Инструкция по делопроизводству правительства ульяновской области

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения  п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее – Инструкция).
2. Руководителям подразделений, образуемых в Правительстве Ульяновской области, обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области.

Губернатор области                                                                         С.И.Морозов

Утверждена 

указом Губернатора
Ульяновской области

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области

1. Общие положения

1.1.   Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2.   Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учётом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области.

1.3.   Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведётся с использованием системы электронного документооборота CompanyMedia (далее – СЭД).

1.4.   Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5.   Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях, образуемых в Правительстве Ульяновской области (далее – подразделения), осуществляют департамент делопроизводства управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области (далее – служба делопроизводства) и ответственные лица в подразделениях, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее – ответственные за делопроизводство).

По вопросам организации делопроизводства служба делопроизводства взаимодействует с подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области (далее также – ИОГВ) и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.

1.6.   Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения назначает ответственного (ответственных) за делопроизводство. Список ответственных за делопроизводство в подразделениях и их функциональные обязанности утверждаются правовым актом Правительства Ульяновской области.

1.7.   Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Правительства Ульяновской области, а также сотрудников ИОГВ и организаций, подведомственных Правительству Ульяновской области или ИОГВ (далее – подведомственные организации), осуществляющих подготовку документов за подписью лиц, замещающих государственные должности Ульяновской области, указанные в пунктах 1, 3-5, 8, 9, 22-25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 № 06-ЗО «О государственных должностях Ульяновской области» (далее также – должностные лица Правительства Ульяновской области), помощников Губернатора Ульяновской области (далее – помощники), советников Губернатора Ульяновской области (далее – советники).

Руководители подразделений, ИОГВ и подведомственных организаций, осуществляющих подготовку документов за подписью должностных лиц Правительства Ульяновской области, в обязательном порядке должны ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.

1.8.   Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9.   Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

1.10.   Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются уполномоченным подразделением, в отдельных случаях – по согласованию с должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

1.11.   Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение № 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя подразделения.

1.12.   При увольнении или переходе в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приёма-передачи, копия которого направляется в службу делопроизводства.

1.13.   Об утрате документов (дел) сотрудники подразделения немедленно сообщают руководителю соответствующего подразделения. На основании решения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства, формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учётом предложений службы делопроизводства докладывает должностному лицу Правительства Ульяновской области, курирующему службу делопроизводства, о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.

На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение № 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив Правительства Ульяновской области (далее – архив) для включения их в дело архивного фонда.

1.14.   Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

архивная выписка – документ, составленный на бланке Правительства Ульяновской области, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определённым факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивная копия – дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная справка – документ, составленный на бланке Правительства Ульяновской области, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;

архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой;

архивохранилище (архив) – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;

бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими составителя официального документа;

включение документа в СЭД – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в СЭД;

внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учёта документов дела, раскрытия их состава и содержания;

временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации;

дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области;

документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

документирование – запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот – движение документов в Правительстве Ульяновской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

документопоток – совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;

заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость;

заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;

индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

исполнитель (документа) – лицо, замещающее одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 3-5, 8, 9, 11, 22-25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 № 06-ЗО «О государственных должностях Ульяновской области», помощник, советник, руководитель подразделения, ИОГВ, подведомственной организации, фамилия которого указана в отметке об исполнителе или в резолюции;

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист-заверитель дела – документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;

объём документооборота – количество документов, поступивших в Правительство Ульяновской области и созданных подразделениями за определённый период времени;

оперативное хранение документов – хранение документов в подразделении до их передачи в архив или уничтожения;

опись дел, документов – справочный и учётный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учёта архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учёта;

опись дел подразделения – учётный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение;

оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

первичная обработка документов – обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в Правительство Ульяновской области;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения;

предварительное рассмотрение документов – изучение документа, поступившего в Правительство Ульяновской области, для определения лица,
в компетенцию которого входит его рассмотрение;

разработчик документа – сотрудник Правительства Ульяновской области, ИОГВ, подведомственной организации, ответственный за подготовку документа;

регистрационно-учётная форма – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе
в целях учёта, поиска и контроля;

регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму;

система документации – совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению;

составитель документа – лицо, замещающее одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 3-5, 8, 9, 22-25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 № 06-ЗО «О государственных должностях Ульяновской области», помощник или советник, на бланке которого оформляется документ, либо подразделение, ИОГВ, подведомственная организация, создавшие документ;

средства документирования – средства организационной
и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе;

срок хранения документов – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

унифицированная форма документа – формуляр документа определённого вида, содержащий постоянную часть текста;

уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

факсимильная связь – метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а также рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная подпись – информация в электронной форме, присоединённая к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ – документ, информация которого представлена
в электронной форме;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный документооборот – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);

электронный шаблон бланка документа – бланк документа
в электронном виде.

1. Требования к подготовке и оформлению документов

3.1.   Бланки документов

3.1.1.   Документы Правительства Ульяновской области оформляются на бланках утверждённого образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.

Перечень и образцы применяемых бланков документов в Правительстве Ульяновской области представлены в приложениях № 3-3.20 к Инструкции.

3.1.2.   Бланки документов изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объёма документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:

в книжном формате:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее;

в альбомном формате:

20 мм – левое;

20 мм – правое;

30 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

Макеты бланков документов Правительства Ульяновской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – в середине верхнего поля листа.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

При подготовке документов в Правительстве Ульяновской области используются электронные шаблоны бланков документов.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

3.1.3.   Проектирование макетов бланков документов осуществляется службой делопроизводства.

Образцы новых бланков и электронные шаблоны новых бланков документов утверждаются должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии с требованиями Инструкции.

3.1.4.   При переписке между подразделениями и с ИОГВ бланки не используются.

3.1.5.   Бланки документов с воспроизведением герба Ульяновской области (далее – гербовые бланки документов) изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

Заказ на изготовление гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляется службой делопроизводства.

3.1.6.   Запрещаются тиражирование гербовых бланков документов на копировально-множительных аппаратах и использование их ксерокопий для оформления подлинных документов.

3.1.7.   Порядок применения гербовых бланков документов в Правительстве Ульяновской области.

Правовые акты Губернатора Ульяновской области оформляются на бланках указов и распоряжений, правовые акты Правительства Ульяновской области – на бланках постановлений и распоряжений.

Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов Правительства Ульяновской области оформляются на общем бланке Правительства Ульяновской области (приложение № 3.20 к Инструкции) или на стандартных листах бумаги формата А4 (приложения № 15-17 к Инструкции).

Бланки писем Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области и Правительства Ульяновской области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.

Бланк письма лица, замещающего одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 4, 5, 8, 9, 22-25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 № 06-ЗО «О государственных должностях Ульяновской области», помощника, советника применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.

Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.

3.1.8.   Учёт, хранение и списание гербовых бланков документов.

Гербовые бланки документов выдаются службой делопроизводства ответственным за делопроизводство.

Учёт поступления, выдачи и использования гербовых бланков документов ведётся в журнале установленной формы согласно приложению № 4 к Инструкции. Гербовые бланки документов хранятся в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Испорченные гербовые бланки документов подлежат возврату в службу делопроизводства.

Уничтожение гербовых бланков документов осуществляется по акту (приложение № 5 к Инструкции).

Контроль за правильностью использования и хранения гербовых бланков документов возлагается на службу делопроизводства и руководителей подразделений.

3.1.9.   Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков документов проводится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта гербовых бланков документов.

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учёте, хранении и использовании гербовых бланков документов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства.

3.2.   Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.2.1.   Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (№ 10-13).

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение шрифта до 13,5-13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить до 1,02 пт; полуторный соответственно – до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчёркивание или смещение относительно границ основного текста.

В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

3.2.2.   Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал, кроме текстов закона и пояснительной записки к закону, которые печатаются через полуторный межстрочный интервал. Интервал между словами – 1 пробел.

Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов, за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее – абзацный отступ).

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером № 14 без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Допускается создание внутренних документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.3.   Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга 1 строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах «Адресат», «Гриф утверждения документа»), реквизиты один от другого отделяются 1-3 строками непечатаемых символов (например, заголовок к тексту или адресат отделяется от обращения (при его отсутствии – от текста) 3 строками непечатаемых символов, обращение от текста и текст от приложения – 1 строкой, текст (приложение) от подписи – 3 строками непечатаемых символов).

3.2.4.   При подготовке документов от границы левого поля без абзацного отступа печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о приложении, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», отметка о заверении копий, а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» в протоколах.

3.2.5.   Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные в пункте 3.2.8 настоящего подраздела.

3.2.6.   Требования к составлению и оформлению документов закреплены в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», введённом в действие приказом Росстандарта от 08.12.2016
№ 2004-ст.

3.2.7.   При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

3.2.8.   Реквизитами документов, создаваемых в Правительстве Ульяновской области в процессе деятельности, являются:

1) герб Ульяновской области;

2) наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (далее также – Правительство Ульяновской области);

3) наименование подразделения;

4) наименование должности;

5) справочные данные о Правительстве Ульяновской области либо о должностном лице Правительства Ульяновской области, помощнике, советнике;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) гриф согласования документа;

22) виза;

23) печать;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнителе;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27) отметка о поступлении документа;

28) ссылка на документ.

