ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УИК. ОСНОВНЫЕ ИЗБИРАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОСТАВЛЯЕМЫЕ УИК
Основные избирательные документы, составляемые УИК
Порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии (далее – УИК) устанавливает Инструкция по делопроизводству. Этот документ и изменения, вносимые в него, принимаются решением УИК.
Важно знать: на заседании ЦИК России одобрена Примерная инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (выписка из протокола заседания ЦИК России от 20 ноября 2013 года № 204-2-6).
Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов УИК. Члены УИК должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
Важно знать: ведение делопроизводства УИК осуществляет председатель либо секретарь УИК в соответствии с распределением обязанностей.
Делопроизводство в УИК осуществляется с использованием журналов регистрации документов. Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.
Основные документы, составляемые УИК:
-протоколы заседаний УИК;
-решения УИК;
-протоколы УИК об итогах голосования;
-списки лиц, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протокола УИК об итогах голосования;
-ведомость выдачи председателем УИК членам комиссии с правом решающего голоса избирательных бюллетеней для голосования в помещении для голосования и вне помещения для голосования;
-акты, в том числе акт о передаче бюллетеней из территориальной избирательной комиссии (далее – ТИК) в УИК, акты о проведении голосования вне помещения для голосования для каждого переносного ящика для голосования, акт о неработоспособности сканирующих устройств КОИБ и др.;
-реестры, в том числе реестр заявлений или устных обращений избирателя о предоставлении ему возможности проголосовать вне помещения для голосования, реестр выдачи заверенных копий протокола УИК об итогах голосования и др.
Прием, регистрация и прохождение документов
Прием и регистрация поступающих документов производится председателем либо секретарем УИК с использованием журнала регистрации входящих документов.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу. Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата.
Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии.
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях УИК
Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания УИК, готовятся председателем, заместителем председателя, секретарем и членами УИК с правом решающего голоса, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.
Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании УИК, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании УИК, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
Важно знать: проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании УИК, визируются лицом, ответственным за его подготовку.
Лицо, ответственное за подготовку проекта решения, обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.
На заседании УИК ведется протокол и может производиться аудиозапись или видеозапись.
Документы, рассмотренные на заседании УИК, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и, если необходимо, разосланы.
При доработке документа в его текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия УИК решения о необходимости контроля исполнения решения его текст дополняется пунктом, в котором
назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.
Текст решения оформляется на бланке установленного образца.
Решение подписывается председателем и секретарем УИК с указанием полного наименования должностей.
Если на заседании УИК председательствовал заместитель председателя, секретарь или один из членов УИК с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря УИК осуществлял один из членов УИК с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:
«Заместитель председателя участковой комиссии избирательного участка №» – в случае временного отсутствия председателя УИК;
«Исполняющий обязанности председателя участковой комиссии избирательного участка №» – в случае временного отсутствия председателя и заместителя председателя участковой комиссии и при наличии решения участковой комиссии о возложении на секретаря участковой комиссии либо одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя УИК;
«Исполняющий обязанности секретаря участковой комиссии избирательного участка №» – в случае наличия решения участковой комиссии о возложении на одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря УИК.
Решения УИК нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии.
Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой, например: 1/8.
После подписания решения регистрируются в журнале регистрации решений УИК.
Председатель либо секретарь УИК тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя и секретаря УИК (без воспроизведения подписей).
Копия решения УИК направляется гражданину (в том числе представителю партии, наблюдателю и иным участникам избирательного процесса) в случае, если его обращение в участковую комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании УИК.
Протокол заседания УИК оформляется на бланке установленной формы.
Текст протокола заседания УИК состоит из двух частей – вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов УИК, лиц, приглашенных на заседание.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих). Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют, начиная с предлогов «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик.
Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире. Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа. Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».
В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение (результаты голосования) по каждому вопросу повестки дня заседания. Если во время обсуждения вопроса член УИК с правом решающего голоса заявляет о наличии особого мнения, то оно оформляется им на отдельном листе и помещается после решения, в связи с которым это мнение изложено. Информация о наличии особого мнения должна быть отражена в тексте протокола.
Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем УИК (или членом УИК, исполнявшим обязанности секретаря УИК) с указанием полного наименования должностей.
Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий УИК.
Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами
Исходящие документы оформляются на бланках установленной формы. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый адрес (включая индекс) организации или гражданина.
Исходящие письма направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) УИК на бланке письма.
Исходящему документу присваивается номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
Важно знать: исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов. При регистрации исходящего документа в журнале обязательно указываются следующие реквизиты:
-дата отправления документа;
-регистрационный номер документа;
-данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя);
-краткое содержание документа;
-информация о том, кем документ исполнен;
-информация о том, кем документ подписан.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.
Документы, адресованные гражданину, могут быть вручены ему лично, о чем в журнале регистрации обращений граждан делается соответствующая отметка, содержащая подпись гражданина. В случае невозможности личного вручения документов гражданину они отправляются через почтовое отделение связи по домашнему адресу.
Особенности работы с обращениями граждан
Обращения граждан – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.
Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале.
Обращения граждан могут быть письменными либо устными. Письменное обращение должно содержать:
-наименование избирательной комиссии, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица – получателя обращения;
-фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
-изложение существа предложения, заявления или жалобы;
-личную подпись, дату составления обращения.
В обращении, поступившем в форме электронного документа, гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, указанных в законодательстве или иных нормативных правовых актах, с учетом сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ.
По общему правилу письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации (за исключением обращений, содержащих информацию о нарушении закона, поступивших в УИК в период избирательной кампании).
Если в обращении обжалуется судебное решение, обращение возвращается гражданину в течение 7 дней со дня регистрации с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
При получении обращения, содержащего нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, УИК вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. Данные требования относятся также к анонимным обращениям.
Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции УИК, пересылаются в течение семи календарных дней со дня регистрации по компетенции.
Ответ на обращение не дается в случае:
-если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ;
-если текст обращения не поддается прочтению*;
-если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы*.
Отдельными федеральными законами установлены специальные сроки рассмотрения обращений.
Например, срок рассмотрения запроса информации о деятельности органов, организаций, их должностных лиц, поступившего от средства массовой информации составляет 7 дней.
