:
4.1. В протокол Губернатора Ростовской области:
программу поездки;
порядок ведения и списки участников заседаний и (или) совещаний, проекты протоколов (перечней) поручений по результатам заседаний и (или) совещаний под председательством Губернатора Ростовской области, планируемых в ходе поездки;
вопросы для обсуждения на заседаниях и (или) совещаниях, встречах, в том числе с представителями средств массовой информации, а также информацию по данным вопросам;
информацию об организациях или объектах, планируемых к посещению Губернатором Ростовской области, справочные данные о руководителях соответствующих организаций.
4.2. В пресс-службу – проекты тезисов выступлений Губернатора Ростовской области, а также с использованием системы «Дело» – материалы, указанные в подпункте 4.1 пункта 4, пунктах 6,7 настоящего раздела.
5. Если выступления на заседаниях и (или) совещаниях, встречах, планируемых в ходе поездок, носят межотраслевой характер, структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти, определяемые пресс-службой, не позднее чем за 5 рабочих дней до дня поездки направляют в пресс-службу предложения для подготовки тезисов выступлений Губернатора Ростовской области.
6. Управление социально-политических коммуникаций Правительства Ростовской области не позднее чем за 7 рабочих дней до дня поездки направляет Губернатору Ростовской области анализ обращений граждан, поступивших в общественную приемную Губернатора Ростовской области в соответствующем городском округе или муниципальном районе за предшествующий квартал.
7. Управление региональной и муниципальной политики не позднее чем за 7 рабочих дней до дня поездки направляет в протокол Губернатора Ростовской области, пресс-службу Губернатора Ростовской области информацию о соответствующем городском округе или муниципальном районе и их руководителях, а также перечень объектов, предлагаемых для посещения Губернатором Ростовской области соответствующего городского округа или муниципального района, сформированных на основе предложений структурных подразделений Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти и местных администраций городских округов и муниципальных районов.
8. Министерство экономического развития Ростовской области не позднее чем за 7 рабочих дней до дня поездки направляет в протокол Губернатора Ростовской области, а также с использованием системы «Дело» – в пресс-службу информацию о социально-экономическом развитии соответствующего городского округа или муниципального района и Ростовской области в целом.
9. Контрольное управление направляет Губернатору Ростовской области информацию о ходе исполнения поручений, данных Губернатором Ростовской области по итогам предшествующих поездок в соответствующий городской округ или муниципальный район.
10. Материалы, указанные в пунктах 3 – 8 настоящего раздела, оформляются в соответствии с требованиями настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству и направляются на бумажных носителях и с использованием системы «Дело», если положениями настоящего раздела не предусмотрено их направление только с использованием системы «Дело». Материалы на бумажных носителях визируются руководителем структурного подразделения Правительства Ростовской области или областного органа исполнительной власти, а также курирующими заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми).
11. Не позднее чем за 3 рабочих дня до дня поездки Губернатору Ростовской области направляются в 2 экземплярах:
пресс-службой – тезисы выступлений Губернатора Ростовской области;
протоколом Губернатора Ростовской области – материалы, указанные в подпункте 4.1 пункта 4, пунктах 7, 8 настоящего раздела в объеме, предоставленном ответственными исполнителями.
12. Внеплановые поездки проводятся по поручению Губернатора Ростовской области. Материалы для внеплановых поездок готовятся в порядке, установленном пунктами 2 – 11 настоящего раздела, в сроки, определяемые протоколом Губернатора Ростовской области.
13. Должностные лица органов исполнительной власти Ростовской области, сопровождающие Губернатора Ростовской области в поездке, извещаются протоколом Губернатора Ростовской области.
VIII. Требования к оформлению документов,
представляемых на доклад Губернатору Ростовской области
1. Документы, создаваемые для доклада Губернатору Ростовской области, печатаются с использованием шрифта Times New Roman размером № 16, объем информации должен быть изложен на 1 странице (в исключительных случаях – на 2).
Для выделения части текста документа, наименования, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, прописные буквы, полужирное начертание, курсив, подчеркивание и так далее.
2. Содержание документа должно быть предельно ясным и иметь краткую исчерпывающую информацию по существу вопроса.
При оформлении документа в тексте необходимо указывать реквизиты поручения текущего и, при необходимости уточнения, первоначального (номер, дата), применять полужирное начертание для формулировки поручения Губернатора Ростовской области, ключевых и важных сведений, а также выводов (сути, предложений).