3.2.8.1.   Герб Ульяновской области.

Герб Ульяновской области размещается на бланках должностных лиц Правительства Ульяновской области, а также на бланке Правительства Ульяновской области в соответствии с Законом Ульяновской области от 26.12.2013 № 247-ЗО «О гербе Ульяновской области».

Изображение герба Ульяновской области помещается в середине верхнего поля бланка документа над реквизитами на расстоянии 10 мм
от верхнего края листа.

3.2.8.2.   Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.

Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закреплённому в Уставе Ульяновской области.

Если документ подготавливается Правительством Ульяновской области совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименования организаций одного уровня располагаются на одном уровне (приложение № 6 к Инструкции); наименования организаций разного уровня располагаются друг под другом (приложение № 6.1 к Инструкции).

3.2.8.3.   Наименование подразделения.

Наименования подразделений указываются во внутренних документах: справках (приложение № 26 к Инструкции), номенклатуре дел (приложение
№ 45 к Инструкции).

3.2.8.4.   Наименование должности.

Наименование должности должностного лица Правительства Ульяновской области, помощника, советника указывается в бланках писем соответствующих лиц.

Наименования должностей лиц, указанных в абзаце втором настоящего подпункта, должно соответствовать наименованиям, приведённым
в распорядительных документах о назначении указанных лиц на должность.

3.2.8.5.   Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области, должностном лице Правительства Ульяновской области, помощнике, советнике.

Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области, должностном лице Правительства Ульяновской области, помощнике, советнике содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные на бланке письма включают в себя почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, интернет-адрес.

Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 (далее – Правила оказания услуг почтовой связи), например:

Радищева ул., д. 1, г. Ульяновск, 432063

3.2.8.6.   Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается во всех, кроме писем, документах – указах, постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

3.2.8.7.   Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число (без кавычек) проставляется должностным лицом Правительства Ульяновской области, помощником, советником, руководителем подразделения непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой (при этом, если дата или порядковый номер месяца состоят из одной цифры (от 1 до 9), перед этой цифрой добавляется 0), год – четырьмя арабскими цифрами (без добавления слова «года» или буквенного обозначения «г.»). Например, дату 5 февраля 2018 года следует оформлять таким образом: 05.02.2018.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется цифрами (при этом, если дата содержит одну цифру (от 1 до 9), 0 перед цифрой не добавляется), месяц – словом, год – четырьмя цифрами с добавлением слова «года» или его сокращением до буквенного обозначения «г.», например:
5 февраля 2018 года (5 февраля 2018 г.).

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат (сроков), а реквизиты правовых актов при ссылках на них в документах указываются цифровым способом, например: 

«В срок до 6 марта 2018 года в соответствии с постановлением Правительства Ульяновской области от 03.08.2013 № 341-П…»

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже реквизита «Подпись».

3.2.8.8.   Регистрационный номер документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования вида документа, должности (или фамилии) должностного лица Правительства Ульяновской области, помощника, советника, руководителя подразделения, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Правительстве Ульяновской области, и документы, поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд Правительства Ульяновской области.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания составителей документа (приложения № 6 и 6.1 к Инструкции).

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

3.2.8.9.   Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется разработчиком документа при подготовке письма-ответа, располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату создания документа, на который даётся ответ. Указанные сведения переносятся разработчиком документа из поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, сокращает время обработки, повышает уровень оперативности доставки. Указание в тексте письма ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа
не допускается.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.

3.2.8.10.   Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (г. Ульяновск) указывается на бланках документов Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области и Правительства Ульяновской области, за исключением бланков писем.

3.2.8.11.   Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма
к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись «Для служебного пользования», которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации:

Для служебного пользования

Экз. № 2

3.2.8.12.   Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Реквизит «Адресат» печатается через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом, например:

Министерство финансов Российской Федерации

При направлении документа в организацию указывается полное наименование организации в именительном падеже, выравнивание по горизонтали осуществляется по левому краю.

При адресовании документа в структурное подразделение организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Наименование подразделения отделяется от наименования организации 1 строкой непечатаемых символов, например:

	Аппарат Правительства Российской Федерации
	Отдел по работе с обращениями граждан

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресован должностному лицу, то наименование должности и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся после фамилии, выравнивание по горизонтали осуществляется по центру (строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке), фамилия
от наименования должности отделяется 1 строкой непечатаемых символов, например:

	Генеральному директору ЗАО «Авиастар-СП»
	Фамилия И.О.

Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин и т.п.), то все три части (наименование должности, звание и фамилия) отделяются друг от друга 1 строкой непечатаемых символов, после наименования должности запятая не ставится, вторая часть начинается со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:

	Начальнику Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ульяновской области
	действительному государственному советнику юстиции Российской Федерации 2 класса
	Девятаеву Ф.П.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют лист рассылки документа, который прилагается к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщённо, например:

Главам местных администраций муниципальных образований Ульяновской области

В этом случае также составляется лист рассылки.

В письмах, направляемых нескольким адресатам, обращение отсутствует.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

наименование адресата (наименование организации – юридического лица, для гражданина – фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населённого пункта (города, посёлка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

	Агентство недвижимости «Шанс»
	Краснопролетарская ул., д. 8, г. Ульяновск, 432031

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия
и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, указанные части реквизита отделяются друг от друга 1 строкой непечатаемых символов, например:

	Фамилия И.О.
	Минаева ул., д. 15, кв. 6, г. Ульяновск, 432600

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, в ИОГВ, в органы местного самоуправления, а также любым должностным лицам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или по каналам факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

Селивановой Е.Н. 

en_2584@mail

3.2.8.13.   Гриф утверждения документа.

Далее см. приложения

Указ в формате .doc

 Указ в формате .pdf 

Официальное опубликование правовых актов

ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ

• Сегодня
• Неделя
• Месяц
• ПОИСК
• КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ

• Сегодня
• Неделя
• Месяц
• ПОИСК
• КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ

Указ Губернатора Ульяновской области от 13.08.2018 № 81
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области»

Номер опубликования: 7300201808160002

Дата опубликования:
16.08.2018

1
10
20
50
ВСЕ

1 2 3 4 … 191

Страница №1 из 191:

1 2 3 4 … 191

Отправить документ

Email

Введите символы

Подробнее

• Главная
• Постановления
• 2016
• Март
• 21
• Постановление от 21.03.2016 г № 109-П

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения Правительство Ульяновской области постановляет:
1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее — Инструкция).
2.Руководителям подразделений, образуемых в Правительстве Ульяновской области, обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3.Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области.
4.Признать утратившими силу:
постановление Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 N 203-П «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области»;
постановление Правительства Ульяновской области от 21.05.2013 N 185-П «О внесении изменений в постановление Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 N 203-П».
Губернатор — Председатель
Правительства
Ульяновской области
С.И.МОРОЗОВ

Приложения

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Перечень распоряжений по кадровым вопросам

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

2016-03-21

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

Приложение к Постановлению от 21 марта 2016 года № 109-П Инструкция

• Главная
• Постановления
• 2016
• Март
• 21
• Постановление от 21.03.2016 г № 109-П

22.03.2016

18.03.2016 №94/848-5

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии Ульяновской области

В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», статьей 6 Закона Ульяновской области от 14 ноября 2003 года «Об Избирательной комиссии Ульяновской области», постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 года № 321/1832-6 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации», Регламентом Избирательной комиссии Ульяновской области, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Ульяновской области от 18 января 2007 года № 72/599-3, Избирательная комиссия Ульяновской области постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Ульяновской области (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Избирательной комиссии Ульяновской области от 22 июля 2011 года № 51/349-4 «Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Ульяновской области».

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Избирательной
комиссии Ульяновской области

от 18 марта 2016 г. № 94/848-5

Инструкция

по делопроизводству в Избирательной комиссии

Ульяновской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ульяновской области (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Ульяновской области (далее – Избирательная комиссия).

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года № 740), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – ЦИК России), Избирательной комиссии, Регламента Избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия «ДЕЛО» подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (далее – ПИ ДЕЛО).

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими нормативными актами ЦИК России и Избирательной комиссии.

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата Избирательной комиссии (далее – гражданские служащие) и граждан, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.5. Ведение делопроизводства в Избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата Избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.

1.6. Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат Избирательной комиссии, либо на должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, ответственным за ведение делопроизводства.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в Избирательной комиссии (далее – ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.

1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией.

1.9. Делопроизводство в Избирательной комиссии осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации Избирательной комиссии (далее – КСА ИКСРФ) по распоряжению Председателя Избирательной комиссии.

1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в Избирательной комиссии.

1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

Отношения в области использования электронных подписей в деятельности Избирательной комиссии, вопросы взаимодействия с Удостоверяющим центром ЦИК России регулируются Федеральными законами от 10 января 2003 года № 20-ФЗ «О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы», от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», иными федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, а также нормативными актами ЦИК России и Избирательной комиссии.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа.