Устные обращения принимаются в ходе личного приема граждан. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. На устные обращения с согласия гражданина может быть дан устный ответ, в случае, если изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством, в частности, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Также избиратели могут обратиться в УИК с устными заявлениями (в том числе по телефону) о необходимости содействия в реализации активного избирательного права. Подобные обращения рассматриваются в порядке, установленном законодательством о выборах. Так, все поданные заявления (устные обращения) о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования регистрируются в день их подачи в специальном реестре, который по окончании голосования хранится вместе со списком избирателей. На основании устных извещений комиссии о намерении избирателя воспользоваться помощью для заполнения бюллетеня в соответствующих графах списка избирателей указываются фамилия, имя, отчество, серия и номер паспорта или документа, заменяющего паспорт, лица, оказывающего помощь избирателю.
Рассмотрение УИК обращений (жалоб, заявлений) о нарушении законодательства о выборах в период избирательной кампании
УИК обязаны в пределах своей компетенции рассматривать поступившие к ним в период избирательной кампании обращения о нарушении закона, проводить проверки по этим обращениям и давать лицам, направившим обращения, письменные ответы в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, — немедленно. Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
Обращения граждан, в том числе жалобы (заявления) на нарушения закона, поступившие до дня голосования, регистрируются членом комиссии с правом решающего голоса в день поступления в УИК. Письменное обращение, принятое членом УИК на избирательном участке, вносится в журнал обращений граждан УИК, обращения граждан регистрируются в отдельном журнале. Жалобы (заявления) на нарушение закона, поступившие в день голосования до окончания подсчета голосов избирателей, регистрируются в отдельном реестре учета поступивших в УИК жалоб (заявлений), который приобщается к первому экземпляру протокола УИК об итогах голосования.
Избирательная комиссия не вправе отказать в принятии обращений.
При обращении в УИК гражданина Российской Федерации с заявлением о включении его в список избирателей, о любой ошибке или неточности в сведениях о нем, внесенных в список избирателей, УИК в течение 24 часов, а в день голосования в течение двух часов с момента обращения, но не позднее момента окончания голосования, обязана проверить сообщенные заявителем сведения и представленные документы, затем либо устранить ошибку или неточность, либо принять решение об отклонении заявления с указанием причин такого отклонения, вручив заверенную копию этого решения заявителю. Решение УИК об отклонении заявления о включении гражданина Российской Федерации в список избирателей может быть обжаловано в вышестоящую комиссию или в суд (по месту нахождения УИК), которые обязаны рассмотреть жалобу (заявление) в трехдневный срок, а за три и менее дня до дня голосования и в день голосования — немедленно. В случае если принято решение об удовлетворении жалобы (заявления), исправление в списке избирателей производится УИК немедленно.
Если обращение указывает на нарушение закона кандидатом, избирательным объединением, этот кандидат, избирательное объединение, или его уполномоченные представители должны быть незамедлительно оповещены о поступившем обращении и вправе давать объяснения по существу обращения.
УИК рассматривает в пределах своих полномочий жалобы (заявления) на нарушение законодательства о выборах, иных законов и принимает по указанным жалобам (заявлениям) мотивированные решения. Порядок и сроки рассмотрения установлены законодательством Российской Федерации о выборах.
Решения по жалобам, поступившим до дня голосования в период избирательной кампании, принимаются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а в день голосования или в день, следующий за днем голосования, — немедленно. Если факты, содержащиеся в жалобах, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
При рассмотрении комиссией жалоб (заявлений), а также в иных случаях, когда комиссией рассматривается вопрос о нарушении избирательных прав граждан, на заседание комиссии приглашаются заявители, а также лица, действия (бездействие) которых обжалуются или являются предметом рассмотрения.
Избиратели вправе обратиться с жалобами на решения, действия (бездействие) УИК, связанные с установлением итогов голосования на том избирательном участке, на котором они принимали участие в выборах.
Важно знать: УИК обязана рассмотреть поступившие в день голосования до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) лиц, присутствовавших при подсчете голосов, и принять соответствующие решения, которые приобщаются к первому экземпляру протокола УИК об итогах голосования.
После проведения всех необходимых действий и подсчетов УИК в обязательном порядке проводит итоговое заседание, на котором рассматриваются жалобы (заявления) о нарушениях при голосовании и подсчете голосов избирателей, после чего подписывается протокол УИК об итогах голосования.
Решения и действия (бездействие) УИК и их должностных лиц, нарушающие избирательные права граждан, могут быть обжалованы в непосредственно вышестоящую комиссию (как правило, это ТИК), которая обязана, не направляя жалобу в УИК, за исключением случая, когда обстоятельства, изложенные в жалобе, не были предметом рассмотрения УИК, рассмотреть жалобу и вынести одно из следующих решений:
а) оставить жалобу без удовлетворения;
б) отменить обжалуемое решение полностью или в части (признать незаконным действие (бездействие) и принять решение по существу;
в) отменить обжалуемое решение полностью или в части (признать незаконным действие (бездействие), обязав УИК повторно рассмотреть вопрос и принять решение по существу (совершить определенное действие).
В случае если у УИК имеется информация о принятии к рассмотрению судом аналогичной жалобы заявителя о нарушениях избирательных прав, комиссия приостанавливает рассмотрение этого обращения до вступления решения суда в законную силу. В случае вынесения судом решения по существу жалобы комиссия прекращает ее рассмотрение.
Жалоба на решение или действие (бездействие) УИК или ее должностного лица, нарушающее избирательные права граждан, подается в комиссию, уполномоченную на ее рассмотрение, непосредственно либо через указанную УИК. Данная жалоба может быть подана лично или иными способами, обеспечивающими получение жалобы до истечения сроков, предусмотренных пунктом 2 статьи 78 Федерального закона № 67-ФЗ.
Хранение и использование печатей и штампов УИК
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используется печать УИК.
Для проставления отметок о получении, регистрации документов в УИК могут использоваться штампы.
Важно знать: изготовление печати и штампов УИК осуществляется избирательной комиссией субъекта Российской Федерации в соответствии с образцом и описанием, утвержденными постановлением ЦИК России.
Печать УИК проставляется на протоколах об итогах голосования, на копиях решений УИК, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей.
Печать УИК после окончания избирательной кампании должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом сейфе или металлическом шкафу в ТИК.
Председатель УИК в период проведения выборов осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати, затем передает печать на хранение в вышестоящую комиссию.
По итогам проведения голосования и подсчета голосов избирателей УИК передает в ТИК на хранение:
-первый экземпляр протокола УИК об итогах голосования на избирательном участке и приложенные к нему документы;
-второй экземпляр протокола УИК об итогах голосования на избирательном участке и заверенные копии документов, приложенных к первому экземпляру протокола;
-мешки (коробки) с упакованными в них избирательными бюллетенями, списком избирателей и иной избирательной документацией (в том числе списки наблюдателей, иных лиц, в отношении которых предусмотрено право присутствовать на избирательном участке при проведении, установлении итогов голосования);
-печать УИК;
-дела согласно утвержденной номенклатуре дел.