3. На вопросы, поставленные в поручениях Губернатора Ростовской области, должны быть даны исчерпывающие ответы, с конкретными предложениями.
4. К документу о выполнении поручения Губернатора Ростовской области в обязательном порядке прилагаются:
первичный документ (в случае необходимости – переписка);
резолюция Губернатора Ростовской области;
ответ заявителю (в случае необходимости).
Других документов в подборке быть не должно.
Документ, подготовленный в электронном виде, должен быть оформлен одним файлом, содержать «связку» с первичным документом (либо перечнем поручений) и всеми направленными ранее в адрес Губернатора Ростовской области письмами по его исполнению. Документ должен быть согласован (завизирован) со всеми должностными лицами, определенными поручением (резолюцией) Губернатора Ростовской области, курирующими соответствующее направление, а также контрольным управлением.
5. В случае утери документа с резолюцией Губернатора Ростовской области ответственность несет исполнитель согласно должностному регламенту.
6. Письма на имя Губернатора Ростовской области, затрагивающие отраслевые вопросы, подписываются только руководителем соответствующего органа исполнительной власти Ростовской области, визируются первым заместителем Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области, курирующим вопрос, а также заместителем Губернатора Ростовской области – министром финансов, в случае если решение вопроса требует финансового обеспечения.
7. Письма, подписанные главой администрации городского округа или муниципального района, визируются или оформляются особым мнением соответствующим отраслевым министром и куратором органа исполнительной власти Ростовской области (первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области), затем докладываются Губернатору Ростовской области.
8. Обязательно докладываются только письма по жизненно важным и особо значимым для Ростовской области вопросам.
9. При выполнении поручений Губернатора Ростовской области на письмах руководителей федеральных органов власти поручения дают первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области и министры Ростовской области.
На основании резолюции Губернатора Ростовской области на вышеуказанных документах первым заместителем Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области, министром Ростовской области проводится совещание с оформлением протокола, в котором указываются поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение.
Доклад о выполнении поручения за подписью ответственного первого заместителя Губернатора Ростовской области или заместителя Губернатора Ростовской области (министра Ростовской области) передается в контрольное управление.
10. Отдельные документы (объемом более 2 страниц), за исключением справочных материалов, докладываются по согласованию с помощником Губернатора Ростовской области.
11. Первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области и руководители государственных органов Ростовской области в пределах предоставленных полномочий по курируемым направлениям (далее – должностное лицо, являющееся инициатором письма) направляют проекты инициативных писем (в электронном виде и на бумажном носителе) для передачи на подпись Губернатору Ростовской области.
В «связке» к электронному проекту инициативного письма, завизированному должностным лицом, являющимся инициатором письма, прилагается сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо должно содержать цель обращения, юридическое обоснование, суть вопроса, включая информацию о предыдущих обращениях (с приложением их копий) и принятых по ним мерах, сведения о предварительной проработке вопроса с федеральными органами.
Должностные лица, являющиеся инициаторами писем:
осуществляют мониторинг их прохождения;
информируют об этапах и результатах их рассмотрения контрольное управление.
Контрольное управление ведет реестр инициативных писем и представляет сводную информацию о ходе и результатах их рассмотрения Губернатору Ростовской области.
Перед оформлением на бланке Губернатора Ростовской области установленного образца проекты писем проходят согласование в контрольном управлении.
12. Материалы по проведению визитов в Ростовскую область, торжественных мероприятий, рабочих поездок и совещаний (заседаний) с участием Губернатора Ростовской области представляются ответственным исполнителем в протокол Губернатора Ростовской области за 5 рабочих дней до утвержденной даты проведения мероприятия с визой курирующего заместителя Губернатора Ростовской области (в том числе первого) и (или) отраслевого министра.
Протокол Губернатора Ростовской области не позднее чем за 3 рабочих дня до утвержденной даты проведения мероприятия направляет Губернатору Ростовской области вышеуказанные материалы в объеме, предоставленном ответственным исполнителем.
Материалы к заседанию советов и комиссий, возглавляемых Губернатором Ростовской области, докладываются не позднее 5 рабочих дней до дня проведения соответствующего заседания.