1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.14. Инструкция и изменения в нее принимаются постановлением Избирательной комиссии после согласования с Экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области.

1.15. В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ – документ, подготовленный в Избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ – документ, поступивший в Избирательную комиссию;

дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документирование – запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот – движение документов в Избирательной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ – документ, отправляемый из Избирательной комиссии;

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

письменное обращение – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;

письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (далее – РК) – регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа – элемент оформления документа;

система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный шаблон бланка документа – см. термин «бланк документа».

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в Избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным или передаются Председателю (заместителю Председателя, секретарю, членам) Избирательной комиссии во время личного приема.

Документы могут поступать в Избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, на адрес электронной почты Избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и по факсимильной связи.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно с 8 до 17 часов, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний, кампаний референдума определяется Председателем Избирательной комиссии, в случае отсутствия Председателя – заместителем Председателя либо секретарем Избирательной комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение № 1).

2.4. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

2.7. Конверты участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие почтовой связью, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за осуществление закупок под подпись.

Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за осуществление закупок, не вскрываются и учитываются в журнале в соответствии со статьей 51 Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

2.8. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени (при необходимости) регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

После регистрации документа на бумажном носителе он может быть отсканирован, а затем к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf (за исключением документов, поступивших из ЦИК России, подписанных электронной подписью).

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованные приложения, сканируется только сопроводительное письмо.

Перед сканированием документа на нем может распечатываться с использованием ПИ ДЕЛО регистрационный штамп и (или) штрих-код.

Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.

При поступлении в Избирательную комиссию письма из ЦИК России, подписанного электронной подписью, на лицевой стороне последнего листа документа может быть проставлен штамп визуализации электронной подписи.

2.9. При необходимости документы, поступившие средствами электронной почты ПИ ДЕЛО и подписанные электронной подписью, распечатываются ответственным за ведение делопроизводства.

2.10. Документы, адресованные Председателю Избирательной комиссии, поступившие на адрес электронной почты Избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, распечатываются на бумажном носителе гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, ответственным за прием документов по электронной почте, и передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации в установленном порядке.

Документы оперативного характера, адресованные членам Избирательной комиссии, работающим на постоянной (штатной) основе, гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, поступившие на адрес электронной почты Избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, не распечатываются. Гражданский служащий, ответственный за прием документов по электронной почте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, проверяет не менее трех раз в день наличие поступивших электронных документов и информирует по телефону членов Избирательной комиссии и гражданских служащих аппарата Избирательной комиссии о поступлении документа.

2.11. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии.

2.12. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям под подпись в распечатанной РК.

Подлинник документа остается у ответственного за ведение делопроизводства, а копия документа передается исполнителю.

Если в указании по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии указаны несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является член Избирательной комиссии, гражданский служащий аппарата Избирательной комиссии, обозначенный в указании по исполнению документа первым, остальные исполнители являются соисполнителями.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в сроки, установленные настоящей Инструкцией. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.13. Документы, адресованные членам Избирательной комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном настоящей Инструкцией порядке.

2.14. Исполненные документы списываются в дело исполнителем, Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в Избирательной комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

3.2. Документы оформляются на продольных (протокол заседания, постановление, распоряжение) бланках и угловых бланках (письмо) установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение № 3).

В Избирательной комиссии используются следующие виды бланков:

бланк протокола заседания Избирательной комиссии;

бланк постановления Избирательной комиссии;

бланк распоряжения Избирательной комиссии;

бланк письма Избирательной комиссии.

3.3. При подготовке документов с применением систем электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков документов.

3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов в структурных подразделениях аппарата Избирательной комиссии (приложение № 4).

3.5. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в Избирательной комиссии, являются:

3.5.1. Герб Ульяновской области.

В соответствии с Законом Ульяновской области от 26 декабря 2013 года № 247-ЗО «О гербе Ульяновской области» на бланках документов Избирательной комиссии помещается герб Ульяновской области.

Изображение герба помещается на верхнем поле бланка и центруется относительно наименования Избирательной комиссии, например:

Герб Ульяновской области

Избирательная комиссия Ульяновской области

Герб Ульяновской области

Избирательная комиссия

Ульяновской области

3.5.2. Наименование Избирательной комиссии.

Избирательная комиссия Ульяновской области.

3.5.3. Справочные данные об Избирательной комиссии.

Справочные данные об Избирательной комиссии указываются в бланках писем:

ул. Радищева, д. 1, г. Ульяновск, Ульяновская область, 432970, телефон (8422) 44-25-89, факс (8422) 44-25-85, е-mail: iksrf73@mail.ru.

На бланках могут также указываться:

ОКПО (код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций);

ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица, проставленный в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

ИНН/КП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);

ОКУД (код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации).

3.5.4. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документа.

В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается.

3.5.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2015

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

07 января 2015 г.

3.5.6. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов – это порядковый номер, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.5.7. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.8. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об Избирательной комиссии».

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

3.5.9. Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования» и проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.

3.5.10. Адресат.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Правительство
Ульяновской области

Заведующему отделом

Н.П. Иванову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела

П.П. Смирнову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия

Российской Федерации

Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти Ульяновской области, территориальным избирательным комиссиям Ульяновской области, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П.И.

ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,

115156

3.5.11. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы
и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Избирательной

комиссии Ульяновской области

личная подпись         инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Избирательной

комиссии Ульяновской области

от 25 января 2011 г. № 13/144-4

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.5.12. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или  оформлены на отдельном листе формата А6 (105×147) установленной формы (приложение № 5), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:

Иванову И.В.

Сорокину С.В.

Прошу подготовить проект письма

к 22.03.2015

Личная подпись                       

Дата

3.5.13. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

«о чем (о ком)?», например: распоряжение «О создании Экспертной комиссии»;

«чего (кого)?», например: Должностной регламент ведущего специалиста И.В. Иванова;

Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.

Письма, состоящие из одного абзаца, содержащего не более 5 строк, не озаглавливаются.

3.5.14. Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа «Контроль» (или иным способом) на верхнем поле документа справа, либо на бланке указания по исполнению документа.

3.5.15. Текст документа.

Тексты документов, создаваемых в Избирательной комиссии, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка Избирательной комиссии с ЦИК России, избирательными комиссиями, органами государственной власти Ульяновской области, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти Ульяновской области, ЦИК России, Избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию…», «Направляем заключение на проект…» и др.);

от 3-го лица единственного числа («Избирательная комиссия не считает возможным…», «Избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность…»);

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

3.5.16. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

«Разработать и представить проект плана по форме, указанной
в приложении № 1».

Если в документе, к которому относится приложение, оно
не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

Приложение
к постановлению Избирательной
комиссии Ульяновской области
от 11 января 2015 г. № 101/577-5

Приложение
к распоряжению Председателя

Избирательной комиссии
Ульяновской области
от 15 марта 2015 г. № 27-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, Приложение № 1, Приложение № 2 и так далее.

3.5.17. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке Избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель                  личная подпись           инициалы, фамилия

Главный бухгалтер         личная подпись           инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии              личная подпись          инициалы, фамилия

Члены комиссии                          личная подпись          инициалы, фамилия

                                                     личная подпись          инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.16 Инструкции.

3.5.18. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Секретарь Избирательной комиссии
Ульяновской области

личная подпись   инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания аттестационной
комиссии Избирательной комиссии Ульяновской области

от 15 февраля 2015 г. № 2

или:

СОГЛАСОВАНО

письмо Росархива

от 25 марта 2015 г. № 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа.

3.5.19. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Секретарь Избирательной комиссии Ульяновской области

личная подпись                инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник управления правового, кадрового

и документационного обеспечения аппарата

Избирательной комиссии Ульяновской области

личная подпись               инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в Избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого подлежит отправке из Избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Порядок и сроки визирования проектов постановлений Избирательной комиссии и распоряжений Председателя Избирательной комиссии установлен в соответствующих разделах Инструкции.

Согласование проекта документа может осуществляться в ПИ ДЕЛО.

3.5.20. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.5.21. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно (Копия верна)

Секретарь

Избирательной комиссии

Ульяновской области              личная подпись        инициалы, фамилия

Дата

Допускается заверять документы отметкой «Верно» или «Копия верна» проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью с надписью «Избирательная комиссия Ульяновской области».

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии «Всего в копии __ листов». Допускается заверять отметкой «Верно» или «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

3.5.22. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Если документ направляется в ЦИК России, иные избирательные комиссии, также указывается номер АТСВ. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

О.В. Кутинова
(8422) 44-25-89

3.5.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя (Председателя, заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии.

3.5.24. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

25_01_2015

4. Организация работы с отправляемыми (исходящими)
документами

4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из Избирательной комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа – проверка подлинности электронной подписи), виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

4.2. Отправка документов из Избирательной комиссии осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, почтовой, телеграфной связью, по каналам связи ГАС «Выборы» на электронный почтовый ящик dipost, средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, каналам факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по факсимильной связи или информационно-телекоммуникационной сети Интернет принимает исполнитель по согласованию с Председателем (заместителем Председателя, секретарем Избирательной комиссии, руководителем структурного подразделения аппарата Избирательной комиссии), отвечающим за исполнение документа.