Дела с документами постоянного и временного хранения согласно утвержденной номенклатуре дел передаются УИК в ТИК по акту.
На обложку дела наклеивается соответствующая этикетка. В каждое дело вкладывается опись документов.
Важно знать: УИК составляет сводную опись сдаваемых избирательных документов в двух экземплярах (один экземпляр передается в ТИК, второй остается в УИК).
В помощь УИК (Инструкция по делопроизводству)
Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии (далее – участковая комиссия).
Инструкция разработана на основании федеральных законов «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – ЦИК России) с использованием ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Файлы для скачивания
| Название документа (файла) | Формат | Размер | Скачано | |
|---|---|---|---|---|
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии | docx | 0.06 MB | 765 | Посмотреть |
| Номенклатура дел участковой избирательной комиссии | docx | 0.02 MB | 316 | Посмотреть |
| Примерный регламент деятельности участковой комиссии избирательного участка | docx | 0.03 MB | 242 | Посмотреть |
Страница изменялась 27.01.2020 21:29:15
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 января 2003 г. N 169/1426-3
О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:
1. Одобрить Примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (прилагается).
2. Направить в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации Примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии для использования в работе.
3. Опубликовать настоящее Постановление в журнале «Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации».
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.ВЕШНЯКОВ
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
Н.А.КУЛЯСОВА
Приложение
к Постановлению Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 24 января 2003 г. N 169/1426-3
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
1. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», другими федеральными законами, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, постановлениями и другими нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, а также Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления.
1.2. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии ведется с использованием автоматизированной системы делопроизводства, на карточках или в журналах.
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной избирательной комиссии и работников ее аппарата (если территориальная избирательная комиссия является юридическим лицом).
1.4. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний территориальной избирательной комиссии, оформление принятых постановлений и протоколов заседаний, за организацию делопроизводства, обеспечение сохранности документов территориальной избирательной комиссии и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию или в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на председателя территориальной избирательной комиссии.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции
2.1. Доставка документов в территориальную избирательную комиссию осуществляется почтовой, специальной (фельдъегерской) связью, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным.
2.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в территориальную избирательную комиссию корреспонденции производятся председателем (заместителем, секретарем) территориальной избирательной комиссии или специально назначенным работником (если территориальная избирательная комиссия является юридическим лицом).
2.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах, один их которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
2.5. Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются, если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано, если получена доплатная корреспонденция.
2.6. Пакеты с пометкой «Лично» учитываются по пакетному журналу (Приложение 1) и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (Приложение 2).
2.8. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в территориальную избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журналах (Приложение 3).
2.9. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в территориальной избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан.
2.10. При регистрации поступившего документа в автоматизированной системе делопроизводства, на карточку, в журнал (далее — регистрационная форма) вводятся следующие обязательные данные: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и списании документа в дело.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляются, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
2.11. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной избирательной комиссии, затем после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям под расписку.
2.12. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем территориальной избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
3. Отправка исходящих документов
3.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Исходящие письма подписываются председателем территориальной избирательной комиссии. Отправляемые документы регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках, в журнале (Приложение 4).
3.2. Документы, подлежащие отправке, должны быть полностью оформленными. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. При оформлении ответных документов следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
3.3. При оформлении документов указывается полный почтовый или телеграфный адрес.
3.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы отправляются адресату специальной (фельдъегерской) связью, почтовой связью, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным.
3.5. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, необходимо оформить подлинник, сделать копию и подготовить два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную избирательную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
3.6. Если письмо направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только один экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
3.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки («Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно»), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом.
3.8. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
3.9. Обработка исходящих документов включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление в двух экземплярах реестра на заказную корреспонденцию и передачу в почтовое отделение связи (Приложение 5).
В случае направления исходящих документов специальной (фельдъегерской) связью, необходимо составить реестр в трех экземплярах (для иногородних документов) и подготовить расписки на документы, направляемые в пределах города (Приложения 6, 7).
3.10. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
4. Работа с обращениями граждан
4.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
4.2. Все обращения граждан, в том числе и переадресованные в территориальную избирательную комиссию из других организаций, регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журнале отдельно от других видов документов в день их поступления (Приложение 8). Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес, дату отправления и получения.
4.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте.
Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква «к», которая отделяется косой чертой.
4.4. Обращения граждан, принятые на личном приеме, регистрируются в установленном порядке. В ходе приема на обращение может быть дан устный ответ, о чем делается отметка в регистрационной форме.
4.5. После регистрации обращения граждан передаются председателю территориальной избирательной комиссии.
4.6. Рассмотренное обращение гражданина с резолюцией председателя территориальной избирательной комиссии передается для внесения резолюции в регистрационную форму и передачи исполнителям под расписку.
4.7. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя территориальной избирательной комиссии в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
4.8. Если обращения граждан пересылаются в другие организации, то заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа.
4.9. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
4.10. Максимальный срок исполнения обращений граждан — один месяц. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно или, в крайнем случае, не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решения по обращениям граждан необходимо провести дополнительную проверку, то в порядке исключения срок может быть продлен не более чем на один месяц, о чем ставится в известность заявитель.
4.11. Обращения граждан о нарушении закона в ходе избирательной кампании, кампании референдума рассматриваются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, — немедленно. Если содержащиеся в обращениях факты нуждаются в дополнительной проверке, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
4.12. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает председатель территориальной избирательной комиссии.
4.13. Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.
5. Основные требования к подготовке и оформлению документов
5.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
5.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (Приложение 9).
5.3. При подготовке и оформлении документов, как правило, используются следующие основные реквизиты:
5.3.1. Дата документа — это дата его подписания или утверждения. Для протокола — это дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если автором документа являются две и более организации, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится.
Например: 12.01.2003
Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты — 12 января 2003 г.
5.3.2. Адресат. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:
| Администрация Тамбовской области |
| Правовое управление |
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:
| Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации |
|
| Заведующему отделом | |
| П.П.Петрову |
При адресовании документа должностному лицу или гражданину инициалы указываются перед фамилией. Например:
| П.П.Петрову | |
| ул. Лесная, дом 4, кв. 5, | |
| Санкт-Петербург, 193050 |
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат».