Для проведения мероприятия, о дате проведения которого стало известно менее чем за 5 рабочих дней, материалы передаются в протокол Губернатора Ростовской области в срок не позднее 2 суток до утвержденной даты проведения мероприятия.
13. В пятницу прием документов на доклад Губернатору Ростовской области прекращается в 12.00.
Проекты правовых актов Губернатора Ростовской области принимаются на доклад Губернатору Ростовской области ежедневно, до 12.00.
Проекты правовых актов Правительства Ростовской области передаются Губернатору Ростовской области на подпись до 12.00 четверга, следующего после заседания Правительства Ростовской области.
IX. Координационные и совещательные органы
при Правительстве Ростовской области
1. В целях наиболее эффективного исполнения полномочий Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, а также в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, создаются координационные, совещательные и иные органы при Правительстве Ростовской области (далее – совещательные органы), в состав которых могут входить работники Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области.
Кроме того, в состав совещательных органов по согласованию могут входить представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, граждане.
2. Порядок деятельности совещательных органов регулируется положениями об этих органах, утверждаемыми Правительством Ростовской области. В положениях о совещательных органах должны быть предусмотрены основные задачи, права, порядок проведения заседаний, принятия решений.
3. Совещательные органы, образуемые Губернатором Ростовской области и Правительством Ростовской области, возглавляются Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора Ростовской области или заместителями Губернатора Ростовской области по курируемым вопросам.
4. Реестр координационных и совещательных органов при Правительстве Ростовской области ведет управление документационного обеспечения.
X. Порядок подготовки и проведения совещаний,
мероприятий в Правительстве Ростовской области
1. Порядок подготовки и проведения расширенного оперативного (планерного) совещания Губернатора Ростовской области в режиме видео-конференц-связи:
1.1. Расширенное оперативное (планерное) совещание Губернатора Ростовской области в режиме видео-конференц-связи проводится ежемесячно, в первый понедельник месяца, в 10.00 (далее – совещание).
1.2. Совещание проводится под председательством Губернатора Ростовской области с обязательным участием членов Правительства Ростовской области, руководителей органов исполнительной власти Ростовской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, иных лиц, имеющих непосредственное отношение к вопросам, рассматриваемым на совещании, в соответствии со списком присутствующих.
1.3. Формирование списка присутствующих на совещании, их регистрация, а также дежурство во время проведения совещания осуществляются организационным отделом.
1.4. Материально-техническое, хозяйственное обеспечение и организация звукозаписи совещания возлагается на социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.
1.5. Обеспечение совещания видео-конференц-связью, а также обратной связью с муниципальными образованиями Ростовской области организует министерство информационных технологий и связи Ростовской области.
2. Подготовка и проведение расширенного оперативного (планерного) совещания Губернатора Ростовской области в режиме видео-конференц-связи:
2.1.1. На совещании рассматриваются вопросы, определенные Губернатором Ростовской области.
2.1.2. Предложения и материалы по рассматриваемым вопросам, завизированные членами Правительства Ростовской области, руководителями государственного органа, ответственными за подготовку вопросов, представляются в организационный отдел до 12.00 понедельника недели, предшествующей совещанию.
2.1.3. В случае необходимости переноса вопроса, определенного Губернатором Ростовской области, член Правительства Ростовской области, руководитель государственного органа, осуществляющий контроль за подготовкой, не позднее пятницы недели, предшествующей совещанию, готовит мотивированное обращение на имя заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области о переносе рассмотрения вопроса, с указанием причин.
2.2. Требования к оформлению материалов по вопросам расширенного оперативного (планерного) совещания Губернатора Ростовской области в режиме видео-конференц-связи:
2.2.1. Повестка совещания формируется организационным отделом на основании представленных в установленный срок материалов.
2.2.2. Материалы по вопросу, вносимому на совещание, включают в себя:
четко сформулированную тему доклада;
перечень вопросов к докладчику;
списки выступающих, приглашенных (при необходимости) и перечень вопросов к ним;
краткую информацию по докладу (вопросу) или пояснительную записку на 1 странице (в исключительных случаях – на 2) печатного текста шрифтом № 16;
перечень поручений и (или) рекомендаций Губернатора Ростовской области (далее – перечень поручений Губернатора Ростовской области);
слайды – иллюстративный материал, сопровождающий доклад на совещании (при наличии).