4.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются за подписью Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии на бланке установленной формы (приложение № 3).

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером аппарата Избирательной комиссии.

Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, ответственный за ведение делопроизводства приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

При регистрации исходящего документа в РК необходимо сделать связку с входящим документом (если таковой имеется).

После регистрации документа к РК в ПИ ДЕЛО прикрепляется файл формата .doc (exl) (при необходимости – .pdf). Документы и приложения в формате MS Word^® и MS Excel^® заверяются электронной подписью лица, подписавшего данные документы.

4.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

Отправка исходящих документов в ЦИК России, территориальные избирательные комиссии Ульяновской области, гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, исполняющим функциональные обязанности системных администраторов комплексов средств автоматизации территориальных избирательных комиссий на электронный почтовый ящик Dipost осуществляется гражданским служащим управления информационных технологий и ресурсов Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» аппарата Избирательной комиссии, ответственным за отправление электронных документов.

Отправка исходящих документов по электронной почте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет осуществляется исполнителем документа либо гражданским служащим, ответственным за отправление документов по электронной почте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, на электронный почтовый ящик dipost или по электронной почте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет исполнитель представляет отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции, и его электронную версию.

Отправив документ, гражданский служащий, ответственный за отправление документов по электронной почте, проставляет дату, время отправления (при необходимости) документа в нижней части оборотной стороны последнего листа документа, и передает его ответственному за ведение делопроизводства для направления в дело.

Документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппарата Избирательной комиссии, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью.

Иные документы могут быть отправлены в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии.

4.9. По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.

4.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

4.11. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение № 6), который подписывается Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

4.12. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно до 17 часов, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний, кампаний референдума определяется Председателем Избирательной комиссии, в случае отсутствия Председателя – заместителем председателя, секретарем Избирательной комиссии.

4.13. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

4.14. Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.15. Документы, направляемые гражданину по указанному им почтовому адресу (адресу электронной почты), отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами либо посредством электронной почты.

При отправлении корреспонденции через почтовое отделение связи ответственный за ведение делопроизводства составляет реестр почтовых отправлений.

4.16. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.17. Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы являются официальными документами. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе ПИ ДЕЛО.

5.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

5.3. В Избирательной комиссии могут создаваться и использоваться:

1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ПИ ДЕЛО.

5.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностного лица Избирательной комиссии, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

5.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ПИ ДЕЛО во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Идентификация должностного лица производится по его учетной записи в ПИ ДЕЛО.

5.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении  аналогичных документов на бумажном носителе.

5.7. Состав электронных документов, обращающихся в системе ПИ ДЕЛО, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, разрабатываемом на основе рекомендаций Федерального архивного агентства (далее – Росархив).

5.8. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается постановлением ЦИК России по согласованию с Росархивом.

5.10. Прием и отправка электронных документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства.

5.11. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, ответственный за ведение делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

5.12. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение № 7).

5.13. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии, направлении электронных документов исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.14. Документы, создаваемые в Избирательной комиссии и (или) поступившие в Избирательную комиссию на бумажном носителе, могут включаться в ПИ ДЕЛО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ПИ ДЕЛО возможно после его сравнения с подлинником документа.

5.15. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе ПИ ДЕЛО.

Электронные документы, имеющие приложения, регистрируются и учитываются как один документ.

5.16. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание», например:

Постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации. Копии. Электронные документы.

5.17. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.18. Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и долговременного хранения определяются с учетом используемых в Избирательной комиссии программно-технических средств, нормативных и методических документов Росархива, ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области».

5.19. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

5.20. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), проведения экспертизы их ценности и согласования с Экспертной комиссией по определению научной, практической и исторической ценности документов Избирательной Ульяновской области (далее – ЭК), они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы (приложение № 21).

5.21. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

6. Особенности работы с обращениями граждан.
Организация личного приема

6.1. Особенности работы с обращениями граждан

6.1.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

6.1.2. Письменные обращения граждан (далее – обращения), поступившие в Избирательную комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Избирательную комиссию.

Обращения, содержащие в адресной части пометку «Лично», рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка «Повторно» и приобщаются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО.

6.1.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения, первой буквы фамилии обратившегося (автора), проставляемых через дефис, например, (15-И), даты регистрации и времени (при необходимости) ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка «Коллективное» и к порядковому номеру через дефис добавляется слово «Колл», например: (25-Колл).

Нумерация обращений осуществляется в пределах календарного года.

6.1.5. После регистрации обращения на бумажном носителе оно сканируется, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложений к нему в формате .pdf. Затем обращения докладываются Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии.

6.1.6. Обращения с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

6.1.7. Обращения, адресованные членам Избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем – исполнителю под подпись в распечатанной РК.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.1.8. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции Избирательной комиссии, докладывается Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости – и в Избирательную комиссию.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.1.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

6.1.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.1.9 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

6.1.11. Обращения, поступившие в Избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 11.5 и 11.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения  обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.1.12. В случае поступления в Избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

6.1.13. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело Председателем (заместителем Председателя, секретарем) Избирательной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Если в обращении указан адрес электронной почты, то ответ заявителю может быть направлен по электронной почте, в виде электронного образа документа в формате .pdf.

6.1.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

6.1.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.1.16. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

6.1.17. Обращения, поступившие на адрес электронной почты Избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, регистрируются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

Форма представления информации определяется автором запроса. В случае если представление информации в запрашиваемой форме невозможно, она представляется в той форме, которая имеется в Избирательной комиссии.

В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Избирательная комиссия в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация со ссылкой (адрес страницы) на информацию, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6.2. Организация личного приема.

6.2.1. Личный прием ведется Председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) Избирательной комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному Председателем Избирательной комиссии.

По поручению Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии к организации личного приема могут привлекаться гражданские служащие аппарата Избирательной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам.

6.2.2. Запись на прием может осуществляться по телефону и по письменному заявлению, поданному в установленном порядке.

По наиболее сложным вопросам, подлежащим рассмотрению в ходе личного приема, могут предварительно приниматься пояснения, как в письменном, так и в электронном виде.

Информация о порядке приема размещается на сайте Избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6.2.3. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема граждан может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем заявитель уведомляется до начала приема.

6.2.4. В ходе приема оформляется карточка личного приема граждан (приложение № 8), которая подлежит регистрации в порядке, установленном п.6.1.2 и п.6.1.3 Инструкции, и ведется журнал учета личного приема граждан (приложение № 9), в который вносятся дата приема, номер карточки личного приема, данные о заявителе, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, ведущего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета (карточке личного приема).

По просьбе заявителя, изложенной в ходе личного приема, ответ на обращение ему может быть направлен (по указанному заявителем адресу) в письменной форме с соблюдением сроков, установленных Инструкцией. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.

По просьбе заявителя, пришедшего на личный прием, ему выдается копия карточки личного приема.

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Избирательной комиссии, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны или правоохранительных органов. Информация о поведении заявителя отражается в журнале учета.

6.2.5. Переданные на приеме заявителями обращения регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в установленном порядке.

7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума), обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации

7.1. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

7.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

7.1.2. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем (заместителем председателя, секретарем) Избирательной комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

7.1.3. Пометка «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости – и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

7.1.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».

7.1.5. Документы с пометкой «ДСП» регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись «ДСП».

7.1.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой «ДСП», а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится исполнителем документа с письменного разрешения Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

7.1.7. Документы с пометкой «ДСП» передаются членам Избирательной комиссии и гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии под подпись.

7.1.8. Документы с пометкой «ДСП» направляются в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи, службой специальной связи либо нарочным. Запрещается передавать документы с пометкой «ДСП» по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой «ДСП» рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем Избирательной комиссии.

7.1.9. Исполненные документы с пометкой «ДСП» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «ДСП».

7.1.10. Документы с пометкой «ДСП» хранятся в закрывающихся шкафах.

7.1.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение № 21). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.1.12. Решение о снятии пометки «ДСП» с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки «ДСП» с присланного в Избирательную комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки «ДСП» с документа производится ответственным за ведение делопроизводства на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки «ДСП» на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки «ДСП» уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

7.1.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой «ДСП» либо разглашения содержащейся в них информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

7.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

7.2.1. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в Избирательную комиссию от глав администраций муниципальных районов, городских округов (далее – глава местной администрации), органов регистрационного учета граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации (далее – органы регистрационного учета), направляемые Избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее – КСА ТИК), КСА ИКСРФ и КСА ЦИК России в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

7.2.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, осуществляется с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года № 134/973-II, Регламента использования подсистемы «Регистр избирателей, участников референдума» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года № 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года № 19/137-4.

7.2.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума обрабатываются в режиме конфиденциальности.

7.2.4. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета и направляемых им, осуществляют гражданские служащие аппарата Избирательной комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.