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например:
| Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела |
|
| И.И.Иванову |
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:
| Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации |
|
| Проспект Вернадского, 84, Москва, 117606 |
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно. Например:
| Председателям участковых избирательных комиссий |
Текст документа не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
5.3.3. Заголовок к тексту. Этим реквизитом оформляются, как правило, все документы, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата A5 (148 x 210).
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об организации…», «О состоянии…», «О приеме…»).
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
5.3.4. Резолюция. Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
| Иванову И.И. Петрову П.П. |
|
| Прошу подготовить проект письма к 21.02.2003 | |
| Личная подпись | |
| 08.01.2003 |
5.3.5. Текст документа. Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение — распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например:
| 1. Раздел | |
| 1.2. Подраздел | |
| 1.2.3. Пункт |
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
5.3.6. Гриф согласования документа — реквизит, которым оформляется внешнее согласование проекта документа. Он состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек, прописными буквами, отделяется от последующих строк полуторным интервалом), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
| СОГЛАСОВАНО |
| Секретарь Избирательной комиссии Кировской области |
| Подпись, инициалы, фамилия |
| 1.2.3. Пункт |
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
| СОГЛАСОВАНО |
| Письмо Губернатора Кировской области |
| От 23.01.2003 N 4-10/43 |
Гриф согласования документа располагается ниже реквизита «Подпись».
5.3.7. Виза согласования документа — реквизит, которым оформляется внутреннее согласование проекта документа, включает наименование должности и подпись визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа.
5.3.8. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке территориальной избирательной комиссии, то реквизит «Подпись» включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например:
| Председатель | подпись | инициалы, фамилия |
Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например:
| Председатель территориальной избирательной комиссии Октябрьского района г. Владимира |
подпись | инициалы, фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
| Председатель территориальной избирательной комиссии Октябрьского района г. Владимира |
подпись | инициалы, фамилия |
| Бухгалтер | подпись | инициалы, фамилия |
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей. Например:
| Председатель комиссии | подпись | инициалы, фамилия |
| Члены комиссии | подпись | инициалы, фамилия |
| подпись | инициалы, фамилия | |
| подпись | инициалы, фамилия |
Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
5.3.9. Печать ставится на документы, удостоверяющие права должностных лиц.
5.3.10. Отметка о наличии приложений. Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
| Приложения: | 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз. |
| 2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
| Приложение: | письмо Избирательной комиссии Тверской области от 30.12.2002 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз. |
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
«Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1»
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:
| Приложение | |
| к постановлению территориальной избирательной комиссии от 20 января 2003 года N 1/5 |
|
| Приложение | |
| к распоряжению председателя территориальной избирательной комиссии от 10 января 2003 года N 2 |
При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами.
5.3.11. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
| Иванов | или | Иванов Иван Иванович |
| 202-13-13 | 202-13-13 |
5.3.12. Гриф утверждения документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из следующих элементов: слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. Например:
| УТВЕРЖДАЮ | ||
| Председатель территориальной избирательной комиссии Северного района г. Орла | ||
| подпись | инициалы, фамилия | |
| 25.01.2003 |
Если документ утверждается постановлением, решением, распоряжением, протоколом, то реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО» без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
| УТВЕРЖДЕНО | |
| Постановлением территориальной избирательной комиссии Северного района г. Орла | |
| от 22 января 2003 года N 1/3 |
Реквизит «Гриф утверждения документа» располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова «УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и прописными буквами) следует отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
5.3.13. Отметка о заверении копии. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например:
| Верно | |
| ведущий специалист | |
| подпись | инициалы, фамилия |
| 28.01.2003 |
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
5.3.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — этот реквизит должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись.
6. Прием и передача служебной информации по электронной почте и по каналам факсимильной связи
6.1. Документы, присланные территориальной избирательной комиссии по электронной почте, принимаются через электронный почтовый ящик территориальной избирательной комиссии, находящийся у системного администратора.
6.2. Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы.
6.3. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем территориальной избирательной комиссии, исполнитель представляет системному администратору зарегистрированное письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и завизированный список рассылки.
6.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.
6.5. В случае передачи документов, подписанных председателем территориальной избирательной комиссии, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы в порядке, установленном для исходящих документов.
6.6. Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату специальной (фельдъегерской) или почтовой связью.
6.7. Документы, поступившие в территориальную избирательную комиссию по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для входящих документов.
6.8. При необходимости включения документов, полученных по каналам факсимильной связи, в дело с них снимается копия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии. Подлинник документа, полученного по каналам факсимильной связи, уничтожается, а на обороте копии документа ставится соответствующая отметка.
7. Подготовка, оформление и выпуск документов, рассмотренных на заседании территориальной избирательной комиссии. Протокол заседания территориальной избирательной комиссии
7.1. Проект повестки дня заседания территориальной избирательной комиссии готовит ее секретарь.
7.2. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания, готовятся членами территориальной избирательной комиссии.
7.3. Документы, представляемые к рассмотрению на заседании территориальной избирательной комиссии, должны включать проект постановления и указанные в тексте проекта приложения. Все документы должны иметь реквизит «Заголовок к тексту».
7.4. Проекты документов, представляемые на рассмотрение территориальной избирательной комиссии, визируются исполнителями. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются бухгалтером территориальной избирательной комиссии (в случае, если территориальная избирательная комиссия является юридическим лицом). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
7.5. К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной избирательной комиссии.
7.6. Секретарь территориальной избирательной комиссии в установленные нормативными документами этой комиссии сроки комплектует для членов территориальной избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, папки с документами, подлежащими рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня заседания территориальной избирательной комиссии.
7.7. Документы, рассмотренные на заседании территориальной избирательной комиссии, при необходимости, должны быть доработаны.
Срок доработки документов определяется нормативными документами территориальной избирательной комиссии.
7.8. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения.
7.9. Текст постановления печатается на бланке установленного образца и визируется лицами, с которыми ранее согласовывался проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.
7.10. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которым этот документ должен быть разослан.
7.11. Копии постановлений территориальной избирательной комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения вопроса на заседании послужило их обращение в территориальную избирательную комиссию.
7.12. Постановления территориальной избирательной комиссии подписывают председатель и секретарь территориальной избирательной комиссии.
7.13. После подписания постановления территориальной избирательной комиссии регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках, в журнале, им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки. Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой.
7.14. Нумерация осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий территориальной избирательной комиссии.