2.2.3. Документы, указанные в подпункте 2.2.2 настоящего пункта, визируются членом Правительства Ростовской области, руководителем государственного органа, ответственным за подготовку вопроса, предлагаемого к рассмотрению.
2.2.4. Предложения по составу приглашенных и выступающих вносятся членом Правительства Ростовской области, руководителем государственного органа, ответственным за подготовку вопроса, и согласовываются с заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области.
2.2.5. Краткая информация по вопросу (докладу) или пояснительная записка должна иметь краткое исчерпывающее содержание по существу вопроса, аналитическую составляющую.
2.2.6. Перечень поручений Губернатора Ростовской области должен:
иметь краткое, ясное и четкое изложение сути вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать поручения конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения;
содержать пункт о возложении контроля на должностных лиц.
2.2.7. Проекты документов могут быть признаны неподготовленными и возвращены организационным отделом на доработку в случае несоответствия требованиям, установленным настоящим Регламентом.
2.2.8. Сформированная организационным отделом на основании представленных материалов повестка согласовывается с заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области и направляется помощнику Губернатора Ростовской области.
2.3. Проведение расширенного оперативного (планерного) совещания Губернатора Ростовской области в режиме видео-конференц-связи:
2.3.1. Организационный отдел регистрирует членов Правительства Ростовской области и лиц, приглашенных на совещание, до начала проведения. Члены Правительства Ростовской области и приглашенные лица, покинувшие совещание, также регистрируются организационным отделом.
2.3.2. С докладами на совещании по вопросам повестки выступают члены Правительства Ростовской области, руководители государственных органов, органов местного самоуправления.
2.3.3. На совещании время для докладов устанавливается председательствующим, как правило, в пределах 7 минут (в случаях необходимости увеличение времени доклада согласовывается с заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области), для содокладов – до 5 минут, для выступлений и справок – до 3 минут.
3. При подготовке совещания, мероприятия с участием Губернатора Ростовской области не позднее чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания, мероприятия.
Максимальная продолжительность совещания, мероприятия с участием Губернатора Ростовской области не должна превышать одного часа, за исключением торжественного мероприятия и расширенного совещания. Число вопросов в повестке совещания, мероприятия должно быть не более трех.
Организация подготовки материалов, порядка работы, составления протокола (перечня) поручений совещания, а также приглашение, регистрация участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются под личную ответственность заместителей Губернатора Ростовской области, в том числе на первых, руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области.
4. Координация подготовки и протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Губернатора Ростовской области, осуществляются протоколом Губернатора Ростовской области.
5. Материалы (проект выступления, информационные справки, проект приветственного слова, проект вступительного слова и другие) к совещаниям, мероприятиям с участием Губернатора Ростовской области представляются организаторами проведения мероприятия в пресс-службу не позднее 7 рабочих дней до дня проведения совещания, мероприятия.
Ответственность за содержание представленных к совещанию, мероприятию материалов, а также за сроки их представления несут заместители Губернатора Ростовской области, в том числе первые.
Пресс-служба передает подготовленные тезисы выступления, приветственного слова, вступительного слова Губернатора Ростовской области в приемную Губернатора Ростовской области в срок не позднее 2 рабочих дней до дня проведения совещания, мероприятия.
Проекты протоколов (перечней) поручений и решений, принимаемых на совещаниях, проводимых Губернатором Ростовской области, а также проекты протоколов (решений) заседаний совещательных органов до представления их на подпись (утверждение) Губернатору Ростовской области подлежат проверке на соответствие правилам юридической техники и визированию начальником правового управления в срок, не превышающий 3 рабочих дней с момента поступления проекта или решения. Время, на которое проект был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения поправок, в этот срок не входит.
При наличии в проектах протоколов (перечней) поручений и решений коллизионных норм или вопросов, недостаточно четко урегулированных федеральным и областным законодательством, срок проверки может быть продлен начальником правового управления до 5 рабочих дней.
6. Порядок, срок и лицо, ответственное за подготовку информации об исполнении поручений, определяются должностным лицом, подписавшим протокол.
7. Звукозапись совещаний, материально-техническое и хозяйственное обеспечение, а также обслуживание участников совещаний возлагаются на социально-хозяйственный отдел.