7.2.5. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением Избирательной комиссии.

7.2.6. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета документ на бумажном либо машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы (правой верхней части) документа пометку «ДСП».

На документах, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, на машиночитаемых носителях информации пометка «ДСП» ставится в правой верхней части машиночитаемого носителя информации.

Пометка «ДСП» проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

7.2.7. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ИКСРФ и КСА ТИК в отдельном журнале по установленной форме (приложение № 10). При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП».

7.2.8. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориального фрагмента Регистра избирателей, участников референдума, а при необходимости и другие сведения об избирателях, участниках референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК в журнале регистрации исходящей корреспонденции, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения регионального фрагмента Регистра избирателей, участников референдума, – ответственным за ведение делопроизводства в Избирательной комиссии. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка «ДСП».

Машиночитаемые носители, содержащие изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним, доставляются в Избирательную комиссию посредством защищенных сертифицированными средствами криптографической защиты телекоммуникационных каналов ГАС «Выборы» либо нарочным.

7.2.9. Машиночитаемый носитель, содержащий территориальный фрагмент Регистра избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля, передается главе местной администрации и принимается от него системным администратором КСА ТИК по акту (приложение № 11).

7.2.10. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются гражданским служащим Избирательной комиссии под подпись.

Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного гражданского служащего другому осуществляется с разрешения Председателя Избирательной комиссии или лица, его замещающего.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения Председателя Избирательной комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

7.2.11. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения и рассмотрения на ЭК Избирательной комиссии указанные документы, в том числе машиночитаемый носитель, содержащий территориальный фрагмент Регистра избирателей, участников референдума, по состоянию на 1 января и 1 июля уничтожаются по акту (приложение № 21).

Акты об уничтожении составляются в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА ТИК, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии.

7.2.12. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность Председатель Избирательной комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются Председателю Избирательной комиссии или лицу, его замещающему.

8. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,
рассматриваемых на заседаниях Избирательной комиссии

8.1. Формирование проекта повестки дня заседания Избирательной комиссии

8.1.1.  Проект повестки дня заседания Избирательной комиссии формируется секретарем Избирательной комиссии, как правило, не позднее чем за один календарный день до предполагаемой даты проведения заседания, на основании планов работы и постановлений Избирательной комиссии, поручений Председателя Избирательной комиссии, поступивших документов и, после согласования с Председателем, подписывается секретарем Избирательной комиссии.

8.1.2. Члены Избирательной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями Избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания Избирательной комиссии при письменном обращении члена Избирательной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя Председателя Избирательной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления и материалов к нему секретарю Избирательной комиссии.

8.1.3. Согласованный с Председателем Избирательной комиссии и подписанный секретарем Избирательной комиссии проект повестки дня заседания Избирательной комиссии тиражируется ответственным за ведение делопроизводства для рассылки членам Избирательной комиссии.

8.1.4. Членам Избирательной комиссии с правом решающего голоса и членам Избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий, иным приглашенным на заседание Избирательной комиссии лицам, проект повестки дня заседания Избирательной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные адреса в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

8.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Избирательной комиссии.

8.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Избирательной комиссии, готовятся членами Избирательной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, гражданских служащих аппарата Избирательной комиссии и других специалистов.

8.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления Избирательной комиссии с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащий согласованию на заседании Избирательной комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

8.2.3. Проекты документов, представляемые для рассмотрения на заседании Избирательной комиссии, визируются исполнителем, гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, обеспечивающим правовое сопровождение деятельности Избирательной комиссии, начальником структурного подразделения аппарата Избирательной комиссии, ответственным за подготовку документа, заместителем Председателя, секретарем Избирательной комиссии и членом Избирательной комиссии, ответственным за его подготовку и доработку.

Проекты документов, содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером аппарата Избирательной комиссии.

Визы проставляются в конце текста проекта постановления либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа, по установленной форме (приложение № 12).

8.2.4. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления Избирательной комиссии, так и в приложениях к нему.

8.2.5. После ознакомления, а в необходимых случаях – внесения замечаний и предложений, секретарь Избирательной комиссии принимает решение о внесении представленных проектов документов на заседание Избирательной комиссии и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства для тиражирования.

При необходимости проекты документов могут быть возвращены секретарем Избирательной комиссии исполнителю для доработки.

8.2.6. Ответственный за ведение делопроизводства комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Избирательной комиссии и передает их членам Избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, представителям политических партий, лицам, приглашенным на заседание, как правило, не позднее чем за 4 часа до начала заседания Избирательной комиссии.

Если член Избирательной комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за ведение делопроизводства.

Членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими адреса электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и (или) перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

8.2.7. Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием ПИ ДЕЛО.

8.2.8. Перед началом заседания секретарь Избирательной комиссии, либо ответственный за ведение делопроизводства регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется Председателю и секретарю Избирательной комиссии.

8.2.9. На заседании Избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись), о чем Председатель (председательствующий на заседании) предупреждает присутствующих перед началом заседания Избирательной комиссии. Указанные записи используются секретарем Избирательной комиссии при оформлении протокола заседания и после его подписания уничтожаются.

8.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Избирательной комиссии.

8.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Избирательной комиссии, должны быть, при необходимости, доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

8.3.2. Срок доработки документов не должен превышать одних суток после дня заседания Избирательной комиссии, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Ульяновской области или не оговорен на заседании.

8.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания Избирательной комиссии изменения.

В случае принятия Избирательной комиссией решения о необходимости контроля за исполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

8.3.4. Документ, подлежащий подписанию, визируется исполнителем, гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, обеспечивающим правовое сопровождение деятельности Избирательной комиссии, начальником структурного подразделения аппарата Избирательной комиссии, ответственным за подготовку документа, заместителем Председателя, секретарем Избирательной комиссии и членом Избирательной комиссии, ответственным за его подготовку и доработку.

Документы, содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером аппарата Избирательной комиссии.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании Избирательной комиссии изменений, он визируется членами Избирательной комиссии, внесшими в ходе заседания соответствующие предложения.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа постановления, по установленной форме (приложение № 12).

8.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению Избирательной комиссии документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне последнего листа постановления.

8.3.6. Если вопросы, содержащиеся в постановлении Избирательной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе постановления Избирательной комиссии.

8.3.7. Постановление оформляется на бланке установленной формы (приложение № 3).

К оформленному для подписания постановлению Избирательной комиссии исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление Избирательной комиссии (приложение № 13).

В список включаются должностные лица (организации), которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается секретарем Избирательной комиссии.

8.3.8. Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании Избирательной комиссии, может проводиться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО.

8.3.9. Оформленный комплект документов (постановление Избирательной комиссии, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает секретарю Избирательной комиссии для проверки правильности оформления документов.

Секретарь Избирательной комиссии подписывает принятые на заседании комиссии постановления Избирательной комиссии и представляет их на подпись Председателю Избирательной комиссии.

Срок подписания постановлений не должен составлять более одних суток после их принятия.

8.3.10. Постановления подписываются Председателем и секретарем Избирательной комиссии.

Если на заседании Избирательной комиссии председательствовал заместитель Председателя Избирательной комиссии, секретарь Избирательной комиссии или один из членов Избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Избирательной комиссии осуществлял один из членов Избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

«Заместитель Председателя Избирательной комиссии» – в случае временного отсутствия Председателя Избирательной комиссии;

«Исполняющий обязанности Председателя Избирательной комиссии» – в случае временного отсутствия заместителя Председателя Избирательной комиссии при наличии решения Избирательной комиссии о возложении на секретаря Избирательной комиссии либо одного из членов Избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий Председателя Избирательной комиссии;

«Исполняющий обязанности секретаря Избирательной комиссии» – при наличии решения Избирательной комиссии о возложении на одного из членов Избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Избирательной комиссии.

В случаях, предусмотренных федеральным законом, законом Ульяновской области, документ подписывается всеми членами Избирательной комиссии с правом решающего голоса.

8.3.11. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер и дата документа.

8.3.12. Постановления Избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Избирательной комиссии.

Номер постановления Избирательной комиссии состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Избирательной комиссии (например: 1/8-5).

8.3.13. Указанные выше реквизиты постановления Избирательной комиссии вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word^® (для таблиц допускаются форматы MS Excel^®) и, при необходимости, электронный образ документа в формате .pdf, а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии (при наличии их РК в ПИ ДЕЛО).

8.3.14. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Избирательной комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, с надписью «Избирательная комиссия Ульяновской области», удостоверяющая подписи Председателя Избирательной комиссии и секретаря Избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).

Рассылка документов осуществляется в трехдневный срок после их подписания.

8.3.15. Копия постановления Избирательной комиссии направляется заявителю в случае, если его обращение в Избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии.

8.3.16. При необходимости оформляются выписки из постановлений Избирательной комиссии. Выписки из постановлений оформляются на бланках постановлений Избирательной комиссии установленной формы.