7.15. На заседании территориальной избирательной комиссии ведется протокол. Протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии оформляются в срок, установленный нормативными актами, регламентирующими деятельность территориальной избирательной комиссии.
7.16. Текст протокола заседания территориальной избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), присутствующих на заседании заместителя председателя, секретаря и членов территориальной избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, а также приглашенных на заседание.
Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список.
7.17. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение территориальной избирательной комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования.
К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений.
7.18. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем территориальной избирательной комиссии.
7.19. Протоколам заседаний, проведенных в период срока полномочий территориальной избирательной комиссии одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого.
7.20. Протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии и документы к ним подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
8. Оформление распоряжений
8.1. Проекты распоряжений готовятся по поручению председателя территориальной избирательной комиссии.
8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.
8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой.
8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.
8.6. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.
8.7. Проекты распоряжений председателя территориальной избирательной комиссии печатаются на бланке установленной формы.
8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
8.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения.
8.10. Проект распоряжения должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект.
Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза бухгалтера (в случае, если территориальная избирательная комиссия является юридическим лицом).
8.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения в нижней его части.
8.12. Распоряжения подписывает председатель территориальной избирательной комиссии, а в его отсутствие — заместитель председателя.
8.13. Распоряжения регистрируются отдельно от другой документации и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
8.14. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к регистрационному номеру через дефис добавляется индекс «р».
8.15. Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к регистрационному номеру через дефис добавляется индекс «к» (если территориальная избирательная комиссия является юридическим лицом).
9. Контроль за исполнением документов
9.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, постановления территориальной избирательной комиссии, распоряжения председателя территориальной избирательной комиссии, планы мероприятий, входящие документы, исходящие письма, требующие ответа, обращения граждан и др.
9.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на председателя территориальной избирательной комиссии.
9.3. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
9.4. Поручения с пометками «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок.
9.5. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем территориальной избирательной комиссии.
9.6. На каждый контрольный документ может быть оформлена контрольная карточка в двух экземплярах (Приложение 10). Один экземпляр контрольной карточки находится у председателя территориальной избирательной комиссии (заместителя, секретаря), а другой вместе с документом направляется исполнителю.
9.7. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу.
Снять документ с контроля может только председатель территориальной избирательной комиссии, который поставил его на контроль, при этом на документе и в карточке или журнале делается отметка о снятии с контроля.
9.8. Постановление территориальной избирательной комиссии снимается с контроля по решению территориальной избирательной комиссии на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.
10. Изготовление и использование печатей и штампов
10.1. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности территориальной избирательной комиссии, изготавливаются по согласованию с председателем территориальной избирательной комиссии.
10.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в территориальной избирательной комиссии используется печать территориальной избирательной комиссии.
10.3. Для проставления отметок о получении, регистрации документов применяются штампы.
10.4. Герб субъекта Российской Федерации помещается на печатях в соответствии с нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации.
10.5. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов (Приложение 11). На журнале проставляется гриф «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
10.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель территориальной избирательной комиссии.
10.7. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка.
10.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на председателя территориальной избирательной комиссии.
11. Порядок разработки бланков документов
11.1. Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.
11.2. Бланки документов территориальной избирательной комиссии, как правило, изготавливаются компьютерным способом.
11.3. Для изготовления бланков территориальной избирательной комиссии могут быть использованы следующие реквизиты:
Герб субъекта Российской Федерации (регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации);
эмблема — эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен герб субъекта Российской Федерации;
наименование территориальной избирательной комиссии;
справочные данные о территориальной избирательной комиссии;
наименование вида документа.
11.4. Используются также отметки для расположения следующих реквизитов:
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
заголовок к тексту;
отметка о контроле.
11.5. Для бланков должна применяться бумага формата A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).
11.6. На бланках документов левое поле должно быть не менее 35 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм.
11.7. Бланки могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
11.8. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках, при этом реквизиты следует печатать на одном уровне: справа — на национальном языке субъекта Федерации, слева — на русском.
12. Составление номенклатуры дел и формирование дел в территориальной избирательной комиссии
12.1. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
12.2. При составлении номенклатуры дел территориальная избирательная комиссия руководствуется Примерной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии, разработанной ЦИК России.
12.3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в территориальной избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения (Приложение 12).
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы территориальной избирательной комиссии, в том числе справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
12.4. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
12.5. Номенклатура дел подписывается секретарем территориальной избирательной комиссии, утверждается ее председателем и вводится в действие с 1 января следующего года.
12.6. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
12.7. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий;
в дело включаются только правильно оформленные исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);
в дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, необходимо сделать на документе запись об их местонахождении.
12.8. Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.
Протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию территориальной избирательной комиссии, в том числе подлинные постановления территориальной избирательной комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.
Переписка группируется за календарный год, а внутри дела — в хронологической последовательности.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
12.9. Порядки хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, референдума утверждают Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации по согласованию с соответствующими государственными архивными органами.
12.10. Документы территориальной избирательной комиссии передаются в вышестоящие избирательные комиссии по актам или сдаточным описям в папках и связках.
12.11. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
12.12. На документы, подлежащие уничтожению, составляются акты установленной формы (Приложение 13). Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
12.13. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть оформлены соответствующим образом. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Полное оформление предусматривает: оформление реквизитов обложки, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела.
12.14. Изъятие документов из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения допускается в исключительных случаях и только с разрешения председателя территориальной избирательной комиссии, при этом в деле обязательно остаются заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
Приложение 1
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ПАКЕТНЫЙ ЖУРНАЛ
| Дата получения | Откуда поступил, краткое содержание | Кому передан документ | Подпись лица, получившего документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Приложение 2
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Учебные программы, планы.
3. Рекламные извещения, плакаты.
4. Поздравительные письма.
5. Пригласительные билеты.
6. Печатные издания (книги, журналы, другие периодические издания и т.п.).
Приложение 3
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Регистрационный номер | Дата поступления | Корреспондент | Номер и дата поступившего документа | Краткое содержание документа | Резолюция руководства | Исполнитель | Контроль, срок исполнения | Отметка об исполнении | Номер дела, куда помещен исполненный документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Приложение 4
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Дата отправления документа | Регистрационный номер | Адресат | Краткое содержание документа | Кто подписал документ | Исполнитель | Номер дела с копией исходящего документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение 5
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
______________________________________________________
РЕЕСТР N
на корреспонденцию, направляемую заказной почтой
________ 2003 года
(дата)
N |
Куда и кому |
N пакета |
Важность |
Сумма |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Итого: _____ пакетов
Отправил: ______________________________________
(подпись (фамилия, и.о.))