8. Подготовка совещаний, проводимых первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, в том числе подготовка материалов (повестки дня, порядка ведения, списка участников, информационных справок, тезисов выступления и иных документов, запрашиваемых руководителем, под председательством которого проводится мероприятие), составление протокола (перечня) поручений совещания, приглашение, регистрация участников совещания согласно списку, дежурство, а также контроль за исполнением поручений осуществляются государственным органом Ростовской области, структурным подразделением Правительства Ростовской области, должностным лицом, в компетенцию которых входит вопрос, вынесенный на совещание.
Подготовленные и согласованные должностным лицом, ответственным за подготовку совещания, материалы передаются на рассмотрение первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области не менее чем за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия.
9. Совещания аппарата Правительства Ростовской области проводятся по мере необходимости в соответствии с предложениями руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, согласованными с заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области.
Предложения по проведению совещания аппарата Правительства Ростовской области, согласованные с одним из первых заместителей Губернатора Ростовской области или курирующим заместителем Губернатора Ростовской области, направляются в организационный отдел.
Подготовку порядка работы совещания, приглашение участников совещания и его организационное обеспечение осуществляет организационный отдел.
Порядок работы совещания направляется на утверждение заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области в срок не позднее чем за 3 дня до дня проведения совещания.
10. Решение о предоставлении помещений (кабинеты № 201, № 203, № 455, № 572 «а», конференц-зал и иные помещения) для проведения совещаний, видеоконференций, сеансов защищенной видео-конференц-связи по каналам связи ФСО России, видеосеминаров и селекторных совещаний, не включенных в план мероприятий на неделю, принимает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющий делами на основании поступивших заявок, завизированных руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области, ведущими графики проведения мероприятий.
10.1. Графики проведения мероприятий ведут:
по кабинетам № 201, № 572 «а» и конференц-залу – организационный отдел;
по кабинету № 203 – ситуационно-аналитический центр Правительства Ростовской области;
по кабинету № 455 – управление инноваций в органах власти Правительства Ростовской области.
10.2. При подготовке к проведению видеоконференций и видеосеминаров структурное подразделение Правительства Ростовской области, ответственное за мероприятие, в срок не позднее 2 рабочих дней до его проведения направляет в министерство информационных технологий и связи Ростовской области заявку с указанием даты и времени проведения мероприятия и территорий, которые подлежат подключению.
10.3. Проведение сеансов защищенной видео-конференц-связи по каналам связи ФСО России является приоритетным по дате и времени использования.
11. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную и иную охраняемую законом тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом безопасности Правительства Ростовской области.
XI. Организация доступа к информации
о деятельности Правительства Ростовской области
1. Доступ к информации о деятельности Правительства Ростовской области осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, областными законами, настоящим Регламентом и иными нормативными правовыми актами Правительства Ростовской области.
2. Организацию доступа к информации о деятельности Правительства Ростовской области осуществляют структурные подразделения Правительства Ростовской области в соответствии с их функциями, определенными положениями об этих структурных подразделениях.
3. При организации доступа к информации о деятельности Правительства Ростовской области структурные подразделения Правительства Ростовской области обязаны:
3.1. Обеспечить соблюдение прав пользователей информацией, установленных порядка и сроков предоставления информации.
3.2. Обеспечить достоверность предоставляемой информации.
3.3. Соблюдать права граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации, права организаций на защиту их деловой репутации.
3.4. Изымать из предоставляемой информации сведения, относящиеся к информации ограниченного доступа.
3.5. В случае предоставления информации, содержащей неточные сведения, по мотивированному письменному заявлению пользователя информацией устранить имеющиеся неточности.
4. При организации доступа к информации о деятельности Правительства Ростовской области структурные подразделения Правительства Ростовской области вправе:
4.1. Уточнять содержание запроса в целях предоставления пользователю информацией необходимой информации.
4.2. В ответе на запрос ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.
5. Информация о деятельности Правительства Ростовской области размещается на официальном сайте Правительства Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в порядке, установленном постановлением Правительства Ростовской области.
6. Информация о деятельности Правительства Ростовской области по запросам предоставляется структурными подразделениями Правительства Ростовской области в соответствии с их задачами.
Адрес электронной почты для приема запросов, поступающих на официальный сайт Правительства Ростовской области и по электронной почте, предоставляется министерством информационных технологий и связи Ростовской области отделу делопроизводства управления документационного обеспечения. Запросы, поступающие на иные адреса электронной почты, пересылаются на указанный адрес с сохранением оригинального текста запроса.