8.3.17. Выписка из постановления Избирательной комиссии должна содержать все реквизиты постановления до постановляющей части и часть требуемого текста постановляющей части постановления.

8.3.18. Для свидетельствования верности копии выписки из постановления подлиннику документа используется реквизит «Отметка о заверении копии». Подписи Председателя и секретаря Избирательной комиссии не воспроизводятся. Выписка из постановления заверяется секретарем Избирательной комиссии либо гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, ответственным за организацию кадровой работы в Избирательной комиссии.

8.4. Оформление протокола заседания Избирательной комиссии

8.4.1. Протокол заседания Избирательной комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение № 3) в семидневный срок со дня проведения соответствующего заседания Избирательной комиссии.

8.4.2. Протокол заседания Избирательной комиссии оформляется в полной форме.

8.4.3. Текст протокола заседания Избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

8.4.4. В вводной части протокола заседания Избирательной комиссии указываются фамилия и инициалы Председателя Избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя Председателя Избирательной комиссии, секретаря Избирательной комиссии и членов Избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, гражданских служащих аппарата Избирательной комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания Избирательной комиссии.

8.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола заседания Избирательной комиссии. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании Избирательной комиссии, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания Избирательной комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

8.4.6. Основная часть протокола заседания Избирательной комиссии содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:»), которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части «СЛУШАЛИ:» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу заседания Избирательной комиссии, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ:» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу заседания Избирательной комиссии, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола заседания Избирательной комиссии или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.

8.4.7. Протокол заседания Избирательной комиссии подписывается Председателем Избирательной комиссии (председательствовавшим на заседании) и секретарем Избирательной комиссии (или членом Избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря Избирательной комиссии).

8.4.8. После подписания протоколы заседаний Избирательной комиссии регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО, электронный образ документа присоединяется к РК.

Протоколы заседаний Избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Избирательной комиссии.

8.4.9. Зафиксированные в протоколе заседания Избирательной комиссии решения (при необходимости) рассылаются в виде выписок из протокола заседания Избирательной комиссии.

При составлении выписки из протокола заседания Избирательной комиссии воспроизводятся все реквизиты бланка протокола заседания Избирательной комиссии, вводная часть протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое по нему решение. В этом случае название документа оформляется как «Выписка из протокола».

Подписями Председателя и секретаря Избирательной комиссии выписка из протокола заседания Избирательной комиссии не удостоверяется. Для свидетельствования верности выписки из протокола подлиннику документа используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем Избирательной комиссии.

8.4.10. Протоколы заседаний Избирательной комиссии, приобщенные к ним постановления Избирательной комиссии вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов Избирательной комиссии хранятся у секретаря Избирательной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

9. Оформление распоряжений Председателя Избирательной комиссии

9.1. Оформление распоряжений Председателя Избирательной комиссии по основной деятельности.

9.1.1. Распоряжение Председателя Избирательной комиссии по основной деятельности (далее – распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение № 3).

9.1.2. Проекты распоряжений Председателя Избирательной комиссии готовятся государственными служащими аппарата Избирательной комиссии по поручению Председателя (заместителя Председателя, секретаря, членов) Избирательной комиссии либо по инициативе руководителя структурного подразделения аппарата Избирательной комиссии.

9.1.3. Распоряжение имеет следующие реквизиты: герб Ульяновской области; наименование государственного органа субъекта Российской Федерации («Избирательная комиссия Ульяновской области»); вид документа (распоряжение); дата, регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись должностного лица, издавшего распоряжение.

9.1.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру документа.

9.1.5. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей, и может иметь заголовок.

Текст распоряжения отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

9.1.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый  документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу..».

9.1.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

9.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

9.1.9. Распоряжение визируется непосредственным исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Избирательной комиссии, гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, обеспечивающим правовое сопровождение деятельности Избирательной комиссии, заместителем Председателя, секретарем Избирательной комиссии, членом Избирательной комиссии с правом решающего голоса, замещающим должность на постоянной (штатной) основе.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Избирательной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то распоряжение в обязательном порядке визируется главным бухгалтером аппарата Избирательной комиссии.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа распоряжения по установленной форме (приложение № 12).

К распоряжению прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления Избирательной комиссии (приложение № 13), подписанный исполнителем и утвержденный секретарем Избирательной комиссии.

9.1.10. Распоряжения подписывает Председатель Избирательной комиссии. В случае временного отсутствия Председателя Избирательной комиссии распоряжения подписываются заместителем Председателя Избирательной комиссии в соответствии с Регламентом Избирательной комиссии.

9.1.11. Распоряжения регистрируются гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, отвечающим за организацию кадровой работы в Избирательной комиссии, с использованием ПИ ДЕЛО и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения.

К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word^® (для таблиц допускаются файлы формата MS Excel^®), электронный образ распоряжения в формате .pdf (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.

9.1.12. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется буквенный индекс «р».

9.1.13. Распоряжения вместе с приобщенными к ним документами, послужившими основанием для их издания, формируются в дела согласно номенклатуре дел Избирательной комиссии, хранятся у гражданского служащего аппарата Избирательной комиссии, отвечающего за организацию кадровой работы в Избирательной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

Копии распоряжений по основной деятельности заверяются печатью с надписью «Избирательная комиссия Ульяновской области», удостоверяющей подпись Председателя (заместителя Председателя) Избирательной комиссии (без воспроизведения подписи) и рассылаются согласно списку рассылки.

9.2. Оформление распоряжений Председателя Избирательной комиссии по кадровым вопросам

9.2.1. Распоряжения Председателя Избирательной комиссии по кадровым вопросам (далее – распоряжения) издаются по конкретным вопросам, связанным с деятельностью членов Избирательной комиссии, приемом на гражданскую службу в аппарат Избирательной комиссии, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в аппарате Избирательной комиссии.

9.2.2. Распоряжения Председателя Избирательной комиссии по кадровым вопросам оформляются аналогично распоряжениям Председателя Избирательной комиссии по основной деятельности.

9.2.3.  Распоряжениями оформляются начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов Избирательной комиссии, работающих в Избирательной комиссии на постоянной (штатной) основе, прием на гражданскую службу, заключение служебного контракта, исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, присвоение классных чинов гражданской службы, установление новых условий оплаты труда, перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, изменение фамилии, имени, отчества, установление неполного рабочего дня, выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, выплаты единовременного поощрения в связи с юбилеем, премирование, предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком, наложение взыскания, командирование, прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы.

Распоряжение является основанием для начисления денежного вознаграждения или содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний.

9.2.4. Проекты распоряжений готовятся гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, отвечающим за организацию кадровой работы в Избирательной комиссии, на основании поручений Председателя Избирательной комиссии, личных заявлений членов Избирательной комиссии и гражданских служащих, представлений руководителей структурных подразделений аппарата Избирательной комиссии, служебных записок, иных документов.

9.2.5. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения аппарата Избирательной комиссии, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление).

9.2.6. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения Избирательной комиссии, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое). В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка).

9.2.7. Распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс «лс»;

распоряжениям о командировании присваивается индекс «к»;

распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, учебных, других отпусках присваивается индекс «о».

9.2.8. Копии распоряжений по кадровым вопросам в обязательном порядке передаются главному бухгалтеру аппарата Избирательной комиссии.

9.2.9. Копии распоряжений по кадровым вопросам заверяются печатью с надписью «Избирательная комиссия Ульяновской области», удостоверяющей подпись Председателя (заместителя Председателя) Избирательной комиссии (без воспроизведения подписи) и рассылаются согласно списку рассылки.

9.2.10. Распоряжения по кадровым вопросам формируются в дела согласно номенклатуре дел Избирательной комиссии в соответствии со сроками хранения.

9.3. Оформление выписок из распоряжений Председателя Избирательной комиссии.

9.3.1. Выписки из распоряжений Председателя Избирательной комиссии оформляются на бланках распоряжений установленной формы.

9.3.2. Выписка из распоряжения Председателя Избирательной комиссии должна содержать все реквизиты распоряжения до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части распоряжения.

9.3.3. Выписки из распоряжений Председателя Избирательной комиссии по основной деятельности и по кадровым вопросам готовятся гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, отвечающим за организацию кадровой работы в Избирательной комиссии.

9.3.4. Для свидетельствования верности выписки из распоряжения подлиннику документа используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, отвечающим за организацию кадровой работы в Избирательной комиссии. Подпись Председателя (заместителя Председателя) Избирательной комиссии не воспроизводится.

10. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп,
комиссий, консультативных органов Избирательной комиссии

10.1. Протоколы заседаний (далее – протокол) рабочих, экспертных групп, консультативных органов Избирательной комиссии (далее – рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение № 14).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протокол оформляется в полной форме.

10.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указывается фамилия и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы).

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу и является его неотъемлемой частью.

10.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируется с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

10.4. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части «СЛУШАЛИ:» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ:» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части «РЕШИЛИ:» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1 – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2 – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

10.5. Протокол рабочей группы подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем Рабочей группы, либо председательствующим (руководителем рабочей группы) и всеми членами рабочей группы в установленном порядке.

Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

10.6. Протоколы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

10.7. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите «Председательствующий» указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите «Подпись» наименования должностей располагаются на одном уровне.

10.8. Зафиксированные в протоколе решения рабочей группы (при необходимости) рассылаются в виде выписок из протокола рабочей группы, оформленных аналогично выписке из протокола заседания Избирательной комиссии.

10.9. Выписка из протокола заверяется председательствующим (руководителем рабочей группы) либо секретарем рабочей группы.

10.10. Протоколы рабочей группы включаются в номенклатуру дел Избирательной комиссии.

После подписания протоколы заседаний рабочих групп регистрируются как внутренние документы с использованием ПИ ДЕЛО.

10.11. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 Инструкции.

10.12. В случае рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии подлинные экземпляры протоколов рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

11.  Контроль исполнения документов и поручений

11.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;

поручения, содержащиеся в постановлениях Избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях Председателя Избирательной комиссии;

письменные поручения Председателя, заместителя Председателя, секретаря Избирательной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение № 15), в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, комиссий, консультативных органов, образованных Избирательной комиссией;

планы мероприятий.

11.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 11.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Избирательной комиссии.

11.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Избирательной комиссии, осуществляют члены Избирательной комиссии, гражданские служащие аппарата Избирательной комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

11.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях Избирательной комиссии, распоряжениях Председателя Избирательной комиссии, письменных поручений Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии определяются этими документами.

11.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками «Незамедлительно», «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой «Оперативно» – в десятидневный срок.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения либо регистрации документа.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

11.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении № 15.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

11.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

11.8. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями Избирательной комиссии, распоряжениями Председателя Избирательной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

11.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

11.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО» отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

11.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки «Согласен», «Рассмотрел», «Принято»);

постановление Избирательной комиссии, распоряжение Председателя Избирательной комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

11.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения Избирательной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости Избирательная комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Избирательной комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица Избирательной комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

11.13. Ответственный за ведение делопроизводства еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов с использованием ПИ ДЕЛО и представляет ее Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии.

12. Работа с внутренними документами

12.1. В Избирательной комиссии работа с внутренними документами ведется по РК.

Ответственный за ведение делопроизводства фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и, при наличии таких документов, вносит в РК сведения о них; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

12.2. Подготовленные в Избирательной комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные Председателю (заместителю Председателя, секретарю) Избирательной комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии с использованием ПИ ДЕЛО, при этом, если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то вводятся данные в раздел «Связки» РК.

12.3. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документа в РК.

12.4. Проекты документов могут готовиться и согласовываться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО.

13. Изготовление и использование печатей и штампов

13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам в Избирательной комиссии  используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовые печати) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок в Избирательной комиссии применяются соответствующие штампы.

13.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Председателя, (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии изготавливаются по их поручению.

13.3. Оттиск гербовой печати проставляется на почетных грамотах и благодарностях Избирательной комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.

13.4. На рассылаемых копиях постановлений Избирательной комиссии, распоряжений Председателя Избирательной комиссии, пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей, на внос и вынос товарно-материальных ценностей, на накладных проставляется печать с надписью «Избирательная комиссия Ульяновской области».

13.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

13.6. Печати и штампы подлежат учету в отдельном журнале учета печатей и штампов (приложение № 16) ответственным за ведение делопроизводства.

Печати и штампы выдаются членам Избирательной комиссии и гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка «ДСП», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

13.7. Печати и штампы должны храниться в закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

13.8. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет гражданский служащий аппарата Избирательной комиссии, назначенный Председателем Избирательной комиссии.

13.9. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на членов Избирательной комиссии и гражданских служащих аппарата Избирательной комиссии, в пользовании которых находятся печати и штампы, распоряжением Председателя Избирательной комиссии.

13.10. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Председатель (заместитель Председателя, секретарь) Избирательной комиссии.

13.11. Гражданский служащий аппарата Избирательной комиссии, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.

Уничтожение производится после утверждения акта Председателем Избирательной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

13.12. Гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, осуществляющим контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, ежегодно производится сверка печатей и штампов, о чем проставляется отметка в журнале учета печатей и штампов.

14. Формирование дел и передача их в архив

14.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Избирательной комиссии, Положением об аппарате Избирательной комиссии, штатным расписанием Избирательной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерством культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее – Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Избирательной комиссией, номенклатурами дел Избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел Избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства при помощи ПИ ДЕЛО в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем Избирательной комиссии, рассматривается на заседании Экспертной комиссии Избирательной комиссии по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее – ЭК), утверждается Председателем Избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение № 17).

Номенклатура дел Избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (далее – ЭПК).

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию Председателя Избирательной комиссии по согласованию с ЭПК. По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПК.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

14.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются ответственному за ведение делопроизводства не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний Избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы – по хронологическому.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой «ДСП», то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой «ДСП».

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

14.3. Текущее хранение дел.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства.

Протоколы заседаний, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии, а также документы, необходимые для рассмотрения вопроса, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив, находятся у секретаря Избирательной комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь Избирательной комиссии и ответственный за ведение делопроизводства.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

14.4. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя Избирательной комиссии создается ЭК.

В ее функции входит также рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел Избирательной комиссии.

В состав ЭК включаются члены Избирательной комиссии, гражданские служащие аппарата Избирательной комиссии, по согласованию, специалисты ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области».

Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства и постановлениями ЦИК России, постановлениями Избирательной комиссии по согласованию и под методическим руководством ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области».

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в Избирательной комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой «ЭПК» документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов Председателем Избирательной комиссии запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются описи дел постоянного хранения (приложение № 18), по личному составу (приложение № 19), а также опись дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 20) и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 21). Эти документы рассматриваются на ЭК.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению, а описи дел по личному составу – согласованию ЭПК. После рассмотрения ЭПК описи дел утверждаются Председателем Избирательной комиссии.

При уничтожении документов со сроком хранения «До минования надобности», «1 год», «3 года» ответственным за ведение делопроизводства составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими аппарата Избирательной комиссии и утверждается Председателем Избирательной комиссии без рассмотрения на ЭК.

Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее  одного года.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожением программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Научно-техническая обработка документов производится только после проведения экспертизы ценности документов.

14.5. Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела) для особо ценных дел, личных дел, а также дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа), составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 22). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела оформляется черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений. Допускается оформление обложки дела с использованием компьютерной техники.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название Избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название Избирательной комиссии указывается в соответствии с Регламентом Избирательной комиссии. При изменении названия Избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела – на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения  пишется: «Постоянно».

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в ОГБУ «Государственный архив».

На торце дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером – каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись установленной формы (приложение № 23).

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение № 24).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.) а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

14.6. Передача дел в архив.

Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение № 25).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе «Примечание» ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в Избирательную комиссию с указанием недостатков для их устранения. Избирательная комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

15. Ответственность

персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

15.2. Ответственность за организацию делопроизводства в Избирательной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь Избирательной комиссии.

Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в ПИ ДЕЛО

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы (учитываются гражданским служащим аппарата Избирательной комиссии, отвечающим за организацию кадровой работы в Избирательной комиссии).

3. Рекламные извещения, плакаты (учитываются в структурных подразделениях аппарата Избирательной комиссии по направлениям деятельности).

4. Поздравительные письма и телеграммы.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы (учитываются в управлении бюджетного учета, финансирования и отчетности).

7. Печатные издания (учитываются гражданским служащим, отвечающим за информационно-аналитическую деятельность).

8. Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг.

9. Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС «Выборы», информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

10. Личная корреспонденция.

Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

АКТ

Настоящий акт составлен  _____________________________________

                                                                                               (должность, фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________________________, о том, что ____ _____________________ 20___ г. при вскрытии пакета

(дата)

в нем не оказалось __________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: _________________

                          _________________

Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

Формы бланков, используемых в Избирательной комиссии
Ульяновской области

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

Требования

к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через 1 межстрочный интервал.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift – Ctrl – Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.

6. При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка        , чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

              Шрифт                      TimesNewRoman

              Размер                      14 пунктов

              Отступ                      слева                 0 см

                                         справа               0 см

              Интервал                   перед                 0 пунктов

                                         после                 0 пунктов

              Межстрочный интервал   полуторный

              Первая строка                   отступ на 1,25 см

              Выравнивание                   по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

              верхнее             2,0 см

              нижнее             2,0 см

              левое                3,0 см

              правое              1,5 см

От края до колонтитула:

              верхнего           1,25 см

              нижнего           1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

        герб Ульяновской области;

        наименование Избирательной комиссии;

        справочные сведения об Избирательной комиссии;

        наименование вида документа;

        дата документа;

        регистрационный номер документа;

        ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

        место составления (издания) документа;

        адресат;

        гриф утверждения документа;

        заголовок к тексту документа;

        указания по исполнению документа;

        отметка о контроле;

        текст документа;

        отметка о наличии приложения;

        подпись;

        гриф согласования документа;

        виза;

        печать;

        отметка об исполнителе;

        отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

        идентификатор электронной копии документа.

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

              Шрифт                      Times New Roman

              Размер                      14 пунктов

              Отступ                      слева           0 см

                                         справа         0 см

              Интервал                   перед                0 пунктов

                                         после                0 пунктов

              Межстрочный интервал            одинарный

              Отступ первой строки              нет

              Выравнивание                           по центру

12. Реквизит «Адресат» печатают со следующими параметрами:

              Шрифт                      Times New Roman

              Размер                      14 пунктов

              Отступ                      слева                 3 см

                                         справа              0 см

              Интервал                   перед                0 пунктов

                                         после                0 пунктов

              Межстрочный интервал            одинарный

              Отступ первой строки              нет

              Выравнивание                           по центру

Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования документа», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (комбинация клавиш Shift – Enter), например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель Федерального архивного агентства                           А.Н. Артизов

13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

15. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

16. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (¶ – клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

17. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии, символа № и числа, порядкового номера статьи, части, пункта или подпункта правового акта, числа месяца и названия месяца, числа года и слова «год», любых числовых значений и единиц измерения делается с использованием неразделимого пробела (сочетание клавиш Shift – Ctrl – Пробел).

18. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, – и др.).

19. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, X, x, y).

20. Не допускается использование символа табуляции (→) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

21. Не допускается использование символа «-» для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl – «-»).

22. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

23. Реквизиты «Наименование вида документа» должны быть выровнены по центру. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift – Enter).

Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

Форма

указаний по исполнению документа

Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

Список

рассылки исходящих документов

Председатель (заместитель председателя, секретарь) Избирательной комиссии Ульяновской области

Исполнитель___________________

_______________20__г.

Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

Перечень

обязательных сведений о документах, используемых в целях
учета и поиска документов в ПИ ДЕЛО

1. Автор.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связки).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Проверка электронной подписи.

19. Подразделение – ответственный исполнитель документа.

20. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН № _____

Дата и время приема _____  ___________ 20___ г. _______ч. ______ мин.

Содержание обращения: ________________________________________________________________________________________________

При личном приеме поступили дополнительные материалы на ______л.

__________________________________________________________________

^{(должность, Ф.И.О. члена Избирательной комиссии Ульяновской области (гражданского служащего аппарата
Избирательной комиссии), осуществляющего личный прием)}

Продолжение приложения № 8

Решение, принятое по устному обращению:

1. ___________________________________________________________________________

^{(содержание устного ответа по существу поставленных в устном обращении
вопросов, данного с согласия заявителя, если изложенные факты и обстоятельства
являются очевидными и не требуют дополнительной проверки)}

2. __________________________________________________________________________

^{(содержание устного ответа, данного заявителю, с направлением
письменного ответа)}

3. ________________________________________________________________

Согласен на получение ответа в устной форме:

___ __________ 20____г. _________________________

^{(дата)                                                (подпись заявителя)}

Получено письменное обращение, регистрационный № ________

^{(заполняется в случае подачи письменного обращения)}

на _____ л. ___________________ 20___ г.

^{(дата подачи обращения)}

Приложение № 9
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

Журнал

учета личного приема граждан в Избирательной комиссии
Ульяновской области

___________________________________________________________________

^{(Ф.И.О. члена Избирательной комиссии, гражданского служащего аппарата
Избирательной комиссии, осуществляющего личный прием)}

Журнал

регистрации носителей информации ГАС «Выборы»,
содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию

Приложение № 11

к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

АКТ

приема-передачи территориального фрагмента Регистра избирателей,

участников референдума ГАС «Выборы»

____  __________ 20___ г.                         __________________________________________

^{(наименование муниципального образования)} 

В соответствии с Положением о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации Избирательной комиссией Ульяновской области в лице работника управления информационных технологий и ресурсов Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» аппарата Избирательной комиссии Ульяновской области, исполняющего функциональные обязанности системного администратора комплекса средств автоматизации территориальной избирательной комиссии «______________» ____________________________, передан  

^(Ф.И.О.)

_____________________________________________________________________________

^{(наименование должности главы администрации муниципального образования, Ф.И.О.)}

машиночитаемый внешний носитель информации № _______________________________,

^{(учтенный номер носителя)}

содержащий территориальный фрагмент Регистра избирателей, участников референдума ГАС «Выборы»», по состоянию на 1 января, 1 июля 20__ года в количестве ____ шт.

Одновременно ______________________________________________ ___________

^{(наименование должности главы администрации муниципального образования)        (Ф.И.О.)}

возвратил работнику управления информационных технологий и ресурсов Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» аппарата Избирательной комиссии Ульяновской области, исполняющему функциональные обязанности системного администратора комплекса средств автоматизации территориальной избирательной комиссии «____________» ______________, машиночитаемый внешний носитель

^(Ф.И.О.)

информации № _________________ содержащий территориальный фрагмент Регистра из-

                                     ^{(учтенный номер носителя)}

бирателей, участников референдума ГАС «Выборы, по состоянию на 1 января, 1 июля 20__ года в количестве ____ шт.

Приложение № 12
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

Лист согласования

постановления (распоряжения) Избирательной комиссии
Ульяновской области

Приложение № 13
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

СПИСОК

должностных лиц (организаций), которым направляется постановление

(распоряжение Председателя) Избирательной комиссии Ульяновской области

от ___ ________ 20__ г.                                                             №_________

^{(заголовок документа с подчеркиванием)}

Исполнитель______________________                                                 _______________

^{(инициалы, фамилия)                                                                                                 (подпись)}

____  _____________ 20__ г.

Приложение № 14
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАБОЧАЯ ГРУППА

_______________________________________

^{(название)}

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь либо все члены рабочей группы

Приложение № 15
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

Перечень

подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Федеральные конституционные законы, федеральные законы Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.

2. Указы Президента Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.

3. Распоряжения Президента Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.

4. Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.

5. Законы Ульяновской области – согласно указанному в них сроку.

6. Постановления Законодательного Собрания Ульяновской области – согласно указанному в них сроку.

7. Постановления Губернатора, Правительства Ульяновской области – согласно указанному в них сроку.

8. Распоряжения Губернатора, Правительства Ульяновской области – согласно указанному в них сроку.

9. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации – не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

10. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации – не позднее чем через 30 календарных дней со дня их получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

11. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, – безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения обращения).

12. Обращения депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области – в течение 30 дней со дня поступления обращения.

13. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, администрации Губернатора, Правительства Ульяновской области – в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя (заместителя Председателя, секретаря) Избирательной комиссии, если в них не указан срок – не позднее чем через 30 календарных дней.

14. Протест прокурора – не позднее чем через 10 календарных дней.

15. Представление прокурора – не позднее чем через 30 календарных дней.

16. Требование прокурора – не позднее чем через 10 календарных дней.

17. Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов, по вопросам отзыва Губернатора Ульяновской области – до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума – в соответствии с Федеральным законом от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ  «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

18. Пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции Избирательной комиссии, осуществляется в течение семи календарных дней.

19. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации – семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

20. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Приложение № 16
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

Журнал

учета печатей и штампов в Избирательной комиссии
Ульяновской области

Приложение № 17
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

Наименование должности составителя

номенклатуры                                                         подпись            инициалы, фамилия

Дата

Продолжение приложения № 17

Приложение № 18
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел,

^{(цифрами и прописью)}

с № _______________________________ по № _______________________, в том числе:

литерные номера:            _______________________________________________________

пропущенные номера:    _______________________________________________________

Приложение № 19
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

В данный раздел описи внесено __________________________________________ дел,

^{(цифрами и прописью)}

с № ___________________________ по № __________________________, в том числе:

литерные номера:            _____________________________________________________

пропущенные номера:    _____________________________________________________

Приложение № 20
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

В данный раздел описи внесено __________________________________________ дел,

^{(цифрами и прописью)}

с № _______________________________ по № _______________________, в том числе:

литерные номера:            _______________________________________________________

пропущенные номера:    _______________________________________________________

Приложение № 21

к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области

о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Избирательной комиссии Ульяновской области отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы.

Итого __________________________________ ед.хр.  за _________________ годы.

                                          ^{(цифрами и прописью)}

Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены, по личному составу согласованы с Экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (протокол от ______________ № _________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности

документов                                                      подпись                                   инициалы, фамилия

Дата

Продолжение приложения № 21

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

Избирательной комиссии

Ульяновской области

от ___  _____________ № _____

Документы в количестве ____________________________________________ дел, томов,

^{(цифрами и прописью)}

на бумажном носителе весом __________________ кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение ___________________________________

^{(способ уничтожения)}

Наименование должности

гражданского служащего,

сдавшего документы                               подпись                          инициалы, фамилия

Дата

Изменения в учетные данные внесены.

Наименование должности

гражданского служащего, внесшего

изменения в учетные документы                         подпись             инициалы, фамилия

Дата

Приложение № 22
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

Приложение № 23
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 Дата

Приложение № 24
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ульяновской области

Приложение № 25
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии

Ульяновской области