Приложение 6
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
РЕЕСТР N
на корреспонденцию, направляемую через специальную (фельдъегерскую) связь
Отправитель: территориальная избирательная комиссия
дата
| N | Куда адресован пакет (город, область) | Кому адресован пакет (подробное наименование адресата) | N пакета | Важность | Заполняет приемщик | Примечание | ||
| вес пакета | сумма сбора за доставку | |||||||
| руб. | коп. | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Итого: ___________ пакетов
Сдал: ____________________________________
Принял ___________________________________
Приложение 7
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
__________________________________________________________________
Адрес
Кому
Исх. N
__________________________________________________________________
Отправлено ___________ 200_ года ______ час. _____ мин.
Принято "__________________" ______ час. _____ мин.
Подпись _____________________
(писать разборчиво)
Приложение 8
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
| Дата поступления | Регистрационный номер | Адрес места жительства заявителя, телефон | Содержание обращения | Резолюция руководства | Контроль, срок исполнения | Исполнитель | Отметка об исполнении документа, номер дела |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение 9
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ, И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Текст документов на бланках формата A4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата A5 — через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, следует печатать через два межстрочных интервала.
2. Название вида документа печатают прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
5. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 6.00, 7.00 или MS Word 97.
6. При форматировании документов обязательно работать с включенной клавишей «непечатаемые символы», чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. Размеры полей должны иметь следующие параметры:
— верхнее — 1,5 см;
— нижнее — 2,0 см;
— левое — 3,5 см;
— правое — 1,0 см.
От края до колонтитула:
— верхнего — 1,25 см;
— нижнего — 1,25 см.
8. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля «Адресат» со следующими параметрами:
— Шрифт Times New Roman Cyr
— Размер 14 пунктов
— Отступ слева 7 см
справа 0
— Интервал перед 6 пунктов
после 0 пунктов
— Межстрочный интервал — одинарный
— Отступ первой строки — нет.
Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (комбинация клавиш Shift — Enter), например:
| СОГЛАСОВАНО | |
| Генеральный директор НПО «Химавтоматика» | |
| подпись | Л.И. Петров |
| 29 ноября 2000 года |
9. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.
Если документ имеет приложение, оно отделяется от документа и печатается с новой страницы.
10. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
11. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещается в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещаются в отдельные разделы.
12. Все реквизиты документа отделяются друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
13. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.
14. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, — и других).
15. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, T, X, x, y).
16. Не допускается использование символа табуляции (->) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливается в меню Формат / Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
17. Не допускается использование символа «-» для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl — «-«).
18. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
19. Вместо буквы «Ё» должна употребляться буква «Е».
20. Реквизиты «Вид документа» и «Наименование документа» должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift — Enter).
Приложение 10
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
Контрольная карточка |
Организация: |
Содержание: Резолюция руководства: |
Срок исполнения Отметка об исполнении |
Приложение 11
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
| N п/п | Оттиск печати | Наименование печати, штампа | Подпись ответственного за печать и дата получения | Даты проведения сверки и подпись проводившего сверку | Отметки об уничтожении |
Приложение 12
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
Территориальная избирательная комиссия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
__________ N __________
_______________________ Председатель территориальной
(место составления) избирательной комиссии
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Индекс |
Заголовок |
Кол-во |
Срок хранения и |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Наименование раздела |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Секретарь территориальной избирательной Расшифровка
комиссии Подпись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол Экспертной комиссии Протокол Экспертно-проверочной
избирательной комиссии субъекта РФ комиссии архивного учреждения
от _______________ N _____________ от ________________ N ________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел,
заведенных в ____ году в территориальной
избирательной комиссии
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
Постоянного |
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
Временного (до 10 лет |
|
|
|
ИТОГО: |
|
|
|
Секретарь территориальной Подпись Расшифровка подписи избирательной комиссии Дата Итоговые сведения переданы в архив.
Приложение 13
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в территориальной
избирательной комиссии
Территориальная избирательная комиссия
АКТ УТВЕРЖДАЮ
______________ N ________
_________________________ Председатель территориальной
(место составления) избирательной комиссии
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих Подпись Расшифровка
хранению подписи
Дата
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
(номер
__________________________________________________________________
и название фонда)
N |
Заголовок |
Крайние |
Номера |
Индекс |
Кол-во |
Сроки |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________ ед. хр. за ______________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены
Экспертно-проверочной комиссией __________________________________
(наименование
__________________________________________________________________
архивного учреждения)
(протокол от __________________ N ______________).
Должность лица, проводившего
экспертизу Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол Экспертной комиссии избирательной
комиссии субъекта РФ
от ____________ N ___________
Документы в количестве ___________________________________________
(цифрами и прописью)
весом ______ кг сданы в __________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N ________.
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника,
внесшего в учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
КРАСНОКАМЕНСКАЯ РАЙОННАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
«21» января 2021 года № 2/4-5
г. Краснокаменск
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии
В соответствии с Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Законами Забайкальского края, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края от 30.12.2020г. № 85/555-3 , Краснокаменская районная территориальнаяизбирательная комиссия постановила:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Краснокаменскойрайонной территориальной избирательной комиссии (прилагается).
2. Признать утратившим силу постановление Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии от 13.05.2011г. №8/8 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии».
3.Контроль за исполнением постановления возложить на секретаря Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии Орлову Е.А.
Председатель территориальной
избирательной комиссии Н.Г. Приступ
Секретарьтерриториальной
избирательной комиссии Е.А. Орлова
УТВЕРЖДЕНА
постановлением
Краснокаменакой
районной ТИК
от 21.01.2021 г. № 2/4-5
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КРАСНОКАМЕНСКОЙ РАЙОННОЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии (далее – избирательная комиссия).
1.2.Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации», от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года № 740), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477,с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года № 751, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, Регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТа Р 7.0.8-2013«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов.
1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии.
1.5.Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет секретарь избирательной комиссии.
1.6.При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией.
1.7. Согласование Инструкции и изменений в нее с уполномоченным органом исполнительной власти Забайкальского края в области архивного дела проводятся в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.
1.8.В Инструкции используются следующие термины и определения:
бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
внутренний документ – документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ– документ, поступивший в избирательную комиссию;
дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
докладная (служебная) записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица
и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование – запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот – движение документов в избирательной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;
дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;
заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исходящий документ – документ, отправляемый из избирательной комиссии;
контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения;
нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;
письменное обращение – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;
письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера;
реквизит документа – элемент оформления документа;
сканирование документа – получение электронного образа документа;
срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной орме;
электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
электронный шаблон бланка документа – см. термин «бланк документа».