Документы, поступающие на официальный сайт Правительства Ростовской области и по электронной почте в адрес Губернатора Ростовской области и его заместителей, регистрируются в системе «Дело» отделом делопроизводства управления документационного обеспечения. Письма, адресованные органам исполнительной власти Ростовской области, направляются адресатам, указанным в документе.
Обращения граждан, поступающие на официальный сайт Правительства Ростовской области, пересылаются отделом делопроизводства управления документационного обеспечения в управление по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.
Рассмотрение запросов осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ.
7. Информация по запросам средств массовой информации предоставляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации».
8. Возможность ознакомиться с информацией в помещении Правительства Ростовской области предоставляется пользователю информацией в следующих случаях:
8.1. Объем запрашиваемой информации превышает определенный Правительством Российской Федерации объем информации, предоставляемой на бесплатной основе, и у пользователя информацией отсутствует возможность оплатить расходы на изготовление копий запрашиваемых документов и (или) материалов, а также расходы, связанные с их пересылкой по почте.
8.2. Отсутствует возможность изготовления копий запрашиваемых документов и (или) материалов либо пользователю информацией требуется ознакомиться с их оригиналами.
8.3. О месте, дате и времени ознакомления с информацией пользователь информацией уведомляется письменно на почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса, указанный в запросе для направления ответа на него.
9. Контроль за обеспечением доступа к информации о деятельности Правительства Ростовской области осуществляется путем проверки соблюдения установленных порядка и сроков предоставления информации, достоверности предоставляемой информации, полноты ответов на запросы, иных требований, предъявляемых при организации доступа к указанной информации.
Текущий контроль за обеспечением доступа к информации о деятельности Правительства Ростовской области организуется в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, к функциям которых отнесено предоставление соответствующей информации.
10. По выступлениям критического характера в средствах массовой информации первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области, руководители органов исполнительной власти Ростовской области и структурных подразделений Правительства Ростовской области проводят работу в соответствии с федеральным и областным законодательством.
Контроль за своевременным реагированием на выступления в средствах массовой информации возлагается на управление информационной политики.
11. Организационные вопросы по взаимодействию первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области со средствами массовой информации по вопросам их деятельности и работы Правительства Ростовской области проводятся управлением информационной политики Правительства Ростовской области.
XII. Организация взаимодействия Правительства
Ростовской области с федеральными государственными органами
1. Правовую защиту правовых актов, которые в установленном действующим законодательством порядке оспариваются органами юстиции, прокуратуры, иными правоохранительными органами или в судебном порядке, осуществляет правовое управление в рамках своей компетенции в порядке, установленном Положением о правовом управлении при Губернаторе Ростовской области и настоящим Регламентом.
2. Доверенности на представление интересов Губернатора Ростовской области подписываются Губернатором Ростовской области.
Доверенности на представление интересов Правительства Ростовской области подписываются Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области.
Указанные должностные лица вправе также подписывать от имени Правительства Ростовской области исковые заявления, отзывы, жалобы и иные процессуальные документы.
В случае выдачи доверенности на представление интересов Губернатора Ростовской области или Правительства Ростовской области в суде лицу, не являющемуся работником Правительства Ростовской области или органа исполнительной власти Ростовской области, в такой доверенности указывается номер судебного дела, а также исчерпывающий перечень полномочий лица, которому выдается доверенность в соответствии с процессуальным законодательством.
Тексты доверенностей на представление интересов Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), Правительства Ростовской области в суде подготавливаются правовым управлением.
Лица, представляющие в суде интересы Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), Правительства Ростовской области согласовывают свою правовую позицию с правовым управлением.
Правовое управление ведет реестр доверенностей, выданных от имени Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), Правительства Ростовской области.
Регистрационная карта доверенности в системе «Дело» в течение одного дня со дня подписания доверенности направляется в правовое управление.
3. Правительство Ростовской области осуществляет свою деятельность во взаимодействии с аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти (далее – территориальные органы) в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области.
4. Первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области в соответствии с правовыми актами Российской Федерации отвечают за организацию заключения соглашений о взаимодействии и координации действий с территориальными органами, запрашивают (направляют по запросу) в установленном порядке у территориальных органов информационно-аналитические материалы, экономико-статистические данные, информацию о мероприятиях с участием руководителей федеральных органов исполнительной власти и иную информацию, необходимую для реализации своих полномочий и принятия решений по вопросам, находящимся в сфере их ведения.