2.1. Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным или иным доступным способом.
Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», по факсимильной связи, по электронной почте.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится секретарем избирательной комиссии.
2.3. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 1). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа
в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
2.5. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления.
2.6. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в территориальную избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журналах. При регистрации поступившего документа обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
Информация с указанием входящего номера, даты, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
2.7. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.
2.8. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
3.Основные требования к подготовке и оформлению документов
3.1. Документы, создаваемые в избирательной комиссии оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов.
В избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания избирательной комиссии (приложение № 2);
бланк постановления избирательной комиссии (приложение № 3);
бланк письма (приложение № 4).
3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 5).
3.4. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
Наименование избирательной комиссии указывается на бланках в соответствии с регламентом избирательной комиссии.
Справочные данные об избирательной комиссии указываются в бланках писем: ул. нет, д. 505, г. Краснокаменск, Забайкальский край, индекс 674674, телефон 8(30245) 4-46-30.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:
17.01.2021
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
17 января 2021 г.
Регистрационный номер документа
Для входящих документов – это порядковый номер для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит
из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями авторами документа и расположенных в последовательности,
соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об избирательной комиссии».
Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются
в именительном падеже, например:
Правительство Российской Федерации
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия –
в дательном.
Правительство
Забайкальского края
Заведующему отделом
Иванову П.П.
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
Смирнову П.П.
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации
Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Председателям территориальных избирательных комиссий
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 6), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фомичеву П.И.
ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,
115156
Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель ________
территориальной избирательной
комиссии
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При утверждении документа постановлением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек)
прописными буквами, наименования утверждающего документа
в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением __________ территориальной избирательной
комиссии
от 25 января 2020 г. № ____________
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Указания по исполнению документа (резолюция)
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе, приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Семенову Н.И.
Краснову П.Н.
Прошу подготовить проект письма
к 22.03.2020
Личная подпись
Дата
Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.
Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
«о чем (о ком)?», например: распоряжение «О создании Экспертной комиссии»;
«чего (кого)?», например: Должностной регламент ведущего специалиста В.В. Смирнова
Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.
Письма, состоящие из одного абзаца, содержащего не более 5 строк, не озаглавливаются.
Отметка о контроле
Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль.
Текст документа
Тексты документов, создаваемых в избирательной комиссии, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка избирательной комиссии с избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, ЦИК России, избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);
от 3-го лица единственного числа («избирательная комиссия не считает возможным…», «избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность…»).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).
Отметка о приложении
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
|
Приложение: |
1. |
Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз. |
|
2. |
Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
письмо Избирательной комиссии Забайкальского края |
Если в документе, к которому относится приложение, оно
не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению приложение относится, например:
Приложение
к постановлению Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии
от ____________2020 г. № __
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.
Подпись
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
|
Председатель |
личная подпись, инициалы, фамилия |
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
|
Заместитель председателя |
личная подпись инициалы, фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия
Гриф согласования.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Краснокаменской районной территориальной
комиссии
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
письмо Росархива
от 25 марта 2020 г. № 4-15/46
Гриф согласования располагается под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно (Копия верна)
секретарь избирательной комиссии
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии «Всего в копии___ листов». Допускается заверять отметкой «Верно» или «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
Сидоров А.П.
(2432) 20-94-25
4. Организация работы с отправляемыми (исходящими)
документами
4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из избирательной комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи, виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.
Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.
4.2. Отправка документов из избирательной комиссии осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, почтовой, телеграфной связью, по каналам связи ГАС «Выборы»
средствами электронной почты, каналам факсимильной связи, нарочным или иным доступным способом.
4.3. При оформлении отправляемых (исходящих)писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.
4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются
за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.
4.5. Если отправляемый (исходящий)документ является ответом на входящий документ приобщается подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
4.6. По каналам факсимильной связи документы передаются после их регистрации.
4.7. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки, который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.
Если письмо направляется не более чем в четыре адреса,
то подписывается каждый экземпляр.
Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.
4.8. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты, или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.
4.9. Документы без отметок оформляются по мере поступления и отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.
4.10. Документы, направляемые гражданину по указанному им почтовому адресу (адресу электронной почты), отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами либо посредством электронной почты.
4.11. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
4.12. Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
5. Особенности работы с обращениями граждан.
5.1. Особенности работы с обращениями.
5.1.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.
5.1.2. Письменные обращения граждан (далее – обращения), поступившие в избирательную комиссию, регистрируются отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.
Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в избирательную комиссию.
5.1.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер.
5.1.4. Информация, состоящая из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.
5.1.5. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости – и в избирательную комиссию.
Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
5.1.6. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».
5.1.7. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.1.9 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие)в установленном порядке в суде.
5.1.8. Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 9.3 и 9.4 Инструкции.
В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.
Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, то максимальное продление срока рассмотрения обращения составляет 30 календарных дней.
Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
5.1.9. В случае поступления в избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.
5.1.10. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый (электронный)адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
Если в обращении указан адрес электронной почты, то ответ гражданину может быть направлен по электронной почте.
5.1.11. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается
о недопустимости злоупотребления правом.
5.1.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.1.13. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем прекращается, о чем ему направляется уведомление.
Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.
Форма предоставления информации определяется автором запроса. В случае если предоставление информации в запрашиваемой форме невозможно, она предоставляется в той форме, которая имеется в избирательной комиссии.
В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, избирательная комиссия в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация со ссылкой (адрес страницы) на информацию, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
6. Особенности работы с документами, содержащими ведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации
6.1. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
6.2.К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в избирательную комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов, внутригородских территорий городов федерального значения, органов регистрационного учета населения, направляемые избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее – КСА ТИК), КСА ИКСРФ и КСА ЦИК России в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.
6.3. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года №134/973-II (в редакции постановлений ЦИК России от 29 апреля 2003 года № 5/37-4, от 29 декабря 2005 года № 16/1084-4), Регламента использования подсистемы «Регистр избирателей, участников референдума» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года № 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года № 19/137-4 (в редакции постановления ЦИК России от 28 февраля 2007 года № 200/1254-4).
6.4. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.
6.5. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.
6.6. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Забайкальского края.
6.7. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном либо машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы (правой верхней части)документа пометку «ДСП».