5. Структурные подразделения Правительства Ростовской области и органы исполнительной власти Ростовской области осуществляют взаимодействие с территориальными органами в соответствии со своей компетенцией.
6. Организационный отдел для обеспечения взаимодействия и координации деятельности с территориальными органами при проведении совместных мероприятий, участия их руководителей в совещаниях, работе консультативно-совещательных и (или) координационных органов, заседаниях Правительства Ростовской области направляет в территориальные органы план мероприятий на месяц не позднее дня, следующего за днем его утверждения.
7. Протесты или требования прокурора на правовые акты подлежат обязательному рассмотрению в 10-дневный срок со дня их поступления. В случае, если в протесте установлен сокращенный срок его рассмотрения, протест подлежит рассмотрению в указанный в нем срок. Иные акты прокурорского реагирования, заключения подлежат рассмотрению в 30-дневный срок со дня их поступления.
Акты прокурорского реагирования, заключения, поступившие на имя Губернатора Ростовской области, незамедлительно направляются Губернатору Ростовской области и в правовое управление.
Не позднее дня, следующего за днем поступления акта прокурорского реагирования, заключения, Губернатор Ростовской области определяет исполнителя, ответственного за рассмотрение и подготовку ответа на поступивший акт, заключение.
7.1. Ответственный исполнитель не позднее дня, следующего за днем поступления к нему на исполнение акта прокурорского реагирования, заключения, обязан организовать консультации с правовым управлением по решению вопроса о том, подлежат ли акт, заключение удовлетворению, какие меры и в какие сроки надлежит принять по устранению выявленных нарушений, по структуре ответа, а в необходимых случаях – по структуре правового акта, которым будут устранены замечания, указанные в акте прокурорского реагирования, заключении.
Для выработки правовой позиции по вопросу о том, подлежит ли акт прокурорского реагирования или заключение удовлетворению, правовое управление в устной или письменной форме запрашивает у ответственного исполнителя все необходимые документы и материалы. Указанные материалы представляются в правовое управление в согласованные им сроки.
В случаях, предусмотренных актами прокурорского реагирования, они подлежат рассмотрению с участием прокурора.
Рассмотрение акта прокурорского реагирования с участием прокурора организуется ответственным исполнителем. В рассмотрении акта прокурорского реагирования с участием прокурора также участвует представитель правового управления, определенный его начальником.
7.2. Проект ответа на акт прокурорского реагирования или заключение готовится ответственным исполнителем, визируется им и начальником правового управления.
Ответ на акт прокурорского реагирования или заключение должен содержать:
ясную и однозначную формулировку о согласии (несогласии) с доводами акта прокурорского реагирования (заключения), в случае несогласия – четко аргументированные доводы;
в случае, если в акте прокурорского реагирования (заключении) оспариваются несколько норм либо действий, ответ может содержать указания на согласие (несогласие) по каждому из требований;
описание мер, которые были (будут) приняты по устранению замечаний;
указание на конкретные сроки принятия мер.
К ответу могут прилагаться проекты правовых актов, направленные на устранение выявленного нарушения законодательства, если они к этому моменту подготовлены.
7.3. В случае, если объектом акта прокурорского реагирования или заключения был правовой акт Губернатора Ростовской области, проект ответа направляется на подпись Губернатору Ростовской области.
7.4. В случае, если объектом акта прокурорского реагирования или заключения был правовой акт Правительства Ростовской области, акт прокурорского реагирования (заключение) и проект ответа незамедлительно направляются ответственным исполнителем в отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области для включения в повестку дня ближайшего заседания Правительства Ростовской области, а также членам Правительства Ростовской области для ознакомления.
Информацию об акте прокурорского реагирования (заключении) и предлагаемом ответе на заседании Правительства Ростовской области докладывает начальник правового управления.
Ответ на акт прокурорского реагирования или заключение подписывается Губернатором Ростовской области.
7.5. Подписание Губернатором Ростовской области (заместителем Председателя Правительства в случае, если по объективным причинам подписание Губернатором Ростовской области невозможно) ответа, в котором он соглашается с доводами акта прокурорского реагирования или заключения, является основанием для подготовки ответственным исполнителем правового акта, направленного на устранение нарушений законодательства.
7.6. Подлинники актов прокурорского реагирования (заключений) и копии ответов передаются в правовое управление для дальнейшего анализа и учета в работе.
7.7. Ответы на акты прокурорского реагирования и заключения, направленные руководителям органов исполнительной власти Ростовской области, подлежат согласованию с правовым управлением и должны быть подписаны лицом, которому адресованы.
8. При поступлении заключения органов юстиции на правовые акты (далее в настоящем пункте – заключение) в Правительстве Ростовской области не позднее дня, следующего за днем поступления заключения, определяется исполнитель, ответственный за рассмотрение и подготовку ответа на поступившее заключение. Заключение также направляется в правовое управление.
Ответственный исполнитель не позднее дня, следующего за днем поступления к нему на исполнение заключения, обязан организовать консультации с правовым управлением по решению вопроса о том, подлежит ли заключение удовлетворению, какие меры и в какие сроки надлежит принять по устранению выявленных нарушений, по структуре ответа, а в необходимых случаях – по структуре правового акта, которым будут устранены замечания, указанные в заключении.
Для выработки правовой позиции по вопросу о том, подлежит ли заключение удовлетворению, правовое управление в устной или письменной форме запрашивает у ответственного исполнителя все необходимые документы и материалы. Указанные материалы представляются в правовое управление в согласованные им сроки.
Проект ответа на заключение готовится ответственным исполнителем, визируется им и начальником правового управления.
Подписание Губернатором Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области (в том числе первым) ответа, в котором он соглашается с доводами заключения, является основанием для подготовки ответственным исполнителем правового акта, направленного на устранение нарушений законодательства.
Подлинники заключений органов юстиции и копии ответов передаются в правовое управление для дальнейшего анализа и учета в работе.
9. Органы исполнительной власти Ростовской области в пределах своей компетенции обеспечивают рассмотрение запросов правоохранительных органов (сведений, справок, документов (их копий) о предоставлении информации о деятельности органов исполнительной власти Ростовской области (далее – запрос).
Копия запроса направляется в правовое управление не позднее одного рабочего дня со дня получения его органом исполнительной власти Ростовской области.
Представитель органа исполнительной власти Ростовской области обеспечивает консультирование с правовым управлением по вопросу удовлетворения (отклонения) запроса. Для выработки правовой позиции по вопросу удовлетворения (отклонения) запроса правовое управление вправе запросить у органа исполнительной власти Ростовской области дополнительные документы (сведения) по существу запроса.
Проект ответа на запрос подлежит обязательному согласованию с правовым управлением.
XIII. Служебный распорядок и материально-техническое
обеспечение деятельности Правительства Ростовской области
1. В Правительстве Ростовской области действует 5-дневная служебная неделя. Выходными днями являются суббота и воскресенье.
2. Служебный день в Правительстве Ростовской области начинается в 9.00 и оканчивается в 18.00. В пятницу служебный день оканчивается в 16.45. Продолжительность служебного дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.
Перерыв для отдыха и питания начинается в 13.00 и оканчивается в 13.45.
3. В административном здании Правительства Ростовской области установлена система контроля и управления доступом (СКУД), позволяющая осуществлять контроль и учет служебного времени. Учет служебного времени работников Правительства Ростовской области ведут определенные руководителями работники структурных подразделений Правительства Ростовской области. Табель учета служебного времени работников структурного подразделения Правительства Ростовской области подписывается руководителем структурного подразделения Правительства Ростовской области, утверждается курирующим данное структурное подразделение первым заместителем Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области и в установленные сроки представляется в управление бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области.
4. Соблюдение служебного распорядка обязательно для всех работников Правительства Ростовской области.
Контроль за соблюдением работниками Правительства Ростовской области служебного распорядка осуществляют руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области, первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области.
Управление по кадровой работе Правительства Ростовской области вправе проводить проверки соблюдения служебного распорядка.
5. Материально-техническое обеспечение деятельности Правительства Ростовской области осуществляет социально-хозяйственный отдел.
Для получения оргтехники, канцелярских товаров руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области подают заявку в социально-хозяйственный отдел.
Для проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области подают заявку на имя первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
Начальник управления
документационного обеспечения
Правительства Ростовской области Т.А. Родионченко