Пометка «ДСП» проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.
6.8. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ТИК в отдельном журнале по форме, установленной соответствующим нормативным актом избирательной комиссии. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП».
6.9. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, а, при необходимости и другие сведения об избирателях, участниках референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, –в избирательной комиссии. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка «ДСП».
6.10. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
По истечении срока хранения и рассмотрения на ЭК избирательной комиссии указанные документы уничтожаются по акту (приложение № 12). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА ТИК, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
6.11. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель избирательной комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю избирательной комиссии или лицу, его замещающему.
7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,
рассматриваемых на заседаниях избирательной комиссии
7.1. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии.
7.1.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется секретарем избирательной комиссии в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии, на основании планов работы и постановлений избирательной комиссии, поручений председателя избирательной комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем, подписывается секретарем избирательной комиссии.
7.1.2. Члены избирательной комиссии вправе предложить внести в проект повестки дня заседания избирательной комиссии опросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.
Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания избирательной комиссии при письменном обращении члена избирательной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя избирательной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления (решения) и материалов к нему секретарю избирательной комиссии.
7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии.
7.2.1. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления избирательной комиссии с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
7.2.2 Документами, подлежащие рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии передаются членам избирательной комиссии в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.
Членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и (или) перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.
7.2.3. Перед началом заседания регистрируются приглашенные на заседание лица, список которых представляется председателю избирательной комиссии.
7.2.4. На заседании избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).
7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии.
7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, должны быть, при необходимости, доработаны, а затем подписаны, при необходимости разосланы.
7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания избирательной комиссии, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Забайкальского края, регламентом избирательной комиссии или не оговорен на заседании.
7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания избирательной комиссии изменения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за исполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.
7.3.4. Постановление избирательной комиссии подписывается председателем и секретарем избирательной комиссии.
Если на заседании избирательной комиссии председательствовал заместитель председателя избирательной комиссии, секретарь избирательной комиссии или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении (решении) оформляются следующим образом:
«Заместитель председателя избирательной комиссии» – в случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии;
«Исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии» – в случае временного отсутствия заместителя председателя избирательной комиссии при наличии постановления избирательной комиссии о возложении на секретаря избирательной комиссии либо одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя избирательной комиссии;
«Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии» – при наличии постановления избирательной комиссии о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии.
7.3.5. Постановления избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.
Номер постановления избирательной комиссии состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава избирательной комиссии (например: 1/8-5).
7.3.6. Копия постановления избирательной комиссии направляется заявителю в случае, если его обращение в избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.
7.4. Оформление протокола заседания избирательной комиссии.
7.4.1. Протокол заседания избирательной комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение № 2) в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.
7.4.2. Протокол заседания избирательной комиссии может оформляться в полной или краткой форме.
7.4.3. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.
7.4.4. В вводной части протокола заседания избирательной комиссии указываются фамилия и инициалы председателя избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
7.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола заседания избирательной комиссии. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании избирательной комиссии, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания избирательной комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).
7.4.6. Основная часть протокола заседания избирательной комиссии (как полной, так и краткой формы) содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:»), которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части «СЛУШАЛИ:» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
Если текст доклада прилагается к протоколу заседания избирательной комиссии, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ:» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу заседания избирательной комиссии, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».
В части «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола заседания избирательной комиссии или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.
7.4.7. Протокол заседания избирательной комиссии подписывается председателем избирательной комиссии (председательствовавшим на заседании)и секретарем избирательной комиссии (или членом избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря избирательной комиссии).
7.4.8. Протоколы заседаний избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.
7.4.9. Протоколы заседаний избирательной комиссии, приобщенные к ним постановления избирательной комиссии вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов избирательной комиссии, хранятся у секретаря избирательной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.
8. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп избирательной комиссии
8.1. Протоколы заседаний (далее – протокол) рабочих, экспертных групп (далее – рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение № 7).
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
8.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.
С новой строки после слова «Присутствовали:» перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов избирательной комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей.
8.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).
8.4. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:».
Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
8.5.Протокол подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.
8.6. Протоколы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.
8.7. Протоколы заседаний и решения рабочей группы (приложение № 
включаются в номенклатуру дел избирательной комиссии.
8.8. В случае рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.
9. Контроль исполнения документов и поручений
9.1. Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Забайкальского края;
поручения, содержащиеся в постановлениях избирательной комиссии;
входящие документы, в том числе письменные обращения граждан
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, образованных избирательной комиссией;
планы мероприятий.
9.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 9.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.
9.3. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом9.4 настоящего раздела.
Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения либо регистрации документа.
Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению предшествующий ему рабочий день.
9.4. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ.
Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».
9.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.
10. Использование печатей
10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам в избирательной комиссии используются печати.
10.2. Печати подлежат учету в отдельном журнале учета печатей. Печати выдаются под подпись в журнале учета печатей. На журнале проставляется пометка «ДСП», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10.3. Печати должны храниться в надежно закрываемых опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
10.4. Об утере печати незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.
11. Формирование дел и передача их в архив
11.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом избирательной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 (далее – Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.
Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется секретарем избирательной комиссии в последнем квартале текущего года, рассматривается на заседании Экспертной комиссии избирательной комиссии по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее – ЭК),утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение № 9).
Номенклатура дел избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Забайкальского края (далее – ЭПК).
В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя избирательной комиссии в зарезервированные номера.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.
В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.
Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы – по хронологическому.
Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой «ДСП», то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой «ДСП».
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.
11.2. Текущее хранение дел.
Протоколы заседаний, постановления избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии) до передачи в архив находятся у секретаря избирательной комиссии.
За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь избирательной комиссии.
На торцах обложек дела указываются индексы дел по
номенклатуре дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
11.3. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.
Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, создается ЭК.
В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.
Экспертиза ценности документов осуществляется секретарем избирательной комиссии.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в избирательной комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.
По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложения № 10, 11), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 12). Эти документы рассматриваются на ЭК.
12. Ответственность
12.1. Ответственность за организацию делопроизводства в избирательной комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь избирательной комиссии.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры Забайкальского края
от ___________202_ № ___
Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств, и к файлам текстовых документов
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается
по правому полю документа;
продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);
ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.
Председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии_______________
«____»___________20__г.
г. _____
1.
2.
г. ________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________
Описи дел постоянного хранения за _________________годы утверждены, ЭПК ___________________________
Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.: